Birinci Bölüm Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler Amaç Madde 1. (1) Bu yönetmeliğin amacı, Sındırgı Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi ve çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2. (1) Bu yönetmelik, Sındırgı Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş amacı, faaliyet alanları, teşkilat yapısı ile müdürlükte görevli personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsar. Hukuki Dayanak Madde 3. (1) Sındırgı Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 03.07.2005 Tarih ve 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15.maddesinin (b) bendi hükmüne dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4. (1) Bu yönetmelikte adı geçen; Belediye Başkanlığı; Sındırgı Belediye Başkanlığını, Belediye Başkanı; Sındırgı Belediye Başkanını, Başkan Yardımcısı; Doğrudan Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan ilgili Başkan Yardımcısını, Müdür; Sındırgı Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürünü, Personel; Sındırgı Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü personelini, Müdürlük; Sındırgı Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü, Yönetmelik; Sındırgı Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder. Temel İlkeler Madde 5. (1) Sındırgı Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında; a) Karar alma, iş işleyiş ve eylemlerde şeffaflık b) Hizmetlerin temin ve sunumu aşamalarında yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, c) Kamu kaynağının edinilmesi ve kullanılması süreçlerinde hesap verebilirlik, ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık, d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik, e) Kamu kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, g) Müdürlüğün hizmet sunumunda 31.07.2009 tarihli ve 27305 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümlerinde belirtilen ilke ve standartlara uygun şekilde yapılması, 1
ğ) Tüm iş, işlem, kayıt, uygulama ve raporlamalarında belediyede kullanılan Belediye Yönetim Bilgi Sistemi ni kullanma, temel ilkelerini esas alır. İkinci Bölüm Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık Kuruluş Madde 6. (1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. maddesi ve 22.02.2007 Tarih ve 26442 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik çerçevesinde kurulmuştur. Teşkilat Madde 7. (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir. Yazı İşleri Müdürlüğü a) Meclis ve Encümen Kararları Şefliği b) Evrak Kayıt ve Takip Bürosu c) İlan Bürosu ç) Genel Büro Memurluğu Bağlılık Madde 8. (1) Yazı İşleri Müdürlüğü ilgili Belediye Başkan Yardımcısına bağlı olarak görev yapar. Üçüncü Bölüm Görev, Yetki ve Sorumluk Müdürlüğün Görevleri Madde 9. (1) Kurumun amaç, prensip ve stratejik hedefleri ile bağlayıcı mevzuat hükümleri ve Belediye Başkanı'nın belirleyeceği ilke ve esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının ve müdürlüğün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcılığının emir ve direktifleri doğrultusunda; (2) Meclis ve Encümen Kararları Şefliği; a) Encümen Toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği evrakların teslim alınması, Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar doğrultusunda Encümen gündeminin hazırlanması, encümen üyelerine ulaşmasının b) Encümen toplantısında görüşülen konuların, Encümen Defterine sırasıyla numara verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydının yapılması,; bilgisayar ortamında, encümende alınan kararlar doğrultusunda karar metinlerinin yazımının yapılması, 2
c) Encümen karar ve tutanaklarının imza işlerinin tamamlatılması ve zimmetle ilgili birimine sevkinin yapılması, ç) Encümen Toplantılarına katılınması, d) Bütün Encümen kararlarının gerekli işlemi bittikten sonra arşivlemesinin yapılması, e) Encümen üyelerinin huzur hakkı için aylık olarak puantaj cetvellerinin hazırlanması ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi, f) Encümen kararları ile alakalı gelen yazılara cevap verilmesi, g) 2886 sayılı kanuna göre yapılan kapalı zarf usulü ihalelerde, İhale teklif zarflarının ilgili kanun hükümlerine göre alınıp muhafaza edilmesi ve İhale Komisyonuna sunulmasının ğ) Belediye encümeni kararlarının alınması ve gündemin hazırlanması süreçlerinde alınacak olan kararların ve birimlerce yapılan tekliflerin, 5393 sayılı Belediye Kanununun belediye encümeninin görev ve yetkilerini düzenleyen 34.maddesi hükümleri ve diğer mevzuat ile belediye encümenine verilmiş görev ve yetkilerden olup olmadığının tetkik edilmesi, alınacak olan kararların encümenin görev ve yetkileri çerçevesinde alınmasının h) Belediye meclisinin, mahalli idareler seçim sonuçlarının ilanını takip eden beşinci gün belediye başkanının başkanlığında kendiliğinden toplanmasının ı) (j) bendine göre toplanan belediye meclisinin bu toplantısında üyeleri arasından, gizli oyla meclis birinci ve ikinci başkan vekili ile en az iki katip üyeyi ilk iki yıl için görev yapmak üzere seçiminin yapılmasının i) (j) bendine göre toplanan belediye meclisinin bu toplantısında encümene üye seçimi, plan ve bütçe komisyonuyla imar ve bayındırlık komisyonu ve gerekli görülmesi halinde diğer komisyonlara üye seçiminin yapılmasının j) İlk iki yıldan sonra seçilecek ve bir sonraki mahalli idareler seçimlerine kadar görev yapacak olan başkanlık divanının seçiminin zamanında yapılmasının k) Belediye encümenine belediye meclisince yapılacak olan üye seçimlerinin zamanında yapılmasının l) Belediye meclisinin ilk toplantısında ve akabinde her takvim yılının ilk toplantısında belediye meclisinin tatil ayının belirlenmesi için gerekli işlemin yapılması, m) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye başkanı adına Belediye Meclis gündeminin hazırlanması, n) Belediye meclisi kararlarının alınması ve gündemin hazırlanması süreçlerinde alınacak olan kararların ve birimlerce yapılan tekliflerin, 5393 sayılı Belediye Kanununun belediye meclisinin görev ve yetkilerini düzenleyen 18.maddesi hükümleri ve diğer mevzuat ile belediye meclisine verilmiş görev ve yetkilerden olup olmadığının tetkik edilmesi, alınacak olan kararların meclisin görev ve yetkileri çerçevesinde alınmasının o) Belediye başkanı tarafından belirlenen gündemin en az üç gün önceden meclis üyelerine bildirilmesinin ö) Ayrıca toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasında internet ortamında yayınlatarak kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlamak amacı ile Bilgi İşlem Müdürlüğü ile gereken yazışmanın mutat olarak yapılması, 3
p) Meclis gündemini, bina içinde bulunan ilan tahtasına asmak suretiyle ilan edilmesinin r) Belediye meclisi ve meclis üyeleri ile ilgili olarak 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği ile belirlenen iş ve işlemlerinin zamanında ve eksiksiz olarak yapılması için gereken tüm tedbirlerin alınması ve uygulanması, s) Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip edilmesi ve arşivlemesinin yapılması, ş) Mutat aralıklarla belediye meclis üyeleri ve başkanına verilecek olan huzur haklarının hesaplanarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne tevdi edilerek ödemesinin yapılmasının t) Belediye meclisinin ve ihtisas komisyonlarının çalışmalarını düzenli ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilmelerini temin amacı ile gerekli tüm fiziki, teknolojik tedbirlerin alınması, u) İhtisas komisyonlarında çalıştırılmasına karar verilen uzman kişilere verilmesi gereken ücretin hesaplanarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne tevdi edilerek ödenmesinin ü) Meclis görüşmelerinin tutanağa geçirilmesi ve başkanlık divanı tarafından imzalanmasının sağlanması; toplantıların, meclisin kararıyla sesli veya görüntülü cihazlarla kaydedildiği takdirde kayıtların bilahare çözülerek tutanağa geçirilmesi, v) Tutanaklara dayanarak kararların yazılması, başkan ve katip üyelerce imzalanmasının y) Belediye meclisi kararlarının kesinleşmesi, mülki idare amirine ve hukuken Büyükşehir Belediyesine gönderilmesi gereken kararlarla ilgili iş işlem ve süreçlerin takip edilmesi, sonuçlandırılması, z) Kesinleşen meclis kararlarının ilgili birimlere tevdi edilmesinin aa) Meclis Toplantısının bitiminden sonra karar özetlerinin hazırlanması, internet ve ilan tahtasına asılmak suretiyle halka ilanının bb) Tutanak ve kararların imzalı asıllarını dosyasında muhafaza edilmesi ve arşivlenmesi, cc) Alınan kararların birer örneğinin bir sonraki meclis toplantısında meclis üyelerine dağıtımının çç) Belediye encümeni ve belediye meclisi ile ilgili olarak iş bu yönetmelikte hüküm bulunan veya bulunmayan tüm iş ve işlemlerin eksiksiz olarak zamanında yapılmasını sağlamak üzere tüm tedbirlerin alınması, dd) Belediye Başkanı, müdürlükten sorumlu Başkan Yardımcısı ve Yazı İşleri Müdürünün bu yönetmelikte hüküm bulunan veya bulunmayan emir ve direktiflerinin yerine getirilmesi, hususlarında görevlidir. (3) Evrak Kayıt ve Takip Bürosu; a) Belediyemizce yapılacak olan gerek kurum içi ve gerekse de kurum dışı yazışmaların gerek şekil ve gerekse de mevzuatta belirlenen diğer esaslara uygunluğu bakımından Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygunluğunun sağlanması ve birimlerce yapılan resmi yazışmalarda standardizasyonunun sağlanması ve geliştirilmesi için gerekli çalışmaların yapılması, 4
b) Kuruma gelen ve kurumdan diğer kurum, şahıs ve sair yerlere gönderilecek resmi yazıların her türlü defter kayıtlarının tutulması ve yazışmaların dağıtımı konusunda diğer birimlerle koordineli bir şekilde çalışılması, c) Elektronik belge yönetim sistemi kurulması ve güncelliğinin sağlanması ile yazışma, evrak kayıt iş ve işlemlerinin dijital ortamda yapılmasını sağlamak için gerekli çalışmaların yapılması, ç) Kurumun genel arşivi ile ilgili tüm iş ve işlemlerin yapılması, d) Kurum dışı ve kurum içi bilgi ve belge alışverişinin hızlı ve güvenli bir şekilde yapılmasının e) Belediyenin standart dosya planının oluşturulması için gerekli çalışmaların yapılması ve uygulanmasının takibinin f) Kişilerce belediyeye verilen dilekçelerin 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun hükümlerine göre incelenerek işleme alınması, ilgili birime sevkinin yapılmasını sağlayarak ve 4071 Sayılı Kanunun 7.maddesi hükmü gereğince kanuni süresinde dilekçenin cevaplanmasının takip edilmesi, g) Belediyeye diğer kurumlar veya posta ile gelen tüm belge ve evrakların imza karşılığı olarak teslim alınması, belediyeden diğer kurumlara veya posta ile gönderilecek tüm evrakların zimmetli olarak teslim edilmesi, ğ) Belediye Başkanının özel kalemi ile ilgili olarak çalışma düzeninin standartların oluşturulması konularında gerekli çalışmaların yapılması, h) Belediyenin üye olduğu mahalli idare birlikleri ve kardeş şehirler ile ilgili bütün iş ve işlemlerin yapılması, ı) Belediye Başkanı, müdürlükten sorumlu Başkan Yardımcısı ve Yazı İşleri Müdürünün bu yönetmelikte hüküm bulunan veya bulunmayan emir ve direktiflerinin yerine getirilmesi, hususlarında görevlidir. (4)İlan Bürosu; a) Resmi kurum ve kuruluşlardan belediyemize hoparlörden neşredilmek suretiyle veya belediye ilan panosuna asılmak suretiyle ilan edilmesi gereken resmi ilanların ilan edilmesi ve ilanlara ilişkin tutanakların tanzim edilmesi, ilgili kurumlara gönderilmesi, b) Kişi veya firmalardan reklam amaçlı belediyemize hoparlörden neşredilmek suretiyle ilan edilmesi gereken reklam ilanlarının ücreti mukabili yapılması, c) İcra daireleri veya orman işletme müdürlüğünden talep edilmesi halinde tellaliye görevlendirilmesi, tellaliye harçları ile ilgili olarak gerekli tahakkuk işlemlerinin yapılması, ç) İlçemizde vefat eden vatandaşlara ait vefat ilanlarının bila bedel yapılması, d) Hoparlör ilanları ile ilgili olarak zaman dilimlerini ve periyotlarını belirleyerek başkanlık makamının onayına sunulması, e) Ses yayın cihazları ile ilgili olarak gerekli bakım ve onarımının yapılması amacı ile Fen İşleri Müdürlüğünün ilgili teknik personelinden gerekli desteğin (5)Genel Büro Memurluğu; f) Müdürlük arşivi ile ilgili tüm iş ve işlemlerin yapılması, g) Kurum dışı ve kurum içi bilgi ve belge alışverişinin hızlı ve güvenli bir şekilde yapılmasının ğ) Müdürlüğün mali yıl bütçe teklifinin mevzuatta belirlenen takvim dâhilinde hazırlanarak Belediye Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim edilmesi, h) Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca kurumun stratejik planının hazırlık çalışmalarına katılınması ve Bilgi İşlem Müdürlüğü ile ilgili kısımlarının uygulanmasının 5
ı) Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca kurumun performans programlarının hazırlık çalışmalarına katılınması ve Bilgi İşlem Müdürlüğü ile ilgili kısımlarının uygulanmasının i) Kamu İdarelerince Hazırlanacak Olan Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca birim faaliyet raporunun mevzuatta belirlenen takvim dâhilinde hazırlanarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim edilmesi, j) Müdürlükte çalışan personelin eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesi ve eğitilmelerinin İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak çalışarak sağlanması suretiyle birim faaliyetlerinin en etkin ve verimli sonucu alacak şekilde çalışmalarının temin edilmesi, k) Diğer servislerin çalışmalarının belirli periyotlarla kayıt altına alınması ve raporlanması, büro iş ve işlemlerinde diğer servislere destek verilmesi, l) Müdürlüğün bütçe ödeneklerinin kullanımı amacı ile ödenek iş ve işlemlerinin yapılması, ödeme emri belgelerinin hazırlanarak ilgili müdürlük personeli ve Yazı İşleri Müdürünün imzasını müteakip Mali Hizmetler Müdürlüğüne sevkinin m) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre ihale iş ve işlemlerinin yapılması hususunda ilgili servislere destek doğrudan temin evraklarının ve ödemelere ilişkin taahhüt dosyalarının tanzim edilmesi, n) Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre Yazı İşleri Müdürlüğü nün Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkiliğinin yapılması, ilgili yönetmelik hükümlerine göre yapılması gereken tüm iş ve işlemlerin yapılması, o) Belediye Başkanı, müdürlükten sorumlu Başkan Yardımcısı ve Yazı İşleri Müdürünün bu yönetmelikte hüküm bulunan veya bulunmayan emir ve direktiflerinin yerine getirilmesi, hususlarında görevlidir. Müdürlüğün Yetkisi Madde 10. (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikle sayılan ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca veya bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün Sorumluluğu Madde 11. (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı tarafından tevdi edilen görevler ile bu yönetmelikte tarif edilen görevler ve ilgili mevzuatta belirtilen görevleri gereken özenle zamanında yapmak ve yürütmekle sorumludur. Dördüncü Bölüm Personelin Unvan ve Niteliği Müdürün Unvan ve Niteliği Madde 12. (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen genel ilkeler ve Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanır. 6
Şefin Unvan ve Niteliği Madde 13. (1) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen genel ilkeler ve Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanır. Diğer Memurların Unvan ve Niteliği Madde 14. (1) 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen genel ilkeler ve Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanır. Beşinci Bölüm Personelin Görev, Yetki ve Sorumluluğu Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu Madde 15. (1) Belediye Başkanının veya görevlendireceği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında ilgili mevzuatta ve iş bu yönetmelikte belirtilen görevlerin ifa ve icra edilmesi bağlamında yürürlükteki mevzuat ve iş bu yönetmelikte belirlenen görevlerin ifa ve icrası müdürün görev, yetki ve sorumluluğundadır. (2) Yazı İşleri Müdürünün görevleri; a) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder, b) Müdürlüğün yönetimi ve denetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir, c) Müdürlüğün çalışmalarını mevzuata uygun olmak kaydı ile yazılı ve sözlü emirlerle yürütür, ç) Yazı İşleri Müdürlüğünün sevk idare ve disiplininden sorumludur, d) Yazı İşleri Müdürlüğü personeli arasında görev dağılımı yapar, e) 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun ilgili madde hükümleri gereğince Yazı İşleri Müdürlüğünün harcama yetkilisi olarak görev yapar. f) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun ilgili madde hükümleri gereğince Bilgi İşlem Müdürlüğünün ihale yetkilisi olarak görev yapar. g) Yazı İşleri Müdürlüğü personelinin birinci amiri olup personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar ve personelin disiplin amiri olması nedeni ile 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve 4483 Sayılı Kanun gereğince personelin disiplin işlemlerini yürütür, ğ) Yazı İşleri Müdürlüğünün çalışma usul ve esaslarını belirleyip programlayarak, müdürlüğün faaliyetlerini bu programlar dâhilinde yürütür, h) Yazı İşleri Müdürlüğünün faaliyet alanındaki tüm iş ve işlemlerin zamanında ve mevzuata uygun olarak yerine getirilmesini sağlar, ı) Belediye meclisi toplantılarına müdürlüğü temsilen meclis gündeminde müdürlüğü ile ilgili gündem bulunmasa dahi düzenli olarak katılır. Müdürlüğünün ay içinde yaptığı işlem ve faaliyetleri yazılı olarak meclis toplantısında belediye meclis üyelerinin bilgilendirilmesi amacı ile belediye başkanına rapor olarak ibraz eder. 7
8 YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ i) Müdürlüğünün aylık faaliyet raporlarını yazılı ve görsel olarak, basılı ve elektronik ortamda düzenli olarak takip eden ayın 3.işgününe kadar bağlı bulunduğu başkan yardımcısına ve Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü bünyesinden Basın Yayın ve Halkla İlişkiler birimine iletir. j) Bilgi İşlem Müdürlüğünce teknik altyapısı hazırlanan sosyal ağ ve sosyal gruplar aracılığı ile müdürlüğün faaliyetlerinin görsel ve yazılı olarak iletişim teknolojileri kanalıyla paylaşılmasını, diğer müdürlük ve servislerin bilgilendirilmesini ve Basın Yayın ve Halkla İlişkiler birimine faaliyetlerinin görsel ve yazılı şekilde kanalize edilmesini sağlar. k) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar, l) Müdürlüğü ile ilgili konularda meclis ve encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlar, m) Takım ruhunun geliştirilmesi için çözümler üretir, n) Stratejik planlama ile Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar, o) Müdürlüğün sorumluluk alanındaki faaliyetler ile ilgili olarak, yapılacak olan iş ve işlemin Büyükşehir Belediyesinin coğrafi sorumluluk alanında olup olmadığı hususunda tetkikte bulunur, ilgisine göre Büyükşehir Belediyesinin ilgili birimi ile koordineli olarak çalışır, ö) Üst makamlarca verilecek benzeri idari görevleri yerine getirir, (3)Yazı İşleri Müdürünün yetkileri; a) Müdürlüğün fonksiyonlarına ilişkin görevlerin, başkanlık makamınca uygun görülen plan ve programlar ile belediyenin stratejik plan ve performans programlarına uygun bir şekilde yürütülmesi için karar verme, tedbir alma ve uygulatma yetkisi, b) Müdürlüğün fonksiyonlarının yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi, c) Disiplin amiri olarak Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan personele 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun ilgili madde hükümleri gereğince disiplin cezalarını verme yetkisi, ç) Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personelin faaliyet alanındaki konularla ilgili süreli ve ani denetlemeler yapma ve rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi, d) Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan personele ödül ve takdirname verilmesi, yer değiştirme vb. personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi, e) Sorumlusu olduğu tüm personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit yetkisi, f) Yazı İşleri müdürlüğündeki tüm personelin faaliyet alanına giren konularla ilgili olarak işlevleri itibari ile görev dağılımı yapma yetkisi, g) İzine ayrılacağı ve geçici süre ile görevde bulunamayacağı dönemlerde kurum personelinden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi, (4) Yazı İşleri Müdürünün sorumluluğu; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, diğer ilgili mevzuat ve iş bu yönetmeliğin kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden sorumludur.
Müdürlüğe bağlı Servis ve büroların görev, yetki ve sorumlulukları Madde 16. (1) Servisler ve servis şefleri müdürlük bünyesinde ve iş bu yönetmelik ile yapılan görev dağılımı çerçevesinde üst amirlerinin emir ve direktifleri doğrultusunda iş ve işlemlerin mevzuata ve iş bu yönetmeliğe uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinden müdürlük makamına karşı yetkili ve sorumludur. Memurların görev yetki ve sorumlulukları Madde 17. (1) Müdürlük emrinde görevli memurlar, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirlerinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Altıncı Bölüm Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon Hizmet ve Görevlerin icrası Madde 18. (1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir. (2)Görevin kabulü; Müdürlüğe gelen evrak zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir. (3)Görevin planlanması; Yazı İşleri Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve şef tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür. (4)Görevin İcrası; Yazı İşleri Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle ilgili mevzuat ve iş bu yönetmelik ile belirlenen ilkeler çerçevesinde yapmak zorundadır. İşbirliği ve Koordinasyon Madde 19. (1) Yazı İşleri Müdürlüğü dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. (2) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Yazı İşleri Müdürü tarafından sağlanır. (3) Yazı İşleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar konularına göre dosyalandıktan sonra Müdür e verilir. (4) Yazı İşleri Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve ilgili şeflik veya büroya iletir. (5) Şeflik ve Bürolarda görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır. (6) Yazı İşleri Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, servis şefi ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür. 9
Yedinci Bölüm Denetim, Sicil ve Disiplin Müdürlük içi denetim Madde 20. (1) Personel en yakın amirinden başlayarak sırası ile kısım şefi veya kısım sorumlu teknik personeli, birim müdürü, bağlı bulunulan başkan yardımcılığı ve belediye başkanı tarafından denetime tabi tutulur. Yazı İşleri Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir. Yazı İşleri Müdürü, müdürlükteki personelin birinci disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusundaki işlemleri yürütür. Sekizinci Bölüm Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller Madde 21. (1) İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri ve başkanlık makamınca yayımlanacak genelge, yönerge ve talimatlara uyulur. Yürürlük Madde 22. (1) Bu yönetmelik hükümleri, Sındırgı Belediye Meclisinin kararından sonra yayımı ile yürürlüğe girer. Yürütme Madde 23. (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. İş bu yönetmelik Belediye Meclisinin 10.08.2015 tarihli ve 2015/104 sayılı kararı ile 5393 Sayılı Belediye Kanunun 18.maddesinin (m) bendi hükmü gereğince onaylanmıştır. Ekrem YAVAŞ Mehmet ZENGİN Hasan AVCI Belediye Meclisi Başkanı Zabıt Katibi Zabıt Katibi (İZİNLİ) 10