Rev. No Revizyon Tarihi 01 15/06/2016 İlk talimat Revizyon İzleme Tablosu Açıklama Sayfa/Topl. Sayfa No 1/7 Hazırlayan Onaylayan
1. AMAÇ ve KAPSAM Bu talimatın amacı, Ankara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi (e-beyas) Uygulamasında, rektörlük makamı adına BEYAS Koordinatörlüğü personeli tarafından yürütülen yönetici işlemlerini, uygulama ile ilgili yardım ve destek işlerini ve uygulamanın araştırma-geliştirme işlerini açıklamaktır. Bu talimat, e-beyas Uygulamasının tüm arayüzlerinde yürütülen işlem/tanımlama/güncellemelerle kontrol ve takip işlemlerini kapsar. 2. TANIMLAR & KISALTMALAR: Rektörlük Makamı: Üniversitemizin en üst düzeydeki idari birimidir. BEYAS Yöneticileri: e-beyas Uygulaması kapsamında yönetici işlerini yürütmek üzere Rektörlük Makamı tarafından yetkilendirilen çalışanlardır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Arşiv Sistemi (e-beyas) Uygulaması: Üniversitemizin tüm birimlerinde 16 Eylül 2013 tarihinden itibaren kullanılmakta olan elektronik (bilgisayar ve internet temelli) belge yönetimi uygulamasıdır. Birimler: Üniversitemiz rektörlüğüne bağlı tüm idari alt birimleridir (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı vs.). TÜRKSAT Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (TÜRKSAT): e- BEYAS Uygulaması yazılımını gerçekleştiren, geliştiren, yardım ve destek veren yazılım firmasıdır. Yönetici İşleri: e-beyas Uygulamasında rektörlük makamı adına yürütülmesi gereken ve aşağıda listelenen işlerdir. Logo Yönetimi: e-beyas Uygulamasında üniversitemiz ve tüm alt birimlerine ait logoların kaydetme/güncelleme/kapatma ve kontrol etme işlemlerinin yürütüldüğü arayüzdür. Birim Yönetimi: e-beyas Uygulamasında üniversitemiz ve tüm alt birimlerin Numaratör Yönetimi: e-beyas Uygulamasında oluşturulan veya kaydedilen belgelere belge sayısı üretilebilmesi amacıyla ilgili birim için numaratörlerin Sayfa/Topl. Sayfa No 2/7 Hazırlayan Onaylayan
Kurum Yönetimi: e-beyas Uygulamasında tüm kamu kurum ve kuruluşlarının Klasör Yönetimi: e-beyas Uygulamasında üniversitemiz ve tüm alt birimlerindeki klasörlerin Dosya Planı Konu Kodu Yönetimi: e-beyas Uygulamasında oluşturulan veya kaydedilen belgelerin konu alanlarının tanımlama/güncelleme/kapatma ve kontrol etme işlemlerinin yürütüldüğü arayüzdür. Klasör Şablon Yönetimi: e-beyas Uygulamasında üniversitemiz ve tüm alt birimleri için şablon olan klasörlerin tanımlama/güncelleme/kapatma ve kontrol etme işlemlerinin yürütüldüğü arayüzdür. Kullanıcı Yönetimi: e-beyas Uygulamasında yeni kullanıcı ekleme, kullanıcıların e-posta adresini güncelleme, kullanıcılara yeni birim ve üst düzey rolleri ekleme işlemlerinin yürütüldüğü arayüzdür. Rol Yönetimi: e-beyas Uygulamasında kullanıcıların yetki ve sorumlulukları dahilinde yürüteceği işlere göre oluşturulan rollerin tanımlama/güncelleme/kapatma ve kontrol etme işlemlerinin yürütüldüğü arayüzdür. İzlence Yönetimi: e-beyas Uygulamasında mevcut arayüzlerin hangi roller tarafından kullanılabileceğinin belirlendiği arayüzdür. Belgenet Hata Log: e-beyas Uygulamasında kullanıcıların karşılaştığı sistem hatası detaylarının görüntülenebildiği arayüzdür. Sistem Sabitleri: e-beyas Uygulamasının çeşitli arayüzlerinde gerekli olan sistem sabitlerinin Parametre Yönetimi : e-beyas Uygulamasının çeşitli arayüzlerinde gerekli olan parametrelerin tanımlama/güncelleme/kapatma ve kontrol etme işlemlerinin yürütüldüğü arayüzdür. Askıda Kalan Belge Yönetimi: e-beyas Uygulamasında işlemi tamamlandığı halde, işlem bekleyen belge listelerinde de görüntülenmeye devam eden belgelerin bu listelerden silinmesinin sağlandığı arayüzdür. 3. İLGİLİ DOKÜMANLAR 3.1. İlgili Formlar - Sayfa/Topl. Sayfa No 3/7 Hazırlayan Onaylayan
3.2. Referans Dokümanlar İç Kaynaklı Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001 3.3. Referans Dokümanlar / İlgili Formlar Dış Kaynaklı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: 02.02.2015 tarih ve 29255 sayılı (2014/7074)). 4. UYGULAMA 4.1. e-beyas Yönetici İşlemleri Birimler yönetici işlemleri ile ilgili taleplerini BEYAS Koordinatörlüğüne üst yazı ile gönderir. Talep yazısı e-beyas yöneticisine havale edilir. e-beyas yöneticisi taleple ilgili arayüzde gerekli kaydetme/güncelleme/kapatma işlemini yapar. E-BEYAS yöneticisi ilgili birime işlemin tamamlandığına dair cevap yazısı hazırlar ve onaya sunar. 4.2. e-beyas Yardım ve Destek İşleri 4.2.1. e-beyas Uygulamasında Destek Verme İşlemleri BEYAS birim sorumlusu, birimindeki kullanıcıların e-beyas uygulamasında hatalı/eksik bilgilerinden dolayı gerçekleştiremedikleri işlemler için, a. Yeterli bilgisi varsa yapılması gerekenler ve izlenecek adımlarla ilgili kullanıcılara bilgi verir/tarif eder. b. Yeterli bilgisi yoksa telefon veya e-posta (ebeyasyardim@ankara.edu.tr) yoluyla yardım/destek sorumlusuna başvurur. Yardım/destek sorumlusu BEYAS birim sorumlusuna yapılması gerekenler ve izlenecek adımlarla ilgili bilgi verir. 4.2.2. e-beyas Uygulamasında Sorun Çözme İşlemleri BEYAS birim sorumlusu veya kullanıcılar e-beyas uygulamasında karşılaştıkları sorunları telefon veya e-posta (ebeyasyardim@ankara.edu.tr) yoluyla BEYAS Koordinatörlüğü personeline bildirir. Bildirilen sorunlar, yardım/destek sorumlusuna iletilir. Yardım/destek sorumlusu sorunu, a. Yeterli bilgisi ve yetkisi varsa çözer. Sayfa/Topl. Sayfa No 4/7 Hazırlayan Onaylayan
b. Yeterli bilgisi ve yetkisi yoksa TÜRKSAT A.Ş. a bildirerek sorunun çözülmesini sağlar. Sorunu bildiren BEYAS birim sorumlusu veya kullanıcıya; yardım/destek sorumlusu tarafından sorunun çözüldüğü bilgisi telefon veya e-posta yoluyla bildirilir. 4.3. e-beyas Uygulaması Araştırma-Geliştirme İşleri 4.3.1. Dilek ve Önerilerin Gerçekleştirilmesi İşlemleri Tüm kullanıcılar (BEYAS Koordinatörlüğü personeli dahil) e-beyas Uygulamasıyla ilgili dilek ve önerilerini BEYAS Koordinatörlüğüne telefon, e-posta veya resmi yazı yoluyla bildirir. BEYAS Koordinatörü, Koordinatörlük birim sorumlusu ve e-beyas test yetkilisi aralıklarla e- BEYAS uygulaması değerlendirme toplantısı yaparak dilek ve önerileri mevzuat açısından değerlendirir. a. Yapılması uygun görülmeyen dilek ve önerilerin reddedilme nedenleri, e-beyas test personeli tarafından ilgili birim/kullanıcılara telefon, e-posta veya resmi yazı yoluyla bildirilir. b. Yapılması uygun görülen dilek ve öneriler TÜRKSAT a bildirilir. TÜRKSAT dilek ve önerileri yazılım açısından değerlendirir. a. Yapılması uygun bulunmayan dilek ve önerilerin reddedilme nedenleri, BEYAS Koordinatörlüğüne iletilir. e-beyas test yetkilisi de bu nedenleri ilgili birim/kullanıcılara telefon, e-posta veya resmi yazı yoluyla bildirir. b. Yapılması uygun görülen dilek ve öneriler TÜRKSAT tarafından gerçekleştirilir ve yenilikleri içeren e-beyas Uygulamasının yeni versiyonu test sunucusuna yüklenir. e-beyas test yetkilisi, test sunucusu üzerinde e-beyas Uygulamasının yeni versiyonunu test ederek değerlendirir. Test sonucunda e-beyas uygulamasının yeni versiyonu, a. yetersiz bulunursa, durum TÜRKSAT a bildirilerek düzeltilmesi beklenir. b. yeterli bulunursa TÜRKSAT tarafından yeni versiyon canlı sunucuya yüklenir. e-beyas test yetkilisi, e-beyas Uygulamasına eklenen yenilikler hakkında tüm birimlere hitaben yazı hazırlar ve onaya sunar. 4.3.2. Mevzuat Değişikliği Nedeniyle e-beyas Uygulamasının Geliştirilmesi İşlemleri TÜRKSAT ilgili mevzuatı takip eder. Mevzuatta değişiklik olması durumunda e-beyas Uygulamasını değişikliklere göre günceller ve yeni versiyonu test sunucusuna yükler. e-beyas test yetkilisi, test sunucusu üzerinde e-beyas Uygulamasının yeni versiyonunu test ederek değerlendirir. Test sonucunda e-beyas uygulamasının yeni versiyonu, a. yetersiz bulunursa, durum TÜRKSAT a bildirilerek düzeltilmesi beklenir. Sayfa/Topl. Sayfa No 5/7 Hazırlayan Onaylayan
b. yeterli bulunursa TÜRKSAT tarafından yeni versiyon canlı sunucuya yüklenir. e-beyas test yetkilisi, e-beyas Uygulamasındaki değişiklikler hakkında tüm birimlere hitaben yazı hazırlar ve onaya sunar. 4.4. Belge Kayıt İşlemleri 4.4.1. Gelen Belge Kayıt İşlemleri Belge kayıt sorumlusu gelen belgeleri kontrol eder, eksik/hatalı belgeleri gönderildiği birim/kuruma iade eder. Belge kayıt sorumlusu fiziksel olarak gelen belgeleri tarayarak e-beyas Uygulamasında kayıt eder. Belge kayıt sorumlusu gelen belgeleri teslim alır ve havale onayına sunar. 4.4.2. Giden Belge Kayıt İşlemleri Belge kayıt sorumlusu fiziksel olarak oluşturulan belgelere (ör. gizli belge, öğrenci belgesi, transkript vs.) e-beyas Uygulamasında giden belge kayıt sayısı alır. Giden belge kayıt sayısı alınan belgeler ilgili kurum/birim/kullanıcılara gönderilir. 5. YETKİ ve SORUMLULUKLAR BEYAS Koordinatörü: BEYAS Koordinatörlüğü e-beyas uygulaması değerlendirme toplantısına katılmak, dilek ve önerileri mevzuat açısından değerlendirmek. Koordinatörlük Birim Sorumlusu: BEYAS Koordinatörlüğü e-beyas uygulaması değerlendirme toplantısına katılmak, dilek ve önerileri mevzuat açısından değerlendirmek. e-beyas Yöneticisi: e-beyas Uygulamasında yönetici işlemlerini ve bu konudaki yazışmaları yürütmek. Yardım/Destek Sorumlusu: BEYAS Koordinatörlüğüne bildirilen hataları çözmek veya çözülmek üzere TÜRKSAT a bildirmek, geri bildirimlere göre gerekli işlemleri yapmak, ilgili birim/kullanıcılara bilgi vermek. e-beyas Test Yetkilisi: BEYAS Koordinatörlüğü e-beyas uygulaması değerlendirme toplantısına katılmak, toplantıda yapılması uygun bulunan dilek ve önerileri TÜRKSAT a bildirmek, geri Sayfa/Topl. Sayfa No 6/7 Hazırlayan Onaylayan
bildirimlere göre gerekli işlemleri yapmak ve birim/kullanıcılara bilgi vermek. Belge Kayıt Sorumlusu: Koordinatörlüğe gelen belgeleri kontrol etmek, hatalı/eksik belgeleri iade etmek, fiziksel ortamda gelen belgeleri e-beyas Uygulamasına kayıt etmek, gelen belgeleri teslim alarak havale onayına sunmak, fiziksel ortamda oluşturulan belgelere giden belge kayıt numarası almak ve ilgili kurum/birim/kullanıcılara göndermek. Sayfa/Topl. Sayfa No 7/7 Hazırlayan Onaylayan