T.C. İZMİR KARABAĞLAR BELEDİYESİ Yazı İşleri Müdürlüğü Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 48. Maddesi gereğince Başkan Yardımcısı kanalı ile Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir. Evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, meclis ve encümen toplantı hazırlıklarının yapılması, alınan kararların yazılması ve ilgili yerlere iletilmesi işlemlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir. TEŞKİLAT YAPISI : BELEDİYE BAŞKANI BAŞKAN YARDIMCISI YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ YAZI İŞLERİ BİRİMİ KARARLAR VE TUTANAKLAR BİRİMİ PERSONEL DURUMU : Müdür : Azime Melika UYSAL BAŞEĞMEZ Birim Yetkilisi : 2 Memur : 1 Şirket Elemanı : 5 Personelin Kadro Durumu Personelin Öğrenim Durumu Personelin Yaş Durumu Şirket Personeli 56% Memur 44% Fakülte Mezunu 45% Ortaokul Mezunu 11% Lise Mezunu 33% Yüksekokul Mezunu 11% 41-50 Yaş 45% 21-30 Yaş 33% 31-40 Yaş 22% 1/13
TEKNOLOJİK DURUM : Bilgisayar Notebook Yazıcı Fotokopi Makinesi Projeksiyon Cihazı Ses Kayıt Cihazı Telefon Faks : 9 Adet : 1 Adet : 1 Adet : 1 Adet : 1 Adet : 1 Adet : 6 Adet : 1 Adet Müdürlüğümüz bünyesinde yapılan faaliyetleri şu şekilde sıralayabiliriz: Meclisle İlgili Görevler: 1. 5393 Sayılı yasanın Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar. 2. Meclis toplantılarının gündemini yasada belirtildiği gibi hazırlar ve en az üç gün önceden üyelere bildirir ve ilan edilmesini sağlar. 3. Meclis toplantı tutanaklarını tutar, toplantıları kayda alır, kayıtların çözümlemesini yapar ve tutanağa dökerek arşivler. 4. Meclis kararlarını yazar ve birer nüshasını arşivler. 5. Meclis gündemini ve kararları internette yayınlatır. Encümenle İlgili Görevler: 1. 5393 Sayılı yasanın Belediye Encümenine verdiği görevlerin yerine getirilmesini sağlar. 2. Raportörler aracılığı ile encümen kararları yazılır, başkan ve üyelerce imzalatır. 3. Yazılan kararları kayıt defterine karar numarası vererek kaydeder ve karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır. 4. Karar asıllarını sırasına göre dosyalar ve arşivler. Gelen ve Giden Evrak Kayıt ve Evlendirme İle İlgili Görevler: Belediyeye vatandaşlar ile resmi ve özel kurum ve kuruluşlardan gelen yazıları teslim alınır, kontrol edilerek ilgili birimlere havale edilen evrakların bilgisayar kayıtları yapılarak zimmet defterine kaydedilir ve ilgili birimlere ulaştırılır. Belediyemiz birimlerinden de vatandaşa ve resmi veya kurum ve kuruluşlara gönderilecek evrak ve zarflar da teslim alınarak bu evraklar bilgisayar kayıtlarına işlenir ve zimmet defteri karşılığında P.T.T. ye teslim edilir. Belediyemize evlenmek üzere müracaat eden çiftlerin işlemleri 07.11.1985 tarih ve 18921 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 85/9747 sayılı Evlendirme Yönetmeliğine göre nikâh memurluklarımızda yapılmaktadır. 2/13
Yazı İşleri Müdürü Müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlar, birim sorumluları arasında görev bölümü yapar, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan birim sorumlularının yerine bir başkasını görevlendirir ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır. Başkanlıktan gerek Meclise, gerekse Encümene gönderilen evrakın kanun, tüzük, yönetmelik emir ve kararlar ışığında işlem görmesini sağlar. Müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurar. Müdürlük içerisindeki servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamının kurulmasını sağlar ve çalışmalarını izler ve denetler. Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlatır ve başkanlığın onayına sunar. Başkanlıkça onaylanan çalışma programın gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin eder. Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenler, çalışmaları değerlendirir ve gerek görürse yeni düzenlemeler için direktif verir. Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevlere ilişkin ileriye dönük hedefler gösterir. Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin ve son kararları verir, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçimi yapar. Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar. Yazı İşleri Birimi Yazı İşleri Birimi, Belediyemize dışarıdan gelen bütün yazışmaların kayıt altına alınmasını, ilgili birimlere iletilmesini, cevap verilmesini, belediyenin diğer birimlerinden dışarıya gönderilecek evrakların kayıt altına alınmasını ve postalanmasını yapar. Ayrıca evlenmek isteyen kişilerin evlilik işlemlerini evlendirme memurlukları aracılığıyla yapar. Yazı İşleri Biriminde yürütülen işleri üç gurupta değerlendirmemiz gerekmektedir. Genel Evrak İşleri İdari İşler Evlilik İşlemleri Genel Evrak İşleri : Belediyemize dışarıdan gelen bütün yazışmaların kayıt altına alınması, ilgili birimlere iletilmesi, belediyenin diğer birimlerinden dışarıya gönderilecek evrakların kayıt altına alınması ve postalanması işlemleri bu birimde yapılmaktadır. Belediyemizin 2009 yılına ait evrak ve posta sayısı ve istatistiği aşağıya çıkarılmıştır. Gelen Evrak Sayısı : 15706 Adet Giden Evrak Sayısı : 17069 Adet Gelen Giden Evrak Sayısı : 6286 Adet Toplam Evrak Sayısı : 39061 Adet Postalanan Evrak Sayısı : 29884 Adet 3/13
4000 3500 3000 Gelen Evrak Sayısı Giden Evrak Sayısı Gelen-Giden Evrak Sayısı Postalanan Evrak Sayısı 2500 2000 1500 1000 500 0 Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmmuz Ağuustos Eylül Ekim Kasım Aralık Tablo 1: Gelen Giden ve postalanan evraklara ait istatistik. İdari İşler : Bu birimde Müdürlüğümüzde çalışan personelin özlük işleri ( izin, hastalık, rapor, ödül, ceza, vs. ) ile demirbaş, ambar takip işleri ve diğer işler takip edilir. Yazı İşleri Müdürlüğünce cevap verilmesi gereken konularda yazışmaları hazırlar, birimde kalan evrakların yönetmeliklere göre dosyalamasını yapar. Sonuçlanmayan evrakları takip eder ve yasal süresi içinde sonuçlandırılmasını sağlar. Evlilik İşlemleri : Belediyemize bağlı 2 adet Evlendirme Memurluğu bulunmaktadır. Belediyemize evlenmek üzere müracaat eden çiftlerin işlemleri 07.11.1985 tarih ve 18921 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 85/9747 sayılı Evlendirme Yönetmeliğine göre nikâh memurluklarımızda yapılmaktadır. Bununla birlikte Evlendirme Memurlukları Başkanlık Makamının 27.01.2011 tarih ve 304 sayılı Olur u ile Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösterecektir. 4/13
Çalıkuşu Evlendirme Memurluğu : Müracaat Sayısı : 2798 Adet Verilen İzin Belgesi Sayısı : 738 Adet Kıyılan Nikâh Sayısı : 2026 Adet İptal Edilen Nikâh Sayısı : 29 Adet Feragat : 5 Adet Elde Edilen Gelirin Tutarı : 268.380,00 TL Eskiizmir Evlendirme Memurluğu : Müracaat Sayısı : 700 Adet Verilen İzin Belgesi Sayısı : 50 Adet Kıyılan Nikâh Sayısı : 646 Adet İptal Edilen Nikâh Sayısı : 1 Adet Feragat : 5 Adet Elde Edilen Gelirin Tutarı : 64.280,00 TL Genel Toplam : Müracaat Sayısı : 3498 Adet Verilen İzin Belgesi Sayısı : 788 Adet Kıyılan Nikah Sayısı : 2672 Adet İptal Edilen Nikah Sayısı : 30 Adet Feragat : 10 Adet Elde Edilen Gelirin Tutarı : 332.660,00 TL 12.10.2010 tarih ve 211/2010 sayılı meclis kararına göre 2011 yılında nikâh salonlarının tahsisi halinde alınacak ücretleri gösterir tarife cetveli 1 NİKÂH TÖRENİ İÇİN (1/2 SAATE KADAR ) ÇALIKUŞU VE ESKİİZMİR EVLENDİRME SALONLARI İÇİN A Hafta İçi Mesai Saatleri İçinde B Hafta İçi Mesai Saatleri Dışında C Hafta Sonu ve Resmi Tatillerde 2 TARAFLARIN İSTEĞİ ÜZERİNE ÖZEL SALONLARDA NİKÂH KIYILMASI HALİNDE 3 SALON TAHSİS EDİLMEDEN KIYILAN NİKÂHLARDAN ALINACAK ÜCRET ( ODA NİKÂHI ) 4 VERİLEN İZİN BELGELERİNDEN ALINACAK İZİN BELGESİ ÜCRETİ 3 KONGRE VE TOPLANTILAR İÇİN A Mesai Saatleri İçinde B Mesai Saatleri Dışında, Hafta Sonu ve Resmi Tatil Günlerinde 2010 YILI TL 135,00 TL 165,00 TL 200,00 TL 250,00 TL 50,00 TL 50,00 TL 300,00 TL 350,00 TL 5/13
450 400 350 Müracaat Sayısı Kıyılan Nikah Sayısı Verilen İzin Belgesi Sayısı İptal Edilen Nikah Sayısı 300 250 200 150 100 50 0 Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Tablo 2: Evlendirme dairelerinin aylık nikah istatistiği 70.000,00 60.000,00 Elde Eldilen Gelir ( TL ) 50.000,00 40.000,00 30.000,00 20.000,00 10.000,00 0,00 Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Tablo-3: Evlendirme dairelerinden elde edilen gelirler. 6/13
Resim 1: Çalıkuşu Nikâh Salonu Resim 2: Çalıkuşu Kongre Salonu 7/13
Resim 3: Çalıkuşu Kongre Salonu Kararlar ve Tutanaklar Birimi Kararlar ve Tutanaklar Birimi ise belediyemizin karar organları olan Meclis ve Encümenin toplanması, gündemin oluşturulması ve karar alınması süreçlerini yasa, tüzük, yönetmelik esaslarına uygun şekil ve koşullarda, belirtilmiş sürede sonuçlandırılması için gerekli işlemleri yürütür. Karar organlarının birbirleriyle, belediye başkanı ve belediyenin diğer birimleri ile olan iletişiminin düzenli olarak yürütülmesini sağlar. Meclis Çalışmaları : Belediye meclisimiz 37 belediye meclis üyesi ve belediye başkanı olmak üzere 38 kişiden oluşmaktadır. Belediye meclis üyelerinden 24 kişi Cumhuriyet Halk Partisinden, 13 kişi de Adalet ve Kalkınma Partisinden seçilmişlerdir. Ancak Adalet ve Kalkınma Partisinden bir meclis üyesi istifa ederek Büyük Birlik Partisine katılmıştır. Belediye Meclisimiz çalışmalarını sağlıklı yürütmek için 09.10.2005 tarih ve 25961 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Meclis Çalışma Yönetmeliği ve 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümlerine uygun olarak meclis l. ve 2. başkan vekilleri, üçü asil üçü yedek olmak üzere meclis divan kâtipleri ve 13 ihtisas komisyonunu seçimle belirlemiştir. İhtisas Komisyonları; İmar, Plan ve Bütçe, Hukuk, Sağlık, Çevre, Gündem 21, Esnaf, Pazaryerleri, Engelliler, Burs ve Eğitim, Spor, Kadın Erkek Eşitliği ve Kentsel Dönüşüm Komisyonlarından oluşmaktadır. Belediye meclisimiz 5393 sayılı yasa hükümleri çerçevesinde her ayın ilk haftası toplanmaktadır. 8/13
Karabağlar Belediye Meclisinin çalışma istatistiği aşağıda verilmiştir. Konu 2009 Yılı 2010 Yılı Toplantı Sayısı 15 21 Verilen Önerge Sayısı 155 311 Komisyonlardan Gelen Rapor Sayısı 71 125 Karara Çıkan Rapor Sayısı 70 122 Komisyonlara Havale Edilmeden Karara Çıkan Önerge Sayısı 38 139 Verilen Mazeret Kararı Sayısı 14 19 Bir Sonraki Yıla Devreden Önerge Sayısı 9 16 Komisyonlara havale edilen önergelerin dökümü ise ağıdaki gibidir. Komisyon Adı 2009 Yılı 2010 Yılı İmar Komisyonu 59 86 Hukuk Komisyonu 31 78 Plan ve Bütçe Komisyonu 26 37 Çevre Komisyonu 12 30 Spor Komisyonu 9 9 Esnaf Komisyonu 6 8 Sağlık Komisyonu 9 8 Burs ve Eğitim Komisyonu 3 8 Yerel Gündem 21 Komisyonu 4 6 Engelliler Komisyonu 0 6 Kadın Erkek Eşitliği Komisyonu 4 6 Pazaryerleri Komisyonu 3 6 Kentsel Dönüşüm Komisyonu 0 4 Resim 4: Karabağlar Belediye Meclisi 9/13
Resim 5: Karabağlar Belediye Meclisi Resim 6: Karabağlar Belediye Meclisi 10/13
Encümen Çalışmaları : Belediyemiz Encümeni, belediye başkanının başkanlığında, katılamadığı toplantılarda ise görevlendirdiği başkan yardımcısı veya encümen üyesi başkanlığında, belediye meclisince seçilen üç meclis üyesi ve belediye başkanının biri Mali Hizmetler Birim Amiri ikisi diğer birim amirlerinden atadığı toplam yedi kişiden oluşmaktadır. Belediye Encümen üyeleri bir yıllık süre ile görev yaparlar. Encümen aldığı karara göre her hafta Perşembe günü saat 10:00 da toplanmaktadır. Encümene Teklif Getiren Birimlerin Dökümü : Müdürlük 2009 Yılı 2010 Yılı Zabıta Müdürlüğü 310 981 Yapı Kontrol Müdürlüğü 86 767 Plan ve Proje Müdürlüğü 117 309 Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü 61 80 Mali Hizmetler Müdürlüğü 21 43 Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü 29 39 İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 16 20 Emlak ve İstimlâk Müdürlüğü 0 17 Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 0 11 Yazı İşleri Müdürlüğü 7 6 Hukuk İşleri Müdürlüğü 0 3 Etüd Proje Müdürlüğü 0 2 İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 1 2 TOPLAM 648 2280 1000 900 800 2009 Yılı 2010 Yılı 700 600 500 400 300 200 100 0 Zabıta Md. Yapı Kont.Md. Plan Proje Md. Ruhsat Den.Md. Mali Hizm.Md. Kültür ve Sosy.İşl.Md. İmar ve Şeh.Md. Emlak ve İstimlak Md. Sosyal Yardım İşl.Md. Yazı İşleri Md. Hukuk İşleri Md. Etüd Proje Md. İnsan Kayn. ve Eğt.Md. Tablo 4: Encümene Teklif Getiren Birimler 11/13
Encümence Karara Bağlanan Konuların Dökümü : Konu Adı 2009 Yılı 2010 Yılı Ruhsatsız İşyerinin Kapatılması 279 791 Ruhsatsız İnşaat 85 700 Yola Terk Birleştirme Ayırma 74 178 Kapatma Kararının Kaldırılması 20 94 2559 Sayılı P.V.S. Kanununa idari yaptırımlar 54 77 Belediye Yasakları Yönetmeliğine Aykırı Davranış 11 77 İmar Affından Satış 0 49 Asker Ailelerine Yardım 28 48 Hisse Satışları 1 43 Tashih-i Karar 9 30 İrtifak Hakkı Tesis İşlemi 2 23 Harcamalara katılım payı 7 21 Hafta Tatili Çalışma Ruhsatı Olmadığından İdari Para Cezası 0 18 Düzenleme Sahası Seçilmesi İptal Edilmesi 0 16 Bütçe İçi Aktarma 11 14 Hizmet Binası Kiralanması 8 14 Kira Sözleşmeleri 7 12 Ölçü ve Alan Hesabı Hatalarının Düzeltilmesi 3 11 Muvakkat İnşaat Şerhinin Kaldırılması 9 9 Kamulaştırma 0 8 Parselasyon Planı 0 6 Muvakkat İnşaat İzni Verilmesi 4 6 2886 Sayılı D.İ.K. Göre Yapılan İhaleler 8 5 Encümen Kararının İptali 1 5 4207 Sayılı Sigara Yasağına Muhalefet 0 4 Belediyemiz Adına Tapuda Tescil 4 4 Hukuk Mütalaası 0 3 Encümen Gün ve Saatinin Tespiti 7 3 Performans Programı 2 2 Bütçe 2 2 Yardım Miktarının Belirlenmesi 1 2 Memur İkramiyesi 1 1 Kesin Hesap 1 1 Dilencilik 2 1 Emeklilik İşlemleri 0 1 Uzlaştırma Komisyonuna Üye Seçimi 0 1 Kat Karşılığı İnşaat İzni Verilmesi (Avan Projesi) 6 1 Açılış ve Kapanış Saatlerinin Belirlenmesi 1 0 Takas 2 0 TOPLAM 648 2280 12/13
Resim 7: Karabağlar Belediye Encümeni Resim 8: Karabağlar Belediye Encümeni Karabağlar Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü tüm personeli ile birlikte yerel hizmet birimi olan Belediyemizin yasal sınırlar içerisinde en iyi hizmetin üretilerek vatandaşlarımıza en kolay ve en kısa yoldan, en iyi şekilde ulaştırabilmesi için, plan ve programlar dâhilinde ve diğer birimlerle koordinasyon halinde çalışmalarını sürdürecektir. A.Melika UYSAL BAŞEĞMEZ Yazı İşleri Müdürü 13/13