1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; yönetim sistemi belgesi almak üzere başvuruların alınması ve belgelendirmenin gerçekleştirilmesi için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir. 2. TANIMLAR Belgelendirme Komitesi: Genel Müdür tarafından atanan komitedir. Proks tarafından belgelendirilecek kuruluşların denetimlerine ait raporları değerlendirerek belgelendirme ile ilgili tüm kararları almaya yetkilidir. Denetim Ekibi: Belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak, kuruluşların yönetim sistemini, ilgili standarda göre inceleyip değerlendirmek üzere atanmış, Proks denetim görevlileri arasından seçilen, Proks çalışma esaslarına uygun olarak görev yapan ve geçici olarak teşkil edilen ekiptir. Denetim ekibindeki görevlilerin sayısı, kuruluşun çalışan sayısına, büyüklüğüne, ürün, proses çeşitliliğine ve ilgili standarda göre değişebilir. Gerekli görülen durumlarda, sektör ile ilgili teknik uzman, denetim ekibi içinde yer alabilir. GGYS: Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi HACCP Planı: HACCP planı, bir ürün ağacı veya hizmet için benzer tehlikeler, benzer üretim teknolojileri ve ilgili olduğu yerlerde benzer depolama teknolojileri olan yerlerde tehlike analizi anlamındadır. Çok Sahalı Kuruluş: Kuruluşun merkez ofisine yasal yollarla bağlı, merkez ofisin sürdürdüğü yönetim sistemine dahil ve merkezin talebi doğrultusunda düzeltici faaliyet yapabilecek yerler saha, bu sahalara sahip kuruluşlar da çok sahalı kuruluşlardır(iaf MD:1). Bu sahalarda proseslerin birbiriyle aynı türden olması veya benzer yöntemlerle sürdürülmesi gerekliliği de bulunmaktadır. 3. İLGİLİ DOKÜMANLAR FR.01 Belgelendirme Başvuru Formu FR.02 Başvuru Gözden Geçirme Formu FR.03 Teklif ve Müşteri No İzleme Formu FR.04 Belgelendirme Teklifi FR.05 Belgelendirme Sözleşmesi FR.06 Denetim Programı FR.07 Denetim Planı FR.08 Denetim Ekibi Bilgilendirme Formu FR.09 Açılış/Kapanış Toplantısı Formu FR.10 Denetim Bulguları Formu FR.11 Uygunsuzluk Bildirim Formu FR.12 Aşama 1 Denetim Raporu FR.13 Denetim Raporu FR.14 Değerlendirme ve Karar Formu FR.15 Gözetim Denetimi Bildirim Formu FR.16 Yeniden Belgelendirme Denetimi Bildirim Formu PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 1/14
FR.17 Belgelendirilmiş Kuruluşlar Veri Tabanı PR.03 Denetim Prosedürü TL.01 Denetim Süreleri Belirleme Talimatı ISO/IEC 17021 ISO/TS 22003 TÜRKAK R.40.05 TÜRKAK R.40.06 4. UYGULAMA 4.1. Belgelendirme Başvurusu 4.1.1. Başvuruların Alınması Belgelendirme için başvurular, Belgelendirme Başvuru Formu ile şahsen veya elektronik ortamda (faks, e-mail veya Proks web sitesi üzerinden) alınır. 4.1.2. Başvuruların Gözden Geçirilmesi Belgelendirme başvuruları, Planlama Sorumlusunda toplanır. Planlama Sorumlusu, Belgelendirme Başvuru Formunu, Başvuru Gözden Geçirme Formu oluşturarak, gözden geçirmesi amacı ile Belgelendirme Müdürüne iletir. Belgelendirme başvurularının kabul edilmesi için, yönetim sistem(ler)inin asgari olarak 2 ay uygulanmış olması gerekmektedir. Belgelendirme Müdürü, ilgili kuruluşun başvurusunu, yönetim sistem(ler)inin uygulama süresi ve aşağıdakileri sağlamak üzere, Başvuru Gözden Geçirme Formu doğrultusunda gözden geçirir ve uygunsa onaylar: a) Başvuran kuruluş ve yönetim sistemi hakkındaki bilgilerin, denetimin gerçekleştirilmesi için yeterli olması, b) Belgelendirme şartlarının açık bir şekilde tarif edilmesi, dokümante edilmesi ve başvuran kuruluşa verilmiş olması, c) Proks ile başvuran kuruluş arasında bulunan anlayış farklarının çözümlenmesi, d) Proks un belgelendirme hizmeti verebilmesi için yeterlilik ve kabiliyete sahip olması (Akredite belgelendirme taleplerinde kuruluşun EA kodu veya kategori, başvuru yapılan EA ve NACE kodu ile ilgili kategori kapsamında, Denetçi ve Teknik Uzman kapasitesi gibi), e) İstenen belgelendirme kapsamı, başvuran kuruluşun faaliyet sahası ve sayısı, denetimlerin yapılması için gerekli olan zaman ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar (dil, güvenlik şartları, tarafsızlığa olan tehditler gibi). f) Denetimleri üstlenme kararları için gerekçelendirme kayıtlarının tutulması. Bu gözden geçirme sırasında, eğer kuruluşun EA ve NACE kodları ile ilgili kategorilere uygun Denetçi, Teknik Uzman veya belgelendirme kararında görev alacak personel mevcut değilse, bu personel ve sahip olmaları gereken yeterlilik, Başvuru Gözden Geçirme Formunda belirtilerek temini sağlanır. Bu aşamada, denetim gün süreleri ile varsa denetim gün sürelerinde yapılan azaltma veya arttırmalar, Başvuru Gözden Geçirme Formunda açıklanır. PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 2/14
4.1.3. Teklif Verilmesi Belgelendirme Müdürü tarafından yapılan gözden geçirme ve onay sonucunda, Planlama Sorumlusu tarafından, ilgili kuruluş için teklif hazırlanır ve başvuru sahibine iletilir. Planlama Sorumlusu, teklif numarasını, Teklif ve Müşteri No İzleme Formu doğrultusunda belirler. Verilen teklifi kabul eden kuruluşa, Planlama Sorumlusu tarafından, Teklif ve Müşteri No İzleme Formu doğrultusunda 0001 den başlayan sıra numaraları doğrultusunda Müşteri No verilir. Planlama Sorumlusu tarafından, başvuru aşamasında istenen belge ve dokümanları da içeren bir yazı hazırlanarak kuruluşa bildirilir. Başvuru aşamasında kuruluştan, aşağıda belirtilen belge ve dokümanlar istenir: Yönetim sistem(ler)i dokümanları (El Kitabı ve prosedürler) Sözleşmeleri imzalayacak yetkiliye ait imza sirküleri veya imza beyanı Sicil gazetesi kopyası Vergi Levhası Faaliyet Belgesi Yasal mevzuatla ilgili izin belgeleri (Gıda İşletmesi Kayıt/Onay Belgesi, çevre ile ilgili izinler vb.) 4.1.4. Sözleşme Yapılması Belgelendirme başvurusunun kesinleştirilmesinden sonra, Planlama Sorumlusu tarafından, 2 nüsha olarak Belgelendirme Sözleşmesi hazırlanır. 2 nüsha olarak hazırlanan Belgelendirme Sözleşmesi, Planlama Sorumlusu tarafından kuruluşa gönderilir. Belgelendirme Sözleşmesinin her 2 nüshası da, kuruluş imza yetkilisi tarafından imzalandıktan sonra Proks a gönderilir. 2 nüsha hazırlanan Belgelendirme Sözleşmesi, kuruluş imza yetkilisi tarafından imzalanıp geri gönderildikten sonra, Proks imza yetkilisi tarafından da imzalanır. İmzalanan Belgelendirme Sözleşmesinin, bir nüshası kuruluşa gönderilir, bir nüshası da kuruluşun dosyasında saklanır. 4.1.5. Kapsam Değişikliği Başvurusu Proks, belgelendirmenin kapsamının genişletilmesi için yapılan başvurunun cevaplandırılmasında, genişletmenin yapılıp yapılamayacağını belirlemek için bir fizibilite çalışması yapar ve bunun için gerekli olan denetim faaliyetlerine karar verir. Kapsam genişletme için verilen teklifi kabul eden kuruluşta, kapsam genişletme denetimi planlanır ve gerçekleştirilir. Kapsam genişletme, uygun durumlarda, gözetim denetimi ile birlikte gerçekleştirilebilir. Talep kapsam daraltma ise denetim gerçekleştirilmeden yeni sertifika düzenlenir. 4.1.6. Adres Değişikliği Başvurusu Kuruluşların adres değişikliği başvurusu olması durumunda, teklifi kabul eden kuruluş, bir üretim kuruluşu ise veya sunulan hizmet için ilgili adreste hizmet üzerinde etkisi olan bir faaliyet gerçekleştiriliyorsa ve ilgili referans standardın gerekleri açısından bir değişiklik olması ihtimali söz konusu olursa adres değişikliği denetimi planlanır. PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 3/14
4.2. Denetim Programının Hazırlanması Denetim programı, belgelendirmesi gerçekleştirilecek kuruluşların, yönetim sistem(ler)inin tüm şartlarının ispatlanmasını gerektiren denetim faaliyetlerini içeren tüm belgelendirme çevirimi için, ilgili standard(lar) baz alınarak oluşturulur. Denetim programı, iki-aşamalı ilk denetim, birinci ve ikinci yıllarda gözetim denetimi ve üçüncü yılda sertifikanın son geçerlik tarihinden önce yeniden belgelendirme denetimini içerir. Üç yıllık belgelendirme çevrimi, belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararı ile başlar. Denetim programının ilk kez oluşturulmasında, denetimlerin sonrasında veya müşterilerle ilgili oluşan değişiklikler sonrasında yapılacak herhangi bir düzenlemede, müşteri kuruluşun büyüklüğü, yönetim sisteminin, ürünlerin ve proseslerin kapsamı ve karmaşıklığı, bunların yanı sıra yönetim sisteminin etkinliği ve önceki denetimlerin sonuçları göz önüne alınır. Denetim Programı, Planlama Sorumlusu tarafından, başvuruların tamamlanıp sözleşmelerin yapılmasından sonra oluşturulur ve Belgelendirme Müdürü tarafından onaylanır. 4.3. Denetimlerin Planlanması 4.3.1. Genel Proks bünyesinde gerçekleştirilecek denetimler, Planlama Sorumlusu tarafından; Başvuruların durumu, Gözetim ve yeniden belgelendirme denetimleri ile diğer kısa süreli denetimler, EA ve NACE kodları ve ilgili kategoriler, Denetçi ve teknik uzmanların durumları, Kuruluşların talepleri, dikkate alınarak planlanır. 4.3.2. İlk Belgelendirme Denetimlerinin Planlanması ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 22000 ilk belgelendirme denetimleri, Aşama 1 ve Aşama 2 şeklinde olmak üzere, (2) iki aşamalı olarak planlanır. ISO 9001 ve ISO 14001 ilk belgelendirme denetimlerinde, Aşama 1 denetiminin tamamının veya en azından bir kısmının, müşterinin sahasında gerçekleştirilmesine karar verilebilir. Bu amaçla: ISO 9001 ve ISO 14001 ilk belgelendirme denetimleri için, Planlama Sorumlusu tarafından, TÜRKAK R.40.05 doğrultusunda, kuruluşun dahil olduğu risk grubu belirlenir. ISO 9001 için: En Yüksek Risk Grubu ve Yüksek Risk Grubu, ISO 14001 için; En Yüksek Risk Grubu, Yüksek Risk Grubu ve Orta Risk Grubu içerisinde yer alan kuruluşlarda, Aşama 1 denetiminin müşterinin sahasında gerçekleştirilmesi şarttır. ISO 9001 için; Orta Risk Grubu ve Düşük Risk Grubu, ISO 14001 için; Düşük Risk Grubu nda yer alan kuruluşlarda, Aşama 1 denetimi müşterinin sahasına gitmeden de gerçekleştirilebilir. ISO 22000 ilk belgelendirme denetimlerinde, Aşama 1 denetimi, müşterinin sahasında gerçekleştirilir. Aşama 1 denetiminin süresi, toplam denetim süresinin 1/3 ü, Aşama 2 denetiminin süresi, toplam denetim süresinin 2/3 ü olacak şekilde planlanır. PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 4/14
Aşama 1 ve Aşama 2 denetimleri arasındaki süre 6 aydan fazla olmamalıdır. Daha uzun sürelerde Aşama 1 denetimi tekrar yapılmalıdır. İlk belgelendirme denetimlerinin (2) iki aşamasının da müşterinin sahasında gerçekleştirileceği durumlarda, öncelikle Aşama 1 denetimi için tarih ve denetim ekibi belirlenerek, teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce, Planlama Sorumlusu tarafından, Denetim Planı ilgili kuruluşa bildirilir. Aşama 1 ile Aşama 2 denetimleri arasındaki zamana karar verirken, Aşama 1 denetiminde belirlenen, problemli olan alanların çözümünde müşterinin ihtiyaçları göz önüne alınır. Proks da Aşama 2 denetimi için düzenlemelerini gözden geçirir. Aşama 1 denetiminin tamamlanmasını takiben, Aşama 2 denetimi için tarih ve denetim ekibi belirlenerek, teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce, Planlama Sorumlusu tarafından, Denetim Planı ilgili kuruluşa bildirilir. 4.3.3. Gözetim Denetimlerinin Planlanması Gözetim denetimleri, en azından yılda 1 kez gerçekleştirilir. İlk belgelendirmeyi takip eden ilk gözetim tarihi, Aşama 2 denetiminin son gününden 12 ay sonrasını geçmeyecek şekilde belirlenir. Gözetim denetimleri, yukarıda belirlenen prensip doğrultusunda, kuruluşlar izlenmek suretiyle planlanır. Gözetim denetimleri, Planlama Sorumlusu tarafından, 12 aylık periyodun dolmasından (2) iki ay önce denetim tarihi belirlenerek, Gözetim Denetimi Bildirim Formu ile teyit edilmesi amacıyla ilgili kuruluşa bildirilir. Gözetim denetimleri planlanırken, belgelendirilmiş müşterinin yönetim sisteminin, verilen belgelendirmenin esas alındığı standardla ilgili belirli şartları sağladığının tayini için aşağıdaki konular ile ilgili bilgi alınabilir: a) Proks tarafından, belgelendirilmiş müşteriye, belgelendirme ile ilgili hususlar hakkında sorular sorulmasını, b) Müşterinin işlemleri hakkında (Örn. Promosyon materyali, web sitesi) beyanlarının gözden geçirilmesi, c) Müşteriden dokümanları ve kayıtları sağlamasını istemesi (Kağıt ve elektronik ortam üzerinde), d) Belgelendirilmiş müşterinin performansının diğer yollarla izlenmesi. Daha sonra, üzerinde uzlaşılan denetim tarihi için, denetim ekibi belirlenerek, teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce, Planlama Sorumlusu tarafından, Denetim Planı ile ilgili kuruluşa bildirilir. 4.3.4. Yeniden Belgelendirme Denetimlerinin Planlanması Yeniden belgelendirme denetimlerinin tarihi, sertifika geçerlilik süresi baz alınarak belirlenir. Yeniden belgelendirme denetimleri, yukarıda belirlenen prensip doğrultusunda izlenmek suretiyle planlanır. Sertifika geçerlilik süresi bitecek kuruluşlara, sertifika geçerlilik süresi bitmeden (4) dört ay önce, yeniden belgelendirme denetimi tarihi belirlenmek üzere, Planlama Sorumlusu tarafından hazırlanan Yeniden Belgelendirme Denetimi Bildirim Formu ilgili kuruluşa bildirilir. Daha sonra üzerinde uzlaşılan denetim tarihi için, denetim ekibi belirlenerek, teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce, Planlama Sorumlusu tarafından, Denetim Planı ilgili kuruluşa bildirilir. Yeniden belgelendirme denetimi faaliyetleri, yönetim sisteminde, müşteride veya yönetim sisteminin işlem gördüğü şartlarda önemli değişiklikler olduğu zaman (Ör. Mevzuatta değişiklikler) Aşama 1 denetimi gerektirebilir. Böyle bir durumda, PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 5/14
öncelikle Aşama 1 denetimi için tarih belirlenerek, teyit edilmesi amacıyla, Planlama Sorumlusu tarafından, Denetim Planı ilgili kuruluşa bildirilir. Aşama 1 ile Aşama 2 denetimleri arasındaki zamana karar verirken, Aşama 1 denetiminde belirlenen, problemli olan alanların çözümünde müşterinin ihtiyaçları göz önüne alınır. Proks da Aşama 2 denetimi için düzenlemelerini gözden geçirir. Aşama 1 denetiminin tamamlanmasını takiben, Aşama 2 denetimi için tarih ve denetim ekibi belirlenerek, teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce, Planlama Sorumlusu tarafından, Denetim Planı ilgili kuruluşa bildirilir. 4.3.5. Kısa Süreli Denetimlerinin Planlanması Proks, şikâyetleri araştırmak, değişikliklere cevap vermek veya askıya alınmış müşterilerin takibi için kısa süreli denetimler gerçekleştirebilir. Bu gibi durumlarda Proks; a) Hangi şartlarda kısa süreli ziyaretlerin gerçekleştirileceğine dair şartları belgelendirilmiş müşteriye, Belgelendirme Sözleşmesi ile bildirmekte ve bu ziyaretler için önceden müşteriyi haberdar etmektedir, b) Müşterinin, denetim ekibi üyelerine itiraz şansı olmayacağı için, denetim ekibinin atanmasında daha dikkatli olmalıdır. Kapsam değişikliği denetimleri için, bir gözetim denetimiyle birlikte veya ayrı bir denetimle gerçekleştirileceği konusunda uzlaşma sağlanır. Üzerinde uzlaşılan duruma göre, ilgili kuruluşta bir gözetim denetimi veya referans standardın tüm ilgili maddeleri üzerinde denetim yapılacak şekilde planlama yapılır. Adres değişikliği durumlarında denetim yapılması gerektiğinde, ilgili kuruluşta, referans standardın adres değişikliğinden etkilenebilecek tüm maddeleri ile ilgili denetim yapılacak şekilde planlama yapılır. Takip denetimleri, kuruluş tarafından, düzeltici faaliyet(ler)in tamamlandığının yazılı olarak bildirimi dikkate alınarak planlanır. Düzeltici faaliyet(ler)in tamamlanma süresi (3) üç ayı geçtiği takdirde, kuruluşun tüm sistemi yeniden değerlendirilecek şekilde planlama yapılır. Takip denetimleri, belgelendirilecek/belgelendirilmiş kuruluş tarafından, düzeltici faaliyetlerin kapatılması için belirlenen süre sonunda kabul edilmemesi durumunda, makul ve mücbir sebepler söz konusu ise Belgelendirme Müdürü kararı ile en çok üç (3) ay ve bir (1) defa ertelenebilir. Kısa süreli denetimler, teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce, Planlama Sorumlusu tarafından, Denetim Planı ile ilgili kuruluşa bildirilir. 4.3.6. Denetim Sürelerinin Belirlenmesi Denetimlerin planlanması aşamasında, denetimlerin tam ve etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli süre belirlenirken, çalışan sayısı, denetim tipi ve kapsamı yanında, aşağıdaki durumlar göz önüne alınır: a) İlgili yönetim sistemi standardının şartları, b) Büyüklük ve karmaşıklık, c) Teknolojik ve düzenleyici içerik, d) Yönetim sistemi kapsamındaki aktivitelerden herhangi birinin dış kaynaklara aktarımı, e) Önceki denetimlerin sonucu, f) Çok sahalı durumlar, PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 6/14
g) Yerleşim özellikleri. Tüm denetimlerde, denetim tiplerine göre kaç adam/gün denetim yapılacağı ve denetim gün sürelerinde yapılacak azaltma veya arttırmalar, Denetim Süreleri Belirleme Talimatı doğrultusunda yapılır. GGYS denetim sürelerinde hiçbir şekilde azaltma yapılamaz. Takip denetimlerinin süresi, uygunsuzluk kategorilerine bağlı olarak, belgelendirme denetim süresini geçmeyecek şekilde ve düzeltici faaliyet(ler)in sayısı dikkate alınarak belirlenir. Kapsam ve adres değişikliği denetimlerinin süresi, bu denetimlerin nasıl gerçekleştirileceği (Bir gözetim denetimi gibi) konusundaki karar doğrultusunda belirlenir. 4.3.7. Çok Sahalı Kuruluşların Denetimleri Müşterinin çeşitli sahalarda aynı faaliyetleri kapsayan yönetim sistemi denetimi için çok sahalı örnekleme alındığında, Proks, yönetim sisteminin uygun denetimini sağlamak için, bir örnekleme programı uygulamaktadır. Belgelendirme, gözetim veya yeniden belgelendirme denetimi yapılacak çok sahalı kuruluşlar için örnekleme sayıları, aşağıdaki gibi hesaplanır: 1. Örneklemeler için seçilecek sahaların, en azından %25 i rastgele seçilir. 2. Örneklemeler seçilirken aşağıdaki kriterler göz önüne alınır: - Sahaların iç denetimleri ve yönetimin gözden geçirme veya bir önceki denetim sonuçları, - Alınan şikayetler ve şikayetler ile ilgili gerçekleştirilen düzeltici/önleyici faaliyetler, - Sahaların büyüklükleri (Dikkate değer olanları), - Vardiyalı çalışmalar ve dokümantasyon, - Yönetim sisteminin karmaşıklığı ve sahalarda yönetilen prosesler, - Son sertifikasyon denetiminden sonra ortaya çıkan değişiklikler, - Yönetim sistemi olgunluğu ve organizasyon hakkındaki bilgi, - Çevre yönetim sistemleri için; çevresel konular, çevre boyutları ve etkileri, - Yasal şartlar, dil ve kültür farklılıkları, - Sahaların coğrafik dağılımı. 3. Örneklemeler aşağıdaki gibi seçilir: Aşağıda kullanılan denklemler, düşük orta risk grubunda olan ve sahalarda, çalışan sayısı 50 den az olan işletmeler içindir. Ziyaret edilecek minimum saha sayısı; x: Saha sayısı, y: Denetim gerçekleştirilecek saha sayısı İlk Belgelendirme: y= x (Çıkan sonuç bir üst tamsayıya yuvarlanır) Gözetim: y=0,6 x (Çıkan sonuç bir üst tamsayıya yuvarlanır) PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 7/14
Yeniden Belgelendirme: y=0,8 x (Çıkan sonuç bir üst tamsayıya yuvarlanır) Örnek Hesaplama: Hiyerarşik yapıda olan bir organizasyon(merkez ofis, ulusal ofis, bölgesel ofis, yerel ofis) 1 Merkez Ofis: Her denetim döngüsünde ziyaret edilir.(ilk, gözetim, yeniden belgelendirme) 4 Ulusal Ofis, Örnekleme= 2: en az 1 i rastgele 27 Bölgesel Ofis, Örnekleme= 6: en az 2 si rastgele 1700 Yerel Ofis, Örnekleme= 42: en az 11 i rastgele Örnekleme uygulamasının gerekçeleri, her müşteri için dokümante edilmektedir. İşletmelerin sayısı (merkez büro hariç) (1) İlk denetim için örnekleme sayısı (2) Gözetim denetimi için örnekleme sayısı* (3) Belge yenileme denetimi için örnekleme sayısı (4) 1-2 %100 (hepsi) Hepsi Hepsi - 3-4 2 2 2 * 5-9 3 2 3 * 10-25 4-5 3 4 * 26-36 6 4 5 * 37-49 7 5 6 * 50-64 8 5 7 * 65-100 9-10 6 8 * 101-121 11 7 9 * 122-144 12 8 10 * 145-169 13 8 11 * 170-225 14-15 9 12 * 226-256 16 10 13 * 257-289 17 11 14 * 290-324 18 11 15 * 325-400 19-20 12 16 * > 400 en az 21 en az 13 en az 17 * Notlar (5) Örnekleme işletmelerin en az % 25 i rastgele seçilmelidir. Geri kalanı ise belli bir zaman dilimi için olabildiğince nitelik farklılığı gösteren işletmeler arasından seçilmelidir.,çok Sahalı Kuruluşların Denetimlerinin Planlanması Çok sahalı kuruluşların, etkin bir GGYS ilk belgelendirme denetimi için, aşağıdaki durumlar dikkate alınmalıdır: Örneklenen sahaların iç denetim bulgularının değerlendirilmesi kuruluşun tüm sahalarının iç denetim bulgularına eşit sayılabilir. Yılda en az 1 kez merkez, GGYS nin denetimini gerçekleştirmelidir. Yılda en az 1 kez örneklenen sahalarda gözetim denetimi gerçekleştirilmelidir. PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 8/14
Örneklenen her sahanın denetim bulguları mevcut sistemin göstergesi olarak değerlendirilmeli ve buna istinaden yapılacak faaliyetler ve durumlar yazılı hale getirilmelidir. Tüm sahalar aynı faaliyette ve aynı ülkede olmalıdır. Tüm sahalar bir merkez tarafından kontrol altında tutulmakta ve ISO 22000 standardına göre yönetilmelidir. Her sahada belgelendirmeden önce 3 yıl içerisinde iç denetim gerçekleşmiş olmalıdır. Belgelendirme sonrasında, belgelendirme periyodunda her saha için iç denetim gerçekleştirilmelidir. İç denetimler ISO 22000 standardına göre yapılmalıdır. Seçilmiş sahalardaki denetim bulguları tüm sistemin tamamlayıcısı olarak değerlendirilmeli ve düzeltme buna göre uygulanmalıdır. Her denetim için rapor yazılmalıdır. Bu raporlar, kuruluşun kullandığı ön gereksinim programlarını, referanslarını, kullanılan HACCP kriterlerini, HACCP takımı hakkında yorumları ve GGYS ile ilgili diğer konuları içermelidir. A, B, G, H, J kategorilerinde yer alan kuruluşlar için; 1. Saha sayısı 20 ye kadar olan kuruluşlar için tüm sahalar denetlenmelidir. 2. Saha sayısı 20 den fazla olan kuruluşlar için, aşağıdaki tablo doğrultusunda çok sahalı kuruluş denetimleri uygulanmalıdır. Toplam Tesis Sayısı x 1 ile 20 arasında 21 22 23 24 25 26 27 28 20 nin üzerindeki tesis sayısı 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Denetim edilecek ilave tesis sayısı 0 1 1 1 1 1 2 2 2 Denetim edilecek tesis sayısı x 21 21 21 21 21 22 22 22 Kategorisi C, D, E, F, I, K, L ve M olan kuruluşlar için, tüm sahalar denetlenmelidir. Bu durum tüm denetimler için geçerlidir. Takip denetimlerinde, takip denetimi gereği belirlenen tüm sahalar denetlenmelidir. Gözetim denetimlerinde, belgelendirme denetimlerindekinin 1/3 ü oranında saha sayısı denetlenmelidir. Yeniden belgelendirme denetimlerinde, belgelendirme denetimlerindekinin 2/3 ü oranında saha sayısı denetlenmelidir. Proks, çoklu saha belgelendirmesinde örneklemenin en az %25 ini rastgele yapar. İlk belgelendirme denetiminde, kuruluşun merkez ofisi denetime mutlaka dahil edilir. Diğer sahaların seçimi ise proseslerin sahalar arası ilişkisine, kritik proseslerin hangi sahalarda olduğuna veya en fazla prosese sahip olan sahaya bakılarak rastgele yapılır. Eğer kuruluşun belgelendirmeye konu olan faaliyetlerini yürüttüğü tüm sahaları aynı zamanda denetim için hazır değilse kuruluştan belgelendirmeye konu olacak sahaların hangileri olduğu öğrenilir ve planlama bu sahalara göre yapılır. PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 9/14
4.3.8. Denetim Ekibinin Belirlenmesi Denetim ekibi belirlenirken dikkate alınacak hususlar aşağıda verilmiştir: ü Denetim yapılacak kuruluşun EA ve NACE kodu ile ilgili kategoriler, ü Denetim hedefleri, kapsamı, kriterleri ve tahmini süresi, ü Denetimin kombine/entegre denetim olma durumu, ü Denetim ekibinin denetim yapılan faaliyetten/kuruluştan bağımsızlığı ve çıkar çatışması, ü Denetimin yapıldığı dil ve denetlenenin sosyal ve kültürel özellikleri. Tüm denetim tiplerinde, görevlendirilecek denetim ekibi oluşturulurken, denetim ekibinden en az bir Denetçi, kuruluşun faaliyet alanı ile ilgili EA ve NACE kodunda ya da ilgili kategoride atanmış olmalıdır. Bunun sağlanamadığı durumlarda ekipte, kuruluşun faaliyet alanı ile ilgili EA ve NACE kodunda ya da ilgili kategoride atanmış Teknik Uzman(lar) görevlendirilir. Denetim yapılacak kuruluşta, son (2) iki yıl içinde eğitim veren, danışmanlık yapan veya çıkar çatışması söz konusu olan Başdenetçi, Denetçi veya Teknik Uzman, denetim için görevlendirilemez. Takip denetimleri için denetim ekibi belirlenirken, uygulanabildi i durumlarda uygunsuzlu u yazan denetçinin uygulanamadı ı durumlarda bir önceki denetim ekibinden en az bir ki inin takip denetimi ekibinde bulunması sa lanır. Uygunsuzlu a göre saha ile ilgili uzmanlık gerekti inde uygun atanmı denetçi olmaması durumunda denetim ekibinde teknik uzman bulundurulur. 4.3.9. Denetim Planının Hazırlanması Denetim Planı, görevlendirilen Başdenetçi tarafından, denetim ekibinde yer alan Denetçi ve Teknik Uzmanların, uzmanlık alanları ile ilişkili ürün/hizmet/proses veya standard maddelerini denetlemelerini sağlayacak şekilde oluşturulur. Denetim Planı, her bir denetçinin bağımsız olarak, günlük asgari 8 saatlik denetim gerçekleştirmesini esas alacak şekilde oluşturulur. Zorunlu durumlarda denetim süresi, 1 gün için en çok 2 saat uzatılabilir. Denetim/gün süresine aday denetçiler dahil edilmez. Denetim Planı oluşturulurken, yemek için verilen ara ve kuruluşun sahaları arasında harcanan ulaşım zamanları, denetim süresine dahil edilmez. 4.3.10. Denetim Öncesi Kuruluşların ve Denetim Ekibinin Bilgilendirilmesi Denetimler öncesinde denetim gerçekleştirilecek kuruluşa, yukarıda ilgili başlıklar altında belirlenen şekilde, denetim ekibinde görev alacak Denetçiler ve Teknik Uzmanların adlarının yer aldığı bir Denetim Planı iletilir. Bu şekilde, denetim tarihleri ve denetim ekibi üzerinde müşteri kuruluş ile önceden mutabakat sağlanır. Proks, müşteriye herhangi bir Denetçi (Başdenetçi, Denetçi, Dış Denetçi) veya Teknik Uzmanın görevlendirilmesi ile ilgili itirazlarına ve geçerli bir itiraz olduğu durumlarda, ekibin yeniden düzenlemesine yetecek kadar süre önceden, istendiği takdirde denetim ekibinin üyeleri için gerekli geçmiş bilgilerini de sağlar. Kuruluş, makul sebeplerle denetim ekibi üyelerinde değişiklik talebinde bulunursa, Planlama Sorumlusu tarafından, yazılı gerekçe sunmaları istenir. Bu uygulama tüm denetimler için geçerlidir. Makul sebeplere örnek olarak, çıkar çatışması durumları (bir denetim ekibi üyesinin kuruluşun eski çalışanı olması veya PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 10/14
kuruluşa danışmanlık hizmeti vermiş olması gibi) veya daha önceki ahlaki olmayan davranışlar gösterilebilir. Kuruluşlardan, denetimi teyit ettiklerini belirten bilgi alındığında, Planlama Sorumlusu tarafından, görevlendirilen denetim ekibi üyeleri, Denetim Ekibi Bilgilendirme Formu gönderilerek bilgilendirilir. Denetim ekibinin bilgilendirilmesi ve kuruluşa ulaşma gibi faaliyetlerin koordinasyonundan Başdenetçi sorumludur. 4.4. Denetimlerin Gerçekleştirilmesi Denetimlerin gerçekleştirilmesi ve raporlanması, Denetim Prosedürüne göre yürütülür. 4.5. Değerlendirme ve Belgelendirme Kararı Denetim ekibinin hazırladığı rapor son karar olmayıp, Belgelendirme Komitesine görüş niteliğindedir. Denetimler sonrasında, tespit edilmiş olan majör ve minör uygunsuzlukların tamamen kapatıldığı garanti altına alınmadan, belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararı için, Belgelendirme Komitesine öneride bulunulmaz. Uygunsuzlukların tamamen kapatıldığının teyit edilmesinden sonra; Aşama 1 Denetim Raporu -Aşama 1 denetimi sahada ise- Aşama 1 Denetim Planı -Aşama 1 denetimi sahada ise- Aşama 1 Açılış/Kapanış Toplantısı Formu Denetim Bulguları Formu -Varsa- Uygunsuzluk Bildirim Formları Aşama 2 Denetim Planı Aşama 2 Açılış/Kapanış Toplantısı Formu -Varsa- Düzeltme/düzeltici faaliyetlere ilişkin kayıtlar Belgelendirme Komitesine sunulur. Belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararları için gerekli kayıtların Belgelendirme Komitesine sunulması, Planlama Sorumlusu tarafından yapılır. Belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararlarını alan kişi ve komite üyelerinin, denetim gerçekleştirenlerden farklı olması esastır. Belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararlarını alan kişi ve komiteler, karar almadan önce aşağıdakileri teyit eder: a) Denetim ekibi tarafından sağlanan bilgilerin, belgelendirme şartları ve belgelendirme kapsamı açısından yeterliliği, b) Aşağıdakileri gösteren tüm uygunsuzluklar için, denetim ekibinin düzeltme ve düzeltici faaliyetleri gözden geçirdiği, kabul ettiği ve doğruladığı: 1) Yönetim sistem standardının bir veya daha çok şartının yerine getirilemediği, 2) Müşterinin yönetim sistemi ile ilgili hedeflenen çıktılara ulaşmak yeteneğine dair önemli şüphelerin oluştuğu durumlar. c) Diğer uygunsuzluklar için müşterinin planlanan düzeltme ve düzeltici faaliyetlerini gözden geçirdiği ve kabul ettiği. PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 11/14
Belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararları için Değerlendirme ve Karar Formları, Planlama Sorumlusu tarafından hazırlanır. Belgelendirme Komitesi, Değerlendirme ve Karar Formu ile ilgili kuruluşun dosyasında yapılan gözden geçirme ve değerlendirme sonucunda, ilgili kuruluşun belgelendirilmesi veya yeniden belgelendirilmesi doğrultusunda karar alır. Belgelendirme Komitesi, belgelendirme kararını; denetim bulgularının, sonuçlarının ve diğer ilgili bilgilerin (kamu bilgileri, müşterinin denetim raporu hakkındaki yorumları) değerlendirilmesini temel alarak verir. Belgelendirme Komitesi, yeniden belgelendirme hakkındaki kararları, yeniden belgelendirme denetimi sonuçlarına, belgelendirme periyodu boyunca sistemin gözden geçirilmesine ve belgelendirme kullanıcılarından gelen şikayetlere dayanarak vermektedir. Belgelendirme Komitesinde yapılan gözden geçirme ve değerlendirme sonucunda, muallakta kalan, detaylı bilgi gerektiren durumlarda, raporu hazırlayan Başdenetçiden bilgi talep edilebilir. Bu durumlarda kuruluşa ait karar, sonraya bırakılır. Belgelendirme Müdürü, Başdenetçi ile iletişim kurarak gerekli bilgilere ulaşılmasını sağlar. Denetimin gerçekleştirilemediği durumlarda alınan karar, Belgelendirme Müdürü tarafından, bir yazı ile ilgili kuruluşa bildirilir. Belgelendirme Komitesinin belgelendirmeye ilişkin olumsuz kararı veya belgelendirmenin sürdürülmesine engel bir durum tespiti sonrası, Belgelendirme Müdürüne ilgili kuruluştan, söz konusu sebepleri ortadan kaldırması ve takip denetimi talebinde bulunması için, yazılı olarak başvurması istenir. İlk belgelendirme, yeniden belgelendirme ve takip sebebiyle yapılan denetimler için, Belgelendirme Komitesinin olumlu kararı sonrası, Değerlendirme ve Karar Formları, Belgelendirme Komitesi ve alınan kararın Proks adına sahiplenilmesi amacıyla Belgelendirme Müdürü tarafından imzalanır. 4.6. Sertifikanın Düzenlenmesi Belgelendirme Komitesi ve Belgelendirme Müdürü tarafından imzalanan Değerlendirme ve Karar Formları, sertifikaların düzenlenmesi amacıyla Planlama Sorumlusuna iletilir. Düzenlenen sertifikada, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır: 1. Yönetim sistemi belgelendirilen müşterinin adı, coğrafi yeri (veya merkez bürosunun coğrafi yeri ve çok işletmeli belge kapsamındaki işletmeler), 2. Sertifikanın ilk yayın tarihi, yayın tarihi, geçerlilik tarihi ve belgelendirme periyodu, 3. Yeniden belgelendirme döngüsüyle tutarlı ilk yayın tarihi ve belgelendirme periyodu, 4. Tanımlama kodu (Sertifika No), 5. Belgelendirilmiş müşterinin denetiminde kullanılan standard ve/veya hüküm ifade eden doküman, yayın ve/veya revizyon numarası, 6. Uygulanabilir olduğunda, ürün (hizmet de dahil), proses vb. ile ilgili belgelendirme kapsamı 7. Proks in adı, adresi ve logosu, diğer logolar (ör. Akreditasyon sembolü), 8. Belgelendirmede kullanılan standard veya hüküm ifade eden dokümanın gerektirdiği diğer bilgiler, 9. Revize edilmiş belgelendirme dokümanının yayınlanması durumunda, revize edilmiş doküman ile herhangi önceki PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 12/14
kullanılmaz dokümanı ayırt edecek yol. Çok sahalı kuruluşların sertifikalarında, -gereken durumlarda- belgelendirilmesi uygun görülmüş bütün sahaların adresleri, sertifika üzerinde veya sertifika ekinde belirtilebilir. Kuruluş yazılı talepte bulunduğu takdirde Proks, her saha için, kapsamın yer aldığı birer sertifika eki hazırlayıp kuruluşa iletebilir. Sertifikaların kodlanması için uygulanacak yöntem aşağıda verilmiştir: X XX XXXX Mü teri No Yıl Yönetim Sistemi Kodu Yönetim Sistemi Kodları: Q E F B O C H Kalite Yönetim Sistemi Çevre Yönetim Sistemi Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi Helal Gıda Yönetim Sistemi Düzenlenen sertifikalar, Belgelendirme Müdürü koordinasyonunda, Genel Müdür veya yetkilendirilen diğer personel(ler) tarafından imzalanır. Proks da kalmak üzere fotokopisi alınır ve ilgili kuruluşun dosyasına takılır. Sertifikalarda, İlk Onay Tarihi olarak, belgelendirme karar tarihi yazılır. Sertifikanın geçerlilik süresi Geçerlilik Tarihi kısmına yazılır. Sertifikanın bitiş süresi ise Bitiş Tarihi kısmına yazılır. Sertifikanın kapsam ve adres değişikliği sebebiyle yeniden yayınlanması gereken durumlarda, Yeniden Düzenlenme Tarihi yazılır. Sertifikanın geçerlilik ve bitiş süresi için, İlk Onay Tarihi baz alınır. Kuruluşun sertifikası, düzenlenen faturanın kuruluş tarafından ödenmesini takiben, kargo aracılığı ile gönderilir veya imza karşılığı elden teslim edilir. Sertifika düzenlenen kuruluşlar, Planlama Sorumlusu tarafından, Belgeli Kuruluşlar Veri Tabanı na kaydedilir. 4.7. Belgelendirmenin Sürdürülmesi Proks, müşterinin yönetim sistemi standardı şartlarını yerine getirmeye devam ettiğini göstermesini esas alarak belgelendirmeyi sürdürür. PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 13/14
Daha ileri bir bağımsız gözden geçirme olmadan, Başdenetçinin olumlu sonuç belirtmesine dayanarak, müşterinin belgelendirmesi sürdürülebilir. Bu amaçla, gözetim, kapsam veya adres değişikliği denetimleri ve unvan değişikliği denetimleri için Değerlendirme ve Karar Formları, Planlama Sorumlusu tarafından hazırlanır. Gözetim, kapsam veya adres değişikliği sebebiyle yapılan denetimlere ait denetim raporları ve ekleri ile Değerlendirme ve Karar Formları, Planlama Sorumlusu tarafından Belgelendirme Müdürüne iletilir. Belgelendirme Müdürü tarafından yapılan değerlendirme sonrası, uygun görülen gözetim, kapsam veya adres değişikliği denetimleri ve unvan değişikliği denetimleri için Değerlendirme ve Karar Formları imzalanır ve sertifikaların basılması amacıyla Planlama Sorumlusuna iletilir. Belgelendirmenin askıya alınması veya geri çekilmesine yol açabilecek uygunsuzluklar belirlenmesi durumunda Başdenetçi, belgelendirmenin sürdürülüp sürdürülmeyeceğini belirlemek üzere, ilgili denetim raporu ve eklerinin, Belgelendirme Komitesinde ele alınmasını talep edebilir. Rev. No. Revizyon Tarihi REVİZYON BİLGİLERİ Revizyon İçeriği 0 -- İlk yayın. 1 30.06.2014 Madde 4.3.4 güncellendi. 2 01.10.2014 Bilgi güvenliği yönetim sistemi kodlamasının eklenmesi ve sertiifika formatının revize edilmesi nedeniyle prosedür yeniden yayınlandı. 3 19.08.2015 Çok sahalı kuruluşların denetlenmesine ilişkin bilgiler güncellendi. 4 21.12.2015 Madde 4.3.8 e majör uygunsuzlukların takip denetiminde görevlendirilecek denetçi yetkinliği ile ilgili ekleme yapıldı. HAZIRLAYAN YÖNETİM TEMSİLCİSİ ONAY GENEL MÜDÜR PR.01 03.01.2014 21.12.2015 4 14/14