ARAÇLAR: Yazım ve Dilbilgisi (F7): Yazılan belgede bulunan yazım hatalarını bulmak için kullanılır. Microsoft'un hazırladığı Office programı ile birlikte bilgisayara yüklenen sözlük (custom.dic) kullanılanarak yazım denetimi yapılır. Yazım denetimi yaparken bu sözlükte bulunan sözcüklerle karşılaştırma yapılmaktadır. Sözlükte bulunmayan sözcükleri yanlış olarak varsaymaktadır. "Yazım Denetimi ve Dilbilgisi" penceresinde bulunan "Seçenekler" komut düğmesine tıklandığında ekrana sağdaki pencere gelir. Eğer burada "Yazarken yazımı denetle" seçeneği işaretliyse yanlış yazılmış sözcüklerin ve sözlükte olmayan sözcüklerin altı ekranda kırmızı ile çizilir.
"Her zaman düzeltme öner" seçeneği işaretliyse solda bulunan pencerenin "Öneriler" bölümünde düzeltme önerir. Yazım denetimi (Araçlar"+"Yazım ve dilbilgisi") başlatıldığında sözlükte olmayan ya da yanlış yazılmış sözcük "Sözlükte olmayan" bölümünde gözükür. "Öneriler" bölümünde yanlış yazılan sözcüğün ne olabileceği bir liste halinde verilir. Bu bölümden olması gereken sözcük seçilir. Eğer sizin yazmak istediğiniz sözcük yoksa kırmızı ile belirtilen yanlış yazılmış sözcüğün üzerine tıklanır, elle düzeltme yapılır. Sonra sağ tarafta bulunan "Değiştir" komut düğmesine tıklanır. Eğer aynı yazım hatasından birden fazla yapıldığını düşünüyorsanız "tümünü değiştir" komut düğmesine basmanız gerekmektedir. Böylelikle o yazım hatalasının tümünün düzeltilmesini sağlamış olursunuz. Eğer yazdığınız sözcüğün doğru olduğundan eminseniz bu sözcüğü "Ekle" komut düğmesine tıklayarak kullandığınız sözlüğe ekleyebilirisiniz. Daha önce sözlükte bulunmayan sözcüğü sözlüğe ekledikten sonra, o sözcükle daha sonra karşılaştığında yanlış olarak imlemeyecektir. Dil: Dil Seçimi "Araçlar"+"Dil"+"Dil Ayarla" Yazdığınız belgenin dilini belirlemeye yarar. Belirlenen dile göre yazım denetimi yapar. Dil penceresinden seçim yapıldıktan sonra "Varsayılan" komut düğmesi tıklanmalıdır.
Heceleme ("Araçlar"+"Dil"+"Hecele") Word'de Bir belge yazarken satırın sonuna gelen ve o satıra sığmayan sözcükler bölünmez. alt satıra kayar. Genelde yazılan bir belgede sözcüklerin bölünmesi de istenmez. Fakat iki daha fazla sütun olarak yazılmış belgelerde bir "İki yana yasla" seçeneği seçilmişse belgenin görüntüsü göze hoş gelmez. Bu gibi durumlarda Bir veya de Heceleme yapmak gerekir. Heceleme yapmak için "Araçlar"+ "Dil" + "Hecele" seçilir. Belgeyi otomatik olarak hecele" yazısının üzerine tıklanır. Eğer sizin hecelemek istediğiniz sözcük belgenin sağ tarafından 0,75 cm'lik bir alan içine düşüyorsa heceleme yapılır. İstenirse heceleme "El ile" de yapılır. O zaman "Belgeyi otomatik hecele" seçilmez. Sözcük Sayımı: Belgede bulunan sayfa, paragraf, sözcük, harf sayısı hakkında bilgi verir. Otomatik Özet: İngilizce metinler için yapılır. Otomatik Düzelt: Bir metni yazarken yapılan bazı yanlışlıkları kullanıcıya sormadan otomatik olarak düzeltilmesini sağlar. Örneğin; nokta işaretinden sonra başlayan ilk sözcüğün kendiliğinden büyük harfe çevrilmesi. Değişiklikleri İzle: Belge Birleştir Belgeyi Koru
Adres Mektup Birleştir: Yazılmış olan bir metnin, farklı kişiler için, üzerinde o kişiye ait veriler değiştirilerek yazılmasında kullanılır. Form Oluşturma 1. Metinde yapılacak değişiklikler bir tablo haline getirilir. Bu tablonun başlık satırı mutlaka bulunmalıdır (Veri tabanı oluşturmak için). Tablo sayfanın ilk satırından başlamalıdır. Bir satır boşluk olursa aşağıdaki işlem basamakları çalışmaz!!!! Biçimlendirilmiş: Madde İşaretleri ve Numaralandırma No Ad Soyad Adres İlçe İl 1 Hasan Fahri Vural Atatürk Anadolu Meslek Lisesi 2 Melek Yıldız Tonga Atatürk Anadolu Meslek Lisesi Altındağ Ankara Altındağ Ankara 2. Veri tabanı kaydedilir. 3. Oluşturulacak metin yeni bir sayfada yazılır ya da daha önceden yazılmışsa ekrana açılır. Biçimlendirilmiş: Madde İşaretleri ve Numaralandırma 1.4. "Araçlar" + "Adres Mektup Birleştir" 2.5. "Yarat" seçilir. 3.6. "Mektup formları" seçilir. 4.7. Etkin Pencere (Üzerinde düzenleme yapacağınız belge açık ve en üstte ise) değilse "Yeni Ana Belge" Düzenle seçilir.
5.8. "Veri Kaynağı Aç" seçilir. 6.9. 1 no'lu işlem basamağında kaydedilen Veri tabanını seçilip "Aç" komut düğmesine basılır. 7.10. "Ana Belge Düzenle" seçilir. Ekranda "Adres Mektup Birleştir" araç çubuğu belirir. 8.11. "Birleştirme Alanı Ekle" açılır menüsüne tıklandığında veri tabanının başlığında yazan alan isimleri gözükür. Önce eklenecek yere fare ile tıklanır. Sonra "Birleştirme Alanı Ekle"ye tıklanır. Daha sonra eklenecek alan adı ismine tıklanır. Eklenecek alan adı imlecin bulunduğu yerde belirir. Örneğin "Ad" alanı eklenmişse <<Ad>> biçiminde belirir. 12. İşlem tamamlandıktan sonra "Adres Mektup Birleştir" araç çubuğu üzerinde bulunan "Yeni Belgeye Birleştir" simgesi üzerine tıklanır. Veri tabanında kaç kayıt (satır) bulunuyorsa o kadar belge birbiri ardına oluşturulur.
Benzer işlem basamakları izlenerek "Mektup etiketleri", "Zarflar" ve "Katalog" oluşturulabilir. Zarflar ve etiketler Makro: Birden fazla komut kullanarak yapılacak bir işlemi tek bir komut haline çevirmek için kullanılır. Örneğin, hazırladığınız bir metindeki bazı bölümleri 1. 8 punto 2. Arial 3. 3 cm içeriden 4. Sola dayalı 5. İtalik 6. Koyu yapmak istiyorsunuz. Görüldüğü gibi 6 işlem basamağı var. Bu işlemi belgenizde veya daha sonra da aynı biçimde kullanmak istiyorsunuz. Bu işlem basamaklarını makroya çevirerek bir işlem basamağı haline getirebilirsiniz. Bu işlem basamaklarını makroya çevirmek için 1. Bir paragraf seçilir. 2. "Araçlar" + "Makro" + "Yeni Makro Kaydet" seçilir. 3. "Makro Kaydet" penceresi açılır. Makronunzun bu belge dışında açacağınız tüm belgelerde kullanılmasını istiyorsanız "Makroyu kaydetme yeri (normal.dot)" olarak kalmasını sağlayınız. Sadece bu belge için kullanılmasını istiyorsanız "Tüm Belgeler (Normal.dot)" yazısı üzerine tıklayınız. Çalıştığınız belgenin adı gözükecektir. Belgenizin adına tıklayarak makronuzun sadece çalıştığınız belge için etkin olmasını sağlayabilirsiniz. Makronuzu Araç çubuğunda bir komut haline getirmek için "Araç Çubuğu", kısayol tuşu haline getirmek için "Klavye" simgesi üzerine tıklamanız gerekecektir. Makroya bir isim vermek için "Makro Adı" metin kutusuna makronun adı yazılır.
4. "Makro ata" çerçevesi içinde bulunan "Araç çubuğu" simgesi üzerine tıklayınız. Sol taraftaki pencere gözükür. Bu pencerenin sağ tarafında bulunan komutlar bölümündeki "Normal.NewMacros.deneme isimli1 yazı üzerine tıklanıp parmak kaldırılmadan ekranın üst tarafında bulunan araç çubuklarından birinin üzerine gidilip fare serbest bırakılır. Böylelikle makromuzu bir komut düğmesi/simgesi haline getirmiş oluruz. Eğer makroyu hem fare ile hem de klavye ile etkin hale getirmek istiyorsak sol tarafta bulunan penceredeki "Klavye" komut düğmesine tıklanır. "Klavye Özelleştir" penceresi açılır. "Yeni kısayol tuşuna bas" metin kutucuğu kullanılarak kısayol tuşu tanımlanır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta daha önceden tanımlanmış kısayol tuşlarını kullanmamaktır. Bunun için üçlü tuş takımı kullanmak en uygunu olabilir. Örneğin bu örnek için tanımlayacağımız makronun kısayol tuşu olarak "Ctrl+Shift tuşu ve P" harfini tanımlayalım. Bunun için bu üç tuşa aynı anda basmak gerekir.. Daha sonra "ata" komut düğmesine basılır. Bu makroyu Word'ün tüm belgelerinde kullanmak için "Değişiklikleri Kaydet" kısmında "Normal" seçili olmalıdır. Sadece yazdığınız belgede aktif olması için yazdığınız dosya adının seçili olmasını sağlayınız. "Kapat" komut düğmesini kullanarak tüm pencereleri kapatınız.
Ekranda makro araç çubuğu belirir. Makro araç çubuğu makroyu durdurmak/çalıştırmak veya makroyu kapatmak için kullanılır. Makromuzu yapılandırmak için seçili alana aşağıdaki işlem basamakları sırasıyla uygulanır. 1. 8 punto 2. Arial 3. 3 cm içeriden 4. Sola dayalı 5. İtalik 6. Koyu Bütün işlemler bittikten sonra makro araç çubuğundaki "Kaydı durdur" ya da "Araçlar"+"Makro"+"Kaydı durdur" seçilir. Makroyu işletmek için ya araç çubuğundaki deneme1 isimli simgeye tıklanır ya da "Ctrl+Shift+P"ye basılır. Şablonlar ve Eklentiler Özelleştir: Araç çubuklarınında değişiklik yapmak için kullanılır. "Araçlar"+"Özelleştir" seçilir. Değiştirilecek araç çubuğu seçilir. Örneğin, "Kategoriler" bölümünden "Biçim" seçilir. "Komutlar" bölümünden "Üstsimge" tıklanır. Farenin tuşu basılı tutularak ekranın üst kısmında bulunan araç çubuğunun uygun bir yerine bırakılır. Araç çubuğunda "Üstsimge" düğmesi/simgesi belirir. Artık bu komut işletileceği zaman üst simge yapılacak karakter seçilir ve bu düğmeye basılır.