Sivil Yaşam Derneği Formlar Kılavuzu Sivil Yaşam Derneği Formlar Kılavuzu derneğin tüm faaliyet, çalışma, görev ve görevlendirmelerinde kullanılan formlarını bir çatı altında toplayan kılavuzdur. Bu kılavuzda tüm formlar ilgili başlıklara gore ayrılmış ve değiştirilebilir formatta bırakılmıştır. İlgili formların ne için, kim tarafından ve nasıl doldurulacağı aşağıda detaylı olarak açıklanmıştır. 1. Formlar 1. Divan Formları 1.1. Divan Rapor Formatı 1.2. Mali Komite Rapor Formatı 1.3. Tu zu k Denetleme Kurulu Açılış Raporu Formatı 1.4. Tu zu k Denetleme Kurulu Kapanış Raporu Formatı 2. Başvuru Formları 2.1. Ev Sahipliği Başvuru Formu 2.2. Siyamder Aday Üyelik Başvuru Formu 2.3. Siyamder Yönetici Başvuru Formu 3. Yerel Kurul Formları 3.1. Yerel Kurul Teknik Bilgiler Kartı 3.2. Yerel Kurul Faaliyet Raporu 4. Yönetici Rapor Formları 4.1. Yönetici Aylık Rapor Formatı 4.2. Yönetici Yarıyıl Rapor Formatı 4.3. Yönetici Yılsonu Rapor Formatı 5. Proje ve Girişimler Rapor Formları 5.1. Siyamder Programları 6 Aylık Rapor Formatı 5.2 Ulusal Program Başvuru Formu 6. Dış Toplantı Rapor Formları 6.1. Ulusal Toplantı Raporu 6.2. Uluslararası Toplantı Raporu 7. Genel Kurul Formları 7.1. Tu zu k ve İç Tu zu k Değişiklik Formları 7.2. Usul Dilekçesi/Önerge Formu
1.1 Divan Rapor Formatı: 2. Formların Kullanılışı Kim Doldurur: Divan Sekreteri Ne İçin Doldurulur: Genel Kurul Raporu Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kuruldan en geç 5 gün sonra Genel Sekretere Divan Genel Kurulda oturumları yönetmek ve yönlendirmek amacıyla oluşturulan ve Siyamder delegelerinden oluşan Genel Kurulun en üst organını temsil etmektedir. Divan Başkan, Başkan Yardımcısı ve Divan Sekreterinden oluşmaktadır. Divan Raporu Divan Sekreteri tarafından tutulmakta ve toplantının bitişinin ardından tüm Genel Serverlar ile paylaşılmalıdır. Divan Raporu Genel Kurul gündeminde yer alan ve görüşülen tüm maddelere ilişkin yapılan görüşme ve bu görüşmeler sonucunda varılan sonuçların yer aldığı bir dökümandır. Divan Raporu içerisinde söz alan kişiler ve Yerel Kurulları, yapılan oylamalar ve sonuçları, görüşülen gündem maddeleri mutlaka sistematik bir şekilde belirtilmelidir. Divan Raporu Genel Kurul toplantısının bitişinden en geç 5 gün sonra gensek@siyamder.org adresine Divan Sekreteri tarafından gönderilmelidir. Siyamder Genel Sekreteri Divan Raporuna gerekli düzenleme ve eklemeleri de yaparak son halini vererek tüm Siyamder resmi serverlarından bu belgeyi paylaşmaktadır.
1.2 Mali Komite Raporu: Kim Doldurur: Mali Komite Ne İçin Doldurulur: Finansal Şeffaflık Sağlamak Amacıyla Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Bir Sonraki Genel Kurulda- Divana Mali Komite Raporları Genel Kurullarda sunulmak üzere hazırlanan ve bir aktivitenin tüm finansal döküm ve anlaşılabilirliğini sağlayan raporlardır. Mali Komiteler Siyamder Ulusal Genel Kurulları ve Syamder Ulusal Gençlik Zirveleri için oluşturulur. Mali Komite içerisinde tüzüğün ilgili maddesi uyarınca ev sahibi Yerel Kuruldan üye bulunamaz. Ulusal Genel Kurul Mali Komiteleri, ilk Genel Oturumda seçilmektedir. Ulusal Gençlik Zirvesi Mali Komiteleri ise konuya ilişkin ilgisini Zirve nin ilk günü akşamında kadar Genel Sekretere (gensek@siyamder.org) mail yoluyla belirten gönüllü delegeler arasından Ulusal Yönetim Kurulunun kararı ile seçilmektedir. Mali Komite Başkanı raporu bir sonraki Genel Kurulda ilgili gündem maddesinde sunar.
1.3 Tüzük Denetleme Kurulu Açılış Raporu Formatı Kim Doldurur: Tüzük Denetleme Kurulu Ne İçin Doldurulur: Tüm Resmi Başvuruların Denetimi ve Oy Hakkının Sağlanması Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kurul İkinci Oturumunda Sunulur Tüzük Denetleme Kurulu Siyamder Genel Kurulları esnasında oluşturulan ve Genel Kurul işleyişi ile alınan kararlar, başvuru ve adaylıklar, uygulamalar gibi tüm içeriğin tüzük ile uygun olmasını sağlamakla yükümlü olan yapıdır. Tüzük Denetleme Kurulu Genel Kurul açılış oturumu esnasında seçilir ve Genel Kurulun kapanışına kadar görevi devam eder. Tüzük Denetleme Kurulu Genel Kurulun ilk akşamında en yoğun faaliyetini göstermektedir. İlk gün gerçekleşen ilk Genel Oturum sonunda Tüzük Denetleme Kurulu tüm adaylıklara, statü değişikliklerine, ev sahipliği başvurularına ve delegasyon formlarına ilişkin belgelerin basılı hallerini teslim alır. Bunları ilk akşam kontrol eder ve tüm adaylıkların, ev sahipliği başvurularının, statü değişikliklerinin geçerli olup olmadıklarını kontrol eder ve oy haklarının doğru şekilde verilmesini sağlar. Açılış Raporunun hazırlanmasının ardından bunu başkanlar serverına gönderir ve tüm Genel Kurul katılımcıları ile paylaşabilir.
1.4 Tüzük Denetleme Kurulu Kapanış Raporu Kim Doldurur: Tüzük Denetleme Kurulu Ne İçin Doldurulur: Genel Kurulun Değerlendrilmesi İçin Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kurul Kapanışında Sunulur Tüzük Denetleme Kurulu Siyamder Genel Kurulları esnasında oluşturulan ve Genel Kurul işleyişi ile alınan kararlar, başvuru ve adaylıklar, uygulamalar gibi tüm içeriğin tüzük ile uygun olmasını sağlamakla yükümlü olan yapıdır. Tüzük Denetleme Kurulu Genel Kurul açılış oturumu esnasında seçilir ve Genel Kurulun kapanışına kadar görevi devam eder. Genel Kurul süresince görevine devam eden Tüzük Denetleme Kurulu kapanış raporunu Genel Kurulun son oturumu sonunda katılımcılar ile paylaşır. Bunu sağlayabilmek amacıyla taslak kapanış raporu son oturum öncesinde hazırlanmalıdır. Kapanış Raporu içerisinde Açılış Raporunda belirtilen durumlardan değişenler, değişme sebepleri, askıya alınan iç tüzük maddeleri var ise bunlar, seçim sonuçları ve bunların uygunlukları, oy hakkını kazanan Yerel Kurullar ve kapanış itibariyle üyelik durumları yer almalıdır. Kapanış Raporu Genel Kurul esnasında son gündem maddesi olarak sunulmalı ve ardından başkanlar serverına gönderilmelidir.
2.1 Ev Sahipliği Başvuru Formu Kim Doldurur: Yerel Kurullar Ne İçin Doldurulur: Aktivtelere Ev Sahipliği Yapmak İçin Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kurul dan 7 gün once 23.59 a kadar Genel Sekretere Sivil Yaşam Derneği Ulusal Aktiviteleri daima bir Yerel Kurulun ev sahipliğinde gerçekleşmektedir. Bunlar Ulusal Genel Kurul ve Ulusal Gençlik Zirvesi aktiviteleridir. Her Ulusal aktivitenin ev sahibi olan yerel kurul bir önceki Genel Kurul da adaylık koymalı ve adaylık başvurusunu ilgili gündem maddesi geldiğinde tüzüğün müsade ettiği süre dahilinde sunmalıdır. Ev sahipliği başvurusunda neler bulunacağı Siyamder İç Tüzüğünün 3.2.2 maddesinde açıklanmıştır. Bu belgeler arasında bulunan Ev Sahipliği Başvuru Formu genel kurul olanaklarının ve planlamalarının detayını başvuruyu oylayacak yerel kurul başkanlarına iletmek amacıyla dikkatli ve detaylıca doldurulmalıdır. Başvurunuzun Ev Sahipliği Başvuru formu başvuru sahibi yerel kurulun başkanı tarafından sunumun yapılacağı Genel Kuruldan 7 gün once saat 23.59 a kadar destekleyici dökümanlarla birlikte Genel Sekretere gönderilmelidir. (Örneğin 18 Aralık da başlayacak bir Genel Kurul için 11 Aralık ssat 23.59 a kadar başvurular gönderilmelidir.)
2.2 Siyamder Aday Üyelik Başvuru Formu Kim Doldurur: Bağımsız Gençlik Grupları Ne İçin Doldurulur: Siymder Aday Üyelik Başvurusu İçin Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kuruldan 1 gün öncesine kadar İç İlişkiler Direktörüne Sivil Yaşam Derneği Ulusal yapılanması farklı şehirlerdeki üye Yerel Kurullardan oluşmaktadır. Bu Yerel Kurullar bir şehirde ikamet eden gönüllü gençlerin bir araya gelerek kendi şehirlerinde bir Siyamder Yerel Kurulu açmak amacıyla oluşturduğu ve bir Siyamder Ulusal Genel Kuruluna katılarak sunumunu gerçekleştirdikleri bağımsız gençlik gruplarıdır. Tüzüğün ilgili maddesi gereği bir şehirde sadece bir Siyamder Yerel Kurulu açılabilir. Aday Üyelik başvurusunda bulunmak isteyen gençlik grupları öncelikli olarak bir araya gelerek bu konuda kesin bir çalışma kültürü geliştirmelidirler. İç Tüzüğün 2.2.2 maddesinde belirtilen belgeler ile tüm bağımsız gruplar Aday Üyelik Statüsü kazanmak amacıyla Genel Kuruldan 1 gün öncesine kadar belgelerini Siyamder İç İlişkiler Direktörüne gönderirler. Bu belgelerin basılı halleri de Tüzük Denetleme Kuruluna, başvurulan Genel Kurulun ilk oturumu sonunda teslim edilmelidir. Aday Üyelik Başvuru Formu bağımsız grupların Siyamder Yerel Kurulu status kazanması sırasında doldurması gereken bir bilgi belgesidir. Bu belgenin eksiksiz ve dikkatli bir şekilde doldurulması Yerel Kurul adayının kabulü noktasında kolaylık sağlamaktadır.
2.3 Siyamder Yönetici Başvuru Formu Kim Doldurur: Siyamder Gönüllüleri Ne İçin Doldurulur: Siyadmer Ulusal Yönetici Başvurusu Esnasında Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kuruldan 1 Hafta Öncesine Kadar Genel Sekretere Siyamder Ulusal Yöneticileri bir Siyamder Yerel Kurulu tarafından delege edilen ve Siyamder faaliyet ve yerel kurullarını iyi tanıyan, başvurduğu pozisoynun tüm Türkiye çapındaki sorumluluklarını yerine getirebilecek kişilerdir. Ulusal Yöneticilerin seçimleri Siyamder Genel Kurullarında tamamıyla demokratik yöntemlerle gerçekleşmektedir. Bir Ulusal yöneticilik pozisyonuna aday olmak isteyen gönüllülerin taşıması gereken şartlar ve başvurusu esnasında sunması gereken belgeler Siyamder İç Tüzüğünün 4.1.2 numaralı maddesinde belirtilmiştir. Bu belgeler arasında Siyamder Yönetici Başvuru Formu da yer almaktadır. Başvuru formu başvuru sahibinin Siyamder içerisindeki faaliyetlerini belirten ve tanımlayıcı bir dökümandır. Bu form Yerel Kurulun başkanı tarafından imzalanıp kaşelenmelidir. Başvuru formu destekleyici dökümanlarla birlikte Genel Sekretere Genel Kuruldan 7 gün once 23.59 a kadar gönderilmelidir.
3.1 Yerel Kurul Teknik Bilgiler Kartı Kim Doldurur: Yerel Kurullar Genel Sekreterleri Ne İçin Doldurulur: Yerel Kurulu Tanıtmak İçin Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Gerektiğinde Online Olarak Doldurulur Sivil Yaşam Derneği Yerel Kurulları gönüllülük esaslı çalışmaları ve gençlik kuruluşları olmaları sebebiyle dinamik yapılardır ve gönüllüleri ve görev alan kişiler zaman zaman değişebilmektedir. Teknik Bilgiler Kartı bir yerel kurulun yönetim ve yürütme kurulunun kimlerden oluştuğu, hangi pozisyonlarda kimlerin görev aldığını belirten bir dizin olarak düşünülebilir. Bir Ulusal Yönetici ilgili yerel kurulda herhangi bir yöneticiye ulaşmak istediğinde bu form üzerinden ulaşım sağlayarak ilgili kişiyi görmektedir. Teknik Bilgiler Kartı yönetim kurulu veya çalışma grubu direktörlerinde değişiklikler olduğunda veya Yerel Kurul kongresini gerçekleştirdiğinde Yerel Kurulun Genel Sekreteri tarafından güncellenmelidir. Bu form kolay ulaşılabilir ve güncel olması için online hale getirilmiştir.
3.2 Yerel Kurul Faaliyet Raporu Kim Doldurur: Yerel Kurullar Ne İçin Doldurulur: Yerel Kurulun Faaliyetlerini Bildirmek İçin Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kuruldan 1 gün öncesine kadar Genel Sekretere Sivil Yaşam Derneği Yerel Kurulları düzenli olarak faaliyetlerini Ulusal Kurula bildirmekte ve faaliyetlerinde koordinasyonu ön planda tutmaktadır. Bu amaçla Yerel Kurullar bir önceki dönem içerisinde gerçekleştirdikleri faaliyetleri bildirmek vasıtasıyla aktiflik seviyelerini belirtmektedirler. Yerel Kurul faaliyet raporu her Siyamder Yerel Kurulu tarafından 6 aylık dönemlerle doldurulmalıdır. Tüm Siyamder Yerel Kurulları Genel Kuruldan 1 gün öncesine kadar Yerel Kurul Faaliyet Raporunu doldurmalı ve Genel Sekretere iletmelidir. Aksi halde tam üye yerel kurullar oy haklarını kaybetmekte, aday üye yerel kurullar ise üyelikten düşebilmektedir.
4.1 Yönetici Aylık Rapor Formatı Kim Doldurur: Siyamder Ulusal Yöneticileri Ne İçin Doldurulur: Aylık Faaliyetlerini Raporlama İçin Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Her ayın 3 ü 23.59 a kadar online doldurulur. Siyamder Ulusal Yöneticileri Siyamder Ulusal Genel Kurulları esnasında seçilen ve görev süreleri boyunca seçildikleri pozisyonun sorumluluklarını taşıyarak Siyamder in ulusal politikalarını geliştiren kişilerdir. Bu kişiler görevde bulundukları süre boyunca her ay düzenli olarak bir önceki aya ilişkin faaliyet ve çalışmalarını, raporlamak ve bunu Denetim Kuruluna bildirmek durumundadır. Yönetici Aylık Raporları her ay içn bir sonraki ayın 3 ü saat 23.59 a kadar gönderilmelidir. Gönderilen Yönetci Raporları Genel Sekreter tarafından Denetim Kuruluna iletilmekte ve dikkatle incelenmektedir. Yönetici raporlarını sisteme yüklemeyen yöneticilerin Denetim Kurulu tarafından savunması alınmakta ve gerekmesi durumunda Yönetici Bütçelerinde kesintiye gidilmektedir.
4.2 Yönetici Yarıyıl Rapor Formatı Kim Doldurur: Siyamder Ulusal Yöneticileri Ne İçin Doldurulur: 6 aylık faaliyetlerini raporlamak için. Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kuruldan Önce Genel Sekretere. Siyamder Yönetim Kurulu, Destek Birimi Direktörleri ve Denetim Kurulu her yıl Haziran Genel Kurulu nda seçilmektedir. Çalışma Grubu direktörleri ise her yıl Aralık Genel Kurulunda seçilmekte ve 1 yıl görevde kalmaktadır. Bir Siyamder yöneticisinin görevden ayrılması veya uzaklaştırılması gibi sebeplerle pozisyonun boşalması durumunda seçim bir önceki Genel Kurulda da yapılabilir. Yönetici Yarıyıl Raporları 1 yıl süreyle seçilen Siyamder yöneticilerinin geride kalan 6 aylık dönemde faaliyet ve çalışmalarındaki motivasyonu, kendi gelişimlerine ne kadar katkı sağladıkları ve derneğe sağladıkları katkılar gibi durumları incelemek amacıyla doldurulan raporlardır. Bu raporlar Genel Kurulun ilgili oturumundan once hazırlanmalı, yazılı bir rapor formatında kurumsal database kaydı için Genel Sekreter tarafından teslim alınmalı, ilgili oturumda ise Yönetici tarafından sunularak Genel Kurul tarafından onanmalıdır.
4.3 Yönetici Yılsonu Rapor Formatı Kim Doldurur: Siyamder Ulusal Yöneticileri Ne İçin Doldurulur: Görev Süresinin Sonunda Raporlama İçin Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Dönem Sonunda Genel Sekretere Siyamder Yönetim Kurulu, Destek Birimi Direktörleri ve Denetim Kurulu her yıl Haziran Genel Kurulu nda seçilmektedir. Çalışma Grubu direktörleri ise her yıl Aralık Genel Kurulunda seçilmekte ve 1 yıl görevde kalmaktadır. Bir Siyamder yöneticisinin görevden ayrılması veya uzaklaştırılması gibi sebeplerle pozisyonun boşalması durumunda seçim bir önceki Genel Kurulda da yapılabilir. Görev süresi olan 1 seneyi tamamlayan Siyamder yöneticileri geride bıraktıkları dönemin bir değerlendirmesini yapmak ve kendisinden sonra seçilen Siyamder yöneticisine gerekli bilgi ve belgeleri altarmalıdır. Bu aktarım (hand over) süreçlerinin sağlıklı yürütülebilmesi için her dönem sonunda Siyamder Yöneticilerinin bir Yılsonu Raporu doldurmaları gerekmektedir. Bu rapor sunumun yapılacağı oturumdan önce Siyamder Genel Sekreterine teslim edilmeli ve ilgili oturumda sunularak onaylanmalıdır.
5.1 Siyamder Programları 6 Aylık Rapor Formatı Kim Doldurur: Ulusal Program Direktörleri Ne İçin Doldurulur: Programın Gelişiminden Haberdar Etmek İçin Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kuruldan 7 gün once 23.59 a kadar Genel Sekretere Siyamder çatısı altında yapılan çalışmalar iki türde incelenmektedir. Bunlar projeler ve programlardır. Projeler bir Siyamder yerel kurulunda başlatılan, derneğin hedef ve amaçlarından birisinin gerçekleştirilmesine katkı sağlayan yerel aktivitelerdir. Projeler belirli bir süre uygulandıktan ve başarılı olduğu görüldükten sonra diğer Yerel Kurullarda da uygulanmasının teşvik edilmesi amacıyla Genel Kurula sunularak Ulusal Programlar haline getirilebilirler. Ulusal Program haline getirilmek istenen Projeler için bir Program Koordinatörü olmalı ve projenin tüm Yerel Kurullarda uygulanmasını detaylı olarak incelemeli ve sağlamalıdır. Genel Kurula sunularak kabul edilen Programlar için her 6 ayda bir detaylı bir rapor sunulmalı ve geride bırakılan 6 ay içerisinde Ulusal Program ile ilişkili olarak hangi çalışmaların gerçekleştirğini belirtmelidir. Bu rapor Ulusal Program Direktörü tarafından Genel Kuruldan 7 gün öncesi saat 23.59 a kadar Genel Sekretere sunulmalıdır. Aynı zamanda ilgili gündem maddesi geldiğinde Program Direktörleri Genel Kurula program raporunu sözlü olarak da sunmak durumundadır. Program raporu Genel Kurula sunulmasının ardından onaylanmalı ve kabul edilmelidir. Genel Kurulda raporu onaylanmayan veya sunulmayan Programlar sona erdirilir.
5.2 Ulusal Program Başvuru Formu Kim Doldurur: Yerel Kurullar Ne İçin Doldurulur: Projeleri Program Haline Getirmek Amacıyla Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kuruldan 7 gün once 23.59 a kadar Genel Sekretere Siyamder çatısı altında yapılan çalışmalar iki türde incelenmektedir. Bunlar projeler ve programlardır. Projeler bir Siyamder yerel kurulunda başlatılan, derneğin hedef ve amaçlarından birisinin gerçekleştirilmesine katkı sağlayan yerel aktivitelerdir. Projeler belirli bir süre uygulandıktan ve başarılı olduğu görüldükten sonra diğer Yerel Kurullarda da uygulanmasının teşvik edilmesi amacıyla Genel Kurula sunularak Ulusal Programlar haline getirilebilirler. Ulusal Program haline getirilmek istenen Projeler için bir Program Koordinatörü olmalı ve projenin tüm Yerel Kurullarda uygulanmasını detaylı olarak incelemeli ve sağlamalıdır. Ulusal Program haline getirilmesi istenen projelerin taşıması gereken koşullar Siyamder İç Tüzüğünün 5.3.2.8 maddesinde açıklanmaktadır. Ulusal Program haline getirilmek istenen projenin başvurusu koordinatörü tarafından Genel Kuruldan 7 gün öncesi saat 23.59 a kadar Genel Sekretere gönderilmelidir.
6.1 Ulusal Toplantı Raporu Kim Doldurur: Siyamder I Yurtiçindeki Dış Toplantılarda Temsil Edenler Ne İçin Doldurulur: Toplantının Raporlanması Amacıyla Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Toplantıdan 3 gün sonra 23.59 a kadar Dış İlişkiler Direktörüne Sivil Yaşam Derneği faaliyetlerini profesyonel düzlemde ve kurumsal hafıza oluşturarak yapmayı hedefleyen bir gençlik derneğidir. Bu sebeple dış paydaşların bulunduğu ve derneğin temsil edildiği tüm toplantılar kayıt altına alınmakta ve bu toplantılara ilişkin raporlar oluşturularak kurumsal duruş belirlenmektedir. Ulusal Toplantı Raporu bir Siyamder gönüllüsünün Türkiye içeriside katıldığı herhangi bir toplantının ardından doldurması gereken rapordur. Bu rapor ilgili kişiler tarafından toplantının sona erdiği tarihten 3 gün sonrası saat 23.59 a kadar Siyamder Dış İlişkiler Direktörüne gönderilmelidir.
6.2 Uluslararası Toplantı Raporu Kim Doldurur: Siyamder I Uluslararası Dış Toplantılarda Temsil Edenler Ne İçin Doldurulur: Toplantının Raporlanması Amacıyla Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Toplantıdan 7 gün sonra 23.59 a kadar Dış İlişkiler Direktörüne Sivil Yaşam Derneği faaliyetlerini profesyonel düzlemde ve kurumsal hafıza oluşturarak yapmayı hedefleyen bir gençlik derneğidir. Bu sebeple dış paydaşların bulunduğu ve derneğin temsil edildiği tüm toplantılar kayıt altına alınmakta ve bu toplantılara ilişkin raporlar oluşturularak kurumsal duruş belirlenmektedir. Uluslararası Toplantı Raporu bir Siyamder gönüllüsünün yurtdışındaki veya Türkiye sınırları içerisindeki uluslararası bir toplantıya ilişkin hazırlamak durumunda olduğu rapordur. Bu rapor toplantının sona erdiği tarihten en geç 7 gün sonra 23.59 a kadar Siyamder Dış İlişkiler Direktörüne gönderilmelidir.
7.1 Tüzük ve İç Tüzük Değişiklik Formu Kim Doldurur: Yerel Kurullar, Ulusal Yöneticiler Ne İçin Doldurulur: Tüzük Değişikliği Önermek Amacıyla Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kurul Esnasında Divan Masasına Sivil Yaşam Derneği Genel Kurulları gönüllülerin bir araya gelerek dernek politika ve felsefelerini şekillendirdiği katılımcı demokrasinin bir örneği sayılabilecek geniş çaptaki ulusal toplantılardır. Bu toplantılar esnasında tüm Siyamder Yerel Kurulları kendi şehirlerini temsil etmekte ve alınan kararlarda eşit düzeyde söz sahibi olmaktadır. Tüzük ve İç Tüzük Değişiklik Formu Siyamder Tüzük ve İç Tüzüğünde yapılmak istenen bir değişiklik için ilgili kişilerin doldurması gereken formdur. Bu form içerisinde değiştirilmek istenen maddelerin güncel hali, nasıl değiştirilmek istendiği ve iki format arasındaki farklar bulunmalıdır. Bu form bir Siyamder Yerel Kurulu veya Ulusal Yöneticisi tarafından oluşturulmalı ve bir Yerel Kurul veya Ulusal Yönetici tarafından desteklenmelidir. Bu form Genel Kurul esnasında Divan Masasına bırakılır.
7.2 Usul Dilekçesi- Önerge Formu Kim Doldurur: Yerel Kurullar, Ulusal Yöneticiler Ne İçin Doldurulur: Genel Kurul Gündeminde Değişiik Amacıyla Ne Zaman- Nereye Teslim Edilir: Genel Kurul Esnasında Divan Masasına Sivil Yaşam Derneği Genel Kurulları gönüllülerin bir araya gelerek dernek politika ve felsefelerini şekillendirdiği katılımcı demokrasinin bir örneği sayılabilecek geniş çaptaki ulusal toplantılardır. Bu toplantılar esnasında tüm Siyamder Yerel Kurulları kendi şehirlerini temsil etmekte ve alınan kararlarda eşit düzeyde söz sahibi olmaktadır. Genel Kurul esnasında herhangi bir konunun görüşülmesi, karara bağlanması veya tartışılması tamamiyle Siyamder delegeleri tarafından belirlenmektedir. Herhangi bir konunun tartışılması veya gündemden çıkarılması, oylanması veya oylanmaması gibi tüm süreçler için bir Siyamder Yerel Kurulu Önerge verebilir. Önergeler Genel Kurul esnasında herhangi bir konuya ilişkin hazırlanarak Divan Kurulu masasına bırakılır.