1 / 5 REVİZYON BİLGİSİ REVİZYON NO AÇIKLAMA Rev. İlk yayın BU DOKÜMAN SİSTEM DENETİM BELGELENDİRME NİN ÖZEL DOKÜMANIDIR. İZİNSİZ KOPYALANAMAZ 1. AMAÇ ve KAPSAM:
2 / 5 Bu prosedür, SDB nin kalite politikasında belirttiği prensipler doğrultusunda, tetkik ve belgelendirme faaliyetlerinin bir parçası olarak yürüteceği doküman inceleme işlemlerini detaylı açıklamak için oluşturulmuştur. 2. TANIMLAR Belgelendirme: Ürünlerle, proseslerle, sistemlerle veya kişilerle ilgili üçüncü taraf doğruluk beyanı. Tetkik: Kayıtlar, beyanlar veya diğer ilgili bilginin elde edilmesi ve bunların belirlenmiş şartların gerçekleştirilme miktarını tayin etmede objektif olarak değerlendirilmesi için uygulanan sistematik, bağımsız, dokümante edilmiş proses. Müşteri: Tetkik hizmetini alan kuruluş. Prosedür: Bir faaliyeti veya prosesi icra etmek için belirlenen yol. Doküman: Bilgi ve onun destekleyici dokümanı. 2. UYGULAMA ve SORUMLULUKLAR 2.1 Kuruluştan Talep Edilecek Dokümanlar Doküman inceleme işlemi, SDB sistem haritasında da belirtildiği gibi, tüm tetkiklerden en önce gerçekleştirilen bir süreçtir. Ön tetkik, 1. ve 2. aşama tetkik gibi birbirini takip eden tetkiklerin her birinden önce tekrar doküman inceleme yapılmaz. Doküman incelemek için, müşteriden dokümanlar sözleşmenin onaylanması aşamasında, basılı yada elektronik ortamda temin edilir. Kuruluştan istenecek dokümanlar; politika ve hedeflerin doküman haline getirilmiş beyanları, El kitabı, İlgili standardın öngördüğü dokümante edilmiş prosedür ve süreçler, Süreçlerin etkin planlanmasını, uygulanmasını ve kontrolünü sağlamak için kuruluşun ihtiyacı sonucu oluşturulan dokümanlar (formlar hariç),
3 / 5 Yönetim sistemi kapsamıyla ilgili, uymak zorunda oldukları yasal ve mevzuat şartlarının ve/veya standardlarının bir listesi, uyduklarına dair beyan ve/veya bunları içeren dokümanlar 2.2 Doküman İnceleme Ekibi Doküman incelemeyi gerçekleştirecek tetkikçi ekibi, süresi ve tarihi tetkik ekibi, süresi ve tarihi belirleme süreci ve prosedüründe anlatıldığı şekilde belirlenir. Doküman incelemeyi gerçekleştiren tetkikçiler, saha tetkikini gerçekleştirecek olanlarla aynı yada ekibin üyelerinden olmalıdır. Ekipteki en az bir tetkikçi kuruluşun faaliyet alanına uygun EA koduna sahip olmalı ve uymak zorunda olduğu yasal şartlara hakim olmalıdır. 2.3 Doküman İnceleme İşlemi Doküman inceleme işlemi şu şekilde gerçekleştirilir; kuruluş tarafından, tetkik edilecek yönetim sistemi standardına göre oluşturulmuş olan, yukarıda belirtilen güncel dokümanlar SDB ye kuruluş tarafından ulaştırıldıktan sonra, daha önceden belirlenen tarih ve sürelerde ilgili tetkikçiler standard ve kuruluşun yönetim sistemi kapsamıyla ilgili yasal şartları dikkate alarak dokümanları incelerler. Bu sırada tetkikçiler tarafından doküman inceleme raporu doldurulur. İnceleme sonucunda eğer herhangi bir uygunsuzluk tespit edilmemiş ise planlanan tarihteki saha tetkiki gerçekleştirilir. Eksik doküman yada uygunsuzluk saptandığında kuruluşa geri dönülerek saha tetkikinden eksiklik yada uygunsuzlukların giderilmesi istenir. Tamamlanan eksiklikler tetkikçiler tarafından onaylanarak, müşterinin dosyasına kaldırılır, gizlilik prensibine kayıtların kontrolü prosedürüne göre korunur. Fakat, ilgili standard ve yasal şartların uyulmasıyla ilgili dokümantasyonda büyük eksikliklerin tespit edilmesi durumunda, bu eksikliklerin kapatıldıktan sonra tekrar bir doküman inceleme işlemine gerek duyulabilir. Buna doküman inceleme tetkik ekibi lideri karar verir. 2. bir doküman inceleme sürecine gerek duyulduğunda yada eksiklik ve uygunsuzlukların saha tetkikinden önce giderilmediği durumlarda, takip eden tarihlerde gerçekleştirilecek
4 / 5 saha tetkik tarihleri, planlama sorumlusu tarafından müşteri ile birlikte mutabakata varılarak gerekirse revize edilir ve görevlendirilmiş olan tetkik ekibine duyurusu yapılır. 2.4 Uygunsuzlukların Kuruluşa Bildirilmesi ve Kuruluş Tarafından Kapatılması Doküman inceleme sonucunda eğer uygunsuzluk tespit edildiyse, sayısıyla birlikte bu durum doküman inceleme raporunda belirtilir. Ayrıca, her bir uygunsuzluk için bir adet uygunsuzluk tanım formu doldurularak kuruluşa gönderilir. İlgili düzeltici faaliyet kuruluş temsilcisi tarafından tespit edilir, gerçekleştirilir, ilgili dokümanlar raporla birlikte SDB ye kuruluş tarafından gönderilir. 2.5 Kuruluş Dokümanlarının Güncellenmesi Durumu SDB ye kuruluş tarafından gönderilen dokümanların iptali, revizyonu yada ilave dokümanların oluşması durumunda, kuruluş bu durumdan SDB yi haberdar etmek ve güncel dokümanları göndermekle yükümlüdür. Bu yükümlülük kuruluşa sözleşmede belirtilmiştir. 3. KAYITLAR Doküman inceleme raporu Sözleşmeler Uygunsuzluk tanım formu 4. PROSEDÜRÜN BELGELENDİRME SİSTEMİ PRENSİPLERİMİZ İLE İLİŞKİSİ Tarafsızlık Objektif delilleri içeren gözlem ve uygunsuzluk raporları
5 / 5 Yetkinlik Sorumluluk Açıklık Gizlilik Şikayetlere yanıt verme Tetkik ekibinden en az 1 kişinin kuruluşun EA/NACE kodları kapsamında olması ve kuruluşun tabi olduğu yasal mevzuata hakim olma zorunluluğu SDB:Doküman incelemenin objektif kanıtlara dayanma şartı Kuruluş:doküman değişikliklerinin SDB ye bildirim zorunluluğu Tetkik ekibi ve komitesinden gizlilikle ilgili beyanlara onayların alınması