DÖKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 1.0 AMAÇ Bu prosedürün amacı; Başkanlığımızda oluşturulan kalite yönetim sisteminin uygunluğunun ve etkinliğinin sürekliliğini sağlamak, iyileştirme fırsatlarını değerlendirmek, üzere Kalite Yönetim Sistemi içerisindeki her türlü şekil veya çeşitli ortamlarda oluşturulmuş iç ve dış kaynaklı dokümanların kontrolünü sağlamak ve belirlenmelerine yönelik bir yöntem oluşturmaktır. 2.0 KAPSAM Bu prosedür, Kalite Yönetim Sistemimiz ile ilgili dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayımı, dağıtımı, güncelleştirilmesi, değiştirilmesi, saklanması, yürürlükten kaldırılan dokümanların toplanması, imhası ve dış kaynaklı dokümanların kontrolünü kapsar. 3.0 ĐLGĐLĐ DOKÜMANLAR 3.1. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan tüm dokümanlar. 4.0 SORUMLULAR 4.1. Daire Başkanı 4.2. Kalite Yönetim Temsilcisi 4.3. Şube Müdürleri/Savunma Uzmanlığı 4.4. Kalite Yönetim Birimi 4.5. Servis Sorumluları 4.6. Kalite Sorumluları 5.0 TANIMLAR Elektronik Ağ: Başkanlığımız Kalite Yönetim Sistemi, Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi, Personel Turnike ve Kartlı Geçiş Sistemi ile Tabldot Hizmeti Đşlemlerini kapsayan internet ortamıdır. Kalite Yönetim Sistemi : Bir kuruluşu kalite standartlarında idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemidir. Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi : Hizmet ve araç taleplerinin alındığı yazılımdır. Personel Turnike ve Kartlı Geçiş Sistemi : Personelin kurum binalarına giriş çıkışlarını takip eden yazılımdır. Tabldot Turnike ve Kartlı Geçiş Sistemi : Personelin kurum yemekhanelerine girişlerini takip eden yazılımdır. Bilgi : Kalite Yönetim Sistemi ortamındaki tüm anlamlı veridir. Doküman : Kalite El Kitabı, Kalite Sistem Prosedürleri, Görev Tanımları, Proses Tanımlama Şemaları, Đşlem Prosedürleri, Talimatlar, Formlar ve Listeler içerisindeki bilgi ve bilginin destekleyici ortamıdır. Revizyon No Tarihi: 00 Sayfa No: 1 / 5

2 Kalite El Kitabı: Kalite Yönetim Sistemimizin temel dokümanı olan Kalite El Kitabı, TS-EN-ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem standardında belirtilen maddelere karşılık gelen Kalite Yönetim Sisteminin kapsamı ve hariç tutmaları, birimimizin tanıtımı, kalite politikası, prosesler ve aralarındaki etkileşimi, dökümante edilmiş prosedürleri ve bunlara atıfları genel hatlarıyla anlatmak amacıyla hazırlanan dokümandır. Organizasyon El Kitabı : Başkanlığımızın organizasyon şeması, birimlerin ve çalışanların görev tanımları ile yetki ve sorumluluklarının belirlendiği dokümandır. Proses (Süreç) : Girdileri çıktılara dönüştüren birbiriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetler dizisidir. Prosedür: Kaliteyi etkileyen bir faaliyeti veya prosesi yerine getirmek amacıyla hazırlanan iş tanımlama dokümanıdır. Proses Tanımlama Şemaları: Başkanlığımızda verilen hizmetlerin proses yaklaşımından hareketle açıklandığı dokümanlardır. Talimat: Prosedürlerde tanımlanmayan detaylı faaliyetlerin nasıl yapılacağını anlatan dokümandır. Görev Tanımı: Süreçlerin görevlerini belirten dokümandır. Yetki ve Sorumluluklar: Personelin yetki ve sorumluluklarını belirten dokümandır. Plan: Kalite uygulamalarını kimin nasıl gerçekleştireceğini ve faaliyet sırasını ortaya koyan dokümandır. Form: Kayıt maksatlı boş olarak hazırlanan dokümandır. Dış Kaynaklı Doküman: Başkanlığımızda verilen hizmetlerin kaynağı olan ve tarafımızca değiştirilemeyen mevzuat, standartlar, kullanma kılavuzları, bakım talimatları gibi dış kuruluşlardan temin edilen veya kullanılan cihazlar beraberinde gönderilen dokümandır. Teknik Dokümanlar: Yapılan hizmeti tanımlayan dokümanlardır. 6.0 DÖKÜMANLARIN HAZIRLANMASI, DAĞITIMI VE ÇOĞALTILMASI 6.1 Başkanlığımız Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının hepsi, bu maddeye göre hazırlanmış ve sayfalarında aşağıdaki ortak bilgileri içermektedir. - Kurum Logosu - Dokümanın Adı - - Yayın Tarihi - Revizyon No - Revizyon Tarihi - Sayfa No - Hazırlayan - Onaylayan Dokümanların içeriği ise aşağıdaki başlıklardan oluşur. AMAÇ : Dokümanın ne amaçla hazırlandığını belirtir. KAPSAM : Dokümanın kapsamı belirtir. Revizyon No Tarihi: 00 Sayfa No: 2 / 5

3 SORUMLULUK : Dokümanı uygulamada sorumluluğu olan kişilerin unvanları belirtilir. TANIMLAR : Dokümanda belirtilen terim veya kavramların açıklaması belirtilir. UYGULAMA : Yapılan işlerin uygulama aşamaları yazılır. ĐLGĐLĐ DOKÜMANLAR : Dokümanda atıf yapılan dokümanların adı belirtilir. 6.2 Kalite politikası, kalite el kitabı, organizasyon şeması, proses tanımları, kalite yönetim sistemi prosedürleri Kalite Yönetim Birimi ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve Daire Başkanı onayı veya yetkilendirmesi çerçevesinde Elektronik Ağ da yayınlanır. 6.3 Proseslere ilişkin prosedürler, talimatlar, formlar ve sair doküman Şube Müdürleri ve / veya proses sorumluları tarafından hazırlanır, Kalite Yönetim Birimi ile Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından şekil ve kapsam olarak kontrol edilir gerekiyorsa ilgili personelce düzeltilir ve Daire Başkanı onayı veya yetkilendirmesi çerçevesinde Elektronik Ağ da yayınlanır. 6.4 Yetkili personel tarafından imzalanan Kalite Yönetim Sistemi dokümanları, orijinal olarak kabul edilir ve Kalite Birimi tarafından muhafaza edilir. Orijinalinden çoğaltılan dokümanlar, doküman dağıtım formunda belirtilen servislerin sorumlularına veya belirtilen personele, Kalite Birimi tarafından imza karşılığı dağıtılır. Bütün dokümanlara erişim ve yayım ortamı Elektronik Ağ 'dır. Elektronik Ağ'da yayımlanan doküman güncel ve kontrollüdür. Kullanılacak formlar Elektronik Ağ'dan indirilmek suretiyle kullanılır ve çoğaltılabilir. Tüm süreç sorumluları formların güncel halini kullanmaktan sorumludurlar. Dış kuruluşlara kopya dağıtımının yapılmasının gerekli olduğu durumlarda Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kontrol edilerek Başkanın onayıyla kopya verilir. 7.0 DÖKÜMANLARIN KODLANMASI Gerekli olduğunda dokümanlara KYS ön eki ile aşağıdaki tabloda belirtilen doküman ve şube kodları kullanılır. Kalite Yönetim Temsilcisi yeni şube kısa adları ve doküman kodları oluşturabilir ve bu prosedüre ekler. Revizyon No Tarihi: 00 Sayfa No: 3 / 5

4 Doküman ve Şube Kodları ŞUBE KODLARI DOKÜMAN KODLARI ATL Atölyeler Servisi SĐSTEM DÖKÜMANLARI BÜT Bütçe, Otomasyon, Koordinasyon ve KEK Kalite El Kitabı Raporlama Servisi DEMB Demirbaş Servisi OEK Organizasyon El Kitabı DOĞ.TEM. Doğrudan Temin Servisi PRD Prosedürler EVR Evrak Servisi PRD-1 Dokümanların Kontrolü Prosedürü HĐZ.AL. Đhaleli Hizmet Alımları Servisi PRD-2 Düzeltici ve önleyici Faaliyet Prosedürü ĐHĐZ Đç Hizmetler Servisi PRD-3 Đç Tetkik Prosedürü ĐMUH Đşletmeler Muhasebe Servisi PRD-4 Kayıtların Kontrolü Prosedürü KYB Kalite Yönetim Birimi PRD-5 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü KAMP Kamp ve Sosyal Tesisler PRD-6 Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü KREŞ Kreş Servisi HĐZMET DÖKÜMANLARI KTAB Kurum Tabipliği GÖRV Görev Tanımları LOJM Lojman Servisi SR Süreç Tanımları MAL.AL. Đhaleli Mal Alımları Servisi ĐŞAŞ Đş Akış Şemaları ĐHĐZ Đç Hizmetler Servisi SRP Süreç Faaliyet Prosedürleri MAS Merkez Ambar Servisi HTT Hedef Takip Tablosu ÖGÜV Özel Güvenlik Servisi ĐLD Đlgili Dokümanlar ÖZL Özlük Servisi TAL Talimatlar SSAV Sivil Savunma Servisi SĐSY Sistem Yazılımları TABL Tabldot Servisi FR Form ULŞ-1 Ulaşım-1 Servisi KAN Kanun ULŞ-2 Ulaşım-2 Servisi YÖN Yönetmelik GEN Genelge TEB Tebliğ POL Politika PLN Plan ĐNT Đntranet Sayfası 8.0 DÖKÜMANLARIN REVĐZE EDĐLMESĐ Bütün dokümanlar Yönetim Temsilcisi tarafından; müşteri şartları, yasal şartlar, standartlar, kalite politikası ve hedefleri vb. çerçevesinde değişiklikler de göz önüne alınarak gerektiğinde ve yılda en az bir kez gözden geçirilir ve güncellenir. Revizyon No Tarihi: 00 Sayfa No: 4 / 5

5 Dokümanlar servislerin görev tanımı değişince, teknolojik gelişme olunca, yeterlilik açısından değişiklik uygun görülürse ve ayrıca her yılın Aralık ayında uygulamayı yansıtıp yansıtmadığının tespiti için Kalite Yönetim Temsilcisi / Kalite Birimi Sorumlusu ve ilgili birim sorumluları tarafından gözden geçirilir. Kullanımı olmayan ya da iptali uygun görülen dokümanların orijinallerine Đptal Kaşesi vurularak Đptal Edilmiş Dokümanlar Dosyasında saklanır. Kalite El Kitabı, prosedür ve talimatlarda uygulamaların iyileştirilmesine yönelik öneriler ve mevzuat değişiklikleri Doküman Talebi / Revizyon Đsteği Formu doldurularak birim sorumlularınca değerlendirilir. Uygun görülen revizyon talepleri kendi görüşleri de ilave edilerek hazırlanır ve Kalite Yönetim Temsilcisi / Kalite Birimi Sorumlusu na iletilir. Kalite Yönetim Temsilcisi / Kalite Birimi Sorumlusu na iletilen revizyon talebinin kalite yönetim sistemi standartlarına uygunluğu kontrol edilerek onayı sonrası dağıtımı yapılır. Doküman değişiklikleri, yeni revizyon tarihi ve numarası ile birimlere, Doküman Dağıtım Formu ile zamanında iletilir ve Elektronik Ağ da revize edilen dokümanlar sayfasında yayınlanır. 9.0 DÖKÜMANLARIN SAKLANMASI Dokümanlar Elektronik Ağ ortamında saklanır ve Hizmet Sunumu Genel Müdürlüğünce yedeklenir. Ayrıca kağıt ortamında ki orijinalleri ile dokümanın değişimden önceki hali (eski sürümleri) Kalite Yönetim Biriminde Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre saklanır ve imha edilir DIŞ KAYNAKLI DÖKÜMANLAR Kamu Kurum ve Kuruluşlarından gelen dış kaynaklı dokümanlar, Daire Başkanı tarafından incelenir. Doküman, Başkanlığımızın işlemlerini ilgilendiriyorsa ve verilen hizmeti etkiliyorsa personele dağıtılması için Özlük Servisine havale edilir. Özlük Servis Şefi tarafından çoğaltılarak ilgili Servis Şefine/Uzmanına imza karşılığı dağıtılır. Elektronik ortamdan takip edilen dış kaynaklı dokümanlar servis personeli tarafından takip edilir. Bu husus takip sorumluları, erişim adresleri, güncellenme tarihleri belirlenerek Dış Kaynaklı Doküman Listesi Formunda belirtilir KAYITLAR 1. Dış Kaynaklı Doküman Listesi 2. Doküman Değişiklik Talep Formu 3. Doküman Revizyon Đstek Formu 4. Doküman Revizyon Takip Formu 5. Doküman Takip Formu Revizyon No Tarihi: 00 Sayfa No: 5 / 5