GİRİŞ Kalite standartlarının Türkiye de uygulanması ile birlikte, ülkemizde kalite konusunun önemi daha da artmıştır. Özellikle 1990 lardan sonra büyük firmaların kalite çalışmalarına önem vermesi benzer uygulamaları yan sanayi ve tedarikçilerden de istemesi, bu alandaki çalışmaları hızlandırmıştır. Önceleri satış fiyatını firmalar bağımsız olarak kendisi belirlerken; günümüzde küreselleşme, teknoloji ve bilgiye ulaşmadaki zorlukların ortadan kalkmasıyla birlikte fiyat, rekabet şartlarında piyasa tarafından belirlenmeye başlanmıştır. Artık fiyatlar maliyet + kar şeklinde değil, fiyat maliyet = kar şeklinde ifade edilir olmuştur. 1
BİRİNCİ KISIM YALIN YAKLAŞIM 1. 1. YALIN YAKLAŞIM Sürdürülebilir rekabet ortamında var olabilmek için şirketlerin özellikle kalite, maliyet ve sevkıyatlarını iyileştirmesi gerekmektedir. Yalın düşüncenin temel amacı, israflardan arındırılmış mükemmel proseslerin etkinlik ve verimlilik analizlerini yaparak, maliyetleri azaltmak ve sonuçta müşteriye mükemmel değerler sunmaktır. Burada değer müşteriye sunulan fayda olup; İhtiyaçları karşılayacak özelliklere sahip Tercih edilen zamanda ve yerde bulunabilen Müşterinin bedelini ödemeye istekli olduğu Ürün veya hizmettir. İsraf değer oluşturmaksızın maliyete eklenen her şey; Hatalı üretim, düzeltme, tamir, kontrol Aşırı üretim(stoklar), gereksiz işler, beklemeler ve hareketler. Ürün veya hizmet üretiminde israfın ortadan kaldırılması, müşteri memnuniyetini ve karlılığı arttırırken maliyetleri azaltılır. 1. 2. YALIN DÜŞÜNCENİN TEMELİ VE GELİŞİMİ Yalın üretimin ilk ve en iyi uygulayıcısı TOYOTA dır. Bu yaklaşımın temeli Toyota üretim sistemine temel oluşturan Taiichi Ohno nun Toyota yöneticileriyle birlikte yaptığı Amerika gezisinde ortaya çıkmıştır. Amaçları Amerikalı firmalarla rekabet edebilecek üretim sistemleri geliştirmekti. O zamanlar 2
Amerika da Henry Ford tarafından geliştirilen ve günümüzde hala kullanılan kitle üretim sistemleri vardı. Bu sistem yığınlar halinde tahmine göre üretim yapıp, üretimden sonra kalite kontrolü yapılması esasına dayanmaktaydı. Bu sistem Taiichi Ohno tarafından benimsenmemiştir. Bunun yerine Toyota Üretim Sistemi denilen çalışmalara başlamışlardır. Toyota bu sistemle büyük bir başarı yakalamıştır. Şöyle ki 1950 yıllarında dünyanın en büyük şirketleri arasında TOYOTA nın ismi listelerde yer almazken, 1970 yılında 6. sırada, 1990 yılında 3. sırada 2003 yılında General Motors un ardından 2. sırada gelmiştir. Bu yükselmeyi rakiplerine göre 10 kat daha az işgücü, daha az işçilik saati (31 saate karşılık 16 saat), daha az hata (yüz otomobilde 145 hataya karşılık 45 hata) ve büyük preslerde kalıp değiştirme süresini 8 saatten 3 dakikaya indirerek sağlamıştır. Sistemin temelinde işlerin basitleştirilmesi, hataların önlenmesi ve maliyetlerin azaltılması adına sorgulama esastır. Kendi kendimizi sorgularken en az 5 kez neden sorusunu sormamızı ve bu sorulara cevap vermemizi istemektedir. Böylece sorunun temeline inilerek kesin çözümler sağlanır. 1940 larda Toyota Amerikan otomobil firmalarıyla rekabet etmeyi düşünürken 1980 lerden sonra Amerika Japonlarla rekabet etmeye başlamıştır. Yapılan çalışmaların sonucunda Dünyayı Değiştiren Makine isimli kitap yayımlandı. Bu da Amerika daki yalın üretim çalışmalarının temeli oldu. Yalın düşüncenin ilkeleri; Değer : Müşterinin ihtiyaçlarını belli zaman ve yerde belli bir fiyattan karşılayan ürün veya hizmettir. Yanlış ürün/hizmet üretmek kadar zamanından önce doğru ürün/ hizmet üretilmesi de israftır. Değer akışı: Yalın üretim, sisteme bir bütün olarak bakar. Sistemde değer yaratmayan (israf ) süreçlerin ortadan kaldırılması esastır. Sürekli akış: Bir üründen fazla üretmek yerine; talep edildiği kadar ve talep edilen zamanda üretmek. Ürünün şekillenmesinde müşterinin önerilerini dikkate almak. Çekme: Üretim müşteri talep etmeden başlamaz, ürün talep edildiği zaman üretilir. 3
Mükemmellik: Sistem, stok yapmadığından her defasında üretilen ürünlerde sürekli iyileştirme yapılabilir. Böylece ürün yığılmadan hatalar düzeltilip iyileştirmeye gidildiğinden israf önlenir. Toyota üretim sistemi 6 sıfırdan oluşan bir üretim temelidir. Bunlar sıfır mal fazlası, sıfır depo, sıfır hata, sıfır çelişki, üretimde sıfır ölü zaman, müşteri için sıfır bekleme ve sonuçta sıfır kâğıt israfı, sıfır bürokrasidir. Stok israfının önlenmesi için üretimin bir sonraki adımının hangi miktar ve ne kadar sürede üretileceği Kanban denilen kartlarla takip edilir. Üretimin bu siteme göre yapılması sıfır mal fazlası ve sıfır depoculuğunu beraberinde getirir: Sıfır hatayla çalışmak için Poka Yoke (Unutkanlık, dikkatsizlik yüzünden oluşabilecek hataların önlenmesidir. Burada amaç; uyarı panoları, sayaçlar, şablonlar, sensörler kullanılırken insandan kaynaklanan hataların minimize edilmesidir.), İş Standartlaşması(burada işler birimlere ayrılıp işçinin göreceği panolara çizimler halinde asılır. Böylece işlerde bir prosedür yapılıp işlerin hızlı emniyetli ve kaliteli yapılması sağlanıyordu), 5 S Kuralı (tertip, düzen ve temizlik için gerekli şartların baş harflerinden ortaya çıkmıştır. Bunlar Seiri Yapılanma(Eşyaları doğru yere yerleştirmek), Seiton Düzen(Makine, teçhizatın yerleşimi hızlılığı esas alacak şekilde olması), Seiso Temizlik (Fazlalıkların ortadan kaldırılması), Seiketsu Süreklilik (İdeal durumun devamı için standart ve sorumlu belirlenmesi) ve Shitsuke Özen (Standartların alışkanlık haline getirilmesi ) ve DOE Deney Tasarımı (kalite, ürün ile birlikte tasarlanır. Önceki ürünün tasarımında ortaya çıkan problemlerden ders çıkararak sürekli iyileştirmeyle (KAİZEN) sonraki aşamadaki problemleri önleyecek tasarımlar yapmaktır.) ortaya çıkmıştır. Burada asıl hedef işi ilk seferde doğru yapmaktır. Zaman israfının önlenmesi için tek parça akışı uygulanıyordu. Bu makinelerin üretim aşamalarına göre yerleştirilmesini ifade eder. Bu uyumu sağlamak için U Tipi Yerleşim Planı (Gereksiz işgücü hareketlerini engellemek için makinelerin U şeklinde yerleştirilmesidir. Böylece kolay ulaşım, çalışanın birkaç makineden sorumlu olması onu iş monotonluğundan kurtarır, işçilikten tasarruf sağlar). Bu U tipi 4
yerleşim planının getirmiş olduğu sorumluluk Jıdoka Otonomasyonla (Üretim hattında hata olması halinde durdurma yetkisinin sorumluya verilmesi) pekiştirilmiştir. Müşterinin bekleme sürelerini sıfırlamak için JIT Tam Zamanlı Üretim (Müşterinin talep ettiği ürünü talep ettiği anda üretip talep ettiği zamanda teslim etmektir) esas alınmaktadır. Bunu yaparken de SMED Hızlı Kalıp Değiştirme (Burada devasa makinelerde siparişten önce ve büyük miktarda üretim yerine müşterinin istediği miktarda üretimin gerçekleştirilmesi için makinelerin hazırlanması) ve TMP Toplam Üretken Bakımdan (Makine ve ekipmanların bozulmaması ve ömrünü uzatmak için yapılan çalışmalardır.) yararlanılır. Ayrıca sistemin en önemli özelliği insana verdiği önem ve gösterdiği saygıdır. Bu özellik ücret (iş değil kişi değerlendirilerek belirlenir) ve sistemin unsurları içinde yer alan temizlik, iş güvenliği ve çalışanlara sorumluluk vererek onların eğitilmesini ve işlerini eksiksiz yapmada kendini belli etmektedir. Hatta insan kaynaklarına alınan kişi belirli süre işçilerin arasında çalıştırılarak hem oryantasyonu (Kişiye kurumu, yapacağı işleri tanıtma ve eğitilmesi) sağlanır hem de insana saygı öğretilir. 1. 3. TÜRKİYE DE YALIN ÜRETİM Türkiye de bu düşünce sistemi 1990 lardan sonra uygulanmaya başlamıştır. Özellikle otomotiv sektörü bu düşünce sistemini aktif olarak kullanmaktadır. Sakarya da kurulu olan Toyota otomobil fabrikasında çalışan işçiler Japonya daki Toyota işçilerinin verimliliğini yakalamış olup son birkaç yıldır kalite alanında birinci seçilmektedirler. Ayrıca Ford, Renault, Bosch, Tofaş yalın yaklaşımı uygulayan büyük firmalardır. Ülkemizde ki kısıtlı kaynakları etkili kullanmak ve yüksek maliyetleri önleme adına israfın ortadan kaldırılarak verimliliğin arttırılması gerekmektedir. Bunu gerçekleştirecek sistemse Yalın Düşüncenin temelinde mevcuttur. 5
1. 4. YALIN DÜŞÜNCE VE İNSAN KAYNAKLARI Yalın düşünce insan merkezli sisteme dayanmaktadır. Süreç iyileştirmeleri firmadaki herkesin katılımıyla yapılan süreklilik arz eden iyileştirmelerdir. Bu iyileştirmeler personel azaltma çalışma şeklinde değil, verimsiz işler azaldıkça buradaki personelin görev tanımlarının değiştirilmesi şeklinde olmaktadır. Ama personel azaltılması zorunlu olacaksa bu kişiler için ne gibi mekanizmalar oluşturulacağı belirlenmelidir. Çünkü yalın düşünce çalışanlara insan gibi bakmak, insan gibi samimi ilgi göstermek ve insan gibi değer vermek temellerine dayanır. Personel seçiminde eğitim düzeyi yüksek, gelişime ve yeniliklere açık, kendini ve işini geliştirmeyi hedefleyen kişilerin tercih edilmesi gerekmektedir. Süreçleri iyileştirirken, öz değerlendirme, çalışan anketi, öneriler ve şikayetlerden yararlanabiliriz. Burada öz değerlendirme çalışanlarla konulan hedeflerin ne derece gerçekleştirildiğine bakılarak, buna göre yeni hedeflerin belirlenmesidir. Öneri sistemiyle de çalışanların fikirleri alınarak uygun olanın hayata geçirilmesidir. Hayata geçirilen fikirlerin sahibine ödül verilerek teşviki sağlanabilir. Ayrıca şirkette işe başlayacaklar oryantasyona (Kişiye kurumu, yapacağı işleri tanıtma ve eğitilmesi) tabi tutularak ortak bir nokta oluşturulur. 6
İKİNCİ KISIM YALIN ÜRETİMİN 6 TEMEL KURALI VE UYGULAMA ÖRNEKLERİ 2. 1. ÜRÜNÜNÜZLE SORUN ÇÖZÜN Ürünleriniz ihtiyaçlara cevap vermeli, problem çıkarmamalı. Çünkü artık tüketiciler kendilerine fazla iş düşmesini istemiyorlar. Fujitsu Services, bilişim teknolojileri alanında teknik servis veren büyük bir şirkettir. BMI adlı hava yolu şirketine teknik destek verirken, işe telefon şikayetlerini analiz ederek başladı. Analiz edilen şikâyetlerin çoğu bagaj etiketlerini basmaya yarayan yazıcının bozuk olmasından kaynaklanıyordu. Fujitsu işi bu olmamasına rağmen yazıcıları tamir ederek şikâyetleri %80 azaltmıştır. 2. 2. MÜŞTERİ ZAMANINI BOŞA HARCAMAYIN Türkiye nin ilk ev tekstil mağazalar zinciri Linens ev tekstiline yönelik her türlü eşyayı bünyesinde bulundurmaktadır. Mağazalar bünyesinde farklı ürünleri bulundurduklarından müşteriye zaman tasarrufu sağlamaktadır. Müşterilerin evlerine giderek ölçü aldığı gibi eğitimli ve uzman personeli sayesinde, müşterilerine en çok tercih edilen modeller ve dekorasyon konularında danışmanlık hizmeti vermektedir. 2. 3. TAM OLARAK İSTENENİ SUNUN Tesco mağazaları bünyesinde barındırdığı birçok farklı ürünü 24 saatte bir mal ikmali yaparak, raflarının sürekli dolu kalmasını ve böylece stokta mal birikmesini engeller. Bunu yaparken de güçlü bir dağıtım ağı ile hızlı ve kaliteli hizmet sunan tedarikçilerle çalışması en büyük etken olmuştur. Ayrıca Tesco nun web sitesi üzerinden yaptığı satışlarda personelin göstermiş olduğu performans, siparişlerin hızlı karşılanmasını ve böylece maliyetlerin aşağıya çekilmesini sağlamıştır. 7
2. 4. OLMANIZ GEREKEN YERDE BULUNUN Müşteri ürünü almak için her yere gideceği olgusu bazen zaman ve duruma göre farklılık gösterebilmektedir. Zaman kısıtlıysa bir ürün web den, bazen de köşe başındaki dükkandan fiyatına önem vermeden temin edilebiliyor. Wal Mart mağazalarını sadece şehir dışında açtığından müşterileri genelde büyük miktardaki alışverişler için bu mağazaları tercih ediyorlar. Bu mağazalara mal temin eden tedarikçiler bunu bildiklerinden sürümden kazanmak için fiyatı düşük tutabiliyorlar. Wal Mart ise bunu müşterilerine yansıtabiliyor. Tesco ise her gruba yönelik ayrı bir market açmaktadır. Yerel müşteriler için Tesco Express, şehir merkezindekilere orta ölçekli Tesco Metro, standart ölçekli olarak ta Tesco Superstore mağazaları açmaktadır. Türkiye de ise T-Box hazır giyim mağazaları dışında otel, plaj, market, havaalanı, Bodrum ve Göcekte T-Box tekneleriyle müşteriye denizde satış yaparak, ünü sınırları aşan bir marka olmuştur. 2. 5. ZAMANLAMA HER ŞEYDEN ÖNEMLİDİR Tüketiciler ürün alırken önlerinde fazlaca seçenek olduğundan ani karar vermek istemiyorlar. Fakat teknolojik ürünlerde hızlı bir yenilenme olduğundan burada hala ani karar verme durumu vardır. Tüketicilerin talep zamanının bilinmemesi veya kestirilememesi şirketlerin stok tutmalarına ve maliyetlerinin artmasına neden olmaktadır. Dolayısıyla tüketici isteklerini önceden okuyup, doğru zamanda bu istekleri karşılamak gerekmektedir. Body Shop mağazaları sunduğu farklı ürün ve marka bolluğuyla müşterilerin istediği her ürünü kolayca bulabilme imkânını sağlar. Ayrıca rafları ihtiyaç duyulan ürün veya yeni çıkan ürünlere göre değiştirerek, müşterine kaliteli hizmet sunmuş olurlar. 8
2. 6. ÇÖZÜM ODAKLI ÇALIŞIN Müşteriye istediği ürünü istediği zaman ve yerde sunmak tek başına yeterli değildir. Bunlara uygun süreçleri yeniden tasarlanması gerekmektedir. Burada müşterinin ne istediğini bilmek çok önemlidir. Tekstil sektöründe faaliyet gösteren Faik Sönmez 40 beden ve üstü kadın giysileri üreten az sayıdaki giyim firmasından biridir. Firma kolay ulaşılabilecek yerlere giyim mağazası açarak müşteri portföyünü genişletmeyi düşünüyor. Ayrıca teknolojik alt yapısı sayesinde hangi malların çok gittiğini takip ederek istatistikî sonuçlar elde edebiliyor. Buna bağlı olarak üretim stratejisini belirlemiş oluyor. 9
SONUÇ Yalın üretim konusu dünyada olduğu gibi ülkemizde de yeni bir konudur. Müşteriler tarafından yeterli baskıya maruz kalmayan firma ve tedarikçiler, süreçlerini yeniden tasarlama noktasında isteksiz davranmaktadır. Ayrıca çoğu firma yapılacak çalışmaların kendilerine ek bir maliyet getireceği düşüncesiyle de, bu değişime soğuk bakmaktadır. Ama yapılacak değişikliklerle israflar önleneceğinden şirketlere ek maliyet değil kazanç getireceği ortadadır. Yukarıda örnek verilen şirketler müşteri ihtiyaçlarını giderip müşteri memnuniyeti sağladıkları gibi, maliyetlerini de azaltmışlardır. Bunu yaparken de yalın düşünce sistemini uygulamışlardır. Yalın düşüncede süreç iyileştirmelerini yaparken FAYDA / MALİYET analizinin iyi yapılması gerekmektedir. Ne verip ne alacağımızı, yeni uygulamanın dezavantajları ve oluşabilecek maliyetleri de göz önünde bulundurmak gerekmektedir. Aşağıda anlatılan hikaye ise kaliteli üretimin gerekliliğini anlatmaktadır. Bir gün bir baba oğluna timsah ve kaplumbağa hikayesini anlatır. Der ki : - Bir timsah kaplumbağayı yutmak ister; kaplumbağayı kovalamaya başlar. Tam yakalayıp yutacağı sırada, kaplumbağa kenara sıçrar ve bir ağaca tırmanır. Hikayenin burasında çocuk haykırır: - Baba hiç kaplumbağa ağaca çıkar mı? Babası şu cevabı verir: - Çıkması lazımdı oğlum, çıkması lazımdı. Kurtulması için çıkması lazımdı!... Evet, şartların her geçen saniye değiştiği ve ağırlaştığı, bilgide sınır kalmadığı günümüzde firmaların rekabet adına kaliteye daha çok önem vermesi, müşteri memnuniyeti ilkesini temel alması gerekmektedir. Çünkü artık firmalar için müşteri velinimet değil kral olmuştur 10
YARARLANILAN KAYNAKLAR - Jones, Daniel T. Tedarik Zincirinin Kısaltılması adlı makale - Öncel, Şeyma 1 Mayıs 2005 tarihli Capital Dergisi; Yalın Tüketimin 6 Anahtar Kuralı adlı makale - http://www.yalinenstitu.org.tr Yalın Zirve 2005 - http://www.yalinenstitu.org.tr Yalın Üretim Çalışmaları - Dağada, Banu Yalın Üretim adlı makale - Önce Kalite Dergisi, Sayı:97 Yıl:2006, Doğru Yerde Doğru Zamanda Doğru İşleri Yapmak adlı makale 11