EBYS - İZİN TALEP FORMU HAZIRLAMA (RESİMLİ ANLATIM) İzin Talep Formları kullanıcıların kendi sistemleri üzerinden doldurarak iş akışını başlatmaları gereken evraklardır. Talep formu, izin talep eden ve izin kayıtlarını tutan personel tarafından yada izin işlerinden sorumlu personel tarafından doldurulur. Aşağıdaki açıklamalar izin işlerinden sorumlu personel tarafından doldurulan bir forma örnek olarak oluşturulmuştur. EBYS sistemine giriş yapılır ve Evrak Ekle menüsünden ' İzin Talep Formu Ekle' seçilir.
Açılan izin formunda zorunlu ve gerekli görülen alanlar doldurulur. Bu alanların doldurulmasıyla ilgili bilinmesi gereken hususlar; a) Doldurulması gereken ve en çok dikkat edilmesi gereken zorunlu alanlardan birisi; 'İzin Kullanacak Personel'(A) alanıdır. İzin formu, izin alacak olan personel tarafından dolduruluyorsa, Personel Kullanıcı Kimlikleri Alanında(B) aktif görülen kullanıcı kimlik seçilmelidir. 'Yani İzni Kullanacak Personel' alanından seçilen kullanıcı kimliğiyle (B) alanında görülmekte olan aktif olan kullanıcı kimliği aynı olmak zorundadır. olmaması durumunda izin formu yazıldıktan sonra paraf için izin kullanacak personel, diğer kullanıcı kimliğine geçip evrakı tekrar paraflaması gerekmektedir. b) İzin Hakkı ve Kalan İzin alanlarına(1); girilecek bilgilerin doğru şeklinin izin işleri personeli tarafından teyit edilmesi ve doğru şekliyle doldurulması gerektiğinden bu alanların izin talep eden personel tarafından doldurulması zorunlu değildir. c) İmzalayacak Amirlerden Önce Birim Sorumlusu Parafı'(2); izin talep edenin biriminde imzalayacak amirlerden önce paraf atması gereken sorumlu/yetkili personelin parafı gerekli görülüyorsa bu alana paraf atılmalıdır. Örnek: büro işlerinde Şef unvanlı personelin parafı gerekli görülüyorsa, şub.müd. ve üst amirden önce paraf için seçilmelidir. d) İmzalayacak Kullanıcılar(3); İzin alacak olan personelin İmza Yetkisi olan iki sıralı amiri unvan sırasına göre seçilmelidir. (daha yüksek unvan ikinci olarak seçilir) e) yazı ayrıca şablon(4) olarak kaydedilmesi halinde sonraki izinlerde aynı personel tarafından kullanılabilir.
vekalet edecek kişi ilgili alana yazıldıktan sonra izine ayrılan personel, izni onaylanır onaylanmaz EBYS-Kişisel Bilgiler kısmından üzerindeki tüm görevler için ayrı ayrı vekaletini vermelidir. İmzalayacak kullanıcılar; ilk imzayı atacak kişi(ilk sırada olmalı); yani ilk olarak birim amiri seçilir, sonra ikinci onay alınacak ve imza atacak olan amir seçilir. İmzalayacak kullanıcıların sayısı iki kişi olmak zorundadır. Birimlerde imzalayacak kullanıcılar aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. İmza Atacak Unvanlar Personel Fakülte Yüksek Okul Meslek Y.O. Akademik Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı Personel için Dekan Enstitü Yrd. Daire Başkanlıkları İdari Personel için Fakülte Sekreteri Dekan Yüksek Okul Sekreteri Enstitü Sekreteri Daire Başkanı Genel Sekreter Üst Yöneticiler(Dekan ve Akademik birim leri) veya birim amirleri izinlerinde, formda imza alanına İlgili Rektör Yardımcısı ve Rektör e imza açılmalıdır. Daire Başkanları için Genel Sekreter ve ilgili Rektör Yardımcısına imza açılmalıdır. Form E-İmza ile Onaya sunulduktan sonra, ikinci aşamaya geçilir ve izin hakkı ve kalan izin kısımlarının kontrol edilmesi/doldurulması için İzinlerden Sorumlu Personel seçimi yapılır.
İzin talep formu, diğer kişi tarafından doldurulduysa, ilk olarak izin yazılan personele paraf için gelir. İzin talep formunu izin kullanacak kişi dolduruyorsa tekrar paraf atılmasına gerek olmadığından form direk izin kontrolü yapacak personel e gider.
İmza atma aşaması tamamlandıktan sonra Evrak, tarih ve sayısını sistemden otomatik olarak alarak izin talep formunu dolduran ve izin talep eden personelin hesabına imzalanmış bir şekilde geri döner.