SAYFA : 1/18 PROJE ADI KONU ve TARİH MERKEZ PARK YEL EVLERİ SİTESİ 01 OCAK 31 ARALIK 2015 YILLIK FAALİYET 1. GİRİŞ İstanbul İli, Zeytinburnu İlçesi, Seyit Nizam Mahallesi Yunus Emre Caddesi Okul Sokak No: 21 adresinde bulunan ve Zeytinburnu Tapu Müdürlüğünde 511 pafta, 2980 ada 41 no lu parselde kayıtlı taşınmazlar üzerinde 6 blokta 176 adet konut inşa edilen ve Merkez Park Yel Evleri olarak adlandırılan yapıların, 2015 dönemi yönetim faaliyetleridir. Yönetim Kurulu Üyeleri Volkan YEL Muhammet BENZER Zatiye RIZAOĞLU ERDEM Denetim Kurulu Mustafa BOZLAĞAN Yönetim Kurulu Başkanı Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı Muhasip Üye Denetçi Blok Temsilcileri Yönetim Kurulu Üyeleri Zatiye RIZAOĞLU ERDEM Kemal BALDIK Muhammet BENZER Volkan YEL Tayfun GÜLCAN Orhan TUFAN A1 Blok Temsilcisi A2 Blok Temsilcisi B1 Blok Temsilcisi B2 Blok Temsilcisi C1 Blok Temsilcisi C2 Blok Temsilcisi 1
SAYFA : 2/18 Site Yönetimi Organizasyon Şeması Yönetim Kurulu Orkun Grup Proje Md. Teknik Hizmetler 1 Güvenlik 9 Temizlik 5 2. YÖNETİM KURULU KARARLARI Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/01 Numaralı Kararlar; Merkez Park Yel Evleri Site Yönetimini her yerde tüm resmi ve hususi kuruluşlar, idareler, bilumum banka,merkez banka ve şubelerinde, posta çeki nezdinde hesap açma,hesaplarımızdan para çekmeye, internet bankacılığı üzerinden her türlü işlem yapmaya, ahzu kabza sulh ve ibraya, para yatırmaya, çek almaya çek keşide etmeye, ciro etmeye, imzalamaya, kuruluşlar, firmalar, özel veya tüzel kişilerle, kamu kurum ve kuruluşlarında 3.şahıslara sözlü veya yazılı borçlandırıcı veya hak kazandırıcı her türlü işlem, müracaat, beyanname, sözleşme, taahhütlü işlemler,mahkemelerde yönetimimizi temsil etmek için avukat tutmaya, azil etmeye,ahzu kabza, kat maliklerine ihtarname, ihbarname ve protesto çekmeye ve bunlara cevap vermeye, SGK na e bildirge vermeye, Bedaş, Ayedaş, İski, İgdaş Türk Telekom, Türkcell,Avea, PTT bünyesinde abonelik açmaya, Vergi Dairelerinden vergi numarası almaya ve muhasebe işlerimizi takip etmeye tüm işleri yapmak üzere 3.şahıslara vekalet vermeye yönetimimizi temsil etmeye, yapılan görev bölümüne göre yasal mevzuat ve yönetim planı gereğince yapılması gereken her türlü iş işlemler ve muameleleri yapmaya, üyelerle ilgili 2
SAYFA : 3/18 uzlaşmaya tüm bu yönetim işlerini adımıza yapmak üzere, Yönetim Kurulu Üyelerinden herhangi ikisinin müştereken atacakları imzalar ile temsil ve ilzam olmasına, Bu kararların bütün kurum ve kuruluşlar nezdinde uygulanabilmesi için ihtiyaç duyulabilecek imza sirkülerinin çıkartılmasına karar verilmiştir. Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/02 Numaralı Kararlar; Özel güvenlik ve Temizlik görevlilerinin rotasyona tabi tutulmasına, Teknik personel ihtiyacının ivedilikle temin edilmesine, 2015 yılına ait işletme defterinin yazılmasına, Thyseen Krupp asansör firmasına ihtarname gönderilmesi ve 3 (üç) iş günü sonrası Thyssen Krupp yetkilisinin siteye davet edilmesine, Asansörlerin topraklama işleminin yaptırılmasına, Site projelerinin inşaat firmasından temin edilmesine, Jiletli tel örneklendirilmesinin yaptırılmasına, Site etrafı duvarların tamamına profil direk yapılarak jiletli tel çekilmesine, VIP turnike yapıldığında, her daireye en az 3 (üç) adet kart ücretsiz verilmesine, üzeri talepler olduğunda kart bedeli talep edilmesine, 600 (altı yüz) kart siparişi verilmesine, Sahipsiz bisikletlerin hurda tespitlerinin yapılmasını, son duyuru olarak kat maliklerine bildiriminin yapılmasına, OGS etiketi olmayan sakinlerin tespit edilmesine, girişlerde OGS sistemlerinin kullanılmasına özen gösterilmesine, Site dışından reklam talep eden şahıslara izin verilmemesine, site sakini ise kendilerine bu hususta yardımcı olunmasına, Kamera sistemleri için teklif veren firmaların toplantıya sunum için davet edilmesine, Aylık gelir ve gider mali tablolarının ilan panolarına asılmasına, Su deposu yapılmasına ve sökümü yapılacak hurdaların nasıl değerlendirileceğinin araştırılmasına karar verilmiştir. Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2014/03 Numaralı Kararlar; Asansör ile ilgili arıza bildirimlerinde Thyssen Krupp asansör firma yetkililerine ivedi olarak müdahale ettirilmesine, Site içerisinde topraklama yapılan alanlar ile ilgili bilgi edinilmesine ve topraklamanın yeterli olmadığı tespit edilen blokların elektrik topraklama işleminin yaptırılmasına, Asansör için ihtiyaç duyulan malzeme fiyatlarının yeniden değerlendirilmesine, Asansörler için SCHNEİDER marka gecikmeli kondaktör alınmasına, Site duvarlarının tamamına üzerine jiletli tel teklifleri incelenmiş olup, ekonomik olarak uygun olduğu düşünülen STOP ÇİT İNŞAAT ve YAPI MLZ. SAN. TİC. LTD. ŞTİ ne 377 m (137 m 3
SAYFA : 4/18 duvara vidalı, 240 m ferforjelerin üzerine dikme direk olacak şekilde) toplam KDV dâhil 9.500,18 TL ye yaptırılmasına, İşe yeni başlayan özel güvenlik personellerine asansör firması yetkililerince asansörden canlı kurtarma eğitimi verilmesine, Site giriş duvarlarına dış mekan şerit led ışık alınmasına karar verilmiştir. Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/04 Numaralı Kararlar Güvenlik kulübesinin yanındaki acil durumlar için ayrılan park yerine engel konulmasına, Özel güvenlik çalışanlarının emekli kişilerden istihdam edilmemesine, Kat malikleri ile aylık olarak sohbet toplantıları yapılmasına, Aylık gelir gider hesap özetleri asılmasına, Asansör ile ilgili tutulan tutanakların mail olarak Thyssen Krupp firmasına gönderilmesine, Asansörler için UPS teklifi alınmasına, Askon firmasından turnike için teklif alınmasına, S bandı görüntüleri için swich alınmasına, 01 Nisan 2015 Çarşamba günü saat 17.30 da yönetim kurulu toplantısı yapılmasına, 15 Nisan 2015 Çarşamba günü saat 19.30 da kat malikleri toplantısı yapılmasına karar verilmiştir. Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/05 Numaralı Kararlar; Ortak alan sigortasının ekonomik açıdan en uygun teklif veren ÖZSER GRUP SİGORTA ya 6.524,00 TL bedelle yaptırılmasına, 18 Mart 2015 tarihinde kat maliklerine son kez duyuru yapılmış olan bisikletlerin İstanbul İl sınırları içerisinde var olan sosyal hizmet kurumlarına evrak mukabilinde oluşturulacak bir heyet huzurunda hibe edilmesine karar verilmiştir. Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/06 Numaralı Kararlar; Bloklarda acil merdivenleri hariç eksi zemin dâhil boya yapılmasına, Spor merkezi tuvaleti için parçalayıcı motor alınmasına, C1 Blok daire 9 Sayın Filiz BALABAN ın dilekçesine yazılı cevap verilmesine, Site market (Ferhat DEMİR) sorumlusuna yazılı ihtarnamenin tebliğ edilmesine, Bahçıvan ile ilgili teklifin alınıp 2.toplantıda görüşülmesine, Asansör firmasına ihtar gönderilmesine, iş akdi feshinin yapılmasına, Minimak, Onurcan, Omak asansör firmalarından teklif alınması, Askon firması ile kamera sistemleri sözleşmesi yapılmasına, Öneri ve şikâyet kutusu alınıp yönetim ofisi girişine monte edilmesine, Ali Rıza AKYÜZ (B1/14) e cari kart ekstresinin tebliğ edilmesine, 4
SAYFA : 5/18 Temizlik görevlisi Mehmet DENİZ ile Saniye ŞEN in ve özel güvenlik görevlisi Eşref YILMAZ ın siteden alınarak Orkun Grup un başka bir departmanında görevlendirilmesine karar verilmiştir. Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/07 Numaralı Kararlar: Peyzaj malzemelerinin (timer vb.) alınmasına, Asansör ve kameralar için UPS, otopark girişleri için OGS alınmasına, Asansör firması ile ilgili sözleşme fesih edilerek TSE nin muayene tarihine kadar Onurcan Asansörle sözleşme yapılmasına, Bir bahçıvanın kalıcı olarak alınmasına ve peyzaj firması ile sözleşmenin feshedilmesine, İsin ivedi olması nedeni ile ehliyetli bahçıvan bulunamaması durumunda temizlik görevlisi Mehmet DENİZ in bahçıvan olarak görevlendirilmesine, Kameraların mevcut kamera direklerine monte edilmesine, Site marketi için ECRİN market ile görüşmenin sonuçlandırılmasına, mevcut marketin demirbaş eşyalarının da yüklenici yeni market tarafından değerlendirilmesine karar verilmiştir. Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/08 Numaralı Kararlar: Ecrin Market in sitemizin market hizmetlerini ve site spor salonu, çocuk oyun odasının (bakımı, korunması) işlerini yapması için sözleşme yapılmasına, Su depoları için alınan teklifler doğrultusunda paslanmaz çelikten depoların yaptırılmasına, Asansörlere 5 adet UPS alınmasına, Asansörlerin bakımı için Onurcan asansör firması ile sözleşme yapılmasına, Spor salonundaki aletler için alınan fiyat teklifi doğrultusunda yürüme bantları hariç diğer eksikliklerin yaptırılmasına, Spor merkezine foseptik dalgıç tip su pompası alınmasına, Otopark girişi yağmur sularının logara bağlanması için detaylı çalışma yapılmasına karar verilmiştir. Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/09 Numaralı Kararlar: Blokların giriş hollerinin, tavanlarının ve otopark zemin girişlerinin boyanması işi için boya ve işçilik teklifleri alınmış, işin ekonomik açıdan en uygun teklifi veren Ferhat TOPAL a yaptırılmasına karar verilmiştir. a. Ferhat TOPAL 16.520,00 TL b. Epoli Boya San.Tic.Ltd.Şti. 34.830,00 TL 5
SAYFA : 6/18 Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/10 Numaralı Kararlar: Asansörlerin TSE muayeneleri eksikliklerine ait teklifler incelenmiş, ekonomik açıdan en uygun teklif veren Onurcan Asansör firması ile anlaşılmasına karar verilmiştir. a.thyssen Krupp Asansör 8.584,50 TL (Kdv Dahil) b.onurcan Asansör 8.083,00 TL (Kdv Dahil) Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/11 Numaralı Kararlar: Su deposu ile ilgili aşağıdaki teklifler incelenmiş en uygun teklif veren AKSİYON modüler su depoları firması ile anlaşılmasına karar verilmiştir. a. KÜP ÇELİK :20.602,80TL b. NAZEN :18.467,00TL c. EFES ÇELİK :21.936.20TL d. YILSU MAKİNA :18.703,00TL e. BERAT METAL :18.998.00TL f. Şevket ÖZDEMİR :33.040.00TL g. YILDIRIM KAZAN :35.400.00TL h. AKSİYON :19.078.00TL Yönetim Kurulu Toplantısında Alınan 2015/12 Numaralı Kararlar 23 Aralık 2015 günü toplantı yapılmasına, 17 Ocak 2015 tarihinde genel kurul toplantısının yapılmasına, 2015 yılı faaliyet raporunun hazırlanmasına karar verilmiştir. 3. İDARİ FAALİYETLER Site otopark çıkış yoluna manyetik bant yapılarak, bariyer sensörlü hale getirilmiştir. 6
SAYFA : 7/18 Personel soyunma dolabı tedarik edilmiş, her dolap için asma kilit alınarak personel eşyaları güven altına alınmıştır. Bahçe içinde bulunan ahşap oyun grupları ve pergoleler zımpara yapılarak vernik yapılmıştır. Muhasebe kayıtları eksiksiz ve günlük olarak tutulmuştur. Site sakinlerini bilgilendirmek amacıyla yapılan duyurular güncellenerek eksiksiz bilgi almaları sağlanmıştır. 7
SAYFA : 8/18 Yönetim ofisi C2 blok sığınağından kaldırılmış, B2 blok sığınağına taşınmıştır. Ayrıca aynı mahalde yönetim odası ve evrak arşiv odası hazırlanmıştır. Kamera görüntülerini engelleyen leylandi ağaçlarının budaması yapılmıştır. Site sakinlerine merdiven boşluklarına, yangın merdivenlerine eşya konulmaması, kapı önlerinde ayakkabı ve ayakkabılık bulundurulmaması konusunda uyarılarda bulunulmuştur. Çöp toplama saatlerine uyulması konularında site sakinlerine bilgilendirme yazılarının dağıtımı yapılmıştır. Her ay sonunda aidat borcu olan tüm kat maliklerimiz, kiracılarımız telefonla aranmış, aidat bakiyeleri hakkında kendileri bilgilendirilmiştir. 8
SAYFA : 9/18 Kötü hava şartlarında İBB Yol ve Bakım Müdürlüğü nden kar tuzu temin edilmiştir. Spor salonunun bakım ve tadilatı yapılarak hizmete sunulmuştur. Siteye girip çıkan kuryelerin bağlı olduğu şirketler ile görüşülüp, daha dikkatli ve özenli davranmaları konularında kendilerine uyarılarda bulunulmuştur. Site marketi Ecrin Market tarafından işletilmeye başlanmıştır. Acil Aranacaklar ve İletişim Akış Şeması hazırlanarak panolara asılmıştır. Kat maliklerinin görüş ve önerileri için anket formu hazırlanmıştır, sonuçlarda ortaya çıkan öneriler değerlendirmeye alınmıştır. Kat maliklerinin adres ve telefon bilgileri güncellenmiştir. Muhasebe kayıtlarında kullanılmak üzere 150 tek sayfa yaprak A4 kağıdı noter tasdiki yaptırılmıştır. Güvenlik kulübesi yanında bulunan acil durumlar için ayrılan yere park engeli yapılmıştır. Ortak alan sigortası için ÖZSER SİGORTA ile sözleşme imzalanmıştır. Aidat bakiyelerini 3 ay geciktiren sakinlerimize ihtar yazısı gönderilmiştir. Bahçıvanın iş akdi feshedilmiş yerine sitemizde daha önce bahçıvanlık yapan temizlik görevlisi Mehmet DENİZ görevlendirilmiştir. 2015 Temmuz ayına faturanın bedelinin yüksek olması nedeniyle BEDAŞ ile görüşülmüş, elektrik saatinin arızalı olduğu tespit edilmiş, arıza giderilmiştir. Site sakinlerimizin çocuklarının yaza veda partisi talepleri yerine getirilmiş, parti masrafı Orkun Grup tarafından karşılanmıştır. Blokların boya badana işleri tamamlanmıştır 9
SAYFA : 10/18 Bahçe düzenleme ve peyzaj çalışmaları yapılmıştır. 4. TEKNİK FAALİYETLER 2015 yılı içinde 11 adet asansörün TSE yetkililerince fenni muayeneleri yapılarak kullanılmasında sakınca olmadığına dair yeşil etiket alınmıştır. Gün ışığından daha fazla tasarruf edilebilmesi için bahçe ve blok aydınlatma lambalarının zaman ayarları sık sık kontrol edilerek güncellemeler yapılmıştır. 10
SAYFA : 11/18 Otopark içerisinde 100 adet led floresan değişimi yapılmıştır. Okul Yolu Sokak ta bulunan kamera direkleri 150 cm uzatılmıştır. Elektrik topraklama ölçüm işlemi, Amper enerji firması tarafından yapılmış, herhangi bir olumsuzluk olmadığı tespit edilmiştir. Asansörlerin aylık bakım sözleşmesi ONURCAN ASANSÖR ile imzalanmıştır. A2, B2, C1, C2 blokların çatılarında akan yerler onarılmıştır. Otopark içinde park çizgileri yeniden çizilmiştir. AKSA JENERATÖR firması ile her ay rutin kontrol yapması için sözleşme yapılmıştır. Elektrik ve hidrofor odalarına master anahtar yapılmıştır. Çocuk oyun alanlarındaki salıncaklar yenilenmiştir. 11
SAYFA : 12/18 Otopark girişi üzerinde sıcak asfalt çalışması yapılmıştır. Su tesisatlarında görülen aksaklıklar giderilmiştir. 12
SAYFA : 13/18 Hidrofor arızalarına süratle müdahale edilmektedir. Güvenlik kayıt cihazı ve kamera sistemi yenilenmiştir. Güvenlik mobosunun içi yeniden dizayn edilmiş, kablolama sistemleri sağlıklı bir hale getirilmiştir. 13
SAYFA : 14/18 Asansörlere15 saniye gecikmeli Schneider marka 10 adet kaçak akım rölesi takılmıştır. Ortak alan peyzaj sulaması için kullanılan arızalı zaman ayarlı sayaç yenilenmiş, sulama sistemi vanaları değiştirilmiştir. Su depolarının dezenfekte edilmesi işi Hamidiye firmasına yaptırılmıştır. 14
SAYFA : 15/18 5. TEMİZLİK FAALİYETLERİ Günlük Faaliyetler : Tüm blokların temizliği ve çöp toplama işlemleri zamanında yapılmaktadır. Yapılan işler günlük olarak kontrol edilmektedir. Haftalık Faaliyetler yapılmaktadır. : Tüm asansörler haftalık olarak temizlenmekte ve kontrolleri 15 Günlük Faaliyetler : Sığınaklar ve şaft odaları 15 günde bir muntazaman temizlenmekte ve kontrolleri yapılmaktadır. Aylık Faaliyetler : Tüm blokların camları, kapıları ve girişteki avizeleri temizlenmiştir. Havuz ve otopark temizliği her ay muntazaman yapılmış ve temizlikleri kontrol edilmiştir. 15