KARAR KONUSU DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

KARAR NO KARAR TARİHİ 66 16.05.2014 T.C. MANİSA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ MECLİS KARARI KARAR KONUSU DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ Manisa Büyükşehir Belediye Meclisinin 1. Seçim Dönemi 1. Toplantı Yılı, Mayıs ayı toplantısının 3. birleşimi 16 Mayıs 2014 Cuma günü saat 17:00'de Belediye Meclis Başkanı'nın başkanlığında Kültür Sitesi Meclis Salonunda yapıldı. Kent Ekonomisi ve Sivil Toplum Kuruluşları Komisyonu ile Hukuk ve Tarifeler Komisyonu'nun 30.04.2014 tarihli, Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Çalışma Yönetmeliği konulu mazbatası ile ilgili yapılan görüşme sonunda; Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Çalışma Yönetmeliği incelenmiş olup, söz konusu Yönetmeliğin aşağıda belirtildiği şekliyle onaylanmasına OYBİRLİĞİ ile karar verildi. MANİSA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER AMAÇ Madde 1- Bu yönetmelik Manisa Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının görev, yetki ve sorumluluk belirlemek üzere hazırlanmıştır. KAPSAM Madde 2- Bu yönetmelik Manisa Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının hizmet, faaliyet ve çalışmalarını kapsar. DAYANAK Madde 3- (1) Bu yönetmelik, 10/07/2014 tarihli ve 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununun 21 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. TANIMLAR VE KISALTMALAR Madde 4- (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında; a) BAŞKAN: Belediye Başkanı, b) BELEDİYE: Manisa Büyükşehir Belediyesini, c) DAİRE BAŞKANI: Manisa Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Daire Başkanını, d) DAİRE BAŞKANLIĞI: Manisa Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Daire Başkanlığını, e) ENCÜMEN: Manisa Büyükşehir Belediyesi Encümenini, f) GENEL SEKRETER: Manisa Büyükşehir Belediyesi Genel Sekterini, g) GENEL SEKRETER YARDIMCISI: Manisa Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının bağlı bulunduğu Genel Sekreter Yardımcısını, h) MECLİS: Manisa Büyükşehir Belediye Meclisi, i) ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ: Birim Şube Müdürlüğünü, j) İDARE PERSONEL: Birim Şube Müdürlüklerinde çalışan idari personeli, ifade eder. 1

İKİNCİ BÖLÜM DAİRE BAŞKANLIĞININ YAPISI, GÖREV VE YETKİLERİ Daire Başkanlığının Yapısı Madde 5- (1) Daire başkanlığında yeteri sayıda Şube Müdürlüğü bulunur. 2- Her şube müdürlüğünde yeteri kadar şeflik bulunur. 3- Daire Başkanlığında, Şube Müdürlüğü meclis kararı ile belirlenir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM GÖREV VE YETKİ VE SORUMLULUKLARI TEMEL İLKELER Madde 6- (1) DAİRE BAŞKANIN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI; a- Birimle ilgili mevzuatı, yenilikleri ve teknik gelişmeleri takip eder, uygulanmasını sağlar. b- Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlar. c- Harcama yetkilisi, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporlarına ekler. d- Üst yönetimce istenen mevzuat ile öngörülen kurul ile komisyonlara katılır ve/veya talep edilen hizmet sınıfına uygun personelin görevlendirilmesini sağlar. e- Birimiyle ilgili toplantılara katılır, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlar. f- Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, istihdam edilen personel görev dağılımını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar. g- Daire başkanlığına havale edilen evrakları iş koluna göre bağlı birimlere havale eder. h- 5018 Sayılı Kanun gereğince gerekli işlemleri yürütür. i- Görevlerini yerine getirirken birim içi ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlar. j- Astların performansını periyodik olarak değerlendirir, biriminde moral, motivasyon ve performans artırıcı çalışmalar yapar. k- İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak çalışılmasını sağlar. l- Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık. m- Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk. n- Hesap verebilirlik. o- Kurum içi yönetimde ve Manisa yı ilgilendiren kararlarda katılımcılık. p- Uygulamalarda adalet ve hizmete eşitlik. q- Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik. r- Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararları yerine sürdürülebilirlik, temel ilkeleri esas alır. s- Belediye envanterine kayıtlı araçların ihtiyacı olan akaryakıt ve türevleri temini ve dağıtımını sağlamak, t- Kaza yapan araçların sigorta ve yazışmalarını takip etmek ve diğer sigortalama işlemlerinin yapılmasını sağlamak, u- Belediye binalarının güvenlik önlemlerini aldırtmak, görevli personelin kontrol, sevk ve idaresini sağlamak. 2

v- Gerekli koruma planları hazırlamak ve uygulamaya koymak, w- Belediye hizmet bina, park bahçe ve müştemilatları ile varsa 5393 Sayılı Belediye Kanunun 75.maddesine istinaden resmi kurumlarla karşılıklı imzalanan protokoller gereğince tarihi öneme haiz cami ve türbelerin sabotaj, hırsızlık ve yangınlara karşı her türlü önlem ve tedbirlerin alınmasını sağlamak, x- 5188 Sayılı özel Güvenlik Kanunu gereğince belediye binalarının korunması amacıyla görevlendirilen güvenlik görevlilerinin görev ve sorumlulukları ile ilgili talimat hazırlatarak bunların uygulanmasını sağlamak, y- Belediyede görev yapan güvenlik görevlilerine gerekli eğitimlerin alınmasını sağlamak, z- Belediyenin, ilgili ve bağlı tüm kuruluşlarının tüm tören ve organizasyonlarını yapmak, görevlerini yerine getirir. aa- 5188 Sayılı Özel Güvenlik Kanununa göre Belediye Başkanlığına bağlı, bina, müştemilat, park bahçe ve tarihi mekanların koruma ve güvenliğini sağlar. bb- 5188 Sayılı Özel Güvenlik Kanuna göre Belediye Başkanlığına bağlı, güvenliği sağlanan noktaların kontrol ve denetimini yaptırır. cc- Bu görev ve yetkililerin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden üst yönetime karşı sorumludur. dd- Üstü tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirir. Madde 6- (2) ŞUBE MÜDÜRLERİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI; a- Stratejik plan doğrultusunda verilen görevleri yerine getirmek. b- Bağlı personelin disiplin ve düzenini sağlamak. c- Tesislerin araç ve gereçlerinin korunmasını, temizliğini ve göreve hazır durumda tutulmalarını sağlamak. d- Bağlı personelin iç hizmet eğitimlerini belli bir plan dahilinde yapmak. e- Bağlı personelin iş bölümünü yaparak, üst amirlerin bulunmadığı olayları sevk ve idare etmek. f- Konusuna ilişkin mevzuatı takip ederek, bunlara uygun uygulama yapılmasını sağlamak. g- Müdürlük içinde düzenli planlı ve tutanaklı toplantılarının yapılmasını sağlamak. h- İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlamak. i- Şube Müdürü müdürlük görevlerini yerinde ve zamanında, yerine getirilmesinden Daire Başkanına karşı sorumludur. j- Görev ve yetkilileri çerçevesinde idari mali karar ve işlemlerinin etkili süratli verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur. k- Performans programındaki müdürlük hedeflerinin gerçekleşmesinden sorumludur. l- Müdürlüğü ile ilgili işlemleri yerine getirirken, belediyenin genel ilkelerine kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur. m- Personelin disiplin ve düzeninden sorumludur. n- Üstü tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirir. Madde 6- (3) SERVİS SORUMLUSU GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI; a- Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği talimatların uygulanmasını sağlamak. b- Servis personelinin yaptığı işlerinde ekibinin başında bulunmak. Ekibinin vasıflarına göre çalıştırmak ve işlerin bitirilmesi ile ilgili tutanaklarını Şube Müdürlüğüne sunmak. c- Şube Müdürüne karşı sorumludur. 3

Madde 6- (4) PERSONEL GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI; Üstlerinin yaptığı görev bölümü ile kendilerine yöneltilen işleri konuya uygun olarak tam ve zamanında yapmakla sorumludurlar. Daire Başkanlığına iş ve dış yazışmalarını hazırlar ve takip ederler. Madde 7-1.- KURULUŞ: Büyükşehir Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı, İdari İşler Şube Müdürlüğü, Makine Bakım Onarım Şube Müdürlüğü, Sivil Savunma Uzmanlığı, Tören ve Organizasyon Şube Müdürlüğü, Satın alma Şube Müdürlüğü,İhale İşleri Şube Müdürlüğü ve Şube Müdürlüğü norm kadro mevzuatına uygun nitelikte ve sayıda personel ile görev yapar. Madde 8-1 İDARİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ YETKİ VE SORUMLULUKLARI, Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı Çözüm masasından ve diğer Başkanlıklardan gelen resmi yazışmaları ve dilekçeleri kayıt altına alıp Başkanın havalesi sonrası ilgili Şube Müdürlüklerine dağıtımı yapmak, dağıtımı yapılan evrakları olan müdürlüklerce hazırlanıp dönüşünde kayıt altına alarak takibini yapıp kanunda belirlenen süre içinde cevap verilmesini sağlamak. Hizmet araçlarının kiralanması, her an çalışır ve hizmete hazır halde bulundurulması için gerekli tedbirleri almak, araçların birimlere tahsisi ve görevlendirilmeleri ile ilgili işlemleri yürütmek, kiralanmış olan araçların yakıtların toplu almak ve ödemelerini yapmak, belediye hizmet binalarının ısıtma, elektrik, haberleşme, taşıma ve temizlik güvenlik iş ve işlemlerinin yürütmek ve belediye hizmet binalarının ihtiyaçlarını karşılamak. Manisa Büyükşehir Belediye Başkanlık Makamının talimat ve bildirileri, 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye kanununun, 5188 Sayılı Özel Güvenlik hizmetlerine dair kanun ve buna bağlı olarak çıkarılan Özel Güvenlik Hizmetlerinin dair kanunun uygulanmasına ilişkin yönetmelik doğrultusunda görev yapmaktadır. Özel Güvenlik Biriminde Çalışanların Görevleri; Koruma ve güvenliğini sağladıkları alanına girmek isteyenleri duyarlı kapıdan geçirme, bu kişilerin üstleri detektörle arama, eşyaları X-ray cihazından veya benzeri güvenlik sistemlerinden geçirme. Toplantı, konser spor müsabakası sahne gösterileri vb. etkinlikleri ile cenaze ve düğün törenlerinde kimlik sorma duyarlı kapıdan geçirme Bu kişilerin üstlerini detektörle arama eşyaların X-Ray cihazından veya vb. güvenlik sistemlerinden geçirme. 1412 Sayılı Ceza muhakeme usulü kanununun 127.maddesi gereğince yakalama ve yakalama nedeniyle orantılı arama. Görev alanında haklarında yakalama, tutuklama veya mahkumiyet kararı bulunan kişileri yakalama ve arama. Yangın, deprem tabi afet durumlarında ve imdat istenmesi halinde görev alanındaki işyeri ve konutlara girme. Terminal, toplu ulaşım tesislerinde kimlik sorma, duyarlı kapıdan geçirme bu kişilerin üstlerine detektör ile arama. Eşyaların X-Ray cihazından vb. güvenlik sistemlerinden geçirme. Genel kolluk kuvvetlerine derhal bildirmek şartıyla aramalar sırasında suç teşkil eden veya delil olabilecek yada suç teşkil etmemekle birlikte tehlike doğurabilecek eşyayı emanete almak. Terk edilmiş ve bulunmuş eşyayı emanete almak. Belediye hizmet binasının genel temizliğini yaptırmak ve kontrolünü yapmak. Binada yapılacak taşınma yerleşme ve düzenleme gibi hizmetlerle ilgili koordinasyon sağlamak. Binada yapılacak boya, badana ve küçük çaplı bakım onarım tadilat işlemini yaptırmak ve takibini yapmak. Bina çevresinin tertip ve düzenini sağlamak. 4

Hizmet binasına gelen demirbaşların düzenli bir şekilde yerleştirilmesini sağlamak. Binanın ilaçlama işlemlerini yaptırmak. Kış ve sağanak yağış şartlarında binaya giriş çıkışları emniyetli bir şekilde devamlılığını sağlamak. Teknik işlerle ilgili olarak ortaya çıkan veya çıkması muhtemel problemlerin çözümü için gerekli iş ve işlemleri yaparak idareye teklif götürmek. Asansörlerin gerekli bakım ve onarımını yaptırmak. Yangın alarm ve güvenlik sistemi ile dahili ses sistemini çalışır durumunda bulundurmak. Bu işlerle görevli personeli sevk idare etmek, aralarında koordinasyon sağlamak. Madde 9-1- MAKİNE BAKIM ONARIM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN YETKİ VE SORUMLULUKLARI, a- Büyükşehir Belediyesine ait araç ve iş makinalarının gerek Daire Başkanlığına bağlı atölyelerde, gerek seyyar tamir ekipleri ile tamir ve bakımlarını yaptırır. b- Büyükşehir Belediyesine bağlı birimlerin sarf malzeme, yedek parça, akaryakıt ve demirbaş malzemeleri için gerekli stokların bulundurulmasını, ambar işlemlerinin yürütülmesini sağlar. c- Belediyeye bağlı birimlere ait araç ve iş makinelerinin bakım ve onarımı işlemlerini yürütmek. d- Belediyeye bağlı birimlere ait araç ve iş makinelerin sicil kayıtlarını tutmak ve Zorunlu Trafik Sigortalarının yaptırılmasını sağlamak, e- Belediyenin kullanımındaki tüm bina ve alanlarda elektrik tesisatı, mekanik tesisat, ısıtma ve soğutma sistemleri ile binaların bakım ve onarımını yaptırmak, f- Belediyeye bağlı birimlerin çalışmalarında lojistik destek hizmetleri vermek, Madde 10.1- SİVİL SAVUNMA UZMANLIĞI GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: Sivil Savunma uzmanlarının görev, yetki ve sorumlulukları konusunda kendi yönetmelikleri hükümleri uygulanır. Madde 11. 1 TÖREN VE ORGANİZASYON ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: Büyükşehir Belediyesinin, ilgili ve bağlı tüm kuruluşlarının tüm tören organizasyonlarını imkanlar ölçüsünde de diğer kamu kurum ve kuruluşların organizasyon talebi karşılamak. Madde 12.1 SATINALMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: 4734 Sayılı Kanun ve ilgili yasalar çerçevesinde doğrudan temin usulü ile yapacakları mal, hizmet, yapım ve danışmanlık hizmet alımlarını iş ve dış piyasadan uygun şartlarla zamanında temin etmek. İlgili daireler tarafından satın alınması gereken mal yada hizmetlere ilişkin alımların yapılabilmesi için komisyon oluşturmak, Olur yazısı yazıp,onaylatmak. İlgili dairelerden gelen taleplerle ilgili teklifler almak, yaklaşık maliyet cetvelini oluşturmak ve sırasıyla Şube Müdürünün onayına sunmak. En avantajlı teklifi veren firmaya teklifin onda kaldığını bildirmek. Faturası kestirilip muayene kabul teslim tutanağı düzenlenip, onayı alıp ilgili müdürlüklere imzalatıp kapak düzenleyip Mali Hizmetlere göndermek. 5

Madde 13.1. İHALE İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI: Belediyemiz tarafından 4734 Sayılı kamu ihale kanununa göre yapılan ihalelerin Mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak. Manisa Büyükşehir Belediye birimlerinden gelen ihale dosyalarını idari şartnameleri onay belgeleriyle gerekli incelemeleri yapmak, İhale ilanlarını hazırlamak ve gerekli yerlerde yayınlanmasını sağlamak. İhale komisyonlarının sekretarya hizmetlerini sağlamak. İhale gündemlerini hazırlamak ve ilgili birimlere tebliğ etmek. İhale dosyasının müdürlüğe intikalinden ihale sonucu ita amirinin onayına sunulmasına kadar olan süreçte ihaleyle ilgili yazışmaları yapmak. Mevzuatta belirtilen görevleri yapmaktır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM YÖNERGELER YÖNERGE ÇIKARILMASI: MADDE 14.1Bu yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve dairenin yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin olarak yönergeler çıkarmaya Başkanlık Makamı yetkilidir. BEŞİNCİ BÖLÜM YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME YÜRÜRLÜK: MADDE 15.1. Bu yönetmeliğe yeni madde eklenmesi çıkarılması Büyükşehir Belediye Başkanının ve/veya Büyükşehir Meclis üye yada üyelerinin teklifi; meclisinin salt çoğunluğunun kararı ile gerçekleşir. MADDE 15.2.-Bu yönetmelikte bahsedilen sıralı sayılı amir ve/veya yöneticiler yönetmelikte vaaz edilen çalışma alanları ve çalışmaları hakkında Büyükşehir Meclisinin talebi ile Büyükşehir Meclisine bilgi verir. MADDE15.3-Bu yönetmelik Manisa Büyükşehir Belediye Meclisinin kabulü ve Belediye ilan panosunda ilanı ile yürürlüğe girer. YÜRÜTME: Madde 16.1 Bu yönetmelik hükümlerini Manisa Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür. Cengiz ERGÜN İbrahim KAYA Ahmet PALABIYIK MECLİS BAŞKANI KATİP ÜYE KATİP ÜYE 6