Misyon KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI Üniversitemiz öğretim elemanı ve öğrencilerinin eğitim öğretim ve bilimsel faaliyetlerini desteklemek, üretilen bilgileri gelişen teknolojiler aracılığı ile kullanıcılarına ulaştırmak, Balkan ve Avrupa Ülkeleri Kütüphaneleri arasında işbirliği çalışmaları yapmak. Vizyon olmak. Çağdaş kütüphanecilik hizmeti veren dünya standartlarında bir üniversite kütüphanesi Temel Değerler 1- Düşünce Özgürlüğüne Saygı Bilimsel alanda akademik özgürlüğü savunma ve destekleme, Mesleki etik değerlere ve telif haklarına saygı, Eğitim öğretim ve araştırmayı destekleme, 2- Üstün Hizmet Anlayışı Kullanıcıların ihtiyaçlarını dikkate alan hizmet anlayışı, Kütüphane kaynaklarını verimli şekilde kullanılması, Gereksinim duyulan bilgi ve belge kaynaklarını hızlı ve doğru şekilde sağlamak, Çalışanların mesleki gelişimi ve başarısı için elverişli ortamı yaratmak, 3- Yaratıcılığa Önem Verme Yaratıcılığa ve yenilikçiliğe destek olmak, Başarılı deneyimleri örnek almak, Esnek bir organizasyon yapısı, Sürekli eğitim, 4- İşbirliği ve Yardımlaşma Kütüphane personeli arasında mesleki ve sosyal dayanışmayı artırmak, Üniversite içerisinde yer alan birimlerle işbirliğine gitmek, Diğer paydaşlarla işbirliği yapmak, Öğrenci, öğretim üyesi ve diğer personelle işbirliği yapmak,
5- Kullanıcılarımızın ve Personelimizin Huzuru Çalışanlar arasında birlikte çalışma ruhunu geliştirmek, Tüm kullanıcılar ve personel için en uygun çalışma ortamını oluşturmak, temel değerlerimizdir. Güçlü Yönler Kütüphane bütçesinin giderek iyileşmesi ve son yıllardaki artış, Kütüphanenin toplum içindeki olumlu algılanışı, Kütüphane binasının yeni ve geniş kullanım alanına sahip oluşu, Teknik donanım, Üniversite yönetiminin desteği, Fiziki şartların uygunluğu, Kütüphanenin kendine ait bütçesinin olması, Erişilebilirlik, Mesleki yeniliklerin izlenmesi, Dış çevreyle güçlü ilişki, Zayıf Yönler Kütüphanecilik bölümü mezunu mesleki personel yetersizliği, Konu uzmanlarının eksikliği, Dil bilen (İngilizce) eleman eksikliği, Fakültelerin dağınık oluşu, Abone olunan veritabanlarının oynamış olduğu rolün kavranılamamış olması. Fırsatlar Kütüphane bütçesinin artış göstermesi, Üniversitemizin konumu itibarı ile iki ülkeye sınırı bulunan bir bölge üniversitesi olması ve buna bağlı olarak uluslar arası işbirliği imkanlarına sahip olması, Bilginin öneminin artmasıyla, Bilginin ekonomik değer olması, bilgi ve belgeye erişim isteği,
Kütüphanecilik alanında elektronik yayıncılığın gelişimi, Ulusal ve uluslararası işbirliği, Kurum içi birimlerle olumlu ilişkiler. Tehditler Genel olarak ulusal ölçekte düşünüldüğünde toplum olarak kütüphaneye olan bakış açısı ve kütüphane kullanma alışkanlığının olmayışı, Mevcut personel sayısının daha da azalma tehlikesi, Veritabanı sağlayıcı firmalarla imzalanan lisans anlaşmalarındaki kısıtlamalar, Basılı ve elektronik ortamdaki bilgi kaynakları ve maliyetlerindeki hızlı artış, Bütçenin azalma ihtimali, Döviz kurlarındaki değişmeler, Yayıncıların politikası ve tekelleşme, Elektronik ortamdaki güvenlik açıkları, Durum Analizi GENEL BİLGİLER Trakya Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Merkez Kütüphanesi, 1989 yılında kurulmuştur. Merkez Kütüphanesi, 19 Mayıs 2004 tarihinde yeni hizmet binasına taşınmıştır. Merkez Kütüphane Hizmet Binası 5.150 m² kapalı kullanım alanına sahip olup 2 Blok ve Bodrum + 3 kattan oluşmaktadır. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına bağlı, Ayşekadın ve Ahmet Karadeniz Yerleşkelerinde hizmet veren iki şube kütüphanesi bulunmaktadır. Ayşekadın Yerleşkesi Şube Kütüphanesi 264 m 2, Ahmet Karadeniz Yerleşkesi nde yer alan İ. Hulusi Güngör Kütüphanesi de 200 m 2. alanda hizmet vermektedir. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Üniversitemiz öğretim elemanları ile öğrencilerinin ulusal ve uluslar arası alanda üretilen bilgilere çağdaş bilgi teknolojilerinin desteğiyle erişimlerini sağlamak amacıyla faaliyetlerini belirlediği plan ve programlar dahilinde yürütmektedir. Bilimsel ve teknolojik gelişmelere paralel olarak bilgi kaynaklarını ve hizmetlerini her geçen gün yenileyerek çalışmalarını sürdüren Merkez Kütüphane, basılı materyallerle birlikte web sayfası üzerinden de kullanıcılarına elektronik ortamda yedi gün yirmi dört saat hizmet vermektedir. Merkez Kütüphane web sayfası erişim adresi ; http://kutuphane.trakya.edu.tr/ dir.
Merkez Kütüphane Haftalık Çalışma Saatleri (2011) Haftada kaç saat Hafta içi 62,5 Akademik yıl içinde Akademik yıl dışında Hafta sonu Toplam Hafta içi Hafta sonu Toplam Cumartesi Pazar Cumartesi Pazar 70,5 40 40 8 ------- -------- ------- Merkez Kütüphanede verilen hizmetlerin altyapısı aşağıdaki öğelerden oluşmaktadır. A. Kütüphane dermesi ( Kitap, Tez, Dergi, Görsel işitsel kaynaklar vb.) B. Web sayfası üzerinden sunulan elektronik bilgi kaynakları ve hizmetler. C. Kütüphane binası ve fiziksel özellikler. D. Kütüphane kullanıcıları. E. Personel. F. Mali kaynaklar. A. Kütüphane Dermesi Materyal Sayısı (2010-2011) KOLEKSİYON 2010 2011 Basılı Kitap 59.454 79.521 Tez 4.308 4.621 Kitap Dışı Materyal 4.595 5.356 Ciltli Dergi 7.155 8.536 Abone Olunan Basılı Dergi - 127 Toplam 75.512 98.034
Öğrenci Başına Düşen Kitap Sayısı (2010-2011) 2010 2011 Toplam Öğrenci Sayısı 27.760 30.317 Merkez Kütüphane Kitap Sayısı 70.917 92.678 Öğrenci Başına Düşen Kitap Sayısı 2,55 3,05 Merkez Kütüphane Toplam Materyal Sayısı 75.512 98.034 Öğrenci Başına Düşen Materyal Sayısı 2,72 3,23 B. Web Sayfası Üzerinden Sunulan Elektronik Bilgi Kaynakları ve Diğer Elektronik Hizmetler. Abone Olunan E-Kaynaklar (2010 2011) Abone Olunan Veritabanı ile E-Dergi ve E-Kitap Sayıları 2010 2011 Tam Metin Veritabanı Sayısı 22 22 Bibliyografik Veritabanı Sayısı 1 1 E-Dergi Sayısı 15.189 18.068 E-Kitap Sayısı 66.622 85.832
Kütüphanedeki Bilişim Teknolojileri (2011) Var Yok Kullanıcıya Açık Bilgisayar Sayısı Personele Ait Bilgisayar Veri Tabanı (Kendi Geliştirdiği) Web Üzerinden Katalog Erişimi Internet Kullanımı Kütüphane Otomasyonu a- Katalog b- Süreli yayın c- Aksesyon (Sağlama) d- Ödünç verme 50 adet 19 adet 5 adet C. Kütüphane Binası ve Fiziksel Özellikler Kütüphane Hizmet Alanları 1 - Merkez Kütüphane (Balkan Yerleşkesi) Çağdaş kütüphanecilik hizmetlerinin verildiği Merkez Kütüphane binası 5.150 m² kapalı kullanım alanına sahip olup, 2 Blok ve Bodrum + 3 kattan oluşmaktadır. Merkez Kütüphane hizmet binası aşağıdaki bölümlerden oluşmaktadır. Bodrum Kat: Isıtma ve Klima Merkezi ile 50.000 ciltlik kitap deposu yer almaktadır. Zemin Kat: Okuma Salonu, Süreli Yayınlar Salonu, Danışma İşlemleri, Üye Kayıt, Ödünç İşlemleri Servisi, Sergi Salonu, Kafeterya ve Fotokopi bulunmaktadır. Birinci Kat: Çalışma salonu, tez ve danışma kaynakları salonu, kendi bilgisayarı ile çalışma salonu (kablosuz internet kullanımı), bilgisayar ve internet salonu, öğretim üyeleri özel çalışma odaları yer almaktadır. İkinci Kat: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı idari personel çalışma odaları, görsel-işitsel materyal salonu, konferans salonu, seminer salonu yer almaktadır. Merkez kütüphane
binasında sunulan okuyucu hizmetlerine yönelik hizmet alanları ve kapasitelerini gösteren tablo aşağıda yer almaktadır. Merkez Kütüphane Kullanıcı Hizmet Alanları Kullanıcı Hizmet Alanları Adet Alan ( m²) Kullanıcı Kapasitesi (Kişi) Okuma Salonu 1 447 96 Süreli Yayın Salonu 1 294 68 Ders Çalışma Salonu 1 258 116 Tez ve Danışma Kaynakları Salonu 1 111 24 Kendi Bilgisayarı ile Çalışma Salonu 1 111 40 Bilgisayar ve Internet Salonu 1 182 41 Görsel-İşitsel Materyal Salonu 1 145 21 Öğretim Üyeleri Çalışma Odaları 20 160 20 TOPLAM 27 1.708 426 2 - Şube Kütüphanesi (Ayşekadın Yerleşkesi) Üniversitemiz Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına bağlı Ayşekadın Yerleşkesi Şube Kütüphanesi kullanıcılarına 264 m² alanda, aynı anda 49 kişiye hizmet sunmaktadır. Ayşekadın Şube Kütüphanesi Okuyucu Hizmet Alanları Okuyucu Hizmet Alanı Adet Alan ( m²) Kullanan Kişi Sayısı Okuyucu Hizmet Alanı Okuma Salonu 1 251 49 Giriş 1 13 - TOPLAM 2 264 49
D. KÜTÜPHANE KULLANICILARI Kütüphane kullanıcıları iki kategoride ele alınabilir: 1- Kuruma mensup olan iç kullanıcılar, 2- Kurum dışından gelen dış kullanıcılar. İç Kullanıcılar Trakya Üniversitesi Öğrencileri, Trakya Üniversitesi Akademik ve İdari Personeli, Trakya Üniversitesi Hastanesi Hekimleri ve Sağlık Çalışanları, Dış Kullanıcılar Kurum Dışı Kamu Kuruluşları Çalışanları, Ortaöğretim Öğrencileri, Ankos (Anadolu Üniversite Kütüphaneleri Konsorsiyumu), Obes (Ortak Belge Erişim Sistemi), Kits (Kütüphaneler arası İşbirliği Takip Sistemi) gibi kütüphaneler arası işbirliği ile faydalanan kullanıcılar, Sivil Toplum Örgütleri, Yurt Dışı Kütüphaneler, Hedef Kitle / Paydaşlar PAYDAŞLAR HİZMET TEMEL ALANLAR ORTAKLAR T.Ü. Öğrencileri T.Ü. Personeli Kütüphane Çalışanları T.Ü. Rektörlüğü T.Ü. nin İlgili Birimleri Maliye Bakanlığı YÖK Sağlayıcı Kuruluşlar Sivil Toplum Örgütleri Toplum Kurum Dışı Kullanıcılar ANKOS, OBES, KİTS ULAKBİM, BLU STRATEJİK ORTAKLAR
Yıllara Göre Kayıtlı Kullanıcı Sayısı (2010 2011) Kayıtlı kullanıcı sayısı (2010) Kayıtlı kullanıcı sayısı (2011) Akademik personel İdari personel Öğrenci Diğer Toplam 1.472 466 19.217 7 21.162 1.526 577 21.227 14 23.344 Ödünç Verilen Materyal Sayısı (2010-2011) Ödünç verilen materyal Akademik personel İdari personel 2010 2011 Öğrenci Toplam Akademik personel İdari personel Öğrenci Toplam 1-KİTAP 1.684 1.387 30.796 33.867 1.111 1.663 33.716 36.490 2-SÜRELİ YAYIN 3-KİTAP DIŞI MATERYAL 87 --- ---- 87 65 ---- ---- 65 2.407 2.296 ---- 4.703 1.106 2.788 ---- 3.894 TOPLAM 4.178 3.683 30.796 38.657 2.282 4.451 33.716 41.903 E. PERSONEL Personel Sayısı (2011) Her tür örgütte olduğu gibi kütüphanelerin asıl gücünü iyi yetişmiş personel oluşturur. Aşağıdaki tabloda, 2011 yılı sonu itibariyle Trakya Üniversitesi Merkez Kütüphanesi nde çalışanların durumu ve sayısı görülmektedir. Kütüphane Personelinin Kadro ve İstihdam Şekline Göre Dağılımı Uzman 2 Genel İdari Hizmetler 12 Yardımcı Hizmetler Sınıfı 3 TOPLAM 17
Kütüphanecilik eğitimi almış personel sayısı emsal olabilecek başka üniversite merkez kütüphaneleri ile karşılaştırıldığında oldukça yetersizdir. Sorunun çözümü kütüphaneye standart sayıda kütüphaneci kadrosunun sağlanmasıdır. F. MALİ KAYNAKLAR Kütüphanelerin en önemli kaynakları kitap ve dergilerdir. Günümüzde bu bilgi kaynaklarının üreticisi ve pazarlayıcısı konumunda olan Avrupa ve ABD kitap ve dergi fiyatlarında büyük artışlar yapabilmektedir. Bilimsel kaynakları takip etmek amacıyla bunları yurt dışından temin etmek zorunda olan üniversite kütüphaneleri bu alanda giderek daha fazla kaynak ayırmak zorunda kalmaktadır. Yeteri kadar kaynağın kitap ve dergi alımlarına ayrılmaması durumunda, üretilen bilgiye ve bilgi kaynaklarına ulaşım kısıtlanmaktadır. Aşağıdaki tabloda Trakya Üniversitesi Merkez Kütüphanesi 2011 yılı bütçesi diğer bazı üniversitelerle karşılaştırmalı olarak verilmiştir. Bütçe Durumu (2011) Trakya Ü. Çukurova Ü. ODTÜ İTÜ Üniversite Bütçesi (TL) 133.407.000 242.622.000 276.386.000 271.437.000 Kütüphane Bütçesi (TL) 400.000 1.000.000 3.660.000 3.200.000 Kütüphane Bütçesinin Üniversite Bütçesine Oranı (TL) % 0,29 % 0,41 % 1,32 % 1,18
ÇEVRE ANALİZİ (PEST : Political, Economic, Social & Technical) Merkez Kütüphane, kullanıcıların üretilen bilgiye hızlı bir şekilde ulaşmalarını sağlama anlayışı doğrultusunda çağımızın bir gereği olan tüm teknolojik araçları da kullanarak kütüphane hizmetlerini sunmayı ilke edinmiştir. Bu anlayış doğrultusunda kütüphane otomasyon programına koleksiyonun tamamının girişi yapılmış ve tüm kütüphanecilik hizmetleri elektronik ortamda verilmektedir. Merkez kütüphanede sunulan kütüphane hizmetler aşağıda belirtilen faaliyet alanlarını kapsamaktadır. Faaliyet Alanları Üniversitemizin ihtiyaçları doğrultusunda basılı ve elektronik bilgi kaynaklarını sağlamak, Üniversitemizin bilgi ihtiyaçlarına yanıt vermek, Güncel bilgiye hızlı ve kolay şekilde ulaşımı sağlamak için gerekli çalışmaları yapmak, Ödünç verme işlemlerini yürütmek, Yurt içi ve yurt dışı yayın isteklerini karşılamak, Kütüphaneler arası işbirliğini geliştirmek, Kullanıcı eğitimini gerçekleştirmek, Üniversitemiz akademik personelin yapmış olduğu yayınların açık erişimini sağlamak, Güncel duyuru hizmeti sunmak, Koleksiyonun cilt işlemlerini yapmak, Rafların yerleştirilmesi ve düzenli tutulmasını sağlamak, Görme engelliler koleksiyonu oluşturmak ve hizmete sunmak, Elektronik ortamda uluslararası standartlara göre kataloglama ve sınıflama yapmak, Ulusal düzeydeki toplu katalog çalışmalarına katılmak.
Tüm bu hizmetler 1 Ağustos 1996 tarihinde 22714 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanan "Trakya Üniversitesi Kütüphane Yönetmeliği" ile Trakya Üniversitesi Merkez Kütüphane Yönergesinde belirtilen hususlar çerçevesinde yürütülmektedir. Yukarıda sıralanmış olan Merkez Kütüphane hizmetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında aşağıdaki faktörler etkili olmaktadır. Politik / Hukuki Faktörler 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile ilgili uygulamalar Maliye Bakanlığının harcamalar konusundaki tutumu Kamu İhale Kanunu Telif hakları ile ilgili düzenlemeler Ekonomik Faktörler Dolar / Euro / TL paritesindeki dalgalanmalar Mali kaynakların giderek artan bir oranda elektronik kaynaklara ayrılması Sosyal / Bilimsel Faktörler Bilimsel bilgi her 2-3 yılda bir ikiye katlanmaktadır. İnternet büyük bir bilgi kaynağı olmasına karşın, buradaki bilgilerin çok küçük bir oranı hakem denetimli ve güvenilir bilgilerdir. Teknolojik Faktörler Bilgi teknolojilerindeki sürekli gelişmeler Kontrol Eden İmza Onaylayan İmza Sibel DOĞAN Şube Müdürü Recep ZOGO Küt. ve Dok. Dai. Başkanı
Stratejik Amaç 1: Çağdaş kütüphanecilik hizmetleri için gerekli teknolojik imkanlara ve zengin koleksiyona sahip bir üniversite kütüphanesi olmak. Uygulama Dönemi Sorumlu Birim(ler) Hedef 1: Kütüphane koleksiyonunun kontrolü ve güvenliğini sağlamaya yönelik "Radyo Frekansı ile Kimlik Tanımlama Sistemi nin kurulması, mevcut basılı yayınların elektronik ortama aktarılması ve kullanıcıya dönük bilgisayarların yenilenmesi. 2013-2017 Faaliyet 1: Radyo Frekansı ile Kimlik Tanımlama Sisteminin satın alınması. Gösterge 1: Merkez Kütüphaneye kurulan Radyo Frekansı ile Kimlik Tanımlama Sistemi, Faaliyet 2: Kütüphane koleksiyonunda mevcut basılı yayınların elektronik ortama aktarılması amacıyla Kitap Tarama Cihazı alınması. Gösterge 1: Alınan kitap tarama cihazı, Gösterge 2: Elektronik ortama aktarılan basılı yayın sayısı, Faaliyet 3: Kütüphane kullanıcılarına dönük bilgisayarların yenilenmesi. Gösterge 1: Yenilenen bilgisayar sayısı,
Hedef 2: Veritabanı abonelikleri, elektronik dergi / kitap ve basılı yayın sayılarının artırılması. 2013-2017 Faaliyet 1: Yeni veritabanı abonelikleri, elektronik dergi ve elektronik kitap sayılarının artırılması. Gösterge 1: Satın alınan elektronik kitap sayısı, Gösterge 2: Abone olunan elektronik dergi sayısı, Gösterge 3: Abone olunan veritabanı sayısı, Faaliyet 2: Basılı yayın sayısının arttırılması. Gösterge 1: Satın alınan kitap sayısı, Gösterge 2: Bağış gelen kitap sayısı, Gösterge 3: Satın alınan dergi sayısı,
Hedef 3: Görsel-işitsel materyal koleksiyonun güncellenerek zenginleştirilmesi. 2013-2017 Faaliyet 1: Eğitim, belgesel, müzik, film vb. içerikli CD / DVD koleksiyonunun zenginleştirilmesi. Gösterge 1: Koleksiyona eklenen görsel ve işitsel materyal sayısı, Gösterge 2: Görsel-işitsel materyal salonundan yararlanan kullanıcı sayısı, Hedef 4: Kütüphane kullanıcı sayısının arttırılması. 2013-2017 Faaliyet 1: Tüm birimlerde kütüphane hizmetlerini sunumlar yoluyla tanıtmak. Gösterge 1: Kütüphane kullanıcı sayısındaki artış, Faaliyet 2: Akademik personele yönelik veri tabanı kullanıcı eğitim programlarının düzenlenmesi. Gösterge 1: Elektronik veri tabanı ve dergilerin kullanım sayıları,
Stratejik Amaç 2: Üniversitemizde üretilen bilimsel yayınların derlenerek elektronik ortamda sunulması. Uygulama Dönemi Sorumlu Birim(ler) Hedef 1: Üniversitemiz öğretim elemanlarının bilimsel yayınlarının derlenmesi, tam metin bilimsel yayınların uluslararası açık erişim veritabanına aktarılması ve internet üzerinden taramaya açılması. 2013-2017 Faaliyet 1: Üniversitemiz öğretim elemanlarının yaptığı bilimsel yayınların Trakya Üniversitesi Bilimsel Yayınlar Katalogu veritabanına girilmesi ve katalogta derlenerek elektronik ortamda yayınlanması. Gösterge 1: Veritabanına girilen yayın sayısı, Gösterge 2: Elektronik ortamda yayınlanan Trakya Üniversitesi Bilimsel Yayın Kataloğu, Faaliyet 2: Üniversitemiz öğretim elemanlarının yapmış oldukları tam metin bilimsel yayınların açık erişim veritabanına girilmesi ve taranabilir hale getirilmesi. Gösterge 1: Trakya Üniversitesi Açık Erişim Veritabanına aktarılan bilimsel yayın sayısı,
Stratejik Amaç 3: Merkez Kütüphanede engelli kullanıcılara sunulan hizmet kalitesini artırmak. Uygulama Dönemi Sorumlu Birim(ler) Hedef 1: Engelli kullanıcılara yönelik materyal sayısını artırmak. 2013-2017 Faaliyet 1: Engelli kullanıcıların talepleri değerlendirilerek alınacak materyallerin belirlenmesi. Gösterge 1: Engelli kullanıcılara yönelik materyal sayısı (Cd / dvd), Hedef 2: Engelli kullanıcılar için fiziksel engelleri ortadan kaldırmak. 2013-2017 Faaliyet 1: A ve B bloklarda engelli kullanıcıların kütüphane kullanımını kolaylaştıracak asansör sisteminin kurulması. Gösterge 1: Kurulan asansör sistemi,