BATMAN ÜNİVERSİTESİ ERASMUS KOORDİNATÖRLÜĞÜ 2016-2017 AKADEMİK YILI ERASMUS+ ÖĞRENCİ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI
Gündem Maddeleri: Süreç nasıl başlayacak Gitmeden Önce Hazırlanacak Belgeler ve Yapılacaklar I- Başvuru Aşamasında II- Kabul Edildikten Sonra Gittikten Sonra Tamamlanacak Belgeler Dönüş Belgeleri Önemli Hususlar Tavsiyeler Sorularınız ve Cevaplarımız
Süreç Nasıl Başlayacak? UİO (Uluslararası İlişkiler Ofisi) tarafından, Erasmus+ aday öğrencisi olduğunuz, iletişim bilgileriniz ile birlikte eğitim alacağınız üniversiteye e-posta ile bildirilecektir.
Başvuru Aşamasında Gerekli Belgeler Belgeler, her üniversiteye göre değişiklik göstermektedir. Aşağıda genel olarak istenilen belgeler belirtilmiştir. 1) Başvuru Formu-Application Form: 2) Öğrenim Anlaşması-Learning Agreement 3) Konaklama Formu (Accommodation Form) 4) Fotoğraf 5) Pasaport Fotokopisi 6) Özgeçmiş (CV) 7) Niyet Mektubu (Motivation Letter, Letter of Intention..) 8) Transkript 9) Dil Belgesi
1. Başvuru Formu (Application Form) Her öğrenci eğitim alacağı üniversitenin son başvuru tarihlerini takip etmekle yükümlüdür. Eğitim alacağınız üniversitenin web sayfasını inceleyip başvuru süreci hakkında bilgi sahibi olduktan sonra, üniversitenin web sayfasında bulunan veya e-posta ile gönderilen başvuru belgelerini hazırlamanız gerekiyor. Başvurular bazı üniversiteler tarafından online alınmaktadır. Üniversite tarafından sağlanmayan ve BTÜ tarafından istenilen belgeler için internet sayfamızdaki belge ve dokümanlar bağlantısında bulunan belgeleri kullanabilirsiniz. Ayrıca, formlarınızı bilgisayarda doldurmalısınız. Belgelerinizi üniversitenin son başvuru tarihinden en geç 10 gün öncesine kadar hazırladıktan sonra karşı üniversiteye gönderilmek üzere birimimize teslim ederseniz, herhangi bir gecikme yaşamamış olursunuz. Hatta başvuru belgelerini mümkün olduğunca erken tamamlamanız halinde kabul mektubunu daha erken alabilir ve dolayısıyla vize işlemlerinize bir an önce başlayabilirsiniz. Belgelerin son başvuru tarihine kadar birimimize teslim edilmemesi halinde doğabilecek olumsuz sonuçlardan öğrenci sorumludur.
2. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) Sürecin en önemli aşamalarından olan Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) karşı üniversiteden alınacak dersleri ve yurtdışında alınan kredilerin denkliklerinin yapılmasını garanti eder. Form 3 sayfa ve açıklamalardan oluşur: 1. sayfa hareketlilik öncesi (before the mobility) 2. sayfa hareketlilik süresince (during the mobility) 3. sayfa hareketlilik sonrası (after the mobility)
Öğrenim Anlaşması Dönemlik en az 30 AKTS Bölüm Erasmus koordinatörlerinin onayı ile Erasmus döneminin ilk bir ayı içinde «During the Mobility» sayfası ile ders değişikliği (Ekleme-Çıkarma) yapılabilir. Öğrenim anlaşması yapıldıktan sonra derslerde değişiklik yapmak gerekirse, yapılacak her türlü değişiklik fakülte/bölüm koordinatörünün bilgisi dahilinde olmalıdır.
Öğrenim Anlaşması Alınacak tüm derslerin denkliğinin sağlanması önemlidir. Denklik için derslerin birebir eşleştirilmesi yerine ECTS lerin denk olması esas alınmalıdır. Öğrenim anlaşmasıyla seçilecek derslerin kredi toplamı mutlaka 30 ECTS olmak zorundadır. Alınacak derslerin ECTS toplamı ile öğrencinin BTÜ de eşdeğer sayılacağı derslerin ECTS toplamının denk olması gerekmektedir (± 2 kredi olabilir). LA-before the mobility formunun hareketlilik öncesi her iki kurum tarafından imzalanmış olması gerekmektedir.
3. Konaklama Formu (Accommodation Form Kalacak yerin temini konusunda karşı üniversitenin yetkilileri ile iletişime geçmelisiniz. Bazı üniversiteler kalacak yer temin ederken bazı üniversiteler sizi ilgili birimlere yönlendirip, alternatifler sunabilir. Kalacak yer temin eden üniversiteler, web sayfalarında Application Form unun yanında Accommodation Form unu da istemektedir.
4. Pasaport 25 yaşın altındaki öğrenciler pasaport harcından muaftırlar. 25 yaşın üzerindeki öğrenciler ise UİO tarafından kendilerine verilen «Erasmus öğrencisi olduklarına dair yazı» ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na giderek pasaport harcı muafiyet belgesi alacaklar, daha sonra Batman Vergi Dairesi Başkanlığı na giderek belgeyi onaylatacaklardır. Pasaport teslim süresi yaklaşık 1 haftadır. Pasaport için gerekli diğer belgeler: 2 adet biyometrik fotoğraf Nüfus cüzdanı aslı Cüzdan bedelinin yatırıldığına dair dekont (87.50 TL) Pasaport harcı muafiyet belgesi (25 yaş üstü) Öğrenci belgesi(aslı olmalı ve yeni alınmış olmalı)(25 yaş altı)
Diğer Belgeler Özgeçmiş (CV): Misafir olacağınız üniversite tarafından istenilmesi halinde hazırlanacaktır. Niyet Mektubu (Motivation Letter, Letter of Intention..): Misafir olacağınız üniversite tarafından istenilmesi halinde hazırlanacaktır. Dil Belgesi: Misafir olacağınız üniversite tarafından istenilmesi halinde UİO tarafından verilecektir. (Yabancı Dil İngilizce ise)
Gitmeden Önce Hazırlanacak Belgeler II- KABUL EDİLDİKTEN SONRA 1. Kabul Belgesi 2. Hibe Yazısı (Confirmation Letter) 3. Online Dil Destek Sınavı (Online Linguistic Support) 4. Sağlık Sigortası 5. Vize İşlemleri ve Vize Fotokopisi 6. Banka Hesabı 7. Hibe Sözleşmesi ve Ödeme
1. Kabul Belgesi / Letter of Acceptance Erasmus+ öğrencisinin başvurusunun uygun bulunması halinde karşı üniversite tarafından öğrenci adına düzenlenmiş kabul mektubu (Letter of Acceptance/Confirmation) gönderilir. Kabul mektubu öğrencinin başvuru formunda belirttiği adrese gönderilebileceği gibi, UİO adresine de gönderilmektedir. Kabul mektubunun orijinali öğrencide, fotokopisi UİO da bulunmalıdır.
2. Hibe Yazısı/Confirmation Letter Kabul mektubu gelen öğrenciye vize başvurusunda kullanılmak üzere UİO tarafından hazırlanan hibe yazısı verilir. Hibe yazısı, öğrencinin Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği ne katılacağını belirtir ve gideceği ülkeye göre alacağı aylık hibe miktarını ve toplam hibeyi gösterir.
3. Online Dil Sınavı (ZORUNLU) ve Dil Desteği Avrupa Birliği Komisyonu tarafından, 6 yaygın dil olan Almanca, İngilizce, Fransızca, İspanyolca, İtalyanca ve Hollandaca olarak online dil desteği verilmektedir. 2016 da Çekçe, Danca, Yunanca, Lehçe, Portekizce ve İsveççe dillerinde de destek verilmektedir. Üniversite tarafından yerleştirilen öğrenci faaliyetten önce ve sonra zorunlu olarak online dil sınavına girecektir. Sınavı tamamlamayan öğrenciler faaliyetten yararlanamayacaktır. Gitmeden önce dil değerlendirme testinin sonuçları, öğrencilerin hareketlilik faaliyetlerine katılmalarına engel olmamaktadır. Dil seviyesi belirlenen seviyenin altında olan öğrenciler, aldıkları sınav dilinde online kursu faaliyetleri süresince alabilirler. Dil seviyeleri C1 ve üstü olan öğrenciler ise isteğe bağlı olarak gittikleri ülkenin dilinde kurs alabilecektir.
Online Dil Sınavı 5 bölümde 70 soru Grammar (20 soru) Vocabulary (15 soru) Key communicative phrases (15 soru) Listening comprehension (10 soru) Written comprehension (10 soru) Yaklaşık 50-60 dakikalık bir sınav Adaptive bir sınav (Öğrencinin cevabına göre değişen soru zorluğu) İnternet gerekiyor Herhangi bir zamanda kaydedilip, kalınan yerden devam edilebiliyor. Öğrenim döneminin uzatılması durumunda öğrencinin sisteme girip dönüş tarihini güncellemesi gerekiyor
4. Sağlık Sigortası Erasmus+ öğrencisinin tam kapsamlı sağlık sigortası yaptırması zorunludur. Sigorta, eğitim alınacak ülkede kullanılabilecek şekilde uluslararası geçerliliği olan bir sigorta şirketi aracılığı ile yaptırılmalıdır. İstenilen teminat miktarı her ülkede farklı olabileceği için vize işlemleri sırasında ilgili ülkenin şartları mutlaka kontrol edilmelidir. Ayrıca poliçenin fotokopisi Uluslararası İlişkiler Ofisi ne teslim edilecektir. SGK lı olup da sosyal güvenlik sözleşmesi yapılmış ülkelere gidecek öğrencilerin SGK dan ilgili formları almaları yeterli olacaktır.
5. Vize İşlemleri: Başvurunuzu yurt dışına gitmeden en az 1 ay önce yapınız. Öğrencilerin mutlaka teslim etmeleri gereken evraklar: Vize başvuru formu Acceptance letter (kabul mektubu) Pasaport Biyometrik fotoğraf Hibe Yazısı (confirmation letter) Öğrenci veya mezun belgesi Transkript Mali durumu gösteren belgeler Seyahat sigortası Öğrenci velisinin yazacağı dilekçe ÖNEMLİ: Yeşil Pasaport sahibi olanların da vize almaları zorunludur.
ÜLKELERE GÖRE VİZE KOŞULLARI HAKKINDA GENEL BİLGİ İÇİN: www.vfsglobal.com (İsveç, Danimarka, Malta, Fransa, Polonya, İspanya) www.idata.com.tr (İtalya, Hollanda) www.vizeislemleri.com (Genel)
6. Banka hesabı Vakıflar Bankası Batman Şubesi'nden Euro hesabı açtırıp, hesap cüzdanı fotokopisini UİO ya teslim etmeniz gerekmektedir.
7. Hibe Sözleşmesi ve Ödeme Hibe ödemesinin yapılabilmesi için gerekli olan bu sözleşme, tarafların yasal haklarını ve hibe ödeme bilgilerini içermektedir. Öğrenci ile uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından 2 nüsha olarak imzalanır, 1 nüsha öğrenciye verilir. Vize fotokopisini UİO ya teslim eden ve OLS sınavını tamamlayan öğrenciye ilk hibe ödemesi için ödeme talimatı verilir. Öğrenci gitmeden önce toplam hibenin %80 i ödenir.
Hibe Kesintisi ve İadesi Tüm derslerinden başarısız olan öğrenciye, hibe miktarının %20 si kesinlikle ödenmez. Zorunlu OLS sınavını dönüşte almayan ve nihai raporunu tamamlamayan öğrenciye, hibe miktarının %20 si kesinlikle ödenmez. Öğrenci devamsızlıktan dolayı tüm derslerinden başarısız olmuş ve/veya dönüşte katılımı kanıtlayan belgeleri (katılım belgesi/transkript) teslim etmemiş ise Erasmus+ öğrencisi olma sorumluluğunu yerine getirmemiş olacağı için ödenmiş olan hibe miktarının tamamının iadesi istenir. Öğrencinin mücbir sebeplerden dolayı (belgelendirilen sebeplerin mücbir olup olmadığı konusunda Türkiye Ulusal Ajansına danışılır) zorunlu hareketlilik süresini tamamlamadan dönmesi durumunda, öğrencinin yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrencide bırakılmak üzere, fazladan ödenen hibenin iadesi istenir.
Yurtdışında bulundukları süre içinde derslerine devam etmedikleri, sınavlarına girmedikleri ve/veya öğrenci olarak yapmakla yükümlü oldukları sorumluluklarını yerine getirmedikleri tespit edilen ve bu durumu belgelendirilen öğrencilerin faaliyet süreleri için hesaplanan toplam hibelerinin % 20 si kesinlikle ödenmez. Öğrenim Anlaşmasında belirlenen ders programının (toplam kredi sayısının) en az üçte ikisinde (2/3) başarılı olamayan öğrenciler başarısız olarak değerlendirilir. Derslerine devam etmiş ve sınavlarına girmiş olmalarına rağmen faaliyetlerini başarısız olarak tamamlayan öğrencilerinin toplam hibelerinin tamamının ödenmesi veya toplam hibelerinde kesinti yapılması konusunda yükseköğretim kurumu karar verir; toplam hesaplanan hibede kesinti yapılmasına karar verilmesi halinde, kesinti miktarı yükseköğretim kurumu tarafından belirlenir. Kesintiler Merkez e rapor edilir. Öğrencinin öğrenim faaliyeti ile ilgisi olmadan tatil günleri hariç 1 haftadan fazla süre ile misafir olduğu şehirden / ülkeden ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılamaz. Daha önce yapılmış olsa bile bu dönem verilen hibenin iadesi talep edilir
Ülkelere Göre Hibe Miktarları
Gittikten Sonra Tamamlanacak Belgeler 1) Öğrenim Anlaşması Değişiklik Formu (LA- During the Mobility) Gittikten sonra öğrenim öncesinde hazırlanan ve onaylanan öğrenim anlaşmasındaki derslerde herhangi bir değişiklik olması durumunda, mutlaka bölüm koordinatörünün onayı ile learning agreement «During the Mobility» sayfası hazırlanır. Formlar kontrol için UİB ne gönderilir. Uygun olan formun imzalı olarak tekrar geri gönderilmesi için öğrenci bilgilendirilir. UİB tarafından imzaları tamamlanan form tekrar karşı üniversiteye imzalı olarak e- posta ile, fotokopisi de karar alınması için ilgili birime gönderilir. Dönüşte orijinali UİO ya teslim edilir. Öğrenim anlaşmasında yapılacak değişiklik sonrasında derslerin kredi toplamı mutlaka 30 ECTS/AKTS olmak zorundadır. (Bu şartın sağlanamaması durumunda, öğrenci tarafından misafir olduğu üniversitenin birimimizi bilgilendirmesi sağlanır.)
2. Dönem Uzatma Formu Güz döneminde hareketliliğe katılan öğrenciler isterlerse ve her iki üniversitenin ilgili birimlerinin onayı ile bahar dönemi de eğitimlerine bulundukları üniversitede devam edebilir. Bu durumda öğrenci, Extension of Erasmus+ Period formunu, bulundukları üniversitenin son başvuru tarihine kadar e-posta ile göndermelidir. Dönem uzatan öğrencilerin hibe ile desteklenmeleri kurumumuzda yeterli hibe bulunup bulunmamasına bağlıdır. Kısmen hibe bulunması halinde uzatma yapan öğrenciler, başarı puan sırasına göre hibe ile destelenecektir. Bahar dönemi eğitim alacak öğrencilerin bir sonraki akademik yılın güz dönemi için uzatma yapmaları mümkün değildir. DÖNEM UZATAN ÖĞRENCİLER BAHAR DÖNEMİ LEARNING AGREMENT LARINI HAZIRLARKEN DURING MOBILITY FORMUNU KULLANACAKLARDIR. Formdaki «reason for change» sütununa da dönem uzatmanın karşılığı olan «6» yazılacaktır (6. extending the mobility period).
Dönerken getirilmesi gereken belgeler Katılım sertifikası (Certificate of Attendance) Transkript (not çizelgesi) Pasaport giriş-çıkış sayfalarının fotokopileri Learning Agreement (After the Mobility) Öğrenci Nihai Rapor Formu OLS Dil Sınavı
Erasmus sonrası dönem Kredi denkliğinin sağlanması (ders denkliği yazısı) Belgelerin tamamlanması Hibe işlemleri (%20)
ÖNEMLİ HUSUSLAR Misafir üniversiteden kabul mektubu alınana kadar programdan yararlanılacağı kesin değildir. Faaliyet süresi en az 3 ay, en fazla 12 ay sürer. Erasmus+ öğrencileri gittikleri üniversite için herhangi bir kayıt ücreti ödememektedirler. Kayıt ücreti ödemekle yükümlü öğrencilerin gitmeden önce ücretlerini yatırmaları veya bu işlem için bir yakınını görevlendirmeleri gerekmektedir. Programdan yararlanan öğrenciler sistemde Erasmus+ öğrencisi olarak belirtildikleri için ders kaydı yaptırmamaları gerekmektedir. Yurtdışında bulunulan süre boyuncu, Erasmus+ öğrencisinin Türkiye den aldığı öğrenim kredisi vb. burslarında kesinti olmayacaktır.
Vize aldıktan sonra hibeler en az 1 hafta içinde öğrencinin belirttiği hesap numarasına yatar. Pasaport/vize işlemlerini yürütmek ve masrafları karşılamak öğrencinin sorumluluğundadır. Öğrenci hakkından feragat etmek isterse veya herhangi bir nedenden ötürü gidemediği durumda bir dilekçeyle durumunu ofise bildirmelidir. Öğrencinin, Batman Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Ofisi ve Erasmus Koordinatörlüğü nün web sitesinde Öğrenci Öğrenim Hareketliliği ne dair yer alan bilgileri ve Erasmus+ Uygulama El Kitabı nda yer alan ilgili maddeleri okuması gerekmektedir.
TAVSİYELER Erasmus+ Programı, akademik çalışmalarınıza katkı sağlayacaktır. Bu nedenle dersleri takip edip bu imkandan maksimum seviyede fayda sağlamaya çalışın. Erasmus+ Programı, aynı zamanda kültürel bir programdır. Başka kültürleri tanımak, anlamak sizlere yeni bakış açıları sağlayacaktır. Mümkün olduğunca boş zamanlarınızı bu anlamda değerlendirmeye çalışın. Erasmus+ Programı, Avrupa halklarının birbirlerini algılamasındaki önyargıların yükseköğretim çevrelerinde kırılmasına da hizmet etmektedir. Bulunduğunuz ülkenin ve arkadaşlarınızın geleneklerine, kültürüne saygılı olunuz. Yasalarına ve yasaklarına uyunuz. Farklı bir ülkede olmak duygusu ile nasılsa buradakileri bir daha görmem, istediğim gibi hareket ederim mantığında yapacağınız davranışlar hayatınız boyunca kendinizden utanmanıza neden olmasın. Saygılı ve kibar olunuz
SON BAŞVURU TARİHLERİ
Erasmus Bölüm Koordinatörleri FAKÜLTELER/ YÜKSEKOKULLAR BÖLÜMLER BÖLÜM KOORDİNATÖRLERİ FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ MÜHENDİSLİK-MİMARLIK FAKÜLTESİ TEKNOLOJİ FAKÜLTESİ İKTİSADİ-İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU SAĞLIK YÜKSEKOKULU Tarih Sosyoloji İnşaat Mühendisliği Makine Mühendisliği Elektrik-Elektronik Müh. Jeoloji Mühendisliği Otomotiv Müh. İşletme Resim Müzik Beden Eğitimi ve Spor Öğrt. Hemşirelik Arş. Gör. Hasan DEMĠRCĠ Yrd. Doç. Dr. Yusuf ARSLAN Yrd. Doç. Abdullah MURATOĞLU Arş. Gör. Neşe BUDAK Arş. Gör. Emrullah ACAR Yrd. Doç. Dr. Sema TETĠKER Öğr. Gör. Erkin Nevzat Güdelci Doç. Dr. Seçkin AYDIN Yrd. Doç. Dr. Seyran GAFARZADE Yrd. Doç. Dr. Zühal KILINÇ Yrd. Doç. Dr. Selami ERCAN
İletişim: Uluslararası İlişkiler Ofisi Adres: Batı Raman Kampüsü Fen-Edb. Fak. Tel: 0488 217 3911/4038 E-mail: erasmus@batman.edu.tr Facebook: batmanerasmus@gmail.com