GİTMEDEN ÖNCE YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER

Transkript

1 GİTMEDEN ÖNCE YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER Not: Bu bilgilendirme formunda ismi geçen tüm belgeleri Erasmus Birimizin web sitesinde faydalı dökümanlar başlığı altında bulabilirsiniz. İLK ADIM Erasmus Birimi gideceğiniz üniversiteye yazarak Erasmus öğrencisi olarak sizin seçildiğinizi bildirecektir. EV SAHİBİ ÜNİVERSİTEYE BAŞVURU Öğrencilerin karşı kurumla iletişime geçerek Erasmus öğrenci başvurularını gerçekleştirmeleri gerekmektedir. karşı üniversite ile ilgili gerekli iletişim detaylarına gideceğiniz üniversitenin sayfasından ulaşabilirsiniz. Öncelikle gideceğiniz üniversitenin web sitesine girerek Erasmus başvuru koşullarını inceleyiniz. Genellikle Incoming Students, Erasmus yada Exchange Students bölümlerinde başvurularla ilgili bilgi bulabilirsiniz. Eğer web sitesinde yeterli bilgi yoksa size iletişim detayları verilen koordinatöre yazarak başvuru koşulları hakkında bilgi isteyiniz. Karşı kurumlar Erasmus öğrencisi başvurularında genellikle başvuru formu doldurulmasını, transkript, konaklama formu vb belgelerin eklenmesini istemektedirler. Çoğu zaman doldurulan formların karşı kuruma posta ile ulaştırılması talep edilmektedir. Bazı kurumlarda online başvuru mevcuttur. Karşı kurumun istediği şekilde başvuruyu gerçekleştirmeniz gerekmektedir. LEARNING AGREEMENT / ÖĞRENİM ANLAŞMASI Learning agreement başvuru formu genellikle gideceğiniz kurumun web sitesinde hazır olarak bulunur. Gideceğiniz kurumun sayfasında hiçbir şekilde bulamazsanız, Yalova Üniversitesi Erasmus Birimi web sitesinde bulunan faydalı dökümanlar sekmesinden gerekli formu indirebilirsiniz. Erasmus Bölüm Koordinatörünüzle birlikte yurtdışında alacağınız dersleri seçmeniz ve Learning Agreement Formuna kaydetmeniz gerekmektedir. Genellikle gideceğiniz üniversitenin web sitesinde Erasmus öğrencilerinin alabileceği dersler belirtilmektedir. Bu dersleri Akademik Birim Koordinatörünüz ile incelemeniz ve karşı kurumda alacağınız dersleri seçmeniz gerekmektedir.

2 Eğer karşı kurumun web sitesinde ders listesi yoksa, size iletişim detayları verilen karşı kurumdaki koordinatör ile iletişime geçiniz ve alabileceğiniz derslerle ilgili bilgi isteyiniz. Ders seçimi yapılırken 1 dönem için 30, 1 yıl için 60 ECTS kredisi hedeflenmelidir. Dersleri seçtikten sonra Learning Agreement Formuna kaydediniz ve 3 nüsha halinde çıktı alınız. Learning Agreement'ların üzerinde hem öğrencinin, hem gönderen kurumun hem de evsahibi kurumun imzalayacağı bölümler bulunmaktadır. 3 nüshayı da imzayınız, Erasmus Bölüm Koordinatörünüzle imzalatınız ve Kurum Koordinatörünüz Doç. Dr. İsmail Aktar a imzalatınız, mühürletiniz. 3 nüshayı da başvuru belgeleriyle birlikte karşı kuruma gönderiniz. Learning Agreement'lar karşı kurum tarafından da imzalanacak / mühürlecek ve 2 nüshası geri gönderilecektir. Geri gelen nüshalardan biri öğrencide kalacaktır, diğer kopya ise Erasmus Birimi'ne getirilecektir. Bazı üniversiteler Learning Agreement'i online olarak doldurmanızı ve bunun çıktısını almanızı istemektedirler. Bu durumda karşı kurumun yönlendirdiği gibi işlemleri gerçekleştiriniz. Önemli Not : Hibenizi alabilmek için mutlaka karşı kurum tarafından imzalanmışorjinal Learning Agreement formunu Erasmus Birimi'ne teslim etmelisiniz. LEARNING AGREEMENT İLE İLGİLİ DETAYLAR 1. Learning Agreement da belirlenen derslerin isimleri Yalova Üniversitesinde o dönem okutulan derslerden değişik olabilir, ders sayısı daha az ya da daha çok olabilir. Ancak, Learning Agreement i imzalanarak öğrencinin gittiği kurumda alacağı derslerin, Yalova Üniversitesind alacağı derslere denk olacağını kabul etmektedir. 2. Öğrencinin zorunlu dersleri kaldıysa, mutlaka dönüşte öğrenciler tarafından alınmak durumundadır. 3. Learning Agreement Erasmus Akademik Birim Koordinatörü ve Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalanır. 4. Öğrenci Yalova Üniversitesinde ders seçmeyecektir. 5. Öğrencinin, aldığı derslerde başarılı oldukları ve 30 kredi getirdikleri taktirde, Türkiye'ye döndüklerinde eğitimlerinin yurt dışında geçirdikleri dönemini Türkiye'de geçirmiş gibi sayılacaktır. Transkriptlerinde yurtdışında aldıkları dersler gözükecektir. Başarısız oldukları dersler ise ilgili bölüm kurulunda görüşülerek karara bağlanacak, o dersler için bir sonraki dönem hangi dersleri almaları gerektiği belirlenecektir. 6. Erasmus öğrencileri Türkiye'de öğrencisi oldukları üniversiteye kayıtlarını yaptırırlar, yurt dışında geçirecekleri süre için öğrencilerin kayıt dondurması söz konusu değildir. Kayıt ve harç ücretleri öğrencilerin kayıtlı oldukları kendi kurumlarına yatırılır, gidilecek kuruma herhangi bir kayıt veya harç ücreti ödenmez. Ancak gidilecek kurum,

3 kendi öğrencilerinden talep ettiği kayıt ve harç ücreti harici küçük meblağlı ödemeleri Erasmus öğrencilerinden de talep edebilir. Bu çeşit ödemelere örnek spor tesisleri abonelik ücreti, ulaşım ücreti olabilir. ACCEPTANCE LETTER Başvuru işlemlerini tamamladıktan sonra karşı kurum size Acceptance Letter (Kabul Mektubu) gönderecektir. Karşı kurum tarafından bu belgenin gönderilmesi süreç alabilir. Bu konuda sabırlı olmanız gerekmektedir. Karşı kuruma yazarak öncelikle Acceptance Letter'ın size fakslanmasını yada scanlanarak gönderilmesini talep ediniz. Ayrıca, orijinal/asıl kopyanın posta adresinize gönderilmesini isteyiniz. Posta ile gönderilecek adresi mutlaka açık ve net biçimde belirtiniz. Vize işlemlerinizde mutlaka Acceptance Letter'a gereksinimiz olacaktır. Bu mektup gelmeden vize işlemlerinize başlamanız mümkün değildir. LETTER OF CONFIRMATION & NOMINATION 1. Erasmus Birimi tarafından hazırlanacak ve 2 orijinal nüsha halinde verilecektir. 2. Bir nüshasını karşı kuruma başvuru belgeleriniz ile birlikte gönderiniz. 3. Bir nüshasını vize işlemleriniz sırasında Konsolosluğa veriniz. PASAPORT Öğrencilerin en az 1 yıllık pasaport almaları gerekmektedir. Pasaport işlemleri için Emniyet Müdürlüğüne başvurmanız gerekmektedir. VİZE Gidilecek ülke için vize almak gerekebilir ve her ülkenin vize koşulları farklıdır. Bu nedenle ilgili ülkenin Konsolosluğuna yada Büyükelçiliğine başvurulması gerekir. Bazı durumlarda vize almak aylar sürdüğünden vize için erken başvurmak çok önemlidir. Vize almak için Yalova Üniversitesinden Letter of Confirmation mektubunu ve gideceğiniz kurumdan gönderilen Akseptans, Yolculuk ve Seyahat Sigortası gerekecektir. Ayrıca her ülke konsolosluğu kendi kurallarına göre çeşitli belgeler istemektedir. Konsolosluklara başvurarak gerekli belgeleri öğrenmeniz gerekmektedir. SAĞLIK VE YOLCULUK SİGORTASI Öğrencilerin gitmeden önce yol ve orada bulunacağınız dönemi kapsayacak sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. Bu sigorta vize işlemleri sırasında da gerekli olmaktadır. Öncelikle gidilecek ülkenin Konsolosluğu ile ilişkiye geçilip ne tür bir sigorta istedikleri öğrenilmelidir. Vize için zaman zaman farklı koşullarda sigorta istenmektedir. Vize için gerekli olmasa da sağlık ve yolculuk sigortası yaptırılması yurtdışında bulunduğunuz süreçte korunur olmanız açısından gereklidir. Bir fotokopisi Erasmus Birimi'ne bırakılmalıdır. Sigorta şirketinden sigorta poliçesinin İNGİLİZCE kopyasını da istemeyi unutmayınız.

4 KONAKLAMA YERİNİN BELİRLENMESİ Öğrenciler gidecekleri kurum ile ilişkiye geçerek konaklama yerinin ayarlanmasını sağlarlar. Konaklama ücreti öğrenciye verilen Erasmus hibesinden karşılanacaktır. Bazen evsahibi üniversite öğrenci yurdu için form gönderir ve doldurulmasını ister, bazı üniversiteler ise yalnızca konaklama olanakları ile ilgili bilgi yollar ve öğrencinin gerekli başvuruları yapması gerekir. BANKA HESABI Vakıfbank Yalova şubesinde Euro Hesabı açtırınız ve Erasmus Birimimizin web sitesindeki linkten indireceğiniz Bilgi Formu'nda hesap detaylarını ve IBAN numarasını belirtiniz. BİLGİ FORMU Bilgi Formunu indirip bilgisayarda doldurunuz. Formda kişisel bilgilerinizin yanı sıra, İş Bankasından açtıracağınız Euro Hesabının da detayları istenmektedir. Bu hesap hibenizin ödenmesi için gereklidir. KAYIT VE HARÇLAR Öğrenciler yurtdışına gitmeden önce Yalova Üniversitesinde harçlarını yatırırlar. Ancak zorunlu dersler de dahil olmak üzere ders seçmeyeceklerdir. Öğrencilerin harçlarını yatırdıklarına dair makbuzun fotokopisini Akademik Danışmanlarına iletmeleri önerilir. ERASMUS BİRİMİNE GETİRİLECEKLER Aşağıdaki belgeleri bir poşet dosya/ gömlek dosya içinde eksiksiz olarakerasmus Birimi ne getiriniz. *Bilgi Formu Akseptans Learning Agreement (aslı) Pasaportunuzun kimlik ve vize sayfalarının kopyası Sigorta poliçenizin İngilizce kopyası ÖĞRENCİ SÖZLEŞMESİ Öğrenciler gitmeden önce Erasmus Birimi tarafından hazırlanacak Erasmus Öğrenci Sözleşmesini imzalayacaklardır. Sözleşme Erasmus Birimi tarafından iki kopya halinde hazırlanır, bir kopya Erasmus Birimi nde, bir kopya da öğrencide kalır. HİBELERİN ÖDENMESİ Öğrencilere hibeleri 2 taksitte ödenir.birinci taksit : Öğrenci gitmeden önce %80 verilir.öğrencinin hibeyi alabilesi için mutlaka Erasmus Birimi ne aşağıdaki belgeleri getirmiş olması gerekmektedir. Hibe vize alındıktan sonra ödenir. 1. Akseptans 2. Learning Agreement (Aslı) 3. Pasaportunuzun kimlik ve vize sayfalarının fotokopisi 4. Sigorta poliçenizin İngilizce kopyası 5. Bilgi Formu

5 İkinci taksit : Değişim dönemi sonunda, öğrencinin Öğrenci Final Raporu, Transkript, ve Katılım Sertifikasını / Confirmation of Stay Formunu teslim etmesi sonrası, Confirmation of Stay formunda belirtilen öğrenim başlangıç-bitiş tarihlerine göre toplam hibesi yeniden hesap edilerek yapılır. Öğrenciler yalnızca Erasmus öğrenim dönemleri için yurtdışında bulundukları süre karşılığı hibe alabilirler; planlanan değişimden daha kısa kalınması halinde yalnızca kalınan süre dikkate alınarak hibe miktarı tekrar hesaplanacaktır. Ayrıca, siz Yurt Dışındayken kayıt ve bankacılık işlemlerinizin yapılabilmesi için bir yakınınıza VEKÂLETNAME bırakınız. Ulusal Ajansın istediği ve Erasmus Birimimizin faydalı dökümanlar kısmında bulunan Ek 2 ve Ek 5 adlı formları doldurup teslim etmeniz gerekmektedir. KONTROL LİSTESİ ( ) Karşı kurumun web sitesini inceledin mi? Gerekli başvuru koşullarını öğrendin mi? ( ) Karşı kurumun istediği başvuru belgelerini hazırladın mı? İstedikleri şekilde postaladın mı / ilettin mi? ( ) Akseptans istedin mi? ( ) Bölüm Koordinatörünle birlikte karşı kurumun derslerini inceleyerek Learning Agreement 'ı oluşturdun mu? 3 nüsha çıktı aldın mı? Yalova Üniversitesinden gerekli imzaları alıp karşı kuruma postaladın mı? Karşı kurumdan imzalı olarak 2 nüsha geri geldi mi? ( ) Pasaport aldın mı? ( ) Sigorta yaptırdın mı? ( ) Vize işlemlerini gerçekleştirdin mi? ( ) Yalova Üniversitesinde kaydını yaptırıp, harcını yatırdın mı? ( ) Bilgi Formunu doldurdun mu? ( ) Erasmus Birimi'ne gerekli belgeleri getirdin mi? ( ) Öğrenci Sözleşmesi yapıldı mı? ( ) Hibenin ilk taksidi yatırıldı mı? Başarılar dileriz...