Halkla İlişkiler ETKİNLİK YÖNETİMİ Bir işletme ile hedef kitle arasında karşılıklı iletişimi, anlayışı oluşturmaya ve sürdürmeye yardımcı olan ayrıcalıklı bir yönetim görevidir. Yrd.Doç.Dr. Aygül ERNEK ALAN 2 Halkla İlişkiler Uzmanlık gerektirir, İletişimi düzenler, Hedef kitle davranışı hakkında yönetimi bilgilendirir, Kuruluşun gerek duyduğu araştırmaları yapar, öneri geliştirir, Kamuoyu araştırmaları vb. ile iletişim araçlarından yararlanır, Yönetim görevidir; Yönetimin bir parçası olarak hareket eder. Halkla İlişkiler Halkla ilişkiler, genelde basınla ilişkiler olarak algılanmaktadır, bu durum hatalıdır. Aslında halkla ilişkilerin pazarlama süreci vardır, pazarlama iletişimi ve bağlamında enteraktif ilişki içerisindedir. 3 4 Halkla İlişkiler İçinde olduğu kurum ya da müşterisi olsun; firmayı her yönüyle tanımak çok önemlidir. Rekabet ortamında şirketin durumu nedir? Rakipleri az mı çok mu, hangileri daha güçlü hangileri daha zayıf? Etkinlik; Halkla ilişkiler faaliyetidir. Bir kurumun halkla ilişkiler bölümü ya da bağımsız bir halkla ilişkiler firması tarafından yürütülebilir. Kurum içinde genel müdür vb.ne karşı sorumludur. 5 6 1
Etkinlik Yönetimi Halkla ilişkilerde etkinlik kavramı, kurumsal imajı ve itibarı etkileyen temel unsurlardan birisidir. Halkla ilişkilerde etkinlik, kamuoyu nezdinde doğru ve net algılanmanın araçlarından biridir. Etkinlik Yönetimi Sosyal, kültürel ya da kurumsal amaçlara hizmet etmek amacıyla tüm ayrıntıları önceden planlanarak gerçekleştirilen ritüelleri, sunum, performans veya kutlamaları tanımlamaktadır. 7 8 Etkinlik Yönetimi Ulusal günler ve kutlamalar, kurumsal faaliyetler, kültürel ve sanatsal performanslar, sportif faaliyetler de birer etkinlik haline gelebilir. Etkinlikler, her yerde ve her zaman vardır. Etkinlik Yönetimi Etkinlikler, içerikleri açısından tanımlanabilir: Düzenleyenlerin bakışıyla, Davetliler ve etkinliğe katılanların bakışıyla. 9 10 Etkinlik Yönetimi Düzenleyenler açısından; Etkinlik Yönetimi Katılanlar ve davetliler açısından; Düzenli olarak yapılan sponsorluk ya da diğer aktivitelerin yanında olağan program dışında da gerçekleştirilen özel olaylardır. Boş zamanların değerlendirilebileceği, sosyal ve kültürel deneyim kazanma olanağı sağlayan faaliyetlerdir. 11 12 2
Etkinlik Yönetimi Etkinlikler; Kurumların hedef kitleleriyle buluştukları görünen yüzleridir. 13 Etkinlik Planlanması Şirketin hedefleri neler? Ne kadar gerçekçi? Şirketin yapısı nasıl? Üretimi nasıldır? Danışmanlık olmalı mı? Şirketin felsefesi ve kültürü nedir? İmajı nasıl? Şirketin çalışan profili nasıl? Şirketin durumu / gelişimi nedir? 14 Etkinlik Planlanması Etkinlikler popülerdir; Tüm bu sorular halkla ilişkiler faaliyetlerinin planlanması açısından önemlidir. Etkinlik, bu çerçevede stratejik olarak planlanmaktadır. insanları, yemeği, içmeyi, eğlenmeyi, paylaşmayı, toplumsal birleşmeyi sağlayacak belli etkenleri bir araya getirirler. 15 16 Etkinliğin hedefe ulaşması esastır Boş zaman etkinlikleri Eğlence, spor İster kar amaçlı, ister hayır amaçlı olsun hedefe ulaşamamış etkinlik kaynak kaybıdır. Kişisel etkinlikler Evlilik,doğum etkinlik Kültürel ve sanatsal etkinlikler Folklorik, konser yöresel sanatlar Kurumsal etkinlikler ticari, siyasi, hayır, satış amaçlı etkinlikler Kaynak: Anton Shone & Bryn Parry, Successful Event Managment, 2. ed. London: Thomson Learning, 2005.s.4. 17 18 3
Etkinliğin Bileşenleri Johnny Allen, William O toole v.d. etkinlikleri büyüklükleri açısından dört başlık altında ele almaktadır. 5N1K Ne yapılacak Nerede yapılacak Ne zaman düzenleniyor Neden düzenleniyor Nasıl planlanmalı, ne kadar bütçe ayrılmalı Kimler katılıyor? 19 Katılım, medya yansıması, kar maliyet Yüksek Düşük Yerel Major Hallmark Mega-etkinlik Etkinlik kategorileri 20 Yerel etkinlikler Büyüklükleri açısından etkinlikler yerel, major, hallmark ve mega etkinlikler olarak dört ayrı başlık altında ele alınmakla birlikte, çok keskin ayrımlardan söz etmek oldukça güçtür. Gerek katılım gerekse yansımaları açısından çok daha küçük alanı kapsamakla birlikte çoğu zaman iç turizme bir canlılık getirmekte yöre ekonomisinin, kültürel ve sosyal yaşamın canlanmasına katkıda bulunmaktadır. 21 22 Yerel etkinlikler Şile nin Şilebezi Festivali Bozcaada Üzüm Festivali Kahramanmaraş Elma Festivali Major etkinlikler Ülkeleri uluslararası medyaya taşıyan etkinliklerdir. Kültür ve sanatsal etkinlikler de bu kapsamın içerisinde yer alabilir. 23 24 4
Major etkinlikler Formula One Grand Prix İstanbul Avustralya Açık Tenis Turnuvası Phantom of the Opera Cats müzikali İsveç Kraliyet Ailesi tarafından verilen Nobel Ödülleri, İsveç ile birlikte ödül alan ülkeyi, davetlileri ve ödülü alan kişileri, uluslararası medyanın gündemine yerleştirir. 25 26 Hallmark etkinlikler Kasaba, kent veya bölgesel etkinlikler olan ve adı gerçekleştiği yöreyle özdeşleşen etkinlikler. Halkla ilişkiler açısından en önemli etkisi, farkındalık oluşturmasıdır. 27 28 Hallmark etkinlikler Rio de Janeiro Karnavalı Rio de Janerio İskoçya Edinburg Festivali Münih te Octoberfest 29 30 5
Mega-etkinlik En az bir milyon ziyaretçi, 500 milyon dolarlık bütçe. Turizm ve medya sektörü üzerinde etkili olan, adı geçen sektörlerde ilgi uyandıran, itibara katkıda bulunan toplumsal ve ekonomik etkileri hissedilen etkinliklerdir. Mega-etkinlik Uluslararası turizm pazarını etkileyen Dünya Fuar ve Sergileri Dünya Futbol Şampiyonası Olimpiyatlar 31 32 2. hafta 33 34 Ayrıca; Etkinlikler Kamusal etkinlikler Spor etkinlikleri Kurumsal etkinlikler Kültürel etkinlikler gibi sektör ya da faaliyet alanları açısından da ayrıma tabii tutulabilirler. Ayrımı nasıl olursa olsun Etkinlikler; Katılımcılara Organizasyona Bütçeye Plana Medya yansımasına gereksinim duyan kültürel ve kurumsal amaçlara katkıda bulunmayı hedefleyen özel olay ve organizasyonlardır. 35 36 6
MICE Meetings: Incentives: Toplantılar Törenler Conventions: Kongreler Exhibitions: Sergiler Her biri etkinlik haline dönüşerek turizm ve turizm ekonomisi üzerinde etkili olması yeni bir sektörün doğmasına zemin hazırlamıştır. 37 38 Etkinliğin Tasarlanması için İlk defa yapılacak bir etkinlik ise; etkinlik konsepti oluşturulmalı. Konsepti daha önce belirlenmiş bir etkinlik ise; etkinliğin vizyonu (düzenlenme nedeni), misyonu amaç ve stratejilerin belirlenmesi adımları izlenir. Etkinlik planlama ve stratejik yönetim sürecinde izlenmesi gereken adımlar Amaç, vizyon, misyon Amaçların belirlenmesi Durum Analizi Alternatif stratejilerin belirlenmesi Strateji değerlendirme ve belirleme Uygulama planlarının ve kontrol sistemlerinin oluşturulması Etkinlik paydaşları Değerlendirme ve feedback 39 40 Etkinlik Planlama Süreci Etkinlik Planlama Süreci 1. Yapılacak işi ortaya koyan temel planlar Yapılacak etkinlikle ilgili olarak taraflarla yapılacak anlaşmadan sonra belirlenen amaç doğrultusunda gerçekleştirilecek etkinlik, hedef kitle, verilecek mesajlar, iş akışı ve medya planı yapılarak ilgili kişiler arasında iş bölümünün yapılması. 2. Bütçe Mekan İkram Podyum / sahne Ses ve ışık sistemi (teknik sistemler) Branding malzemeleri Hostes / host Kayıt ve montaj Fotoğraf çekimi Basın kiti Katılımcılara hediye Davetiye tasarım, basım ve gönderimi LCV Sunucu Güvenlik Simültane çeviri Jeneratör Yaka kartları Medya masası Davetli masası Yönlendirme tabelaları İsim levhaları Sandalye isimlikleri Plaket 41 42 7
Etkinlik Planlama Süreci 3. Yapılacaklar / Kontrol Listesi 4. Program / Akış Belirlenmesi 5. Konukların Davet Edilmesi 6. Medya Daveti 7. Konuşmalar 8. Basın İlanları Etkinlik Planlama Süreci 9. Medya Takibi 10. Basın Kitlerinin Hazırlanması 11. Etkinlikte Görev Alacak Ekiplere Brief Verilmesi 12. Prova 13. Medya Servisi 14. Raporlama 43 44 Etkinlik Öncesi Politikalar oluşturulur Araştırmalar gerçekleştirilir Etkinlik Anı Araştırmalardan elde edilen veri ve bulgular eşliğinde etkinlik anı, stratejilerle yönetilir Etkinlik Sonrası Etkinliğin değerlendirilmesi yapılır konulan hedeflere ulaşılıpulaşılamadığı ölçülür 30 Ekim 2014 45 46 Etkinlik Ekibinin Kurulması Etkinlik ekibinin oluşturulması stratejik bir adımdır. Etkinlik planlaması sürecinde görev alacak personelin seçim aşamasında bazı teknikler kullanılmaktadır. PEOPLE Tekniği People oriented:kendi kendini yönlendirebilme Eagar, enthusiastic: İstekli, hevesli olma Observant: Gözlemleyebilme Product knowledge: Ürün bilgisi Listeners: Dinleyici olma Emphatic: Empati 47 48 8
P: People Oriented E: Eager, Enthusiastic Takım üyelerinin kendi kendini yönlendirebilmesi anlamına gelir. Kişilerin istek ve hevesleri ile ilgilidir. 49 50 O: Observant P: Product Knowledge Kişinin kendisini ve çevresini gözlemleyebilme yeteneğidir. Planların uygulamasında, hangi safhada olunduğu, bulunulan safhada planlamadaki hangi görevin yapılacağı gözlemleme ile ilgilidir. Sorumlu ekipte çalışacak personelin sahip olması gereken bilgileri gösterir. 51 52 L: Listeners E: Empathetic Etkinlikte görev alacak personelin iyi bir dinleyici ve izleyici olması gerekir. Birey empati kurarken karşı tarafın içinde bulunduğu durumu, bu durumun şartlarını, kişi üzerindeki etkilerini net olarak anlamaya çalışır. 53 54 9
Etkinliklerde Risk Yönetimi Katılımcı ve konukların güvenliği açısından olası krizler Etkinliğin güvenliği ve gerçekleşmesi açısından olası krizler Etkinlik yöneticisinin sahip olması gereken özellikler Bilgi yönetimi İkna Yazım Yaratıcılık Grup çalışmasını idare etmek Detaycılık Teknoloji kullanımı Mesleki bilgi 55 56 Potansiyel Krizler Etkinlik içeriği ya da içeriklerinden herhangi birinde mutlaka durumdan memnun mutlaka olmayan birileri çıkacaktır. Problemlere karşı savunmanın iki yolu; İyi yapılandırılmış bir liderlik Beklenmedik olaylara karşı güçlü planlar Etkinliğin ertelenmesi söz konusu ise; Erteleme sebeplerinde dürüst olunmalı Herkes ertelemeden haberdar edilmeli (e-mail,faks,posta,web sitesi vb kullanılarak) Etkinliğin tekrarlanıp tekrarlanamayacağına dair bilgilendirmeli Erteleme gerekçesini anlatmak ve aksaklıktan dolayı özür dilenmeli İptal kararı ve kararın alınmasından kaynaklanacak sonraki aşamalara tüm taraflar dahil edilmeli. 57 58 Plan A Nelerin ters gidebileceğinin düşünülmesi, tahmin yürütülmesi ve önlemek için yapılabilirlerin planlanması Plan B Plan A da düşünülen ve alınan önlemlere rağmen istenmeyen durumda yüz yüze gelinmesi halinde yapılması gerekenlerin planlanması 59 60 10
Plan C İstenmeyen durumla yüz yüze gelinmesi, kriz yönetimi ve iletişimi planın uygulanması 20 Kasım 2014 saat 13:00 vize sınavı 24 Aralık 2014 ekip çalışması sunumları yapılacak. 61 62 Örnek çalışma Çok uluslu bir şirketin 5 günlük toplantı etkinliğinin hazırlanmasındaki genel hatlar: Otel rezervasyonları, ulaşım Odadaki karşılama not, çiçek,hediye Hoş geldin resepsiyonu Dinlenme molası Akşam yemeği Sabah kahvaltısı Toplantılar, kahve araları Öğlen yemeği Takım geliştirme etkinliği Güle güle resepsiyonu Bunları yapabilmek için neler önemlidir? Program Bütçe Grubun demografik yapısı Müşterinin amacı 63 64 Etkinlik yönetiminde stratejik planlama için sorulması gereken sorular nelerdir? Etkinlik, tüm katılımcıların evlerine ulaşımına kadar devam eder. Firma ne gibi şartlarda, durum analizi nedir? Hedefler ne; etkinlik sonrası yaratılması planlanan etki ne? 65 66 11
Hedef kitle kim/kimler; nasıl tanımlanıyor? Ne tür bir etkinlik planlanıyor, firmanın hedeflerine uyuyor mu? 67 68 Hedefe ulaşmakta ne gibi stratejiler kullanılacak? Bu stratejiler ne gibi teknikleri içeriyor? Etkinlik yeri ve zamanı ne? Etkinlik yönetici, yardımcıları, görevliler nasıl tanımlandı? Sorumlulukları neler, ihtiyaçları belirlendi mi? 69 70 Onay merci kim? Etkinlik çizelgeleri, uygulama detayları hazır mı? Destek alınacak kurum ve kişiler kim? İletişim ve tanıtım formatları ve detayları hazır mı? Düzenlenecek olan etkinlik bir geniş halkla ilişkiler projesinin tekniği midir? Kendi başına bir proje midir? 71 72 12
Diğer kurumsal hedeflere bir katkısı var mı? Sosyal-kültürel-eğitsel vb. bir yönü var mıdır? Bütçesi nedir? Kullanacağı diğer firma kaynakları neler? Nasıl bir değerlendirme yapılacak? 73 74 Teklifin Hazırlanması Başarılı bir etkinlik düzenlemenin birinci adımı başarılı bir teklifle başlar. Etkinlik düzenleme firmasının da müşterisi hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Nasıl bir firmadır,kurumsal imajı ve kimliği nedir, daha önce neler yapmıştır, sektördeki durumu ve rakipleri nasıldır? Benzer etkinlikler yapmışlar mıdır, nerede ve ne zaman, etkinliğe ne tip içerikler dahil edilmiştir? Öncelikli etkinliklerin amacı nedir, işe yaramış mıdır, halkla ilişkiler politikası nedir, diğer halka ilişkiler çalışmaları nelerdir, bütçeyi nasıl kullanmaktadır, muhataplar kimlerdir? vb 75 76 Planlayıcılar, fiyat tekliflerini beklerlerken, maliyetleri toplayabilir ve buna bağlı etkinlik içerikleri arasından tercihte bulunarak, teklifin ana hatlarını oluşturabilirler. Planlanan etkinliğin doğasına bağlı olarak, etkinlik planlayıcılarının aradığı materyalleri sağlayacak tedarikçiler ayrıca ek destek de sunabilmektedir. 77 78 13
Bir etkinlikte yer alan önemli faktörler Havayolları Şirketleri Havayolları Şirketleri Seyahat Acenteleri Katering Şirketleri Dekorasyon Firmaları Çiçekçiler Oteller Baskı ve Tasarımcı Firmaları Promosyon Malzemesi Firmaları Restoranlar Özel Efekt Firmaları Diğer Hazırlayıcılar Ulaşım Firmaları Havayolları temsilcileri müşterilerine sunmuş oldukları hizmet kalitesi ile ilgili bilgi verebilirler: İstatistik Rötarsız uçuş bilgileri Bağlantılı uçuşlar için havaalanı olanakları Örnek menüler Birinci sınıf salon olanakları Bilet kontrol prosedürleri Bavul sınırlamaları 79 80 Seyahat Acentaları Uçak ve güvenlik özellikleri (teklifin farklı bir bölümünde belirtilebilir) Grup yolculuklarına ait kampanyalar hakkında planlayıcıya bilgi verilebilir. Etkinliğin boyutuna göre, yolcuların koltuk başlarında, peçetelerde, özel menülerde, bagaj etiketlerinde düşük maliyetle özel baskılar kullanılabilir. Limuzin firmaları Araç kiralama firmaları Özel otobüs kiralama firmaları vb Acentalar aynı zamanda planlayıcıların programlarını tüm yönleri ile koordine eden profesyonel görevliler sağlayabilirler. 81 82 Katering Şirketleri İstenilen tarzda bir ikram hazırlayabilirler, Gıda ürünlerinin uluslararası, şehirlerarası gönderimi sırasında yaşanabilecek sınırlamalar veya olası problemler hakkında gerekli danışmanlığı verebilirler. Dekorasyon Firmaları Sandalye kılıfları ve masa örtüleri Masa düzenlemeleri ve masa süsleri Ayarlanabilen sahne düzenleri Duvar ve tavan süsleri Özel efektler, özel ışıklandırma ve kürsü düzenleri Çiçek düzenlemeleri ve bitki kiralamaları vb. hizmetleri verirler. 83 84 14
Eğlence CD ler, ilgili basılı kataloglar ve referans bilgileri. Çiçekçiler Önerilen çiçek düzenlemesine ait bir fotoğraf konseptin satılmasında yardımcı olur. Oteller Toplantı alanlarını gösteren kat planlarını, yiyecek ve içecek menülerini, otel yerleşkesini, aktivite ve otel olanaklarının yanında müşteriye verilmek üzere otel broşürlerini almakta ve otelleri önceden gezmekte fayda vardır. 85 86 Baskı ve Tasarımcı Firmalar Promosyon Firmaları Özenle seçilmiş sunumlar ile potansiyel hizmet, sunucuların etkisi ve yaratıcılığı hakkında bir fikir verir. Neler olabilir? Davetiyeler Kayıt formları Reklam broşürleri Kitapçıklar Menüler Afişler Zaman çizelgeleri Toplantı içeriği (toplantı sırasında dağıtılmak için) Vb. malzemeler Etkinliğin türüne göre promosyon malzemesi dağıtılması düşünülebilir. Neler olabilir? Şapkalar Tişörtler Bardaklar Rozetler Toplar Kalemler Anahtarlıklar Küçültülmüş ürün örnekleri vb. olabilir. 87 88 Restoranlar menüler, fotoğraflar, düzenleme şekilleri, daha önce benzer etkinliklerde kullanılıp kullanılmadıkları vs Özel Efekt Firmaları Eğer etkinlikte, örneğin suyun ve ışığın bir müzik eşliğinde dans ettiği su fıskiyeleri kullanılacaksa ön araştırma gereklidir. 89 90 15
Diğer Hazırlayıcılar Güvenlik şirketleri Açık hava eğitimi şirketleri Gümrükleme şirketleri Sigorta şirketleri vb Etkinliğin tipine göre destek alınabilecek hazırlayıcı gruplar arasında olabilirler. Ulaşım Firmaları Ulaşım için araç kiralanılacaksa,rahat bir yerleşim ve dağılım için kaç taneye ihtiyaç var? Hangi kalitede araçlar kullanılacak? Hangi firma tercih edilecek? Araçlar süslenecek mi? Maliyeti ne olacak? vb 91 92 Mekanlar Bir etkinlik için kullanılacak mekanın görülmesi işin satışını kolaylaştırır. Müşteriyi mekana götüremiyorsa, planlayıcı mekanın tanıtıcı görüntülerini müşteriye getirmelidir. Bir teklif nelerden oluşabilir? Kapak yazısı Etkinlik önerisi ve çerçevesi Etkinlik mekanının değerlendirilmesi Ulaşım gereksinimleri Otel bilgileri (konaklama var ise) Günlük programlar 93 94 Kapak Yazısı Takvim Maliyet tablosu Detaylı program içerikleri Programa dahil olmayanların detaylar listesi Program seçenekleri ve program geliştiriciler Firma bilgileri Referanslar Destekleyici belgeler Etkinliğin içeriğinin, karşılanması talep edilen hedefleri nasıl yerine getirdiğini açıklayan özet bir yazıdır. Müşteri talepleri üzerine hazırlanmış teklifin özeti ve değerlendirmesidir. 95 96 16
Etkinlik önerisi ve çerçevesi Hedefler programın yapısı ve içeriği, etkinlik yeri ve zamanı, bütçe parametreleri kapak yazısındaki özet bilgilerdir. Örnek; Efes Pilsen bayilerinden en yüksek satış kotasını gerçekleştiren 50 bayinin, eşi ile Bali de bir toplantıya davet edileceği bir etkinliği varsayalım. 97 98 Yolculuk öncesi gün Bağlantı uçuşu ve konaklama var ise, Otel rezervasyonları hazır mı? Otelde karşılama masaları olacak mı? Akşam yemeği dahil mi? Havaalanına ulaşım nasıl olacak? Kahvaltı gerekli olacak mı? Ayarlandı mı? Yolculuk günü Uçuş öncesi ve uçuş Bilet kontrolleri saat kaçta, nerede yapılacak, kendi imkanları ile gelenler için transfer ayarlandı mı? Sorumlu kişi ile kim irtibat kuracak? Havaalanı bilet işlemlerini ve yurt dışı çıkış fonlarını halledecek birileri olacak mı? Oturma düzenini kim ayarlayacak? Logolu malzemeler kullanılacaksa uçuşta dağıtılacak mı? 99 100 Uçuş sonrası Free-shop alışveriş yapabilme imkanı bulabilecekler mi? Uçuş süresi ne, ikramlar neler olacak? Doğrudan bir uçuş mu aktarmalı mı olacak? Yolcular pasaport işlemleri hakkında bilgilendirildiler mi? Bavullar nereden alınacak? Free-shop alışverişi olacak mı? Misafirleri kim karşılayacak? Ulaşım hangi yolla yapılacak? 101 102 17
Bir akşamüstü aktivitesi planlandıysa; Bavullar yolcularla mı yoksa ayrı olarak mı otellere ulaşacak? Odalara dağıtılacak mı? Odalarda küçük hediyeler olacak mı? Otel hakkında misafirler bilgilendirildi mi? Nerede gerçekleştirecekler Oturma düzeni nasıl ayarlandı? İçecekler ayarlandı mı, hafif bir ikram mı olacak? Eğlence olacak mı? 103 104 Hoşgeldiniz Akşam Yemeği Misafirler nerede buluşacaklar? Menü seçenekleri ne? Dekor nasıl? Oturma düzeni nasıl belirlenmiş? Yemek tesis dışında ise misafirler nasıl taşınacaklar? Yemek ne kadar sürecek? Müşterinin bilmesi gereken özel bir not mevcut mu? 105 106 Kahvaltı Öğle Yemeği Yardım Masası Toplantılar Ara Günler Turlar İsteğe bağlı aktiviteler Akşam yemeği Dönüş Günü Misafirler, geri dönüşle ilgili uyarı bilgileri alacaklar mı? Bavullar saat kaçta odalardan alınacak? Bavulların toplanması ve etiketlendirilmesi nasıl yapılacak? 107 108 18
Havaalanı İşlemleri Otelden çıkış saati ne? Havaalanına ulaşım nasıl olacak arada ikram olacak mı? Ulaşımda indirme noktası nereleri olacak? Havaalanında kaç saat önce olmak gerekmektedir? Bilet ve bavul işlemleri nasıl halledilecektir? Grubun yerleştirilmesi ile kim ilgilenmektedir? Free-shop alışveriş imkanı olacak? 109 110 Uçuş Detayları Uçuş Sonrası Uçuşta misafirlere eşlik edecek bir görevli mevcut mu? Uçuş süresi boyunca ikramda neler olacak? Doğrudan bir uçuş mu, bağlantı var mı? Misafirler pasaport işlemleri hakkında bilgilendirildiler mi? Misafirler uçaktan bavullarını almak için nereye gidecekler; gümrük işlemlerinde yardımcı olacak mı? Free-shop alışverişi olacak mı? Uçuş sonrası transferler ayarlandı mı? Bağlantılı uçuşlarda konaklama gerekiyorsa, otel rezervasyonları yapıldı mı? 111 112 Zamanlama Tüm bunlar planlanırken ve teklif olarak hazırlanırken maliyet tablosunda, etkinlik içeriği detaylı bir şekilde alt kalemlere bölünmelidir. Çünkü müşteriler neye para ödediklerini öğrenmek isterler. Kalemler arasında atlama yapılmamalıdır. Stratejik etkinlik planlamasının önemli bir unsurudur. Güçlü bir etkinlik, iyi tanımlanmış amaçlar, iyi bir teklif ve ekip vardır. Ekibin hiyerarşisi nedir? Kim neyi ne zaman yapmaktan sorumludur? 113 114 19
Kaynakların planlanması da önemlidir: tüm bunların yer aldığı bir çizelge kaynakların uygun kullanımını açısından önemlidir. Teklifte kabul edilen programları bir çizelge haline getirerek sorumlularını ve zamanlamalarını ortaya koymak, etkinliği bir takvime ve kontrol listesine aktarmaktır. Proje lideri kim olacak? Destek elemanlar kimlerden oluşacak, nasıl görevlendirilecek? İlgili görev tanımları ve iş çizelgeleri hazırlanmış mı? 115 116 Son onaylar kim tarafından verilecek? Ortak bir çalışma gerektirmekte mi? Gerektiriyorsa, iş bölümü yapılmış mı; net mi; bağlantılı kişiler belirlenmiş mi? Destekleyiciler kim olacak? İlave danışmanlık faaliyeti gerektirecek mi? İlgili sözleşmeler hazır mı? 117 118 Ne tip diğer kaynaklara ihtiyaç olacak? maddi, teknik, entelektüel... Kullanım zamanları, miktarları, hazırlayıcıları, kullanım yerleri nasıl ayarlanacak? Etkinlik, destek tanıtım faaliyetleri gerektirmekte mi? Gerektiriyorsa ilgili hazırlıklar yapılmış mı? Etkinlik ile hedeflenen faydalar ve maliyetleri analiz edilmiş mi? Etkinlik ile harekete geçirilebilecek başka hedef kitleler var mı? 119 120 20
Bir etkinlik nasıl ücretlendirilecektir? Etkinliği planlama şirketi de bir işletmedir ve kâr maksimizasyonu hedeflemektedir. Müşteri ise maliyetleri düşük tutmaya çalışmaktadır. Burada her iki tarafında tatmin edileceği dengeyi tutturmak gereklidir. 1. Etkinlik maliyeti üzerinden bir komisyon yüzdeliği 2. Sabit ücret 3. Paket ücreti 4. Saat üzerinden ücretlendirme Etkinlik planlayıcı firmaya yönelik ücretlenme sistemleri olarak karşımıza çıkar. 121 122 Etkinlik maliyeti üzerinden bir komisyon yüzdesi Etkinlik maliyeti üzerinden bir komisyon yüzdesi üzerinden hesaplanacak danışmanlık ücreti maliyetin genelde %10 ile %20 si arasında değişmektedir. Etkinliğin niteliğine, katılımcıların sayısına, müşteri ile olan ilişkiye, pazarlık etme durumuna, müşterinin ihtiyaçlarına, zaman kısıtlamalarına göre bu oran farklılaşabilir. 123 124 Sabit Ücret Bazı kurumsal müşteriler tüm hazırlayıcılar ile kendisi sözleşme imzalamak ve doğrudan ödeme yapmak istemektedir. (denetim hissi) Müşterinin etkinlik planlama firmasının hizmetlerinden yararlanırken sadece onlara araştırma ve hazırlama için yardımcı olması ve kalan işlerin firma görevlilerince yönetilmesi ve buna karşılık sabit bir danışmanlık ücretinin ödenmesi değerlendirildiğinde müşterinin tasarruf yapma yolları aradığı ortaya çıkmaktadır. 125 126 21
Paket Ücret Etkinlik planlayıcı paket fiyat sunmayı da seçebilir. Bütün etkinlik içeriğini, danışmanlık ücreti de dahil olmak üzere, basit bir şekilde tek bir fiyat altında verebilir. Kalem kalem harcamaları görmek mümkün değildir, bütçenin dışına çıkıldığında ise bu teklifi bütçe dahiline çekebilmek için kolay bir yöntem bulabilmek mümkün olmamaktadır. 127 128 Saat Ücreti Eğer projede serbest çalışan kişilere de ihtiyaç duyuluyorsa çalışma saatleri üzerinden bir ücretlendirme yapılabilmektedir. Bu kişiler genellikle iletişim firmaları tarafından ek sözleşme ile görevlendirilmektedir. Serbest çalışanların iletişim maliyetleri, park ücretleri, yol masrafları vb. de ayrıca fatura edilmektedir. Tüm bu maliyet kalemleri üzerinde uzlaşmak ve sözleşme yapmak uygundur. 129 130 22