SOFTFİNANS UYGULAMASINDA YENİ YILA GEÇİŞ İŞLEMLERİ Bu doküman 2014 yılından 2015 yılına geçiş işlemleri içindir. VUK 421 sıra nolu genel tebliği kapsamında E-fatura mükellefi olan işletmeler için 01/01/2015 ten itibaren E-Defter kullanmaları zorunlu hale gelecektir. Bu nedenle mükellef olan şirketleriniz için E-Defter başvurusunun yapıldığını lütfen kontrol ediniz. Geçişin sorunsuz ve kolay bir şekilde olması için dokümanı okuyup, uygulamanız ve daha sonra gereken kontrolleri yapmanız gerekmektedir. İşlemlere başlamadan önce yedekleme yapmayı unutmayınız. Yapılacak işlemler 3 aşamadan oluşmaktadır. 1-31.12.2014 akşamından önce yapılması gereken işlemler 2-31.12.2014 akşamı yapılması gereken işlemler 3-31.12.2014 tarihinden sonra yapılması gereken işlemler 1-31.12.2014 akşamından önce yapılması gereken işlemler: E-defter mükellefi olan müşterilerimiz, E-defter mükellefi oldukları şirket kodlarının 992 nolu, E-defter geçiş tarihi şirket parametre değerini kontrol etmelidir. Bu işlem için Sistem yönetimi uygulamasına girilir. Modül> Şirket Tanımları(G200) adımından mükellef şirket kodu seçilir. Şirket parametreleri butonuna basılır. Parametre No filtresine 992 yazılarak yenileme butonuna basılır. E-Defter yükümlüğünün başladığı tarih olduğu kontrol edilir. Bu parametre sonradan değiştirilemeyeceği için doğru bilgi yazılması önemlidir. Örneğin 2015 Ocak ayından itibaren E-Defter tutma yükümlüsü olan bir şirketin parametre değeri 01/01/2015 olmalıdır. Bu kontrol işlemi tanımlı ve mükellef olan tüm şirketleriniz için aynı şekilde tekrar edilmelidir. Sayfa 1 / 6
2-31.12.2014 akşamı yapılması gereken işlemler: Sistem Yönetimi Uygulamasına girilmelidir. Modül > Bilgi Kopyalama > Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından 2014 yılından 2015 yılına hesap planı oluşturulması işlemleri yapılmalıdır. 2014 yılında kullandıkları hesap planını 2015 yılında kullanmayacak şirketler, 2014 hesap planını 2015 a sadece kebir seviyesinde (1.seviye) kopyalamalı ve daha sonra hesap planlarını oluşturmalıdır. 2014 yılında, 2015 yılı için farklı şirket kodu ile hesap planı çalışması yapmış olan şirketler hesap planı kopyalama işlemini kullanarak farklı şirketten 2015 yılında kullanılacak şirkete hesap planını oluşturabilirler. Masraf yerlerini iş tipine bağlı pozisyon ve araca bağlı pozisyon bazında takip eden firmalar; Masraf yerlerini operasyonel işlemler için pozisyon bazında karlılığı 2015 yılında da takip edecek firmalar; Masraf Yerlerini Yıl + Ay + İş tipi + Pozisyon 2015 yılında masraf yerleri tanımını iş tipi kırılımına kadar açmanız gerekmektedir. Örnek: 14 + 01 + 001 Yıl + ay + iş tipi Masraf yerlerini operasyonel işlemler için araç bazında karlılığı 2015 yılında da takip edecek firmalar; Araçlar + Araç tipleri + Plaka + Pozisyon 2015 yılında masraf yerleri tanımını ilk 3 kırılıma kadar Sistem yönetimi modülünde bulunan Bilgi kopyalama, Muhasebe kopyalama işlemleri adımından masraf yerinin kopyalanması işlemine girerek yapabilirsiniz. Sayfa 2 / 6
Masraf yerlerini Kar merkezli ve masraf merkezli yapıda takip eden firmalar; 1- Masraf yerlerini 2015 yılında da aynı şekilde kullanmak için Sistem yönetimi modülünde bulunan Bilgi kopyalama Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından masraf yerinin kopyalanması işlemini 2014 masraf yerlerini 2015 yılına kopyalayarak yapabilirler. 2-2014 yılında kullandıkları masraf yerlerini 2015 yılında farklı kullanacak şirketler Masraf yeri tanımlarını kopyalamamalı elle girişlerini yapmalıdırlar. 3- Yıla Bağlı Masraf Yeri Dağıtım Tabloları için yapılması gerekenler; 2014 yılında kullandıkları masraf yerlerini 2015 yılında da kullanacak firmalar Sistem Yönetimi modülünde bulunan Bilgi kopyalama Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından Yıla Bağlı Masraf Yeri Tablo Tanımları seçeneğini işaretleyerek 2014 yılından 2015 yılına kopyalanmalıdır. 4- Masraf Yeri Hesap No Bağlantısı için yapılması gerekenler; 2014 yılında kullandıkları Masraf yeri ve Hesap Planını, 2015 yılında da aynı şekilde kullanacak firmalar Masraf Yeri Hesap No Bağlantısı için Sistem Yönetimi modülünde bulunan Bilgi kopyalama Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından Masraf Yeri-Hesap Numarası bağlantıları seçeneğini işaretleyerek 2014 yılından 2015 yılına kopyalanmalıdır. Bu işlemler bitirildikten sonra aşağıdaki işlemlere devam edilmelidir. 5- KDV tanımları, Iskonto tanımları, Tevkifat Tanımları; 2014 Hesap planını yeni yılda da aynı kullanacak şirketler Sistem Yönetimi Uygulamasına girilmeli, Bilgi kopyalama, Muhasebe kopyalama işlemleri (M980) adımından KDV Tanımları, İskonto Tanımları ve Tevkifat Tanımlarını işaretleyerek 2014 yılından 2015 yılına kopyalama işlemleri yapılmalıdır. CARİ HESAP YÖNETİMİ Cari Hesapların yeni yıla devir işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Bunun için Cari Hesap Modülünde bulunan Kodlu Bilgiler Bakımı altındaki Cari Devir İşlemi (C930) programının çalıştırılması yeterli olacaktır. Cari devir işleminden sonra cari hesaba eski yıla ait bir cari hareket girilirse o cari hesaba Cari Devir İşlemi adımı tekrar uygulanmalıdır. Devir işlemi yapılırken döviz kodu hepsi iken açılış fişinin döviz kartı bilgisi Cari dövizi ile aynı seçilir. AKARYAKIT SATIŞ YÖNETİMİ UYGULAMASI 2014 yılında Akaryakıt Satış Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2015 yılında bu modülü kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama, Akaryakıt kopyalama işlemleri (AK475) adımından Satış parametrelerini, Mahsuplaştırma tanımları ve Fatura altı kalemleri 2014 yılından 2015 yılına kopyalamalısınız. Sayfa 3 / 6
3-31.12.2014 ten sonra yapılması gereken işlemler GENEL MUHASEBE UYGULAMASI 2014 yılı kapanış işlemleri yapılana kadar kasa, banka hesapları gibi devir değerlerine ihtiyaç olan hesaplar için Genel muhasebe günlük işlemlerinden fiş tipi Açılış seçilerek devir değerleri girilebilir.2014 yılı kapanışı yapılıp bu kapanış fişinden açılış fişi oluşturulduktan sonra bu geçici açılış silinmelidir. Geçici açılış genel muhasebe raporlarının devirlerinden başka, nakit kasa ve banka modülü raporlarında 01/01/2015 devir değerlerinin gelmesini sağlayacaktır. ÇEK/SENET YÖNETİMİ UYGULAMASI İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ UYGULAMASI 2014 yılının 12. Ayına ait tüm işlemleri bitirdikten sonra 12.ayın ay sonu kapanışını yapmanız 2015 yılına ait bir kısım bilgilerin hazırlanması için yeterlidir. Bunun dışında 2015 yılına ait gelir vergisi dilimlerinin girilmesi gerekmektedir. Ayrıca yeni yılda yeni hesap planı kullanacak şirketler personel mahsup tanımları, departman üzerindeki hesap no, ücret üzerindeki hesap no, kesinti tanımlarındaki hesap no, banka bilgileri hesap no ve masraf yerleri, yeni hesap planı ve masraf yeri tanımlarına göre güncellenmelidir. 8001, 8002 ve 8004 numaralı işyeri parametreleri yıla bağlı parametrelerdir. Mahsup için bu parametreleri kullanıyorsanız yeni yıl içinde tanımlamalısınız. Asgari geçim indirimi hesaplaması için Genel Kod Bilgilerine 2015 kaydı açılmalıdır. Dikkat!!! Aşağıdaki örnek 2012 yılı içindir. Sistem Yönetimi Uygulamasına yetkiniz yok ise yetkili kişiye başvurunuz. Sayfa 4 / 6
SABİT KIYMET YÖNETİMİ UYGULAMASI 2014 yılının yıl sonu kapanış işlemi yapılmalı, raporları alınmalı, amortisman mahsupları yapılmalıdır. STOK KONTROL UYGULAMASI 2015 yılına ait stok hareketlerini işleyebilmeniz için Modül Dönem Sonu İşlemleri(ST300) Geçici Yılsonu Kapanışı(ST335) programını çalıştırmalısınız. Bu program miktarsal stok devrini yapmaktadır. 2014 yılının 12.ayının dönem kapanışı yapıldıktan sonra kesin yılsonu kapanışını yapabilirsiniz. Kesin yılsonu kapanışı (ST340) programı hem miktarsal hem tutarsal devir gerçekleştirilecektir. SATINALMA YÖNETİMİ UYGULAMASI 2014 yılında Satın alma Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2015 yılında bu modülü kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama Satın alma kopyalama işlemleri (SA995) adımından Satın alma Parametreleri ve Fatura Altı Kalemleri 2014 yılından 2015 yılına kopyalamalısınız. Kopyaladıktan sonra, 2015 çalışma yılına girerek Satın alma parametrelerinde(sa910) Cari Entegrasyon işaretini kontrol ediniz. Hesap planını değiştirmiş iseniz gerekli hesap numarası değişikliklerini yapmalısınız. SATIŞ YÖNETİMİ UYGULAMASI 2014 yılında Satış Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2015 yılında bu uygulamayı kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama Satış Kopyalama İşlemleri (SS695) adımından Satış Parametrelerini, Mahsuplaştırma tanımları ve Fatura altı kalemleri 2014 yılından 2015 yılına kopyalamalısınız. Kopyaladıktan sonra, 2015 çalışma yılına girerek Satış parametrelerinde(ss610) Cari Entegrasyon Yapılsın işaretini kontrol ediniz. AMBAR YÖNETİMİ UYGULAMASI 2014 yılında Ambar Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2015 yılında bu uygulamayı kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama Ambar Yönetimi kopyalama işlemleri (AY695) adımından Satış Parametrelerini ve Ambar Parametrelerini 2014 yılından 2015 yılına kopyalamalısınız. BÜTÇE YÖNETİMİ UYGULAMASI 2014 yılında Bütçe Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2015 yılında bu uygulamayı aynı şekilde kullanabilmek için Bütçe Yönetimi Uygulamasında Kodlu Bilgiler Bakımı adımında bulunan Bütçe kopyalama (BT980) ile 2014 bütçe tanımlarını 2015 Bütçe tanımlarına kopyalayınız. Konsolide Bütçe veya Farklı Şirket Konsolide Bütçesi kullanıldı ise yine Kodlu Bilgiler Bakımı adımından Konsolide Bütçe kopyalama (BT990) ile 2014 yılı konsolide bütçelerini 2015 yılına kopyalayabilirsiniz. BAKIM YÖNETİMİ UYGULAMASI Sayfa 5 / 6
SERVİS & BAKIM YÖNETİMİ UYGULAMASI BANKA HESAP YÖNETİMİ UYGULAMASI ÜRETİM YÖNETİMİ UYGULAMASI 2014 yılında Üretim Yönetimi Uygulamasını kullanmış iseniz 2015 yılında bu uygulamayı kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama Üretim kopyalama işlemleri (UR690) adımını kullanarak Mahsuplaştırma tanımları nı 2014 yılından 2015 yılına kopyalamalısınız. OPERASYONEL ARAÇ-FİLO KİRALAMA UYGULAMASI 2014 yılında Operasyonel Araç Filo Kiralama Uygulamasını kullanmış iseniz 2015 yılında bu uygulamayı kullanabilmek için Sistem Yönetimi Uygulamasında bulunan Bilgi kopyalama, (Araç Filo Kiralama) kopyalama işlemleri (FK970) adımından Satış Parametrelerini, Mahsuplaştırma tanımları ve Fatura altı kalemleri 2014 yılından 2015 yılına kopyalamalısınız. Sayfa 6 / 6