Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Edinme Zorunluluğuna Ve Elektronik Tebligata İlişkin Usul ve Esaslar ÖZET : Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Edinme Zorunluluğuna Ve Elektronik Tebligata İlişkin Usul ve Esaslar
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Edinme Zorunluluğuna Ve Elektronik Tebligata İlişkin Usul ve Esaslar KEP Nedir? Kayıtlı elektronik posta (KEP), Kayıtlı elektronik posta (KEP); gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta hizmetidir. Daha yalın bir ifadeyle, KEP, yetkilendirilmiş bir hizmet sağlayıcısı üzerinden gerçekleşen, elektronik olarak imzalanan, belirli bir işlemin belirli bir zamanda meydana geldiğine delil oluşturan (örneğin bir Devlet kurumu tarafından elektronik iletişim platformları aracılığıyla tebliğ edilen Ödeme Emrinin, gönderildi ve alındı onayları da dâhil olmak üzere KEP iletilerinin tüm süreçlerine ilişkin olarak KEP delili oluşturulması, güvenli bir şekilde kimlik tespiti yapılması gibi) bir elektronik posta alıp verme işlemidir. Bu anlamda hali hazırda kullanılan e-posta biçiminden farklı bir sistemdir. Bir benzetme yapmak gerekir ise, mevcut e-posta sistemindeki iletileri adi postaya, KEP üzerinden gönderilen/alınan iletileri ise iade-taahhütlü postaya eşdeğer olacağını söylemek yanlış olmayacaktır. KEP Sistemi;. Bir e-postanın elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak, ekleri ile beraber gönderildiğini ve içeriğinin değişmediğini ispat eder.. Göndericinin ve alıcının kimlikleri inkar edilemez.. Gönderim/alım zamanı inkar edilemez.. Elektronik belgeler güvenli bir ortamda iletilir ve saklanır.. Resmi yazışmalar elektronik ortama taşınır.. E-tebligat, e-fatura, e-bildirge, e-sözleşme gibi uygulamalarda da kullanılır. Aşağıda ayrıntılı olarak açıklandığı üzere, kendilerine elektronik tebligatın zorunlu hale getirilmiş olması nedeniyle bütün anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin KEP edinmeleri zorunludur. 1
1) KEP Ve Elektronik Tebligata İlişkin Yasal ve İdari Düzenlemeler 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1525 maddesinde, tarafların açıkça anlaşmaları şartıyla ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrılarının elektronik ortamda düzenlenebileceği, yollanabileceği, itiraza uğrayabileceği ve kabul edilmişse hüküm ifade edeceği ayrıca 18. maddesinde anlaşma şartına bağlı olmaksızın Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarların veya ihtarların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı düzenlenmiştir. Diğer yandan 7201 sayılı Tebligat Kanununun 7/a maddesine göre, tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla tebligat yapılabileceği, ancak anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olduğu, elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde diğer usullerle tebligat yapılacağı, elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılacağı düzenlenmiştir. KEP in ve elektronik tebligatın uygulanmasına ilişkin usûl ve esasların yönetmelikle belirleneceği de düzenlenmiştir. Nitekim 25.08.2011 tarihli RG de yayınlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile 19.01.2013 tarihli RG de yayınlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile KEP kullanımının ve KEP ile tebligatın usul ve esasları belirlenmiştir. Tüm bu düzenlemelerin şu an için en önemli tarafı, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin, kendilerine elektronik yolla tebligat yapılabilmesi için KEP hesabı edinmeleri gereğinin ortaya çıkmış olmasıdır. Bu gerekliliğe ilişkin yasal ve idari düzenlemeler yürürlüğe girmiş olup, tavsiyemiz 2
sözü geçen şirketlerin bir an önce bir KEP hesabı edinmeleridir. 2) Tebligatlarını KEP İle Yapmak Ve Almak Zorunluluğu Kapsamına Girenler Adalet Bakanlığınca yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği uyarınca, aşağıda sayılan kurum ve kuruluşlar, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere yapacakları tebligatlarda KEP kullanmak zorundadırlar. 1) Kazaî merciler, 2) 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli; a) (I) sayılı cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, b) (II) sayılı cetvelde yer alan özel bütçeli idareler, c) (III) sayılı cetvelde yer alan düzenleyici ve denetleyici kurumlar, d) (IV) sayılı cetvelde yer alan sosyal güvenlik kurumları ile il özel idareleri, belediyeler, köy hükmî şahsiyetleri, barolar ve noterler Kendilerine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken muhataplara, elektronik tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Bu tebligatta ayrıca, müteakip tebligatların elektronik ortamda yapılacağı bildirilir. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır. 3) KEP Edinimi Elektronik tebligat hizmetinden yararlanacak muhatapların, elektronik tebligata elverişli kayıtlı elektronik posta adresi edinmeleri gerekmektedir. KEP in Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarından (KEPHS) alınması gerekmektedir. KEP hesabı edinilebilecek KEPHS den bir olan PTT internet sayfası için tıklayınız. 4) KEP Sisteminin Kullanımı 3
KEP sistemi, bir elektronik iletinin tarafları veya muhatapları arasında KEP hesabı vasıtasıyla hukukî ve teknik güvenliğe sahip bir şekilde gönderilip alınmasını sağlamak ve güvenli iletişimde bulunmak gibi amaçlarla kullanılır. KEPHS nin, KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. KEP hesabı, sadece alıcı veya hem alıcı hem gönderici olarak kullanılabilir. KEP hesabı, sakla-ilet ve sakla-bildir olarak iki çalışma modeline sahiptir. Sakla-ilet, KEP iletilerinin, alıcının veya göndericinin KEP hesaplarına doğrudan ulaştırıldığı KEP çalışma modelini, Sakla-bildir ise, KEP iletilerinin KEPHS nin sistemlerinde tutulduğu ve alıcının ya da göndericinin söz konusu iletilere erişebilmesini temînen KEP hesaplarına bir bağlantı adresinin ulaştırıldığı KEP çalışma modelini ifade etmektedir. Muhatap elektronik tebligat hesabına, güvenli elektronik (e) imzasını kullanarak veya hizmet sağlayıcı tarafından verilen parola ve şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık şifre vasıtasıyla erişebileceklerdir. Hesap sahibinin ya da işlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen iletileri kontrol etmesi esastır. Mücbir sebep hâlleri dışında KEP hesabına erişilmemesi durumunda o işgünü içinde gelen iletinin ertesi işgünü hesap sahibine ulaştığı ve okunduğu kabul edilir. Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. KEP hesaplarına ilişkin bilgiler hesap sahibinin onayının alınması şartıyla KEP rehberinde yayımlanır. KEPHS ler KEP rehberini tüm KEP sisteminden hizmet alan tüm hesap sahipleri ile işlem yetkililerinin erişimine açık tutar. Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan kamu idaresi, bu mesajı zaman damgasıyla 4
ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine; muhatap diğer bir hizmet sağlayıcıdan elektronik tebligat adresi almış ise, bu hizmet sağlayıcının sunucusuna iletir. 5