1 / 5 İÇİNDEKİLER AMAÇ... 2 UYGULAMA... 2 1.GENEL... 2 2. KLASÖRLERİN ETİKETLENMESİ... 3 3. KAYITLARIN SAKLANMASI, İMHASI VE BULUNABİLİRLİĞİ... 3 4. MANYETİK KAYITLARA İLİŞKİN HUSUSLAR... 4 EK-1 KAYITLAR VE SAKLAMA SÜRELERİ TABLOSU 5. REFERANS DOKÜMANLAR... 5
2 / 5 AMAÇ Bu prosedürün amacı hastanemizde oluşturulan kayıtların(hardware-software)belirlenmesi, muhafazası, korunması, tekrar elde edilebilir olması, saklama süresi ve elden çıkarılmasına ilişkin sorumluluk, yetki ve yöntemleri açıklamaktadır. UYGULAMA 1.GENEL 1. Kayıt, herhangi bir faaliyet yada faaliyet grubu sonucunda ortaya çıkan veri ve bilgileri kalıcı kılmak ve bu suretle ilgili faaliyetin yada faaliyet grubunun etkin işleyip işlemediğinin bilincine varmak amacıyla belirlenir, tutulur ve saklanır. 2. Kayıtlar aşağıdaki gruplardan herhangi birine ait olabilir: a. Üzerine bilgi ve veri yazılması amacıyla hazırlanmış ve doldurulmuş formlar (Sistem dokümantasyonunda tanımlanan ve uygulanan formlar), b. Hastalara ait dosyalar (tetkik, teşhis ve tedavi hizmetlerine ait kayıtlar-hasta dosyaları,devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğine madde M.5 e göre genel arşive aktarılmaktadır), c. Hastanemizde verilen eğitim hizmetine ait dokümanlar (eğitim notları, seminer notları, v.b.bu grupta, alınan diğer eğitimlere ait notlar da bulunmaktadır) d. Yasal şart ve mevzuatlara göre tutulması zorunlu olan kayıtlar, e. Sertifika türü belgeler, f. Rapor, yazışma vb. kayıtlar, g. Bilgisayar ortamında saklanan veri ve bilgiler. 3. Hastanemizde tüm kayıtlar ISO 9001:2000 Standardı ve T.C. Sağlık Bakanlığının hazırlamış olduğu Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğine uygun olarak muhafaza edilmektedir. 4. Madde 2 de belirtilen kayıtlarının tutulması, tasnifi, dosyalanması ve muhafazasından birim sorumluları, kontrolünden Kalite Geliştirme Ekibi ve Arşiv Memuru sorumludur. 5. Kayıtlar, sorumluları tarafından eksiksiz, düzenli ve mürekkepli kalemle okunaklı olarak tutulur.
3 / 5 6. Kayıtlar üzerinde herhangi bir değişiklik yapılacaksa, yanlış yazımın üzeri mürekkepli kalemle çizilir. Daha sonra doğrusu yazılarak birim sorumlusu tarafından tarih belirtilerek paraflanır. Kayıt üzerinde herhangi bir şekilde karalama yapılamaz. 7. Hastanemize dışarıdan gelen evrakların tamamı İdari İşler ve Personel Özlük Şefliğinin kontrolünde ilgililerine ulaştırılır. Gelen evraklara bu birim tarafından tarih ve sayı numarası verilerek kayıt altına alınır. 8. Hastanemizden gönderilecek kayıtlar İdari İşler ve Personel Özlük Şefliğine iletilir ve bu birim tarafından verilen tarih-sayı numarası ile ilgili mercilere ulaştırılır. 2. KLASÖRLERİN ETİKETLENMESİ Kayıtlara ihtiyaç duyulduğunda rahatlıkla ulaşılabilmesi için dosyalanması ve muhafazası süresince, Klasör Etiketleme Talimatına göre yapılan dosya üzerindeki etiket ve tanımlamalarla kayıtların izlenebilirliği sağlanmıştır. Klasör Etiketleme Talimatında, birimlerin dosyalar üzerine iliştirilecek etiketleri hazırlama şekilleri yer almakta ve dosya içerikleri klasörlerin iç kapağına yapıştırılan klasör muhteviyatını belirten Klasör İçerik Listesi üzerine yazılmaktadır. Kayıtlar saklandığı birimde ve arşivde; hasar ve bozulmaya uğramayacak şekilde klasörlerde, dolaplarda, kutularda ve/veya raflarda muhafaza edilir. Klasör halinde saklanmayacak boyuttaki evrakların kutuda saklanması halinde kutular, Klasör Etiketleme Talimatına uygun olarak etiketlenir. Birim arşivlerinde oluşturulan klasörler ilgili birim sorumluları tarafından etiketlenmesinin ardından Birim Arşivi Kayıt Listesi ile kayıt altına alınır. 3. KAYITLARIN SAKLANMASI, İMHASI VE BULUNABİLİRLİĞİ Sistem dokümantasyonunda tanımlanan ISO 9001:2000 standardı ile ilgili kayıtların birim arşivlerinde ve genel arşivde saklama süreleri ve sorumluluklarını belirlemek için Kayıtlar ve Saklama Süreleri Tablosu oluşturulmuştur Kayıtlar ilgili birimlerde, ısı, ışık, nem gibi çevre koşullarından etkilenmemesi için uygun ortamlarda (su borularının geçmemesi, yangın söndürücü bulunması) saklanır. Erişilebirlik ve izlenebilirlikte kolaylık sağlaması açısından kayıtlar dosyalarda muhafaza edilir.
4 / 5 Kendi prosesleriyle sınırlı kalmak kaydı ile hizmete ait kayıtlar, Kalite Birimi dahil bütün birimlerde (kendi arşivlerinde yoksa hastane arşivinde) sorumlu personel tarafından DD.21 ve DD.22 de belirtilen sürelerle saklanır. Kalite Geliştirme Ekibi ve diğer tüm birimler Kayıtların Saklama Süresi Tablosuna ve Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğine göre kayıtlarını kontrol ederek, birimde saklama süresi dolan evrakları Arşiv Teslim Formu ile Arşiv Birimine teslim ederler. Arşivdeki evrakların incelenmesi gerektiğinde Arşiv Evrak Talep Formu, talebi yapan birim tarafından doldurulur. Bu forma göre Arşiv Memuru tarafından ilgili kayıt talep eden kişiye teslim edilir. Genel arşivde saklama süresi dolan kayıtlar için iki durum söz konusu olabilir. 1. Başhekim tarafından oluşturulacak ve güne özel çalışma yürütecek olan İmha Komisyonu tarafından Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği madde M.33 de belirtilen hususlar dikkate alınarak tutanak tutmak suretiyle imha edilir. 2. Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği madde M.10 a göre Sağlık Bakanlığına gönderilir. 4. MANYETİK KAYITLARA İLİŞKİN HUSUSLAR Hastanemizde oluşan manyetik kayıtların tanımlamaları, saklama süreleri, yedek alma periyotları, alınacak yedek sayısı ve taşınabilir bellek araçları Bilgi İşlem Birimi tarafından gerçekleştirilir. Kayıtların Yedekleme sistemi ve süreleri Manyetik Kayıt Yedekleme Periyot Tablosunda belirtilmektedir. Kayıtlar, ilgilisi tarafından bilgisayar, kaset, disk, disket, CD, kartuş gibi manyetik ortamlarda tutulur. Yedekleme işlemi; işletim sisteminin manyetik ortamında ileride meydana gelebilecek bilgi kayıplarına karşı önlem olması amacıyla yapılan bir işlemdir ve işletim sistemi yedeklerinin alınmasını kapsar. Bunun için; işletim sisteminin yedeği alınır, yedeklemenin alınamaması durumunda öncelikle kartuş kontrol edilir, gerekirse değiştirilir. Manyetik ortamda tutulan kayıtların güvenilirliğinden bilgi işlem birimi sorumludur. Yedeklemesi alınan kayıtlar Hastane Müdür odasındaki kasada kilit altında tutulur.
5 / 5 5. REFERANS DOKÜMANLAR Doküman Adı Arşiv Teslim Formu Arşiv Evrak Talep Formu Klasör İçerik Listesi Doküman Kodu KYB.F.01 KYB.F.02 KYB.F.05 Klasör Etiketleme Talimatı T.39 Kayıtların Saklama Süresi Tablosu Manyetik Kayıt Yedekleme Periyot Tablosu DD.21 DD.22