T.C GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI EVRAK KAYIT, TAKİP, ZİMMET USUL VE ESASLARININ BELİRLENMESİ HAKKINDA YÖNERGE Sıra No :GMKA/Yönerge/04 Revizyon No : 1 Tarih :25/08/2011 Amaç BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Tanımlar, Evrak Yetkilisi MADDE 1- Bu yönergenin amacı, Ajansın, tüm kişi ya da kuruluşlarla yaptığı her türlü yazışmalar sonucu gelen ve giden evraklarının, etkin ve seri bir şekilde tasnif ve dağıtımını, bunların sistemli bir şekilde dosyalanmasını ve erişilebilir şekilde arşivlenmesini sağlamaktır. Kapsam MADDE 2- Bu yönerge Güney Marmara Kalkınma Ajansına gelen tüm evrak ve dokümanı ayrıca Ajans tarafından üretilen evrak ve dokümanı kapsamaktadır. Tanımlar MADDE 3- Bu yönergede geçen; Evrak: Ajansın iş ve işlemleriyle ilgili Ajansa gelen ya da Ajanstan giden yazı, doküman, mektup, zarf, koli, CD gibi belgeleri, Evrak Yetkilisi: Ajansa dışarıdan gelen ve Ajanstan dışarıya giden bütün evrakların teslim alınması, kaydedilmesi, havale edilmesi, dosyalanmasıyla ilgili işlemleri yürüten Ajans personelini ifade eder. Evrak Yetkilisinin Görevleri MADDE 4- Evrak Yetkilisinin görevleri şunlardır; a- Gelen evrakı kontrol ederek almak, b- Gelen evraka tarih ve numara vermek, c- Gelen evrakın birimlere havalelerini ve kayıtlarını yapmak/yaptırmak, d- Dışarıya gönderilecek evrakı kontrol ederek almak, Sayfa 1 / 5
e- Gideceği yerlere göre evrakı tasnif etmek ve ilgililere teslim etmek, f- Gelen ve giden evrakların dosyalama işlemlerini yönetmek, Evrak Kabul İKİNCİ BÖLÜM Gelen Evrak MADDE 5- (1) Ajans adına PTT, kargo veya kurye ile gelen evrak, Evrak Yetkilisince kontrol edilerek teslim alınır. (2) Zimmetli gönderilen evrakta, evrakı getirenin beraberindeki zimmet defteri, Evrak Yetkilisi tarafından kimliğini belirtecek şekilde adı soyadı yahut kurum adı ve kabul tarihi ve evrak numarası yazılır ve imzalanır. Acele ve gizli işaretli zarflar için kabul tarihi ayrıca saat ve dakika olarak belirtilir. Yanlış Gelen Evrak MADDE 6- Yanlış gelen evrak varsa zarf açılmadan fark edildiği takdirde ilgiliye geri verilir. Yanlışlık zarf açıldıktan sonra anlaşılırsa bir yazı ekinde ilgili yere gönderilir. Evrakın Açılması ve Kontrolü MADDE 7-(1) Ajansa ait gizlilik derecesi taşımayan evrakın zarfı açılır, evrak çıkarılır, ekleri varsa kontrol edilir ve sayılır. (2) Açılan evrak okunur. Evrakın öncesi var ise hangi birime gönderildiği, Ajanstan giden bir yazıya cevap ise hangi birimden çıktığı araştırılarak birim kodları ile giden evrakın çıkış sayısına göre havale edilecek birimler tespit edilir. Açılmayacak Evrak MADDE 8- (1) Evrak; gizli, çok gizli, özel ibareli kapalı zarf ise Evrak Yetkilisince açılmaz ve doğrudan ilgili birime havale edilir. (2) Birimi belirtilmeyen ya da herhangi birime gönderildiği, Ajanstan giden bir yazıya cevap ise hangi birimden çıktığı araştırılarak birim kodları ile giden evrakın çıkış sayısına göre havale edilecek birimler tespit edilir. Gelen Evrak Kayıt Numarası ve Kayıt Defteri MADDE 9- (1) Her gelen evraka yılbaşından itibaren ve 1 den başlamak üzere evrak kayıt numarası verilir ve Gelen Evrak Kayıt Defterine kaydedilir. (2) Gelen Evrak, konusuna göre ilgili birimi tespit edilerek ayrıldıktan sonra evrakın arka yüzüne havale kaşesi vurularak geliş tarih ve numarası yazılır. Sayfa 2 / 5
(3) İlgili kişilerin istemesi halinde giriş kaydı yapılan evrakın kayıt tarih ve numarası ilgilere verilir. Kayıt İşlemleri MADDE 10- (1) Posta, kargo veya elden gelen evraklar Gelen Evrak Kayıt Defteri ne sırayla evrakın geliş sıra numarası, tarih, geldiği yer, evrakın tarihi ve numarası, cinsi varsa eki, sayısı, konusu ve havale edilen birim belirtilmek suretiyle kaydedilir. (2) Gelen evrak, birimden daha önce çıkan bir yazıya cevap olarak gelen yazı ise giden evrak defterinden kaydı bulunup ilgide kayıtlı numara ile uygunluğu araştırıldıktan sonra giden evrak defterindeki çıkış kaydının ilgili sütununa geliş numarası yazılır. (3) Ajans personeli tarafından Genel Sekreterlik makamına yazılan dilekçe ve yazılarda Gelen Evrak Kayıt Defteri ne kaydedilir. (4) Gelen fakslar normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutulup, faks teyitlerine faksa verilen numara verilir. Yazılan sonradan gelen aslı, daha önceden gelmiş ve evrak kayıt numarası almış olan faksa iliştirilir. (5) Gelen evrak kayıtları günlük olarak kaydedilir. (6) Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemleri zarfların üzerine yapılır. Havale Kaşesi MADDE 11- Bütün gelen evrakın arka yüzüne tarih, numara ve bilgi ya da gereği için dağıtım yapılacak ilgili birimini belirtilen havale kaşesi basılır. Evrak Yetkilisi evrakın konusu ve diğer bilgilere göre evrakın arkasına vurulan kaşedeki ilgili satırı işaretleyerek dağıtım yapılacak birimi belirlenir. Dağıtım MADDE 12- (1)Dağıtım, resmi tatil günleri dışında ve günde en az bir kez yapılır. Çok Acele ibareli evrakın dağıtımını hemen yapar. (2) Gizli ya da Özel ibareli olmayan evrakların, dağıtımı yapılacak birim sayısınca fotokopileri çıkarılır ve zimmet defterlerine isim ve imzaları alınarak teslim edilir. Asılları ise gelen evrak dosyasında muhafaza edilir. Yatırım Destek Ofisine Dağıtım MADDE 13- Yatırım Destek Ofislerine dağıtım posta yoluyla ya da başka bir görevden dolayı o gün ya da ertesi gün Yatırım Destek Ofislerine gidecek Ajans personeli eliyle yapılır. Gerektiğinde veya ivedi durumlarda bu belgeler, taranıp elektronik ortama aktarılarak da gönderilebilir. Sayfa 3 / 5
Gelen evrakların Dosyalanması MADDE 14- Gelen evrak, kayıt tarih ve numarasına göre evrak yetkilisince düzenli bir şekilde dosyalanır. Giden Evrakların Hazırlanması ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Giden Evrak MADDE 15 Dış kurum ya da kişilere gönderilecek yazıların hazırlanması sırasında Bakanlar Kurulunun 18.10.2004 tarihli ve 2004 / 8125 sayılı kararı ile yürürlüğe konulan Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine ve Güney Marmara Kalkınma Ajansı Standart Dosya Planına uygun hareket edilir. Yazılar 2 nüsha hazırlanır. Paraflı nüsha birim arşivinde saklanır (giden evrak dosyasına bir fotokopi alınır), diğer parafsız nüsha ise dışarıya gönderilir. Evrak Kontrolü MADDE 16- Birimlerce hazırlanıp Evrak Yetkilisine gönderilen evraklar Evrak Yetkilisince evrakın imzalı olup olmadığı, evrakın sıra numarası, sayısı, gönderildiği yer, birim, tarih, konusu, varsa ek sayısı, gönderiş şekli (gizli, çok gizli, özel, ivedi, çok ivedi) yönünden kontrol edilir. Kayıt İşlemleri MADDE 17- (1)Her giden evraka yılbaşından itibaren ve 1 den başlamak üzere evrak kayıt numarası verilir ve Giden Evrak Kayıt Defterine kaydedilir. (2) Giden evrak kayıt numarası, birimlerce kapalı zarfla gönderilen (gizli, çok gizli, özel) evrakların zarfları üzerinde diğer gönderilere ise evrakın ve zarfın üzerine verilir. (3) Gizli ve Çok Gizli ibareli evraklar çift zarfla gönderilmelidir. (İkinci zarf normal olmalı, gizli ve çok gizli ibareli zarf ikinci normal zarfın içine konulmalıdır.) (4) Giden evrak, birime daha önce gelen bir yazıya cevap olarak gönderilen yazı ise gelen evrak defterinden kaydı bulunup ilgide kayıtlı numara ile uygunluğu araştırıldıktan sonra gelen evrak defterindeki çıkış kaydının ilgili sütununa gidiş numarası yazılır. Giden Evrakın Dağıtımı MADDE 18- (1)Kargo şirketi vasıtasıyla gönderimlerde evrakın kargo şirketi yetkilisine teslim edildiğine dair zimmet defterine isim ve imzası alınır. (2) PTT yoluyla gönderimlerde evrakın teslim edildiğine dair PTT idaresinin mührü aranır. Sayfa 4 / 5
(3) Gönderimin posta yada kargo dışında Ajans personeli eliyle yapıldığı durumlarda evrak, alıcısına zimmet defterine isim ve imzası alınmak suretiyle teslim edilir. Dosyaların Açılması MADDE 19- Dosya, konu ile ilgili yazı geldiği zaman açılır. Yazı olmadan dosya açılmaz. Açılan her dosya, dosya fihristlerine işlenir ve aynı konuda birden fazla dosya açılması önlenir. Dosyanın hacmi bir dosyaya sığmayacak kadar kabardığında aynı kodları taşıyan birden fazla dosya açılır. Ancak sıraya koymak ve aynı konulardaki dosyaların birliğinin sağlanması için dosyaların üzerine kaçıncı dosya olduğu Romen rakamıyla yazılır. Evrakın Dosyaya Konulması MADDE 20- (1)İşlemi tamamlanan evrakın üzerindeki dosya kodları incelenir. Doğru verildiği anlaşıldıktan sonra dosyasına konulur. (2) Dosyalanacak evrakın büyüklüğü ne olursa olsun sol kenarının ortasından delinir ve dosyasına takılır. Yazılar dosyaya tarih sırasına göre en eski tarih alta gelecek şekilde ve ekler ait olduğu evrakın altına gelecek şekilde takılır. (3) Bir evrak birden fazla dosyayı ilgilendirdiği zaman aslı en çok ilgili olduğu dosyaya, birer örneği de diğer ilgili dosyalara takılır. Dosyaların Saklanması MADDE 21- Dosya planına göre açılan dosyalar kilitli dolaplarda saklanır. Dosyaların muhafazasından Evrak Yetkilisi sorumludur. Dosyalar yılsonunda kapatılır, birim arşivinde yıllara ve dosya planındaki kodlara göre tasnif edilir. Yürürlük DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük Ve Yürütme MADDE 22- Bu Yönerge, yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 23- Bu Yönerge hükümlerini Genel Sekreter yürütür. Sayfa 5 / 5