2 BELGE VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENMESİ

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "2 BELGE VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENMESİ"

Ceren Altıntop
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ III Bölüm 1 GENEL OLARAK BELGE Bilgi ve Belgenin Anlamı ve Önemi Bilgi Belge Belge Türleri Kağıt Belgeler Hareketli ve Sesli Belgeler (Analog Belgeler) Elektronik (dijital.sanal) Belgeler Bilgi ve Belge Yönetiminin Örgütsel Açıdan, Amacı ve Önemi Bilgi ve Belge Yönetiminde Verimlilik 19 Değerlendirme Soruları 21 Yararlanılan Kaynaklar 23 Bölüm 2 BELGE VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENMESİ Belge - Dosya Hizmetlerinin Önemi Belge - Dosya Hizmetlerinin Örgütlenmesi Merkezi Örgütlenme Modeli Birimleri Esas Alan Örgütlenme Modeli Personeli Esas Alan Örgütlenme Modeli Karma Örgütlenme Modeli Model Seçimi 29 Değerlendirme Soruları 30 Yararlanılan Kaynaklar 32 Bölüm 3 BELGENİN İŞLEM SÜRECİ Gelen Belgeler Belgenin Gelişi ve Teslim Alınması Belgenin Kaydı ve Tasnifi Belgenin İlgili Birimlere Gönderilmesi Belgenin İşlenmesi Belgenin Numaralandırılması Belgenin Dosyalanması 38

2 Belgenin Dağıtımı ve Dolaşımı Giden Belgeler Belgenin Yazılması Belgenin Kontrolü ve İmzalanması Belgenin Kaydı Belgenin Gönderilmesi Belge Kayıt Defterinin Kullanımı Gelen Belge Kayıt Defteri Giden Belge Kayıt Defteri Zimmet Defteri Föy Sistemi Oluşturma 45 Değerlendirme Soruları 47 Yararlanılan Kaynaklar 49 Bölüm 4 ÖRGÜTLERDE DOSYALAMA Dosyalamanın Tanımı ve Amacı Örgütsel Açıdan Dosyalamanın Önemi Dosyalamanın Sekreter İçin Önemi Dosyalamanın Özellikleri Dosyalama Süreci Belgelerin Sınıflandırılması ve Sıralanması Dosya Plânı Oluşturma Yeni Dosya Açma ve Dosya Başlıkları Etiketleme Kodlama ve Kod Sistemi Oluşturma Çapraz Başvuru Sistemi Kart Kullanımı (rehber) ve Gruplandırılma Fihrist (indeks) Hazırlama Dosyanın Ödünç Verilmesi ve İzlenmesi Dosyanın Kontrol edilmesi ve Saklanması Dosyaların Güncelleştirilmesi 69 Değerlendirme Soruları 70 Yararlanılan Kaynaklar 72 Bölüm 5 FORM YAZILAR VE KUPÜRLEME Form Kavramı Kullanım Amaçları ve Önemi Formların Sınıflandırılması Formların Yararları ve Sakıncaları Formun Kullanımı İyi Formda Aranan Özellikler Form Çizme Aşamaları Kâğıt Normları ve Resmi Formlar 79 II

3 5.8. Formların Çizimi ve Hazırlanması Form Etüd Aşaması Form Analizi Aşaması Formların Geliştirilmesi Form Kontrolü Formların Standardizasyonu Kurumsal Form Standardizasyonu Kurumlararası Form Standardizasyonu Çeşitli Amaçlarla Kullanılan Formların Standardizasyonu Kupürleme Tekniği ve Önemi Uygulamada Kupürleme Kupürlerin Hazırlanması Kesip Yapıştırma Sayfalama Kupür Çeşitleri Saklandığı Yere Göre Kupürler Önemine Göre Kupürler Gazete ve Makale Kupürleri Ülkemizde Kupürleme Uygulamaları 89 Değerlendirme Soruları 91 Yararlanılan Kaynaklar 93 Bölüm 6 DOSYALAMA SİSTEMLERİ Dosyalama Türünü Belirleme Dosyalama Türünün Özellikleri Dosyalama Türleri Alfabetik Dosyalama Sistemi Sayısal/Numaralı Dosyalama sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Coğrafi Dosyalama Sistemi Konularına Göre Dosyalama Sistemi Karma Dosyalama Sistemi Sanal Dosyalama Sistemi Dosyalama Araçları Geleneksel Dosyalama Araçları Sanal Dosyalama Araçları Dosya ve Çekmece Etiketleri Evrakın Dosyayla Dolaşması Dosya İsteme ve Dosya Transferi Gizli dosyalar 108 Değerlendirme Soruları 109 Yararlanılan Kaynaklar 111 III

4 Bölüm 7 ARŞİVLEME VE ÖRGÜTLENMESİ Arşivlemenin Amacı ve Önemi Arşivleme Türleri Arşiv Yeri ve Özellikleri Arşivlerin Örgütlenmesi Arşivleme Yöntemleri ve Kullanılan Araçlar Geleneksel Arşivleme Yöntemi Geleneksel Arşivleme Araçları Sanal Arşivleme Yöntemi Sanal Arşivleme Araçları Arşivleme Süreci Arşivlenecek Belgelerin Hazırlanması Dosyaların Arşive Konulması Arşivlerde Yapılacak Ayıklama-Devir-Teslim, Saklama İşlem ve Esasları Tasnifleme Türleri ve Süreci Arşiv İndekslerinin Hazırlanması Kutulama ve Etiketleme Raflama Mikroform Arşiv Malzemesinin Gizliliği ve Fiziksel Korunması Arşivlerden Yararlanma Ayıklama ve İmha İşlemleri İmha Edilecek Malzeme İmha Edilemeyecek Malzeme Ayıklama ve İmha Komisyonları İmha Listesinin Düzenlenmesi İmha Edilecek Malzemenin Tasnifi Saklama Süresi Günümüzdeki Arşiv Çalışmaları Kriptolama Arşivleme ve Kütüphanecilik 160 Değerlendirme Soruları 161 Yararlanılan Kaynaklar 163 Bölüm 8 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ Elektronik Belge Elektronik Belgelerin Oluşumu Elektronik Belgelerin Avantajları Elektronik Belgelerin Dezavantajları Elektronik Belgelerin Güvenilirliği 170 IV

5 Elektronik Ortamda Giden Belgeler Elektronik Belge Yönetimi Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Amacı Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Faydaları Elektronik Belge Yönetiminin İşlevleri Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Araçları Belge Tanıma Sistemleri Optik Karakter Tanıma Akıllı Karakter Tanıma Optik İşaret Tanıma Barkod Tanıma Dizinleme Sistemleri El İle Dizinleme Sistemleri Otomatik Dizinleme Sistemleri Tam Metin Dizinleme Sistemleri İş Akış Sistemleri Anlık İş Akışları Yönetimsel İş Akışları Üretimsel İş Akışları Arşivleme Sistemleri Görüntü Arşivleme Sistemleri Belge Arşivleme Sistemleri Video Arşivleme Sistemleri Resim Arşivleme Sistemleri Kullanıcı Tanıma Sistemleri Örüntü Tanıma Elektronik İmza Türkiye deki Durum ve Yeni Eğilimler 190 Değerlendirme Soruları 193 Yararlanılan Kaynaklar 195 EKLER 197 Ek-1: Standart Dosya Planı Örneğı 199 Ek-2: Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 235 Ek-3: Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu 252 V

Benzer belgeler

İÇİNDEKİLER. Birinci Bölüm BÜRO YÖNETİMİNE GİRİŞ

İÇİNDEKİLER. Birinci Bölüm BÜRO YÖNETİMİNE GİRİŞ İÇİNDEKİLER Birinci Bölüm BÜRO YÖNETİMİNE GİRİŞ 1. BÜRO YÖNETİMİNE GİRİŞ... 1 1.1. BÜRO KAVRAMI... 1 1.2. BÜROLARIN TARİHSEL GELİŞİMİ... 3 1.3. BÜROLARIN İŞLEVLERİ... 4 1.4. BÜRO TÜRLERİ... 6 1.4.1. Klasik