KIRIKKALE ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012 YILI FAALİYET RAPORU 1
İÇİNDEKİLER SUNUŞ 3 1 GENEL BİLGİLER 4 A Yetki, görev ve sorumluluklar 4 B Birime ilişkin bilgiler 5 Fiziksel Yapı 5 Örgüt Yapısı 5 Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 6 Yazılımlar 6 Bilgisayarlar 6 Kütüphane kaynakları 6 Diğer bilgi ve teknoloji kaynakları 6 İnsan Kaynakları 7 2 SUNULAN HİZMETLERE İLİŞKİN BİLGİLER VE 8 DEĞERLENDİRMELER A 2012 yılı içersinde sunulan hizmetlere ilişkin bilgilere yer verilmesi 8 B Hedef Sonuç ilişkisi içersinde genel değerlendirmeler 9 10 3 MALİ BİLGİLERE İLİŞKİN DEĞERLENDİRMELER 10 12 4 ÖNERİ VE TEDBİRLER 12 5 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 13 2
SUNUŞ Üniversiteler açısından bilimsel yayınlara ulaşmak oldukça önemlidir Bilgi merkezi konumundaki kütüphaneler üniversitelerde ihtiyaç duyulan bilgi kaynaklarını sağlamakla yükümlüdür Bu hizmeti yerine getiren kütüphaneler, eğitim öğretim ve araştırma faaliyetlerinin yürütülmesi açısından stratejik önem arz etmektedir Küreselleşen dünyada bilgi sağlama sunma yöntemlerinde büyük değişmeler ve gelişmeler yaşanmaktadır Geçmişte bilgi üretiminde ve araştırma esnasında sadece basılı kaynaklar kullanılırken, günümüzde ise basılı kaynakların yanında elektronik kaynaklar da kullanılmaktadır Buna paralel olarak kütüphanelerde kaynaklarını ve hizmetlerini yenilemek zorundadır Kırıkkale Üniversitesi Merkez Kütüphanesi kurulduğu 1992 yılından itibaren, Üniversitemizin eğitim ve öğretim faaliyetlerini desteklemek amacıyla gerekli olan basılı ve elektronik bilgi kaynaklarını sağlamak, derlemek ve kullanıcısına sunmak görevini sürdürmektedir Başkanlığımız Üniversitemizin eğitim öğretim faaliyetlerine katkıda bulunmak üzere; kullanıcı profilini de dikkate alarak kurumun ihtiyaçları doğrultusunda bilgi kaynaklarını sağlamak, bunların teknik işlemlerini yapmak, hızlı ve kolay erişimini temin etmek ve hizmetlerin kullanıcı merkezli planlamasını yapmakla görevlidir Kütüphanemiz 2012 yılında bütçe imkanları ile orantılı olarak; ihtiyaç duyulan basılı ve elektronik kaynakları sağlama, bilgi ihtiyaçlarını maksimum düzeyde karşılama hususlarında ortaya koyduğu hizmetlerle Üniversitemizin büyüme ve gelişimine katkıda bulunmuştur Saygılarımla arz ederim Hüseyin Murat YÜCEL Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanı 3
1 GENEL BİLGİLER A Yetki, Görev ve Sorumluluklar Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkında 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile belirtilen, Yayın ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nın görevleri şunlardır: Kütüphanenin düzenli çalışmasını sağlamak, Kitap ve dergileri yurtiçinden ve yurtdışından sağlamak, bunların mikrofilm, film, video, banta geçirilmesini ve ciltlenmesini ve kataloglanmasını yaptırmak, Gerekli her türlü film, fotokopi, kitap, dergi ve makaleleri sağlamak, Kütüphane hizmetlerini yükseköğretim kurumları ile ihtiyaç duyan kişi ve kurumlara sunmak 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun, bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi, Harcama Yetkilisi olarak belirlenmiştir Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanı Harcama Yetkilisi olarak kanunen atanmıştır Harcama Yetkilisi, taşınırların etkili, verimli, hukuka uygun olarak edinilmesinden; taşınırın kullanılmasından, kontrolünden ve kayıtların ilgili yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam, erişilebilir şekilde tutulmasından; taşınır yönetim hesabını sağlamaktan sorumludur Harcama Yetkilisi, birimlerinin stratejik planlarının ve bütçelerinin kalkınma planına, yıllık programlara, kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile hizmet gereklerine uygun olarak hazırlanması ve uygulanmasından, sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesini sağlamakla sorumludur Daire Başkanı, gerçekleştirme görevlileri, ihale görevlileri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisini ve diğer bölüm sorumlularını atamakla yetkilidir 4
B Birime İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı Kırıkkale Üniversitesi Merkez Kütüphanesi 6000 m 2 kullanım alanına sahip binasında hizmet vermektedir Örgüt Yapısı KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRESİ BAŞKANI ŞUBE MÜDÜRÜ Teknik Hizmetler Okuyucu Hizmetleri İdari ve Mali Hizmetler Sağlam a Sınve Kat Tezler Süreli Yay ElektYay Ödünç Verme Müracaat İdari İşler TaşKytKntr Yetkilisi H 5
Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Yazılımlar Başkanlığımızda Yordam Bilgi Belge (FıleMaker Pro YordamBT11) adlı Kütüphane Otomasyon Programı kullanılmaktadır Bilgisayarlar Masa üstü bilgisayar Sayısı Diz Üstü Bilgisayar Sayısı : 75 Adet : 10 Adet Kütüphane Kaynakları Kitap Sayısı : 82966 Adet Basılı tez : 1592 Adet Görsel İşitsel Materyal Sayısı : 1280 Adet Toplam Koleksiyon : 85838 Adet Basılı Periyodik Yayın Sayısı : 40 Adet Veri Tabanı Sayısı : 54 Adet Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Server 1 Projeksiyon 1 Barkot Okuyucu 6 Yazıcı 10 Fotokopi Makinesi 1 Faks 1 Telefon 16 6
İnsan Kaynakları KIRIKKALE ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI PERSONEL DURUM BİLGİSİ Eğitim Durumu Hizmet Sınıfı Cinsiyet ÇALIŞMA STATÜSÜ TOPLAM SAYI İ l k o k u l O r t a o k u l Daire Başkanı 1 1 1 1 Uzman 2 2 2 1 1 İdari Personel 10 1 3 6 5 4 1 6 4 Güvenlik Görevlisi 4 2 2 4 4 (Kadrolu) Genel Hizmet Alımı 3 3 2 1 (Güvenlik) Genel Hizmet Alımı 4 1 3 3 1 (Temizlik) Kısmi Zamanlı (Öğrenci) 28 16 12 TOPLAM 52 1 1 11 2 9 2 10 4 1 33 19 L i s e Ö n L i s a n s L i s a n s A k a d e m i k G İ H T H S Y H S Er ke k K a d ı n Başkanlığımızda uzman ve idari personel olmak üzere toplam 17 personel çalışmaktadır Toplam personelin 6 tanesi kütüphaneci olup; 4 personel idari 2 personel de uzman olarak görev yapmaktadır 7
Kütüphanecilik hizmetlerinin etkin ve kaliteli verilebilmesi, alanında uzmanlaşmış genç, dinamik, güler yüzlü ve yeterli sayıda personel ile mümkündür Bu çerçevede Başkanlığımız bünyesinde kütüphaneci personel sayısının artırılması gerekmektedir Başkanlığımız çalışanlarının yaş ortalamasına bakıldığında emekliliği yaklaşmış idari personelin yerine yeni personelin alınamaması ve yetiştirilememesinin ileride sorun yaratacağı düşünülmektedir Kütüphanemizin geleceği açısından idari personel sayısının da artırılması büyük önem taşımaktadır 2 Sunulan Hizmetlere İlişkin Bilgiler ve Değerlendirmeler A 2012 yılı içersinde sunulan hizmetlere ilişkin bilgilere yer verilmesi Başkanlığımız Üniversitemizin eğitim öğretim faaliyetlerine katkıda bulunmak üzere; kullanıcı profilini de dikkate alarak kurumun ihtiyaçları doğrultusunda bilgi kaynaklarını sağlamak, bunların teknik işlemlerini yapmak, hızlı ve kolay erişimini temin etmek ve hizmetlerin kullanıcı merkezli planlamasını yapmakla görevlidir Bu kapsamda aşağıda sıralanan hizmetleri sunulmuştur Kullanıcıların ihtiyaçları doğrultusunda basılı ve elektronik bilgi kaynakları sağlanmıştır, Kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarını karşılamak üzere, güncel bilgiye hızlı kolay şekilde ulaşımını sağlamak için gerekli çalışmaları yapılmıştır, Ödünç verme, iade işlemleri yapılmıştır, Kütüphaneler arası ödünç verme işlemleri yapılmıştır, Kullanıcılara elektronik ortamda katalog tarama hizmeti sunularak; kaynakların taranması, süresinin uzatılması ve ayırtma işlemlerinin yapılması sağlanmıştır, Kütüphane kaynaklarına kampus dışından erişimi sağlanmıştır, Kullanıcılara kütüphane kullanımı ve kaynakları ile ilgili eğitimler düzenlenmiştir, Kütüphane hizmetleri ile ilgili duyurular yapılmıştır, Kitap ve süreli yayınların cilt işlemleri yaptırılmıştır, Kitap ve süreli yayın raflarının düzenlenmesi yapılmıştır, Kütüphane koleksiyonundaki kaynakların uluslararası standartlara göre kataloglama ve sınıflaması yapılmıştır, Kütüphaneye gelen yeni yayınlar duyurulmuştur, 8
Mesleki toplantılara katılımlar sağlanmış ve kütüphanecilik alanındaki gelişmeler sürekli olarak takip edilmiştir Kullanıcılara internet kullanımı hizmeti sunulmuştur, B Hedef Sonuç İlişkisi İçerisinde Genel Değerlendirme Hedef 1 Kullanıcıların ihtiyaç duyduğu basılı ve elektronik kaynakların sağlanarak, güncel ve zengin bir koleksiyon oluşturulması Sonuç 11 Bu hedef çerçevesinde 2012 yılında koleksiyonumuza 1150 adet bağış 4065 adette satın alma yoluyla toplam 5215 adet basılı yayın eklenmiştir, Sonuç 12 40 adet Türkçe basılı dergi aboneliği gerçekleştirilmiştir, Sonuç 13 45 adet veri tabanları aboneliği satın alma yoluyla, 9 adet veri tabanı aboneliği ise ULAKBİM tarafından ücretsiz olarak sağlanarak toplam 54 adet veri tabanı ile kullanıcılara hizmet sunulmuştur, Sonuç 14 Kullanıcıların talep etmiş olduğu 80 adet görsel işitsel materyal satın alma yoluyla temin edilmiştir Hedef 2 Kütüphane tanıtımı ve kütüphane kaynaklarının etkin kullanımının sağlanması Sonuç 21 Kütüphane kaynakları ve katalog kullanımıyla ilgili olarak eğitim öğretim dönemi başında eğitimler düzenlenmiştir, 9
Sonuç 22 Kullanıcılara yönelik elektronik kaynakların kullanımı ve tanıtımı ile ilgili Üniversitemizin konferans salonlarında 5 adet ve Başkanlığımız bünyesinde eğitimler düzenlenmiştir, Sonuç 23 Web sayfası üzerinden kütüphane ile ilgili duyurular yapılmıştır Hedef 3 Kaliteli hizmet için personelin motivasyonunun ve mesleki gelişiminin sağlanması Sonuç 31 Personelin motivasyonunun sağlanması amacıyla fiziksel ortamda düzenlemeler yapılmıştır, Sonuç 32 Kütüphane hizmetleri ile ilgili hizmet içi eğitimler yapılmıştır, Sonuç 33 Kütüphane hizmetleri ile ilgili 5 adet mesleki toplantı, konferans ve faaliyetlere katılım sağlanmıştır, Hedef 4 Kütüphane koleksiyonunun uluslararası standartlara göre kataloglama ve sınıflamasının yapılması Sonuç 41 2012 yılında Kütüphane koleksiyonuna katılan 5214 adet basılı yayının kataloglama ve sınıflama işlemleri gerçekleştirilerek hizmete sunulmuştur, Hedef 5 Kütüphane binasının ve hizmet alanlarının en iyi şekilde kullanımının sağlanması Sonuç 51 Kütüphane binasının kullanıcılar ve personel açısından daha ergonomik bir şekilde kullanımına yönelik tadilat işleri yapılmıştır, (Okuma salonlarındaki kullanılan masaların bireysel kullanım için uygun hale getirilmesi, lavabolarda gerekli tadilatların yaptırılması, sinema salonunun yapılması, vb) Sonuç 52 Sergi salonu yeniden düzenlenerek aktif hale getirilmiştir, 3 Mali Bilgilere İlişkin Değerlendirmeler 2012 Yılı Bütçe Tablosu AÇIKLAMA 2012 Başlangıç Bütçe Ödeneği 2012 Eklene n Ödenek Miktarı Tenkis 2012 Toplam Ödenek 2012 Harcama Kala n 10
38520001 082000 2 011 38520001 082000 2 021 38520001 082000 2 032 38520001 082000 2 033 275000 92000 367000 361905 509 5 51000 10000 61000 60131 869 29000 304 28696 28696 0 1000 165 835 835 0 38520001 082000 2 035 1000 300 700 675 25 38520001 082000 2 061 TOPLAM 700000 700000 699980 20 105700 0 10200 0 769 115823 1 1152222 600 9 Yukarıdaki tablodan anlaşılacağı üzere; Yıl içerisinde ekleme aktarma işlemi sadece 011 ve 021 bütçe kalemlerinde yapılmıştır Yılbaşında tahsis edilen ödenek kalemlerinden 032 harcama kaleminin büyük bir kısmı kullanılmıştır Harcamalar kırtasiye ve büro malzemeleri, kitap etiketi, borkodu, güvenlik şeridi, şeffaf bant alımı, basılı yayın ciltleme ve tamiratı işleri vb işlerde harcanmıştır Geriye kalan kısma ise tenkis işlemi uygulanmıştır 033 harcama kaleminde Başkanlığımıza ayrılan ödenek tutarı yetersiz olduğundan İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı nın ilgili ödeneği kullanılmıştır 035 harcama kaleminde sadece telefon ve faks faturaları ödemeleri yapıldığı için ayrılan ödenek tutarı yeterli gelmektedir, kalan kısma tenkis işlemi uygulanmıştır 061 harcama kaleminde ayrılan ödeneğin hemen hemen tamamı kullanılmıştır Ayrılan ödeneğin 500400,00 TL si veri tabanları aboneliği için geriye kalan kısım ise kitap ve süreli yayın alımında kullanılmıştır Başkanlığımız bütçesi; 032 kaleminin yaklaşık %99 luk kısmının kullanılması, bu kalemdeki ödenek tahminleri ve kullanımının tutarlı olduğunun göstermektedir 033 kaleminin yaklaşık %83,5 luk kısmı kullanılmıştır Fakat kalan 165,00 TL nin herhangi bir görevlendirmeye yeterli olmadığı düşünüldüğünde bu tutar kullanılmamış İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı nın ilgili ödeneği kullanılmıştır Bu gerekçe ile kalan tutar mecburi olarak tenkis yapılmıştır Bu kalemle ilgili geçmiş yıllarda göz önünde bulundurulduğunda ayrılan ödeneklerin yetersiz olduğu görülmektedir 035 kaleminin %67,5 luk kısmı kullanılmıştır 2012 yılına kadar veri tabanları için ödenen banka komisyonları bu kalem üzerinden gerçekleştirilmekteydi Ancak 2012 yılında bankalara komisyon ücreti ödenmediğinden ayrılan ödeneğin 675,00 TLsi harcanmış, 300,00 TLsi tenkis edilmiştir 061 kaleminin %99,9 luk kısmının kullanılması, bu kalemdeki ödenek tahminleri ve kullanımının tutarlı olduğunun göstermektedir 11
PERFORMANS SONUÇLARI TABLOSU Sıra Performans Hedefi 1 2 3 4 5 6 Abone olunulan veri tabanı sayısı Temin edilen kitap ve kitap dışı materyal sayısı Abone olunulan basılı süreli yayın sayısı Eğitime gönderilen personel sayısı Alınan iç tefrişat sayısı Alınan sayısı bilgisayar Gerçekleşme Harcanan Kaynak Miktarı 45 adet 500402,96 TL 5295 adet 194047,20 TL 40 adet 5528,26 TL 6 kişi 835,00 TLsi Kütüphane bütçesinden, 684,00 TLsi İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı bütçesinden olmak üzere toplam 1519,00 TL harcanmıştır İlgili Birim Kütüphane Dokümantasyon Dairesi Bşk Kütüphane Dokümantasyon Dairesi Bşk Kütüphane Dokümantasyon Dairesi Bşk Tüm Birimler Tüm Birimler 2 adet Performans sonuçlarına ilişkin değerlendirmeler; İdari ve Mali İşler Dairesi tarafından satın alınmıştır Tüm Birimler ve ve ve Abone olunulan veri tabanı sayısı ile ilgili ortaya konan hedef tutturulmuş, 45 veri tabanına abone olunarak 500402,96 TL ödeme yapılmıştır Veri tabanları için performans programında belirlenen 492200,00 TL nin üzerine çıkılmıştır Bunun sebebi ödemelerin döviz üzerinden yapılmasındandır Temin edilecek kitap ve kitap dışı materyal sayısı performans programında 6000 adet belirlenmiş ancak 5295 adet yayın temin edilmiştir Performans programında 6000 adet yayın için 200000,00 TL belirlenmiş ancak 194047,20 TL harcanmıştır Bunun nedeni veri tabanları için performans programında belirlenen 492200,00 TL yerine 500402,96 TL ödeme yapılmış aradaki 8202,96 TL lik kısım yayın alımı için kullanılamamıştır Abone olunulan basılı süreli yayın sayısı performans programında 43 adet belirlenmiş ancak 40 adet süreli yayın aboneliği gerçekleştirilmiştir Bazı süreli yayınların yayın hayatına ara 12
vermesi ve bazı dergilerin aboneliğinin iptal edilmesi nedeniyle istenilen hedef tutturulamamıştır Eğitime gönderilen personel sayısı performans programında 8 kişi olarak belirlenmiş ancak 6 kişi eğitime gönderilmiştir Bunun nedeni işlerin yoğunluğu nedeniyle yapılan 2 toplantıya, 2 kişi yerine tek kişi gönderilmesidir 3 Öneri ve Tedbirler Kütüphanecilik hizmetlerinin elektronik ortamda sunulmasına paralel olarak kütüphanelerde teknik personel ihtiyacı ortaya çıkmıştır Bu nedenle nitelikli kütüphanecilerin yanında bilgisayar mühendislerine de ihtiyaç duyulmaktadır İhale sürecinin uzun sürmesi nedeniyle kaynakların kullanıcıların hizmetine sunulmasında süreç uzadığı için sıkıntılar yaşanmaktadır Güncel kaynakların kütüphane koleksiyonuna kazandırılabilmesi ve kısa zamanda kullanıcıların hizmetine sunulabilmesi için sık aralıklarla doğrudan temin yöntemi ile yayın alımlarının yapılması gerekir Verilen hizmetlerin e kütüphane bağlamında geliştirilmesi ve bu hizmetlerin etkin bir şekilde kullanılması için kütüphane web sayfasının geliştirilmesi gerekmektedir Bu konuda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı nın teknik desteğine ihtiyaç duyulmaktadır Yeni başlayan öğrencilere yönelik oryantasyon programlarının istenilen düzeyde düzenlenememesi ve kullanıcıların büyük bir kısmının telefon ve e mail bilgilerinin olmaması nedeniyle gerekli tanıtım ve duyurular yapılamamaktadır Konuyla ilgili olarak fakülteler ve Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı ile birlikte gerekli çalışmalar yapıldığında sorunun çözüleceği düşünülmektedir İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim 13
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm Bu güvence, benden önceki harcama yetkilisinden almış olduğum bilgi ve değerlendirmeler, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim (Kırıkkale 11042013) Hüseyin Murat YÜCEL Daire Başkanı <center> <a href="http://1932552427/wp content/uploads/2014/02/web tasarim corlupng"><img class="size full wp image 43 aligncenter" alt="rekabet" src="http://1932552427/wp content/uploads/2014/02/web tasarim corlupng" width="400" height="253" /></a></center> <span style="font family: verdana;"> ANKOS ve yayıncılar arasındaki ortak lisans anlaşmaları gereğince ticari amaçlı veya sistematik olarak robot ve benzeri yazılımlar kullanılarak, çok sayıda yayının kopyalanarak kişisel bilgisayarlara aktarılması yasaktır Bu kurala uyulmadığı takdirde Kütüphanemizin erişimi kesilebilir İndirme işlemi sadece bireysel kullanım içindir</span> Veri tabanlarında <strong>pdf</strong> ya da tam erişim olarak verilen bilgilere ulaşım imkanı bulunmaktadır /dosya/faaliyetraporudoc 14