ARAŞTIRMA ÇALIŞMALARININ İŞ AKIŞ ŞEMASI Araştırmaya ilişkin talep/öneri bildiriminin hazırlanması Talep Görevlendirme yapılarak araştırmanın ilgili makamların onayına sunulması Onay yazısı Proje tanıtım formunun hazırlanması Araştırma çalışmasının gerçekleştirilmesi ve gerekli durumlarda ara raporun hazırlanması Proje tanıtım formu Ara rapor Araştırma içinde ihtiyaç duyulursa saha çalışmalarının yürütülmesi Gerekli hallerde hizmet alım süreçlerinin takip edilmesi Proje izleme formlarının doldurulması ve değerlendirilmesi Proje raporun ilgili makamlara sunulması Proje izleme formu Proje raporu Araştırma çalışmalarının değerlendirilmesi Araştırma raporunun ilgili uzman, akademisyen ve diğer daire başkanlarına ulaştırılması ve değerlendirilmenin istenmesi Proje raporu Değerlendirme kurulunun toplantıya çağırılması Değerlendirme kurulunun araştırmaya ilişkin nihai kararını oluşturması Araştırma Değerlendirme Kurulu kararı doğrultusunda araştırma raporun yayımlanması Yayınlanmış rapor
SÜRESİZ VE SÜRELİ YAYINLARIN BASILMASI VE DAĞITILMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Süresiz Yayınların Basılması ve Dağıtılması Her yıl kitapların basılacağı matbaanın belirlenmesi amacıyla teknik şartname hazırlanması Teknik şartname Araştırma Değerlendirme Kurulu ndan olumlu olarak sonuçlanan araştırma raporlarının basılıp basılmayacağı konusunda Genel Müdürlükten onay alınması Genel Müdürlük onayından sonra basımı yapılacak araştırma raporlarının ISBN si için internet ortamında Kültür Bakanlığı na başvurulması ve ISBN alınması Basılacak olan araştırma raporları hologram alımı için internet ortamında Kültür Bakanlığı na başvurulması ve İl Kültür Turizm Müdürlüğü ne resmi yazı yazılması Kitapların basılacağı matbaayla sözleşme yapılması Sözleşme Kitapların basılacağı matbaanın ya da VGM nin yayın sertifikası örneğinin alınması Sertifika örneği
İl Kültür ve Turizm Müdürlüğü nden alınan hologramların kitaplara yapıştırılması için matbaaya teslimi Basımı yapılacak araştırma raporlarının kitap formatına getirilmesi için(dizgisi) grafikere teslimi Kitap formatına getirilen araştırma raporlarının redaksiyonunun yapılması ve düzeltilerin bilgisayar ortamında gerçekleştirilmesi Araştırma raporu Düzelti kontrolünden sonra araştırma raporunun kapak tasarımı ve kontrolünün yapılması Baskı öncesi onay için Genel Müdürlüğe sunulması ve onay sonrası matbaaya teslim edilmesi Düzeltilmiş rapor Matbaadan şartnamesi gereği teslim alınarak stoklanması Süresiz yayın Kitap basımından sonra matbaaya ödeme yapılabilmesi için Muayene Kabul komisyon Tutanağının hazırlanması Muayene kabul tutanağı Matbaadan gelen fatura ve hakediş raporunun eklenerek destek hizmetlerine verilmesi Fatura ve hakediş raporu
Verimlilik Dergisinin Basılması ve Dağıtılması Dergide yayınlanmak üzere ilgililerden makalelerin gelmesi Makale Verimlilik Dergisi yazım koşullarına Göre gelen makalelerin konusunun gruplandırılarak Hakem Kurulu na gönderilmesi Makale Makalenin Verimlilik Dergisi nde yayınlanıp yayınlanmayacağına ilişkin hakem görüşünün alınması ve gerekiyorsa hakem görüşüne göre makalenin düzeltileri yapılmak üzere yeniden yazara gönderilmesi Makale kabul edildi Hakem görüşü Mi? Verimlilik Dergisi nin yayınlanacak olan sayısının makalelerinin redaksiyon yapılarak düzeltilmesi ve grafikere teslimi Grafikerin dizgi çalışmasından sonra derginin onay için Genel Müdürlüğe sunumu Evet Makalenin yazara Hayır geri gönderilmesi İstenilen son düzeltilerin yapılarak derginin matbaaya teslimi Matbaaya verilen dokümanın kitap şartnamesine uygun olarak bastırılarak teslim alınması Dergi Verimlilik Dergisi makale yazarlarının telif ücretlerinin hesaplanması (Kamu kurum ve kuruluşlarınca ödenecek Telif ve İşlenme Ücretleri Hakkındaki Yönetmelik Esaslarına göre) ve harcama pusulası oluşturulması Harcama pusulası Telif ücretleri onay belgesi hazırlanarak Genel Müdürlüğe sunulması ve Destek Hizmetler Şube Müdürlüğü ne teslimi Telif ücreti onay belgesi Verimlilik Dergisi nin dağıtılması
Anahtar Dergisinin basılması ve dağıtılması Yıllık bazda belirlenen temaların, Müsteşarlık Makamının onayıyla Bakanlığın tüm birimlerine gönderilmesi Temalar Her yıl dergilerin basılacağı matbaanın belirlenmesi amacıyla teknik şartname hazırlanması Teknik şartname Teknik şartnamenin Genel Müdürlük tarafından verilen onayından sonra Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü ne teslimi Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü nün teknik şartnameye istinaden ihale açması İlgili ayın temasından sorumlu birim yöneticileri/çalışanlarıyla yapılan toplantıyla içeriğin belirlenmesi VGM ye gönderilen metinlerin basılabilir hale getirilmesi (redaksiyon) Bakanlık haberlerinin derlenmesi, fotoğrafların temin edilmesi Basılabilir formata getirilen materyallerin grafik / tasarım şirketine teslim edilmesi Basılabilir materyal Basılabilir formata getirilen materyallerin İngilizce özetlerinin hazırlanması için derginin İngilizce Sayfa Sorumlusu/Sorumlularına teslim edilmesi Tasarımı / sayfa düzenlemesi yapılan dergi dosyasının detaylı düzeltmelerinin yapılması, varsa eksik Sayfaların tamamlanması ve daha sonra tasarımı / sayfa düzenlemesi yapılan dergi dosyasının, ilgili sayıda yazıları / makaleleri olan kişilere gönderilmesi (üst makamlardan isimlerin de haber ve/veya yazıları varsa danışmanlarının onayına sunulması)
Yazı / makale sahiplerince de incelenen, varsa düzeltmeleri yapılan, danışmanlar tarafından da onaylanan dergi dosyasının Verimlilik Politikaları ve Araştırma Dairesi Başkanının (Genel Koordinatör) onayının ardından baskıya verilmesi için Genel Müdürün (Yayın Sahibi) onayına sunulması Genel Müdür tarafından onaylanan dergi dosyasının ozaliti için matbaaya gönderilmesi Dergi dosyası Basılan dergilerin teslim alınması ve dağıtımının yapılması Dergi
ULUSAL ETKİNLİKLER İŞ AKIŞ ŞEMASI Etkinlik ihtiyacının/talebinin ortaya çıkmasıyla etkinliğin gerçekleştirilmesi için gerekli onayların alınması Talep Etkinlik tarihinin, yerinin ve bir kuruluş ile işbirliği içinde Gerçekleştirilecekse ilgili kuruluşun belirlenmesi Organizasyonu gerçekleştirecek ekibin oluşturulması ve görevlendirmelerin yapılması Etkinliğe ilişkin bütçenin oluşturulması ve maliyetlerin belirlenmesi Organizasyon için gerekli olabilecek hizmet alımlarına yönelik çalışmalarım gerçekleştirilmesi Organizasyon ile ilgili kurum içi ve dışı ilgililerin belirlenmesi (bilimsel kurul, yürütme kurulu, sekreterya vb.) Çağrılı konuşmacı, oturum başkanı, açılış konuşmacıları vb. belirlenmesi, bildiri çağrısının yapılması Etkinlik programının oluşturulmas ve ilgili taraflara etkinlik duyurusunun yapılması Etkinliğin gerçekleştirilmesi Etkinlik sonrası ilgili raporlarının tutanakların, haber metinlerinin vb. hazırlanması ve ilgili makamlara bildirilmesi İlgili raporlar ve tutanaklar
VERİMLİLİK POLİTİKALARININ VE STRATEJİLERİNİN BELİRLENMESİ VE İZLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Mevcut durum analizlerinin Strateji ve Eylem Planı Hazırlanması yapılması Hedef kitle ve ilgili taraflar çalıştaylarının düzenlenmesi Gerekli görülmesi durumunda paydaş analizlerinin yapılması Belge genel çerçevesinin oluşturulması ve ilgili makamlara sunulması Belge eylem ve performans göstergelerinin oluşturulması Belgeye nihai halinin verilerek gerekli onayların alınması sürecinin takibi Strateji belgesi
İzleme Çalışmaları İzleme sürecinin tasarlanması İzleme formlarının hazırlanması ve formların sorumlu kurumlara gönderilmesi İzleme formları Eylemlerin izlenmesine yönelik gerektiğinde toplantılar düzenlenmesi Belirlenen döneler için izleme raporunun hazırlanması İzleme raporu Gerekli görülen durumlarda amaç ve hedeflere ilişkin düzenleme ve güncellemelerin yapılması