T.C. BURSA NİLÜFER BELEDİYE BAŞKANLIĞI Destek Hizmetleri Müdürlüğü ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Transkript

1 T.C. BURSA NİLÜFER BELEDİYE BAŞKANLIĞI Müdürlüğü ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1 - Bu yönetmelik, Bursa Nilüfer Belediyesi Müdürlüğü görev ve çalışma esaslarını belirler. Kapsam Madde 2 - Bu yönetmelik hükümleri, Bursa Nilüfer Belediyesi Müdürlüğü de uygulanır. Tanımlar Madde 3 - Bu yönetmelik uygulamasında; Belediye Bursa Büyükşehir Belediyesi sınırları içerisinde kurulan Nilüfer Belediyesi ni, lık Nilüfer Belediye lığı nı, Müdürlük Müdürlüğü nü, Harcama Yetkilisi; bölüm müdürünü, gerçekleştirme görevlisi müdürün tanımladığı kişiyi, Harcama Talimatı; Hizmetin gerekçesi ile yapılacak işin konusu, tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme yöntemi ve hizmeti gerçekleştirecek görevlinin yazılı olduğu belgeyi, 1 /11 Yardımcısı

2 Gerçekleştirme Görevlisi; harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevini yürüten kişiyi ifade eder. Dayanaklar Madde 4 - Bu yönetmelik Yürürlükteki Belediye Kanunu ile Yürürlükteki Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair kanun ve bu kanunlara bağlı diğer tüzük,yönetmelik,yönerge ve talimatnameler doğru hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. İKİNCİ BÖLÜM Organizasyon Yapısı Madde 5 - Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan birimlerden oluşur. a) Satın Alma Bürosu b) İhale Bürosu c) Taşınır Kayıt Kontrol Bürosu d) Afet ve Acil Durum Hizmetleri Bürosu e) Güvenlik Hizmetleri Bürosu Madde 6 - Müdürlüğün organizasyon şeması aşağıda verildiği gibidir : 2 /11 Yardımcısı

3 Müdürlüğü Satın Alma Bürosu İhale Bürosu Taşınır Kayıt Kontrol Bürosu Afet ve Acil Durum Hizmetleri Bürosu Güvenlik Hizmetleri Bürosu ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Müdürlüğü nün Temel Görevi Madde 7 - Alım, Satım, Hizmet, Yapım, Kira, Trampa mülkiyetin gayri aynı hak tesisi ve taşıma işlerinin Yürürlükteki D.İ.K, Yürürlükteki Kamu İhale Kanunu, Yürürlükteki Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Devlet İhaleleri Genelgesi, Yönetmeliği ve İ Cetveli, hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesi gerçekleştirilmesi ambarın işletilmesi Belediyenin gelir- gider bütçeleri hareketlerinin, malzeme hareketlerinin takibi Belediyenin tüm demirbaş takibi yıl sonu tadatlarının yapılması eskimiş, kırılmış kullanılmaz durumda olanların demirbaştan düşürülmesi gibi konularda faaliyetlerini sürdürür. Afet ve Acil durum hizmetlerini yürütmek.belediyeye ait tesis, bina, teçhizatların güvenliğini sağlamak amacı ile gerekli hizmetleri satın alma, faaliyetlerinin yürütmek, uygulamak, geliştirmek ve sürekliliğini sağlamak. 3 /11 Yardımcısı

4 Müdürü nün Görevleri Madde - Bölümlerden gelen taleplerin referans alınarak Birimin ihtiyacı olan tüm ürünlerin satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve ilgili firmaya ödenmesini sağlamak. Madde 9 - Bölümlerden gelen talepler talepler doğrultusunda ürün / yapım işleri ve hizmet alımlarında belirlenen yönteme göre ilgili evrakların hazırlanarak satın alma dosyasının düzenlenmesini organize etmek. Madde 10 - Nihai üründe direkt olarak kullanılan ürün / yapım işleri ve hizmetlerin satın alındığı Onaylı Tedarikçiler Listesi nin oluşturulmasını ve bu listenin güncelliğini takip edilmesini koordine etmek. Madde 11 - Tedarikçi listesinde yer alan tedarikçilerin performans değerlendirmelerinin yapılmasını ve ilgili kayıtlarının saklanmasını koordine etmek. Madde 12 - Tedarikçi listesinde yer alan tedarikçilerin memnuniyet değerlendirmelerinin yapılmasını ve ilgili kayıtlarının saklanmasını koordine etmek. Madde 13 - Ürün / yapım işleri ve hizmet alımlarında Kamu İhale Kanunu ve İ Cetveli ni referans alarak alım yöntemini belirlemek / belirlenmesini sağlamak. Madde 14 - Satın alınan ürünlerin tanımlanması ve izlenebilirliğine yönelik işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak. Madde 15 - Satın alma ile ilgili avans ve kredi işlemlerini yürütmek. Satın alma siparişlerinde herhangi bir değişiklik söz konusu olduğunda değişiklik ile ilgili mutabakat sağlamak ve gerekli durumlarda ihalenin iptal edilerek işlemlere yeniden başlanmasını organize etmek. Madde 16 - Satın alma dokümanlarını kontrol etmek ve gerekli kısımlarını onaylamak. 4 /11 Yardımcısı

5 Madde 17 - Müdürlüğe bağlı çalışma alanlarında iş güvenliği ile ilgili tedbirlerin alınmasını sağlamak. Madde 1 - Müdürlüğün yıllık bütçe teklif tasarısını hazırlamak, onaya sunmak ve ayrılan ödeneğin programa göre sarf edilmesini sağlamak. Madde 19 - Kalite / Çevre politikasına ve stratejik plana uygun olarak yıllık bölüm bütçesinin ve yatırımın /cari projelerinin belirlenmesini ve gerçekleşmesini sağlamak Madde 20 - Harcama Yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük, ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından sorumludur. Madde 21 - Harcama Yetkilisi bütçede öngörülen ödenekleri kadar harcama yapmakla sorumlu olup; harcama talimatı ile bütçesinden harcama yapabilir, yetkinin devredilmesi durumunda idari sorumluluğu devam eder. Madde 22 - Bölümünde kalite politikasının anlaşılmasını, uygulanmasını, devam ettirilmesini sağlamak,belediye içi ve dışı görüşmelerde kurumu temsil etmek. Madde 23 - Bölümü ile ilgili Kalite / Çevre Yönetim Sistemleri dokümantasyonunun hazırlanmasına yardımcı olmak ve uygulama sonrası etkinliğini izleyerek gerekli revizyonların yapılmasını sağlamak. Madde 24 - Bölüm ile ilgili kuruluş içi / dışı denetimlerin gerçekleştirilmesine yardımcı olmak ve denetim raporuna göre gerekli düzeltici faaliyet planını hazırlamak. Madde 25 - Personelin gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ne iletmek ve planlanan eğitimlere ilgili personelin katılımı sağlamak. Madde 26 - Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek, astlarının arasında ve görevinin gerektirdiği tüm birimlerle gerekli koordinasyonu kurmak. Hiyerarşik kademelere uymak,kademe atlamamak ve atlanmasını önlemek. 5 /11 Yardımcısı

6 Madde 27 - Sorumluluğundaki uzun / kısa vadeli işleri planlamak, günün değişen koşullarına göre planlarda esneklik yaratarak, işlerin tam zamanında etkin ve ekonomik yürütülmesi için gerekli gelişmeleri ve yayınları izlemek. Madde 2 - İş sağlığı ve güvenliği kapsamında gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. Bölümünde İş Sağlığı Güvenliği Uzmanı koordinasyonunda yürütülmekte olan İş Sağlığı ve Güvenliği çalışmalarının yasal uygulamaları ile bu uygulamalara paralel olarak kurulmuş olan OHSAS 1001 Yönetim Sistemi'nin sürekliliğinin sağlanması ve İSG İç Yönetmeliğine uygun davranılması ve takibinden sorumludur Madde 29 - TKY yaklaşımını benimseyen yönetim sistemine entegre olabilecek çalışmalara destek vermek.( ISO 9001, ISO 14001, EFOM Özdeğerlendirme,Kıyaslama vb.) Madde 30 - Stratejik plan ve performans yönetimi kapsamında süreç / personel performanslarının arttırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. Madde 31 - Harcama yetkilisi, hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirmekle ve bunu da Mali Hizmetler Müdürlüğü ne yazı ile bildirmek. Madde 32 - Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, iyi Mali Yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve Mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren İç Kontrol Güvence Beyanı düzenler ve Birim Faaliyet raporuna ekler. Aynı zamanda yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemeleri ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutmak. Madde ve mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak inde yürürlüğe girmiş olan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 4.bölümünde sayılan ve Mali Hizmetler Biriminin Ön Mali Kontrolüne tabi Mali Karar ve İşlemlerden 6 /11 Yardımcısı

7 Müdürlüğü ilgilendirenler, Mali Hizmetler Birimi / İç Kontrol Alt Birimine Kontrole göndermek. Madde 34 - İç ve Dış mali denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylılar sağlamak. Madde 35 - Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olmasını kontrol etmek Madde 36 - Giderlerin gerçekleştirilmesi için; ödeme emri belgesini imzalamak ve net ödeme emri belgesi ile eki belgelerini Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilerek İlgili muhasebe hesaplarına alınmasını sağlamak. Madde 37 - Afet ve Acil Durum hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak. Satın Alma Büro Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları Madde sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesine göre bölümlerden gelen ürün / yapım işleri ve hizmet alımı işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak. Madde 39 - Belirlenen alım yöntemine göre gerekli evraklar hazırlanarak Satın alma dosyasını düzenlemek ve harcama yetkilisince ihale işlemini gerçekleştirmek. Madde 40 - İhale sonucunu tedarikçilere tebliğ etmek. Madde 41 - Satın alınan ürünlerin taşınır kayıt kontrol işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Madde 42 - Tedarikçilerden temin edilen giriş kontrole tabi ürünlerin Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından kontrolü için gerekli işlemleri yapmak. eski madde no 49 Madde 43 - Bölümü ile ilgili yürüteceği tüm çalışmaların öncesinde bölüm müdürüne bilgi vermek. 7 /11 Yardımcısı

8 Madde 44 - Sorumluluğu yönlendirmeleri yapmak. altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli İhale Büro Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları Madde 45 - Yürürlükteki Kanunun ile Kamu İhale Kanununa ilişkin parasal limitleri aşan İ Cetvelinde limitleri geçen işlemlerin yapılmasını sağlamak. Madde Sayılı yürürlükteki D.İ.K göre Alım, Satım, Hizmet, Yapım, Kira, Trampa mülkiyetin gayri aynı hak tesisi ve taşıma işlerinden ihalesinin yapılmasına karar verilen tüm ihalelerin işlemlerini yürütmek. Madde 47 - Bölümlerden gelen talepler doğrultusunda 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre ürün / yapım işleri ve hizmet alımı ihale işlemlerini gerçekleştirmek. Madde sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanununa göre sözleşme işlemlerini gerçekleştirmek. Madde 49 - İhale Komisyonu tarafından yapılacak ihalelerin organizasyonunu sağlamak. Madde 50 - Bölümün evrak işlemlerini gerçekleştirmek. Madde 51 - Bölümün TKY çalışmalarını gerçekleştirmek. Madde 52 - Bölümü ile ilgili yürüteceği tüm çalışmaların öncesinde bölüm müdürüne bilgi vermek. Madde 53 - Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak. /11 Yardımcısı

9 Taşınır Kayıt Kontrol Büro Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları Madde 54 - Belediye ihale kanuna göre alımı yapılan tüm Tüketim malzemelerine Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır İşlem Fişi düzenlemek.(t.m.y.örnek No:5) Madde 55 - Girişi yapılan tüketim malzemelerinin Harcama birimlerine Taşınır İşlem Fişi ile çıkışının yapılması sağlamak..(t.m.y.örnek No:5) Madde 56 - Avans işlemlerinde alınan malzemelerin Taşınır İşlem Fişi ile kayıtlara alınmasını sağlamak. (T.M.Y.Örnek No:5) Madde 57 - Alımı yapılan Dayanıklı Taşınırlara ( Demirbaş) Taşınır Mal Yönetmeliğine göre Taşınır İşlem Fişi düzenlemek..(t.m.y.örnek No:5) Madde 5 - Dayanıklı Taşınırları Zimmet Fişi ile alımı yapılan Harcama Birimine teslim etmek..(t.m.y.örnek No:6/A) Madde 59 - Dayanıklı taşınırlara Sicil No sunu gösterir Barkod yapıştırmak. Madde sayılı kanunun 22/d maddesine göre alımı yapılan Mal, Yapım, Hizmet işleri için Muayene raporunu hazırlamak ve muayene komisyonunca imzalanmasını sağlamak. Madde 61 - İşlemleri tamamlanan dosyaların kontrolünü yapıp ödeme yazı ile Mali Hizm.Md.ne gönderilmesini sağlamak. Madde 62 - Dayanıklı Taşınırların (Demirbaşların) takibini yapmak. Madde 63 - Dayanıklı Taşınır (Demirbaş) listelerini hazırlamak, odalara asılmasını ve güncelliğinin sağlanmasını kontrol etmek. Madde 64 - Eskimiş ve kullanım ömrü dolmuş Dayanıklı Taşınırların (Demirbaş) düşülmesini sağlamak. Madde 65 - Belediyemize Hibe ve Bağış yoluyla alınan taşınırların işlemlerini takip etmek. 9 /11 Yardımcısı

10 Madde 66 - Belediyemiz hurda malzemelerin 19/03/2001 tarih ve 2001/15 sayılı Başbakanlık genelgesi ile Hurdasan A.Ş. ye satışının yapılmasını sağlamak. Madde 67 - Belediyemiz Harcama Birimlerinin doğrudan temin alımlarını her ay düzenli olarak Kamu İhale Kurumuna bildirmek. Madde 6 - Harcama Birimleri adına her yıl Sayım Tutanağının (Örnek No:12) hazırlamasını ve Sayıştay lığına gönderilmesini sağlamak. Madde 69 - Harcama Birimleri adına her yıl Taşınır Sayım Döküm Cetvellerinin (Örnek No:13) hazırlamasını ve Sayıştay lığına gönderilmesini sağlamak. Madde 70 - Harcama Birimleri adına her yıl Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesap Cetvellerinin (Örnek No:14) hazırlamasını ve Sayıştay lığına gönderilmesini sağlamak. Madde 71 - Bölümü ile ilgili yürüteceği tüm çalışmaların öncesinde bölüm müdürüne bilgi vermek. Madde 72 - Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak. Güvenlik Hizmetleri Büro Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları: Madde 73 - Belediye personelinin ve Belediye ye ait tesis, bina ve teçhizatlarının güvenliğini sağlamak amacı ile gerekli hizmetleri satın alma faaliyetlerini yürütmek. Madde 74 - Belediye personelinin ve Belediye ye ait tesis, bina ve teçhizatlarının güvenliğini sağlamak amacıyla güvenlik elemanlarını koordine etmek. Madde 75 - Bölümü ile ilgili yürüteceği tüm çalışmaların öncesinde bölüm müdürüne bilgi vermek. Madde 76 - Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak. 10 /11 Yardımcısı

11 Afet ve Acil Durum Hizmetleri Büro Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları: Madde 77 - Düşman taarruzlarına, afet ve acil durumlara karşı can ve mal kaybının en aza indirilmesi için koruyucu tedbirleri almak ve kurtarıcı faaliyetleri gerçekleştirmek, Madde 7 - Sivil Savunma Planları nın hazırlanması çalışmalarına destek olmak. Madde 79 - Planlanan afet,acil durum yönetimi faaliyetlerine destek olmak. Madde 0 - Afet, acil durum görev ve hizmetleri ile ilgili konular hakkında Belediye Personeli ve Mahalli Sivil Savunma Müdürlük, Uzmanlık, Amirlik,Memurluk, Yerel, Ulusal ve Uluslar arası çapta faaliyet gösteren sivil toplum kuruluşları ile irtibat ve işbirliğinde bulunmak. Madde 1 - Mahalli Mülki İdare Amirlikleri ile bağlı veya denetlemelerine tabi bulundukları üst makamlardan gönderilen afet,acil durum ile ilgili emir, talimat ve direktiflerin yerine getirilmesini sağlamak. Madde 2 - Afet,acil durum tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyaçlarını temin etmek, mevcut olanların bakımlarının yapılmasını ve muhafaza edilmesini sağlamak. Madde 3 - Afet,acil durum mevzuat, yayın ve emirlerini sürekli olarak izlemek, incelemek ve bunların Belediye de uygulanması için gerekli faaliyetleri yerine getirmek. Madde 4 - Bölümü ile ilgili yürüteceği tüm çalışmaların öncesinde bölüm müdürüne bilgi vermek. Madde 5 - Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak. 11 /11 Yardımcısı

12 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük Madde 6 - Bu yönetmelik Nilüfer Belediye Meclisi nin kabulü ve web sitesinde yayımı ile yürürlüğe girer. Yürütme Madde 7 - Bu yönetmelik hükümleri Nilüfer Belediye ı adına Müdürü tarafından yürütülür. 12 /11 Yardımcısı