Sayı &Tarih : S.Ö.B.06.G.0004-06.01.2014 Özet Bülten : : Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Değerli Müşterimiz, sunulmuştur. Kayıtlı Elektronik Posta ( KEP ) konusu hakkında bilgiler tarafınıza Yararlı olması ümidiyle, SDI Audit &Financial
1. KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP) Günümüzde daha yaygın internet ağı ile birlikte, fiziki işlemlerden dijital hizmetlere doğru artan oranda bir yönelim vardır ve fiziki mektuba karşılık e-posta kullanım oranı artmıştır. PTT de bu değişim süreci içerisinde elektronik hizmetler geliştirip sunarak, teknoloji açısından en ileri gelişmişlik düzeyine ulaşmayı amaçlamaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Projesi, posta hizmetlerinde PTT'nin mevcut teknoloji düzeyini ileri götüren bir projedir. KEP günümüzdeki geleneksel posta pulunun elektronik ortamda eşdeğeridir. Tarih, saat, dijital tanımlama logosu, içerik doğrulama ve kriptolama özelliklerinin yanı sıra en önemli yapısı değiştirilemez olmasıdır. KEP projesi kapsamında kullanılan zaman damgası, gönderilerin elektronik olarak orijinalliğinin bozulmadığı ve dokümanın değiştirilmediğinin hukuki kanıtıdır. KEP sistemine, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile tüzel ve özel tüm kişiler üye olabilecektir. Her üye bir başka üyeye Kayıtlı Elektronik Posta İletisi gönderebilecek ve alabilecektir. Ayrıca gelen iletileri saklamak için ilave kota hizmeti ve cep telefonlarına hesaplarına KEP iletisi geldiğini belirten SMS ile bilgilendirme hizmetlerinden istekleri doğrultusunda faydalanabileceklerdir. Tüzel kişiler yetkilendirilmiş PTT Merkez Müdürlüklerine başvurarak, gerçek kişiler ise internet üzerinden veya yetkilendirilmiş PTT Merkez Müdürlüklerine başvurarak Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı açtırabileceklerdir. KEP resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlayan bir sistemdir. 2. KEP NEDİR? KEP resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlayan bir sistemdir. PTT KEP sistemi; Kullanıcılara genel e-posta hizmetlerine ilave olarak * E-postaların ilgili kişiye gönderilip gönderilmediği, * Gönderilmişse ulaşıp ulaşmadığı * Gönderilen epostaya erişilip erişilmediği, * Epostanın iletilme zamanını tespit edecek, * İçeriğin değişmediğini garanti edecek, * Hukuken geçerli delil seti oluşturacak 2
3. KEP e NEDEN İHTİYAÇ DUYULMUŞTUR? Günümüzde ticari faaliyet ve yönetimsel alanda Elektronik Posta kullanımı yaygın olarak kullanılmaktadır. Fakat standart e-posta sisteminde bazı açık noktalar vardır; 1. Kanuni açıdan sınırlı sayıda ve özellikte delil barındırır. 2. E-Posta ispat sorumluluğu göndericiye aittir. 3. E-Posta zaman bilgisi gönderi yapılan bilgisayarın zaman ayarlarına bağlıdır ki bu durum ihtilaflı durumlarda zaman için delil değerini düşürür. 4. Standart e-postaların içerikleri kolaylıkla değiştirilebilir. 4. E-TEBLİGAT NEDİR? e-tebligat, Tebligat Kanunu'nda tebliğ çıkarmaya yetkili kılınan merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanmış olan tebligatların değiştirilemez ve inkar edilemez bir şekilde kayıtlı elektronik posta yoluyla alıcılarına iletilmesidir. e-tebligat sistemine, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile tüzel ve özel tüm kişiler üye olabilecektir. Bu sistemde Tebligat Kanunu nda tebliğ çıkarmaya yetkili kılınan merciler elektronik tebligat gönderebilecek olup, muhataplar elektronik tebligat alabileceklerdir. Elektronik tebligat adres almak isteyen muhatapların elektronik tebligata elverişli kayıtlı elektronik posta hesabı edinmeleri gerekmektedir. Elektronik tebligat hizmeti almak isteyen tüzel kişiler yetkilendirilmiş PTT Merkez Müdürlüklerine başvurarak, gerçek kişiler ise internet üzerinden veya yetkilendirilmiş PTT Merkez Müdürlüklerine başvurarak Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı açtırabileceklerdir. 5. NEDEN KEP? Günümüzde ticari faaliyet ve yönetimsel alanda Elektronik Posta kullanımı yaygın olarak kullanılmaktadır. Fakat standart e-posta sisteminde bazı açık noktalar vardır; 1. Standart e-postaların içerikleri kolaylıkla değiştirilebilir. 2. Kanuni açıdan sınırlı sayıda ve özellikte delil barındırır. 3. E-Posta ispat sorumluluğu göndericiye aittir. 4. E-Posta zaman bilgisi gönderi yapılan bilgisayarın zaman ayarlarına bağlıdır ki bu durum ihtilaflı durumlarda zaman için delil değerini düşürür. 3
6. KEP NELER SAĞLAYACAK? KEP elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak; -Gönderici teyidi -Alıcı teyidi -İçeriğin değişmediği teyidi -Gönderim ve alım zamanları ispatı KEP e Neden İhtiyaç Duyulmuştur? İşlemlerin elektronik ortamda yapılmasından dolayı temel avantajlar Zaman kazancı Kağıt arşiv kazancı Maliyet kazancı Resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılaması Ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesi Çevrenin korunması 7. KEP e BAŞVURU NASIL OLACAKTIR Başvurular ilk etapta Ulus PTT Merkez Müdürlüğü nden alınacaktır. İlerleyen günlerde 132 Merkez 172 gişeden bu hizmetin verilmesi sağlanacaktır. Yetkili PTT Merkez Müdürlükleri bilgisine www.kep.gov.tr adresinden ulaşılabilir. Gerçek Kişiler; Gerçek kişiler başvurularını hem www.kep.gov.tr adresinden online başvuru şeklinde hem de yetkili PTT Merkez Müdürlüklerinden resimli resmi kimlik ve başvuru formu ile yapabileceklerdir. 4
Başvuru Esasları ve Başvuru İçin Gerekli Bilgi\Belgeler Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hesabı almak isteyen gerçek ve tüzel kişiler ile Kamu Kurumları, Resmî Gazete nin 25/08/2011 tarih ve 28036 sayılı nüshasında yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin 1 inci fıkrası kapsamında listesi bir sonraki bölümde sunulmuş olan yetkilendirilmiş PTT Merkez Müdürlüklerine şahsen ya da kanunî temsilcileri vasıtası ile başvuruda bulabilirler. KEP Hesabı almak isteyen gerçek kişiler; Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî belge, Gerçek kişiler için hazırlanmış olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu, ile yetkilendirilmiş PTT Merkez Müdürlüklerine müracaat edebilirler. Tüzel Kişiler; Tüzel kişiler başvurularını yalnızca yetkili PTT Merkez Müdürlüklerinden www.kep.gov.tr adresinde yer alan başvuru formu ve gerekli evrakları sağlayarak yapabileceklerdir. Tüzel Kişi Başvuru Esnasında Talep Edilecek Bilgi ve Belgeler Tüzel kişilik adına başvuruda bulunacak kimse şirketin kanunî temsilcisi ise başvuru esnasında aşağıdaki bilgi ve belgeler istenir. Ticaret sicil memurluklarından alınmış, üzerinde tüzel kişiliğin MERSİS numarası ya da Ticaret sicil numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı. Noter onaylı imza sirküleri (İmza sirkülerinde, kimlerin şirketi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatı Ticaret Sicil Gazetesi nin mutlaka bulunması gerekmektedir.) (Noter onaylı imza sirkülerinin aslı PTT de görüldükten sonra başvuru sahibine geri verilecektir.) Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî belge. Tüzel kişilik için hazırlanmış olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu. Tüzel kişilik adına başvuruda bulunacak kimse şirketin kanunî temsilcilerinin vekalet verdiği kişi ise başvuru esnasında aşağıdaki bilgi ve belgeler istenir. Ticaret sicil memurluklarından alınmış, üzerinde tüzel kişiliğin MERSİS numarası ya da Ticaret sicil numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı. Noter onaylı imza sirküleri (İmza sirkülerinde, kimlerin şirketi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatı Ticaret Sicil Gazetesi nin mutlaka bulunması gerekmektedir.) (Noter onaylı imza sirkülerinin aslı PTT de görüldükten sonra başvuru sahibine geri verilecektir.) Başvuru yapacak kimse ve şirket nam ve hesabına Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik Tebligat Hizmeti ile ilgili her türlü işlemi yapacak kişiler için düzenlenmiş, 5
şirketin kanuni temsilcileri tarafından imzalanmış ve şirket kaşesi ile kaşelenmiş Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi. (Yetkilendirme belgesini web sitemizin Kılavuz ve formlar sayfasından edinebilirsiniz). Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî belge. Tüzel kişilik için hazırlanmış olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu. 8. KEP in ZORUNLULUĞU VAR MIDIR? Elektronik Tebligat Yönetmeliği, Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma başlığı MADDE 7 (1) Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır. Demektedir. Bu hüküm gereği, tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin (anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin) KEP hesap sahibi olması zorunludur. 9. KEP SİSTEMİNİN KULLANIM ALANLARI NELERDİR? Kamu içi resmi yazışmalar Kamu-özel kesim arası resmi yazışmalar Elektronik tebligat E-yazışma 10. E-İMZA OLMADAN KEP GÖNDERİLEBİLİR Mİ? Hayır. KEP gönderimi için e-imza ya sahip olunmalıdır. e-imza kullanılmıyorsa sadece gelen KEP gönderileri alınacaktır. 11. E-İMZANIN VE MOBİL İMZANIN KEP HİZMETİNDEKİ FONKSİYONU NEDİR? PTT KEP sistemine giriş aşamasında parola ve şifre kullanımına ikame olarak elektronik imza ve mobil imza ile de giriş sağlanmaktadır. Ayrıca KEP sisteminde ileti gönderilmek isteniyorsa bu sadece elektronik imza ile sağlanabilmektedir.(mobil İmza ile ileti gönderilemez.) 6
12. E-İMZA İŞLEMLERİMİ SORUNSUZCA GERÇEKLEŞTİREBİLMEK İÇİN SİSTEM GEREKSİNİMLERİ NELER? Java 1.6 ve üzeri, Adobe Acrobat Reader 8.0 ve üzeri ( Acrobat X hariç) versiyonları yüklü olmalıdır. (Uygulamayı kullanmadan önce Java Applet önbelleğinin temizlendiğinden emin olunuz.) Firefox 15.x ve üzeri, Google Chrome v23x ve üzeri taracılarının yüklü olması önerilmektedir. (Uygulamayı kullanmadan önce tarayıcı ayarlarınızdan önbelleği temizlediğinize emin olunuz.) 7
8
9
10