ELEKTRONİK TEBLİGAT UYGULAMASI Bilindiği üzere, 19.01.2013 tarih ve 28533 sayılı Resmi Gazete de Elektronik Tebligat Yönetmeliği yayınlanmış olup, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik tebligat yapılması zorunlu hale gelmiştir. Bu şirketlerin PTT veya hizmet sağlayıcılar vasıtasıyla KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi edinmeleri gerekmekte ve yönetmelik kapsamında e-tebligat çıkarmaya yetkili idareler ile olan işlemlerinde bu e-tebligat adreslerini ilgili idareye beyan etmek zorunludur. Elektronik tebligat (e-tebligat) için gerekli yasal alt yapı 7201 sayılı Tebligat Kanunu nun 7/a maddesinde yapılmıştır. Elektronik tebligat: MADDE 7/a - Tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla tebligat yapılabilir. Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Birinci ve ikinci fıkra hükümlerine göre elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde bu Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Bu maddenin uygulanmasına ilişkin usûl ve esaslar yönetmelikle belirlenir. Yönetmelik, kazaî merciler, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli; 1.Sayılı cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, 2.Sayılı cetvelde yer alan özel bütçeli idareler, 3.Sayılı cetvelde yer alan düzenleyici ve denetleyici kurumlar, 4.Sayılı cetvelde yer alan sosyal güvenlik kurumları ile il özel idareleri, belediyeler, köy hükmî şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılacak elektronik tebligatları kapsar. Buna göre, Maliye Bakanlığı ile Bakanlığa bağlı tüm vergi daireleri ve diğer tüm Bakanlıklar, SGK, SPK, BDDK, BTK, EPDK, KGMDSK, İŞKUR, Hazine Müsteşarlığı, TÜİK, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü, kamu üniversiteleri, Kara Yolları Genel Müdürlüğü e-tebligat gönderecek kurumlardır. Elektronik tebligat yönetmeliğine göre; Tebligatı çıkaran merciler, elektronik tebligat adresi almak için İdareye başvurur. E-tebligat gönderecek olan mercii PTT ye başvuracak ve e-tebligat adresi alacaklardır. Elektronik tebligat hizmetinden yararlanacak muhatap, elektronik tebligata elverişli kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi edinir.
Muhataplara ait elektronik tebligat adresleri ve bu adreslere ilişkin değişiklikler, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya MERSİS numarasıyla eşleştirilmiş şekilde hizmet sağlayıcılar arasında gerçekleştirilecek entegrasyon kapsamında, tebligat çıkarmaya yetkili mercilerin ve tüm hizmet sağlayıcıların erişimine açık bir şekilde elektronik tebligat hizmeti alanlar listesinde tutulur. Elektronik tebligat hizmetinden isteğe bağlı olarak yararlananların, bu listede yer almaları muvafakatlerine bağlıdır. KEP adresi PTT den edinilebileceği gibi bu konuda hizmet sunan bir hizmet sağlayıcıdan da alınabilecektir. Gerçek kişi muhataplar da, güvenli elektronik imza vasıtasıyla elektronik tebligat adresi almak için hizmet sağlayıcılara başvuru yapabilecektir. ) Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır. Kendilerine yalnızca elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olan muhatapların, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adreslerini bildirmeleri zorunludur. Kendilerine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken muhataplara, elektronik tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Bu tebligatta ayrıca, müteakip tebligatların elektronik ortamda yapılacağı bildirilir. Kendilerine elektronik yolla tebligat yapılması isteğe bağlı olan muhatapların, elektronik yolla tebligat almak istemeleri halinde, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adresini bildirmeleri gerekir. Bu muhatapların, tebliğ çıkaran merciye bildirdiği adresin elektronik tebligata elverişli olmaması halinde, bunlara, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Bu durumda gönderilecek tebligata, muhatabın bildirmiş olduğu adresin, elektronik tebligata elverişli olmadığına ilişkin şerh düşülür. Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan İdare, bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine; muhatap diğer bir hizmet sağlayıcıdan elektronik tebligat adresi almış ise, bu hizmet sağlayıcının sunucusuna iletir. Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan diğer hizmet sağlayıcıları da bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine iletir. İdare ve hizmet sağlayıcılar, zaman damgası bilgisini ve mesaj özetini muhataba iletmez, sisteminde tutar. Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Hizmet sağlayıcılar, muhatabın adresine elektronik tebligatın iletilip iletilmediğine ve gecikme oluşmuşsa bu gecikmeye ilişkin kayıtlar da dahil tüm süreçlerin olay kayıtlarını tutar, bu bilgileri İdarenin sistemi vasıtasıyla tebligatı çıkaran merciye derhal bildirir. Olay kayıtları günde en az bir defa olmak üzere zaman damgası eklenerek güvenli elektronik imzayla imzalanır ve erişilebilir şekilde arşivlerde otuz yıl süreyle saklanır. Hizmet sağlayıcılar, talep halinde elektronik tebligata ilişkin delil kayıtlarını yetkili mercilere elektronik ortamda sunmakla ve bu amaçla oluşturacağı sistemi hazır tutmakla yükümlüdür.
Muhatabın Diğer Usullerle Bilgilendirilmesi: Muhatap tarafından hizmet sağlayıcıya iletişim için diğer bir elektronik posta adresi bildirilmişse, elektronik tebligatın ulaştığı anda bu adrese, bilgilendirme mesajı gönderilir. Muhatap tarafından hizmet sağlayıcıya iletişim için kısa mesaj alma özelliği olan telefon numarası bildirilmişse, talep halinde ve ücreti muhataba ait olmak üzere bu telefon numarasına hizmet sağlayıcı tarafından elektronik tebligat bilgilendirme mesajı gönderilir. Bilgilendirmelerin herhangi bir nedenle yapılamamış olması, tebligat süresini ve geçerliliğini etkilemez, hizmet sağlayıcının da muhataptan alacağı ücretin iadesi dışında herhangi bir sorumluluk gerektirmez. Bilgilendirilmeye ilişkin olay kayıtları hizmet sağlayıcı tarafından tutulur. Muhatabın Elektronik Tebligatı Alma Usulleri: Muhatap elektronik tebligat hesabına, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya hizmet sağlayıcı tarafından verilen parola ve şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık şifre vasıtasıyla erişir. Hizmet sağlayıcı, elektronik tebligatı sadece bu tebligatı almaya yetkili olan kişiye ulaştırmayı garanti eder. Tebliği almaya yetkili kişinin, kimlik doğrulaması hizmet sağlayıcı tarafından yapılır. Vekile veya kanuni temsilciye yapılacak elektronik tebligatlarda, Kanun hükümlerine uygun olarak ikinci fıkra hükümleri uyarınca işlem yapılır. E-Tebligat gönderecekler, PTT ye başvuracak ve bir e-tebligat adresi alacaklardır. Kendileri ile muhatap olan sermaye şirketlerinden zorunlu olarak e-tebligat adresinin beyanını isteyeceklerdir. Yönetmelikte, e-tebligatın zorunlu bir nedenden dolayı yapılamaması halinde, tebligatın 7201 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat kapsamında klasik şekilde yapılacağı; ancak bu tebligata bir sonraki tebligatların e-tebligat şeklinde yapılacağına dair şerh düşülecektir. 7201 sayılı Kanunda e-tebligat adresi alınmaması halinde uygulanacak bir cezai yaptırım görülmemekle birlikte, ilgili kurum ve kuruluşların tebligatlarında 7201 sayılı kanuna uymaları zorunludur. Bu durumda ilgili kurum ve kuruluşlar süreç içinde şirketlerden e-tebligat adreslerini isteyeceklerdir. Bahse konu Kanunun 53.maddesi Bu Kanun mucibince tebligat yapılması gereken hallerde bir kimse kendisine veya başkasına ait isim veya adresi yanlış olarak bildirir ise fail hakkında altı aydan iki yıla kadar hapis cezasına hükmolunur. şeklindedir. Bu durumda e-tebligat adresinin doğru bir şekilde beyanı büyük önem arz etmektedir. Elektronik tebligat hizmetinin kullanıma kapatılması: Gerçek kişiler için, hizmetin kullanıma kapatılması başvurusu elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda da yapılabilir. Kullanıma kapatılan elektronik tebligat adresleri, elektronik tebligat hizmeti alanlar listesinden derhal silinir ve elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatıldığı an, zaman damgasıyla kayıt altına alınır. Kullanıma kapatılan elektronik tebligat adresine tebligat gönderimi ve alımı engellenir ancak üç ay süreyle muhatabın erişimine açık tutulur. Hizmet sağlayıcı, elektronik imza kullanılarak hizmetin kullanıma kapatılması başvurusu yapıldığı hallerde derhal, fiziki başvurularda beş iş günü içinde muhatabın elektronik tebligat adresine elektronik tebligat mesajı gönderilmesini engeller. Elektronik tebligat yapılması zorunlu olan muhataplar, hizmet sağlayıcılarını değiştirebilirler, ancak elektronik tebligat hizmetinin kullanıma kapatılması için başvuruda bulunamazlar.
Ölüm, ceza infaz kurumuna girme, askerlik hizmeti gibi sebeplerle elektronik tebligat hizmetinden yararlanma imkanı ortadan kalkmış ancak tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adresini bildirmiş olan muhatabın, elektronik tebligat adreslerinin kullanıma kapatılması veya askıya alınması işlemi ilgili kurumlar ile İdarenin sistemi arasında sağlanacak entegrasyon çerçevesinde otomatik olarak yapılabilir. Tüzel kişiliğin sona ermesi ve benzeri sebeplerle elektronik tebligat hizmetinden yararlanma imkanı ortadan kalkmış olan tüzel kişi muhatabın, elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatılması konusunda aynı şekilde işlem yapılır. KEP Sistemi: Elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak kullanılmakta olan elektronik posta, iş ve işlemlerin daha hızlı ve daha kolay yapılmasına olanak sağladığı için önemli bir araçtır. Ancak elektronik posta ile haberleşmenin taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için ilave güvenlik hizmetlerine gereksinim duyulmaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP sistemine ilişkin hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar tarafından verilmektedir. Ülkemizdeki mevzuatta ilk defa 13/01/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmış olup, tacirler arasındaki, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır. KEP hesabı başvurularında MERSİS numarası da gerekli olacaktır. MERSİS, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen Merkezi Sicil Kayıt Sistemini ifade etmektedir. MERSİ No ise, MERSİS tarafından verilen tekil numarayı ifade etmektedir. Muhataplara ait elektronik tebligat adresleri ve bu adreslere ilişkin değişiklikler, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya MERSİS numarasıyla eşleştirilmiş şekilde hizmet sağlayıcılar arasında gerçekleştirilecek entegrasyon kapsamında, tebligat çıkarmaya yetkili mercilerin ve tüm hizmet sağlayıcıların erişimine açık bir şekilde elektronik tebligat hizmeti alanlar listesinde tutulacaktır. KEPHS Başvuru Süreci: Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik Tebligat sistemine üye olmak isteyen kişiler, başvuru için gerekli bilgi ve belgeleri hazırlayarak, Yetkilendirilmiş PTT Merkez Müdürlüklerine teslim edebileceklerdir. Başvuru evraklarında gerekli incelemeler tamamlandıktan sonra başvuru yaptıkları PTT Merkez Müdürlüklerine davet edilerek kayıt işlemleri tamamlanacaktır. Üzerinde tüzel kişiliğin MERSİS numarası ya da Ticaret sicil numarası bulunan ve Ticaret sicil memurluklarından alınacak ticaret sicil tasdiknamesi veya faaliyet belgesi. Başvuru sırasında doldurulacak Kep Başvuru Formu. (Söz konusu başvuru formu www.kep.gov.tr adresinden temin edilebilmektedir.) Başvuru sahibinin Kimlik tespiti için fotoğraflı ve Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası olan nüfus cüzdanı, pasaport, avukatlık ruhsatı ya da sürücü belgesi. Noter onaylı imza sirküleri; İmza sirkülerinde, kimlerin şirketi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı, bilgilerinin yer alması gerekmektedir.
Başvuru sahibinin şirketin kanuni temsilcisi olduğu ilan edilen, imza sirkülerinin müstenidatı ticaret sicil gazetesi. (Kanuni temsilcinin başvurması halinde imza sirkülerinde Şirket adına sözleşmeler imzalamaya, Şirketi üçüncü kişilere karşı temsile, ifadeleri aranır.) Eğer şirketin kanuni temsilcisi yerine onun atadığı bir gerçek kişi başvuru işlemlerini yapacak ise bu işlem için noter onaylı vekâletname aranır. Vekâletnamede; (a) Başvuru yapan kişi aynı zaman da işlem yetkilisi olarak atanacaksa; PTT işyerlerinden nın kurumumuz adına Elektronik Tebligat almaya elverişli Kayıtlı Elektronik Posta adresi başvuru yapmasına ve kurumumuz adına açılan Kayıtlı Elektronik Posta hesap adresine işlem yetkilisi olarak atanmasına. (b) Başvuru yapan kişi işlem yetkilisi olmayacak ise; PTT işyerlerinden. nın kurumumuz adına Elektronik Tebligat almaya elverişli Kayıtlı Elektronik Posta adresi başvuru yapmasına ve nın kurumumuz adına açılan Kayıtlı Elektronik Posta hesap adresine işlem yetkilisi olarak atanmasına. ibaresi aranır. Birleşik Uzmanlar YMM ve Bağımsız Denetim A.Ş. Kaynaklar: 1. 7201 Sayılı Tebligat Kanunu, 2. Elektronik Tebligat Yönetmeliği 3. www.gtk.gov.tr 4. www.kep.gov.tr