1- Application Form / Accommodation 2- Transkript (İngilizce) 3- Learning Agreement 4- Öğrenci Bilgi Formu 5- Pasaport 6- Kabul Belgesi ve Vize İşlemleri 7- Banka İşlemleri 8-Sigorta İşlemleri 9- OLS 10- Sözleşme
Ofisimize teslim edilecek 4 temel belge: Elden teslim edilecek belgeler: 1. Öğrenci Bilgi Formu 2. İngilizce Transkript 3. Application Form Kurul Kararı ile gelecek olan belgeler: 4. 1 adet Orijinal Learning Agreement
TÜM ÖĞRENCİLERİN BAŞVURULARINI DIŞ İLİŞKİLER VE AB ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNE 12 HAZİRAN 2015 TARİHİNE KADAR İLETMESİ GEREKMEKTEDİR. BU TARİHE KADAR HERHANGİ BİR BELGE İLE BAŞVURU YAPMAYAN ÖĞRENCİLER ERASMUS HAKKINDAN FERAGAT ETMİŞ KABUL EDİLECEKTİR.
TR-IZMIR-02
NOMINATION Bazı kurumlar başvuru işlemlerinizi yapmadan önce Erasmus bölüm koordinatörünüz tarafından seçildiğinizi ifade eden resmi bir mail (nomination) istemektedir. Aksi takdirde başvuru formuna erişmeniz mümkün olmayabilir.
Bölüm/Fakülte/Yüksekokul/ Enstitü Koordinatörünüzle temasa geçerek gideceğiniz üniversitenin bilgi paketini (information package) ve kurs kataloğunu (course catalogue) detaylı şekilde inceleyiniz. Gideceğiniz üniversitenin Erasmus+ kabul prosedürü için gerekli belgeleri, son başvuru tarihlerini ve akademik takvimini gideceğiniz üniversitenin web sayfasından araştırınız ve öğreniniz. (E-mail yolu ile de öğrenebilirsiniz.)
Gideceğiniz üniversitenin başvuru formunu (application form) ve eğer isteniyorsa diğer belgeleri (dil belgesi, konaklama, transkript, özgeçmiş, motivasyon mektubu, Vesikalık fotoğraf gibi) eksiksiz ve elektronik ortamda doldurarak bir kopyasını ofisimize teslim ediniz. Başvuru formunuzda ofisimizce imzalanması gereken bir bölüm olup olmadığını dikkatlice kontrol ediniz. Online application bölümü var ise bu başvuru yapıldıktan sonra çıktısı alınarak ofisimize teslim ediniz.
Belgelerinizin takip edilmesi ve gideceğiniz üniversitenin öngördüğü tarihler içerisinde karşıya ulaştırılması sizin sorumluluğunuzdadır. Gideceğiniz üniversiteye göndereceğiniz belgelerde son başvuru tarihlerine çok dikkat etmelisiniz.
Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğü tarafından doldurulması, hazırlanması ve/veya imzalanması/mühürlenmesi gereken kısımlar yaklaşık 1 hafta sürebilmektedir. Dolayısıyla en az 1 hafta önceden Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne başvurmanız gerekmektedir.
Müdürlüğümüzün görüşme saatleri 09.30-11.30 ve 13.30-15.30 dur.
Kalacağınız yer: Gideceğiniz üniversitenin web sitesinde genellikle "Accommodation Form" bulunmaktadır. Eğer gideceğiniz üniversitenin web sitesinde böyle bir bilgiye ulaşamadıysanız, karşı üniversite yetkililerine e-mail göndererek bu konuda yardım isteyiniz. Gideceğiniz üniversite size konaklama imkanı sağlamıyor olsa bile, gideceğiniz kentteki konaklama imkanları hakkında sizi bilgilendirecektir. Kalacağınız yeri bulma sorumluluğu öğrenciye aittir!!!
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ndan alacağınız 1adet «İngilizce Transkript» belgesini Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim ediniz.
Gideceğiniz üniversitenin kurs kataloğunu (course catalogue) inceleyerek yurt dışında alacağınız dersleri ve bu derslerin bölümünüzde almanız gereken hangi derslere karşılık geldiğini Koordinatörünüzle birlikte belirleyerek Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) belgesini hazırlayınız. Belge mutlaka elektronik ortamda hazırlanmalı ve Bölüm/Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile Müdürlüğümüze gönderilmelidir.
!!!LEARNING AGREEMENT BELGESİ ERASMUSUN EN ÖNEMLİ BELGESİDİR!!!
Yurt dışında bir dönemde en az 24-30 ECTS kredisi alınmalıdır. İki kurum arasındaki kredi farkı bir dönem için maksimum 5 ECTS olmalıdır. Yurt dışında 2 dönem bulunacak öğrencilerimiz ise toplamda en az 48-60 ECTS kredisi almalıdır. İki kurum arasındaki kredi farkı toplamda maksimum 10 ECTS olmalıdır.
Belgede yer alan Sending Institution Departmental Coordinator kısmı bölüm koordinatörünüz tarafından imzalanacaktır. Sending Institution Academic Coordinator bölümü Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğü tarafından imzalatılacaktır. İmzaları ve mühürleri tamamlandıktan sonra Learning Agreement belgenizi Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğünden alabilirsiniz.
Tüm başvuru belgeleriniz eksiksiz olarak tamamlandıktan sonra evraklarınızı gideceğiniz üniversiteye posta ya da e-mail yolu ile şahsen iletmeniz gerekmektedir.
Erasmus öğrencisi olarak yurtdışına çıkmadan önce Learning Agreement belgenizin gideceğiniz üniversite tarafından imzalı ve mühürlü olarak onaylanarak ofisimize geri dönmüş olması gerekmektedir. Onaylı Learning Agreement belgesi olmayan öğrencilerle Erasmus sözleşmesi imzalanmayacaktır.
LİSANSÜSTÜ ÖĞRENCİLERİMİZ: Tez aşamasında yurtdışına Erasmus öğrencisi olarak gidecek olan Yüksek Lisans ve Doktora öğrencileri, Learning Agreement belgelerine tez konularını yazacaklardır. Tez Önerilerinin kabul edildiğine dair enstitü kararının bir kopyasını ofisimize teslim etmeleri gerekmektedir. Yurtdışına çıkmadan önce bağlı bulundukları enstitüyü yurt dışına çıkacaklarına ilişkin dilekçe ile bilgilendirmeleri ve izinli sayıldıklarını gösteren kurul kararının Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne iletilmesi gerekmektedir. Tez çalışması yapacak olan doktora öğrencilerinin, ilgili Enstitülerden Doktora Yeterliliklerini geçtiklerine dair belgenin bir kopyasını Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim etmeleri gerekmektedir.
Ege Üniversitesinde kadrolu olan lisansüstü öğrenciler Resmi Görevlendirme Belgesi alarak Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim etmelidir.
Öğrenci Bilgi Formunda istenen kişisel bilgiler dışındaki istenen Bölüm ve Ülke Kod bilgileri gibi veriler için şubemizin internet sitesindeki (www.eu.ege.edu.tr) Kodlar Tablosuna başvurmanız yeterli olacaktır. İletişim bilgilerinizi (Adres, e-mail adresi, cep telefonu numarası, ev telefonu numarası) tam olarak vermeniz zorunludur. El yazısı ile ve eksik doldurulan formlar kabul edilmeyecektir. Öğrenci Bilgi Formunu dijital ortamda eksiksiz doldurup elden Dış İlişkiler ve AB Şube Müdürlüğüne teslim ediniz.
Lisans: F Yüksek Lisans: S Doktora: T
Gideceğiniz üniversiteye başvuru formunuzu gönderdikten sonra kabul yazınızı (acceptance letter) bekleme aşamasında pasaport işlemlerine başlayınız. Harçsız Öğrenci Pasaportu çıkartmak için Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğünden yazı alınız. Bu yazı, İzmir ili dışında geçerli değildir!!! Ayrıca bu süreçte gideceğiniz ülke konsolosluğu ile temasa geçiniz ve vize için gerekli belgeleri öğreniniz.
Emniyet Müdürlüğü tarafından, ilk defa pasaport alacak olan öğrencilerimizden pasaport cüzdan bedeli alınacaktır. Yeşil pasaportu olan öğrencilerimizin de sorun yaşamamak için vize almaları gerekmektedir. Görev pasaportu (Gri pasaport) ile ilgili olarak ise Personel Daire Başkanlığı na danışılmalıdır.
Gideceğiniz üniversiteye başvuru formunuzu gönderdikten sonra kabul yazınızı (acceptance letter) beklemeniz gerekmektedir. Bu belge başvuru formunda verdiğiniz adrese gelecektir. Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne gelen belgeler ise sizlere mutlaka ulaştırılacaktır.
Acceptance Letter göndermesi için gideceğiniz üniversiteye zaman tanıyın, acele etmeyin!!! Ancak vize işlemlerinin uzun bir süreç olduğunu ve Acceptance Letter belgesi olmadan vize işlemlerine başlayamayacağınızı nazik bir şekilde hatırlatabilirsiniz.
Gideceğiniz ülke konsolosluğundan vize için gerekli belgeleri öğreniniz. Yurtdışındaki üniversiteden kabul yazınız (acceptance letter) geldikten sonra vize işlemlerine başlayınız. Ofisimize gelerek Vize Yazısı alınız. Bu yazı, sizin Erasmus öğrencisi olduğunuzu ve alacağınız toplam hibeyi gösteren bir belgedir. Vize alma sorumluluğu size aittir. Vize işlemlerinin uzun zaman aldığını göz önünde bulundurarak, işlemlere zamanında başlayınız.
Hibe sözleşmeniz gereği, gideceğiniz ülkelere göre sizlere ödenecek olan hibenin hesaplarınıza aktarılabilmesi için Halkbankası Bornova Şubesi nden Euro hesabı açtırmanız gerekmektedir. Sözleşmeden önce, banka Euro hesap cüzdan fotokopinizi AB ve Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü ne mutlaka getirmelisiniz. Hesap mutlaka sizin adınıza olmak zorundadır ve hesap numarası bırakmayan öğrencilerin hibeleri aktarılmayacaktır.
Öğrenim Hareketliliği Faaliyetine katılan tüm öğrencilerin zorunlu olan Genel Sağlık Sigortası yaptırmaları ve bir kopyasını Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim etmeniz gerekmektedir. Zorunlu olan sigortayı yaptırmayan öğrencilerimizle hibe sözleşmesi imzalanmayacaktır. Yabancı ülkelerin ve üniversitelerin sağlık sigortası ile ilgili uygulamaları farklılıklar göstermektedir. Gideceğiniz üniversite sizden ayrıca bir sigorta yaptırmanızı isteyebilir.
Almanya ya gidecek SGK kapsamında sağlık güvencesi olan öğrenciler Türk-Alman Sosyal Güvenlik Sözleşmesi nden faydalanarak güvencelerini AT-11 belgesi sayesinde yurt dışında da devam ettirebilirler. Bu konuda, Sosyal Güvenlik Kurumuna danışınız ve bizden konuyla ilgili yazı isteyiniz. Söz konusu yazı için ofisimize kabul mektubunuzun bir kopyasını iletmeniz gerekmektedir.
Vizenizi aldıktan ve OLS sınavını tamamladıktan sonra yurtdışına çıkış yapmanızdan en fazla 10 gün önce mutlaka şahsen Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne gelerek; üniversite ile sözleşme belgesini imzalayınız. Size hibenizin aktarılabilmesi için bu sözleşmeyi şahsen imzalamanız gerekmektedir. Sözleşme mutlaka vizenizi aldıktan sonra imzalanacaktır.
Öğrenim hareketliliğine katılan öğrencilere ödemeleri iki taksitte yapılır. İlk ödeme olarak öğrencinin gitmesi "öngörülen" süreye göre hesap edilen toplam hibenin %80'i ödenir. Bu ödeme, tahmini süreye göre yapılan bir avans ödemesidir. İkinci taksit (%20) öğrenim dönemi sonunda, kesin gerçekleşme süresi «katılım belgesi (statement)» ve başarı durumu dikkate alınarak yapılır.
Öğrenim anlaşmasında belirlenen ders programının ECTS kredisinin üçte ikisinde başarılı olamayan öğrencinin kalan ödemesinin kısmen veya tamamen yapılmaması veya yapılmış bulunan ödemesinin iadesinin istenmesi hakkı saklıdır.
Ögrencilerimizin Erasmus faaliyetlerinin geçerli sayılabilmesi için yurt dışında 3 tam ayı (90 günü) doldurmaları zorunludur. Öğrencilerin, zorunluluk nedeniyle (ailevi sebepler, sağlık sebepleri gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda, öğrencinin yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrencide bırakılmak üzere, fazladan ödenen hibenin iadesi istenir. Öğrencinin belgeli gerekçe göstermeksizin faaliyet dönemini tamamlamaması halinde ise bütün hibe geri alınır.
Öğrencinin öğrenim faaliyeti ile ilgisi olmadan tatil günleri hariç 1 haftadan fazla süre ile misafir olduğu şehirden / ülkeden ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılamaz. Daha önce yapılmış olsa bile bu dönem verilen hibenin iadesi talep edilir.
Erasmus öğrencileri için haberleşme ve duyuru amacı ile açtığımız facebook grubuna üye olunuz. EGE ÜNİVERSİTESİ ERASMUS İTALYA GRUBU http://www.facebook.com/groups/278595935565588/ EGE ÜNİVERSİTESİ ERASMUS ALMANYA GRUBU http://www.facebook.com/groups/129484893842178/ EGE ÜNİVERSİTESİ ERASMUS POLONYA GRUBU http://www.facebook.com/groups/281987265244624/
Katkı payı ödemekle yükümlü olan öğrencilerimizin öğrencilik haklarının devam etmesi için Ege Üniversitesindeki katkı paylarını yurt dışında oldukları süre içinde ödemeleri gerekmektedir. Internet üzerinden ders seçmeden boş kayıt yaptırmanız gerekmektedir.
Erasmus öğrencisi olarak seçildiğiniz halde farklı nedenlerden dolayı yurtdışına gitmeme kararı aldıysanız, mutlaka acil olarak Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne bilgi veriniz ve iptal durumunda bölümünüze dilekçe vererek kurul kararı ile Müdürlüğümüze iletilmesini sağlayınız.
Ofisimize teslim edilecek 4 temel belge: Elden teslim edilecek belgeler: 1. Öğrenci Bilgi Formu 2. İngilizce Transkript 3. Application Form Yönetim Kurulu Kararı ile gelecek olan belgeler: 4. 1 adet Orijinal Learning Agreement 12 HAZİRAN 2015
GİDECEĞİNİZ ÜNİVERSİTEYE GÖRE, OFİSİMİZDEN İLETİŞİM KURMANIZ GEREKEN KİŞİLER :
Meryem ACAN Tel: 311 54 83 meryem.acan@ege.edu.tr Deniz IŞIK Tel: 311 43 50 deniz.isik@ege.edu.tr Çağrı LİMAN Tel: 311 43 48 cagrilimanege@gmail.com Dr. Ayşe DURĞAN DBEYS Tel: 0 232 311 4354 ayse.durgan.dbeys@ege.edu.tr ALMANYA / İTALYA POLONYA ALMANYA / BULGARİSTAN ALMANYA / İSPANYA
TEŞEKKÜR EDERİZ DIŞ İLİŞKİLER VE AB ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ