MSGSÜ Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü

Transkript

1 Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği hakkında ve süresince; SIKÇA SORULAN SORULAR, BELGE VE İŞLEM ADIMLARI, GENEL SÜREÇ, ONLINE SİSTEM konularıyla ilgili detaylı bilgi. MSGSÜ Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü

2 İÇİNDEKİLER GENEL SÜREÇ... 3 BELGE VE İŞLEM ADIMLARI NOMİNASYON KARŞI OKULA BAŞVURU KABUL VİZE HİBE AKADEMİK TANINMA...4 ULİK ONAYLI YAZILAR... 4 SIKÇA SORULAN SORULAR...5 BAŞVURU... 5 DERS SEÇİMİ... 5 DERS EKLE-SİL... 6 KABUL... 6 VİZE... 7 HİBE... 7 HİBE KESİNTİ ve İADE... 8 SAĞLIK SİGORTASI... 8 BANKA HESAP... 9 OLS... 9 AKADEMİK ÜCRETLER KONAKLAMA KAYIT YENİLEME ve HARÇ BELGELER HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE Öğrenim Anlaşması Kabul Mektubu Banka Hesap Hibe Sözleşmesi (%70 Ödeme) Sigorta Vize OLS (1. sınav) HAREKETLİLİK SIRASINDA... 12

3 Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik Esnasında) Varış Teyidi (ArrivaL Form) OLS (Çevrimiçi Dil Kursu) HAREKETLİLİK SONUNDA Hibe Sözleşmesi (Nihai Ödeme) Transkript Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik Sonunda) Ayrılış Teyidi (Departure Form) OLS (2. sınav) Çevrimiçi Anket (Mobility Tool) ONLINE SİSTEM SİSTEME GİRİŞ BELGE İNDİRME BELGE YÜKLEME BELGE STATÜSÜ... 17

4 GENEL SÜREÇ NOMİNASYON AKADEMİK TANINMA KARŞI OKULA BAŞVURU DÖNÜŞ BELGELERİ VE İŞLEMLERİ (HAREKETLİLİK SONU) KABUL/RET ERASMUS DÖNEMİ (HAREKETLİLİK SIRASINDA) HİBE/VİZE (HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE)

5 BELGE VE İŞLEM ADIMLARI 1. NOMİNASYON 1.1 Nominasyon mektubunu sistemden; İndir İmzala Sisteme geri yükle 1.2 Nominasyon mektubunun ULİK tarafından karşı okula iletilmesi 2. KARŞI OKULA BAŞVURU 2.1 Başvuru koşullarını karşı okuldan öğren 2.2 Başvuru yap 3. KABUL 3.1 Kabul belgeni sisteme yükle 4. VİZE (vize ve hibe işlemler eş zamanlı olarak yürütülebilir) 4.1 Vize yazını ULİK ten teslim al 4.2 Vize başvuru koşullarını konsolosluktan veya aracı firmadan öğren 4.3 Vize başvurusu için randevu al 4.4 Vize başvurunu gerçekleştir 5. HİBE 5.1 %70 ÖDEME hibe belgelerini sisteme yükle 5.2 HAREKETLİLİK SIRASINDA belgelerini sisteme yükle 5.3 NİHAİ ÖDEME belgelerini yükle 6. AKADEMİK TANINMA 6.1 Transkriptini sisteme yükle 6.2 Transkriptin ULİK tarafından bölüme iletilmesi 6.3 Bölüm koordinatörünün akademik tanınma işlemini gerçekleştirmesi 6.4 Akademik tanınma sonucu, öğrencinin karşı okuldan aldığı derslerin MSGSÜ transkriptine işlenmesi ULİK ONAYLI YAZILAR Kargo Yazısı Dil Sınavı Notu Yazısı SGK Yazısı Dönem Uzatma Onayı Yazısı GEREKLİ OLMASI DURUMUNDA SİSTEMDEN İNDİRİLEBİLİR

6 SIKÇA SORULAN SORULAR Başvuru koşullarını nereden öğrenebilirim? Karşı okul; Web sitesi Uluslararası İlişkiler Ofisi Karşı kurum bilgi paketi BAŞVURU Başvurumu hangi yolla yapabilirim? Online Kargo E-posta KARŞI KURUMUN TALEP ETTİĞİ ŞEKİLDE Başvuru sonucumu nasıl öğrenebilirim? Başvuru sonucu; Direkt öğrenciye veya ULİK e E-posta yoluyla KARŞI KURUM TARAFINDAN BİLDİRİLİR Başvuru sonucumu ne zaman öğrenebilirim? Ne zaman? Okula göre değişiklik göstermekle birlikte; Genellikle son başvuru tarihi sonrası yaklaşık 2-4 hafta içinde Nadiren son başvuru tarihi öncesinde Yurtdışına çıkmadan önce Mümkün olduğu ölçüde erken DERS SEÇİMİ Ders listesine nereden ulaşabilirim? Karşı okul web sitesinden Karşı ofisten yoluyla talep ederek Karşı okul tarafından gönderilen bilgi paketi üzerinden Derslerimi nasıl seçeceğim? Karşı okuldan ders listesini al Öğrenim Anlaşması belgesini sistemden indir Mümkünse dersleri bölüm koordinatörünle birlikte seç o İmzala o MSGSÜ Bölüm Koordinatörüne imzalat o Karşı okula imzalat o Sisteme yükle

7 DERS SEÇİMİ Eşleşmesi planlanan dersleri kim belirleyecek? MSGSÜ Bölüm Koordinatörü Neden ders ekle-yapmam gerekir? Öğrenim anlaşmanızda güncelleme yapabilmeniz Yeni derslerinizin geçerli sayılabilmesi Döndüğünüzde akademik tanınma konusunda sorun yaşamamanız için Ne zaman? Öğrenim anlaşmasında her güncelleme yapıldığında DERS EKLE-SİL Nasıl? Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik Sırasında) belgesini sistemden indir Eklenen dersleri yaz, eklendi kutucuğunu işaretle Silinen dersleri yaz, silindi kutucuğunu işaretle o İmzala o MSGSÜ Bölüm Koordinatörüne imzalat o Karşı okula imzalat o Sisteme yükle Kabul belgem elime ulaştı, şimdi ne yapmam gerekiyor? Bkz. BELGE VE İŞLEM SÜRECİ madde 3.1 KABUL Kabul belgemde hangi tarihler yer almalı? Gün/Ay/Yıl formatında Faaliyetten faydalanacağınız dönem tarihleri Kabul edildim fakat kabul belgem elime ulaşmadı, ne yapmam gerekiyor? Lütfen öncelikle karşı okul ile iletişime geçiniz; E-posta Telefon Karşı okuldan geri dönüş alamıyorum, ne yapmalıyım? Lütfen e-posta ve/veya telefon yoluyla bir kez daha iletişime geçiniz En az 1 hafta bekleyiniz Belirtilenleri yaptığınız halde cevap alamıyorsanız lütfen ULİK i bilgilendiriniz

8 VİZE Vize başvuru koşullarını nereden öğrenebilirim? İlgili konsolosluktan Vize için ULİK ten almam gereken belge nedir? ULİK onaylı vize yazısı Vize yazısını alabilmek için ne yapmam gerekiyor? Kabul belgenizi sisteme yükleyiniz Vize yazım ne kadar süre içinde hazır olur? Kabul belgenizi sisteme yükledikten sonra ortalama 1 hafta içinde Vize yazıma nereden ulaşabilirim? Orijinal belgeye ULİK ofisinden Kopyasına online sistem üzerinden Vize başvuru sonucumu nereden öğrenebilirim? İlgili konsolosluktan veya aracı firmadan Hibe ödememi ne şekilde alacağım? İki taksit halinde; %70 ÖDEME NİHAİ ÖDEME Hibe belgeleri nelerdir? %70 ÖDEME NİHAİ ÖDEME Bkz. Online Sistem %70 ÖDEME sekmesi Bkz. Online Sistem NİHAİ ÖDEME sekmesi Hibe belgeleri ile ilgili detaylı bilgiye nereden ulaşabilirim? Bkz. BİLGİ SAYFASI Hibe hesaplaması için kullanılan belgeler? %70 ÖDEME NİHAİ ÖDEME Kabul Mektubu Varış Belgesi (Arrival Form) Ayrılış Belgesi (Departure Form) Transkript Karşı Üniversite HİBE Hibe ödeme süreci ne şekilde ilerliyor? Hibe belgelerinin öğrenci tarafından tamamlanması ULİK onayı ULİK tarafından gerekli hesaplamaların yapılması ULİK genel koordinatörü onayı Rektörlük onayı Hibe belgelerinin muhasebe birimine iletilmesi Muhasebe biriminin kontrol ve onayı Ödemenin muhasebe birimi tarafından bankaya iletilmesi Ziraat Bankası nın kontrolü ve onayı Ziraat Bankası ndan ilgili bankadaki öğrenci hesabına hibe transferi BU SÜREÇ ORTALAMA 3 HAFTA SÜRMEKTEDİR Hibemin hesabıma yatma durumunu nereden kontrol edebilirim? Hesabınızı aşağıdaki kanallardan biri üzerinden kontrol ederek Banka Şubesi İnternet Bankacılığı Müşteri Hizmetleri

9 HİBE HİBE KESİNTİ ve İADE Hibem ne zaman hesabımda olur? Hibe belgeleri sistem tarafından onayladıktan sonra Ortalama 3 hafta içinde 3 hafta geçmesine rağmen hibem hesabıma yatırılmadı, ne yapmalıyım? Sisteme yüklediğiniz tüm belgelerin ONAYLANDI olarak göründüğünden emin olunuz Euro hesabınızı kontrol ediniz ULİK i bilgilendiriniz Kesinti ve iade sebepleri nelerdir? %5 Zorunlu OLS sınavlarını gidiş öncesinde ve dönüşte almama %20 Aldığı kredilerin 2/3 ünden başarılı olamama Mobility Tool çevrimiçi katılımcı anketini doldurmama Tam İade Varış Belgesi (Arrival Form) Ayrılış Belgesi (Departure Form) Transkript BELGELERİNİN UYGUN ŞEKİLDE SİSTEME YÜKLENMEMESİ Kısmi İade Öğrencinin gittiği kurumdaki resmî tatil günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenimin devam etmesi gereken durumlarda 1 haftadan fazla süre ile misafir olduğu kurumdan (şehirden/ülkeden) ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılmaz. Daha önce ödeme yapılmış olsa bile bu süre için verilen hibenin iadesi talep edilir. SAĞLIK SİGORTASI Sağlık sigortamın kapsamı ne olmalı? Tüm eğitim dönemini kapsamalı Uygun sigorta kurumları hangileridir? Tüm özel sigorta şirketleri SGK SGK dan nasıl faydalanırım? SGK güvenceniz varsa Gideceğiniz ülkenin SGK anlaşması bulunuyorsa o Online sistemden ulaşabileceğiniz ULİK Onaylı SGK yazınız ile, o SGK ya bireysel olarak başvurunuz Vize ve hibe için aynı sigorta bilgilerini kullanabilir miyim? Evet

10 Hangi bankadan hesap açmalıyım? Türkiye de faaliyet gösteren herhangi bir banka uygun olmakla birlikte Ziraat Bankası hesabı olması tavsiye edilir (zorunlu değildir) Neden Ziraat Bankası? Kesinti oranlarını nereden öğrenebilirim? Üniversitemiz resmi banka hesabı Ziraat Bankası nda bulunmakta ve hibeler diğer bankalara Ziraat Bankası üzerinden transfer edilmektedir. Ziraat Bankası ndan diğer bankalara transfer edilen hibeler için, parayı Türkiye de iken çekmiş olsanız bile, kendi bankanız kesinti uygulamaktadır. Lütfen bankanız ile iletişime geçiniz BANKA HESAP En az kesinti için ne yapmalıyım? Mümkünse Ziraat Bankası ndan hesap açmak Hibenizi Türkiye den ayrılmadan önce bankadan çekmek En az kesinti uygulayan bankayı ve/veya bankacılık kanalını araştırmak Yurtdışındayken hibemi hesabımdan nasıl çekebilirim? Lütfen bankanız ile iletişime geçiniz (Yurtdışına çıkmadan önce konuyu bankanız ile mutlaka netleştiriniz) OLS (ÇEVRİMİÇİ DİL DESTEĞİ) Hibe için başka birine ait banka hesabı kullanabilir miyim? Sisteme yüklediğim banka hesap belgesi hangi bilgileri içermeli? OLS (Online Linguistic Support) nedir? Hangi diller için sunulmaktadır? Hayır Öğrenci adı soyadı Banka ve şube adı IBAN numarası Euro hesabı olduğu bilgisi Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır Almanca, Fransızca, Felemenkçe, İtalyanca, İngilizce, İspanyolca Çekçe, Danca (Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce, İsveççe, Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence, Slovakça, İrlandaca, Estonca, Letonca, Litvanyaca, Slovence ve Maltaca Hangi dil için faydalanacağım? Gideceğiniz kurumda öğrenim faaliyetini gerçekleştireceğiniz dilde faydalanabilirsiniz Hangi aşamalardan oluşur? Zorunlu 1. Sınav İsteğe bağlı çevrimiçi dil kursu Zorunlu 2. Sınav Zorunlu sınavlara nasıl ulaşırım? Kabul belgenizi sisteme yükleyiniz E-posta adresinize gönderilecek olan sınav bağlantısını kontrol ediniz İsteğe bağlı çevrimiçi dil kursuna nasıl ulaşırım? Zorunlu 1. Sınavı gerçekleştiriniz E-posta adresinize gönderilecek olan dil kursu bağlantısını kontrol ediniz Sınav sonuçlarıma nasıl ulaşırım? Sınavı tamamlayınız OLS sistemi tarafından e-posta adresinize gönderilecek olan sınav sonucu kontrol ediniz

11 AKADEMİK ÜCRETLER Gideceğim okul hangi ücretleri talep edebilir? Sigorta Oturma izni İndirimli ulaşım kartı Yemek Akademik malzemelerin fotokopisi Laboratuvar ürünlerinin kullanımı gibi çeşitli materyallerin kullanılması vb. Gideceğim okul hangi ücretleri talep edemez? Öğrenim ücreti Kayıt ücreti Sınav ücreti Laboratuvar ücreti Kütüphane ücreti Nerede konaklayabilirim? Karşı okulun yurdu (varsa) Özel yurtlar (mümkünse karşı okulun tavsiye edeceği) Ev/Oda KONAKLAMA Ödeme yaparken nelere dikkat etmeliyim? Depozito iade koşulları Resmi olmayan kurum veya kişilere önceden ödeme yapılmaması, öncesinde konaklayacağınız yerin görülmesi Kalacağım yeri gittikten sonra ayarlayabilir miyim? Gitmeden önce kalacağınız yeri belirlemeniz önemle tavsiye edilmekle blrlikte Mümkün olmaması durumunda ve zorunlu hallerde Gittikten sonra ayarlanabilir KAYIT YENİLEME ve HARÇ Kayıt yenilemem gerekiyor mu? Harç ödemem gerekiyor mu? Lütfen bağlı bulunduğunuz fakültenin enstitü /öğrenci işleri ile görüşünüz. Lütfen bağlı bulunduğunuz fakültenin enstitü /öğrenci işleri ile görüşünüz.

12 BELGELER Öğrenim Anlaşması Hareketlilik Öncesi Table A Karşı okuldan alınan dersler Öğrenci Karşı okul Table B Eşleşmesi planlanan dersler MSGSÜ koord. imza Kabul Mektubu Faaliyetten faydalanacağınız dönem aralığı Dil kursu tarihleri (varsa) Gün/Ay/Yıl formatında Banka Hesap Öğrenci adı soyadı Banka ve şube adı IBAN numarası Euro hesabına ait olduğu bilgisi HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE Hibe Sözleşmesi (%70 Ödeme) Kabul belgenizi yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz Banka hesap belgenizi yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz Sözleşmenizi sistemden; o İndiriniz, o İmzalayınız, o Sisteme geri yükleyiniz Sigorta Tüm eğitim dönemini kapsayan sigorta poliçenizi sisteme yükleyiniz Vize Tüm eğitim dönemiz boyunca geçerli vizenizi sisteme yükleyiniz OLS (1. sınav) Zorunlu Kabul belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz E-posta adresinize gelecek olan sınav daveti bağlantısını bekleyiniz Sınavı gerçekleştiriniz OLS tarafından PDF formatında e-posta adresinize gönderilen sınav sonucunu sisteme yükleyiniz

13 Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik Esnasında) Table A1 Table B1 Eklenen dersleri yaz Eklendi kutucuğunu işaretle Öğrenci Silinen dersleri yaz Silindi kutucuğunu işaretle Karşı okul Eklenen dersleri yaz Eklendi kutucuğunu işaretle MSGSÜ koord. imza Silinen dersleri yaz Silindi kutucuğunu işaretle HAREKETLİLİK SIRASINDA Varış Teyidi (ArrivaL Form) Gideceğiniz ülkeye ulaştıktan sonra Mümkün olan en kısa süre içinde Karşı ofise; o İmzalatınız, o Sisteme yükleyiniz OLS (Çevrimiçi Dil Kursu) İsteğe bağlı Sınavı tamamlayınız E-posta adresinize gönderilen kurs bağlantısını takip ediniz

14 Hibe Sözleşmesi (Nihai Ödeme) Arrival Form belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz Departure Form belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz Transkript Karşı Üniversite belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz Sözleşmenizi sistemden; o İndiriniz, o İmzalayınız, o Sisteme geri yükleyiniz Transkript Dönem sonunda ECTS kredi ve notları içerecek biçimde Karşı ofisten talep ediniz Sisteme yükleyiniz HAREKETLİLİK SONUNDA Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik Sonunda) Ayrılış Teyidi (Departure Form) Transkript alınması durumunda bu belgeye ihtiyaç yoktur İhtiyaç duyulması halinde transkript belgesi yerine kullanılabilir Table C Karşı okuldan alınan dersler Table D Eşleşmesi planlanan dersler Erasmus+ dönemi sonunda Gittiğiniz ülkeden ayrılmadan önce Karşı ofise o İmzalatınız, o Sisteme yükleyiniz Öğrenci Karşı okul imza OLS (2. sınav) 2. sınav Zorunlu E-posta adresinize gelecek olan sınav daveti bağlantısını bekleyiniz Sınavı gerçekleştiriniz OLS tarafından PDF formatında e-posta adresinize gönderilen sınav sonucunu sisteme yükleyiniz Arrival Form belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz Departure Form belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz Transkript Karşı Üniversite belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz Çevrimiçi Anket (Mobility Tool) Öğrenci yukarıdaki belgeleri sisteme yükler ULİK, Mobility Tool veri girişini yapar ve öğrenciyi bilgilendirir MT sistemi tarafından, öğrencinin e-posta adresine ÇEVRİMİÇİ ANKET gönderilir

15 ONLINE SİSTEM SİSTEME GİRİŞ

16 BELGE İNDİRME

17 BELGE YÜKLEME

18 BELGE STATÜSÜ