Microsoft Excel Formül Yazma Kuralları: 1. Formül yazmak için Formül Araç Çubuğu kullanılır, ya da hücre içerisine çift tıklanarak formül yazılır. 2. Formüller = eşittir işareti ile başlar. 3. Formüllerde hücrede bulunan sayı değeri yerine hücrenin adresi ( A1, A2 gibi) kullanılır. 4. Formüllerde kullanılan operatörler; Toplama + Çıkarma - Çarpma * Bölme / Sayının üssü ^ 5. Formüllerde kullanılan işleçler; Küçüktür < Büyüktür > Küçüktür ve eşittir <= Büyüktür ve eşittir >= Eşittir = Eşit değildir <> Hücre adresini sabitlemek için $ işareti kullanılır. $A$1 Satırı ve Sütunu sabitlemek için : $B$1 Satırı sabitlemek için : B$2 Sütunu sabitlemek için : $B2 Örnek : Operatörlerin yazılışları aşağıdaki tablodaki gibi ; Sonuçlar ise ; 6. Formüllerde kullanılan ayraçlar; Metin içeren ifadeleri ayırmak için kullanılır. Örnek : =EĞERSAY(A1:A10;"Takdir") Açıklama: A1 ve A10 hücreleri arasında değeri Takdir olan hücrelerin sayısını verir. ( ) Formülü gruplandırmak için kullanılır. Örnek : =2*A1+(A2+A3)/3 : Belli bir hücre aralığını seçmek için kullanılır. =B1:B5 B1 hücresinden başlayarak B5 hücresine kadar olan bütün hücreleri seçer. Hazırlayan : Selami DURSUN(Excel Programına Giriş Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-1
Microsoft Excel Formül Yazma Kuralları: Örnek-1 : =TOPLA(A1:A10) Açıklama: A1 hücresinden başlayarak A10 hücresine kadar olan bütün hücrelerdeki değerleri toplar. Örnek-2 : =ORTALAMA(A1:A10) Açıklama: A1 hücresinden başlayarak A10 hücresine kadar olan bütün hücrelerin ortalamasını alır. ; Farklı hücreleri seçmek için kullanılır. =A1;A10 Sadece A1 ve A10 hücresi seçilir. =A1;B5 Sadece A1 ve B5 hücresi seçilir. Örnek-1 : =TOPLA(A1;A10) Açıklama: Üstteki örnekte aralıktaki tüm hücrelere toplamaya dahil edilirken bu formülde; noktalı virgül işareti kullanıldığından dolayı sadece A1 ve A10 hücresindeki değerler toplanır. Örnek-2 : =ORTALAMA(A1;A10) Açıklama: Bu örnekte sadece A1 ve A10 hücresindeki değerlerin ORTALAMASI alınır. Aralıktaki diğer hücreler ortalamaya dâhil edilmez. Örnek formül yazımları; Formül sonuçları; Hazırlayan : Selami DURSUN(Excel Programına Giriş Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-2
FONKSİYONLAR Fonksiyon: Daha önceden tanımlanmış, kullanıcıdan aldığı verileri hesaplayarak tek bir sonuç üreten ve bu sonucu ekrana yazan komuttur. Fonksiyon dört parçadan oluşur; 1. = işareti 2. Fonksiyon adı 3. Parantezler 4. Argümanlar Excel de kayıtlı olan fonksiyonları görmek için Formül çubuğundan tıklanarak kayıtlı fonksiyonlar görüntülenir. Fonksiyon Ekle düğmesi Başlıca kullanılan fonksiyonlar; 1. TOPLA Fonksiyonu: Kullanılışı: Kullanıcının girdiği verileri toplayarak toplam sonucunu ekrana yazar. Birden fazla veri girişi yapılabilir. Örnek: =TOPLA(12;40;20+10;20/5) Farklı hücre adreslerini toplamak için ; noktalı virgül kullanılır. =TOPLA(Sayı1 ; Sayı2; Sayı3;.. ) Örnek: =TOPLA(A1;A4;B5;C2+D2;E5) Farklı değerleri veya hesaplamaları (;) noktalı virgül kullanarak birbirinden ayırmak gerekir. Belli bir hücre aralığını toplamak için ise (:) iki nokta üst üste işareti kullanılır. Hazırlayan : Selami DURSUN (Excel Fonksiyonlar Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-3
=TOPLA(Başlangıç hücresi: Bitiş Hücresi) Örnek: =TOPLA(C2:C7) C2 Hücresinden başlayarak C7 hücresine kadar olan bütün değerleri toplar. Başlangıç Hücresi (C2) Bitiş Hücresi (C7) 2. ORTALAMA Fonksiyonu: Kullanılışı: Kullanıcının girdiği verilerin ortalamasını alır. =ORTALAMA(Sayı1; Sayı2; Sayı3;..) =ORTALAMA(20;50;70) =ORTALAMA(A2;C5;B10) =ORTALAMA(Başlangıç hücresi : Bitiş Hücresi) =ORTALAMA(A1:A10) NOT: Eğer bir hücrenin değeri boş ise ortalamaya dahil edilmez. Eğer hücre ortalamaya dahil edilecekse değeri sıfır olmalıdır, boş bırakılmamalıdır. B2 hücresi boş ortalamaya dahil edilmemiş. Farklı hücre adreslerinin ortalamasını almak için (;) noktalı virgül kullanılır. =ORTALAMA(A1;B5;C2) Belirli bir hücre aralığının ortalamasını almak için (:) iki nokta üst üste işareti kullanılır. =ORTALAMA(B1:B10) Birden farklı alanların, değerlerin ve hücre adreslerinin ortalamasını almak için işlemler arasına (;) işareti konur. =ORTALAMA(A1:A5 ; B2:B10 ; C5 ; 100) B2 hücresi 0 değeri verilerek ortalamaya dahil edilmiş, sonuç farklı. Hazırlayan : Selami DURSUN (Excel Fonksiyonlar Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-4
3. MAK Fonksiyonu: Kullanışı: Belirtilen sayılar arasındaki EN BÜYÜK sayı değerini ekrana yazar. Belirli bir aralıktaki EN BÜYÜK sayı değerini hesaplamak için (:) iki nokta üst üste işareti kullanılır. Farklı hücre değerlerini yazmak için ise (;) noktalı virgül işareti kullanılır. =MAK(Sayı1;Sayı2;Sayı3;.) =MAK(Başlangıç Hücresi : Bitiş Hücresi ) Örnekler : =MAK(A2;B2) =MAK(A2:D2) 4. MİN Fonksiyonu: Kullanışı: Belirtilen sayılar arasındaki EN KÜÇÜK sayı değerini ekrana yazar. Belirli bir aralıktaki EN KÜÇÜK sayı değerini hesaplamak için (:) iki nokta üst üste işareti kullanılır. Farklı hücre değerlerini yazmak için ise (;) noktalı virgül işareti kullanılır. =MİN(Sayı1;Sayı2;Sayı3;.) =MİN(Başlangıç Hücresi : Bitiş Hücresi ) Örnekler : =MİN(A2;B2) =MİN(A2:D2) 5. YUVARLA Fonksiyonu: Kullanılışı; Ondalıklı bir sayının virgülden sonraki kısmının kaç basamak yuvarlanacağını belirtmek için kullanılır. =YUVARLA(Sayı; Ondalık basamak sayısı) =YUVARLA(3,5768989;2) -> Bu formülde virgülden sonra 2 basamak yuvarlatılma istenmektedir. Sonuç : 3,58 dir. YUVARLA fonksiyonu yarımdan sonraki değerleri YUKARIYA yuvarlarken, yarımdan önceki sayıları AŞAĞIYA yuvarlar. Hazırlayan : Selami DURSUN (Excel Fonksiyonlar Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-5
6. AŞAĞIYUVARLA Fonksiyonu: Kullanılışı; Ondalıklı bir sayının virgülden sonraki kısmının kaç basamak AŞAĞIYA yuvarlanacağını belirtmek için kullanılır. =AŞAĞIYUVARLA(Sayı; Ondalık basamak sayısı) =AŞAĞIYUVARLA(3,5768989;2) -> Bu formülde virgülden sonra 2 basamak aşağı yuvarlatılmıştır. 7. YUKARIYUVARLA Fonksiyonu: Kullanılışı; Ondalıklı bir sayının virgülden sonraki kısmının kaç basamak YUKARIYA yuvarlanacağını belirtmek için kullanılır. =YUKARIYUVARLA(Sayı; Ondalık basamak sayısı) =YUKARIYUVARLA(3,5768989;2) -> Bu formülde virgülden sonra 2 basamak aşağı yuvarlatılmıştır. Yuvarlama fonksiyonlarına örnek; NOT: Eğer ondalık kısım tamamen atılmak isteniyorsa basamak sayısı olarak sıfır değeri girilmelidir. Örnek: =YUVARLA(3,369876;0) Hazırlayan : Selami DURSUN (Excel Fonksiyonlar Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-6
Ondalıklı kısım iki basamak istenirse; Hazırlayan : Selami DURSUN (Excel Fonksiyonlar Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-7
EXCEL ŞARTLI DEYİM FONKSİYONLARI: 1. VE Fonksiyonu: Kullanılışı: =VE(Şart1; Şart2;Şart3; ) İçerisine yazılan şartlardan hepsinin gerçekleşmesi halinde sonuç DOĞRU, şartlardan herhangi birinin veya tamamının gerçekleşmemesi durumunda ise sonuç YANLIŞ olur. Sonucun doğru olabilmesi için mutlaka ve mutlaka içerisine yazılan bütün şartların gerçekleşmesi gerekir. Örn: Bir idarecinin nöbetçi öğrenciden istediği Ali VE Ayşe gelsin.. cümlesinde şartlardan her birinin gerçekleşmesine bağlı olarak sonuçları tabloda gösterelim. =VE(Ali= Geldi ;Ayşe= Geldi ) Şart1(Ali Gelsin) Şart 2 (Ayşe Gelsin) Sonuç Geldi Gelmedi YANLIŞ Gelmedi Geldi YANLIŞ Gelmedi Gelmedi YANLIŞ Geldi Geldi DOĞRU Tabloda görüldüğü üzere sonucun doğru olabilmesi için her iki şartın gerçekleşmesi (Ali ile Ayşe nin gelmesi) gerekiyor. Fonksiyon formülünü yazacak olursak ; =VE(Ali= Geldi ;Ayşe= Geldi ) Uygulama-1: Boy bilgisini değerlendirmek için yapılan uygulamalarda boy aralıkları fonksiyon içerisine yazılarak sonuçlar değerlendiriliyor. Hazırlayan : Selami DURSUN(Excel Şartlı Deyimler Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-8
Uygulama-2: Not aralıklarını kontrol eden bir uygulama.. 2. YADA Fonksiyonu: Kullanılışı: =YADA(Şart1; Şart2;Şart3; ) İçerisine yazılan şartlardan herhangi birinin gerçekleşmesi veya birkaçının gerçekleşmesi halinde sonuç DOĞRU, şartların tamamının gerçekleşmemesi durumunda ise sonuç YANLIŞ olur. Sonucun doğru olabilmesi için bir veya birkaç şartın gerçekleşmesi yeterlidir. Örn: Bir idarecinin nöbetçi öğrenciden istediği Ali YADA Ayşe gelsin.. cümlesinde şartlardan her birinin gerçekleşmesine bağlı olarak sonuçları tabloda gösterelim. =YADA(Ali= Geldi ;Ayşe= Geldi ) Şart1(Ali Gelsin) Şart 2 (Ayşe Gelsin) Sonuç Geldi Gelmedi DOĞRU Gelmedi Geldi DOĞRU Gelmedi Gelmedi YANLIŞ Geldi Geldi DOĞRU Tabloda görüldüğü üzere sonucun doğru olabilmesi için herhangi bir şartın veya şartlardan her ikisinin gerçekleşmesi yeterlidir. Fonksiyon formülünü yazacak olursak ; =YADA(Ali= Geldi ;Ayşe= Geldi ) Uygulama-1: Hazırlayan : Selami DURSUN(Excel Şartlı Deyimler Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-9
3. EĞER Fonksiyonu : Kullanılışı: Bir şartın gerçekleşmesi veya gerçekleşmemesi durumunda yapılacak işlemleri ekrana yazmak için kullanılır. Eğer şart doğruysa DOĞRU değeri, eğer şart yanlışsa YANLIŞ değeri ekrana yazar. İç içe birden fazla EĞER fonksiyonu kullanılabilir. =EĞER(Şart; Şartın doğru olması durumunda yapılacaklar ; Şartın yanlış olması durumunda yapılacaklar) =EĞER(ŞART; Olumlu Değerler ; Olumsuz Değerler) =EĞER(ŞART; DOĞRU DEĞER ; YANLIŞ DEĞER) NOT: Formülü yazarken metin içeren değerler çift tırnak içerisinde yazılmalıdır. =EĞER(B2>=50;"Geçti";"Kaldı") formülünde ; Şart -> Not>=50 Şart gerçekleştirildiğinde yazılacak değer -> GEÇTİ Şart gerçekleşmemesi durumunda yazılacak değer -> KALDI Örnek : Boyu 150 cm ve aşağısı olanlar için Kısa, 150 den büyük olanlar için Normal yazan Excel tablosunu oluşturalım. =EĞER(A2>150; Normal ; Kısa ) şeklinde veya biçimde yazılabilir. =EĞER(A2<=150; Kısa ; Normal ) şeklinde her türlü 4. EĞER Fonksiyonunun iç içe kullanılması: Birden fazla şartın sorgulanması gerektiğinde EĞER fonksiyonu iç içe kullanılır. Yani şart içerisinde, o şarta bağlı başka şartları da kontrol etmek istediğimizde iç içe EĞER fonksiyonunu kullanırız. Hazırlayan : Selami DURSUN(Excel Şartlı Deyimler Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-10
=EĞER(Şart1; Olumlu eğer ; EĞER(Şart2; Olumlu Değer ;EĞER(Şart3; Olumlu Değer ; Olumsuz Değer ))) Formülün yazımında en sonunda Olumsuz değer mutlaka belirtilmelidir. Yazdığımı her EĞER sorgulaması kadar formülün sonuna parantez işareti konmalıdır. Örnek: Not ortalamasını tek bir formül yazarak değerlendirelim Örnek Uygulama-1: Aşağıda verilen Excel tablosunda yaşı 26'dan küçük eğitim lisans olanlar ve erkek olanlar için "iş başvurunuz kabul edildi" açıklaması yazacak, şartlar uymuyorsa "iş başvurunuz kabul edilmedi" şeklinde açıklama yazılacak. Yazılacak olan formül: =EĞER(VE(C3="Lisans";B3<26;D3="Erkek");"İş başvurunuz, kabul edildi...";"iş başvurunuz kabul edilmedi ") şeklinde olacak. ŞART Olumlu Değer Olumsuz Değer : VE(C3="Lisans";B3<26;D3="Erkek") : "İş başvurunuz, kabul edildi..." : "İş başvurunuz kabul edilmedi " Örnek Uygulama-2: Aşağıdaki alacak-borç tablosunda tablodaki bilgilere bakarak alacaklıyız veya borçluyuz açıklamasını yazdıralım. Hazırlayan : Selami DURSUN(Excel Şartlı Deyimler Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-11
Formülde şart cümlesini yazarken dikkat etmeliyiz. Alacağımızdan borcumuzu çıkarırsak sonuç ortaya çıkar, eğer eksi (-) bir değer çıkarsa borçluyuz demektir. Ancak (+) bir değer çıkarsa alacaklıyız demektir. Değer sıfıra eşitse ne alacak, ne de verecek yok demektir. ŞART: Alacak-borç <0 ise yani B3-C3<0, Olumlu Değer: Borçluyuz Olumsuz Değer: Alacaklıyız Formülü şu şekilde değiştirirsek, sonucun sıfır olduğu durumlarda alacak da verecek de yok yazabiliriz. =EĞER(B3-C3<0;"Borçluyuz";EĞER(B3-C3=0;"alacak da verecek de yoktur";"alacaklıyız")) Örnek Uygulama-3: Aşağıdaki tabloda memleketi samsun olanlar için hemşehrimiz, olmayanlar için ise yabancı açıklamasını yazdıralım. =EĞER(B2="samsun";"Hemşehrimiz";"yabancı") şeklinde veya =EĞER(B2<>"samsun";"yabancı";"Hemşehrimiz") şeklinde yazılabilir. Örnek Uygulama-4: Hazırlayan : Selami DURSUN(Excel Şartlı Deyimler Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-12
Aşağıdaki tabloda amaç eşi çalışmayanlara bürüt maaş +100 tl kadar aile yardım yapılması. Eğer kişinin eşi çalışmıyorsa maaşına 100 TL aile yardımı eklenecek, eğer çalışıyorsa maaşı aynen kalacak hiçbir değişiklik olmayacak. Formülü =EĞER(C2="hayır";B2+100;B2) şeklinde yazabiliriz. ŞART : eşi çalışıyormu= hayır yani C2= hayır Olumlu Değer : maaş+100 yani B2+100 Olumsuz Değer : maaş değişmeyecek yani B2 Örnek Uygulama-5: Aşağıdaki örnekte medeni hali evli, 2 çocuğu olan ve eşi çalışmayan kişilere kira yardımı yapılacak, bu şartları taşımayanlara ise kira yardımı alamaz şeklinde açıklama yazılacak. medeni hali evli çocuk sayısı 2 ve üzeri kira yardımı alacak eşi çalışıyormu hayır şartlardan biri bile sağlamıyorsa "yardım alamaz" yazacak Formülü yazarken şartların hepsini taşıması istendiği için birden fazla olan şartlarımızı VE fonksiyonu içerisinde yazmamız gerekiyor. ŞARTlar: medeni hali =evli Çocuk sayısı >=2 Eşi çalışıyor mu? = hayır VE(B2="evli";C2>=2;D2="hayır") Olumlu değer : kira yardımı alacak Olumsuz değer: yardım alamaz 5. EĞERSAY fonksiyonu: Belli bir hücre aralığında belirtilen değerlerin sayısını verir. =EĞERSAY(Aralık ; Ölçüt) Hazırlayan : Selami DURSUN(Excel Şartlı Deyimler Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-13
Örnekler: =EĞERSAY(A1: A100 ; Takdir ) formülüyle A1 hücresinden A100 hücresine kadar olan bütün hücrelerde Takdir kelimesi yazan hücrelerin sayısını verir. =EĞERSAY(A1: A100 ; 100 ) formülüyle A1-A100 aralığında kaç tane 100 sayısı olduğunu hesaplar. =EĞERSAY(A1: A100 ; >50 ) formülüyle A1-A100 aralığında 50 den büyük değerlerin sayısını verir. =EĞERSAY(A1:A100; ">50")- EĞERSAY(A1:A100; ">=100") formülüyle A1-A100 aralığında 50-100 sayıları arasında kaç tane değer olduğunu hesaplar. Aralığa 50 ve 100 sayısı dahil değildir. 50 den büyük değerlerin sayısından 100 den büyük sayıların çıkarılması ile hesaplanır. 6. BOŞLUKSAY fonksiyonu: Belirtilen aralıktaki boş hücrelerin sayısını verir. =BOŞLUKSAY(A1:A100) 7. EBOŞSA fonksiyonu: Bir hücre eğer boş ise DOĞRU değerini, DOLU ise YANLIŞ değerini döndürür. =EBOŞSA(A1) Aşağıdaki örnek hücre boş bırakılırsa boş bıraktınız çeklinde açıklama yazdırabilirsiniz veya hücre içerisini boş bırakabilirsiniz.. =EĞER(EBOŞSA(B2);"boş bıraktınız";eğer(b2>=50;"geçti";"kaldi")) Eğer ortalama boş ise formülün olduğu açıklamayı boş bırakmak için ise =EĞER(EBOŞSA(B2);"";EĞER(B2>=50;"GEÇTİ";"KALDI")) şeklinde düzenleyebiliriz. Hazırlayan : Selami DURSUN(Excel Şartlı Deyimler Ders Notları ) 2014-İSTANBUL Sayfa-14