BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 (1) Bu yönetmeliğin amacı, Gaziantep Büyükşehir Belediyesi hedef ve ilkeleri doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili ve verimli kullanılması, yerel hizmetlerin dengeli dağılımının temin edilmesi, Gaziantep Büyükşehir Belediyesi tarafından sunulan hizmetlerde kalitenin artırılması ve hemşerilerimize çağdaş yaşamın gereklilikleri doğrultusunda hizmet vermek için; Özel Kalem Müdürlüğü çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu yönetmelik; Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü nün görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar. Dayanak MADDE 3- (1)Bu yönetmelik, 03.07.2005 tarihinde kabul edilen 5393 sayılı Belediye Kanununun15. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen; a) Başkan: Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanını, b) Başkanlık: Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarını, c) Belediye: Gaziantep Büyükşehir Belediyesini, ç) Birim: Özel Kalem Müdürlüğünü, d) Personel: Özel Kalem Müdürlüğü çalışanlarını, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Yönetim Teşkilat MADDE 5- (1) Özel Kalem Müdürlüğü doğrudan Büyükşehir belediye başkanına bağlıdır. Yönetim MADDE 6- (1) Özel Kalem Müdürlüğü nde sunulan hizmetler; bu yönetmelik hükümleri çerçevesinde, Özel Kalem Müdürü ve Müdürlük personeli tarafından düzenlenir ve yürütülür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Özel Kalem Müdürlüğünün Görevleri Özel Kalem Müdürlüğünün Görevleri MADDE 7 (1) Özel Kalem Müdürlüğünün görevleri şunlardır: a) Başkanlık Makamının randevularını planlamak, b) Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda günlük çalışma programını hazırlamak, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur. 72767782.YM.17/R.00/1.6
c) Başkanlık Makamının düzenli-verimli telefon haberleşmesini sağlamak, ç) Belediye Başkanının her türlü sözlü ve yazılı emirlerini, talimatlarını genelgelerini ilgili birimlere iletmek, duyurmak ve sonuçlarını takip etmek, d) Belediye Başkanı ile belediye birimleri arasında sağlıklı bilgi akışının program dahilinde yürütülmesini sağlamak, e) Belediye Başkanı ile Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni ile arasındaki koordinasyonu sağlamak. f) Özel Kalem Müdürlüğüne intikal eden haber, bilgi ve belgelerin en hızlı şekilde Başkana ulaştırmak, takibini yapmak ve sonuçlandırmak, g) Belediye Başkanının onayını gerektiren evrakları makama sunmak ve dağıtmak, ğ) Makama ziyaret için gelen konukları ağırlamak ve bu yönde gerekli tüm düzenlemeleri yapmak, h) Belediye Başkanın resmi yurt içi ve yurt dışı seyahatlerini düzenlemek, takibini yapmak, Başkanın ziyaretleri esnasında işlemlerin aksatılmadan yürütülmesini sağlamak, ı) GerektiğindeBaşkan adına ölüm, kutlama ve açılışlara çiçek göndermek veya bağışta bulunmak, i) Başkanlık Makamının emirleri ile Başkanlıkça yapılacak toplantıları düzenlemek, ilgililere duyurmak ve katılımlarını sağlamak, j) Talep edildiği taktirde Belediye Başkanının mesajlarını hazırlamak, k) Belediye Başkanın resmi ve özel yazışmalarını yürütmek, l) Halk günleri ve/veya diğer günlerde gelen vatandaşların taleplerini alarak, alınan bilgileri Belediye Başkanına rapor etmek, m) Başkanın mevzuatta belirlenen görev ve yetkilerin kullanılması için gerekli çalışmaları yürütmek,n) Başkana gelen davetiyeleri gün sırasına göre dökümünü yapıp, Başkana sunmak, o) Gelen telefonları not edip Başkana iletmek veya telefonları ilgili birimlere yönlendirmek, ö) Başkanın katılamayacağı davetlere yazılı veya sözlü bilgi vermek. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Özel Kalem Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları Özel Kalem Müdürünün Görevleri MADDE 8- (1) Şube Müdürlerinin görevleri şunlardır; a) Birim yöneticilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini yerine getirmek, b) İlgili mevzuat, Başbakanlık, ilgili Bakanlıklar ve Büyükşehir Belediye Başkanlığı, genelge, bildiri, prensip kararları ve talimatlar çerçevesinde, yöneticilik görevlerini yerine getirmek, c) Müdürlüğün çalışma ve usullerini kalite yönetim sistemi ve mevzuat uygulamalarına bağlı kalarak gözden geçirerek, Müdürlüğe bağlı birimlerin görevlerini etkinlikle yerine getirilmesi için yetkisi içindeki tedbirleri almak, yetkisini aşan hususlarda Büyükşehir Belediye Başkanlığından prensip kararları alınması hususunu üst makamlara intikal ettirmek, ç) Müdürlük faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek, d) Müdürlüğün işlevleri ile ilgili üst kademenin istediği raporları hazırlamak, bu raporları hazırlamak için inceleme ve araştırmalar yapmak, e) Başkan tarafından istenilen bilgileri temin için sorumlu olduğu bölümlerde iş bölümünü gerçekleştirmek, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur. 72767782.YM.17/R.00/2.6
f) Başkan tarafından düzenlenecek toplantılara iştirak etmek, istenilen bilgileri vermek, talimatlar almak, g) Müdürlüğün çalışma esaslarını gözden geçirerek planlayıp ve programlayarak, çalışmaların bu programlar uyarınca yürütülmesini sağlamak, ğ) Müdürlüğünce yapılan işlemleri ile kullanılan formların geliştirilmesi için inceleme ve araştırmalar yaparak, sonucunu Daire Başkanına bildirmek, h) Müdürlüğe havale edilen iş ve evrakların birim personeline havalesini yapmak ve gereğini sağlamak, cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak, ı) Müdürlükte en uygun personel dağılımını gerçekleştirmek, iş akışının aksamadan sürdürülmesini temin etmek, i) Müdürlüğünde çalışan personele üst makamların görüş, istek ve talimatlarını aktarmak, j) Yürütülen işlerin hatasız ve zamanında bitirilmesi için çalışmak, gerekirse bu konuda ilgili personeli uyarmak, k) Şube Müdürlüğünün faaliyetleri hakkında Daire Başkanı ve üst makamlara yazılı veya sözlü bilgi vermek, brifing dosyalarını hazırlamak, l) Birim iç kontrol ve kalite geliştirme ekiplerinde yer almak ve müdürlük hizmet kapsamında yer alan faaliyetleri planlamak, m) Gaziantep Büyükşehir Belediyesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından yayınlanan prosedür ve talimatları uygulamak ve ilişkili dokümanların birim personeli tarafından kullanılmasını sağlamak, n) Birim faaliyetlerine ilişkin tutulan kayıtların Standart Dosya Planına uygun olarak dosyalanmasını ve saklama süresince uygun koşullarda muhafaza edilmesini sağlamak, o) Birim faaliyetleri ile ilgili kalite yönetim sistemini oluşturmak, uygulanmasını sağlamak ve etkinliğini sürekli iyileştirmek, ö) Faaliyetlerine ilişkin bilgi ve kaynakların kullanım noktasında bulundurulması için gerekli olan düzenlemeleri yapmak, p) Birim tarafından sunulan hizmetler ile ilgili faaliyet raporları hazırlamak ve üst makama sunmak, r) Birim tarafından sunulan hizmetler ve belirlenen hedeflerin ile ilgili gerçekleşme durumlarını izlemek ve üst makama raporlamak, s) Şube Müdürlüğünün etkinlik alanı ve hizmet içi eğitim ile ilgili araştırmalar yapmak, yapılmış olanları izlemek ve personelin istifadesine sunmak, ş) Üst Makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri de yerine getirmek, Özel Kalem Müdürünün Yetkileri MADDE 9- (1) Özel Kalem Müdürünün yetkileri şunlardır; a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Büyükşehir Belediye Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar vermek, tedbirler almak ve uygulatmak, b) Görev alanına giren konularda, uygulamalarda ortaya çıkan mevzuat yetersizliği ve aksaklıklarla ilgili hususlarda inceleme ve araştırma yaparak, alınması gereken kanuni ve idari tedbirler konusunda Başkanlık Makamına tekliflerde bulunmak, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur. 72767782.YM.17/R.00/3.6
c) Bağlı bulunulan üst makamlara sunulmak üzere hazırlanan yazıları kendisine verilen yetki sınırları içinde incelemek, parafe veya imza etmek, ç) Sicil Disiplin Amiri olarak personeline mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını vermek, d) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapmak, rastlayacağı aksaklıkları gidermek, e) Emrinde görev yapan personelle ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek, mazeretine binaen bir güne kadar mazeretini vermek ve ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Daire Başkanı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak, görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etmek, f) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, Müdürlüğe tayin şartlarına haiz olan Müdürlerden birini ve personeli Müdürlüğe vekalet etmek üzere belirlemek ve Makamın Onayına sunmak, g) Birim faaliyetlerinin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi amacı ile kurum içi ve kurum dışı anket çalışmalarını başlatmak, ğ) Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşmek, h) Kalite hedeflerini belirlemek, revize etmek ve üst makama onaylatmak, ı) Görev ve sorumluluk alanında yer alan iş ve işlemlerin geliştirilmesine yönelik iyileştirme faaliyetlerini başlatmak. Özel Kalem Müdürünün Sorumlulukları MADDE 10- (1) Özel Kalem Müdürünün sorumlulukları şunlardır; a) Belediye mevzuatı, göreviyle ilgili sair mevzuat ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden; yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu Daire Başkanına, Başkanlık Makamına karşı sorumludur. b) Müdürlükte yürütülen faaliyetlerin Gaziantep Büyükşehir Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite Yönetim Sistemi ile uyumlu bir şekilde yürütülmesinden, Yönetmelik, Yönerge, Prosedür, Talimat ve Rehberlerin uygulanmasından, sonuç ve faaliyet raporlarını hazırlamak ve duyurmaktan Daire Başkanı ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna karşı sorumludur. BEŞİNCİ BÖLÜM Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları Özel Kalem Büro Sorumlusu Görev ve Sorumlulukları MADDE 11-Özel Kalem Büro Sorumlusu aşağıdaki görevleri yerine getirir; a) Başkanlık işlerinin plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlamak. b) Bürosundaki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personelini denetlemek. c) Özel Kalem Müdürünün talimatı doğrultusunda konuşma metinlerini hazırlatmak. ç) Müdürlüğe gelen giden evrakların, dosyaların diğer belgelerin kayıt havale dosyalama işlemlerini yürütmek. d) Başkanlığa ve Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak ilgililere aktarmak. e) Personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütmek. f) Kendisine direkt bağlı bulunan Memurların çalışmasına nezaret etmek. g) Başkanlık Taşınır İş ve İşlemlerini yürütmek. Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur. 72767782.YM.17/R.00/4.6
ğ) Başkanlık Posta ve Kargo İş ve İşlemleri yürütmek. h) Başkanlık ödeme iş ve işlemleri yürütmek. ı) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde bu hususta işlem yapmak. i) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapmak ve memurları vasıtasıyla yaptırmak. Yaptığı iş ve işlemlerle ilgili kayıtları uygun koşullarda tasnif etmek, ihtiyaç duyulması halinde erişilebilir olmasını sağlamak ve süresince muhafaza etmek, j) Amirince verilen diğer görevleri yerine getirmek, görevlerini yerine getirirken, 1- Biriminde yürütülmekte olan iş ve işlemler hakkındaki bilgilerin izinsiz olarak kurum dışında paylaşılması, gizli olmasa bile evrak ve işlemlerin sonuçlarına ait bilgi verilmesi ve açıklamada bulunulmasından, 2- İşini yerine getirirken kullandığı araç gereç ve ekipmanı uygun şekilde kullanmaktan, korumaktan, herhangi bir zarar vermemekten ve bir sonraki kullanım için sürekli hazır bulundurmaktan, 3- Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Kalite Yönetim Sistemine uygun bir şekilde yerine getirilmesinden amirlerine karşı sorumludur. Metin Yazarının Görev ve Sorumlulukları MADDE 12- Metin Yazarı aşağıdaki görevleri yerine getirir; a) Başkanın talimatı doğrultusunda konuşma metinlerini hazırlamak, b) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yürütmek, c) Yaptığı iş ve işlemlerle ilgili kayıtları uygun koşullarda tasnif etmek, ihtiyaç duyulması halinde erişilebilir olmasını sağlamak ve süresince muhafaza etmek, ç) Amirince verilen diğer görevleri yerine getirmek, görevlerini yerine getirirken, 1- Biriminde yürütülmekte olan iş ve işlemler hakkındaki bilgilerin izinsiz olarak kurum dışında paylaşılması, gizli olmasa bile evrak ve işlemlerin sonuçlarına ait bilgi verilmesi ve açıklamada bulunulmasından, 2- İşini yerine getirirken kullandığı araç gereç ve ekipmanı uygun şekilde kullanmaktan, korumaktan, herhangi bir zarar vermemekten ve bir sonraki kullanım için sürekli hazır bulundurmaktan, 3- Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Kalite Yönetim Sistemine uygun bir şekilde yerine getirilmesinden amirlerine karşı sorumludur. Büro Personeli Görev ve Sorumlulukları MADDE 13- (1) Büro Personeli aşağıdaki görevleri yerine getirir; a) Yürüttüğü hizmetler için lüzumlu her türlü makine, kitap, dergi, büro eşyası, kırtasiye malzemesi vb. talep ve temin etmek, dağıtımını yapmak, dosyaların tanzimi ve yazışmaların yapılmasını takip etmek, demirbaş kayıtlarını tutmak, personelin özlük işlerini yapmak ve takip etmek, b) Gelen ve giden evraklarının kaydını tutmak, amirlerine sunmak ve ilgili yerlere dağıtımını yapmak, Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur. 72767782.YM.17/R.00/5.6
c) Süreli yazıların süresi içerisinde cevaplandırılması için gerekli takibi yapmak ve lüzumu halinde amirlerini bilgilendirmek, ç) Tutulan evrakların düzenli bir şekilde dosyalanmasını, arşivlenmesini ve korunmasını sağlamak, d) Kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerin yazılı müracaatlarını Büyükşehir Belediye Başkanlığı ndan veya bağlı birimlerden gelen evrakları kayıt altına almak ve amirlerine sunmak, e) Kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilere gidecek evrakların takibini sağlamak, f) Yazışmaları belli aralıklarla izleyerek işlerin zamanında mevzuata ve amirlerin talimatına uygun olarak sonuçlanmasını sağlamak, g) Görevli olduğu birimde iş bölümü esaslarına göre yetkilerince verilen işleri incelemek ve gerekli işlemleri yapmak, ğ) Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak, işgücü zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek, h) Yaptığı iş ve işlemlerle ilgili kayıtları uygun koşullarda tasnif etmek, ihtiyaç duyulması halinde erişilebilir olmasını sağlamak ve süresince muhafaza etmek, ı) Amirince verilen diğer görevleri yerine getirmek, görevlerini yerine getirirken, i) Biriminde yürütülmekte olan iş ve işlemler hakkındaki bilgilerin izinsiz olarak kurum dışında paylaşılması, gizli olmasa bile evrak ve işlemlerin sonuçlarına ait bilgi verilmesi ve açıklamada bulunulmasından, j) İşini yerine getirirken kullandığı araç gereç ve ekipmanı uygun şekilde kullanmaktan, korumaktan, herhangi bir zarar vermemekten ve bir sonraki kullanım için sürekli hazır bulundurmaktan, k) Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Kalite Yönetim Sistemine uygun bir şekilde yerine getirilmesinden amirlerine karşı sorumludur. ALTINCI BÖLÜM Son Hükümler Yürürlük MADDE 14- (1) İşbu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. MADDE 15- (1) Bu yönetmelik, Büyükşehir Belediye Meclisince onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 16- (1) Bu yönetmelik hükümlerini, Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür. Büyükşehir Belediye Meclisinin,... tarih ve... sayılı kararı ile uygun bulunmuştur. 72767782.YM.17/R.00/6.6