RESMİ YAZIŞMA KURALLARI Öğr. Gör. Cumhur ERDÖNMEZ
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
RESMİ YAZIŞMA YÖNETİMİ Kamu kurum ve kuruluşlarında Resmi Yazışmalar Başbakanlıkça hazırlanan 02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik esaslarına göre yürütülmeye başlanmıştır.
Üniversitemiz EBYS sisteminde yazı karekterini, Times New Roman 12 olarak belirlemiştir.
Resmi Yazıların Bölümleri Başlık Sayı ve evrak kayıt numarası Tarih Konu Gönderilen makam İlgi Metin İmza Onay Ekler Dağıtım Paraf Koordinasyon Adres Gizli yazılar İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı Sayfa numarası Aslına uygunluk onayı
Başlık Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
Başlık Ancak, bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir. Bağlı İdare Örneği T.C. HAZİNE MÜSTEŞARLIGI Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü T.C. BAŞBAKANLIK Hazine Müsteşarlığı Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü Başlığın yazımında DETSİS'te yer alan başlık kayıtları esas alınır.
ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ YAZIŞMA ÖRNEKLERİ
E-Yönerge de Başlık Üniversitemiz ve bağlı birimlerinden çıkan yazıların başlıklarında, ilk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ, Üçüncü satıra ise ilgisine göre İç Denetim Birimi, bağlı akademik birimler ile Genel Sekreterlik ve Sekreterliğe bağlı Müdürlük ve ilgili Daire Başkanlıkları ve Hukuk Müşavirliği, adı küçük harflerle ortalanarak koyu tonda yazılacaktır. T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
A-BAŞLIK ÖRNEKLERİ REKTÖRLÜK MAKAMI VE REKTÖR YARDIMCILARI Özel Kalemleri tarafından kullanılacak başlık; Resmi yazılarda (T.C.) yazısının sol tarafına Üniversite logosu kullanılacaktır. T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ
GENEL SEKRETERLİK BİRİMİ tarafından kullanılacak başlık; T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Genel Sekreterlik
DAİRE BAŞKANLIKLARI tarafından kullanılacak başlık; T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Daire Başkanlığı
GENEL SEKRETERLİĞE DOĞRUDAN BAĞLI BİRİMLER (Müdürlük, Koordinatörlük, Eğitim Merkezi vb.) tarafından kullanılacak başlıklar, kendi yapılarına uygun olarak yazılacaktır. T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü
- FAKÜLTELERİN kullanacakları başlıklar; a) Fakülte içi ve dışına gönderilecek yazılarda; T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ...Fakültesi Dekanlığı
Bölüm Başkanlığı tarafından yazılan yazılarda; T.C.... FAKÜLTESİ DEKANLIĞI.. Bölüm Başkanlığı
ENSTİTÜLERİN kullanacakları başlıklar; a) Enstitü içi ve dışına gönderilecek yazılarda; T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ...Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü
Anabilim Başkanlığı tarafından yazılan yazılarda; T.C. SOSYAL BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ..Anabilim Dalı Başkanlığı
YÜKSEKOKULLARIN ve MESLEK YÜKSEKOKULLARININ kullanacakları başlıklar; T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ...Yüksekokulu/ Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü
Bölüm Başkanlığı tarafından yazılan yazılarda; T.C...YÜKSEKOKULU/ MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜ..Bölüm Başkanlığı
ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZLERİNİN kullanacakları başlıklar; T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Merkezi Müdürlüğü
REKTÖRLÜĞE BAĞLI KURULAN BÖLÜMLERİN kullanacakları başlıklar; T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ..... Bölümü Buraya kadar başlıkları tanımlanan Fakülte/ Enstitü/ Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulları, isterlerse daha alt birimleri adına ve birim dışına gönderilmemek üzere başlıklı kağıt türetebilirler.
Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Belgelerde sayı bulunması zorunludur. "Sayı:" sırasıyla; DETSİS'te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur.
Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına "E." ibaresi konularak yazılır. (Örnek: 69471265-902-E.4752) Bu belgelerde sayı bilgisine belge üst verisinde veya belge üzerinde yer verilir.
Sayı Örnek T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ Personel Daire Başkanlığı 2.Satır boşluk Sayı : 69471265-902-00536/3678 23.10.2014 Konu: Personel Alımı 69471265: T.C. Devlet Teşkilatı Numarası 902: Standart Dosya Planı Kodu 00536: Birim Evrak Bölümü Kayıt Numarası 3678: Genel Evrak Bölümü Kayıt Numarası Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına "E." ibaresi konularak 9471265-902-E.4752 örnekteki gibi yazılır.
Tarih Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde yer alabilir. Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir. Örnek: 01.09.2016, 04/09/2016 Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz. Örnek: 10 Ekim 2016, 09 OCAK 2016
E- Belgede Tarih Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerde tarih bilgisine belge üst verisinde veya belge üzerinde yer verilir. Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır.
Konu "Konu:" yan başlığı, "Sayı:" yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satır "Konu:" yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır. T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ Personel Daire Başkanlığı 2.Satır boşluk Sayı : 69471265-902-00536/3678 23.03.2016 Konu : Personel Alımı
Gönderilen Makam Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.
Gönderilen Makam Örneği İdare Biriminin Belirtilmemesi Durumu BAŞBAKANLIĞA ADALET BAKANLIĞINA BAŞBAKAN YARDlMClLIĞlNA (Sayın Adı SOYADI) İdare Biriminin Belirtilmesi Durumu BAŞBAKANLIĞA (Dış İlişkiler Başkanlığı) İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) ANKARA VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü)
Gönderilen Makam İdare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi, uzun olması halinde birden fazla satıra yazılabilir. Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne "Sayın" kelimesinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır.
Adres Bilgisine, Kişi Adına ve Unvanla Yer Verilmesi Durumu Muhatabın Adresine Yer Verilmesi Durumu: YURTDIŞI TÜRKLER VE AKRABA TOPLULUKLAR BAŞKANLIĞINA Oğuzlar Malı. Mevlana Bulvarı No: 145 06520 Balgat - Çankaya/ANKARA TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİNE Dumlupınar Bulvarı No: 252 Eskişehir Yolu 9. km 06530 ANKARA Muhatabın Gerçek Kişi Olması Durumu Sayın Adı SOYADI Türk Dil Kurumu Başkanı Sayın Adı SOYADI Erzurum Malı. 1324. Sokak No: 27113 06555 Cebeci-Çankaya/ ANKARA
Gönderilen Makam Örneği Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir. Ancak, ilgili başbakan yardımcısının ya da bakanlığın bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlarda belge, söz konusu başbakan yardımcısı ya da bakanlık aracılığıyla gönderilir. Bağlı İdare Örneği: DEVLET PERSONEL BAŞKANLIĞINA İlgili İdare örneği: SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIGINA TÜRKİYE PETROLLERİ ANONİM ORTAKLIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE İlişkili İdare Örneği: KAMU İHALE KURUMU BAŞKANLIĞINA
Gönderilen Makam Örneği İdare tarafından gerekli görüldüğü hallerde dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne "DAĞITIM YERLERİNE" ibaresi yazılabilir. DAĞITIM YERLERİNE
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEKLERİ ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Personel Daire Başkanlığı) REKTÖRLÜK MAKAMINA (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı) ÇANAKKALE VALİLİĞİNE (İl Sağlık Müdürlüğü) ÇANAKKALE TİCARET ve SANAYİ ODASI BAŞKANLIĞINA
KARAYOLLARI 7.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNE ÇANAKKALE Sayın Yrd. Doç. Dr. Ahmet OKUMUŞ Yıldız Mah. Güneş Apt. 5/10 17050 Kepez/ ÇANAKKALE
T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Tıp Fakültesi Dekanlığı 2 satır Sayı : 50200903-204.02/Evrak kayıt numarası 03/03/2014 Konu : Tıpta Uzmanlık Sınavı 2-4 satır Sayın Prof. Dr. Yılmaz YILMAZ Darülaceze Cad. Nadide Sok. Sesa Plaza No:30 Kat:3 ŞİŞLİ-İSTANBUL 2 satır İlgi : Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği 2 satır Metin..
Metin Metin, "İlgi'' ile "İmza" arasındaki kısımdır. İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur. Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır. Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. İhtiyaç duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir. Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir.
Bitiş Cümlesi
İmza ya Örnek....... 2-4 satır boşluk. İmza Adı SOYADI Başkan
İmza Türleri Asaleten İmza (Genel Sekreter) Vekâleten İmza (Genel Sekreter V.) Adına İmza (Genel Sekreter a.) Onay İmza (OLUR) Çift İmza Kurul İmzası Kısa İmza (Paraf) (NA )
Adına ve Vekaleten İmza Belgeyi, imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren "Başbakan a.", "Bakan a.'\ "Müsteşar a.", "Vali a.", "Belediye Başkanı a." veya "Rektör a." biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz. Belge vekaleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekalet olunan makam "Müsteşar V.", "Vali V., "Belediye Başkanı V." veya "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır.
İmza Örnekleri İmza Adı SOYADI Bakan a. Müsteşar İmza Adı SOYADI Rektör a. Rektör Yardımcısı Vekalet Durumunda İmza Örneği: İmza Adı SOYADI Rektör V.
ÖRNEK: (Yetki devri için) (imza) Yrd. Doç. Dr. Adı-Soyadı Müdür a. Müdür Yardımcısı ÖRNEK :(Vekalet için) (imza) Prof. Dr. Adı-Soyadı Dekan V.
İki Yetkilinin Birlikte İmzaladığı Belge Örneği Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır. Ayhan YÜCEL Fakülte Sekreteri Prof. Dr. Mustafa ÖZKAN Dekan
İkiden fazla yetkilinin birlikte imzaladığı belge örneği Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Prof. Dr. Mahmut AK Prof. Dr. Mustafa ÖZKAN Aliye YÜCE Rektör Dekan Fakülte Sekreteri
Ek Belgede ek olması halinde "Ek:" başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olması durumunda "Ek:" başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa "Ek:" başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir Örnek: Ek: 1-2-...
Bir Adet Ek Ek: Kararname Sureti (3 sayfa) Ek örneği Birden Fazla Ek Olması Durumu: Ek: 1- Tüzük Taslağı (2 sayfa) 2- CD (1 adet) Ek in Liste Olarak Düzenlenmesi Durumu: Ek: Ek Listesi (1 sayfa)
EK LİSTESİ Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada "EK LİSTESİ" başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir.
EK LİSTESİ ÖRNEGİ KALKINMA BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı EK LİSTESİ 1- İlgi (a) Yazı Sureti (3 sayfa) 2- İlgi (b) Yazı Sureti (5 sayfa) 3- İlgi (c) Yazı Sureti (2 sayfa) 4- Kalkınma Bakanlığı2011-2015 Stratejik Planı (1 adet) 5- Kalkınma Bakanlığı2014 Yılı Performans Programı (1 adet) 6- Kalkınma Bakanlığı 2013 Yılı Faaliyet Raporu (I adet)
Ek Konulmadı Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda "Ek konulmadı" ya da "Ek-... konulmadı" ifadesi yazılır. Ek: 1. Rapor ( Sayfa) 2. Disket ( Sayfa) DAĞITIM Adalet Bakanlığına İçişleri Bakanlığına (Ek 1 konulmadı) Dış işleri Bakanlığına (Ek konulmadı) Ulaştırma Bakanlığına (Ek 2 konuldu)
Dağıtım Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. "Dağıtım:" başlığı, ek varsa "Ek:" bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar "Gereği:" kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise "Bilgi:" kısmına yazılır. "Gereği:" kısmı "Dağıtım:" başlığının altına, "Bilgi:" kısmı ise "Gereği:" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. "Bilgi:" kısmı yoksa muhatap adları doğrudan "Dağıtım:" başlığının altına yazılır.
Dağıtım Örneği Ek: 1- Genelge (3 sayfa) 2- Rapor (2 sayfa) DAĞITIM: Gereği: Çanakkale Tıp Fakültesi Başhekimliğine Bilgi: Çanakkale Tıp Fakültesi Dekanlığına
DAĞITIM LİSTESİ Dağıtımlı belgeler dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada "DAĞITIM LİSTESİ" başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir
DAĞITIM LİSTESİ T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı DAĞITIM LİSTESİ Adalet Bakanlığına Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına Dışişleri Bakanlığına İçişleri Bakanlığına Maliye Bakanlığına
Dağıtım Örneği DAĞITIM: Gereği: Maliye Bakanlığına Bilgi: Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğine DAĞITIM: 81 il valiliğine
Olur Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır. Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR" ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.
Olur Örneği. İmza Adı Soyadı İdareyi Geliştirme Başkanı OLUR 01/01/2011 İmza Adı SOYADI Başkan
Olur Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle olura katılabilir. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile "OLUR" ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde yazılır.
PARAF Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.
Paraf Örneği 02.01.2014 Mali Hizmetler Uzmanı : Adı SOY ADI (Paraf) 03.01.2014 Daire Başkanı : Adı SOY ADI (Paraf) 03.01.2014 Başkan : Adı SOY ADI (Paraf) 06.01.2014 Müsteşar Yardımcısı : Adı SOYADI (Paraf) 06.01.2014 Müsteşar : Adı SOY ADI (Paraf)
Koordinasyon. İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak "Koordinasyon:'' yazılır ve iş birliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
Koordinasyon Örneği OLUR (Tarih) İmza ADI SOYADI Müsteşar 18.04.2014 Başbakanlık Uzmanı : Adı SOYADI (Paraf) Koordinasyon: 18.04.2014 Bilgi İşlem Başkanı : Adı SOYADI (Paraf) 18.04.2014 Devlet Arşivleri Genel Müdürü : Adı SOYADI (Paraf)
Adres (İletişim Bilgileri) İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.
İLETİŞİM BİLGİSİ ÖRNEKLERİ İletişim Bilgisi Bölümünde Bir Kişiye Yer Verilmesi: Başbakanlık Merkez Bina 06573 Bakanlıklar-ANKARA Bilgi için: Adı SOY ADI Telefon No: (O 3 12) 123 45 67 Faks No: (O 3 12) 123 45 68 Unvan e-posta: gigm@basbakanlik.gov.tr İnternet Adresi: ww w.basb akanlik.gov.tr Telefon No: (0 312) 123 45 70 İletişim Bilgisi Bölümünde Birden Fazla Kişiye Yer Verilmesi: Başbakanlık Merkez06573 Bakanlıklar-ANKARA Bilgi için: Adı SOY ADI Adı SOY ADI Telefon No: (O 312) 122 26 26 89 Faks No: (0 312) 122 26 99 Unvan Unvan e-posta: kkm@basbak.gov.tr İnternet Adresi: www.basik.gov.tr Telefon No: (0312) 123 45 70 (0312) 123 45 70
Gizli yazılar Gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemlere ilişkin olarak ilgili mevzuatta belirtilen hükümler uygulanır.
GİZLİ YAZILAR GİZLİ (Başlığın Üst tarafı) T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Tıp Fakültesi Dekanlığı Sayı : 50200903-903.05.01/Evrak kayıt numarası 03/03/2016 Konu : Yıllık izin ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Personel Daire Başkanlığı) İlgi : a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız b) 25/02/2014 tarihli ve 185 sayılı yazımız.. GİZLİ (Adres kısmının üst tarafı)
İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
TEKİT YAZISI ÖRNEGİ T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı ACELE Sayı :72131250-805.99-682/1254 22/01/2013 Konu : Tekit Yazısı... BAKANLIĞINA İlgi : 18.03.2014 tarihli ve 721-805.84/8 sayılı yazımız İlgi yazımıza beş gün içinde cevap verilmesi hususunda gereğini tekiden rica ederim. İmza
Gizli, ivedi ve günlü yazılar, tekit yazısı GİZLİ İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı (Başlığın Üst tarafı) T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Tıp Fakültesi Dekanlığı İVEDİ Sayı : 50200903-903.05.01/Evrak kayıt no 03/03/2016 Konu : Yıllık izin ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Personel Daire Başkanlığı) İlgi : a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız.. GİZLİ (Adres kısmının üst tarafı)
Sayfa numarası Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).
Aslına uygunluk onayı Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkartılması halinde, örneğin uygun bir yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması halinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine "BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır.
Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler Kayıt kaşesi İdareler, fiziksel ortamda alınan belgeler için gelen evrak kaydında kullanacakları kaşede; belgenin Kayıt sayısı, tarihi, saati, havale edilecek yer ibareleri bulunur. Kaşe üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.
Yazıların gönderilmesi Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Yazıların gönderilmesi Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Yazıların gönderilmesi Dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.
İÇ ZARF ARKA
İÇ ZARF ÖN
T.C. BAŞBAKANLIK Strateji Geliştirme Başkanlığı Tarih Sayı DIŞ ZARF
EBYS DE YAPILAN HATALAR EBYS sisteminin kullanılmaya başlanmasıyla birlikte, sistemin kullanıcıları olarak bizler bir takım şekil, yazım hataları vb. sorunlarla karşı karşıya kaldık. Sistem kullanıcılarından kaynaklanan bazı eksiklikler zaman içerisinde giderilecektir. Ancak, bu süre zarfında yapılan hatalı uygulamaların geri dönüşü olamayacaktır. Karşılaşılan eksiklikler veya hatalar dan bazılarını söylemek gerekirse;
EBYS DE YAPILAN HATALAR Yazıya verilen "Standart Dosya Planı Kodu" doğru seçilmelidir. Desimal kodu ile konu kısmına yazılan yazılara dikkat edilmelidir. Örneğin, kurumiçi görevlendirmelerinde kullanılan 903.07.01 Desimal kodu konu kısmına "kurumiçi" şeklinde çıkmaktadır. Konu kısmında kurumiçi kelimesi silinerek yerine kurumiçi görevlendirme talebi yazılabilir. Standart dosya planı kodu verilince otomatik olarak konu kısmına bu kodun karşılığın yazıyor. Kod karşılığı konuyu açıklayıcı bilgi olmayabilir, bu kısmı silerek konuyu yeniden oluşturabilirsiniz.
Yazılara gerçekten kod bulunamadıysa, diğer kodunu kullanabilirsiniz. Ancak konu kısmındaki diğer yazısını düzeltmeden yazıyı gönderirseniz, yazının konu kısmı diğer olarak gider, bu dosyayı nasıl saklayacağız T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ Personel Daire Başkanlığı Sayı : 69471265-902-00536/3678 23.10.2014 Konu: Diğer
Dosyaların saklama süreleri birbirinden farklı olduğu için bu sorun ileri ki yıllarda ciddi sorunlar yaratabilecektir.
Sabırla dinlediğiniz için hepinize teşekkür ederim.