1. AMAÇ Bu Prosedürün amacı; AVACERT e Yönetim sistemi belgesi almak üzere başvuru yapan firmaların tetkiklerinin yapılması için gerekli metotları ISO/IEC 17021:2011 ve Referans TURKAK dökümanlarına göre oluşturmaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Başvuruda bulunan kuruluşun tetkik sürecinde yapılacakları kapsar. Belgelendirme Müdürü detayındaki faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur. 3. TANIMLAR Tetkik Ekibi: Belgelendirme faaliyeti ile ilgili olarak, kuruluşların yönetim sistemini, ilgili standardına göre inceleyip değerlendirmek üzere atanmış, kuruluşumuz tetkik görevlileri arasından seçilen, kuruluşumuz çalışma esaslarına uygun olarak görev yapan ve geçici olarak teşkil edilen ekiptir. Tetkik ekibindeki görevlilerin sayısı, kuruluşun büyüklüğüne, ürün, proses çeşitliliğine ve ilgili standarda göre değişebilir. Gerekli görülen durumlarda, sektör ile ilgili bir veya birden fazla Teknik Uzman, tetkik ekibi içinde yer alabilir. Gözlemci(ler): Tetkik ekibine eşlik eden fakat tetkik sürecini ya da sonucunu etkilemeyen kişiler. Gözlemciler müşteri kuruluşun üyeleri, danışmanlar, akreditasyon kurumu tanık personeli, düzenleyiciler ya da kanunen yetkilendirilmiş başka kişiler olabilir. Rehber(ler): Tetkik işlemini kolaylaştırmak için müşteri tarafından görevlendirilen kişi(ler)dir. Rehber(ler) tetkik prosesine ya da sonuçlarına müdahale etmez. Rehber(ler)in sorumlulukları; İlgili birim ile temasın/irtibatın kurulmasını sağlamak ve mükalatları zamanlamak -Kuruluşa veya kuruluş sahasın belli özel yerlerinin ziyaretini ayarlamak -Saha emniyet ve güvenliği prosedürüne dair kurallara tetkik ekibince uyulmasını sağlamak -Kuruluş adına tetkike tanıklık etmek -Tetkikçiye istediği bilginin vermek ve açıklığa kavuşturmak Majör Uygunsuzluk: Standard şartlarının tamamen karşılanmaması veya sistemin çökmesine sebep olabilecek eksik uygulamalar. Belirli sayıda minör hataların toplam etkisinin sistemi çökertecek nitelikte olması.yönetim Sistemi Standardının bir veya daha fazla şartının yerine getirilmemesi, Müşterinin yönetim sisteminin amaçladığı sonuçları gerçekleştirilme kabiliyeti hakkında önemli bir şüphe durumunun oluşması. Majör uygunsuzluklar takip tetkiki gerektirir Minör Uygunsuzluk: Standard maddelerinden herhangi birinin veya alt başlıklarının yeterli olarak tanımlanmaması, yeterli ve sistematik olarak uygulanmaması veya sistemin sağlıklı çalışmasını etkileyecek eksiklik ve aksaklıkların olmasıdır. Minör uygunsuzluklar için takip tetkiki gerektiği tetkik ekibi tarafından önerilmemişse, bu uygunsuzlukların giderilip giderilmediği doküman ve kayıtların incelenmesi ile de kontrol edilebilir. Gözlem: Tetkik ekibinin bir sonraki tetkik de yardımcı olması veya kuruluşun sistemini iyileştirmesi amacıyla belgelendirmeye esas yönetim sistemi ile ilgili olumlu veya olumsuz görüşlerdir. Bir sonraki tetkik de kontrol edilir. Belgelendirme Komitesi: Genel Müdür tarafından atanan ve kuruluşumuz belgeleri ile ilgili raporları değerlendirerek belgelendirme ile ilgili tüm kararları almaya yetkili komitedir. Birleşik Tetkik (ISO 9001-ISO 14001): Hem Kalite Yönetim Sistemi(KYS) hem de Çevre Yönetim Sistemini(ÇYS) paralel yürüten kuruluşlarda gerçekleştirilen eş zamanlı Tetkiklerdir. 1.Aşama Tetkiki: 2.Aşama Tetkikin planlanmasına yardımcı olmak amacıyla Müşteri/Firmanın YS nin Tetkik edilebilir olup olmadığının belirlenmesi amacıyla masa başında veya sahada gerçekleştirilen değerlendirme. (doküman kontrol, başvuru bilgileri doğruluğu, çalışma ortamı alt yapı vs.) PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 1 / 12
2.Aşama Tetkiki (Belgelendirme Tetkiki): Yönetim Sistemi nin belirlenen standarda uygun olup olmadığının, etkin şekilde geliştirilip geliştirilmediğinin ve kuruluşun Politikasına uygunluğunun belirlenmesi amacıyla yapılan sistematik değerlendirme. Dış Kaynaklı Kullanım: Belgelendirme kuruluşu adına belgelendirme faaliyetlerinin bir kısmını sağlamak için başka bir taşeron kuruluşa verme Özel Tetkik: Kapsam genişletme için yapılan tetkikler ve kısa süreli tetiklerdir. (Şikâyet ve itiraz durumunda yapılan tetkik, firma bünyesinde meydana gelen değişiklikler içn yapılan tetkik, belgelendirmeyi askıya alma, geri çekme veya kapsamını daraltma-genişletme için yapılan tetkik.) Geçici Alan: Şantiyeler gibi geçici alanlar, (ör: inşaat şantiyeleri) alan nerede olursa olsun alanın idaresi organizasyonun yönetim sisteminin kontrolü altındadır ve örneklendirme bazında belgelendirme sürecinin bir parçası olarak değerlendirmeye tabi olabilirler. Bu gibi alanlar, düzenli gözetim tetkikleri sırasında görevli tetkikçi tarafından değerlendirilir ve geçici is alanlarına belge verilmez. Multi-Site (Çoklu Şube): Bir organizasyonun kontrolü altındaki faaliyetlerin gerçeklestirildiği, bağlantılı ve ortak hammadde depoları, yan ürün, son ürün ve atıl malzeme ve faaliyetlerde kullanılan herhangi bir malzeme veya altyapının da dâhil olduğu tüm alanlar multi-site (çoklu şube) kapsamına girebilir. Ayrıca Multi-Site (çoklu şube) kuruluşların tek bir yasal unvana sahip olma zorunlulukları yoktur yalnız bütün alanlar (site lar) yasal bir kontratla merkeze bağlı olması gerekmektedir, Belgelendirmenin kapsamı, yukarıdaki alan tanımına atfen, tetkik öncesi ziyaret sırasında müşteri ile görüşülür. 4. UYGULAMA 4.1.Ön Tetkik Müşteri talebi doğrultusunda sistem belgelendirme hazırlıklarının yeterliliğini kontrol etmek amacıyla yapılan tetkiklerdir. Ön tetkikler, belgelendirme tetkikinden bağımsızdır ve belgelendirme tetkik gün sayısını hiçbir şekilde etkilemez. Ön tetkiklerin süresi, kuruluşun büyüklüğü ne olursa olsun bir baş tetkikçi ile bir gün olarak sınırlıdır ve bir günlük tetkik ücreti alınır. Ön tetkik sonucunun olumlu olması hiçbir şekilde belgelendirme tetkikinin olumlu olması anlamına gelmez. Ön tetkik neticesinde müşteri ile belgelendirme tetkik tarihi için mutabakata varılır. Tetkikte müşteri talebine göre standardın belli maddelerine daha fazla süre ayrılabilir, gerekirse bazı maddeler tetkik dışı bırakılabilir. Planlamada müşteri talebi dikkate alınır. Ön tetkiklerde, özellikle; Yönetimin gözden geçirmesi, iç tetkikler, düzeltici/önleyici faaliyetler, müşteri şikâyetleri, dokümantasyon, sürekli iyileştirmeye yönelik uygulamalar dikkate alınmalıdır. Ön tetkik sonrasında Ön Tetkik Formu doldurulur, bir kopyası kuruluşa gönderilir. 4.2.İlk Belgelendirme Tetkiki ISO 9001 KYS ilk belgelendirme tetkikleri, Aşama 1 ve Aşama 2 şeklinde olmak üzere iki aşamalı olarak gerçekleştirilir. 4.2.1 Aşama 1 Tetkiki Aşama 1 denetimi firmanın yönetim sistemini uygulamaya başlamasından en erken iki ay sonra gerçekleştirilebilir. Aşama 1 denetimi, TÜRKAK R 40.05 rehberindeki NACE kodlarına göre belirlenen risk faktörü tablosuna göre müşteri sahasında ya da masa başında yapılabilir. Masa başı denetimi orta ve düşük risklerde ofiste gerçekleştirilir.masa başı denetim yapılacak ise ; kuruluştan ekstra bilgiler istenir. Masa başı denetimlerinde uygunsuz-luk bulunması durumunda baş denetçi kararı ile Aşama 1 denetimi sahada gerçekleştirilebilir. Masa başı yapılan denetim sonucu müşteriye bildirilir. Tespit edilen uygunsuzluklara yönelik olarak firmanın ger-çekleştireceği düzeltici faaliyetleri firma 15 gün içinde bildirmekle yükümlüdür. Aşama 1 tetkikinin firma sahasında yapılması durumunda, denetim hazırlanan bir denetim planı ile kuruluşa duyurulur. Aşama 1 tetkikinde açılış ve kapanış toplantısı ile ilgili tutanak tutulması ve denetim raporu PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 2 / 12
yazılması zorunludur. Denetim; açılış toplantısı, denetimin gerçekleştirilmesi, denetim ekibi değerlendirme toplantısı ve kapanış toplantısı aşamalarından oluşur. Açılış Toplantısında; denetimin amacı, kapsamı, kullanılacak metot ve prosedürler ile taslak denetim planı görüşülür. Denetimin gerçekleştirilmesi; kuruluş yönetim sisteminin müracaat edilen standarda, kapsama ve oluşturulan dokümantasyona göre kabul edilebilir bir şekilde uygulanıp uygulanmadığının teyidi için karşılıklı görüşmeler, dokümanların ve kayıtların örnekleme metoduyla incelenmesi, ilgili alanlarda çalışmaların ve şartların gözlemlenmesi suretiyle yapılır. Denetim Ekibi, denetim sonucunda elde edilen bulguları gözden geçirir. Standard şartlarından ve kuruluş dokümantasyonundan kaynaklanan uygunsuzluklar tespit edilir ise her bir uygunsuzluğu tanımlayan ayrı ayrı Uygunsuzluk Raporu hazırlar. Kapanış Toplantısı, denetim sonunda, Denetim Heyeti ile kuruluşun üst yönetimi, Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimlerin sorumluları ile yapılır. Toplantıda Baş Denetçi yapılan denetimin olumlu ve/veya olumsuz sonuçlarını, varsa uygunsuzluk raporuna kaydedilen uygunsuzlukları anlaşılacak şekilde sunar. Denetim Heyetinin hazırladığı rapor son karar olmayıp Belgelendirme Komitesine görüş niteliğindedir. Denetimi gerçekleştirmenin güçlüğü anlaşılırsa, baş denetçi bunun nedenlerini kuruluş Yönetim Temsilcisine bildirir ve denetimi durdurarak tutanak düzenler. Uygunsuzluk Raporlarında tespit edilen uygunsuzluğun sınıfı belirtilir. Denetim Ekibi, uygunsuzlukları Majör (Büyük) ve Minör (Küçük) olmak üzere iki sınıfta değerlendirebilir. Uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler yerine getirilmeden Aşama 2 denetimine geçilemez. Denetim Raporu ve ekleri Denetim Ekibi ve Kuruluş Yönetim Temsilcisi tarafından uygunsuzlukların kabul edildiğini göstermek üzere karşılıklı imzalanır. Kuruluşun imzadan imtina etmesi durumunda baş denetçi kendi imzası ile bir tutanak hazırlayarak denetim sonucu görüşünü ihtiva eden raporu Belgelendirme Komitesine sunar. Konuyla ilgili Belgelendirme Komitesi kararı Kuruluşa bildirilir. Kuruluşun karara itirazı, takip eden 15 gün içerisinde yapılırsa itiraz değerlendirilmek üzere ilgili İtiraz Komitesine sunulur. Aşama 1 denetim sonuçlarını içeren rapor firmaya bildirilir. Aşama 1 ile Aşama 2 tetkikleri arası planlama süresi maksimum 6 aydır. Aşama 1 tetkiki sırasında bulunan uygunsuzluklar ile ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, aşama 2 tetkiki öncesinde tamamlanmalıdır. Aşama 1 raporunu müşterinin imzalaması uygunsuzlukları kapatacağına dair teyit sayılır. Düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirildiği doğrulanmadan aşama 2 tetkiki yapılmaz. Aşama 1 denetiminin amacı ; a) Firma kapsamının ve proses akışının yerinde doğrulanması, b) Lokasyonun ve sahaya özgü koşulların değerlendirilmesi, c) Uygunluk, yasal şartlar ve düzenleyici unsurlarla ilgili kapsam, d) Prosesler, lokasyonlara göre ihtiyaç duyulan bilgilerin toplanması, e) Altyapı ve proses şarları ile ilgili tanımlamaların incelenmesi, f) İç tetkik ve YGG nin etkili bir şekilde planlanmakta ve yerine getirilmekte olup olmadığının ve yönetim sisteminin uygulama seviyesinin, müşteri kuruluşun Aşama 2 tetkiki için hazır olup olmadığının değerlendirilmesi, etkinliğinin kontrol edilmesi, g) Gidecek tetkikçilerin firma kapsamına göre kontrolünün yapılması, firmanın sistem kurulumu mantığının standarda uygunluğunun gözden geçirilmesi, h) Aşama 2 kaynaklarının sağlanmasını gözden geçirmek ve müşteri kuruluş ile Aşama 2 tetkikinin detaylarını görüşmek, i) Başvuran kuruluşun prosesleri ve yönetim sisteminin yeterli kavramasının teminiyle Aşama 2 tetkikinin planlanmasına odaklanılmasının sağlanmasıdır. 4.2.2 Aşama 2 Tetkikleri Aşama 2 tetkiki, belgelendirilecek kuruluşun uygulamalarının ilgili standart ve sistem dokümanlarına göre uygunluğu tespit etmek ve sistemin etkinliğini / sürekliliğini değerlendirmektir. PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 3 / 12
Belgelendirilecek kuruluşun kalite yönetim sistemi belgesi alıp alamayacağının belirlenmesi amacı ile referans standardın tüm maddelerinin ve alt maddelerinin uygulamalarının, hüküm ifade eden dokümanların şartlarının ve başvuru yapılan kapsamın tüm uygulamalarının SAHADA incelendiği bir tetkiktir. Denetim Planının ve Ekibinin onaylanmasının ardından belirlenen tarihte firmada Aşama 2 denetimi gerçekleştirilir. Firma, belgelendirme tetkiki gerçekleştirilmeden önce asgari olarak, sistemin işletildiğine dair kayıtlar ile iç tetkiklerin ve yönetim gözden geçirmelerin yapılmış olduğuna dair kayıtları tutmalıdır. Aşama 2 denetimi, Denetim Planına göre yürütülür. Denetim; açılış toplantısı, denetimin gerçekleştirilmesi, denetim heyeti değerlendirme toplantısı ve kapanış toplantısı aşamalarından oluşur. Açılış Toplantısında; denetimin amacı, kapsamı, kullanılacak metot ve prosedürler ile taslak denetim planı görüşülür. Aşama 2 tetkikinde, Aşama 1 tetkikinde tespit edilen unsurlar ve varsa uygunsuzluk veya gözlemler dikkate alınır Ve bulgulara tetkik raporunda yer verilir. Firmanın ilgili yönetim sistem prosedürleri, daha sonraki tetkiklerde, tetkik ekibi tarafından kullanılmak üzere saklanması için firmaya teslim edilir. AVACERT, Belgelendirilecek kuruluşa ait sistem dokümantasyonu olarak el kitabı, prosedürler, organizasyon şeması ve genel doküman listesini firmadan istemektedir. Denetimin gerçekleştirilmesi; kuruluş yönetim sisteminin müracaat edilen standarda, kapsama ve oluşturulan dokümantasyona göre kabul edilebilir bir şekilde uygulanıp uygulanmadığının teyidi için karşılıklı görüşmeler, dokümanların ve kayıtların örnekleme metoduyla incelenmesi, ilgili alanlarda çalışmaların ve şartların gözlemlenmesi suretiyle yapılır. Eğer Denetimi gerçekleştirme esnasında denetimi gerçekleştirme güçlüğü anlaşılırsa, baş denetçi bunun nedenlerini kuruluş Yönetim Temsilcisine bildirir ve denetimi durdurarak tutanak düzenler. Denetim Ekibi, denetim sonucunda elde edilen bulguları gözden geçirir. Standart şartlarından ve kuruluş dokümantasyonundan uygunsuzluklar tespit edilir ise her bir uygunsuzluğu tanımlayan ayrı Uygunsuzluk Raporu hazırlar. Uygunsuzluk Raporlarında tespit edilen uygunsuzluğun sınıfı belirtilir. Denetim Heyeti, uygunsuzlukları Majör (Büyük) ve Minör (Küçük) olmak üzere iki sınıfta değerlendirebilir. Majör Uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler yerine getirilmeden ve takip denetimi yapılarak doğrulanmadan belge verilme kararı alınamaz. Minör uygunsuzluklar için takip denetimi gerektiği denetim ekibi tarafından önerilmemişse, bu uygunsuzlukların giderilip giderilmediği doküman ve kayıtların incelenmesi ile de kontrol edilebilir. Minör uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler yerine getirilmeden belge verilme kararı alınamaz. Ayrıca Denetim Ekibi gözlemlerini de raporlar. Doğrudan standart ya da müşteri dokümantasyonu ile ilişkilendirilemeyen fakat önleminin alınmaması durumunda, minöre dönüşebilecek tespitler gözlem olarak adlandırılır ve denetim raporunda belirtilir. Belgelendirme tavsiyesi yapılmasına engel değildir. Uygunsuzluk Raporlarında, Düzeltici Faaliyetlerin kapsamı ve tamamlama süreleri Kuruluş Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenir. Aşama 2 tetkiklerinde bulunan minör uygunsuzluklarla ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, en geç bir hafta içinde tespit edilerek ANADOLU BELGELENDİRME ye bildirilmelidir. Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin sonuçları da en çok 1 ay içinde ANADOLU BELGELENDİRME ye bildirilmelidir. Aşama 2 tetkiklerinde bulunan majör uygunsuzluklarla ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, en geç bir hafta içinde tespit edilerek ANADOLU BELGELENDİRME ye bildirilmelidir. Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin sonuçları da en çok 3 ay içinde ANADOLU BELGELENDİRME ye bildirilmelidir. Denetim Raporu ve ekleri Denetim Ekibi ve Kuruluş Yönetim Temsilcisi tarafından uygunsuzlukların kabul edildiğini göstermek üzere karşılıklı imzalanır Kuruluşun imzadan imtina etmesi durumunda baş denetçi kendi imzası ile bir tutanak hazırlayarak denetim sonucu görüşünü ihtiva eden raporu Belgelendirme Komitesine sunar. Konuyla ilgili Belgelendirme Komitesi kararı Kuruluşa bildirilir. Kuruluşun karara itirazı, takip eden 15 gün içerisinde yapılırsa itiraz değerlendirilmek üzere ilgili İtiraz Komitesine sunulur. PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 4 / 12
Kapanış Toplantısı, denetim sonunda, Denetim Ekibi ile kuruluşun üst yönetimi, Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimlerin sorumluları ile yapılır. Toplantıda Baş Denetçi yapılan denetimin olumlu ve/veya olumsuz sonuçlarını, varsa uygunsuzluk raporuna kaydedilen uygunsuzlukları anlaşılacak şekilde sunar. Denetim Heyetinin hazırladığı rapor son karar olmayıp Belgelendirme Komitesine görüş niteliğindedir. Aşama 2 denetiminde denetim ekibi bütün delilleri ve bulguları aşağıdaki konularda gözden geçirmeli, uygulama ve etkinliğin değerlendirmesi yapılmalı ve sonuçlar üzerinde anlaşmaya varmalıdır. Aşama 2 tetkikinde en az aşağıdaki maddeler kontrol edilir; a) KYS standardının veya diğer hüküm ifade eden dokümanın tüm şartlarına uygunluk hakkında bilgi ve kanıt, b)kys standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanlar ile tutarlı hedef ve performans izlenmesi, ölçülmesi, raporlanması ve gözden geçirilmesi, c) Yasalara uyum durumu, d) Proseslerinin operasyonel kontrolü, e) İç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi, f) Politikalar için yönetimin sorumluluğu, g) Politikalar, hedef ve amaçlar, personelin yetkinliği, prosesler, prosedürler, performans verileri. Uygunsuzlukların kapatılmasına müteakip baş denetçi denetim dosyasını belgelendirme komitesine iletir. Belgelendirme komitesi kararı ile belgenin yayınlanmasına karar verilir. Denetim raporları müşteriye ulaştırılır. 4.3. Gözetim Tetkikleri Gözetim Denetimleri, belgeli kuruluşun Aşama 2 denetim tarihinin son günü temel alınarak en az yılda bir kez incelenmesidir. İnceleme Yönetim Sisteminin tümünü veya bölümlerini kapsayabilir. Gözetim Denetimlerinin sayısı müşteri talebi, ulaşan müşteri şikâyetleri, Gözetim Denetimi sırasında bulunan uygunsuzluğun derecesine göre veya Denetim Ekibinin belirttiği şekilde artırılabilir. Gözetim tetkikinden once ve tüm tetkiklerden önce müşteri kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişikliklerde (Unvan, adres, yeni şube açılması, iflas, üretimin veya hizmetin durması, Yasal, Ticari veya kuruluşun statüsü veya mülkiyeti, Kuruluş ve Yönetim (Kilit Yönetici (Firma Üst Yönetimi, Yönetim Temsilcisi ve Teknik Kadrodaki Yönetici), Karar Alma), İletişim Adresi ve Sahalar, Belgelendirilmiş Yönetim Sistemi altındaki işlemlerin kapsamı (yeni projeler, yeni şantiye, adres, personel, çalışan sayısı), Yönetim sistemi ve proseslerdeki büyük değişiklikler, dokümanlarda değişiklik vs..) varsa ANADOLU BELGELENDİRME yi zamanında bildirmekle yükümlüdür. Bu tip değişiklik söz konusu ise 1 ay öncesinden bildirmek zorundadır. Eğer firmada bu tür bir değişiklik var ise denetim programı revize edilir. Yok ise daha önce hazırlanan denetim programına göre denetçi atamaları yapılır. Başvuru esnasında yapılan denetim programında bir değişiklik yapılması gerekiyorsa (denetçi ve tarih değişikliği) bu durumda denetim programı revize edilir. Gözetim denetimleri için kuruluşlardan gelen erteleme talepleri, gerekçesi belirtilmiş olmak kaydı ile geçici durumlar için (Örneğin Fuar, Konferans, İş Gezisi, Yoğun İş Yükü, Geçici Sağlık Sorunları, Geçici Olarak Üretim ve Hizmetin Durması gibi ) en fazla 3 aya kadar, mücbir durumlar için (Örneğin doğal afetler, ekonomik kriz, terörist faaliyetler, ağır sağlık sorunları, v.b. durumlarda) en fazla 6 aya kadar erteleme yapılabilir. Erteleme durumunda yapılan gözetim denetimine ait tarih, bir sonraki denetim tarihini bağlamaz. Denetimin gerçekleştirilmesi, raporlanması ve uygunsuzlukların kapatılması ve takibi Aşama 2 denetiminde olduğu gibi gerçekleştirilir. Fakat sistemin tümüyle denetimini gerektirmez. Bir belge kullanma döneminde (3 yıl) en az 2 gözetim denetimi yapılır. Bu süre içinde referans standardın tüm maddeleri en az 1 kez incelenir. Her gözetim denetiminde belgelendirilmiş yönetim sistemi standardının şartlarını karşıladığına olan güven sürdürülmelidir. Gözetim faaliyetleri,belgelendirilmiş müşterinin yönetim sisteminin,verilen belgenin esas alındığı standartla ilgili belirli şartları sağladığının tayini için saha tetkiklerini içerir. Diğer gözetim faaliyetleri aşağıdaki bilgileri içerebilir. a) AVACERT tarafından, belgeli müşteriye, belgelendirme ile ilgili hususlar hakkında sorular sorulmasını, PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 5 / 12
b) Müşterinin işlemleri hakkında (örn. promosyon materyali, web sitesi) beyanlarının gözden geçirilmesi, c) Müşteriden dokümanları ve kayıtları sağlamasını istemesi (kağıt ve elektronik ortam üzerinde), d) Belgelendirilmiş müşterinin performansının diğer yollarla izlenmesi. Gözetim denetimlerinde aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur; a) İç tetkikler ve yönetimin gözden geçirmesi, b) Önceki tetkik de belirlenen uygunsuzluklar için gerçekleştirilen faaliyetlerin gözden geçirilmesi, c) Şikâyetlerin değerlendirilmesi, d) Belgelendirilmiş müşterinin hedeflerine ulaşması ile ilgili yönetim sisteminin etkililiği, e) Sürekli iyileştirmeyi amaçlayan planlanmış faaliyetlerin gelişmesi, f) Devam eden operasyonel kontrol, g) Değişikliklerin gözden geçirilmesi ve h) Belgelendirme işaretlerinin (Logo) ve/veya diğer atıfların kullanımı. ISO 9001 gözetim tetkiklerinde, 7. Ürün Gerçekleştirme maddesi altında seçilen en az bir proses veya Baş Tetkikçinin belirleyeceği standart maddeleri incelenir. Her gözetim tetkikinde incelecek diğer standart maddeleri, Aşama 2 Tetkik Raporunda belirtilmiştir. Ayrıca, ISO 9001 gözetim tetkiklerinde, a. Kuruluşun hedeflerini gerçekleştirme açısından yönetim sisteminin etkinliği b. Herhangi bir ihlal olduğunda bunun yönetime bildirilme sisteminin çalıştırılması özellikle incelenmelidir: Bir önceki denetimde tespit edilmiş ve yerinde doğrulama yapılmadan kapatılmış uygunsuzlukların yerinde doğrulaması, marka,logo ve sertifika kullanımının kontrolü, gözetim denetimi sırasında gerçekleştirilir. Yerinde doğrulama sonucu uygunsuzluk bulunursa denetim ekibi tarafından uygunsuzluk raporunda majör uygunsuzluk olarak değerlendirilir ve firma uygunsuzlukla ilgili takip denetimine bırakılır. Uygunsuzlukların belirtilen tarihlerden önce kapatılamaması durumunda firmanın belgesi Belgelendirme Komitesinin kararı ile askıya alınır. Firmaya durum yazı ile bildirilir. Tüm uygunsuzlukları belirtilen tarihlerden önce kapatan firmaların belgelerinin geçerliliklerinin devamına belgelendirme komitesi tarafından karar verilir. Denetim raporları müşteriye ulaştırılır. Gözetim tetkikinde varsa- tespit edilen uygunsuzluklar ve diğer tetkik bulgularını içeren, Aşama 2 Tetkik Raporu oluşturulur ve müşteriye iletilir. Gözetim tetkiklerinde bulunan minör uygunsuzluklarla ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, en geç bir hafta içinde tespit edilerek ANADOLU BELGELENDİRME ye bildirilmelidir. Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin sonuçları da en çok 1 ay içinde ANADOLU BELGELENDİRME ye bildirilmelidir. Gözetim tetkiklerinde bulunan majör uygunsuzluklarla ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, en geç bir hafta içinde tespit edilerek ANADOLU BELGELENDİRME ye bildirilmelidir. Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin sonuçları da en çok 3 ay içinde ANADOLU BELGELENDİRME ye bildirilmelidir. Bir önceki tetkik de tespit edilen ve doküman veya kayıt incelenmesi ile kapatılan minör uygunsuzluklar giderilmemiş ise majör uygunsuzluğa çevrilerek Aşama 2 Tetkik Raporu düzenlenir ve (1) bir ay sonra takip tetkik gerçekleştirilir. Söz konusu uygunsuzluk kapatılmış ise belgenin geçerliliğinin devamı, kapatılmamış ise belgenin askıya alınması yönünde karar verilmesi için öneride bulunulacağı ifade edilir ve alınan karar kuruluşa bildirilir. 4.4. Belge Yenileme Tetkiki Belge yenileme denetimi, sistem belgesinin geçerlilik süresi (3 yıl) sona ermeden firmaları yeniden belgelendirmek için yapılan denetimlerdir. Belge geçerlilik süresi baz alınarak Belge bitişinden 2-3 ay öncesine Denetim Planlanması sağlanır. İlk belgelendirme denetimi ve yeniden belgelendirme denetimi arasındaki veya iki yeniden belgelendirme denetimi arasındaki zaman Aralığı 3 yılı geçmemelidir. Firma cevap vermez ya da belge devamını talep etmez ise, belge geçerlilik süresi sonunda belge geçerliliğini kaybeder. PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 6 / 12
Belge yenileme saha tetkiki sırasında; iç ve dış kaynaklı değişiklikler ışığında, kendi bütünlüğü içerisinde yönetim sisteminin etkinliği, yönetim sisteminin etkinliğinin belgelendirme kapsamıyla sürdürüle gelen ilgisi ve buna uygulanabilirliği, toplam performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkinliği ve iyileştirilmesini sürdürmeye yönelik gösterilmiş taahhüt, yönetim sisteminin işletilmesinin organizasyonun politika ve hedeflerine ulaşmasında katkı sağlayıp sağlamadığına dikkat edilmelidir. Belge yenileme tetkiki, kuruluşun geçmiş performansı ve zayıf noktaları da dikkate alınarak, belgelendirme tetkiklerinde incelenen tüm konular incelenecek şekilde uygulanır. Başvuru işlemleri ve Planlama faaliyetleri sanki firmaya ilk defa belgelendirme yapılıyormuş gibi gerçekleşir. Belge yenileme denetimi, kuruluşun yönetim sisteminde, kuruluşta veya kuruluş yönetim sisteminin işletildiği içeriklerde (örn: mevzuat değişiklikleri vb) gibi önemli değişiklikler için ayrı bir aşama 1 denetimi gerektirebilir. Aşama 1 denetimi Belgelendirme Müdürü tarafından gerekli görülürse belgelendirme denetiminde gerçekleştirilen süreç uygulanır. Aşama 1 denetimi gerekli görülmüyorsa belgelendirme denetiminde Aşama 2 den itibaren uygulanan süreç takip edilir. Yeniden belgelendirme denetiminin planlanması, denetçilerin atanması, denetimin gerçekleştirilmesi, denetimin raporlanması, uygunsuzlukların kapatılması ve belgelendirme kararının verilmesi belgelendirme denetiminde olduğu gibidir. Yeniden belgelendirme sırasında daha önceki denetimde tespit edilen uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler incelenir. Denetim kapsamı, yeni dokümanlar, marka ve belge kullanımı kontrol edilir ve gözetim denetiminde olduğu gibi işlem yapılır. Denetim sonucunun değerlendirmesi belgelendirme denetiminde olduğu gibi yapılır. Belge yenileme tetkiklerinde, tetkik sonucunda elde edilen bulgular ve uygunsuzlukların giderilmesine yönelik düzeltici faaliyetlerin takibi, belgelendirme tetkikinde olduğu gibi gerçekleştirilir. Belge yenileme kararı, belge yenileme tetkiki sonuçlarına, belgelendirme periyodu boyunca sistemin gözden geçirilmesi sonuçlarına ve kullanıcılardan gelen şikâyetlere dayanılarak alınacaktır. Düzeltici faaliyetlerin kapatılması için maksimum süre 3 aydır. Ancak firmaya tanınan sürenin firma belge süresinin dolma süresini geçmemesine özen gösterilmelidir. Belge yenileme tetkiki sonucunda, varsa tespit edilen uygunsuzluklara yönelik düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden sonra, kuruluş yönetim sisteminin ilgili standardın gereklerine uygun olduğu doğrulanarak, ilk belgelendirme tetkiki sonrasında olduğu gibi gerekli çalışmalar tamamlanarak, yeni belge düzenlenir. Yeni belgede ilk belge düzenleme tarihi de belirtilir. 4.5. Transfer Tetkiki Kuruluşumuzda transfer tetkiki yapılmamakta olup bu tür talepler ilk belgelendirme kapsamında değerlendirmeye alınır. Talepte bulunan kuruluş Planlama Sorumlusu tarafından bilgilendirilir. 4.6. Takip Tetkikleri: Firma belgesinin askıya alınması maddesinde belirtilen sebepler, aşama 2, gözetim, yenileme, transfer, değişiklik ve olağandışı denetimler esnasında ortaya çıkan majör uygunsuzlukların ve yerinde inceleme yapılması gereken minör uygunsuzlukların giderilmiş, bunlara ilişkin düzeltici faaliyetlerin etkin bir şekilde uygulanmakta olduğunun belirlenmesi amacıyla gerçekleştirilir. Takip tetkikleri yapılırken aşağıdaki şartlar gözetilir. Takip Tetkiki esnasında sadece büyük uygunsuzluk tespit edilen konular ile ilgili bulunan alanlar tetkik edilir ve raporlanır. Aşama 1 tetkikinde ortaya çıkan majör uygunsuzluklar için Aşama 1 tetkik tarihini takiben 3 ay içerisinde tetkik yapılabilmesi için teyit vermez ise başvurusu askıya alınır. Firma Takip Tetkiki gerektiren Belgelendirme Tetkiki tarihini takiben max 3 aylık süre içinde takip Tetkiki yapılabilmesi için teyit vermez ise başvurusu askıya alınır. Gözetim Tetkiki sırasında majör uygunsuzluk tespit edilirse uygunsuzlukla ilgili düzeltici/önleyici faaliyetlerin gerçekleşmesi ve takip tetkikinin gerçekleştirilmesi için en fazla 3 ay süre verilir. Söz konusu uygunsuzluk kapatılmış ise belgelenin geçerliliğinin devamına, kapatılmamış ise belgenin askıya alınması PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 7 / 12
için Belgelendirme Komitesine tavsiyede bulunulur. Belgelendirme Komitesi belgenin askıya alınması yönünde verdiği karar tarihini takiben 3 ay içerisinde firma tarafından takip Tetkiki için başvuru olmamışsa (Firma tarafından yazılı olarak ek süre istenmesi durumunda Belgelendirme Müdürü askı karar tarihinden itibaren max 6 ay olan askı süresini geçmeyecek şekilde ek süre verebilir) Belgelendirme Sözleşmesi fesih edilir, belgesi iptal edilip geri alınır. Takip Tetkiki Firmanın belgelendirme veya gözetim Tetkikine katılan baş Tetkikçi tarafından yapılır. Tetkik süresi 1 günü geçmemek kaydıyla gerçekleştirilir. Ancak uygunsuzluk sayısının oldukça fazla olması veya başka özel hallerde tetkik süresi uzayabilir. Takip Tetkiki ücretleri sözleşmede belirtilerek firmanın bilgisine sunulmuş ve onayı alınmıştır 4.7 Kısa süreli tetkikler: AVACERT tarafından belgelendirilmiş firmalar hakkında, müşterileri veya herhangi bir kişi/kurum vs. tarafından AVACERT e bir şikayet olması durumunda, AVACERT müşterilere/firmalara şikayeti yerinde incelemek üzere veya; önemli değişikliklerin olması durumunda (Yasal, ticari veya kuruluşun statüsü veya mülkiyeti, organizasyon ve yönetim -kilit yönetici, karar-alıcı veya teknik kadro-, belgelendirilmiş yönetim sistemi altındaki işlemlerin kapsamı, yönetim sistemi ve prosesler,) veya; askıda bulunan belgeye yönelik takip mahiyetinde; Kısa zamanlı tetkikler yapabilir. Bu tetkikler, Yönetim Temsilcisi veya Belgelendirme Müdürü veya TÜRKAK ın talebi doğrultusunda objektif bir gerekçeye dayandırılmak suretiyle gerçekleştirilir. Kapsamı sadece gerekçesine konu olan hususun araştırılmasıyla sınırlı olup, en az yarım tetkikçi-gün ve en çok 1 tetkikçi-gün olarak gerçekleştirilir. Bu tetkikin giderleri sözleşme gereğince müşteri/firma tarafından karşılanacaktır. Kısa süreli tetkikler gerçekleştirilmeden 1 gün önce müşteri haberdar edilir. Müşterinin tetkik ekibine itirazı söz konusu olamayacağı için daha önce müşteri ile problem yaşamamış veya müşteri tarafından herhangi bir olumsuz değerlendirme ile karşılaşmamış veya sektörde olumlu itibar sahibi tetkikçilerden oluşan bir tetkik ekibi oluşturulur. Firmanın denetimi kabul etmemesi halinde belgesi belgelendirme komitesi kararı ile askıya alınır ve durum firmaya yazı ile bildirilir. Bunun dışında eğer gerek görülürse, belgeli kuruluşun yönetim sistemine yönelik faaliyetlerini doğrudan etkileyen yapısal değişiklikler (yeniden yapılanma, tüzel kişilik değişikliği, kuruluş üst yönetiminin değişmesi, organizasyonel değişiklikler, şirket evlilikleri, üretim/ hizmet kapsamının tamamen değişmesi v.b.) halinde uygulanan sistemin sürdürülüp sürdürülmediğinin araştırılması amacıyla bir tam tetkik gerçekleştirilebilir. Tetkik sırasında tespit edilen minör ve majör uygunsuzlukların giderilmesi için 1 ay süre verilebilir, uygunsuzluklar giderilmediği taktirde firma belgesi askıya alınır. 4.8. Kapsam Genişletme, Daraltma Tetkiki ve Adres Değişikliği Tetkiki Kapsam genişletme tetkiki, kuruluşun yönetim sisteminin, talep ettiği yeni kapsam doğrultusunda, referans standardın ilgili maddelerinin uygulamalarının incelenmesidir. Kapsam Genişletme tetkiklerinde bulunan minör uygunsuzluklarla ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, en geç bir hafta içinde tespit edilerek AVACERT e bildirilmelidir. Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin sonuçları da en çok 1 ay içinde AVACERT e bildirilmelidir. Kapsam Genişletme tetkiklerinde bulunan majör uygunsuzluklarla ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, en geç bir hafta içinde tespit edilerek AVACERT e bildirilmelidir. Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin sonuçları da en çok 3 ay içinde AVACERT e bildirilmelidir. Kapsam daraltmalarda ise ilave bir tetkike gerek duyulmaksızın kuruluşun yeni belgesi düzenlenir. Kuruluşların adres değişikliği başvurusu olması durumunda, teklifi kabul eden kuruluş, bir üretim kuruluşu ise veya sunulan hizmet için ilgili adreste hizmet üzerinde etkisi olan bir faaliyet gerçekleştiriliyorsa adres değişikliği tetkiki planlanır. Adres değişikliği durumlarında tetkik yapılması gerektiğinde, ilgili kuruluşta, PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 8 / 12
referans standardın adres değişikliğinden etkilenebilecek tüm maddeleri ile ilgili tetkik yapılacak şekilde planlama yapılır. Adres Değişikliği tetkiklerinde bulunan minör uygunsuzluklarla ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, en geç bir hafta içinde tespit edilerek AVACERT e bildirilmelidir. Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin sonuçları da en çok 1 ay içinde AVACERT e bildirilmelidir. Adres Değişikliği tetkiklerinde bulunan majör uygunsuzluklarla ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, en geç bir hafta içinde tespit edilerek AVACERT e bildirilmelidir. Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin sonuçları da en çok 3 ay içinde AVACERT e bildirilmelidir 4.9. Çok İşletmeli Kuruluşların Tetkiki Çok işletmeli kuruluşların tüm işletmelerinde belgelendirme kapsamı, kalite sistemi aynı olmalı ve benzer ürün veya hizmetler sunulmalıdır. KYS kuruluş merkezinde oluşturulmalı ve yönlendirilmelidir. İç tetkikler, bütün işletmelerde gerçekleştirilmelidir. Belgelendirme kapsamındaki her bir işletmenin sistemi, kuruluşumuz tetkikinden önce iç tetkik den geçirilmiş olmalıdır. Çok işletmeli kuruluşların tetkikinde, sistem dokümantasyonu ve sistem değişiklikleri, yönetimin gözden geçirmesi, şikâyetler, düzeltici/önleyici faaliyetlerin değerlendirilmesi, iç tetkiklerin planlanması ve sonucun değerlendirilmesi incelenmelidir. Çok işletmeli kuruluşlarda tespit edilen uygunsuzluklar için gerçekleştirilen takip tetkiklerinde, merkez büro veya işletmelerin en azından birinde, kalite sisteminde ve/veya uygulamasında devam eden uygunsuzluklar tespit edilmesi durumunda, belgelendirme yapılmaz veya mevcut belge iptal edilir. Çok İşletmeli Kuruluşların Tetkiki talimatında detaylandırmalar yapılmıştır. 4.10. Tetkik Yapılması Tetkikler, Tetkik Programına ve ilgili standarda uygun olarak yürütülür. Tetkik; Açılış toplantısı, tetkikin gerçekleştirilmesi, tetkik ekibi ara değerlendirme toplantısı, tetkik ekibi son değerlendirme ve firma Yönetim Temsilcisi ile görüşme toplantısı, kapanış toplantısı aşamalarından oluşur. Açılış toplantısına; Tetkik ekibi, firma üst yönetimi veya üst yönetimi temsilen yetkili/yetkililer, Yönetim Temsilcisi/Rehber, tetkik yapılacak bölümlerin sorumluları ve gözlemciler katılır Tetkikin amacı, kapsamı, kullanılacak metot ve prosedürler ile Tetkik Planı görüşülür. Tetkik yapılanlar tarafından talep edildiği takdirde, Baş Tetkikçi tarafından, Tetkik Planında değişiklik yapılabilir. Baş Tetkikçi tarafından, Açılış Toplantı Formu doldurulur ve katılımcılar tarafından imzalanması sağlanır. Açılış Toplantısı formu üzerinde bulunan tüm bilgiler kuruluşa aktarılır. Tetkikin gerçekleştirilmesi; Firma yönetim sisteminin başvuru yapılan standarda, kapsama ve oluşturulan dokümantasyona göre kabul edilebilir bir şekilde uygulanıp uygulanmadığının teyidi için karşılıklı görüşmeler, dokümanların ve kayıtların örnekleme metoduyla incelenmesi, ilgili alanlarda çalışmaların ve şartların gözlemlenmesi suretiyle yapılır. Tetkik, tetkik ekibi tarafından, Tetkik Planına uygun olarak gerçekleştirir. Tetkiki gerçekleştirmenin güçlüğü anlaşılırsa Baş Tetkikçi, bunun nedenlerini firma Yönetim Temsilcisine bildirir, tetkiki durdurarak tutanak düzenler ve Belgelendirme Müdürüne iletir. Tetkikin gerçekleştirilmesi aşamasında, firmanın marka ve logo kullanımı da gözlemlenir. Tetkik ekibi üyeleri tarafından, tetkik süresince yapılan inceleme ve gözlemlere ilişkin bilgiler, ilgili dokümanlarına kaydedilir. Tetkik ekibi ara değerlendirme toplantılarında; tetkik süresince elde edilen bulgular gözden geçirilir ve gerek görüldüğü durumlarda tetkik ekibi içinde görev dağılımı yapılabilir. Tetkik sırasında Tetkik Raporu doldurularak, tetkik detayları yazılı hale getirilir. Elde edilen delillerin tetkik hedeflerine ulaşmada yetersiz kalması veya ciddi bir risk(güvenlik gibi) olduğunu gösteren kanıtların ortaya çıkması halinde Baş Tetkikçi tarafından, Tetkik Planında değişiklik yapılabilir. Yapılan değişiklikler derhal ANADOLU BELGELENDİRME ye bildirilir. Duruma göre uygun bir işlem gerçekleştirilir ve bunun gerekçeleri müşteri kuruluş ile paylaşılır. Bu işlem tetkik planının yeniden teyidi veya değiştirilmesi, tetkik hedefleri veya kapsamında değişiklik yapılması veya tetkikin sona erdirilmesi şeklinde olabilir. Baş tetkikçi yapılan faaliyet sonucunu ANADOLU PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 9 / 12
BELGELENDİRME ye rapor eder. Tetkiklerde tetkikçiler tarafından kapsamlarına göre firmalarda olabilecek Uygunsuzlukların Tanımlanması Gözden Geçirilmesi ve Kapatılması Talimatı dikkate alınır. Tetkik ekibi kapanış toplantısından önce tetkik bulgularını görüşmek üzere bir araya gelir ve tetkik bulgularını tetkik kriterlerine göre gözden geçirir, tetkik sonuçları hakkında anlaşmaya varır. Firma Yönetim Temsilcisi ile görüşme toplantısında; Tetkik bulguları yönetim temsilcisine bildirilir, ilgili standart(lar)ın şartlarından ve firmanın sistem dokümanlarından sapmalar tespit edilmiş ise uygunsuzluklar, Tetkik Uygunsuzluk Formlarında majör veya minör şeklinde tanımlanarak, baş tetkikçi ve yönetim temsilcisi tarafından imzalanır. Aşama 1 tetkiki sırasında bulunan minör ve majör uygunsuzluklar ile ilgili olarak gerçekleştirilecek düzeltici faaliyetler, Aşama 2 tetkiki öncesinde tamamlanmalıdır. Aşama 1 raporunu müşterinin imzalaması uygunsuzlukları kapatacağına dair teyid sayılır. Düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirildiği doğrulanmadan Aşama 2 tetkiki yapılmaz Aşama 2 tetkikinde Baş Tetkikçi, Yönetim Temsilcisinden, uygunsuzluklarla ilgili olarak yapmayı planladıkları faaliyetleri ve tamamlama sürelerini, Tetkik Uygunsuzluk Formlarında açıklamak suretiyle bir hafta içinde bildirmelerini talep eder. Uygunsuzluk kapatma süresi minör uygunsuzluklar için 1 ay, majör uygunsuzluklar için 3 aydan uzun tutulamaz. Uygunsuzluklar için takip tetkiki gerektiği, tetkik ekibi tarafından önerilmemişse, bu uygunsuzlukların giderilip giderilmediği doküman ve kayıtların incelenmesi ile de kontrol edilebilir. Bu karar Aşama 2 tetkiki sonunda verilir. Firma, uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler yerine getirilmeden belge verilmesi önerilemez. Aşama 2 tetkiki sonunda firmanın belgede yazılacak kapsamı, Belge Taslağı Formuna yazılır ve firma yetkilisi tarafından teyit alınır. Belge kapsamı belirlenirken firma taleplerinin yanı sıra, marka ve detaylı ürün tanımlamaları yapılmamasına dikkat edilir. Firmanın Tetkik Uygunsuzluk Formlarını imzadan kaçınması durumunda Baş Tetkikçi, bir tutanak hazırlayarak kendi imzası ile Tetkik Uygunsuzluk Formlarını kuruluşumuza bildirir. Kuruluş raporları belgelendirme komitesine sunulur ve belgelendirme komitesi firma hakkında tetkik ekibi tarafından bildirilen veriler doğrultusunda tüm düzeltici faaliyet kapatmalarını da inceleyerek karar alır. Kapanış Toplantısı; Tetkik sonunda, tetkik ekibi ile firma üst yönetimi veya üst yönetimi temsilen yetkili/yetkililer, Yönetim Temsilcisi/Rehber, ilgili bölümlerin sorumluları ve gözlemciler ile yapılır. Kapanış toplantısında, Baş Tetkikçi tarafından, Kapanış Toplantı Formu doldurulur ve katılımcılar tarafından imzalanması sağlanır. Toplantıda Baş Tetkikçi, yapılan tetkikin olumlu ve/veya olumsuz sonuçlarını, varsa uygunsuzlukları anlaşılacak şekilde sunar. Tetkik uygulamaları hakkında bilgi verir. 4.11. Raporlama Gerçekleştirilen tüm tetkik faaliyetlerinin (Aşama 1, Aşama 2, Gözetim, Takip, Kapsam Genişletme, Adres Değişikliği Tetkikleri) tamamlanmasından sonra tetkik ekibi tarafından, tetkik esnasında tutulan notlar da rapora yazılarak (ajandaya alınan notlar veya rapora yazılan notlar bilgisayar ortamında tetkik raporuna aktarılmak suretiyle) Tetkik Raporu ve ekleri hazırlanır. Tetkik faaliyetleri sırasında denetim ekibi tarafından tespit edilen uygunsuzluklar tetkik uygunsuzluk formunda etkin olarak tanımlanır. Hazırlanan tetkik raporu ve ekleri baş tetkikçi tarafından en geç iki gün içerisinde Belgelendirme Müdürlüğüne iletilir. Tetkik raporunun bir nüshası en çok bir hafta içerisinde müşteri firmaya gönderilir. Planlama tarafından Tetkik Seti oluşturulur. Tetkik Seti içerisinde kuruluşun başvuru formu, müracaat bilgi formu, resmi evrakları, belgelendirme sözleşmesi, Tetkik Programı, Aşama 1 Tetkik Planı, Aşama 1 Tetkik Onay Yazısı, Aşama 1 Tetkik Raporu, Aşama 1 Açılış Kapanış Toplantısı Kaydı, Aşama 2 Tetkik Planı, Aşama 2 Tetkik Onay Yazısı Formu, Aşama 2 Tetkik Raporu, Aşama 2 Açılış Kapanış Toplantısı Kaydı, Belge Taslağı Formu, Personel İzleme ve Değerlendirme Formu, Uygunsuzluk Formları ve Düzeltme Kanıtları, Özel Tespitler ve Gözetim Planı, Tetkik Sonrası Görüş Formu, Tetkik Raporu Kontrol Formu bulunur. Firmanın komiteye girmesi sonucu belge alması durumunda tetkik setine belge fotokopileri ilave edilir. 4.12. Tetkik Raporlarının Belgelendirme Komitesine Sunulması, Baş Tetkikçiden teslim alınan rapor Planlama Sorumlusu veya Belgelendirme Müdürü tarafından tam teslim edilip edilmediğine dair Tetkik Raporu Kontrol Formu kullanılarak, kontrol edilerek imzalanır. Tetkikler PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 10 / 12
sonrasında, tespit edilmiş olan majör ve minör uygunsuzluklar ile ilgili kök neden analizinin etkin olarak yapıldığı ve uygunsuzluk kapamalarının gerçekleştirilen düzeltici faaliyetleri kapsadığı garanti altına alınmadan, belgelendirme veya belgenin kullanımı kararı için belgelendirme önerisinde bulunulmaz. Tetkik Seti Belgelendirme Müdürü nün kontrol ve onayından sonra, Belgelendirme Komitesine sunulur. Belgelendirme Müdürünün Baş Tetkikçi olarak yaptığı tetkiklerin raporlarının değerlendirilmesi ise, belgelendirme komitesi öncesinde belgelendirme komitesi dışından biri tarafından yapılır. Raporun incelenmesinden sonra rapor komiteye sunulur. Tetkik Ekibinin hazırladığı rapor son karar olmayıp, Belgelendirme Komitesine görüş niteliğindedir. Firmanın, Tetkik Uygunsuzluk Formlarını imzalamaması durumunda Belgelendirme Komitesi kararı, Belgelendirme Müdürü tarafından, bir ön yazı ile firmaya bildirilir. Belgelendirme, gözetim, takip, belge yenileme, kapsam, unvan veya adres değişikliği sebebiyle yapılan tetkiklere ait tetkik raporları, Belgelendirme Müdürlüğünce, Belgelendirme Komitesi gündemine alınır. Belgelendirme Müdürü tarafından yapılan tetkiklerin raporları ise belgelendirme komitesi dışından söz konusu tetkike gitmeyen bir tetkikçi tarafından incelenmesi sağlanır. Belgelendirme Komitesi, ilgili firmaya ait tetkik raporunu ve eklerini görüşür. Bu görüşmede tetkik raporu, ekleri ve varsa kapatılan uygunsuzluklar detaylı olarak incelenir. Alınan kararlar Belgelendirme Komitesi İşlem Formuna kaydedilir. Belgelendirme Komitesi, tespit edilmiş olan majör ve minör uygunsuzlukların tamamen kapatıldığı garanti altına alınmadan, belgelendirme kararı alamaz. Belgelendirme Komitesinde yapılan gözden geçirme ve değerlendirme sonucunda, ilgili firmaya belge verilip verilmemesi veya belgenin kullanımının devam edip etmemesi kararı alınır. Bu karar kuruluşumuz Genel Müdürü veya Belgelendirme Müdürünün onayına sunulur. Genel Müdür veya Belgelendirme Müdürü Belgelendirme Komitesi incelemesini ve önerisini de göz önünde bulundurarak kuruluşun belge kararını alır. Müşteri firmanın belgelendirme kararını bu iki merciden başka hiçbir merci ve kişi alamaz. Firma, uyguladığı yönetim sisteminin ilgili standart şartlarına uygun olduğunun belirlenmesi ve olumlu karar alınması ile belge almaya veya belgenin kullanımına devam etmeye hak kazanır. Belgelendirme Komitesinde yapılan gözden geçirme ve değerlendirme sonucunda, muallâkta kalan, detaylı bilgi gerektiren durumlarda, raporu hazırlayan Baş Tetkikçiden bilgi talep edilebilir. Bu durumlarda firmaya ait karar, bir sonraki toplantıya bırakılır. Belgelendirme Müdürü, Baş Tetkikçi ile koordinasyon kurarak gerekli bilgilere ulaşılmasını sağlar. İlgili firma belge almaya hak kazanamamışsa veya belgenin kullanımına engel bir durum tespit edilmişse bu sebepleri ortadan kaldırması ve bunu takiben, zamanından önce takip tetkiki talebinde bulunması için, Belgelendirme Müdürlüğüne yazılı olarak başvurması istenir. 5.0. İLGİLİ DOKÜMANLAR Sözleşme ve Planlama Prosedürü, ISO/ IEC 17021, Başvuru Formu, Müracaat Bilgi Formu, Belgelendirme Sözleşmesi, Tetkik programı, Aşama 1 Tetkik Planı, Aşama 1 Tetkik Onay Yazısı, Aşama 1 Tetkik Raporu, Aşama 1 Açılış Kapanış Toplantısı Kaydı, Aşama 2 Tetkik Planı, Aşama 2 Tetkik Onay Yazısı Formu, Aşama 2 Tetkik Raporu, Aşama 2 Açılış Kapanış Toplantısı Kaydı, Belge Taslağı Formu, Personel İzleme ve Değerlendirme Formu, Uygunsuzluk Formları ve Düzeltme Kanıtları, Özel Tespitler ve Gözetim Planı, Tetkik Sonrası Görüş Formu, Tetkik Raporu Kontrol Formu, Belgelendirme Komitesi İşlem Formu, Tetkik Görevlileri/Uzman/Komite Üyeleri Gizlilik Sözleşmesi Formu, Tetkik Gerçekleştirme ve Belgelendirme Akış Şeması, Logo Kullanma Talimatı, Ön Tetkik Formu, Risk Analiz Formu, Uygunsuzlukların Tanımlanması, Gözden Geçirilmesi ve Kapatılması Talimatı, Çok İşletmeli Kuruluşların Belgelendirilmesi Talimatı, IAF MD 1:2007 Çok İşletmeli Kuruluşların Örneklemeye Dayalı Olarak Belgelendirilmesinde Zorunlu Doküman, IAF MD 3:2008 İleri Gözetim ve Yeniden Belgelendirme Prosedürleri İçin Zorunlu Doküman,Logo Kullanma Talimatı, Ön Tetkik Formu, Risk Analiz Formu PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 11 / 12
PR.08 İlk Yayın Tarihi :14.11.2009 Rev.No:08 Rev.Tarihi: 12.03.2015 Sayf a 12 / 12