KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Kocaeli Büyükşehir Belediyesi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ve bağlı şube müdürlüklerinin çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Dayanak MADDE 2- Bu Yönetmelik, Anayasa nın 124 üncü maddesi ile 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15 inci maddesine ve 10/07/2004 tarihli 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununun 21. Maddesine, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ve 26442 Sayı 22/02/2007 Tarihli Belediye Ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3- Bu Yönetmelikte geçen; a) Belediye: Kocaeli Büyükşehir Belediyesini, b) Üst yönetici: Kocaeli Büyükşehir Belediye Başkanını, c) Üst yönetim: Kocaeli Büyükşehir Belediye Başkanı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarını, ç) Daire Başkanı: Bilgi İşlem Dairesi Başkanını, d) Şube Müdürlüğü: Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına doğrudan bağlı alt birimleri, e) Harcama Birimi: Kocaeli Büyükşehir Belediyesi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve/veya harcama yetkisi bulunan birimleri, ifade eder.
İKİNCİ BÖL ÜM Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Alt Birimlerinin Görevleri MADDE 4- Yönetim Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğü nün Görev ve Sorumlulukları; a) Başkanlık tarafından verilen hizmetlerinin etkinliğini ve verimliliğini belirlemeye yönelik kapasite araştırmaları yapmak, b) Bilişim hizmet alanlarının ihtiyaç, beklenti ve memnuniyetine yönelik araştırmalar yapmak, c) Üniversite ve diğer kurumlarla ile işbirliği kurarak ortak araştırmalar yapmak, d) Yurtiçi ve dışındaki bilişim hizmetlerine yönelik araştırmalar yapmak, e) Büyükşehir Belediyesi bünyesindeki hizmetlere ilişkin her türlü veriyi toplamak, analiz etmek ve raporlamak, f) Diğer birimlerin hizmetlerini daha etkin ve verimli sürdürmelerini sağlamak adına talep edilen ilgili konularda sayısal veriler oluşturmak ve raporlamak, g) Elektronik belge akışı hizmetlerinin geliştirilmesini sağlamak, ğ) Daire Başkanlıkları tarafından talep edilen yazılım ve paket programların gerekliliğini incelemek, yazılım gerekli ise yazmak, yazılamıyor ise taleple ilgili teknik rapor hazırlamak, ürün teslimlerinde de kontrol ve onay mekanizmasını işletmek, h) Hizmet süreçlerinin analizi ve iyileştirilmesi çalışmalarını yürütmek, ı) Mevcut otomasyon ve yazılımların geliştirilmesi, işletilmesi ile kullanıcı eğitimlerinin ve teknik desteğinin verilmesini sağlamak, i) Kullanıcılara ait bilgisayar ve otomasyon kullanıcı hesaplarını oluşturma ve yetkilendirme işlemlerini yapmak, j) Otomasyon ve yazılımların ürettiği verilerin güvenliğini sağlamak, k) Gelecekteki yazılım ve otomasyon ihtiyaçlarını analiz etmek ve teminini sağlamak, l) Yazışmaları yürürlükteki kurallara uygun olarak yerine getirerek, yetkililerce imzalanmasını müteakip ilgili birimlere ulaştırmak, m) Gelen ve giden tüm evrakın kayıt ve arşivlemesini yapmak, n) Yöneticisine işler hakkında bilgi vermek, iş programını hazırlamak, takip etmek ve sonucunu bildirmek, o) İlgili Personelin aylık puantajlarını hazırlamak, personelle ilgili tahakkuk işlemleri için ödeme işlemlerini yapmak, ö) Rapor alan personele ilişkin bilgileri İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına bildirmek, p) Müdürlüklerin mal ve hizmet taleplerini, takiplerini ve ödeme emri işlemlerini yapmak, r) İhtiyaç duyulan kırtasiye, büro malzemeleri ve eşyanın temini tevzii işini yapmak,
s) İlgili birimlerle işbirliği içinde ihale ve satın alma taleplerini hazırlamak ve işlemlerini yürütmek, ş) Taşınır kayıt kontrol işlemlerini yapmak, t) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, u) Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirmek. MADDE 5- Bilgi Teknolojileri Şube Müdürlüğü nün Görev ve Sorumlulukları; a) Sektördeki teknolojik gelişimlere uygun olarak, konusundaki sistem yazılımı ve donanımları incelemek, belediye ihtiyaçlarını en uygun şekilde planlamak, b) Alımı yapılacak bilişim araçları için teknik rapor hazırlamak, kabul komisyonunda yer alarak teknik yeterliliklerini incelemek ve raporlamak, c) Server (ana sunucu) makineleri, bağlı swich'ler, Router'lar (Yönlendirici), yazıcı ve faks makineleri, vb. ağ içerisinde gerekli yönetim, yetkilendirme işlemlerini yapmak, ihtiyaç halinde kullanıcı yetkilerini revize etmek, ç) İnternet ve ağ erişimlerinin sağlıklı, güvenli olarak yapılandırılmasını sağlamak, d) Sistemin güvenliğini sağlamak, server makinelerinin yedekleme işlemlerini yapmak, e) Bilgisayar donanım, işletim sistemi, yazılım ve diğer çevre donanımların kurulumunu yapmak, işleyişini sağlamak, arızalarını gidermek, bakımını yapmak veya yaptırmak, g) Alınan yazılım ve donanımın kuruma entegrasyonunu yapmak, ğ) Network hatları kurulmuş iç ve dış birimlerin, intranete ve internete ulaşmasını sağlamak, h) Talep edildiğinde; bilgisayar ve çevre donanımları hakkında gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda teknik destek ve rapor vermek, kurulumuna ve devreye alınmasına destekte bulunmak, ı) Elektronik imza hizmetlerini yürütülmek, i) Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak ve yaptırmak, j) Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak, k) Gelecekteki ihtiyaçları analiz ve temin etmek, l) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak, m) Yazışmaları yürürlükteki kurallara uygun olarak yerine getirerek, yetkililerce imzalanmasını müteakip ilgili birimlere ulaştırmak, n) Gelen ve giden tüm evrakın kayıt ve arşivlemesini yapmak,
o) Yöneticisine işler hakkında bilgi vermek, iş programını hazırlamak, takip etmek ve sonucunu bildirmek, ö) İlgili Personelin aylık puantajlarını hazırlamak, personelle ilgili tahakkuk işlemleri için ödeme işlemlerini yapmak, p) Rapor alan personele ilişkin bilgileri İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına bildirmek, r) Müdürlüklerin mal ve hizmet taleplerini, takiplerini ve ödeme emri işlemlerini yapmak, s) İhtiyaç duyulan kırtasiye, büro malzemeleri ve eşyanın temini tevzii işini yapmak, ş) İlgili birimlerle işbirliği içinde ihale ve satın alma taleplerini hazırlamak ve işlemlerini yürütmek, t) Taşınır kayıt kontrol işlemlerini yapmak, u) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, ü) Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirmek. MADDE 6- Elektronik Sistemler Şube Müdürlüğü'nün Görev ve Sorumlulukları; a) Dış birimlerin network hatlarını kurmak, b) Web, güvenlik ve kapalı devre kameraların kurulumunu yapmak, yaptırmak arızalarını gidermek ve aktif olarak çalışmasını sağlamak, c) Telefon santralleri, IP, sayısal telefon sistemleri ve benzer iletişim ve ağ sistemlerini kurmak, işletmek, bakım ve onarımını yapmak, yaptırmak, d) Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu ndan lisans almış işletmecilerin Belediyemiz tasarrufundaki alanlarda haberleşme altyapılarının tesisi ve mevcut altyapıların kullanımına dair taleplerini değerlendirilmek, geçiş hakkı düzenlemesi ile ilgili teknik ve idari çalışmaları yapmak ve geçiş hakkı, sistem, tesis yeri ve altyapı kullanım sözleşmelerinin onayını vermek, e) Büyükşehir Belediyesinin yetkili olduğu il sınırları içerisindeki tüm alanlarda, her türlü kablosuz haberleşme sistem ve ekipmanlarına ait (Gsm Baz İstasyonu, Wi-Fi, WiMAX vb.) kurulumları teknik açıdan değerlendirmek, ilgili Belediye birimlerine teknik destek vermek, f) Akıllı Bina Otomasyon Sistemlerinin kurulması, ilgili ekipmanların bakım ve onarımının yapılması ve işler halde tutulması, g) Belediyemiz birimlerinin elektronik ve haberleşme sistem, cihaz (telefon, telsiz vb ) ve hizmet alımları ile ilgili talep ve ihtiyaç analizi ile gerekli çalışmaların yapılarak birimlere teknik destek sağlanması, ğ) Telsiz sisteminin ilave ihtiyaçlara ve teknolojik yeniliklere cevap verecek şekilde genişletilmesi, bakım ve onarımının yapılması ve işler halde tutulması, Belediyemiz telsiz kulelerinin kamu kurumlarına ve özel şirketlere kullandırılması, h) Naklen Yayın Aracı, Video Küp, Uydu haberleşme v.b. Sistemlerin tesis edilmesi, bakım ve onarımının yapılması ve işler halde tutulması,
ı) Talep edildiğinde, elektronik sistemler hakkında gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda teknik destek ve rapor vermek, kurulumuna ve devreye alınmasına destekte bulunmak, i) Yazışmaları yürürlükteki kurallara uygun olarak yerine getirerek, yetkililerce imzalanmasını müteakip ilgili birimlere ulaştırmak, j) Gelen ve giden tüm evrakın kayıt ve arşivlemesini yapmak, k) Yöneticisine işler hakkında bilgi vermek, iş programını hazırlamak, takip etmek ve sonucunu bildirmek, l) İlgili Personelin aylık puantajlarını hazırlamak, personelle ilgili tahakkuk işlemleri için ödeme işlemlerini yapmak, m) Rapor alan personele ilişkin bilgileri İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına bildirmek, n) Müdürlüklerin mal ve hizmet taleplerini, takiplerini ve ödeme emri işlemlerini yapmak, o) İhtiyaç duyulan kırtasiye, büro malzemeleri ve eşyanın temini tevzii işini yapmak, ö) İlgili birimlerle işbirliği içinde ihale ve satın alma taleplerini hazırlamak ve işlemlerini yürütmek, p) Taşınır kayıt kontrol işlemlerini yapmak, r) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, s) Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirmek. MADDE 7- Coğrafi Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğü nün Görev ve Sorumlulukları; a) Coğrafi, Kent Bilgi ve benzeri sistemleri kurmak, kurdurmak ve yürütülmesini sağlamak, b) Coğrafi Bilgi Sistemleri (CBS) veri standardını oluşturmak, güncel tutulmasını denetlemek, ağ üzerinden veri alışverişinin sağlanmasını kontrol etmek, c) Mekânsal ilişkisi olan tüm verilerin yazılımlar aracılığıyla CBS ile ilişkilendirilmesini sağlamak, ç) Kurum içi veya dışındaki birimler veya iştirakler arasındaki CBS protokollerini hazırlamak, veri alışverişi standartlarını oluşturmak, denetlemek, d) Coğrafi Bilgi Sistemleri için kurumsal düzeyde standartlar belirlemek, belirlenen standartların kontrolünü yapmak ve uygulanmasını sağlamak, uygulama bütünlüğü için diğer daire başkanlıklarına görüş vermek, e) Coğrafi ve Kent Bilgi Sistemlerinin yönetilmesine ilişkin, yeni yazılımların yapılması/yaptırılması, mevcut yazılımların geliştirilmesi ve işletilmesi sağlamak, f) Büyükşehir Belediyesi adına nüfus, bağımsız bölüm ve yapı belgelerini yetkili kurumlardan temin etmek, sistematik olarak arşivlemek ve kurum içine yetkilendirme ile dağıtımını sağlamak, g) Yazışmaları yürürlükteki kurallara uygun olarak yerine getirerek, yetkililerce imzalanmasını müteakip ilgili birimlere ulaştırmak,
ğ) Gelen ve giden tüm evrakın kayıt ve arşivlemesini yapmak, h) Yöneticisine işler hakkında bilgi vermek, iş programını hazırlamak, takip etmek ve sonucunu bildirmek, ı) İlgili Personelin aylık puantajlarını hazırlamak, personelle ilgili tahakkuk işlemleri için ödeme işlemlerini yapmak, i) Rapor alan personele ilişkin bilgileri İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına bildirmek, j) Müdürlüklerin mal ve hizmet taleplerini, takiplerini ve ödeme emri işlemlerini yapmak, k) İhtiyaç duyulan kırtasiye, büro malzemeleri ve eşyanın temini tevzii işini yapmak, l) İlgili birimlerle işbirliği içinde ihale ve satın alma taleplerini hazırlamak ve işlemlerini yürütmek, m) Taşınır kayıt kontrol işlemlerini yapmak, n) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, o) Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirmek. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluklar MADDE 8- Daire Başkanının görev, yetki ve sorumlulukları; a) Dairesine bağlı birimlerin çalışmalarını Stratejik Plan ve Performans Programı çerçevesinde koordine etmek, b) Performans programına uygun olarak dairesinin bütçesini hazırlamak ve onaya sunmak, c) Biriminde yapılan iş ve işlemlerin hazırlanan iş süreçlerine uygun olarak yapılmasını sağlamak, ç) Harcama yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirmek ve iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek birim faaliyet raporlarına eklemek, d) Birimle ilgili mevzuatı, yenilikleri, teknik gelişmeleri takip etmek ve uygulanmasını sağlamak, e) Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlamak, f) Görevlerini yerine getirirken birim içinde ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlamak, g) Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin görev dağılımını, personelin hizmet içi eğitimini ve görev niteliklerine uygun olarak yetiştirilmelerini sağlamak,
ğ) Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirerek biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapmak, h) Üstü tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek, ı) Daire Başkanı yukarıda belirtilen görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlama hususunda yetkili ve üst yönetime karşı sorumludur. MADDE 9- Şube Müdürlerinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları; a) Stratejik plan ve Performans Programı doğrultusunda müdürlüğüne verilen görevleri yerine getirmek, b) Müdürlükte yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak, c) Çalışma bürolarının, salon ve koridorların, tesislerin, araç ve gereçlerin korunmasını, temizliğini ve göreve hazır durumda tutulmalarını sağlamak, ç) Bağlı personelinin mesai takibini yapmak, disiplin ve düzenini sağlamak, d) Birimiyle ilgili iç hizmet eğitimlerinin belli bir plan ve program dahilinde yapılmasını sağlamak, e) Yapılan iş bölümü çerçevesinde bağlı personelinin sevk ve idaresini yapmak, amirlerin bulunmadığı olaylarda inisiyatif alarak sevk ve idareyi gerçekleştirmek, f) Konusuna ilişkin mevzuatı takip ederek bunlara uygun uygulama yapılmasını sağlamak, g) İç Kontrol Standartlarına uygun olarak iş süreçlerini hazırlamak ve sürekli güncel tutulmasını sağlamak, ğ) Kanun, tüzük, yönetmelikler ve amirlerince verilen diğer görevleri yapmak ve yaptırmak, h) Şube Müdürü, Müdürlüğü ile ilgili işlemleri yerine getirirken; belediyenin Stratejik Planındaki Vizyon, Misyon ve İlkeleri ile mevzuata göre çalışılmasından sorumludur, ı) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari, mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden, Performans programındaki müdürlük hedeflerinin gerçekleştirilmesinden sorumludur, i) Şube Müdürü, müdürlük görevlerinin tam ve zamanında yerine getirilmesinden Daire Başkanına karşı sorumludur. MADDE 10- Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları; Daire Başkanlığına bağlı Şube Müdürlüklerinde görevli Şefler, başında bulunduğu büroda yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından/yaptırılmasından ilgili Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur. Amirleri tarafından verilen diğer görevlerin de ifasını sağlarlar. MADDE 11- Memur ve İşçi Personel;
Daire Başkanlığınca yapılan görev bölümü çerçevesinde bağlı bulundukları Şube Müdürü ve Şeflerin verdiği tüm görevleri tam ve zamanında yaparlar. Çalışma düzenine uygun olarak iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılması ile görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından sorumludurlar. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Diğer Hükümler Çalışma Düzeni MADDE 12- Dairede görevli tüm personel; a) Biriminde yürütülen iş ve işlemler hakkındaki bilgileri izinsiz olarak kurum dışına veremezler, b) Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit ve adil muamele yaparlar, c) Görevleri ile ilgili, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak, hiç kimsenin hizmet, ikram ve hediyelerini kabul edemez ve bunlarla alışverişte bulunamazlar. Bu gibi kimselerden borç para alamayacakları gibi borç da veremezler. ç) Meclis, Encümen ve Başkanlık yazıları ve eki dosyalardaki bilgileri açığa vuramaz ve yetkililer dışında kimseye bilgi veremezler, d) Mesai bitiminde masa üzerindeki evrakı dolap ve çekmecelere koyar ve kilitlerler, e) Her türlü malzeme ve evrakın muhafazası ile şahsen sorumlu olan personel, muhtelif sebepler ile görevinden ayrılması halinde, bunları birimdeki görevliye yazılı bir tutanak ile devir ederler, f) Kurum tarafından çalışanlara verilen şifreler kurumsal amaç dışında kullanılamaz, görev değişikliklerinde verilen şifreler iptal edilmesi amacıyla ilgili birime haber verilir. Bu kurallara aykırı davranan personel hakkında kanuni işlem yapılır. Yönetim Bilgi Sistemi Madde 13 Yönetim Bilgi Sistemi Yönetime karar vermede yardımcı olacak çok miktardaki bilginin yapılandırılmasını ifade eden yönetim bilgi sistemini kurmak ve yürütülmesini sağlamak Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının görevidir. Yönetim bilgi sistemi alanında diğer birimlerin yürüttüğü çalışmalar, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının kurmak ve yürütmekle yükümlü olduğu yönetim bilgi sisteminin altlık çalışmalarını oluşturur. Bu altlıkların bir araya getirilmesi, yöneticilere ve paydaşlara sunulması görevini Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı yerine getirir.
Bu kapsamda coğrafi bilgi sistemi, kent bilgi sistemi, performans bilgi sistemi vs. bilgi sistemleri, yönetim bilgi sisteminin alt başlıklarını oluşturmaktadır. Bu sistemlerin kurulması ve yürütülmesi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca bizzat veya hizmet alımı yoluyla yerine getirilir. Bilgi Verme Yasağı MADDE 14- Birimlerin evrak ve dosya memurları gizli olmasa bile evrak ve işlemin sonucuna ait bilgi veremezler ve açıklamada bulunamazlar. Bilgi alacak kişiler, bilgileri Daire Başkanı, Şube Müdürü veya yetki verilen görevliden alırlar. BEŞİNCİ BÖLÜM Yönergeler MADDE 15- Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve dairenin yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin olarak yönergeler çıkarmaya daire başkanı ve üst yönetim yetkilidir. ALTINCI BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme Yürürlük MADDE 16- a) Bu Yönetmelik, Büyükşehir Belediye Meclisinin kabulü ve ilanı ile yürürlüğe girer. b) Bu Yönetmeliğin ilanı ile birlikte, daha önce kabul edilen, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliği hükümsüzdür. Yürütme MADDE 17- Bu Yönetmelik hükümlerini Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür.