ANKARA ÜNİVERSİTESİ DANIŞMAN BİLGİLENDİRME KILAVUZU Danışman; öğrencilerin eğitim, öğrenim ve diğer sorunlarıyla ilgilenmek üzere kayıtlı bulunduğu fakültenin/devlet konservatuarının/yüksekokulun/bölümün/anabilim dalının/programın önerisi ile ilgili yönetim kurulu tarafından görevlendirilen öğretim elemanıdır. Her öğrenci için kayıtlı bulunduğu fakülte/devlet konservatuvarı/yüksekokul/bölüm/anabilim dalı-ana sanat dalı/programın önerisi ile ilgili yönetim kurulunca bir danışman belirlenir. Öğrencinin yarıyılda/yılda izleyeceği dersler, programında yapılacak değişiklikler, önkoşullu dersler, üst yarıyıldan/yıldan alınacak dersler danışmanın onayı ile kesinleşir. Zorunlu durumlarda bölüm/anabilim dalı-anasanat dalı/ başkanı onay verebilir. Danışman öğrenci ders kaydını uygun bulmaması durumunda ilgili kaydı red edebilir. Danışmanlar OBS üzerinden, danışmanı oldukları öğrencilerin ders kaydına onay/red vermelilerdir. Danışman öğrenci kaydına onay verdiyse ilgili öğrencinin ismi yoklama, not girişi vb listelerde gözükür; red verdiyse öğrencinin ismi listelerde gözükmez. Danışman öğrencinin ders kaydını reddetmişse, öğrencinin ders kaydını tekrar gözden geçirerek danışmanıyla görüşmesi gerekir. Öğrenci alt yarıyıldan/yıldan başarısız olduğu dersi/dersleri, alması gereken yarıyılda/yılda almadığı veya alamadığı dersi/dersleri 30 ders saati ile sınırlı olmak kaydıyla öncelikle almakla yükümlüdür. Ancak, devam koşulunu yerine getiren öğrenci alt yarıyıldan/yıldan başarısız olduğu dersleri haftalık ders saati toplamı 30 saatin %10 unu aşmamak danışmanın önerisi ve ilgili yönetim kurulu kararı ile alabilir. Not: OBS de kayıtlı olmayan akademik personellere kullanıcı adı ve şifre verilmesi işlemi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na gönderilecek resmi yazı sonrası yapılır. 1
DANIŞMANLARIN İNTERAKTİF KAYIT DÖNEMİNDE OBS DE İZLEMELERİ GEREKEN ADIMLAR Yeni Öğrenci Bilgi Sistemi ne http://obs.ankara.edu.tr:90 adresinden kullanıcı ve şifre ile giriş yapılır. Şekil 1 de gösterilen OBS kullanıcı girişi ekranına Kullanıcı Adı, Şifre ve Güvelik Kodu bilgileri doldurularak giriş yapılabilir. Kullanıcı adı, kurum sicil numarasının 31- den sonraki kısmıdır. Şekil 1. OBS Kullanıcı Girişi Ekranı Sistemde, Öğrenci BYS Ders İşlemleri Ders Seçme İşlemleri Ders Seçme İşlemi adımları izlenerek ders seçme ekranı açılır. Şekil 2. Ders Seçme Ekranını Açma 2
Danışmanların, danışmanı oldukları öğrencileri listeleyebilmeleri için Şekil 3 te görüldüğü gibi öncelikle ders seçme ekranını açmaları, daha sonra Öğrenci Seç butonuna tıklamaları, en son olarak da Ara butonuna tıklamaları gerekir. Şekil 3. Öğrenci Listeleme Adımları Ders seçme ekranı açıldığında, danışmanın karşısına danışmanlık yapmakta olduğu öğrencilerin listesi çıkar. Bu listede öğrencinin TC kimlik numarası, adı, soyadı, program bilgileri, kayıt durumu, dal türü, kayıt tipi görünmektedir. Şekil 4 te de görüldüğü gibi danışmanın, ders seçmesine onay verdiği öğrenciler yeşil, onay bekleyen öğrenciler sarı, reddettiği öğrenciler kırmızı, ders seçmeyen öğrenciler ise renksiz olarak işaretlenmiştir. Böylece danışman, öğrencilerinin durumunu kolayca takip edebilmektedir. 3
Şekil 4. Danışmanın Öğrencilerinin Onay Durumu Ekranı Danışman, işlem yapacağı öğrenciyi ve bilgilerini liste başındaki (Şekil 4 deki) filtreleri kullanarak listeleyebilir ve öğrenci bilgilerine tıklayarak öğrencinin ders seçme ekranını (Şekil 5) görüntüler. Şekil 5. Danışmanı Olunan Öğrencinin Ders Seçme Ekranı Danışman, kayıt durumu Onay Bekliyor olan bir öğrencisini seçtiğinde, karşısına öğrencinin o dönem seçmiş olduğu dersler gelecektir. Danışman, öğrencinin Transkriptine ne bakıp, öğrencinin aldığı dersleri kontrol edip, uygun bulduğu takdirde Kaydet butonuna basarak öğrencinin ders seçmesini onaylar. Öğrencinin seçmiş olduğu dersleri uygun bulmadığı takdirde 4
ise Reddet butonunu kullanır. Danışman, başka bir öğrenciye geçmek için Öğrenci Seç butonunu kullanarak, başlangıç ekranına döner. Ders Seçme Ekranı Hakkında; Ders seçme ekranında öğrencinin, numarası, adı, kayıt yılı, müfredat yılı, sınıfı, yarıyılı, danışmanı, Genel Akademik Başarı Not Ortalaması (GABNO), programı ve ders kayıt durumu bilgileri görüntülenir. Ders seçme ekranında öğrencinin aldığı ve geçtiği dersler yeşil, başarısız olduğu dersler kırmızı ve hiç almadığı dersler sarı renk ile gösterilmiştir. Öğrenci öncelikle başarısız olduğu dersleri almakla yükümlüdür ve sistem, öğrencinin üzerine alttan başarısız olduğu dersleri otomatik olarak atar. Şekil 6. Öğrenci Ders Seçme Ekranı Öğrenci, öncelikle varsa başarısız olduğu dersleri, sonra alt yarıyıldan almamış olduğu dersleri almalıdır. Daha sonra maksimum saat sınırına kadar bulunduğu yarıyılın derslerini alabilir. Daha önceki yarıyılda başarısız dersi olmayan ve devamsızlık sebebiyle başarısız dersi olan öğrencinin bir yarıyılda programına alabileceği haftalık ders saati 30 dan çok olamaz. Başarısız dersi (FF2-Devamsızlıktan kalma durumu hariç) olan öğrenciler ise 33 saate kadar (30 saatin %10 u) ders alabilmektedirler. Ancak mezuniyet aşamasına gelen öğrenciler 39 saate kadar ders alabilmektedirler. Öğrencinin bir yarıyılda alabileceği ders saati aşılırsa aşağıdaki Bu dönem alabileceğiniz maksimum saat miktarını aştınız. uyarı mesajı alınır. Ancak Mesleki Uygulama, Staj, Intern eğitimi etkinlikleri haftalık ders saati hesabında dikkate alınmaz. 5
Şekil 7. Maksimum Ders Saatinin Aşılması Durumunda Gelen Uyarı Mesajı Öğrencinin GABNO su 2,00 ve üzerinde (GABNO 2.00) ise, öğrenci ders seçme ekranında bulunduğu yarıyılın derslerine ek olarak üst yarıyılın ders planını da görebilir. Öğrenci bulunduğu yarıyılın programında alması gereken dersleri alması koşuluyla, bu derslere ek olarak üst yarıyıldan da maksimum saat sınırını aşmadan ders seçebilir. Öğrenci üçüncü yarıyıldan/ikinci sınıftan itibaren, önkoşullu olan dersler dışında ve haftalık ders saati sınırı koşulunu aşmamak ve danışmanının onayı ile üst yarıyıl/yıl programından ders alabilir. Buna göre bir öğrenci genel akademik başarı not ortalaması 2,00-2,49 arasında ise bir ders, 2,50-3,49 arasında ise iki ders, 3,50 ve üzerinde ise 30 ders saati ile sınırlı olmak kaydıyla istediği sayıda ders alabilir. Öğrenciler, bu yönetmelik hükmü çerçevesinde öğrenimlerini daha kısa sürede bitirebilirler. Şekil 8. Ders Seçme Ekranında Seçmeli Ders Grubu Görüntüsü 6
Öğrenci ders seçimini, danışman ders kaydını onaylayana kadar değiştirebilir. Ancak danışman onayladıktan sonra öğrencinin ders kaydını değiştirmesi mümkün değildir. Danışman ders kaydını onayladığı öğrenciler için, öğrenci tarafından çıktısı alınan Kayıt Onay Raporu nu imzalar. Kayıt Onay Raporu, Öğrenci İşleri, Danışman ve Öğrenci Nüshası olmak üzere üç adettir. Kayıt Onay Raporu Şekil 11. Kayıt Onay Raporu Bu nüshalardan bir tanesi öğrencinin kendisinde, bir tanesi danışmanda kalmalıdır. Öğrenci İşleri nüshasının ise Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na teslim edilmesi unutulmamalıdır. 7