KAYITLI e- POSTA (KEP ) Bilgi Notu 1) KAYITLI e-posta (KEP) NEDİR? Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır. KEP, bilinen elektronik postaya ilave olarak elektronik postanın; Gönderen ve alan tarafların gelecekte kim olduğunun bilinmesi (kimlik doğrulama), Göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği, Alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı, Alıcısı tarafından okunup okunmadığı ve İhtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi ile ilgili delil hizmetlerini sunan bir sistemdir. 2) KEP İLE NELER YAPILABİLİR? KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari kurum içi ve kurumlar arası yazışmalardan her türlü belge (beyanname, bildirge, fatura, banka yatırım / kredi kartı hesap ekstresi, online alışveriş siparişleri, her nevi sipariş gönderilmesi / alınması, başvuru, bildirim, ihbar, ihtar, ihale teklifi, dilekçe, elektronik fatura gönderilmesi, belge gönderilmesi, sözleşmeler vb.) kurumlar ve vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilmektedir. KEP sistemi kâğıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlamaktadır. Kayıtlı e-posta sistemi hukuken geçerli delil oluşturur. Kayıtlı e-posta (KEP) sistemi üzerinden yapılan haberleşmenin, hiçbir şekilde değiştirilemeyecek parmak izi niteliğinde delilleri oluşturulur. 1
Orijinal KEP iletisinde herhangi bir değişiklik yapılması sistemde yeni KEP delilleri oluşmasına neden olur ve ihtiyaç duyduklarında kullanıcıların uyuşmazlığı belgelemesini sağlar. Bu şekilde KEP sisteminde iletinin orijinalliği korunur ve veri bütünlüğü garanti altına alınır. Gönderici, alıcı ve içerik bilgilerinin parmak izi oluşturulur böylece gönderim, teslim ve okunma zamanları değiştirilemeyecek şekilde damgalanır. KEP teslimi sonrasında yasa gereği okunmamış olsa bile 24 saat sonra KEP gönderisinin alıcı tarafından okunduğu kabul edilir. Tüm adımlarda oluşturulan KEP delilleri hizmet sağlayıcılar tarafından kayıt altına alınır ve 20 yıl boyunca saklanır. E- tebligatlar için saklama süresi 30 yıldır. KEP sistemi üzerinde gerçekleşen haberleşmenin içeriği KEP hizmet sağlayıcılar tarafından hiçbir şekilde izlenmez ve müşteri tarafından talep edilmediği sürece kayıt altına alınmaz. 3) İLGİLİ MEVZUAT 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu nun kayıtlı elektronik postaya ilişkin hükümleri: 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası: Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır. 1525 inci maddesinin ikinci fıkrası: Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır. Kimler KEP Hesabı Kullanmak Zorundadır? 19 Ocak 2013 tarihli 28533 sayılı Resmî Gazete de yayınlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği nin Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma başlıklı 7 nci maddesi uyarınca anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır. Bu hüküm gereği, tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin (anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin) KEP hesap sahibi olması zorunludur. 4) KEP İŞLEYİŞİNDEN DOĞACAK HUKUKİ SONUÇLAR Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı nın (KEPHS) KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. 2
Hesap sahibi tarafından KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlere ilişkin hukuki sonuçlar hesap sahibi üzerinde doğar. Yasal düzenleme gereğince uygulama başlamış olması gerekirken KEP hesaplarının sicile tescil edilememesi ve başta UYAP olmak üzere bazı sistemlerin KEP tebligatına uyarlanamamış olması nedenleriyle uygulama başlamamıştır. Ancak yıl sonuna kadar çalışmaların tamamlanması beklenmektedir. 5) YÜKÜMLÜLÜKLER 5.1.) Hesap Sahibinin Yükümlülükleri KEP hesap sahibi kişi KEPHS ile imzaladığı sözleşme ile ilgili mevzuat tarafından belirlenmiş aşağıdaki yükümlülükleri yerine getirmeyi kabul ve taahhüt etmiştir. KEP hesabı başvurusu için gerekli olan bilgi ve belgeleri tam ve doğru olarak KEPHS ye verir. Başvurusunda KEP hesabını sadece alıcı veya hem alıcı hem gönderici olarak kullanacağını KEPHS ye açıkça belirtir. Başvurusunda sakla-ilet ve sakla-bildir çalışma modellerinden hangisi ile hizmet alacağını açıkça KEPHS ye belirtir. (Elektronik Tebligat Yönetmeliği nin 7. Maddesi gereğince KEP hesabı kullanmak zorunda olanlar) KEP hesabı bilgilerinde olan değişiklikleri, KEPHS ye derhal bildirir. KEPHS ile imzaladığı sözleşmede veya taahhütnamede belirtilen hüküm ve koşullara uygun hareket eder. Kimlik doğrulama amacıyla kendisine verilen bilgileri korumakla yükümlüdür, üçüncü kişilerle paylaşmaz ve başkasına kullandırmaz. 5.2.)Hizmet Sağlayıcının Yükümlülükleri KEPHS hizmet sağlayıcı olarak, ilgili mevzuat tarafından belirlenmiş aşağıdaki yükümlülükleri yerine getirmeyi kabul ve taahhüt etmiştir. Sakla-ilet ve sakla-bildir çalışma modellerinin her ikisi ile de hizmet verir. Sunmakta olduğu hizmetler için, Yönetmelikte belirlenen kriterlere uygun olarak bu hizmetlerin gerektirdiği güvenlik seviyelerine uygun ve güvenilir kimlik doğrulama mekanizması kurar. KEP hesabının kullanıma kapatılmasına ilişkin taleplerin alınması ve derhâl gerçekleştirilebilmesi için yedi gün yirmi dört saat erişilebilir hizmet sunar. KEP hesabının ve bu hesap üzerinden verilen hizmetlerin güvenliğini, gizliliğini ve bütünlüğünü sağlar. Kişisel verilerin korunması için gerekli tedbirleri alır. KEP sisteminin tüm süreçlerine ilişkin günlük kayıtlarını güvenliğini, gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak kayıt altına alır. Sisteminin tüm süreçlerinde oluşturulan KEP iletilerini ve KEP delillerini ilgili KEP hesabına anlaşılabilir ve okunabilir bir şekilde iletir. KEP hesap sahibinin talebi hâlinde, KEP hesabına gelen e-postaların teslim alınmasına ilişkin bilgileri, alternatif iletişim kanalları üzerinden bildirir. 3
KEP hesabına web arayüzü üzerinden güvenli bir şekilde erişilebilmesini, e-postaların okunabilmesini ve gönderilebilmesini sağlar. Hesap sahibinin önceden onayını almak kaydıyla kendisine ait bilgiler ile KEP hesabı bilgilerinden oluşan KEP rehberini tüm hesap sahipleri ve işlem yetkililerinin erişimine yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak açık tutar. Kendi sistemleri üzerinde bulunan KEP hesaplarına ilişkin değişiklikleri ilgili KEP rehberine gerçek zamanlı olarak işleyerek günceller. Diğer KEPHS lerle birlikte KEP rehberini gerçek zamanlı olarak güncel tutmak için gerekli teknik altyapıyı kurar ve işletir. KEP hesabının kullanılmasını sağlayan ara yüzleri engelli kişilerin de erişimlerini sağlayacak şekilde Tebliğ de belirtilen standartlara uygun olarak hazırlar. KEP sisteminin tüm süreçlerine ve işleyişine ilişkin bilgi, belge ve elektronik veriler ile işlemlerin yapıldığı zamana ve işlemleri yapan kişiye veya kişilere ait bilgileri içeren kayıtları gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini koruyarak en az yirmi yıl süreyle saklar. KEP hesabının ilk kullanımından önce hesap sahibini ve varsa işlem yetkilisini KEP sistemine ilişkin tüm süreçler hakkında bilgilendirir. Sözleşmenin veya taahhütnamenin yenilenmemesi durumunda KEP hesabının kullanıma kapatılacağına ilişkin hesap sahibini ve işlem yetkilisini sözleşme veya taahhütname süresinin sona ermesinden üç ay önce uygun iletişim kanallarından en az birisi ile bilgilendirir. KEP hesabının kapatılması sürecinde, herhangi bir mağduriyetin yaşanmamasını teminen gerekli tedbirleri alır. KEP sistemine ilişkin ana ve yedek sistemlerini Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulundurur. KEP sistemindeki tüm imzalama süreçlerinde ESHS ler tarafından KEPHS için oluşturulan işlem sertifikasını kullanır. Hesap sahibinin veya işlem yetkilisinin talep etmesi hâlinde KEP delillerinin gerçek zamanlı olarak doğrulanması hizmetini sunar. 6) KEP HESABI ALMANIN MALİYETİ NE KADARDIR? KEP hesabı maliyetleri KEPHS ler arasında farklılık gösterebilmektedir. Fiyat listeleri KEPHS lerin internet sayfalarından duyurulmaktadır. 7) HALİHAZIRDA KULLANILAN HERHANGİ BİR E-POSTA ADRESİ (GMAIL, YAHOO MAIL, HOTMAIL MYNET MAIL, KURUM MAILİ VB.) KEP HABERLEŞMESİNDE KULLANABİLİR Mİ? KEP sisteminden yararlanabilmek için KEPHS lerin herhangi birinden bir KEP hesabı alınması gerekmektedir. KEP sistemi kendi içerisinde kapalı bir sistemdir. Sadece KEP hesap kullanıcılarına ileti gönderebilirsiniz ya da bu kullanıcılardan ileti alabilirsiniz. KEP sisteminden diğer standart elektronik posta sistemlerine ileti gönderimi söz konusu olmadığı gibi diğer sistemlerden KEP sistemine de ileti gönderimi mümkün değildir. 4
8) KURUMSAL KEP HESABI AÇILMASI İÇİN GEREKLİ BELGELER Tüzel kişinin MERSİS numarası var ise mersis numarası kaydı ve numarası Ticaret sicil numarasını içeren, Ticaret Sicil Memurluklarından alınmış olan Ticaret Sicil Tasdiknamesinin veya Faaliyet belgesinin fotokopisi Noter onaylı imza sirkülerinde yer alan yetkilendirmelere uygun olarak imzalanmış ve kaşelenmiş kurumsal taahhütnamenin aslı ve eki olarak imzalanmış ve kaşelenmiş başvuru formu Tüzel kişilerin işlem yetkilisi olarak belirledikleri kişilerin kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi, avukatlık belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî belge Noter onaylı imza sürkülerinin aslı ya da noter onaylı aslı gibidir orjinali (KEP merkezlerine gelen ya da yerinde kimlik doğrulama hizmetinden faydalanan şirketlere imza sirkülerinin orijinalinin görülmesi esas olmak üzere fotokopisi ile işlem yapılır. ) Başvuru sahibinin şirketin kanuni temsilcisi olduğu ilan edilen, imza sirkülerinin müstenidatı ticaret sicil gazetesinin fotokopisi İşlem yetkilisi, şirketin kanuni temsilcisi değil ise noter onaylı KEP konulu vekaletnamenin aslı ( vekaletname örneği ) Seçmiş olduğunuz tarife E-imzalı bir tarife ise, yukarıdaki belgelere ek olarak; İrade Beyanı Formu ıslak imzalı, Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen resmi belgesi ve belgenin fotokopisi, Sertifika içine çalıştığınız kurum bilgisi eklenecek ise 6 aydan eski olmamak kaydıyla Ticaret Odası Faaliyet Belgesi nin aslı ve firma yetkilisi imza sirkülerinin fotokopisinin KEP başvuru belgeleri ile beraber işlem yetkilisi tarafından şahsen kimlik doğrulama merkezine teslim edilmesi gerekmektedir. Kurumsal KEP hesabı ile birlikte seçilen e-imza paketinde, e- imzayı alacak kişinin kimlik doğrulama işlemi KEP merkezlerinde, Noterde, E-imza sahibi olacak kişinin bireysel KEP hesabı edinmesi yolu ile KEP bayilerinde yapılmaktadır. 5
EK Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 25/08/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ, 25/08/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ, 16/05/2012 tarih ve 28294 sayılı Resmi Gazete Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminde Kullanılan İşlem Sertifikasına İlişkin Usul Esaslar, 06.06.2012 tarih ve 2012DK-15259 sayılı Kurul Kararı MADDE 7 Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma (1) Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır. (2) Kendilerine yalnızca elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olan muhatapların, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adreslerini bildirmeleri zorunludur. (3) Kendilerine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken muhataplara, elektronik tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Bu tebligatta ayrıca, müteakip tebligatların elektronik ortamda yapılacağı bildirilir. (4) Kendilerine elektronik yolla tebligat yapılması isteğe bağlı olan muhatapların, elektronik yolla tebligat almak istemeleri halinde, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adresini bildirmeleri gerekir. Bu muhatapların, tebliğ çıkaran merciye bildirdiği adresin elektronik tebligata elverişli olmaması halinde, bunlara, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Bu durumda gönderilecek tebligata, muhatabın bildirmiş olduğu adresin, elektronik tebligata elverişli olmadığına ilişkin şerh düşülür. MADDE 17 Yürürlük (1) Bu Yönetmeliğin 7 nci maddesinin birinci fıkrasının birinci cümlesi, ikinci ve üçüncü fıkrası ile 13 üncü maddesinin yedinci fıkrası ve 14 üncü maddesinin onuncu fıkrası 19/1/2013 tarihinde, diğer hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer. 6