SATIN ALMA DAİRE BAŞKANLIĞI GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam Dayanak ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Satın Alma Daire Başkanlığının ve bağlı birimlerinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönetmelik, Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Satın Alma Daire Başkanlığının ve bağlı birimlerinin görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar. Dayanak Madde 3- Bu yönetmelik, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile 4857 sayılı İş Kanunu'na dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen; a) Belediye: Gaziantep Büyükşehir Belediyesini, b) Başkan: Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanını, c) Daire Başkanlığı: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Satın Alma Daire Başkanlığını, d) Daire Başkanı: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Satın Alma Daire Başkanını, e) Şube Müdürü: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Satın Alma Daire Başkanlığına bağlı şube müdürlerini, f) Kurum Personeli: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi Satın Alma Daire Başkanlığı bünyesinde çalışan personeli ifade eder. Satın Alma Daire Başkanlığı- 1
İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Yönetim Teşkilat Madde 5- Satın Alma Daire Başkanlığı aşağıda belirtilen müdürlüklerden oluşur; a) İhale ve Alım Satım Şube Müdürlüğü b) İdari İşler Şube Müdürlüğü c) Hal Şube Müdürlüğü Yönetim Madde 6- Satın Alma Daire Başkanlığınca sunulan hizmetler; bu yönetmelik hükümleri çerçevesinde, Daire Başkanlığı'na bağlı Şube Müdürlükleri tarafından düzenlenir ve yürütülür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluklar Daire Başkanlığının Görevleri Madde 7- Daire Başkanlığı'nın görevleri; a) Daire Başkanlığını sevk ve idare etmek, b) İş ve işlemlerin zamanında ve kanunlar çerçevesinde yapılmasını sağlamak, c) Daire Başkanlığının Bütçe teklifini hazırlamak, d) Çalışma koşullarını düzenlemek ve görülen eksiklerin giderilmesini sağlamak, e) Şube müdürlükleri, bağlı şeflikler ve personellerin her türlü sorunlarına yardımcı olmak ve sorunlara çözüm getirmek. Daire Başkanı yukarıda belirtilen görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlama hususunda yetkili ve üst yönetime karşı sorumludur. İhale ve Alım Satım Şube Müdürlüğünün Görevleri Madde 8- İhale ve Alım Satım Şube Müdürlüğü'nün görevleri; a) 4734 sayılı kanun kapsamında, her türlü mal alımı, hizmet alımı, yapım ve danışmanlık ihalelerinin ihale sürecindeki iş ve işlemlerini yapmak, Satın Alma Daire Başkanlığı- 2
b) Sonuçlanan ihalelerin 4735 sayılı kanun kapsamında sözleşmelerini yapmak, c) İmzalanan sözleşme dosyalarını, uygulanmak üzere ilgili Daire Başkanlığına ve ödemeye esas olmak üzere Mali Hizmetler Daire Başkanlığına teslimini yapmak, d) 2886 sayılı kanun kapsamında satış, kiralama, ayni hak ve benzeri gelir getirici ihale iş ve işlemlerini yapmak, e) 2886 sayılı kanun kapsamında yapılan ihale dosyalarını gelir tahsilatı için Mali Hizmetler Daire Başkanlığına teslimini sağlamak, f) Şube Müdürlüğüne bağlı şeflikler vasıtasıyla ihale ve satın alma işlemlerini yürütmek, g) Daire Başkanlığınca verilen diğer iş ve işlemleri yapmak, h) Belediye birimlerinin talebi üzerine, ihtiyaçlarının karşılanması için ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun olarak ihale iş ve işlemlerini yapmak, ı) Belediye birimlerinin talebi üzerine 4734 sayılı kanunun kapsamında 3/a ve 22/d maddeleri kapsamında Kamu İhale Kurumu tarafından her yıl belirlenen limit dahilinde ihtiyaçlarını temin etmek, i) Yapılacak alım için üst makamdan Olur almak, J) Alım için en az üç teklif ile piyasadan fiyat araştırmak, k) Toplanan teklif mektuplarını komisyon huzurunda açmak, l) En iyi şartlarda uygun fiyat teklif eden müşteriden alımı sağlamak, m) Talep eden birim tarafından teslim alınan veya tamamlanan ihtiyacın evrakını düzenlemek, ödenmeye esas olmak üzere Mali Hizmetler Daire Başkanlığına sevkini sağlamak. İdari İşler Şube Müdürlüğü'nün Görevleri Madde 9- İdari İşler Şube Müdürlüğü'nün görevleri; a) Yemekhane hizmetlerinin düzenli bir şekilde işleyişlerini yürütmek ve takip etmek, b) Belediye personeline verilmek üzere günde bir öğün yemek hazırlatmak, c) Yemek için gereken malzemeleri aldırmak ve hazırlığını yaptırmak, d) Yemeğin hijyenik bir ortamda dağıtımını yaptırmak, Satın Alma Daire Başkanlığı- 3
e) Sağlıklı ve temiz bir yemek sunmak için gereken tedbirleri almak. Hal Şube Müdürlüğü'nün Görevleri Madde 10- Hal Şube Müdürlüğünün görevleri; a) Kanun ve yönetmelik hükümlerine göre hallerin işletilmesini sağlamak, b) Belediye sınırları içerisinde ve mücavir alanlarında, toptan yaş sebze meyve satışının denetimi, gözetimi ve yönetimini sağlamak, c) Üretici, tüketici ile yaş meyve ve sebze ticaretini meslek edinenlerin çıkarlarını korumak, d) Yaş meyve ve sebze toptancı halinde hal esnafının ve diğer ilgili şahısların işlerini kolaylaştırmak, e) Hal in gece ve gündüz güvenliğini sağlamak ve meydana gelen olayları zamanında kolluk kuvvetlerine bildirmek. Şube Müdürlerinin Sorumlulukları Madde 11- Şube Müdürleri, Müdürlüğü ile ilgili işlemleri yerine getirirken, Belediyenin Stratejik Planındaki vizyon, misyon ve ilkeleri ile mevzuata göre çalışılmasından sorumludur. Şube Müdürleri, müdürlük görevlerinin tam ve zamanında yerine getirilmesinde Daire Başkanına karşı sorumludurlar. Şeflerin Görev ve Sorumlulukları Madde 12- Daire Başkanlığına bağlı Şube Müdürlüklerinde görevli şefler, başında bulunduğu büroda yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından/yaptırılmasından ilgili Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur. Amirleri tarafından verilen diğer görevlerin de yerine getirilmesini sağlar. Memur ve İşçilerin Görev ve Sorumlulukları Madde 13- Daire Başkanlığınca yapılan görev bölümü çerçevesinde bağlı bulundukları Şube Müdürü ve Şeflerin verdiği tüm görevleri tam ve zamanında yaparlar. Çalışma düzenine uygun olarak iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılması ile görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından sorumludurlar. Satın Alma Daire Başkanlığı- 4
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çalışma Düzeni ve İşleyiş Çalışma Düzeni Madde 14- Dairede görevli tüm personel; a) Biriminde yürütülen iş ve işlemler hakkındaki bilgileri izinsiz olarak kurum dışına veremezler, b) Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit ve adil muamele yaparlar, c) Görevleri ile ilgili, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak, hiç kimsenin hizmet, ikram ve hediyelerini kabul edemez ve bunlarla alışverişte bulunamazlar. Bu gibi kimselerden borç para alamayacakları gibi borç da veremezler, d) Meclis, Encümen, Başkanlık yazıları ile ekli dosyalardaki bilgileri açığa vuramaz ve yetkililer dışında kimseye bilgi veremezler, e) Mesai bitiminde masa üzerindeki evrakı dolap ve çekmecelere koyar ve kilitlerler, f) Her türlü malzeme ve evrakın muhafazası ile şahsen sorumlu olan personel, muhtelif sebepler ile görevinden ayrılması halinde, bunları birimdeki görevliye yazılı bir tutanak ile devir ederler. Bilgi Verme Yasağı Madde 15- Birimlerin evrak ve dosya memurları gizli olmasa bile evrak ve işlemin sonucuna ait bilgi veremezler ve açıklamada bulunamazlar. Bilgi alacak kişiler, bilgileri Daire Başkanı, Şube Müdürü veya yetki verilen görevliden alırlar. Bu kurallara aykırı davranan personel hakkında kanuni işlem yapılır. BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yönerge Madde 16- Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve dairenin yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin olarak yönergeler çıkarmaya üst yönetim yetkilidir. Satın Alma Daire Başkanlığı- 5
Yürürlük Madde 17- Bu Yönetmelik, Gaziantep Büyükşehir Belediye Meclisi kararının kesinleşmesiyle yürürlüğe girer. Yürütme Madde 18- Bu Yönetmelik hükümlerini Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür. Gaziantep Büyükşehir Belediye Meclisi'nin 28 /11/2011 tarih ve 513 sayılı kararı ile kabul edilmiştir. Satın Alma Daire Başkanlığı- 6