1 Giriş AB Hibe Programlarından nasıl faydalanabilirim? * Bir fikriniz, düşünceniz, yatırımınız veya işleyen bir sisteminiz var ve bunu projelendirip Avrupa Birliği Hibe Programlarından birine sunarak projenize fon sağlamak istiyorsunuz, Doğrumu? Evet ise, yapılacak çok iş var. Kolay değil, projeniz için 100, 000 ve hatta 1 milyon euro geri ödemesiz para talep ediyorsunuz. Elbette yapmanız gereken çok iş olacak. Peki bu işleri yaparsak AB bize para verir mi? Büyük ihtimalle EVET. Büyük ihtimalle diyorum, fakat istisnai durumlarda AB projenize hibe vermemek için haklı sebepler de bulabilir. Fakat bunlar genelde istisnai durumlarda olur. Mesela, hibe programına müracaatın fazla ve finanssal desteğin yeterli olmadığı durumlarda. AB Hibe programlarından faydalanmak için gereken çalışmaları sırasıyla bir gözden geçirelim; İflas etmişler, mesleki faaliyete ilişkin bir suç işlemiş olanlar Görevlerini ağır bir şekilde kötüye kullananlar, sosyal sigorta primi veya vergi ödemesi ile ilgili yükümlülüklerini yerine getirmeyenler * Fatih ÖNCÜ nün AB Fonları için Proje Yazım Kılavuzu kitabından alınmıştır. 1
2 PROJE YAZIM KILAVUZU 1- Kurumunuz AB Hibe Programından Faydalanabilir mi? Hibe programına müracaat etmeden önce kurumunuzun hibe programına müracaat edip edemeyeceğine bir bakın. Genelde hibe programlarında tüzel her kurum ve kuruluş faydalanır, fakat bazı programlar sadece belirli kurum ve kuruluşlara açılır. Mesela bu programa KOBI ler, dernekler, vakıflar, belediyeler müracaat edebilir, gibi. Peki kimler müracaat edemez? Merkezi Finans ve İhale Bitrimi (MFIH) kaynaklarına göre; (a) İflas etmişler veya tasfiye halinde bulunan ve bu durumları nedeniyle işleri kayyum tarafından yürütülen, konkordato ilan ederek alacaklılar ile anlaşma yapmış, faaliyetleri askıya alınmış veya bunlarla ilgili bir kovuşturmanın konusu olanlar; veya ulusal mevzuatta veya yönetmelikte öngörülen benzer durumlarda olanlar; (b) Kesinleşmiş yargı kararı (yani temyizi mümkün olmayan bir karar) ile mesleki faaliyete ilişkin bir suç işlemiş olanlar; (c) Görevlerini ağır bir şekilde kötüye kullandıkları, Merkezi Finans ve İhale Birimi nin haklı kabul edeceği herhangi bir yoldan ispat edilenler; (d) Bulundukları ülkenin, Merkezi Finans ve İhale Birimi nin bulunduğu ülkenin veya projenin uygulandığı ülkenin yasal hükümleri uyarınca, sosyal sigorta primi veya vergi ödemesi ile ilgili yükümlülüklerini yerine getirmeyenler; Belediyeler; - 4958 sayılı Sosyal Sigortalar Kurumu Kanunu nun geçiçi 1. maddesinin (k) fıkrası uyarınca, sigorta pirimi borçlarını yeniden yapılandırmış ve prim borcu taksit ödemelerini ilgili belgelerle ispat edebiliyorlarsa,
GİRİŞ 3 (e) Dolandırıcılık, yolsuzluk, bir suç örgütü içinde yer almak suçlarından veya Avrupa Topluluğu mali çıkarlarına ters düşecek başka bir yasadışı faaliyetten dolayı kesinleşmiş yargı kararı ile mahkûm olanlar; (f) Topluluk bütçesinden finanse edilen bir satınalma prosedürüne veya diğer bir hibe yardımına ilişkin yükümlülüklere uymayarak, sözleşmeyi ciddi bir şekilde ihlal ettiği tespit edilenler (g) Politik partiler ve bunlara bağlı yapılar hibeye başvuru için uygun değildir. (h) Bu hibe çağrısında bireysel ticari girişimler veya girişim grupları uygun başvuru sahipleri olarak değerlendirilmezler. Teklif çağrısının yapıldığı sırada aşağıdaki maddelerde belirtilen durumlarda bulunan başvuru sahipleri de teklif çağrısına katılmaya veya hibe almaya hak kazanamazlar: (i) Çıkar ilişkisi içinde olanlar; (j) Teklif Çağrısı na katılım koşulu olarak Merkezi Finans ve İhale Birimi tarafından talep edilen bilgilerin temin edil- - 4811 sayılı Vergi Barışı Kanunu na göre vergi borçlarını yeniden yapılandırmış ve bu ödemeleri yaptıklarını bağlı bulundukları Vergi Dairesinden aldıkları belgelerle kanıtlayabiliyorlarsa, - 2005/8928 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca borçlarını yeniden yapılandırdıklarına dair yeminli beyan imzalayabiliyorlarsa, - ve/veya, Bulundukları ülkenin, Sözleşme Makamının bulunduğu ülkenin veya projenin uygulandığı ülkenin yasal hükümleri uyarınca, sosyal sigorta primi veya vergi ödemesi ile ilgili yükümlülüklerini yerine getirmeyenler (Başvuru Rehberinin 2.1.1 Bölümü (d) maddesi) (1-devam) kategorisine dahil olmadıklarına dair yeminli beyan imzalayabiliyorlar, ve bu yeminli beyanı başvuruları ile birlikte sunabiliyorlarsa, Hibe Programına başvurabilirler.
4 PROJE YAZIM KILAVUZU mesi sırasında yanlış beyanda bulunanlar veya bu bilgileri temin edemeyenler; (k) Mevcut veya daha önceki Teklif Çağrılarının değerlendirilmesi sürecinde değerlendirme komitesini veya Merkezi Finans ve İhale Birimi ni etki altında bırakmaya veya gizli bilgi elde etmeye teşebbüs edenler. Yukarıda (a), (c), (d), (f), (j) ve (k) maddelerinde belirtilen durumlarda, katılamama yasağı ihlalin tespit edildiği tarihten sonraki iki yıllık bir süre için geçerlidir. (b) ve (e) maddelerinde belirtilen durumlarda katılamama yasağı kararın tebliğ tarihinden itibaren dört yıllık bir süre için geçerlidir. AB hibe programlarından faydalanamaz. Kurum ile ilgili olarak, hibe almadan önce dikkat etmeniz gereken husus, kurumunuzun proje ile ilgili bir deneyime sahip olup olmaması. Bu amaçla bir derneğiniz var fakat dernek aktif olarak faaliyet göstermemiş ve kasasında para yok. Böyle bir derneğin AB den hibe alması zor. Dernek, vakıf veya KOBI gibi kurum ve kuruluşların aktif faaliyetlerde bulunarak tecrübe sahibi olması önemli. Çarpan etkisi, yani kurumunuzun AB hibesini yönetecek kurumsal, finanssal ve politik gücünün olması demek 2- Başvuru sahibi ve ortakların kapasitesi Kurumunuz Fonlardan Faydalanabilir mi? sorusuna yanıtınız evet ise ilk aşamayı geçtiniz. Fakat henüz bitmedi. Hayır ise işiniz zor, fakat AB kapıları size kapanmıyor. Hayır ise tavsiyem uzun vadede sorunu çözmeniz, kısa vadede ise AB projelerine ortak olmak için çalışmalar yapmanız.
GİRİŞ 5 Söylediğim gibi soruya yanıtınız evet ise kurumunuzla ilgili önemli diğer bir sorun, siz ve ortaklarınızın kurumsal ve finanssal kapasitesi. İşletmenizin ve/veya derneğinizin AB hibesini yönetecek kurumsal, finanssal ve politik gücünün olması. Mesela 100,000 euro hibe talep ettiniz. Kendi kendinize sorun: Kumrunuz bu parayı yönetecek kurumsal güce, yani yeterli sayıda kalifiye elemana ve finanssal yapıya sahip mi? Finanssal olarak kumrunuz ne kadar güçlü? Tıpkı kredi almak gibi. Bankalar teminatı olan kurumlara gücüne göre kredi verir. AB ise kurumsal yapı ve son üç yılda yürüttükleri proje ve aktivite değerlerine göre size hibe verir. Bundan dolayı, yönetemeyeceğiniz büyüklükte hibe talep etmeyin. Unutmayın; AB hibeleri 5000 Euro dan başlar ve 50 milyon Euro ya kadar çıkabilir. İstediğiniz rakamı bu çerçevede belirleyin. Diğer bir konu ise politik yanı. Proje tamamlandığı zaman yerel bölgesel ve ulusal çerçevede projeniz politik yapıları ne derece etkili kılar? Bu sorunun yanıtını da projenizde vermeniz gerekir. Mesela, projeniz çevre ile ilgili ise sonuçları başta çevre organizasyonları, olumları olmak üzere çevre bakanlığına kadar ne derecede etkiler? Bu soruyu da ikna edici seviyede yanıtlamanız gerek. Kısacası projenizin yerel, bölgesel, ulusal ve uluslar arası etkisini ortaya koymalısınız. Bunu şöyle bir örnekle açıklayayım; Kağıt israfını önleyen bir proje için, ağaçlar kesilmez ise, yerel düzeyde çevre korunmuş olur, bölgesel düzeyde ağaç kesimi azalır, ulusal düzeyde ormanlar korunuz, uluslar arası düzeyde Küresel ısınmanın engellenmesine katkı sağlamış olursunuz. Avrupa Birliği aday ülke statüsünde olan Türkiye nin de kullanımına açık her yıl 400 e yakın hibe(fon) programı yayınlıyor
6 PROJE YAZIM KILAVUZU 3- Hibe Programlarını Tespit Edin Avrupa Birliği ülkemizin de kullanımına açık her yıl 400 e yakın hibe programı yayınlıyor. Araştırmadan, çevreye, eğitimden, gençliğe, genişlemeden, güvenliğe, hukuktan, istihdama, Kültür, medyadan, tarım ve hayvancılığa, sağlık, şehir planlama, yerel yönetim den teknolojiye onlarca alan için çok sayıda hibe programı yayınlamakta. Mesela, bu programlardan biri 7. Çerçeve Programı. 2007 2013 yılları arasına kapsayan dönemde toplam bütçesi 54 milyar euro. Bu program tüm tüzel kişilere, kurum ve kuruluşlara açık bir program. Siz sektörünüzle ilgili diğer AB hibe programlarını da tek tek incelemelisiniz ve kurumunuzun faydalanabileceği tüm programları tespit etmelisiniz. Elbette 400 e yakın programdan sizim kurum ve projenize tam uyan en az 10 adet uygun program vardır. Projenizi nereye göndereceğinizi çok iyi bilmelisiniz. Projenizi AB nin her hangi bir birimine gönderemezsiniz. Her hibe programının ayrı departmanı, yönetimi ve kurulları vardır. Bundan dolayı doğru programı tespit etmeniz önemli. Önemli olan sizin projeniz değil, önemli olan Avrupa Birliğinin ne istediğidir. Projenizi AB Fon Programının amaç ve hedeflerine göre uyarlayın. 4- Projenizi Tespit Edin Kurumunuz AB hibe programlarından faydalanmak için gerekli kriterlere uygun, hibe programlarını da tespit ettiniz, şimdi sıra projenin tespit edilmesine geldi. Şunu unutmayın, önemli olan sahip olduğunuz proje değil, önemli olan Avrupa Birliğinin ne istediği. AB yaptığı her çağrıda (proje istemek) ne tür projeler istediğini açıklar. Siz projenizi bu istek dahilinde uyarlamak zorundasınız. Projenizin hedefleri, çağrısı yapılan AB programının hedefleri ile uyumlu olması gerekir. Aksi takdirde projeniz ne kadar mükemmel olursa olsun ret edilecektir.
GİRİŞ 7 Kurumunuzu AB nin çeşitli birimlerine kayıt yaptırarak sunulan projelere ortak olun. 5- Kayıt, Tanıtım ve Ortaklık AB projelerinde ortaklık olmasa olmaz şartı. İstisnai durumlar hariç, AB gönderilen her projede genelde ortak ister. Bu ortaklar da genelde AB üye ülkelerden birinde veya birkaçında olmalıdır. Proje yazmak veya yönetmek elbette güzeldir. 100,000 euroluk bir projeye koordinatör mü olmak istersiniz, yoksa 3 milyon euroluk bir projeye ortak olmakmı? Projelere ortak olmakta kurumunuza veya şahşınıza çeşitli kazançlar sağlayacaktır. Bundan dolayı AB nin çeşitli birimlerine kurumunuza kayıt yaptırın. Böylelikle diğer AB ülkelerinden birileri proje hazırlarken sizi kolayca bulabilsin ve projesine sizi ortak olarak alabilsin. Veya siz direkt kendileri ile irtibata geçerek projesine ortak olabileceğinizi söyleyin. Ortaklık proje sunmak kadar önemlidir. Projelere ortak olmanız kurum ve çalışanlara çeşitli vizyonlar katar, kurumunuzun kapasitesini artırır, sonraları sunacağınız projeler için deneyim kazanırsınız. Ortaklık deneyimine sahip kurumların deneyim nedeniyle proje alma olasılığı yükselir. Ortaklık için Avrupa Birliği bünyesininde onlarca site var, bunlardan birkaçı Avrupa Gençlik Platformu (http://www.euromedp.org/en/partners.asp) FP7 Ortak arama sayfası (http://cordis.europa.eu/partners-service/) Asya link (http://ec.europa.eu/comm/europeaid/projects/asialink/partners.htm) ve daha onlarcası.
8 PROJE YAZIM KILAVUZU 6- Araştırma ve Detay Roman veya hikaye yazmıyorsunuz. Verilerinizin veya yazdıklarınızın kaynaklarla desteklenmesi gerek. Mesela Eskişehir bölgesinde işsizlik sorununu ele alıyorsanız Nüfüs müdürlüğünden şehir nüfusunu, İş ve İşçi Bulma kurumundan da işsizlik oranlarını almanız gerekmekte. Sorunlarla ilgili verileri çeşitli kaynaklardan toplamalısınız. AB irtibat ve yardım masaları ile veya varsa danışmanınız ile devamlı iritibat halinde olmanız gerekmekte. Unutmayın, AB yardım masası, proje sunumuna 21 gün kala ve sonrası süreç içinde sizin o programla ilgili sorularınıza yanıt vermez. Bundan dolayı program ile ilgili sorularınızı zaman geçmeden sorun. Proje yazmak bir sanat ve ekip işidir. 7- Proje Yazımı Projeniz belli, doğru hibe programını da tespit ettiniz, projeniz için yerel ve AB den ortaklarınızı da buldunuz. Şimdi sıra 2 aylık belki de daha kısa süre içinde projeyi yazmaya geldi. Proje yazmak bir sanattır. Bu sanatı siz gerçekleştirebiliyorsanız ne mutlu size, değil ise her işi kendiniz yapmak zorunda değilsiniz. Projenizi yazacak birileri çevrenizde elbette vardır. Yoksa profesyonel hizmetler almaktan çekinmeyin. Proje yazımını ortaklarla birlikte paylaşmak, istenilenleri açık ve anlaşılır şekilde aktarmak, bütçelendirmede abartılı rakamların kullanılmaması dikkate edilmesi gereken hususlardan birkaçı. Projeniz için orijinal proje formu kullanın ve zamanında teslim edin..
GİRİŞ 9 8- Paketleme ve posta Projeyi yazıp bitirmekle iş bitmiyor. Proje yazımında teklif çağrısı ile ilgili doğru Hibe Başvuru Formu kullanıldığını dikkat edin. Proje Türkçe yazılmışsa, proje özeti, bütçe ve mantıksal çerçeve İngilizcedir. Proje İngilizce yazılmışsa, proje özeti, bütçe ve mantıksal çerçeve Türkçedir. Proje 1 asıl ve 2 suret olarak sunulur. İstenen tüm belgeleri içeren bir disket veya CD eklenir ve düzgün çalıştığından veya bozuk olmadığından emin olun. Her bir ortak, ortaklık beyannamesini doldurup imzalatıp ve bu beyannameleri de Başvuru Formuna ekleyin. Her bir iştirakçiden (eğer varsa) imzalı bir destek mektubu sunun ve bu mektupları da Başvuru Formuna ekleyin Bütçe istenen formatta ve euro cinsinden hazırlanarak Başvuru Formuna ekleyin. Projeler için alınacak ekipman ve donanım toplam uygun maliyetlerin %20 sini geçmemelidir. Projeler için mekan tefrişat maliyeti toplam uygun maliyetlerin %10 unu geçmemelidir. Mantıksal Çerçeve ve Proje Özetini doldurun, Başvuru Formuna ekleyin. Başvuru sahibi olarak proje formunda beyanname vardır. Bunuda doldurup ekledikten sonra tüm dokümanları bir klasörde toplayın. Bunlara iki adet kopya yaptıktan sonra o kopyaları da ayrı klasörlerde toplayın ve üçü nüde bir zarfa yada kargo poşetine koyun. Dış zarfın üzerinde teklif çağrısının ilgi numarası (mesela, CFCU/TR0402.11) ve başlığı (mesela, Sürdürülebilir Kalkınmanın Sektörel Politikalara Entegrasyonu / Hibe Programı), başvuru sahibinin tam adı ve adresi ile Not to be opened before the opening session ve Açılış oturumundan önce açılmamalıdır ibareleri yer almalıdır. Hibe Programlarının çeşidine göre bazı kurallar değişebilir. Mesela bazı programlarda gönderme internet üzerinden yapılırken bazılarında (çoğunda) posta ile teslim istenir. Posta ile gönderilerde teslim tarihinden en az üç gün önce gönderin ve kargo numarası ile postanızın zamanında ulaşıp ulaşmadığını kargo veya internet aracılığı ile takip edin.
10 PROJE YAZIM KILAVUZU 9- Takip ve sonuç Gözünüz ve kulağınız açık olsun. Projenizi gönderdiğiniz birim sizden belge veya bilgi iseyebilir. Bundan dolayı fax nızın ve email adreslerinizin doğru çalışıp çalışmadığından emin olun. Olumlu veya olumsuz olarak size 3 ay içinde geri dönecekleridir. Olumlu ise hayırlı olsun, değil ise neden ve sebepleri ile size geri dönerler. Yılmayın eksikliklerinizi tamamlayıp bir sonraki çağrıda tekrar müracaat edin veya projenizi değişikliklerle farklı bir programa sunun. Tavsiyeler AB Hibe Programları sahip olunması gereken bir değerdir. Maraton koşusu gibi. Uzun vadeli düşünmeli ve hareket etmelidir. Bu konularla ilgili yapacağınız hiçbir çalışmanın boşa gitmeyeceğini unutmayın. Bu konularla ilgili olarak seminer ve konferanslara katılma yanında öğrenme amaçlıda olsa bazı projeler sunulmalı ve bazı projelere ortak olmak için çalışmalar yapılmalı. Bu kitap hakkında Bu kitap size proje yazımı konusunda yardımcı olacaktır. AB Hibe Programlarından faydalanmak için yapılması gereken en az 8 işten biride proje yazımıdır. Bu 8 çalışmadan Proje Yazım kısmı bu kitapta geniş şekilde işleniyor. Fatih ÖNCÜ Cities for Mobility Türkiye Koordinatörü fatih@oncu.co.uk www.foncu.com
GİRİŞ 11 Yazar Hakkında Fatih Öncü, Avrupa Birliği Hibe Programları ve Proje alanında hizmet veren F.ÖNCÜ Danışmanlık firmasının kurucu üyesi ve yöneticisi. KOBİ Danışmanları Derneği Yönetim Kurulu Üyesi ve Genel Sekreteri. Devlet Planlama Teşkilatına bağlı Ulusal Ajans Avrupa Birliği Leonardo da Vinci Eğitim Teşvik Programında proje değerlendirme komisyon üyesi. Merkezi Brüksel de bulunan Avrupalı Yöneticiler ve araştırmacılar Derneği (EARMA) üyesi. Merkezi İzmir de olan Sivil Düşünce ve Demokrasi Hareketi Derneği üyesi de olan Öncü aynı zamanda İstanbul Üniversitesi Dış Ticaret ve Avrupa Birliği programında yarı zamanlı öğretim görevlisi. Literatür yayıncılık tarafında 2. baskısı yapılan epazarlama kitabının da yazarı. Bilişim ekonominin analizi, trendleri, pazarlama uygulamaları ve stratejilerinin belirlenmesi konularında eğitim ve iş deneyimine sahip. Bunlara ek olarak Avrupa Birliği hibe programlarına, proje hazırlanması ve AB ye sunumu konularında da çalışmalar yapıyor. Türkiye deki macerasını 2000 yılında başlayan Öncü, aynı zamanda İstanbul Bilgi Üniversitesi ve Işık Üniversitesi İşletme Fakültesi Yüksek Lisans (MBA) öğrencilerine eticaret; İstanbul Bilgi Üniversitesi İletişim Fakültesi öğrencilerine de İnternet Gazeteciliği dersleri verdi. Türkiye de kaldığı süre içinde, aralarında Show-TV, Akşam ve MEPAŞ ın da bulunduğu Çukurova Medya Grubu şirketlerinde iş geliştirme ve yatırım danışmanı olarak çalıştı, aralıklı olarak Akşam ve Star gazetesinde yeni ekonomi üzerine makaleler yazdı. 2000 yılı öncesinde son dört yılını, merkezi New York ta bulunan DAH Consulting ve toexcel (iuniverse ile birleşti) şirketlerinde emarketing departmanı yöneticisi olarak değerlendirdi. Öğrencilik döneminde gazete ve TV istasyonlarında yarı zamanlı ve stajyer olarak çalışan Öncü, çeşitli burslar ve gazetecilik ödülleri kazandı.
12 PROJE YAZIM KILAVUZU Fatih Öncü yüksek lisans eğitimi süresince hafta sonlarının büyük kısmını Food and Wine ve New York Times yazarlarından Dr. Lyne Lawner a asitanlık yaparak değerlendirdi. Yüksek lisans eğitiminde Roberta Bender Grossman, lisans eğitiminde Saint Rose Grand burslarını kazandı. Fatih Öncü, New York Universty (NYU) School of Publishing de medya işletme üzerine yüksek lisans, College of Saint Rose, New York İletişim Fakültesinde de lisans eğitimi gördü.