1. AMAÇ Bu dokümanın amacı; XXXXXXX genelinde, personel ihtiyacının İşe Alım Birimine iletilmesini, boşalan veya ilave kadrolara şirket vizyonu, misyonu ve kurum kültürüne uygun yetkinliklere sahip personelin seçilme ve yerleştirilme sürecini ve bu sürecin ne şekilde yürütüleceğini açıklamayı amaçlamaktadır. 2. KAPSAM Bu prosedür personel talebinin onaylanmasından itibaren yeni personelin işe başlatılmasına kadar gerçekleştirilen tüm faaliyetleri kapsar. 3. TANIMLAR Uzun Liste: Danışmanlık firmalarının kendilerine önceden verilen kriterler doğrultusunda hazırladıkları güncel özgeçmişlerden oluşan listedir. Kısa Liste: Uzun listeden seçilen, ardından danışman şirketin yaptığı yüz yüze görüşmeler neticesinde uygun bulunan ve özgeçmiş bilgilerinin yanı sıra görüşme raporu ile sunulan aday listesidir. PI Kişilik Analizi: Davranışsal eğilimleri ölçmek üzere kullanılan kişilik envanteridir. OPQ Mesleki Kişilik Envanteri: Davranışsal eğilimleri ölçmek üzere kullanılan kişilik envanteridir. 4. KULLANILAN STANDART FORMLAR Form Adı Personel Talep Formu İş Başvuru Formu Referans Kontrolü Formu İş Teklif Formu Aday Değerlendirme Formu Form No 5. REFERE DOKÜMANLAR Doküman Adı Doküman No Kariyer Hareketleri Prosedürü 6. UYGULAMA 6.1 Personel Talebinin Gerçekleştirilmesi Yönetici, insan gücü planlama sürecinde planlanmış ve bütçelenmiş personel ihtiyaçları doğrultusunda, Erp/ Çalışan Self Service üzerinden Personel Talep Formu nu eksiksiz bir şekilde doldurur. Personel Talep Formu, talebi yapan bölümün bölüm başkanına kadar tüm sıralı yöneticiler tarafından onaylandıktan sonra İnsan Kaynakları Yönetimi Birimi tarafından onay verilmesiyle İşe Alım Birimi ne gelir. Onaylanan eleman talebi ile seçme ve yerleştirme süreci başlar. Sayfa : 1/7
Onaylanmayan formlar için bölüm yöneticilerine bilgi verilir. 6.2 Personel İhtiyacının Karşılanması İşe alım sorumlusu talep sahibi yönetici ile görüşerek, açık pozisyona ilişkin tanımı ve aranan nitelikleri netliğe kavuşturur. İşe Alım Sorumlusu, süreç ve yöntem hakkında yöneticiyi bilgilendirir, zaman planını yönetici ile paylaşır. Pozisyon öncelikle çalışanlarımızın kariyer fırsatları için Intracell de Kariyer Fırsatları altında içeriye duyurulur (Bkz Kariyer Hareketleri Prosedürü). Uygun adayların bulunamaması durumunda, işe alım sorumlusu sırasıyla öner-kazan, XXXXXXX web sitesine yapılan başvurular ve ilgili kariyer sitelerinden uygun adaylara ulaşır. İşe Alım ekibi eğer pozisyon çok spesifik ve uzmanlık gerektiriyorsa daha önce sözleşmeli olarak anlaştığı danışman firmalardan biri ile çalışmaya karar verir. Danışman, işe alım sorumlusu ve pozisyon yöneticisi ile beraber pozisyon toplantısı yapılır. Bu doğrultuda danışman firma, pozisyon beklentilerine göre uygun adaylardan oluşan önce uzun liste sonra da kısa liste oluşturarak en uygun adayları işe alım sorumlusu ve ilgili yöneticiye sunar ve takip eder. Talepte bulunan yöneticinin elinde olan mevcut cv ler gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesi için İşe Alım Birimi ne yönlendirilmelidir. Şirket çalışanlarının öneri ve referansları ile öner kazan üzerinden özgeçmişler toplanır. Adaylarla, İşe Alım Birimi gerekli incelemeleri ve onayı sağlamadan bir görüşme gerçekleştirilmez. 6.3 Mülakat Adaylar ile ilk mülakat İşe Alım Sorumlusu tarafından yapılır ve uygun bulunan adaylar pozisyon yöneticileriyle tanıştırılır. Görüşmeyi yapan yöneticiler ve işe alım sorumlusu adayları değerlendirerek karara varırılar. Mülakatlarda Yetkinlik Bazlı Mülakat tekniği kullanılır ve PI kişilik envanteri uygulanır. Pozisyona özel yeterlilikleri ölçümlemek için vaka çalışmaları, değerlendirme merkezi uygulamaları ile İngilizce ve Genel Yetenek Testi ve OPQ Mesleki Kişilik Envanteri de uygulanabilir. Süreç sonunda pozisyona uygun bulunmayan adaylara süreç hakkında telefon ile bilgi verilir. Danışmanın yürüttüğü pozisyonlarda ilk mülakatı danışman firma yapar. Uygun bulduğu adaylar için kısa liste oluşturup, aday raporlarıyla beraber işe alım sorulusuna iletir. Bu liste üzerinden uygun bulunan adaylar ile işe alım sorumlusu ve pozisyon yöneticileri görüşerek karara varırlar. Uygun olmayan adaylara danışman telefon ile teşekkür eder. 6.4 Referans Kontrolü İşe Alım Birimi tarafından adayın da onayı ile son iş yerlerinden sözlü referans alınarak gerekli araştırma tamamlanır. Referans alımı yapılırken Referans Kontrol Formu doldurulur. Sayfa : 2/7
Danışmanın yürüttüğü pozisyonlarda seçilen uygun adayların referans kontrollerini önce danışman tamamlar, sonra da işe alım sorumlusu ve ilgili yönetici onaylar. Aday hakkında alınan referansların sonucu olumsuz olduğu takdirde, aday olumsuz olarak değerlendirilir ve adaya durum telefon ile bildirilir. 6.5 Aranan Genel Şartlar Şirkete alınacak personelde aşağıdaki genel koşulların bulunması gereklidir: T.C. vatandaşı olmak veya yabancı uyruklularda T.C.'inde ikamet izni almış olmak Erkeklerde askerlik görevini tamamlamış olmak veya uygun görülen sürelerde tecilli olmak. Kamu haklarından yoksun bulunmamak Yüz kızartıcı suçtan hüküm giymemiş bulunmak Resmi ya da özel kurum ve kuruluşlara zorunlu hizmet yükümlülüğü altında bulunmamak Şirket, gerektiğinde işe alınacak elemanları genel veya özel nitelikte, sözlü veya yazılı sınava tabi tutabilir.. 6.6 Akrabalık Akrabalık çalışanlarımızın şirkete iş başvurusu yapan 1.derecede akrabaları (eş,çocuk,kardeş,anne,baba) aynı şirket içerisinde değerlendirilemezler ancak grup şirketleri içerisinde değerlendirmeye alınırlar. Adaylar mevcut çalışanlarımızın 2.dereceden akraba oldukları durumda, uygun pozisyon olduğu takdirde farklı fonksiyonel gruplarda görevlendirilirler. Genel Müdür Yardımcıları ve Bölüm Başkanlarının 1. derece akrabaları rakip firmalarda çalışamaz 6.7 Teklif İşe başlaması uygun görülen adaya üzerinde karar verilen koşullar, İşe Alım Birimi tarafından İş Teklifi Formu ile yazılı olarak sunulur. İş teklifinin koşulları şirketin pozisyon çizelgesi ve ücret skalası esas alınarak Ücretlendrme ve Ek Menfaatler Birimi tarafından belirlenir. İşe Alım sorumlu teklifi adaya sunar ve takip eder. Adayın sunulan teklifi kabul etmesi halinde kendisine işe alım için aşağıdaki liste verilir. Adayın kabul etmemesi halinde arama süreci uygun aday bulununcaya kadar devam eder. 1 Vesikalık fotoğraf (6 adet) 2 Nüfus cüzdanı fotokopisi (2 adet) 3 İkametgah belgesi 4 Nüfus cüzdan sureti 5 En son bitirilen okulun diploma fotokopisi Sayfa : 3/7
6 Askerlikle ilişiğinin olmadığına dair belge (erkek adaylar için) 7 Sabıka kaydı (Savcılıktan) 8 Sağlık raporu (Devlet Hastanesinden) 9 Evlilik cüzdanı fotokopisi 10 Varsa çocukların nüfus cüzdanları fotokopisi 11 Vergi kimlik numarası 12 T.C. kimlik numarası Daha önce sigortalı olarak çalışılmış ise; 13 En son iş yerinden hizmet belgesi 14 SSK kimlik kartı fotokopisi 15 Bir önceki işyerinden tahakkuk eden kümülatif gelir vergisi matrahı ve ödenen vergiyi gösteren belge 6.8 Adayın İşe Başlaması Adaylar, nüfus cüzdanı fotokopisi, sabıka kaydı (savcılıktan), ikametgah belgesi, nüfus cüzdan sureti, vesikalık fotoğraf (6 adet) ve en son işyerinden alınan hizmet belgesini teslim etmeden işe başlayamaz. Ancak adaylardan geri kalan belgelerin işe başladıktan sonra 10 işgünü içinde tamamlaması istenir ve bu süreç işe alım sorumlusu tarafından takip edilir. 6.9 Oryantasyon İşe başlayan her personel, içeriği ve süresi XXXXXXX Akademi tarafından belirlenen Oryantasyon Eğitimi programına katılır. 6.10 Yeni Personelin İşe Başlaması Bordro Yönetimi Birimi, gerekli yasal işlemleri tamamlayarak personel girişini tamamlar. 6.11 Hizmet Akdinin Sona Ermesi Hizmet akdinin sona ermesi hususunda İş Kanunu hükümleri uygulanır. 6.12 Part Time Eleman Alımı Part Time eleman talepleri İç Müşteri Yönetimi Birimine iletilir. Onaylanan headcount doğrultusunda Part time eleman alım süreci başlar. Bu süreçte de eleman talebi sürecindeki koşullar aynen uygulanır. Sayfa : 4/7
Part time elemanların haftada toplam minimum 2.5 gün çalışma zorunluluğu vardır. Part time elemanlardan işe başlarken bölüm 6.7.üncü madde de yer alan tüm belgeler istenir. 6.13 Stajyer Alımı Staj Programları ile amacımız, kısa vadede nitelikli işgücünden yararlanmak, uzun vadede ise, potansiyel çalışanlarımız olabilecek öğrencileri değerlendirmek ve onları yönlendirmektir. Staj alımlarımız yaz ve kış olmak üzere iki dönemde gerçekleşir ve yaz stajlarında öncelik staj yapma zorunluluğu olan, 3.üncü ve 4.üncü sınıfta okuyan öğrencilere verilir. Her yılın Mart ve Temmuz ayında, tüm bölümlerden stajyer talebini almak için Çalışan İlişikileri Yönetimi Bölümü tarafından duyuru yapılır. Duyuru yapıldıktan sonra Bölümlerden gelen stajyer talepleri doğrultusunda işe seçme ve yerleştirme süreci başlar. Stajyerler İşe Alım Birimi tarafından mülakata alınır, uygun görülen adaylar staj yapmaya hak kazanırlar. Kış stajyerleri özellikle Meslek Lisesi Öğrencileri arasından seçilir. Stajlar okulun belirlediği haftanın üç günü ve okul dönemi süresince yapılır. Bu süre içinde stajyerlerin sigortaları okulları tarafından ödenir. İşe başlayan her stajyer, içeriği ve süresi XXXXXXX Akademi tarafından belirlenen Oryantasyon Eğitimi Programına katılır. XXXXXXX de ki çalışma kuralları Oryantasyon Eğitiminde stajyerlere aktarılır. Staj sürecinde çalışma kurallarında yapılan değişiklikler, stajyerlere ERM/HR Management ekibi tarafından e-mail yoluyla iletilir. Stajyerlerden işe başlarken istenen belgeler listesi şunlardır: 1 Vesikalık fotoğraf (6 adet) 2 Nüfus cüzdanı fotokopisi (2 adet) 3 İkametgah belgesi 4 Nüfus cüzdan sureti 5 Okuldan Milli Eğitim Bakanlığı İşletmede Meslek Eğitimi Sözleşmesi (2 adet) (Meslek Lisesi Öğrencilerden) 6 Okuldan Öğrenci Belgesi (Üniversite Öğrencilerinden) 7 Sabıka kaydı (Savcılıktan) 8 Sağlık raporu (Verem Savaş Dispanserinden film ve rapor)) Daha önce sigortalı olarak çalışılmış ise; 9 SSK kimlik kartı fotokopisi 7. İŞ AKIŞI. Sayfa : 5/7
8. REVİZYON NEDENİ Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon İçeriği 20.09.2010 0 Elektronik Sisteme Geçiş 9. GÖZDEN GEÇİRME Bu prosedür, Doküman Yönetim Prosedüründe verilen gözden geçirme süresine uygun olarak ilgili süreç sahibi tarafından gözden geçirilir. Dokümandan sorumlu süreç sahibi, uygulama ile prosedür arasındaki uyumun sağlanmasından sorumludur. Bu sorumluluk, ilgili diğer süreçlerle koordinasyonun sağlanması, gerekli dokümantasyon işlemlerini prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesini de kapsar. Sayfa : 6/7