BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI İŞE ALIM PROSEDÜRÜ

Transkript

1 BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI İŞE ALIM PROSEDÜRÜ Prosedür No: P01 Sürüm No: 1.0 Hazırlayan: Yenileyen: Melek Basmacı Sibel Sergin Hazırlanma Tarihi: 08 Haziran 2006 Yenilenme Tarihi: Onaylayan: Ayla Altun Onaylanma Tarihi: 1. Amaç Bu prosedürün amacı; BİDB de personel alımını gerçekleştirmek için izlenecek yolu ortaya koymaktır. 2. Kapsam Bu prosedür; BİDB de personel alımı ihtiyacı oluştuğunda gerçekleştirilmesi gereken ilan, mülakat, ve personel seçimi süreçlerini ve ilgili idari işlemleri kapsamaktadır. 3. Tanım ve Kısaltmalar GY : Grup Yöneticisi İKU : YA : Yönetici Asistanı PS : Personel Sekreteri GT : Grafik Tasarımcı D.Bşk.Yrd. : Daire Başkan Yardımcısı 4. İlgili Araçlar Telefon E-posta 5. İlgili Dokümanlar İş Başvuru Formları İş Başvuru Dosyası Başvuru alındı Mektupları Ret Mektupları Mülakat Planı Mülakat Değerlendirme Formu 6. İşlemler 1. İKU yıl içerisinde kendisine e-posta ve elden- ulaşan başvuruları başvuru tarihi sırasına göre numaralandırır ve İş Başuru Dosyası na koyar. 2. İKU, e-posta ile yapılan başvurulara EK 1 de örnekleri verilen Başvuru alındı mektuplarından aday için uygun olanı e-posta yolu ile gönderir. 3. İlgili GY, eleman ihtiyacı oluştuğu durumda, ihtiyaç duyulan pozisyonu, pozisyonun gerektirdiği iş bilgisi ve genel nitelikleri ve pozisyonun kapatılmış olması gereken son tarihi İKU ya bildirir. 4. İKU, iş başvuru dosyasını inceler ve başvurularla ilgili notları dosyaya ekleyerek dosyanın tamamını GY ye iletir. 5. GY, İKU nun notlarıyla birlikte iş başvuru dosyasını inceler ve kendi belirleyeceği başvurulardan görüşmeye çağırmak istediklerini İKU ya bildirir. 6. Eğer başvuru dosyalarından aranan niteliklerde başvuru bulunamazsa pozisyonun acilliğine ve işin niteliğine göre iş ilanı verilir. Form Yenilenme Tarihi: 08 Haziran 2006 Sayfa No: 1 / 5

2 7. Yeni iş ilanlarının içerikleri İKU ve GY tarafından hazırlanır; ayrıca aynı pozisyon için daha önce hazırlanmış ilan varsa bu ilanın İKU ve GY tarafından güncellenmesi ile de ilan içerikleri hazırlanabilir. 8. İKU, iş ilanı vermek için aşağıdaki olanakları kullanır: BİDB sayfasındaki İş Olanakları bölümü Kariyer Planlama Merkezi sayfası ODTÜ geneli için GT nin hazırlayacağı afişler (Pozisyonla ilgili görülen birim ve bölümlere asılır.) İlgili iş ilanı listelerine e-posta atılması (Örnek listeler: 9. GY, mülakata kendi grupları içinden katılacak kişilerin isimlerini İKU ya bildirir. 10. İKU, GY lerce mülakata çağırılması uygun görülen adayların listesini ve mülakat komitesini (İKU, GY ve mülakata katılacak diğer personel) PS ye iletir. 11. PS, mülakat organizasyonu çerçevesinde; Mülakat tarih ve saatlerini mülakat komitesinin uygun olduğu zamana göre belirler, Toplantı odasının uygun olduğu zamanları YA dan öğrenir, mülakat için toplantı odasını rezerve eder, Mülakata çağrılması istenen adayları telefonla arayarak belirlenen zamanlarda mülakata davet eder, Telefonla ulaşılamayan adayları, e-posta yolu ile mülakata davet eder, Mülakata katılacak adayları, mülakat tarih ve saatini mülakat komitesi ve YA ya e-posta ile bildirir. 12. İKU, mülakata katılacak adaylar belli olduktan sonra, bu adayların İş Başvuru Formları temelinde mülakat planını ve sorulacak soruları günceller. 13. İKU, mülakat başlamadan önce adayın İş Başvuru Formu, adaya göre hazırlanmış mülakat planı ve Mülakat Değerlendirme Formu nun fotokopilerini mülakata katılacak kişi sayısına göre çektirir ve bu belgeleri incelemeleri için katılımcılara teslim eder. 14. Mülakat, önce mülakat komitesinin sonra da adayın kendini tanıtmasıyla başlar ve İKU tarafından hazırlanan mülakat planına göre devam eder. 15. Mülakat sırasında, adayı tanımaya yönelik özgeçmiş bilgileri ve kişilikle ilgili soruları İKU, teknik bilgi birikimi ve yeterlilik ile ilgili soruları ilgili GY ve/veya diğer katılımcılar yöneltir. 16. Mülakat komitesi İKU tarafından kendilerine verilmiş olan Mülakat Değerlendirme Formu nu doldururlar ve bu formlar mülakat sonrasında İKU ya teslim edilir. 17. Aday hakkındaki izlenimler ve görüşler hemen mülakat sonrasında mülakat komitesi tarafından görüşülür. 18. Gerekli görülen durumda ek görüşmeler yapılabilir. 19. Daire Başkanı gerekli görürse görüşmelere kendisi de katılır. 20. Olumlu görülen adayların referans bilgileri İKU tarafından kontrol edilir. 21. İKU, işe alımı uygun görülen adaylarla ilgili bilgileri Daire Başkanı na sözlü iletir. 22. Yapılan son mülakatta iş teklifi yapılır. İKU; adaya, özlük hakları (maaş, izin, sosyal olanaklar, sağlık hizmetleri vb.), iş ortamı, iş temposu (mesai saatleri vb.) gibi konularda bilgi verir. 23. İKU, işe başlayacak olan personeli atama işlemlerine başlamadan önce D.Bşk.Yrd. ile tanıştırır ve D.Bşk.Yrd. yeni personeli kadrosuna göre Personel Daire Başkanlığı ndaki ilgili birimlere yönlendirir. 24. PS, D.Bşk.Yrd. nın isteği üzerine işe başlayacak olan personelin atanma yazısını bağlı bulunulan Rektörlük Makamı na hitaben hazırlar. 25. Rektörlük Makamı ndan atanma yazısına onay geldikten sonra PS, D.Bşk.Yrd. nin isteği üzerine Personel Daire Başkanlığı na hitaben, personelin göreve başlama tarihini bildiren yazıyı hazırlar. 26. Personel Sözleşmeli kadroda işe başlayacaksa, D.Bşk.Yrd. tarafından sözleşmenin bir kopyası personele, diğer kopyası PS ye verilerek personel dosyasına konulur. 27. İKU, işe alımı gerçekleşen personel için İş Yerine Uyum Prosedürü nü başlatır. 28. Tüm mülakatlar sonrasında ret yanıtı verilecek adaylara, EK 2 de örnekleri verilen ret mektuplarından aday için uygun olanı e-posta yolu ile gönderilir. Sayfa No: 2 / 5

3 EK-1 Başvuru Alındı Mektupları Örnek 1: Dairemize yapmış olduğunuz başvuru, niteliklerinize uygun bir pozisyon açıldığı durumda değerlendirilmek üzere dosyalanmıştır. Başvurunuzun 1 yıl süreyle, "İş Başvuruları" dosyasında saklanacağını belirtir; ilginizden dolayı teşekkür ederiz. Örnek 2:.. pozisyonu için dairemize yapmış olduğunuz başvuru değerlendirilmek üzere dosyalanmıştır. Başvurunuz ile ilgili olumlu bir gelişme olması durumunda sizinle iletişim kurulacaktır. Başvurunuz, bu pozisyon dışında, Dairemiz genelinde açılacak diğer pozisyonlarda da değerlendirilmek üzere 1 yıl süreyle, "İş Başvuruları" dosyasında saklanacaktır. İlginizden dolayı teşekkür ederiz. Melek Basmacı Sayfa No: 3 / 5

4 EK-2 Ret Mektupları Örnek 1: tarihinde pozisyonu özelinde sizinle yapmış olduğumuz görüşmenin değerlendirilmesi sonucu hakkınızdaki görüşlerimiz olumlu olmuştur; ancak pozisyon gerekleri ile sizin niteliklerinizin tam olarak örtüşmemesi sebebi ile size olumlu yanıt verememekteyiz. Örnek 2: Dairemize yapmış olduğunuz başvuru sonrasında, hakkınızdaki görüşlerimiz olumlu olmuştur. Ancak kadro gereğince -sağlanması gerekli koşulların uygun olmaması nedeniyle başvurunuza olumlu yanıt verememekteyiz. Sayfa No: 4 / 5

5 Örnek 3:. tarihinde yapılan mülakatın değerlendirilmesi sonucu niteliklerinize uygun bir pozisyonun Dairemizde şu an mevcut olmaması nedeniyle başvurunuza olumlu yanıt verememekteyiz. Örnek 4: tarihinde pozisyonu özelinde sizinle yapmış olduğumuz görüşmenin değerlendirilmesi sonucu hakkınızdaki görüşlerimiz olumlu olmuş, ancak kısıtlı sayıda kadro bulunması ve öncelikli olarak başka bir adayın uygun görülmesi nedeniyle istihdamınız mümkün olamamıştır. Sayfa No: 5 / 5