Microsoft Office Sistemi Müşteri Çözümü Örnek Olay İncelemesi Standartlaştırılmış Portal Çözümü, Medya Devi için İşbirliği ve Verimliliği Artırdı Genel Bakış Ülke veya Bölge: ABD Sektör: Medya ve eğlence Müşteri Profili Viacom'un bir bölümü olan MTV Networks, MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL ve TV Land gibi markaları olan global bir eğlence içeriği şirketidir. MTV Networks'ün 10.000 çalışanı vardır ve merkezi New York City'de bulunmaktadır. İş Durumu Şirketin önceki portal altyapısı, yeni içerik yayınlanması için BT müdahalesini ve BT personelinin aşırı miktarda dikkat göstermesini gerektiriyordu. Çözüm MTV Networks, bugün MTV Networks ve Viacom için intranet'lerin yanı sıra birden çok Internet sitesini de barındıran Microsoft Office SharePoint Server 2007'yi standartlaştırmıştır. Avantajlar Gelişmiş iletişim ve işbirliği Yüksek BT verimliliği Genişletilebilir ortam Biz her şeyden önce bir içerik şirketiyiz ve Office SharePoint Server da dijital ortama geçişimizi destekleyerek bize yardımcı oluyor. Joe Simon, Kıdemli Başkan Yardımcısı ve Bilişim Kurulu Başkanı, MTV Networks MTV Networks bir eğlence şirketi olarak fikir ve içeriklerin serbest akışını sağlamalıdır. Ancak şirketin önceki portal altyapısı bu konuda pek yardımcı olamadığından son kullanıcılar kendi içeriklerini yayınlayamıyordu. MTV Networks, Microsoft Office SharePoint Server 2007'yi standartlaştırmış ve bunun ardından şirket yeni bir intranet portalı, bir Viacom kurumsal portalı ve birden çok Internet sitesi dağıtmıştır. Self servis içerik yayınlaması, şirketteki grupların daha iyi iletişim kurmasına olanak sağlarken, zengin işbirliği ve arama özellikleri de global çalışanların kolayca bilgi bulup paylaşmasına yardımcı olmaktadır. MTV Networks, Office SharePoint Server sayesinde, güvenilir, ölçeklenebilir ve maliyet tasarrufu sağlayacak şekilde yeni yetenekler sunan ve gelecekte de şirkete hizmet verecek standartlaştırılmış bir portal platformundan yararlanmaktadır.
Bugün yalnızca içerik paylaşımında değil, içeriğin oluşturulma şeklinde de global olarak işbirliği yapabiliyoruz. Joe Simon, Kıdemli Başkan Yardımcısı ve Bilişim Kurulu Başkanı, MTV Networks Durum Önde gelen bir global eğlence içeriği şirketi olan Viacom, televizyon programları, sinema ve dijital medya yoluyla tüm dünyada 161 ülke ve bölgede 508 milyondan fazla eve ulaşmaktadır. Viacom un en büyük bölümü olan MTV Networks, MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL ve TV Land gibi tanınan markaları içermektedir. MTV Networks, bir eğlence şirketi olarak rekabet gücünü korumak için serbest fikir ve içerik akışı sağlamalıdır. MTV Networks'ün Uygulama Geliştirme Başkan Yardımcısı olan Dave Mitchell, Bizim işimizde başarı tamamen yaratıcılıkla, yani bir sonraki büyük fikrin bulunmasıyla elde edilir, diyor. İzleyicilerimizle temas halinde olmak için sürekli kendimizi yeniden keşfetmemiz, yani kişilerin fikirlerini alıp büyük bir bilgi havuzunun parçası haline getirmemiz gerekir. MTV Networks, 2002'de iletişim ve işbirliğini geliştirmek için Plumtree Yazılımını temel alan kurumsal bir intranet portalı dağıtmıştır. Ancak birkaç yıl içinde bölümün gereksinimleri, portalın yetersiz kalacağı ölçüde büyümüştür. Birinci nesil portalımız bölüm çapındaki iletişim için mükemmeldi, diyor Mitchell. Ancak zaman geçtikçe ihtiyaçlarımız da değişti; bugün insanlar birbiriyle dijital bir ortamda doğrudan iletişim kurabilmeye ve işbirliği yapabilmeye ihtiyaç duyuyor. Özellikle de birisi Fransa'da, diğeri Singapur'da iken kişileri bir odaya koyup görüşme yapmak ve bir şeyleri gerçekleştirmek her zaman kolay olmuyor. Sorunlardan biri, yeni içerik yayınlanmasında güçlük çekilmesiydi. Yalnızca BT personeli yeni içerik yayınlayabiliyordu, diyor Mitchell, ve bölümdeki kişilerin birbiriyle iletişim kurmasını sağlamaya çalışan tek bir grup olması işe yaramıyordu. Portaldaki içerik o kadar kötüleşti ki çoğu birkaç yıl öncesine aitti ve en popüler hedef de kafeterya menüsü olmuştu. Portalın sınırlamaları nedeniyle, çoğu grup kendi portal çözümlerini dağıtmıştır. MTV Networks'ün Sunucu ve Depolama Teknolojileri Başkan Yardımcısı olan Brian Amirian, Birkaç farklı satıcıdan aldığımız portallara ilaveten bizzat ürettiğimiz bazı portallara da sahiptik, diyor. Bu da yedekleme, kurtarma ve ölçeklenebilirlikle ilgili sorunlara yol açarak bakım ve destek konusunda çok fazla zaman harcanmasına neden oldu. Bölümün tamamını destekleyebilen tek bir portal çözümüne ihtiyacımız vardı. Çözüm MTV Networks, Microsoft Office SharePoint Server 2007'yi standartlaştırmayı seçmiş ve bunun ardından bölüm yeni intranet portalını dağıtmıştır. Self servis içerik yayınlama ve zengin işbirliği araçları iletişimi iyileştirip son kullanıcıların daha üretken olmasını sağlarken, tek bir altyapının temel alınması da BT verimliliğini artırıp maliyetleri en aza indirgemektedir. Herkes, yeni bir portal platformuna yönelik aynı vizyona sahipti, diyor Mitchell, bununla tüm parçaların birbirine uyduğu ve insanların son kullanıcılara verilen içerik yönetimi sorumluluğu ile içinde kolayca çalışabileceği bir çözüm istedik. Farklı bir satıcıdan portal çözümü edinmeyi düşünüyorduk ancak bunun yine de merkezi olarak denetlenmesi gerekiyordu. Karar vermemizi etkileyen başka bir etken de Microsoft yazılımını her zaman yoğun bir şekilde kullanmış olmamız ve Office SharePoint Server 2007'nin BT altyapımızın kalanıyla sorunsuz şekilde tümleşme yeteneği sunmasıydı. MTV Networks, aynı Office SharePoint Server 2007 örneğinde birçok site barındırmaktadır:
Office SharePoint Server 2007, BT altyapımızın geri kalanıyla sorunsuzca tümleştirme yeteneğini sundu. Dave Mitchell, Uygulama Geliştirme Başkan Yardımcısı, MTV Networks MTV Networks intranet, Haziran 2007'de dağıtılmış olup şu anda bölüm içindeki 5000 çalışanın tamamını desteklemektedir. Viacom kurumsal intranet, birkaç ay sonrasında dağıtılmış olup Viacom kurumsal organizasyonundaki yaklaşık 200 çalışan tarafından kullanılmaktadır. Internet siteleri: Viacom.com ve TVLandPress.com gibi yatırımcılar, analistler ve basın gibi dış gruplarla iletişimi destekleyen internet siteleri.. Office SharePoint Server altyapısının tamamı yalnızca sekiz sunucu bilgisayarında barındırılmaktadır ve bunlar Windows Server 2003 işletim sistemini çalıştırmaktadır. İçerik, Microsoft SQL Server 2005 veritabanı yazılımını çalıştıran bir veritabanı sunucu kümesinde depolanmaktadır. Self Servis İçerik Yönetimi Bir portal çözümünün seçilmesinde, self servis içerik yönetimi ve yayınlama, gereksinimler listesinin en üstünde yer almıştır. İçerik sahibi olma sorumluluğunu, kendi içeriğini yönetmeyi tercih eden iş müşterilerine vermemiz gerekiyordu, diyor Mitchell. Office SharePoint Server 2007 sayesinde içerik sahipleri, içerik onaylamasına yönelik yerleşik iş akışları ile yerinde düzenleme ortamı kullanarak içerik yayınlayabilir ve bu içeriğe kimlerin erişebileceğini denetleyebilir. Kullanıcıların, paylaştıkları şeylere yalnızca uygun kişilerin erişebileceğine dair güvence elde etmesi gerektiğinden, Office SharePoint Server'ın güvenlik özellikleri bizim için oldukça fazlaydı. Diğer ürünler, BT kuruluşu olarak bize kimin neye erişebileceğini denetleme olanağı sağlayabilirken, Office SharePoint Server yalnızca bu denetimi iş kullanıcılarına vermemizi ve böylece günlük işletim rolünden tamamen sıyrılmamızı sağladı. Bölümün yeni intranet portalı, her biri kendi içeriğini yönetme gücüne sahip olan ve Viacom kurumsal intranet ve Internet sitelerinin işletme sahipleri olan çeşitli gruplar için 110'dan fazla site barındırmaktadır. Her sitenin, genellikle işletme grubu içinde yönetimden ve içerik yayınlamadan sorumlu olan iki-üç yöneticisi vardır, diyor Mitchell. Bunlar kendi içeriklerini bilirler ve bir şeyler yayınlamak istediklerinde bunu hemen yapabilirler. Hem intranet hem de Internet siteleri için Office SharePoint Server kullanılmasının ek bir avantajı da, iki site türüne de sahip olan iş gruplarının her iki siteye de aynı içerik yönetimi becerilerini uygulayabilmesidir. Kolay İşbirliği ve Bilgi Erişimi MTV Networks'ün, çalışanların bilgi paylaşıp bulabildiği tek bir yer de sağlaması gerekiyordu. İçerik yayınlama dışında büyük küçük son kullanıcı gereksinimleri vardı, diyor Mitchell. Tüm dünyadan kişilerin bir araya getirilmesi ve böylece bu kişilerin coğrafi sınırlar veya kuruluş sınırları olmaksızın işbirliği yapmasına ve güzel fikirleri paylaşmasına izin verilmesi gerekiyordu. Bugün birisi ister pazarlama, ister satış, isterse araştırma bölümünde olsun, belge ve toplantı çalışma alanları, wiki'ler, web günlükleri ve daha fazlası gibi çok çeşitli şekillerde bilgi paylaşımına ve birlikte çalışmaya olanak sağlayan işbirliği sitelerine gidebilir. Bugün 150'den fazla bu tür sitemiz var ve bu sayı her zamankinden daha hızlı artmakta. MTV Networks kullanıcıların hangi işbirliği özelliklerine ihtiyaç duyduğunu kendisine sorduğunda, o anda yaklaşık 60 tane olan ve hızla sayısı artan Windows SharePoint Services sitelerinden yanıtın bir kısmı geldi. Ancak bunlar herhangi bir düzenleme veya yapı olmadan aşağıdan yukarıya büyümüş ve BT ekibi için bunaltıcı derecede fazla yeni istek içeren bağımsız sitelerdi. Mitchell in grubundaki bir İş Analisti olan Janni Plattner,
Office SharePoint Server'ın standartlaştırılması daha iyi ölçek ekonomisi sağladı. Hem yönetilecek daha az sunucu olması hem de bu sunucuların tümünün aynı şekilde desteklenebilmesi sayesinde, yedekleme ve kurtarma da çok daha kolay oluyor. Brian Amirian, Sunucu ve Depolama Teknolojileri Başkan Yardımcısı, MTV Networks Bir grup bir SharePoint sitesi aldığında, başka bir grup da o siteyi görüp aynısından istiyordu, diyor. Office SharePoint Server 2007'ye geçişimiz, elde edilen hızlı ve kolay kazançlar sayesinde hızlı şekilde büyüyen yeni işbirliği sitelerine yönelik kullanıcı talebini karşılamak için yukarıdan aşağıya, kuruluş çapında bir yaklaşım uygulama olanağı sağladı. Bölümün Office SharePoint Server 2007 kullanma kararındaki başka bir temel etkense, bu uygulamanın Enterprise Search yetenekleriydi. Bilgi yönetimini kapsamak için içerik yönetiminin ve işbirliğinin ötesine geçmemiz gerekiyordu, diyor Plattner. Office SharePoint Server'daki Enterprise Search özelliği, kullanıcıların dosya, kişi, Web sitesi içeriği ve daha fazlasını tek bir konumdan aramasına olanak sağlıyor. Tüm bu alanlara yayılan tek bir arama aracı sayesinde, aynı çabanın yinelenme oranını azaltabiliyor ve bölüm çapında en iyi uygulamaların benimsenmesini hızlandırabiliyoruz. Gelecekteki Çalışmalar MTV Networks, Office SharePoint Server 2007 tabanlı portal ortamının dağıtılmasıyla artık 5000 uluslararası çalışanını dahil etmek için yeni intranet ulaşımını genişletmeye odaklanmıştır. Mitchell'in ekibi, yeni çalışanların hazırlanması sürecini otomatikleştirecek yeni bir çözümün parçası olarak da Office SharePoint Server 2007'yi kullanmaktadır. E-Provisioning uygulaması, alan planlama, telekomünikasyon ve güvenliğe yönelik arka uç sistemleriyle etkileşimi kolaylaştırmak için Office SharePoint Server'ı birçok başka uygulamayla birlikte kullanacaktır, diyor Mitchell. Yeni bir çalışanı işlemek için gerekli süre ve çabayı en az yüzde 80 azaltmayı bekliyoruz. Avantajlar Bölüm çapında portal platformu olarak Office SharePoint Server 2007'yi standartlaştırmak, son kullanıcılar ve bölümün BT personeli için birçok avantaj sağlamıştır. Self servis içerik yayınlama, bölümdeki grupların daha verimli şekilde iletişim kurmasına olanak sağlarken, zengin işbirliği araçları ve kapsamlı arama özellikleri de kişilerin bilgiyi daha kolay bulup paylaşmasına olanak vermektedir. MTV Networks, yeni portal altyapısını Office SharePoint Server 2007'ye dayanarak oluşturmakla, bu yetenekleri daha güvenilir, ölçeklenebilir ve maliyet tasarrufu sağlayacak şekilde sunmakta ve gelecekte de bölüme hizmet verecek bir teknoloji ortamı ve araç seti uygulamaktadır. MTV Networks'ün Kıdemli Başkan Yardımcısı ve Bilişim Kurulu Başkanı olan Joe Simon, Biz her şeyden önce bir içerik şirketiyiz ve Office SharePoint Server da dijital ortama geçişimizi destekleyerek bize yardımcı oluyor, diyor. Bugün yalnızca içerik paylaşımında değil, içeriğin oluşturulma şeklinde de global olarak işbirliği yapabiliyoruz. Bu şekilde çalışarak hem pazara çıkış zamanı hem de maliyetler azalıyor ve bu da aynı miktarda parayla daha fazla içerik üretebileceğimiz anlamına geliyor. Zaten bizim işimizde ne kadar çok içerik üretebilirsek, büyük bir çıkış yapma şansımız da o kadar yüksek olur. Gelişmiş İletişim ve İşbirliği Gruplar, hem iç hem de dış kullanıcılarla daha verimli şekilde iletişim kurmak için self servis içerik yayınlamadan yararlanmaktadır. Buna bir örnek olarak, esasen yatırımcılar ve analistlerle iletişim kurmak için kullanılan Viacom.com verilebilir. Viacom'un Kurumsal İletişim Yöneticisi Kristin Heitmann, Office SharePoint Server'dan önce, Viacom.com oldukça durgundu, diyor. Self servis içerik yayınlama, daha fazla bilgi yayınlamamıza ve bu içerikleri güncel tutmamıza olanak sağlayarak bu süreci bir Microsoft Office Word belgesini düzenlemek kadar kolay hale getiriyor. Bu yetenekler özellikle güncelleştirilmiş mali verileri yayınlamamız gereken üç aylık dönem sonunda kullanışlı oldu.
Şimdiden bazı kazanımlar elde ettik ve BT organizasyonu güçlü bir yeni işletme değeri sağlayıcısı olarak görülüyor. Dave Mitchell, Uygulama Geliştirme Başkan Yardımcısı, MTV Networks Benzer avantajlardan yararlanan başka bir grup da, şu anda basın içerikleri yayınlamak için Office SharePoint Server 2007 tabanlı bir Internet sitesi kullanan TV Land'in İletişim ekibidir. TV Land'in Kıdemli İletişim Başkan Yardımcısı olan Paul Ward, Medyayla çalışırken, medyayı hemen barındırabilmeniz gerekir, diyor. SharePoint teknolojisinin esneklik ve verimliliği ile BT departmanımızın çabaları sayesinde TVLandPress.com yararlı ve verimli bir hedef haline geldi. Medya profesyonelleri sunduğu rahatlığı seviyor. Yeni site üretkenliği artırıp maliyetleri de azaltmıştır. Artık yüzlerce kişiye fiziksel olarak materyal göndermemiz gerekmiyor, diyor Ward. Ve aynı yetenekler zaman tasarrufu da sağlıyor. Basın bültenlerinin fotokopisini çekmek, video aktarımları için iş emri vermek, fotoğrafların kopyasını oluşturmak ve bu materyalleri göndermek yerine, bizim yapımızı oluşturan muhabirlerle, yetenek avcılarıyla ve radyo programcılarıyla daha güçlü ilişkiler kurmaya odaklanabiliyoruz. İşbirliği siteleri ayrıca çalışanların daha üretken olmasını sağlayıp bilgiyi kolayca paylaşmalarına olanak vermektedir. Bu yetenekten yararlanan bir grup, Mitchell'in sözleriyle "Office SharePoint Server'ın yeni işbirliği özelliklerini edinip bunlarla çalışan İçerik Dağıtımı ve Pazarlama grubudur. Bu işbirliği araçlarının diğer bir hayranı da portalda kendi web günlüğünü tutan, MTV Networks'ün Başkan Yardımcısı ve Baş Mali İşler Görevlisi Jacques Tortoroli'dir. özelleştirme düzeylerinin gerekli olması durumunda söz konusu işi yurtdışına gönderebiliyor ve ekibimin tüm sitelerde yeniden kullanılabilecek yeni özellikleri geliştirmeye devam etmesini sağlayabiliyorum. Bu şekilde ayda 10 tane yeni site hazırlayabiliyoruz. Üstelik bunu o kadar düşük bir maliyetle gerçekleştiriyoruz ki, bir iş grubundan geri ödeme almamıza bile gerek kalmıyor. Ayrıca yeni site yayına girdikten sonra, sitenin günlük yönetimi sitenin kendi iş kullanıcıları tarafından gerçekleştiriliyor. Birleştirilmiş bir çözüm aynı zamanda Amirian ın, Office SharePoint Server 2007'nin barındırıldığı veri merkezini çalıştıran Sunucu ve Depolama Teknolojileri grubu için verimliliği de artırmaktadır. Office SharePoint Server'ın standartlaştırılması, daha iyi ölçek ekonomisi sağladı, diyor Amirian. Hem yönetilecek daha az sunucu olması hem de bu sunucuların tümünün aynı şekilde desteklenebilmesi sayesinde, yedekleme ve kurtarma da çok daha kolay oluyor. Office SharePoint Server, varolan BT altyapımıza çok iyi uyuyor ve bizdeki diğer Microsoft teknolojileriyle de tümleşiyor. Office SharePoint Server, varolan kaynaklar ve beceri kümeleriyle desteklenebildiğinden ve böylece devam eden maliyetleri minimum ölçüde tutmak için ölçek ekonomileri kullanılabildiğinden çok değerli. Yüksek BT Verimliliği Office SharePoint Server 2007'nin standartlaştırılması, özellikle de içerik yayınlama sorumluluğunun iş kullanıcılarına devredilmesiyle, Mitchell in grubunun verimliliğini artırdı. Office SharePoint Server ile ilgili en büyüleyici şeylerden biri, global bir intranet portalını sadece dört beş kişiyle destekleyebilmem, diyor Mitchell. Bazı
Daha Fazla Bilgi için Microsoft ürün ve hizmetleri hakkında daha fazla bilgi için, (800) 426-9400 numaralı telefondan Microsoft Sales Information Center'ı arayın. Kanada'da, (877) 568-2495 numaralı telefondan Microsoft Canada Information Centre'ı arayın. İşitme engelli veya işitme güçlüğü çeken müşteriler, ABD'de (800) 892-5234 veya Kanada'da (905) 568-9641 numaralı telefondan Microsoft metin telefonu (TTY/TDD) hizmetlerine ulaşabilir. 50 ABD eyaleti ve Kanada dışındaysanız lütfen yerel Microsoft alt kuruluşuyla iletişim kurun. World Wide Web kullanarak bilgilere erişmek için şu adrese gidin: www.microsoft.com Genişletilebilir Ortam Çözüm şimdiden güçlü avantajlar sunsa da Mitchell en büyük avantajını ileride göreceklerini belirtiyor. Artık şirket olarak bizimle birlikte büyüyebilen bir portal platformumuz var, diyor. Güçlü iş ortaklıkları sayesinde şimdiden bazı kazanımlar elde ettik ve BT organizasyonu güçlü bir yeni işletme değeri sağlayıcısı olarak görülüyor. İş kullanıcılarının kendi kendilerine bize gelip SharePoint ile bunu yapabilir miyiz? demesi bizim için açıkça bir başarı göstergesidir. Biz bir süreci destekliyoruz. Sürecin kendisi olmuyoruz. Microsoft Office Sistemi Microsoft Office sistemi, bilgiyi etkiye dönüştürerek başarılı olmanıza yardımcı olan programlar, sunucular ve hizmetler sağlayan, iş dünyasının tercih ettiği bilişim çalışmaları ortamıdır. Microsoft Office sistemi hakkında daha fazla bilgi için bkz: www.microsoft.com/office MTV Networks hakkında daha fazla bilgi için, şu adresteki Web sitesini ziyaret edin: www.viacom.com/ourbrands/medianetwor ks/mtvnetworks/pages/default.aspx Yazılım ve Hizmetler 2007 Microsoft Office Sistemi Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Server Ürün Portföyü Windows Server 2003 Microsoft SQL Server 2005 Bu örnek olay incelemesi yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. MICROSOFT, BU ÖZETTE AÇIK VEYA ZIMNİ HERHANGİ BİR GARANTİ SUNMAMAKTADIR. Belge Nisan 2008'de yayınlanmıştır