II. AVRUPA DEPREM MÜHENDİSLİĞİ VE SİSMOLOJİ KONFERANSI 15. AVRUPA DEPREM MÜHENDİSLİĞİ KONFERANSI & 34. AVRUPA SİSMOLOJİ GENEL KURUL KOMİSYON TOPLANTISI 24-29 Ağustos 2014 Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı İstanbul, Türkiye www.2eceesistanbul.org
SERGİ STANDI AÇMA BAŞVURU FORMU 2ECEES 2014 İSTANBUL LÜTFEN BÜYÜK HARFLERLE DOLDURUNUZ Şirket Adı:... Yetkili Kişi:... Stantta Bulunacak Temsilci(ler)in İsmi: Temsilci (1)... Temsilci (2)... Adres:... Mahalle / Şehir:... Posta Kodu:... Ülke:... Telefon:... Faks:... E-mail:... Web sitesi:... Stant Paketleri: İki çeşit stant paketi vardır: Stant No: normal stand 6m 2 (3m x 2m) Stand bedeli Stand çerçevesi ve beyaz alüminyum paneller Şirket Adı 1 adet danışma masası 1 adet masa 4 adet sandalye 4 adet spot aydınlatma 1 adet üçlü priz 1 adet plastik çöp kutusu 1 defaya mahsus temizlik hizmeti 2 konferans giriş kartı MİNİ STAND 4m 2 (2m x 2m) Stant bedeli Stant çerçevesi ve beyaz alüminyum paneller Şirket Adı 1 adet danışma masası 2 adet tabure 4 adet spot aydınlatma 1 adet üçlü priz 1 adet plastik çöp kutusu 1 defaya mahsus temizlik hizmeti 2 konferans giriş kartı SERGİ STANDI EK PAKET (ÇİFT YÖNLÜ STAND) SERGİ STANDI EK PAKET (ÜÇ YÖNLÜ STAND) SERGİ STANDI EK PAKET (DÖRT YÖNLÜ STAND) NOT: Ek masraflar bireysel olarak karşılanacaktır. Lütfen, ayrıntılı bilgi için info@2eceesistanbul.org adresi ile irtibat kurunuz. ÖDEME SEÇENEKLERİ Visa Card Master Card Kart Numarası: Kartın Son Kullanma Tarihi: Güvenlik Kodu (kartın arkasındaki numaranın son 3 hanesi): Kart Sahibinin Adı: Kart Sahibinin İmzası: Havale ile Ödeme NOT: Yapılan ödemeye ait Banka Dekontu form ile birlikte ekte sunulacaktır. İş bu başvuru formu tarafımızca onaylanmıştır; TOPLAM TUTAR: TARİH: Bu bölüm ZED Etkinlik Yönetimi ve Danışmanlığı nca doldurulacaktır.
71 72 73 * Yukarıda yer alan Stand Yerleşim Planı, Konferans sergisinin yer alacağı Lütfi Kırdar Rumeli Binası nın planıdır. Faz 1 Faz 2 74 75 76 77 78 79 80 81 82 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 68 70 69 66 67 64 63 65 54 55 51 62 60 58 56 61 59 57 52 53 50 48 49 26 27 28 12 13 14 15 Platin 2 3 4 5 41 42 43 44 45 46 47 Kahve Arası Alanı 10 11 3 9 27 28 31 32 35 36 39 40 Ana 2 2 6 7 8 25 26 29 30 33 34 37 38 Dinlenme Alanı Platin 1 1 1 1 2 3 4 5 16 17 19 18 20 21 22 23 24 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 SÖZLEŞME EKİDİR
HÜKÜM VE ŞARTLAR ve sergicilerin Rezervasyon Formu nu göndermeden önce bu hüküm ve şartları dikkatli bir şekilde okumaları önemle tavsiye edilir. Elle ya da elektronik ortamda yazılmış ve imzalanmış bir form göndererek etkinliğe katılacağınızı ve ZED Etkinlik Yönetimi ve Danışmanlığı nın Hüküm ve Şartları ile bunlara ek tüm koşul ve talimatları kabul ettiğinizi belirten bağlayıcı bir anlaşma altına girmiş olursunuz. 1. Sergiciler ve Ürünler Etkinlikte belirtilen ürün gruplarına ait mal ve hizmetlerin üreticileri, geliştiricileri, satıcıları ya da yetkili temsilcilerinin yanı sıra sektördeki organizasyon ve yayıncılar etkinliğe sergici olarak katılabilir. Yalnızca ZED Etkinlik Yönetimi ve Danışmanlığı (bundan böyle Organizatör olarak anılacaktır) tarafından onaylanan ürünler sergilenebilir. Organizatör, bunların dışındaki ürünler ile diğer sergicilere veya halka karşı bir tehlike arz edebilecek ya da huzursuzluğa sebep olabilecek mal ve hizmetleri sergiden kaldırma hakkını saklı tutar. 2. Sergi Alanı Rezervasyonu Organizatör e yazılı olarak ya da elektronik ortamdan başvuru formu gönderilmesi, bağlayıcı bir anlaşmanın imzalanması anlamına gelir. Başvurunun onaylanmasını takiben Organizatör tarafından sergiciye yazılı ya da elektronik bir onay gönderilecektir. Organizatör, başvuran sergicileri reddetme hakkını saklı tutar. Organizatör ün yazılı izni olmaksızın sergicinin kendine ayrılan bir standı ya da standın bir kısmını üçüncü bir tarafa bir süreliğine ya da tamamıyla devretme hakkı yoktur. 3. Stantların Yerleri Stantların nihai yerleri Organizatör ün vereceği karara bağlı olacaktır. Bu kararda salondaki boşluğun etkili kullanımı, etkinlikle ilgili iş dallarının gruplandırılması hususları ve mümkün mertebe sergicilerin istekleri dikkate alınacaktır. Organizatör; sergiciye danışmadan, rezerve edilen sergi alanını azami %10 oranında arttırma ya da azaltma hakkını saklı tutar. 4. Ödeme Organizatör ün KDV dâhil faturayı kesmesini takip eden 30 gün içerisinde ücretin tamamının (KDV dâhil) ödenmesi gerekmektedir. Organizatör ün fatura kesim tarihini takip eden 30 günlük müddetin Etkinlik ten önceki son dört hafta içerisine sarkması durumunda ise rezervasyon bedeli olan ücretin ödeme tarihi Etkinlik başlama tarihinden önceki son dört haftaya girildiği gün sona erecektir. Bir başvurunun Organizatörler tarafından kabul edilmemesi durumunda, yapılmış olan her türlü ödeme Sergici ye iade edilecektir. 5. Standın Küçültülmesi ya da İptal Edilmesi Bir Sergici nin başvurusu Organizatör tarafından kabul edildikten sonra stant yerini küçültmeye ya da standını iptal etmeye karar vermesi durumunda en kısa süre içerisinde Organizatör e yazılı ya da elektronik ortamda bilgilendirmede bulunduğu takdirde sadece aşağıdaki iptal/küçültme ücretlerini ödemesi gerekecektir: - Etkinlik tarihine 6 aydan fazla bir zaman kala iptal edilmesi hâlinde toplam bedelin %10 u, - Etkinlik tarihine 3 ila 6 ay arasında bir zaman kala iptal edilmesi hâlinde toplam bedelin %50 si, - Etkinlik tarihine 3 aydan az bir zaman kala iptal edilmesi hâlinde toplam bedelin %100 ü. 6. Standın Kurulması Standın kurulması, dekorasyonu, sökülmesi, kaldırılması ve temizliğinin yanı sıra atık yönetimi tamamen Sergici nin sorumluluğundadır. Salonun tavanına, sütunlarına ya da duvarlarına herhangi bir şey asılması kesinlikle yasaktır. Organizatör den kiralanan stant paketlerinde pakette belirtilen teknik yapıların kurulum ve söküm masrafları paket ücretine dâhildir. Sergici; stant ile ilgili kendisi tarafından sipariş edilen tüm malzemelerden ve yaptırılan işlerden doğan masraflar ile taşeronlar vb. Organizatör ün standı kurmasından doğan tüm masraflardan sorumlu olacaktır. Organizatör ün sergici tarafından sipariş edilen hizmetler için gerekli ödemeyi önceden talep etme hakkına sahiptir. Organizatör, stant büyüklüğüyle ilgili limitler koyma hakkına sahiptir. Aşağıdaki durumlarda mutlaka Organizatör ün önceden izni alınmış olmalıdır: - Ağırlığı 1.000 kg dan fazla olan bir ögenin sergiye konulması, - 250 cm den yüksek yapı ve dekorasyonlar kullanılması, - İki katlı stantlar kurulması (bu durumda üst katın taban alanı da metrekare başına belirlenen temel kira bedelinin %50 si ile ücretlendirilecektir). Yukarıdakilerden herhangi birini yapmak isteyen Sergici lerin söz konusu etkinlikten en geç 45 gün öncesine kadar Organizatör onayı için yazılı olarak ya da elektronik ortamda bir başvuru gerçekleştirmesi gerekmektedir. 7. Sergileme Sergicilerin aşağıdakilerden birini yapmak istemesi durumunda Organizatör ün önceden onayını alması gerekmektedir: - Sergici nin kendisi, baş yöneticileri ve temsilcileri dışındaki tarafların isimlerine stantta yer verilmesi. Sergici ve Organizatör kayıt sırasında ortak bir stant kurulmasına karar verdiği ya da söz konusu etkinliğin katılım şartları böyle bir uygulamaya izin verdiği hâller dışında bunun gibi bir gösterim için kayıt ücreti ya da asgari katılım ücreti tahsil edilecektir; - Sergici nin kendine ait olmayan ürünlerin ya da pazarlama materyallerin dağıtımı; - Sergici nin kendi stant sınırları dışındaki herhangi bir faaliyetle ilgili materyallerin dağıtımı. Resmî söküm süresi başlamadan önce stantların boşaltılması ya da sökülmesi yasaktır. Her etkinlik için bu süre Organizatör tarafından belirlenecektir. Bu hükmü ihlâl ettiği tespit edilen tüm sergiciler iki yüz elli Avro luk (250,00- ) bir sözleşme cezası ödeyecektir. 8. Hasar ve Sigorta Sergici, kendi standında bulunan yapılara, ekipmana, sergilen ögelere ve diğer eşyalara gelebilecek her türlü hasardan (kırılma, çalınma vb.) sorumlu tutulacaktır. Stant yapıları, ekipmanı, sergilenen ögeleri veya sergicinin ya da taşeronunun eylemleri sebebiyle üçüncü şahıslara (ziyaretçiler ya da diğer sergiciler gibi), Organizatör e, sergi salonuna ya da fuar alanına gelebilecek her türlü şahsî ve maddî hasardan Sergici yükümlü olacaktır. Sergici, kişilere ya da mallara gelebilecek her türlü hasara karşı gerekli mali sorumluluk sigortasını yaptırmakla mükelleftir. Organizatör, kendi personelinin eylemlerinden kaynaklanan her türlü hasardan ve kendi ekipmanları ve tesislerinin sebep olduğu sergicilere ve üçüncü şahıslara gelen her türlü hasardan sorumlu olacaktır. 9. Risk Değerlendirmesi Organizatör gerekli gördüğü durumlarda ve/veya Fuar Merkezi sahiplerinin talepleri doğrultusunda, Sergici den kesin bir risk değerlendirme formu doldurmasını ve göndermesini isteme hakkını saklı tutar. Bu hükme riayet edilmemesi, sözleşme hükümlerinin ihlâli anlamına gelecek ve ödenen ücretlerin herhangi bir iadesi söz konusu olmaksızın Sözleşme nin feshiyle sonuçlanabilecektir. 10. Elektrik Bağlantısı ve Elektrik İşleri Genel ışıklandırma Organizatör ün sorumluluğunda olacaktır. Sergici, standı için Organizatör e elektrik bağlantısı ve gerekli kurulum işlemlerini yapması için sipariş verebilecektir. Sergici, standa kendisinin getirdiği elektrik teçhizatından kendisi sorumlu olacaktır. İstanbul Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı ndaki elektrik tesisatı Organizatör tarafından yetkilendirilen bir yüklenici tarafından sağlanacaktır. Bir elektrik kesintisinden kaynaklanabilecek herhangi bir hasardan Organizatör sorumlu olmayacaktır. 11. Güvenlik, Yangın ve diğer Önlemler Organizatör, İstanbul Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı ndaki yangın tedbirlerini almakla ve genel düzeni sağlamakla sorumlu olacaktır fakat sergicilere ait ürünlere, yapılara vb. gelen hasarları karşılamayacaktır. Yangın güvenliği ve stantta kullanılan yapı ve materyaller konusunda sergicilerin mevcut düzenleme ve hükümlere uyması ve İstanbul Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı nın güvenlik esaslarını izlemesi gerekmektedir. İzne tabi olan her türlü ekipman, yapı ya da performansın gösteriminden önce itfaiyeden ve polisten gerekli izinlerin alınmış olması gerekmektedir. Makinelerin ve diğer ekipmanların gösterimi esnasında sergicilerin İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile İstanbul Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı nın güvenlik esaslarında geçen hükümlere uygun davranması gerekmektedir. 12. Giriş Kartları Sergicinin çalışanları ve taşeronlarının fuar sırasında ve stant kurma-sökme işlemleri süresince Organizatör tarafından sağlanan kişisel giriş kartlarını taşımak zorundadırlar. Kartların görünür şekilde asılması gerekmektedir. 13. Mücbir Sebepler Organizatör, mücbir sebeplerden dolayı etkinliğin iptal edilmesi ya da ertelenmesi nedeniyle yaşanan gecikmelerden ve zararlardan sorumlu tutulamayacaktır. Mücbir sebepler; Organizatör ün Anlaşma imzalanırken öngörmesi makul nedenlerle mümkün olmayan ve yine doğuracağı sonuçlardan makul nedenlerle kaçınamayacağı ya da üstesinden gelemeyeceği bütün durumları içermektedir. Bu durumlardan bazıları; genel güç kaynağındaki kesintiler, fuar alanı tesislerinin yangın ya da başka bir olay sebebiyle normal şekilde kullanılamaması, doğal afetler, deprem, terör, savaş ya da ayaklanma hâlleridir. Grevler, lokavtlar, boykotlar ve benzeri diğer iş ihtilafları, Organizatör firma bu eylemlerin hedefindeki taraf ya da katılımcısı olduğu zamanlarda dahi mücbir sebep olarak sayılmaktadır. Organizatör tarafından yetkilendirilen bir taşeron firmayı etkileyen mücbir sebepler olması durumunda yine sorumluluk Organizatör de aranmayacaktır. 14. Genel Şartlar Organizatör, sergi alanının kontrolünden daima sorumlu olacaktır. Sergici is kendi materyalleri, ekipmanı ve diğer eşyalarının güvenliği ile çalışanlarının, yüklenicilerinin, tedarikçilerinin ve mümessillerinin eylemlerinden sorumlu olacaktır. Eğer şartlar Sergi nin doğru yönetilmesi açısından acil bir karar alınmasını gerektiriyorsa Organizatör ün kararı nihai karar olarak kabul edilecektir. Sergici, yerel yönetimin ya da benzer bir otoritenin Organizatör üzerine koyduğu yükümlülüklere uygun davranmak zorundadır. 15. Değişiklikler Bu Hüküm ve Şartlar ancak ve ancak her iki tarafın yazılı bir anlaşma yapması ve yapılan değişikliğin her iki taraftan murahhas imzalar alması gerekmektedir. 16. Feragat Organizatör tarafından herhangi bir zaman dilimi içerisinde işbu Sözleşmenin herhangi bir hükmünün uygulanmaması veya uygulamakta ihmal gösterilmesi, işbu Sözleşme kapsamındaki haklarından feragat ettiği şeklinde yorumlanmayacak olup, bu nitelikteki bir feragat da sayılmayacağı gibi, işbu Sözleşmenin bir kısmının veya tümünün geçerliliğini de herhangi bir şekilde etkilemeyecek ve Organizatörün müteakip başka iş ve işlemler yapma haklarına da halel getirmeyecektir. 17. Gizlilik Sergici, Organizatör ün firması ya da işleri ile ilgili herhangi bir gizli bilgiyi, kendi mesleki danışmanları dışındaki üçüncü şahıslarla, hukuki gerekliliği bulunmadığı ya da Organizatör kabul etmediği takdirde paylaşmayacağını taahhüt eder. Lütfen bu bölümü kaşe/imzalayınız. Bu bölüm ZED Etkinlik Yönetimi ve Danışmanlığı nca doldurulacaktır.
İLETİŞİM ETKİNLİK YÖNETİMİ VE DANIŞMANLIĞI Adres : Mustafa Kemal Mah. 2132. Sokak No:2 Çankaya Ankara - TÜRKİYE Tel : +90 312 219 57 00 Fax : +90 312 219 57 01 Web : www.zed.com.tr E-mail : info@zed.com.tr Bilimsel Sorular için: PROF. DR. ATİLLA ANSAL Gsm: +90 532 286 95 50 E-mail : atilla.ansal@ozyegin.edu.tr Konferansla İlgili Sorular için: BURAK KATMER Tel : +90 212 352 60 60 Gsm: +90 533 966 60 13 Faks : +90 212 352 60 30 E-mail : info@2eceesistanbul.org / burak@zed.com.tr lukla İlgili Sorular için: MERT ŞİMŞEK veya BEGÜM GÖZÜYEŞİL Tel : +90 212 352 60 60 Faks : +90 212 352 60 30 E-mail : mertsimsek@zed.com.tr Gsm: +90 533 966 60 61 begum@zed.com.tr Gsm: +90 533 966 60 11 www.2eceesistanbul.org