POLİTİKA&YÖNETMELİK KURUMSAL YÖNETİM INSAN KAYNAKLARI YÖNETMELİĞİ ÇALIŞAN EL KİTABI Geçerlilik Tarihi 20.01.2015 Sayfa1 of 45
CEO D A N HOŞGELDINI Z MESA J I İNSAN KAYNAKLARI YÖNETMELİĞİ- Rev.6 Değerli Meslektaşlarım, Odea Bank A.Ş. ( Banka ) ve Bank Audi SAL Audi Saradar Grubu Ailesi ne ("Bank Audi ) hoşgeldiniz. Sizi çalışanlarımız arasında görmekten memnuniyet duyuyorum. Çalışmalarınızla Bankamızın başarısına katkı sağlayacağınıza yürekten inanıyor ve hedeflerimize erişme konusunda sizinle aynı kararlılığı taşıyorum. İnsan kaynaklarına verdiğimiz önemle, Bankamızda edineceğiniz iş deneyiminden memnun olmanızın karşılıklı faydayı en üst noktaya taşıyacağını biliyoruz ve bunun için çalışmaktayız. Ana hissedarımız Bank Audi nin Orta Doğu ve Kuzey Afrika (MENA) bölgesinin lider bankası olarak elde ettiği başarı, birlik içinde hareket edebilen bir ekip olmasıyla mümkün olmuştur. Bu kültürün Bankamızda da süregelmesi en büyük dileğimizdir.çalışanlarımızın kararlılığı, bağlılığı ve yüksek motivasyonu itici bir güç olarak en nitelikli sonuçların elde edilmesini ve daha yüksek performans gösterilmesini sağlamakta olup çalışanlarımızın kendilerini sürekli geliştirmesinde de önemli rol oynamaktadır. Çalışanlarımızın kariyer yoluna önem veren bir banka olarak şunu ifade etmek isterim; Tüm çalışanlarımızı Bankamızın bir ortağı olarak görmekteyiz. Bu vesile ile; sizlerin mükemmele erişme çabalarınızın işinizin en tatmin edici kısmı olduğunu düşünüyor ve bu süreçte mesleki gelişiminiz ve ilerlemenize yönelik sayısız fırsatın sizi beklediğini bilmenizi istiyorum. Bu nedenle, size Bankamız, Bankamızın temel politikaları ve çalışan olarak size sunulan olanaklar ve hakları tanıtan ve İnsan Kaynakları ekibimizin geliştirdiği bu Çalışan El Kitabını sunmaktan büyük mutluluk duyuyorum. El Kitabı nın ihtiyaçlarınıza bir yanıt olacağını ve bir çalışan olarak bizimle tüm birlikteliğiniz boyunca size yardımcı bilgiler sağlayacağını umuyorum. En içten başarı dileklerimi sunarken, kariyerinizin hem kişisel hem de mesleki açıdan zengin bir hazineden farksız olmasını diliyorum. Sevgi ve Saygılarımla, Hüseyin Özkaya CEO Sayfa2 of 45
1. Çalışan El Kitabı hakkında 2. Bank Audi yi Tanıyalım İÇİNDEKİLER A. Tarihçe B. Değerlerimiz C. İnsan Kaynakları Departmanı 3. Etik Davranış Kuralları i. Yasa, Kural ve Yönetmeliklere Uyum ii. Etik Konuları Gündeme Getirme iii. Temel Etik İlkeler iv. İşyeri Sorumluluğu v. Kişisel Sorumluluk vi. Mesleki Sorumluluk vii. Kuralların İhlali viii. Gözden Geçirme ve Değişiklik 4. Politika ve Prosedürler Bölüm 1:B AŞL ARKE N A. Seçim ve İşe Alım i. İşe Alım ii. Çalışan Kayıtları Yönetimi B. Çalışma Koşulları i. Kıyafet Yönetmeliği ii. Mesai ve Devamlılık iii. Disiplin Uygulaması Bölüm 2:ÖDÜLLE NDİRİCİ DE NE YİM A. Kariyer Yönetimi i. Şirket İçi İşe Alım ii. Atama ve Terfiler iii. Çalışanların Grup Kuruluşları Arası Transferleri iv. Performans Yönetimi B. Çalışanın Eğitimi ve Gelişimi i. Eğitim İhtiyaçlarının Değerlendirilmesi Prosedürü ii. Eğitim Faaliyetleri Prosedürü iii. Görev Başında Eğitim Prosedürü C. Ücret ve Yan Haklar i. Ücretli İzin Prosedürü ii. Ücretsiz İzin Prosedürü iii. Diğer Yan Haklar iv. Banka Sağlık Sigortası Teminatı D. Çatışma Yönetimi i. Mağduriyeti Önleme Bölüm 3:İSTİHDAMIN SONLANDIRILMASI A. İşten Ayrılma Politikası İNSAN KAYNAKLARI YÖNETMELİĞİ- Rev.6 Sayfa3 of 45
I.Ç A L I Ş A N EL K I T A B I HAKKIND A: İNSAN KAYNAKLARI YÖNETMELİĞİ- Rev.6 Çalışan El Kitabı, Odea Bank ta çalışanlarımızın iş hayatındaki deneyimlerinin en etkin şekilde yönetilmesi amacıyla çalışanlarımızın pek çok sorusuna yanıt verecek şekilde tasarlanmıştır. Çalışan El Kitabı günlük faaliyetlerle ilgili çalışanlarımıza rehberlik etmesi, Banka nın İnsan Kaynakları prosedürleri ve politikaları hakkında bilgi vermesi ve çalışanlarımızın Banka daki kariyerleri boyunca her an ellerinin altında olacak bir kaynağa sahip olmaları amacıyla hazırlanmıştır. El kitabının ikinci bölümünde Bank Audi ye ilişkin bilgiler, üçüncü bölümünde ise Banka ya ve Grubun çalışma ve Etik Davranış Kuralları yer almaktadır. Bölüm dörtte ele alınan politikalar ve prosedürler, çalışanlara Banka daki kariyerlerinin çeşitli aşamalarında yardımcı olmak ve ihtiyaç duyacakları bilgileri paylaşmak amacını taşımaktadır. Söz konusu politika ve prosedürler, kurumumuzda çalışanlarımıza verilen hak, imkan ve sorumluluklara ilişkin açıklamalar da içermektedir. Banka bu politikalarla faaliyetlerinde profesyonel ve verimli bir yaklaşımı pekiştirmeyi ve tüm çalışanların tutarlı ve adil bir şekilde davranılmasını sağlamayı amaçlamaktadır. El kitabında yer alan tüm politikalarda, Banka nın belirli bir konuya bakış açısını yansıtan, amacı anlaşılır bir şekilde ortaya koyan bir politika bildirimiyle konuya giriş yapılmaktadır. Bu açıklamanın ardından bu politikaların düzenli şekilde yürütülmesi için gerekli detaylara yer verilmektedir. YETKİ Çalışan El kitabı, İnsan Kaynakları (İK) Departmanı tarafından hazırlanmıştır. Elkitabındaki politikalar, hazırlandığı sırada geçerli olan durumlar, uygulamalar veya deneyimlerdeki değişiklikler, Türk İş Kanunu nun ilgili hükümleri ve diğer ilgili mevzuata göre değiştirilebilir veya revize edilebilir. Değişikliklerle revize edilen veya yeniden şekillenen politikalar, çalışanlarla İK duyurusu aracılığıyla paylaşılacaktır. İK, el kitabını gerekli gördükçe veya belirli aralıklarla gözden geçirip güncelleme, değiştirme, yeni politikalar ekleme, çıkarma veya bunlar için onay verme hakkına sahiptir. SORUMLULUK Tüm çalışanlar, Çalışan El Kitabının içeriğini öğrenmek ve belirtilen politika ve prosedürlere uymakla sorumludur. Politikalarda belirtilen işlemlere istisna oluşturabilecek konular için İK ya başvurulması esastır. İHLALLER Politika ve prosedürlerin ihlali, bunu gerçekleştiren çalışanları disiplin uygulamasına tabi tutulmasını gerektirebilecek ciddi bir suçtur. REFERANSLAR Çalışan El Kitabı, sadece bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır ve içeriği, Banka ile çalışanları arasındaki bir sözleşme olarak yorumlanmamalıdır. Çalışan El Kitabı nda açıklanan herhangi bir politika veya prosedürün, Türkiye Cumhuriyeti nin mevcut veya ilerideki kanunları veya mevzuatıyla çelişmesi durumunda, Banka, söz konusu yasa ve yönetmeliklere gereken şekilde uyacaktır. Bu konuda daha ayrıntılı açıklama için İK ve Uyum Birimlerine danışılmalıdır. - Bu El Kitabı nda yer alan tüm politikalar Banka nın tüm çalışanlarını istisnasız bir şekilde kapsar. Sayfa4 of 45
II.BANK A UDI Y I T A N I Y A L I M A. Tarihçe Bank Audi nin geçmişi, 182 yıllık bankacılık geleneği ve deneyimine dayanmaktadır. Bank Audi'nin temelleri, Hanna Audi'nin 1830 da babasının ticaret işini devralmasıyla Güney Lübnan ın Sidon kentinde atılmıştır. Bank Audi nin ilk şubesi 1938 de Beyrut ta açılmıştır. Kendisini müşterileriyle kalıcı bir ilişki kurmaya adaması ve tarihi boyunca değişen finansal ihtiyaçların farklında olmasıyla, Bank Audi zaman içinde büyümeye devam etmiştir. 1962 de Bank Audi Banque Audi sal adını alarak ilk defa hisselerini Lübnan ve Arap vatandaşlarına açmıştır. O tarihten bu yana Bank Audi sal- Audi Saradar Grubu, genişlemeye yönelik dinamik bir politikayla birlikte büyük bir yeniden yapılanma sürecine gitmiştir. Banque Saradar la 2004 yılında gerçekleştirilen birleşme olmak üzere bir dizi birleşme ve satın alma işlemi ile Bank Audi, (1997 deki 33 şubeye kıyasla) 75 şubeden oluşan ağı ile Lübnan ın önde gelen bankası ve genel sıralama kriterleri (özellikle varlıklar ve müşteri mevduatı) bakımından da bölgenin en büyük 25 bankacılık grubundan biri statüsüne ulaşmıştır. Bugün Bank Audi, hizmetlerindeki yenilikçilik ve kalite unsurlarıyla haklı bir üne sahip evrensel bir banka profili çizmekte olup, ticari, özel, yatırım ve bireysel bankacılık alanlarında faaliyet göstermektedir. Sermaye artışları, kapitalizasyonu önemli ölçüde arttırmış ve Bank Audi nin piyasa konumunu güçlendirmesine devam etmesi için gereken kaynakları sağlamıştır. Bu işlemlerin en sonuncusu 2006 yılının Nisan ayında gerçekleşmiş ve Bank Audi 600 milyon dolar sermaye artışı sağlayarak hissedar özsermayesini 1,7 milyar dolara çıkartmıştır. Bu işlem Lübnan da kendi türünde gerçekleşmiş en büyük işlem olmuş ve genel anlamda bankacılık sektörünün %30'una karşılık gelmiştir. 2004 ün başlangıcından itibaren Bank Audi, Afrika, Orta Doğu ve Avrupa da gelişim vaat eden ülkeleri hedef alan bölgesel bir genişleme stratejisi izlemektedir. Bu genişlemeye ek olarak, Bank Audi halihazırda bulunduğu piyasalardaki konumunu güçlendirmiş ve bu doğrultuda insan kaynaklarını zenginleştirmiş, çalışanlarının sürekli eğitimi ve motivasyonu için yatırım yapmıştır. 2011 yılsonu itibariyle, Bank Audi Lübnan, Fransa, İsviçre, Suriye, Ürdün, Sudan ve Suudi Arabistan, Katar, Abu Dhabi (temsilcilik ofisi), Monako ve Cebelitarık ta olmak üzere toplam 5.034 kişilik bir aile haline gelmiştir. Yüksek potansiyele sahip yeni bölgesel piyasalar araştırılmakta ve Güney Afrika makul bir seçenek olarak öne çıkmaktadır. Ayrıca, 2011 yılının Kasım ayında Bank Audi Türkiye de bankacılık lisansı almış ve anonim bir şirket olarak Odea Bank A.Ş. yi kurmuştur. Bank Audi hakkında daha detaylı bilgi için lütfen Bank Audi web sitesini ziyaret ediniz. Sayfa5 of 45
B. Değerlerimiz Bank Audi, bünyesindeki her çalışanının sahiplenmesini teşvik ettiği temel değerleri sayesinde bugünkü konumuna ulaşmıştır. Bank Audi nin başarısının yapıtaşlarından olan, genişleme ve çağdaşlaşma stratejisinin en güçlü temelini oluşturan ve oluşturmaya devam edecek olan İnsan Kaynakları, Bank Audi nin mevcut konumunu destekleyen ve rekabet gücü sağlayan temel yapıtaşlarından birini oluşturmaktadır. Bank Audi Grubu Bankalarında her çalışana bağımsız bir birey olarak davranılır ve her birey kendi bulunduğu ortama katma değer sağlar. Tüm çalışanlarımıza cinsiyet, medeni durum, milliyet, fiziki özür, ırk ve inanç gözetmeksizin adil davranılmaya özen gösterilmektedir.yaratıcı ve yapıcı bir zekaya sahip bir ekiple birlikte olmanın ve çalışmanın getirdiği avantajla, çalışanlarımız ekip oyuncusu ve işin gerçek sahibi olarak hareket etme konusunda sürekli teşvik etmektedir. Bankamız, tüm faaliyet alanlarında müşterilerine mükemmel hizmeti kusursuz kalite ilkeleri çerçevesinde vermeyi hedeflemektedir.yenilikçi ve hizmet odaklı bir yaklaşımla; sürekli olarak müşteri beklentilerinin ötesine geçen bir performans standardı yakalamak gayesindedir. Çalışanlar, pozitif bir ortamda müşterilere, beklentilerinin üzerinde hizmetler sunma konusunda önemli bir rol üstlenirler. Profesyonel duruşla pozitif yaklaşım ve bilgili, donanımlı çalışanlar, Bankamızın itibarına doğrudan katkı sağlamakta ve müşterilerimizin kurumumuza güven ve saygı duymasında en kritik rolü üstlenmektedir. Gücünü geçmişinden ve 182 yıllık zengin mirasından alan Bank Audi Grubu, büyüme hedefli bir Gruptur. Etkin olarak sergilediği toplumsal duyarlılık doğrultusunda, Bank Audi Grubu içinde var olduğu ve faaliyet gösterdiği topluma karşı sorumluluk sahibidir. Sosyal refah ve kalkınma konusunda duyarlılık gösteren Bankamız, toplum hizmetine ve kurumsal sosyal sorumluluk projelerine inanan ve bu doğrultuda sanata destek vererek Lübnan daki kültürel, sanatsal ve doğal mirasın zenginleşmesini özendirme yoluyla ciddi çabalar sarf eden bir bankadır. Bank Audi Grubunun başarısı; adalet, saygı ve profesyonelliğe dayalı yapıcı ve şeffaf bir diyalog ortamı bulunması sayesinde tüm paydaşların (müşteriler, hissedarlar, çalışanlar vb.) bankaya karşı duyduğu güven ve inancın sürdürülmesine odaklanmıştır. Grubumuzun Değerleri Şeffaflık Dürüst iş yapma ve tüm paydaşlarla açık iletişim İnsan Sermayesi Çeşitliliğin teşviki, eşit olanakların sağlanması, yeteneğin ödüllendirilmesi ve ekip çalışmasına değer verilmesi Miras İtibarımızın ve köklü geçmişimizin sürdürülmesi ve değişimin getirdiği farklı yaklaşımların üstesinden gelinmesi Kalite Yaptığımız her işte müşteri memnuniyetinin sürdürülmesine odaklanma Toplumsal Duyarlılık Yaşadığımız ve çalıştığımız topluluklarda iyi vatandaş olma Yenilik Yaratıcılığın özendirilmesi ve teknoloji kullanımının optimizasyonu Sayfa6 of 45
C. İnsan Kaynakları Departmanı Bankamızın temel İK ilkesi, en önemli değerimizin insan kaynağımız olduğu fikridir. Bu fikrin uygulamaya yansıması için Bankamız bankacılık sektöründeki en etkin İK ekiplerinden bir tanesini oluşturmak ve geliştirmek konusunda kararlılık göstermiştir. İK Departmanı, Bankanın hedeflerine uygun ekipleri oluşturma amacıyla hareket eder. Bu konudaki kararlılık, İK nın tüm çalışanların seçimi, işe alımı, motivasyonu, istihdam edilen çalışanların tutundurulması ve gelişimi konusunda üstlendiği rolde de kendini göstermektedir. Beklendiği gibi, İK Banka nın her alanında en doğru çalışanları işe almayı ve bu çalışanları elde tutmayı hedefler; İK bu doğrultuda etkili bir gelişim ve eğitim sistemi oluşturur,yüksek performans kültürü oluşturmayı hedefler, çalışanlara destek olacak açık, çift taraflı bir iletişim kültürü geliştirir ve başarılı performansı tanıyıp ödüllendirir. I I I. E T İK D A VRANIŞ K U R ALL ARI Etik Davranış Kuralları, Bank Audi SAL Audi Saradar Grubu ve tüm iştirakler ve alt kuruluşlara (bundan sonra Grup olarak anılacaktır) yöneliktir. Grubun etik davranışlar konusunda kazandığı bilinirlik, en değerli varlıklarından birisidir. Bu itibar, Grubun ticari faaliyetlerinde yüksek etik standartlar yakalama amacıyla kesintisiz olarak sergilediği kararlılık ve özveri üzerine kurulmuştur. Etik Davranış Kuralları, Grubun tüm temsilcilerinin Grubun bütününe ve onu oluşturan birimlere karşı üstlendikleri kişisel ve mesleki yükümlülüklerine dair farkındalıklarını amaçlayan bir dizi etik ilkeden oluşmaktadır. Burada Grubun temel değerleri esas alınmıştır; bu ilkeler, dürüst iş konusunda en yüksek mesleki standartları kalıcı kılmak ve işle ilgili hususları profesyonel ve adil bir çerçevede sonuçlandırma sürecine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. A. Yasa, Kural ve Yönetmeliklere Uyum Grup, faaliyet gösterdiği yerlerde yürürlükte olan tüm kanun, kural ve düzenlemelere uymayı hedeflemektedir. Tüm çalışanların bu kanunların farkında olması, bunları uygulaması ve Grup hedefine destek olmak için günlük faaliyetlerine etik, kanuna uygun şekilde gerçekleştirmesi ve karar verirken veya başkalarıyla olan ilişkilerinde mantıklı ve sağduyulu hareket etmesi beklenmektedir. B.Etik Konuları Gündeme Getirme Yönetici ve çalışanlar dahil tüm çalışanların, sorumluluklarının vazgeçilmez bir unsuru olarak etik standartlara uyması beklenmektedir. Bir Grup temsilcisi ve üyesi olarak tüm çalışanlarımız için mevcut davranış kurallarına uymak ve görevlerini bilgi, beceri ve yeteneklerini en iyi şekilde kullanarak yerine getirmek en önemli sorumlulukları arasında yer almaktadır. Yapılması gerekenler konusunda şüpheye düşen veya hangi yolun tercih edilmesi gerektiği hakkında çelişki yaşayan bir çalışan, vakit yitirmeden Birim yöneticisi, Uyum Birimi veya Banka nın İnsan Kaynakları Departmanı ile irtibata geçmelidir. C.Temel Etik İlkeler Dürüstlük, Doğruluk ve Güvenilirlik Grubun faaliyetlerindeki başarısı, çalışan ve müşterilerinden elde ettiği güven ve inanca bağlıdır. Kurumumuz, taahhütlerine gösterdiği bağlılığı; dürüst, adil ve doğru yaklaşımları ve dürüstlük ilkelerinden ödün vermeksizin ulaştığı kurumsal ilkeleri sayesinde itibar ve prestij kazanmaktadır. Sayfa7 of 45
Bu nedenle, tüm çalışanlarımız müşterilere karşı doğruluk ve dürüstlük çerçevesinde, müşteri ve çalışma arkadaşlarıyla ilişkilerinde dürüstlük ve doğruluktan ödün vermeden hareket etmekten ve aşağıda belirtilen hususlardan sorumludurlar: Adil ve doğru kayıtlar tutmak. İşlemleri dürüstçe gerçekleştirmek ve başkalarıyla olan ilişkilerinde tutarlı olmak ve tam, doğru ve eksiksiz bilgi sağlamak. Şiddet, uyuşturucu, taciz veya cinsiyet, yaş, medeni hal, hamilelik, ırk, vatandaşlık, din, inanç ve engelli olma gibi konular temelinde ayrımcılığın bulunmadığı bir çalışma ortamı sağlamak. Çalışan konumu veya yetkisiyle ilişkili olarak rüşvet veya avanta dahil, teklif edilen her tür kişisel menfaat veya ödemeyi reddetmek. Bilgi Güvenliği Grup taki çalışmalar neticesinde elde edilen her türlü bilgi gizli bilgi niteliğindedir. Çalışanlar, Grubun yürürlükteki kanunlarına uyma, müşteri ve diğer personel bilgilerinin gizliliğini koruma konusundaki yükümlülüklerine uygun davranmalıdır. Grubun faaliyetlerine veya müşterilerin işlemlerine dair hiçbir bilgi, önceden alınmış bir yazılı izin yoksa, (Grup bünyesindeki tüzel kişiler de dahil) hiçbir üçüncü şahsa açıklanmamalıdır. Onaylanan bilgi ifşaları, bilgilerin sadece ihtiyaç duyulan kısmı için ve yasalar ile Banka nın ilgili makamlarının izin verdiği ölçüde yapılmalıdır. Bu nedenle aşağıdaki bilgilerin açıklaması yasaktır: İçsel ve/veya gizli bilgiler. Grubun operasyonları, stratejileri, iş planları, süreçleri, tescilli ürünleri, teknolojileri vb. bilgiler dahil Gruba ilişkin finansal veya organizasyonel bilgiler. Müşteri gizliliğini korumak amacıyla, tüm müşteriler dahil olacak şekilde müşteriler ve bu müşterilerin hesaplarına ilişkin bilgiler. Grubun tedarikçileri ve ticari muhatapları üzerinden gruba sağlanan üçüncü taraf bilgileri. Çalışanların maaş, kişisel veya mesleki özgeçmiş bilgileri Grubun mülkiyetinde olan, grup müşterileri veya temsilcilerine ait tüm özel bilgiler. Ayrıca, müşteri veya Bankanın gizli ve kısıtlanmış bilgileri güvenli yerlerde saklanmalı ve ilgili bilgiye ihtiyacı olmayan üçüncü taraflar veya diğer çalışanlarla paylaşılmamalı veya onlara açıklanmamalıdır. Çalışanların bilgilerin gizliliğini koruma yükümlülüğü, Gruptan ayrılmaları sonrasında dahi devam etmektedir. Çalışan banka ve prosedürlerinin, el kitaplarının, defterlerin, çizimlerin, raporların, notların, tekliflerin veya Gruba ait diğer kalemlerin orijinal nüshaları ve sair belgelerin aslı veya nüshası dahil hiçbir tescilli bilgiyi kendi menfaati amacıyla kullanamaz. Söz konusu, belge ve eşyanın banka içinde kalması sağlanmalı veya Bankaya iade edilmelidir. Çalışanların mesai saatleri veya Banka binaları dışında sohbetleri sırasında yapacakları gereksiz açıklamalar, olumsuz sonuçlara ve gizli bilgilerin sızmasına neden olabilir; bu nedenle bu tür konuşmalardan kaçınılmalıdır. Çıkar Çatışmasının Önlenmesi Çalışanın bir işlemdeki kişisel menfaati, Grubun menfaatine olacak şekilde hareket etme sorumluluğuyla çatıştığı durumlarda, menfaat çatışması olasıdır. Çalışanlardan beklenen, Banka nın/ Grubun başarısına katkıda bulunan bir şekilde hareket etmeleri, kişisel ve ticari faaliyetlerinde menfaat çatışmalarından veya böyle bir izlenim bırakmaktan kaçınmalarıdır. Bir çalışan, görevi esnasında tarafsız ve adil kararlar verme yetisini zedeleyen, hatta zedeleyecek gibi görünen her türlü ilişkiden veya faaliyetten kaçınmalıdır.bu Sayfa8 of 45
doğrultuda çalışanların aşağıda belirtilen noktalardan kaçınması konusunda önemle hassasiyet göstermesi beklenir. Grubun ticari ilişkide olduğu bir şirkete menfaat çatışmasına sebebiyet verecek veya görünürde böyle bir çatışma olduğu izlenimini uyandıracak tarzda yatırımlarda bulunulması; Kredi başvurusu Banka/Grup tarafından geri çevrilen bir müşterinin komisyon karşılığında başka kredi kuruluşlarına yönlendirilmesi veya çalışanın kendi inisiyatifiyle müşteriye kredi sunmayı teklif etmesi; Çalışanın veya birinci dereceden aile fertlerinin dolaylı veya doğrudan önemli bir maddi menfaati bulunan bir işlemde Banka/Grup adına hareket edilmesi; Çalışanın/Grubun (ikinci işin Grup menfaatleriyle çatışan veya dürüst olmayan niteliği nedeniyle) eleştirilmesine sebep olabilecek veya çalışanın Gruptaki görevlerine ayırması gereken süre ve dikkati önemli ölçüde etkileyebilecek ikinci bir işte çalışması veya Şirket dışı konularla ilgilenmesi (ikinci işte çalışmasının haklı bir gerekçesinin olduğu durumlarda, çalışan, önceden Birim Yöneticisi nin ve İnsan Kaynakları Departmanının yazılı onayını almalıdır). Gruba rakip firmalarda veya menfaatleri işin doğal akışında Grup menfaatleriyle çatışan bir firmada çalışmak kesinlikle yasaktır. Çalışanın Grubun temsilcisi olarak algılanabileceği (ve Grubu temsil konusunda resmi bir yetkisi olmadığı durumlarda) siyasi veya dini bir gruba katılım ve/ veya mesai saatleri sırasında siyasi veya dini aktivitelere destek vermek veya Grubun varlıklarını bu tür bir destek için kullanmak. Kurumsal Sosyal Sorumluluk Faaliyetlerine Katılım Banka/Grup, sosyal sorumluluğa değer vermekte ve faaliyet gösterdiği topluluklarda bu doğrultuda etkin rol üstlenmektedir. Toplumda proaktif, işbirlikçi ve destekçi bir rol üstlenen Banka/Grup, yaşam kalitesinin artmasına destek olmakta, kamunun esenliğini sağlamakta, kültürel gelişime vesile olmakta ve toplumu yaşamak ve ticaret yapmak için daha iyi bir konuma taşımaktadır. Etik ve Adil Rekabete Bağlılık Banka/Grup rekabet ederken etik kurallardan ve dürüstlüğünden ödün vermemektedir. Rakiplerine karşı haksız avantaj sağlayacağı durumlardan kaçınmakta ve rakipleri hakkında bilgi edinmek için yasadışı yollara başvurulmasına kesinlikle müsamaha göstermemektedir. Suç Gelirleriyle Mücadele Mevzuatına Uyum Suç geliri aklama, yıkıcı sonuçlara neden olma potansiyeli yüksek, global ölçekte bir sorundur. Suç geliri aklama; suç gelirlerinin meşru bir kaynaktan edinildiği izlenimini kazandıran bir süreçtir ve sadece nakit işlemlerle sınırlı kalmamaktadır. Müşterilerine hizmet ve menkul kıymetler sunan bir finansal kuruluş olarak Banka/Grup, suç geliri aklayıcıların kullandığı kanalların kapatılmasında yardımcı olmak için hükümetler, uluslararası kuruluşlar ve finans sektörünün diğer üyeleriyle işbirliği konusunda çok ciddi bir tutum sergilemektedir. Grubun Suç Gelirlerinin Aklanmasıyla Mücadele Politikaları ve Prosedürleri, işletme birimlerinin yürürlükteki kanunlara uymave Grubun suç geliri aklama sürecinde bir araç olarak kullanılmasını önleme konusunda etkin programlar geliştirmelerini ve uygulamalarını zorunlu kılmaktadır. Çalışanlardan, Grubun etkin Müşterini Tanı kurallarını içeren ve şüpheli ve olağandışı aktivitelerin belirlenip açığa çıkarılmasına esas teşkil eden Suç Gelirlerinin Aklanmasıyla Mücadele Politika ve Prosedürleri ne kesinlikle ve etkin bir şekilde uymaları beklenmektedir. Tüm banka çalışanları Suç Gelirlerinin Aklanması ve Terörizmin Finansmanın Önlenmesine Dair Bankamız Politikası nı teslim alıp, okuduklarına ilişkin imzalı taahhütte bulunmalıdır. Sayfa9 of 45
D.İşyeri Sorumluluğu İNSAN KAYNAKLARI YÖNETMELİĞİ- Rev.6 Şiddet ve Tacizden Arındırılmış İşyeri Banka/Grup, şiddetten arındırılmış bir iş ortamı sağlama taahhüdü altındadır. Bu taahhüdüne uygun olarak, hiçbir durumda hiçbir şiddet olayına müsamaha göstermeyecektir. Şiddet olayları; başkalarını fiziken rahatsız etmek, itip çekiştirmek, taciz ve tehdit etmek, zor kullanmak, silah göstermek, bunları yapacağına dair tehditte bulunmak şeklinde kendini gösterebilir. Çalışanlar işbu politikayı uygulamakla sorumludur. İşyerinde şiddet kurbanı olan bir çalışan sorunu ilk başta ilgili kişiyle makul bir çerçevede çözmeye çalışmalıdır. Çalışan, bu şahsa karşı duramayacak konumdaysa veya rencide edici davranışlara bir son verilmiyorsa, nasıl davranması gerektiği konusunda Mağduriyeti Önleme prosedürü çerçevesinde davranmalıdır. İşyeri Güvenliği Banka/Grup, yürürlükteki kanun ve düzenlemelere uygun olarak tüm çalışanlar için güvenli ve sağlıklı bir işyeri sağlama konusunda kararlılık sergilemektedir. Grup, işyeri güvenliğini etkileyebilecek ciddi kazalar veya afetlerin önlenmesi ve yönetilmesine ilişkin prosedürler düzenlemiştir. Çalışanlardan, Grup bütünündeki emniyet ve sağlık konularında proaktif ve işbirlikçi bir tutum sergilemeleri beklenmektedir. Çalışanlar, Grup güvenlik uzmanlarının talimatlarını yerine getirmeli ve işyeri kazasına yol açabilecek olay veya durumu hemen Banka tarafından belirlenmiş ilgili uzmanlara bildirmelidir. Alkol ve Uyuşturucu Yasağı Yasadışı maddelerin, uyuşturucuların veya alkollü içececeklerin çalışanlara verilen görevlerini yerine getirme yetilerini etkileyecek, kanunları ihlal edecek veya Grubun menfaatlerini başka bir açıdan olumsuz etkileyecek şekilde yasadışı kullanımı, bulundurulması, üretimi, dağıtımı, satışı veya ticareti yasaktır. Dumansız İşyeri Yasal düzenlemeler gereği, kapalı alanlarda sigara içmek yasaktır. Dolayısıyla, şube ve genel müdürlük sınırları içerisinde sigara içmek yasaktır. İşyerinde Uygun Davranış ve Tutum Kıyafet Yönetmeliği: Çalışanlardan, Grubu temsil ederken ve iş ortamında profesyonel ve derli toplu bir görünüm sergilemeleri beklenmektedir (Ayrıntılı bilgi için lütfen Kıyafet Yönetmeliği ne bakınız) Masa ve Ofis: Masalar ve ofisler her zaman tertipli ve temiz tutulmalıdır. Bilgi güvenliği riski göz önünde bulundurulmalıdır. Kuruma, müşterilerine, tedarikçilerine ve çalışanlarına ait içsel ve gizli bilgi içeren dokumanlar kilitli dolaplarda muhafaz edilmeli, masa/dolap üzerinde açıkta bırakılmamalıdır. Kişisel Eşyalar: Tüm çalışanlar, kendi eşyalarının emniyetinden sorumludur ve Banka, bu tür eşyaların kaybolması durumunda sorumluluk kabul etmemektedir. E.Kişisel Sorumluluk Mali Konular Çalışanların, mali durumlarını dürüstlük ve Banka/Grup la olan ilişkilerini göz önüne alarak yönetmesi beklenmektedir. Çalışanın veya Banka/Grup 'un itibarına gölge düşürebilecek taahhüt, plan veya diğer tür işlemlerden imtina edilmelidir. Sayfa10 of 45
Bankayla ilgili veya banka dışı işlemlerde, çalışanların, müşterilerden vekalet alarak adlarına hareket etmeleri yasaktır. Mal Beyanı Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu ve ilgili mevzuatta yer alan usul ve esaslar gereği, müdür ve üstü ünvanlardaki tüm çalışanların mal bildiriminde bulunma zorunluluğu bulunmaktadır. Süreç, İnsan Kaynakları departmanı tarafından mevzuat çerçevesinde yönetilir. Borçlanma: Çalışanların, iş arkadaşlarından ve müşterilerden borç alması yasaktır. Hediye ve Menfaat Kabulü Çalışanlar, mevcut veya potansiyel müşterilerden hediye veya veya değerli başka şeyleri kabul etmemelidir. Çalışanlardan beklenen müşterileri bu tür hediyelere karşı caydırıcı şekilde davranmaları ve Grubun menfaatlerinin etkilendiği veya çalışanın profesyonel bağımsızlığı tehlikeye girdiği durumlarda asla hediye kabul etmemeleridir. Nüfuz yaratma olasılığının bulunmadığı ve hediyeyi reddetmenin yakışıksız olacağı istisnai durumlarda, 200 ABD Doları veya buna karşılık gelen TL değeri aşmayacak gayri nakdi hediyeler kabul edilebilir. Yönetici veya CEO/Genel Müdürün talebi halinde, söz konusu hediyeler bir yardım kurumuna verilmelidir (bu süreç İK tarafından yönetilecektir). Hediye tutarının yukarıda belirtilen miktarı aşması halinde veya çalışanın hediyeyi kabul etmenin uygun olup olmadığına dair şüpheleri varsa konu Birim Yöneticisi yle veya İnsan Kaynakları Departmanı yla görüşülmelidir. İş yemek davetleri genelde kabul edilebilir. İş niteliği baskın olmayan etkinlikler (konser, tiyatro, spor müsabakası veya akşam düzenlenen diğer etkinlikler) için çalışanlar, katılımlarının genel iş uygulamasına uygun olup olmadığından emin olmalıdır. Her durumda; Uyum Brimi konuyla ilgili görüş vermeli, herhangi bir hediyeyi kabul etmeden önce ilk yöneticisinden ve Uyum Birimi nden ön onay almalı ve İK Departmanı bilgilendirilmelidir. Hediye Verme ve Menfaat Sağlama Müşterilere işle ilgili olarak meşru olmayan avantaj sağlamak veya haksız nüfuz elde etmek amacını taşıyan hiçbir hediye verilmemelidir.ayrıca, başkalarının işle ilgili bir ayrıcalık yapılması için rüşvet veya teşvik olarak görebileceği hediyelerin verilmesi yasaktır. Resmi görevlileri, resmi bir işlemde bulunmaya veya işlemden kaçınmaya veya Banka/Grup la iş yapmaya ikna amacıyla olan hediyelerverilmesi yasaktır. İstisnai veya şüpheye düşülen durumlarda, konu ilk önce Birim Yöneticisiyle görüşülmeli sonrasında Uyum Birimi ne bilgi verilmeli ve izni alınmalıdır. Bahis ve Kumar Türkiye de kanunen yasaklanmıştır. Internet üzerinden oynanması da dahil olmak üzere, kumar, talih oyunları, bingo oynanması ve kumar makinelerinin kullanımı yasaktır. Siyasi ve Dini Bağlantılar Başkalarının manevi değer ve inançlarına saygı gösterilmesi gerekir ve çalışanların işyerinde siyasi ve dini bağlılıklarını tartışmaktan kaçınmaları beklenmektedir. Siyasi amblem ve işaretler sergilemek yasaktır. Dini simgelerin açıkça gösterilmesinden kaçınılmalı, sağduyulu bir yaklaşımla işyerindeki sosyal ve kültürel ortama saygı duyulmalıdır. Sayfa11 of 45
F.Mesleki Sorumluluk İNSAN KAYNAKLARI YÖNETMELİĞİ- Rev.6 Profesyonel Davranış Bankanın/ Grubun toplum içerisindeki bilinilirliğini, yapılan işler ve Grup paydaşları belirlemektedir. Çalışanlardan diğer çalışanlarla, müşterilerle ve Grupla iş ilişkisi içerisinde olan herkesle nazik ve saygı sınırları içerisinde davranmaları beklenmektedir. Pozitif bir çalışma ortamı oluşturulması, rahatsız edici unsurlara izin verilmemesi ve işyerinde negatif davranışlara tolerans gösterilmemesi esastır. Aşağıdaki kurallar, profesyonel davranış ve tutumun nasıl olması gerektiği hakkında bilgi vermektedir: Banka içi ve dışı talep veya sorunlar, zamanında, sağduyulu ve etkin bir şekilde ele alınmalıdır - müşteri şikayetleri hızlı ve adil bir şekilde çözülmelidir. Müşteri memnuniyeti, Grup başarısının en önemli etkenidir. Bu nedenle bir çalışan: Grup açısından yüksek değer taşıyan ürün ve hizmetler sunmak için gayret etmelidir; Müşterilere açık ve doğru bir şekilde bilgi vermeli ve gereken durumlarda belirli ürünlere ilişkin riskler hakkında uyarmalıdır; Müşterilere hızlı karar vermeleri yönünde baskıdan kaçınılmalı, müşteriler yanlış yönlendirilmemeli veya etik dışı / uygunsuz satış tekniklerine başvurmamalıdır; Bir müşteriyi, diğer müşterilere nazaran adil olmayan bir şekilde kayıran veya ayrıcalık gösteren tutumlardan kaçınılmalıdır. Diğer meslektaşlar, müşteriler, tedarikçiler ve işle ilgili diğer kişilerle görüşmelerde randevuya tam zamanında gidilmeli, cep telefonları başkalarını rahatsız etmeyecek, uygun bir şekilde kullanılmalıdır. Bilgi Taşınması Çalışanların, kamuya açıklanması halinde Banka/Grup veya diğer şirketlerin hisse fiyatını etkileyebilecek değere sahip gizli, maddi veya gayri maddi ve içselbilgiye(1) sahipken, Grup veya diğer şirketlerin hisselerinin alım satımı, uygunsuz bilgi veya fiyat manipülasyonu ya da piyasa suistimali gerçekleştirmeleri yasaktır. Buna ek olarak, söz konusu maddi bilgilerin, bu bilgiler sayesinde kamunun sahip olmadığı bir ticari avantaj yakalayacak başka bir kişiye (örneğin, aile üyeleri veya arkadaşlar) ifşası yasaktır. Halka açıklanmamış olan bilgiler halka açık olmayan bilgiler olarak nitelendirilmektedir. Çalışanların, Grup taki çalışmaları nedeniyle edindikleri bu tür dahili bilgileri Grup un bu bilgileri bilmesi gereken temsilcileri haricinde üçüncü şahıslara açıklaması yasaktır. Şüpheli Faaliyetlerin Bildirilmesi Çalışanlar, suç geliri aklama, terörizmin finansmanı, içerden bilgi ticareti, dolandırıcılık, fonların suistimali vb. suçlar dahil olmak üzere kanun ve politikalara ilişkin (gerçekleşen veya olası) şüpheli veya aldatıcı faaliyetleri tespit etmek için gereken sorgulamaları gerçekleştirmeli ve aksiyonları almalı ve gerekli bildirimde bulunmalıdır. Çalışanlar, bu tür faaliyetleri Uyum Birimi ne bildirmelidirler. Her durumda, yasadışı ve şüpheli faaliyetleri bildirenler uygun şekilde koruma altına alınmalı ve kimlikleri gizli tutulmalıdır. Uyum Birimi, suç geliri aklama ve terörizmin finansmanı ile ilgili konulardan doğrudan sorumludur. Suç geliri aklama ve terörizmin finansmanı konusunda tespit edilen olumsuzlukların zaman kaybetmeksizin doğrudan Uyum Departmanı na iletilmesi gereklidir. Uyum Departmanı dışındaki 1 Maddi ve içsel bilgi: Bir ticari kuruma ilişkin olarak, normalde kamuya açıklanmayan veya sunulmayan ve bir yatırımcının şirket menkullerini (hisse senedi, bono, senet, tahvil, sınırlı ortaklık vb.) almaya veya satmaya karar vermesinde önemli olabilecek bilgiler. Sayfa12 of 45
çalışanlara, müşterilere ya da üçüncü şahıslara Şüpheli İşlem Bildirimi yapıldığının ifşası kesinlikle yasaktır. Aksi durumların, yasal düzenlemeler gereği para ve hapis cezası ile sonuçlanabileceği unutulmamalıdır. Diğer durumların ortaya çıkması halinde, söz konusu durumların Uyum Departmanı ile birlikte İK ve diğer ilgili departmanlara bildirilmesi gerekmektedir. Soruşturmalar Etik konular, ayrımcılık veya taciz şikayetleri de dahil, fakat bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla uygun şekilde yetki verilmiş ve yürütülmekte olan iç veya dış soruşturmalarda, çalışanlar, gereken şekilde işbirliği göstermelidir. Yanlış beyanlarda bulunmak veya iç veya dış denetçileri, Şirket avukatlarını, temsilcilerini, yasal kurumlardan gelen görevlileri yanlış yönlendirmek, iş akdinin veya Grup la olan diğer ilişkilerin derhal sona erdirilmesi için haklı sebep teşkil etmektedir. Çalışanlar, etik konularda şüpheli durumlara yol açabilecek ve bu nedenle de daha üst düzey yönetimin dikkatine sunulması gereken bilgileri mutlaka açıklamalıdır. Kayıtların Doğruluğu ve Saklanması Grup ile Grup dışındaki birey veya kurumlarla gerçekleşen işlemler, eksiksiz şekilde kayıt altına alınmalıdır. Uygun olduğu ve gerektiği şekliyle, çalışanlar faaliyetlerin doğru, güvenilir ve eksiksiz şekilde kaydedilmesinden sorumludur. Bilgilerin doğruluğu veya güvenilirliğine ilişkin şüphe mevcut ise, çalışanlar bilgileri doğrulamak için gereklilikleri yerine getirmeli veya tavsiye almak üzere derhal Birim Yöneticisi veya İK Departmanı'na başvurmalıdır. Kayıtlar; Grup, Ülke ve ilgili Departmanların kayıt saklama politikalarına göre saklanmalıdır. Medya ve Halkla İlişkiler Açık ve tutarlı iletişim sağlamak adına medya ve kamuoyunda Gruba ilişkin olarak gelen tüm sorular Genel Müdür veya Genel Müdür tarafından atanmış uygun makamlara yönlendirilmelidir. Grubun ticari faaliyetleri, ürünleri, mali durumu ve yatırımlarına ilişkin tüm sorular bu süreçle yönetilmelidir. Çalışma Saatleri Çalışanların, uygun mesai saatleri dahilinde çalışmasını sağlamak için belirlenmiş iş programlarına uymaları gerekir. Çalışanlar, daha verimli bir çalışma için, işyerlerindeki sürelerini etkin bir şekilde değerlendirmelidir. Çalışanların Birim Yöneticisinin veya İnsan Kaynakları Departmanı nın önceden iznini almadan mesai saatleri haricinde ve tatillerde Grup binalarına girmesi yasaktır. Telefon, İnternet ve E-Posta Kullanımı Banka/Grup bünyesinde telefonlar, işin yürütülmesi amacıyla kullanıma sunulmuştur. Şahsi görüşmeler minimum düzeyde ve ihtiyaç duyuldukça yapılmalı, günlük çalışmaları kesintiye uğratacak nitelikte olmamalıdır. Telefon, internet ve e-posta kullanımına ilişkin Banka içi uygulamalara ve kurallara azami dikkat edilmelidir. İnternet ve E-Posta sistemleri, iş amaçlarına yöneliktir. Siyasi içerikli olan, yetişkinlere özel veya işle ilgili olmayan ve başkalarına saygıyı ihlal edebilecek her türlü e-postanın dolaşımı yasaktır ve kaçınılması gerekmektedir. İnternet trafiğini aksatması ve çalışanların posta kutularını gereksiz yere işgal etmesi sebebiyle genel mesaj yayınlamak yasaktır. Tüm çalışanlara iletilmesi gereken önemli bir bildirimin bulunması halinde, ilgili bildirim yayınlanmadan once, İletişim Departmanı tarafından gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır. Virüs tehlikesi veya Grup sunucusunun hack lenmesinin engellenmesi amacıyla İnternet üzerinden yazılım indirilmesi yasaktır. Sayfa13 of 45
Grup Mülkiyetinin Kullanımı İNSAN KAYNAKLARI YÖNETMELİĞİ- Rev.6 Elektronik iletişim sistemleri, materyalleri, ekipmanları ve tesisleri de dahil olmak üzere Banka/Grup varlıklarının (çalışanların kişisel kullanımına tahsis edilenler de dahil) uygun şekilde kullanımı önemlidir. Çalışanlar, bu varlıkları olabildiğince titiz ve dikkatli bir şekilde kullanmalı, boşa kullanmaktan ve istismar etmekten kaçınmalıdır. Çalışanlar, ilgili departmanların iznini almadan Grubun hiçbir varlığını tesis dışına çıkaramaz veya ödünç alamazlar, Burada belirtilen konularla ilgili olarak tüm sorunlar, gereken şekilde uygun departmanlara bildirilmelidir. G.Kuralların İhlali Etik Davranış Kuralları nın ihlal edilmesi ve bilinen ihlallerin bildirilmemesi durumunda, çalışanlar hakkında iş akdinin feshiyle de sonuçlanabilecek disiplin işlemleri yapılabilir. İstisnai durumlarda, ilgili yönetici ve İK Departmanının onayları alınarak ve Kurumsal Yönetişim ve Ücretlendirme Komitesi ne yıllık olarak rapor edilmelidir. Varsa istisnalar, ilgili çalışanın Birim Yöneticisi ve İK Departmanı tarafından önceden onaylanmalı ve Kurumsal Yönetişim ve Ücretlendirme Komitesi ne yıllık olarak bildirilmelidir. H.Gözden Geçirme ve Değişiklikler Mevcut Tüzük, Bankamız Kurumsal Yönetişim ve Ücretlendirme Komitesi tarafından yıllık olarak gözden geçirilmektedir. Bu Komite, değişiklik tavsiyelerini onay almak amacıyla Banka nın Yönetim Kurulu na iletecektir. IV.POLITIKA V E PROSEDÜ R L E R 1. KISIM BAŞLARKEN A. Seçim ve İşe Alım Bir kurumun üyeleri, o kurumun kalitesini doğrudan belirler. Bankamızın ürün ve hizmetler kalitesinin yanısıra, gelişip bankacılık sektörünün egemen oyuncularından biri haline gelmesini sağlayan çalışanlarımızdır. Bankamız/Grubumuz; iyi eğitimli, yaratıcı, yüksek motivasyon sahibi ve profesyonel takım arkadaşlarıyla ilerlemeyi hedeflemektedir. Bir kurumu sürekli ileriye götüren çalışanların bağlılığı, profesyonelliği, motive ve yüksek performans odaklı çalışması olduğundan, Bankamızın istihdam politikası, adil, verimli ve rekabetçi çerçevede başvuru toplama, seçme ve işe alma süreci ile doğru insanları belirleyip kurumumuza kazandırmayı hedeflemektedir. Adayları belirleme, Seçme ve İşe Alma politikası aşağıdaki prosedürlerden oluşmaktadır: i. İşe Alım ii. Çalışan Kayıtlarının Yönetimi Sayfa14 of 45
i. İşe Alım Prosedürü 1.Tanımlar Bankamızın ihtiyaçları çerçevesinde oluşan yeni pozisyonlar veya boşalan pozisyonlar için potansiyel adayları çekme, seçme ve işe alma aşamalarını içerir. İşe alımda hedef gerekli pozisyon için var olan adaylar arasından en uygun adayı belirlemektir. Uygun adayın Banka dan alacağı teklif, teklifin kabulu ve istihdam için gerekli belgelerin tamamlanarak İş Akdi imzası ile işe alım süreci tamamlanır. 2.İşe Alım Süreci İşe alım, şirket içinden veya şirket dışından gerçekleşebilir. Şirket İçi İşe Alım Kurumun içinden yapılacak işe alımlar, doğru niteliklere sahip bireylere kariyerlerinde sürekli olarak ilerleme fırsatı sunması yönünden tüm çalışanlar için bir teşvik kaynağı niteliğindedir. Farklı iş kolları ve alanlarda yatay olarak da ilerleme ve gelişme imkanı sağladığı için mevcut çalışanlara önemli bir kariyer açılımı sağlar. Şirket için işe alım prosedürlere ilişkin ayrıntılar Şirket İçi İşe Alım, Atama ve Terfiler prosedürlerinde yer almaktadır. Şirket Dışı İşe Alım Şirket içinden karşılanmayan tüm yeni veya boş pozisyonlar, aşağıdaki işe alım kaynaklarından elde edilen veriler ve internet kariyer portallerinden yararlanılarak doldurulabilir: - Referans: Mevcut çalışanların, iş ortaklarının, müşterilerin veya üniversitelerin tavsiye ettiği adaylar - Kariyer Günleri: İK Departmanı tarafından düzenlenen organizasyonlarla ulaşılan adaylar - İlanlar:Banka da belirli pozisyonlar için elemana ihtiyaç duyulduğunda verilen ilanlara başvuran adaylar - Danışmanlık Şirketleri: Gerekli görülmesi durumunda, kariyer şirketleri aracılığı ile ulaşılan adaylar - Gelen başvurular:grubun ve/veya Banka nın web sitesi üzerinden başvuruda bulunan adaylar 3. İş Tanımları / İş Profilleri İşe alımlar değişiklik ve/veya büyüme ihtiyacı doğrultusunda başlatılır. Mevcut ve yeni pozisyon ihtiyaçlarının etkin bir şekilde karşılanabilmesi için seçim & işe alım süreçlerinin Banka politikalarına uygun olarak yürütülmesi ve beklenen kalitede çalışanın Bankaya kazandırılabilmesi için, ilgili tüm pozisyonların iş tanımlarının hazırlaması gerekmektedir. Her yönetici kendi alanında iş tanımlarının etkin bir şekilde hazırlanmasından, güncel tutulmasından ve İK ya kayıtlar için iletilmesinden sorumludur. İş tanımları; pozisyonda çalışacak kişiden beklenen sorumlulukların, alacağı yetkilerin, beklenen yetkinlik, eğitim, deneyim ve donanımın detaylı olarak belirtildiği dökumanlardır. Bu dökümanlar aynı zamanda pozisyonun içereceği/etkileneceği uyum, (fiziksel & bilgi riski de dahil olmak üzere) risk yönetimi, gizlilik, iş devamlılığı konularını da detaylandırır. Tüm seçim & işe alım süreçleri, söz konusu pozisyonun gerekliliklerini en iyi şekilde karşılayacak olan adayı işe almaya yöneliktir. Bu yüzden işe alımların, aday aranan görevler için hazırlanan iş tanımlarına uygun olarak yürütülmesi esastır. Sayfa15 of 45
4.Seçim Süreci Bankamızda görev almak isteyen tüm Banka dışı adaylardan İş başvuru Formu nu doldurması beklenir. Seçim süreci veri tabanından uygun aday yaratılması ve adayların mülakata çağrılması süreçleri ile başlar. Tarama: İK Departmanı, işin özellikleri ve gereklilikleri doğrultusunda tüm başvuru ve veritabanını tarar. Mülakat: İK Departmanı ile görüşecek adaylar ile iletişime geçilir. İlk mülakatta başarılı olanlar, sonraki mülakatlar için İK yöneticisine yönlendirilir. Mülakat sonuçları doğrultusunda, pozisyon için en nitelikli aday tercih edilir. Adaya teklif yapılmadan önce en az iki banka yöneticisi/direktör veya kıdemli işkolu yöneticisi ve bir İK temsilcisi ile mülakat yapılması esastır. Yapılan görüşme ve mülakatlar, İşe Alım Değrlendirme Formu ile kayıt altına alınır. 5.İşe Alım Süreci Seçme ve işe alım sürecinde başvuru sahipleri, bir ön elemeden geçirildikten sonra mülakata alınırlar. İK Departmanı, pozisyonun özelliklerinin ışığında başvuruları ve CV leri titizlikle inceler. İK Departmanı, seçilen adayları mülakata çağırır. Mülakat organizasyonu için şehir dışından davet edilen adayların ulaşım ücretleri Bankamız tarafından karşılanır. Görüşmelerde başarılı performans sergileyen adaylara, pozisyonun gerekliliklerine uyumları çerçevesinde teklif yapılır. 6. Çalışan Oryantasyonu İşe alınan tüm yeni çalışanların, uygun rehberlik, eğitim ve takip sürecinden geçerek görevlerini yerine getirecek yetkinliğe ulaşmaları sağlanır. Banka, yeni çalışanların işyerine en kolay şekilde adapte olmaları ve işlerinde daha verimli olmaları için oryantasyon program organize eder. İhtiyaç duyulması halinde, çalışanların iş sorumluluklarıyla doğrudan bağlantılı davranış ve teknik becerilerin üzerinde durulduğu çeşitli eğitim faaliyetlerine paralel olarak, kimi şube ve/ veya departmanlarda işbaşında rotasyonel eğitim programları düzenlenebilir. 7. Akrabaların Bankada Çalışması Birinci derecede kan akrabalığı (çocuk, anne, baba) veya kanuni akrabalık (eş, kayınvalide, kayınpeder) ile ikinci derecede kan akrabalığı (kardeş, yeğen, kuzen) veya kanuni akrabalık (baldız, kayınbirader, bacanak) ilişkisi olan iki personel aynı işkolu/fonksiyona bağlı olarak görev yapamaz. Zorunlu hallerde İnsan Kaynakları Bölümünün onayı ile söz konusu personele aynı Genel Müdür Yardımcısına bağlı olarak görev verilebilir. Ancak, bu personelden sadece birine imza yetkisi verilir. Ayrıca yukarıda belirtilen akrabalık ilişkisi olan personel için performans değerlendirme sistemi içinde, değerlendirilen-değerlendiren amir ilişkisi veya ast-üst ilişkisi kurulmasına izin verilmez. İnsan Kaynakları ve işkolu yöneticilerinin konuya ilişkin gerekli hassasiyeti göstermeleri beklenir. Bilge Sözler: Senden zeki insanları işe alırsan, onlardan zeki olduğunu kanıtlamış olursun. Sayfa16 of 45
ii. Çalışan Kayıtları Yönetimi Prosedürü 1.Çalışan Dosyaları Çalışanlara ilişkin tüm bilgi, kayıt ve dökumanları içeren personel dosyaları, İK sorumluluğunda tutulmakta ve yönetilmektedir. 2.Personel Bilgileri İK Departmanı, elindeki kişisel çalışan bilgilerinin korunması ve eski, mevcut ve yeni işe alınan çalışanların bilgilerinin gizliliği ve güncelliğinin sağlanmasından sorumludur. Departman, faaliyetlerini Türk İş Kanunu ve diğer yerel yönetmelik ve gerekliliklerle uyumlu olarak gerçekleştirmesi için gerekli çalışan bilgilerini de toplar. Tüm çalışanlar bu dosyalar için gerekli bilgi/belge ve dökumanları doğru, eksiksiz ve zamanında İnsan Kaynakları Departmanı na iletmekle sorumludurlar. Tüm çalışanlar, aile durumlarıyla ilgili tüm değişiklikleri (adres değişikliği, evlilik, boşama, eşin vefatı, doğum vb.) kanıt niteliğindeki belgeleri sağlayarak, bankaya İK sistemindeki ilgili kanallar aracılığıyla bildirir. Bir belge ile desteklenmesi/kanıtlanması gereken değişiklikler İK onayına bağlı olarak, İK sistemi üzerinden kaydedilir. 3.Çalışan Dosyalarına Erişim Çalışan verileri ve kayıtları gizlilik çerçevesinde değerlendirilir ve yalnızca erişim için haklı nedenlere sahip kişilerle paylaşılır. 4.Kayıtların Saklanması İK Departmanı, çalışan dosyalarını ilgili çalışanların istihdam süresi boyunca saklar. İşten ayrılma halinde, söz konusu çalışanların belgeleri yasal çerçevede gerekli süre boyunca saklanır. Bu süre sonunda çalışanlar yeniden işe alınmazsa, dosyaları imha edilir. B.Çalışma Koşulları Bankamızın, müşterilerine yüksek kaliteli profesyonel hizmetler sağlaması ve bunun sürdürülebilir olması için itibarın sürdürülebilmesi için çalışanların, etik standartlara uyumu en önemli sorumluluklarından biri olarak görmesi gerekir. Öyle ki, Grubun/Bankamızın Etik Davranış Kuralları Tüzüğü nde belirtilen davranış kurallarının yanı sıra işe devam, dakiklik, kıyafet yönetmeliği vb. gibi genel çalışma koşullarına uymak, bütün çalışanların görev ve sorumlulukları arasında yer alır. Finans sektöründe, kişisel görünüm önemlidir ve profesyonel imaj ile Bankanın itibarına katkıda bulunur. Profesyonellik, iş dünyasına uygun kıyafetlerin seçimi, çalışanın kendisine ve çevresindekilere saygısını gösterir saygı görmesine katkı sağlar. İşe devam ve dakiklik işte başarıyı getiren önemli unsurlar arasındadır. Diğer yandan da işe devamsızlık veya işe geç kalma üretkenliğe bir engel teşkil etmekte ve aradaki boşluğu doldurmak zorunda kalan diğer çalışanlara ek yük getirmektedir. Bir çalışanın davranışlarının Etik Davranış Kuralları Tüzüğü nü veya genel çalışma koşulları nı ihlal etmesi halinde, bunu düzeltmeye yönelik disiplin tedbirleri alınır. Disiplin uygulaması süreci, çalışana kendini düzeltmesi için makul süre tanıyacak ve iyileştirilmesi gereken alanlarda rehberlik sağlayacak şekilde düzenlenir. Çalışma Koşulları politikası, Bankanın iş yürütmede izlediği etik kurallarla uyumu hedef alır, uyum olmaması halinde uygulanacak disiplin uygulamalarını açıklar ve bu süreçte tüm çalışanlara tutarlı ve adil muamele gösterilmesini sağlayacak düzenlemeleri getirir. Sayfa17 of 45
Çalışma Koşulları Politikası aşağıdaki prosedürlerden oluşur: 1.Uygun Giyim ve Kıyafet i.kıyafet Yönetmeliği ii.mesai ve Devamlılık iii.disiplin Uygulaması i. Kıyafet Yönetmeliği Prosedürü Erkekler, her zaman takım elbise ve gömlek giymeli, kravat takmalıdır. Bayan çalışanların ise pantolonlu takım elbise, etekli takım elbise, blazer, ikili takım gibi kıyafetlerle iş hayatında profesyonel standartlara uygun giyinmesi beklenir. Tüm çalışanların profesyonel imaj ve genel iş hayatı görünümüne uygun giyinmesi beklenir. Uygun Giyim ve Kıyafet koşulunun ihlaline izin verilmez. Çalışanların ilk yöneticilerleri, İK ile eşgüdümlü olarak bu standartlara uygun davranmayan çalışanları sözlü ve yazılı olarak uyarmalıdır. Kıyafet Yönetmeliği ihlalinin devamı halinde, aşamalı disiplin uygulamaları gündeme getirilebilir. (Lütfen Disiplin Uygulaması Prosedürü ne bakınız) 2.Uygunsuz Giyim ve Dış Görünüş Profesyonellikten uzak, rahatsız edici ve dekolte kıyafetler giymek yasaktır. Bunlarla sınırlı olmamakla beraber, profesyonel tarza uygun olmayacak şekilde aşağıda belirtilen kıyafetlerin giyilmesi uygun değildir: Kıyafet - Kot pantolon,kot etek veya kot ceket - Deri pantolon, deri etek - Şort, şapka - Düşük bel pantolon - Bermuda pantolon, kapri pantolon, tayt - Spor kıyafetler - Göbeği açıkta bırakan giysiler veya askısız gömlekler - Aşırı kısa vedar kıyafetler - Mesaj ve fazla resim barındıran kıyafetler - Transparan veya vücudu açıkta bırakan kıyafetler Ayakkabı - Parmak arası terlik veya sandalet - Spor ayakkabı Aksesuar ve Takılar - Gözle görülür dövme veya piercingler (kadınlar için uygun tarzda küpe hariç) - Büyük ve abartılı mücevher, aksesuar ve makyaj - İstisnai olarak uzun saç, tıraşsız sakal veya büyük mücevherler (erkekler için) 3.Çalışan Sorumluluğu Makul kişisel görünüm, tüm çalışanlar için profesyonel bir sorumluluktur. Bu konuda sağduyu birincil rehber olmalıdır ve çalışanlar işte ne giyecekleri konusunda öncelikle kendi sağduyularına başvurmalıdır. Sayfa18 of 45
4.Yönetici Sorumluluğu İNSAN KAYNAKLARI YÖNETMELİĞİ- Rev.6 Tüm yöneticiler, kendi ekip üyelerinin profesyonel bir giyim tarzı benimsemesini sağlamaktan, bunu kontrol etmekten ve gerektiğinde uyarıda bulunmaktan sorumludur. Biliyor Muydunuz? İlk izlenim sadece 30 saniye içinde oluşur iyi bir ilk izlenim bırakmak için bu süreyi akıllıca kullanın. ii. Mesai ve Devamlılık 1.Mesai &Devamlılık Çalışanlar, 4857 Sayılı İş Kanunu nun 63.Maddesi ne göre günde 11 saati aşmayacak şekilde haftada 45 saat çalışır. Odea Bank ın resmi mesai saatleri, Pazartesi-Cuma arası sabah 9.00 ile akşam 18:00 arasıdır. Her gün bir saatlik yemek arası verilmektedir. Çalışanlardan, belirtilen saatlerde işe gelmeleri ve etkin bir şekilde görev ve sorumluluklarını tamamlayarak işten ayrılmaları beklenir. Kişisel nedenlerden ötürü çalışanların işe geç gelmesi veya işten erken ayrılması hallerinde, çalışanlar ilk yöneticilerinde onay almalı ve işe gelmeme durumunu bildirmelidir. 2.Devamsızlık Tüm çalışanlar, işe düzenli olarak ve zamanında gelmekle yükümlüdür. Herhangi bir nedenden ötürü işe gelmeme halinde, çalışanlar ilk yöneticilerini önceden veya işe gelmedikleri ilk günün sabahı haberdar etmelidirler. Çalışanlar, devamsızlık izni alabilmek için devamsızlık öncesinde veya işe dönmelerini izleyen 3 gün içinde ilk yöneticilerine uygun belgeleri temin etmelidir. Makul bir neden olmadan (hastalık, sakatlık, vefat vb.) işe gelinmeyen her gün çalışanın yıllık ücretli izninden düşülür. Türk İş Kanunu ndaki devamsızlık maddesi gereğince böyle bir durumun söz konusu olması halinde gerekli aksiyonlar alınacaktır. 3. Pazar ve Resmi Tatiller Pazar veya resmi tatillerde çalışması gereken çalışanların yıllık iznine, en az 5 saat çalıştıkları her gün için bir gün ekleme yapılır. 4. Özel Durumlar, Mücbir Sebep ve Acil Durumlar Bankanın bulunduğu yerdeki topluluğu etkileyen ve mücbir sebep olarak tanımlanabilecek belirli durumların gerçekleştiği günlerde, Banka tarafından aksi belirtilmedikçe TCMB talimatlarına uygun olarak özel önlemler alınır. Acil durum, Bankadaki normal çalışmaları kesintiye uğratan hallerin dahil olduğu ve Banka çalışanları veya mülklerinin emniyet veya güvenliğine mevcut veya muhtemel tehlike arz eden hallerdir. Bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla; güvenlik, ulaşımın kesintiye uğraması (yol ve hava limanlarını kapatılması), ayaklanmalar veya diğer kanun dışı eylemler veya şiddet eylemleri dahil tüm acil durumlar Banka tarafından tek tek değerlendirilir. Söz konusu bilgileri çalışanlara zamanında iletmek, tüm yöneticilerin sorumluluğundadır. Daha fazla bilgi için çalışanlardan yöneticileriyle iletişime geçmeleri beklenmektedir. Sayfa19 of 45
5.Telafi Çalışması İNSAN KAYNAKLARI YÖNETMELİĞİ- Rev.6 Bir çalışanın herhangi bir nedenle çalışamaması halinde, söz konusu çalışma genel çalışma saatleri sonrasında telafi edilebilir. Telafi Çalışması, Türk İş Kanunu nun 64. Maddesi uyarınca günde 3 saati aşamaz. 6.Mesai ve İşe Devam FaaliyetlerininYönetimi Şube Müdürleri / Birim müdürleri, çalışanların mesai kayıtlarını gözden geçirme ve onaylamaktan sorumludur. İK Departmanı, tüm mesai ve işe devam bilgilerinin kendilerine iletildiği şekilde yönetilmesi ve kayıt altında doğru tutulmasından sorumludur. 7. Uyumsuzluk Mesai ve işe devam prosedürüne uymayan çalışanlar, takdiri İK da olmak üzere disiplin uygulamasına tabi tutulabilir. Ücretli ve ücretsiz izinler Ücretlendirme ve Yan Haklar Politikası altında ele alınmıştır. Biliyor Muydunuz? İşe Devamsızlık; üretkenlik, karlılık ve rekabetçiliğin önündeki en büyük engellerden biridir. Fazla mesai, geç teslim, memnuniyetsiz müşteri ve işe gelmeyen meslektaşlarının işini yapmaları beklenen çalışanlarda motivasyonu düşürebilir. iii. Disiplin Uygulaması Prosedürü 1. Aşamalı Disiplin Uygulaması Aşamalı Disiplin süreci, çalışanların disiplin hatalarını düzeltmeleri ve iş performanslarını iyileştirmelerine yönelik uygun araçlar sunmak amacıyla başlatılan, yapıcı ve düzeltici disiplin uygulamalarıdır. Süreç, arzu edilmeyen durumu düzeltmek için gerekli en hafif cezayla başlar ve durumun düzeltilmemesi halinde verilen cezanın ağırlığı artar. Sürecin her aşamasında, çalışan, söz konusu kabahatte ısrar veya tekrar halinde doğacak sonuçlar konusunda uyarılır. 2.Sorumluluk Çalışanların mutabık olunan davranış ve performans standartlarını karşılamamaları halinde, söz konusu çalışanların ilk yöneticileri, İK Departmanı ile eşgüdümlü olarak aşamalı disiplin sürecini uygulamaktan sorumludur. 3.Ceza Verilmesi Performans nedeniyle çalışana yapılacak bildirimler İnsan Kaynakları Departmanı ve çalışan yöneticisinin ortak kararı ile yönetilir. Disiplin Komitesi tarafından ele alınması uygun görülen konularla ilgili olarak verilecek uygun disiplin cezası, kabahatin vahameti ve/veya sıklığı ile beklentilerden ne derece sapıldığına göre verilir. İK Departmanı ile eşgüdümlü olarak verilen cezalar, aşağıdaki aşamalardan oluşur: Sözlü Uyarı Çok ciddi olmayan durumlarda, çalışanın ilk yöneticisi (İK ile eşgüdümlü olarak) çalışanla görüşme ve danışmanlık gerçekleştirme suretiyle sorunun işbirliğiyle belirlenmesi ve çözümü konusunda Sayfa20 of 45