Sözleşme Makamı: Lapta Belediyesi Avrupa Birliği tarafından finanse edilen TURİZM YOLUYLA BÖLGESEL KALKINMA VE KAPASİTE GELİŞTİRME PROJESİ kapsamında Lapta Belediyesi nin STÖ lerine Yönelik Hibe Programı Lapta ve Köylerinde Yenilikçi Sosyal ve Kültürel Aktiviteler için Teklif Çağrısı Hibe Başvuru Rehberi Referans No: LB 2016/341-859- 05 Son tarih: 20 Şubat 2017, 14:30, Kuzey Kıbrıs Yerel Saati
İÇERİK TURİZM YOLUYLA BÖLGESEL KALKINMA VE KAPASİTE GELİŞTİRME PROJESİ...2 1.1 Arka Plan 2 1.2 Hibe Programının Hedefleri ve öncelikli konular... 3 1.3 Sözleşme makamı tarafından sağlanan finansal tahsis.....3 BU TEKLİF ÇAĞRISINA İLİŞKİN KURALLAR....4 2.1 Uygunluk kriterleri....4 2.1 Başvuru şekli ve izlenecek prosedürler.. 8 2.2 Başvuru formu......8 2.3 Başvuruların değerlendirmesi ve seçimi.9 Ekler Listesi... 10 1
1. TURİZM YOLUYLA BÖLGESEL KALKINMA VE KAPASİTE GELİŞTİRME PROJESİ 1.1. Arka plan Avrupa Birliği nin Yardım Programının bir parçası olarak Kıbrıs Türk toplumunun (KTt) ekonomik gelişimini teşvik etmek amacıyla (Regulation (EC), 389/2006 1 ), Kırsal Kalkınma Sektör Programı (KKSP) adıyla kırsal kalkınma için destek sağlanmaktadır. Bu programın amaçları genel olarak, doğal mirasın korunması/geliştirilmesi ve kırsal bölgelerde yaşam koşullarının iyileştirilmesidir. Avrupa Birliği, bu amaçlara destek vermek amacıyla bir dizi hibe programı aracılığıyla yatırım desteği sağlamaktadır. Bu kapsamda 2008 ve 2009 yıllarında açılan ve yürütülen birinci ve ikinci toplum kalkınması hibe programının ardından, üçüncü toplum kalkınması hibe programı, 2010 ve 2011 yıllarında tasarlanan üç adet Yerel Kalkınma Stratejisi (YKS) dikkate alınarak tasarlanmış içerisinde Lapta nın da bulunduğu Kuzey Batı bölgesini da kapsamıştır. Söz konusu Üçüncü Toplum Kalkınması Hibe Programı altında Avrupa Birliğinden finansal destek alan ve Lapta Belediyesi tarafından yürütülen TURİZM YOLUYLA BÖLGESEL KALKINMA VE KAPASİTE GELİŞTİRME PROJESİ Ağustos 2014 de başlamış ve Temmuz 2017 de tamamlanması planlanmaktadır. Proje çerçevesinde aşağıdaki 4 ana çalışma yürütülmektedir. 1) Lapta Belediyesi nin kapasitesinin artırılmasına yönelik faaliyetlerdir. Bu faaliyetler içerisinde; Bölgenin problemleri, ihtiyaçları ve yönetimden beklentilerinin tespit edilmesine yönelik anket çalışmaları- Anket sonuçları analiz edilecek ve hedef gruplarıyla yapılacak 8 Odak Grup (focus group) çalışma toplantıları, Günümüz politik, ekonomik, sosyolojik ve teknik verileriyle yapılacak PEST analizi, Mevcut durum analizi SWOT Çalıştayı, Belediye personeline yönelik mesleki, teknik ve kişisel gelişim eğitimleri, Belediyeye ISO 9001-2008 Kalite Yönetim Sistemi nin kurulması, Avrupa Birliği üye devletlerinden birine yapılacak olan ziyaret gezisi ile güncel belediyecilik hizmetleri, sivil toplum örgütleri ile turizm sektörünün çalışmaları hakkındaki iyi uygulama örneklerinin incelenmesi, Yukarıda belirtilen çalışmalar ışığında Lapta Belediyesi için, 3 yıllık Stratejik Gelişim Planı nın hazırlanması yapılacaktır. 2) Lapta Belediyesi nin kendisine bağlı bölge sakinleri (Akdeniz, Alemdağ, Çamlıbel, Geçitköy, Hisarköy, Karpaşa, Karşıyaka, Kayalar, Koruçam, Kozanköy, Lapta, Sadrazamköy, Tepebaşı), STÖ ve Özel sektör temsilcilerine yönelik kapasite artırma faaliyetleridir. Bu faaliyetler içerisinde; Küçük hibe programının uygulanması, 1 Kıbrıs Türk toplumunun ekonomik kalkınmasını teşvik için finansal destek için bir aracın kurulmasına ilişkin 27 Şubat 2006 tarihli KONSEY DİREKTİFİ (EC) No 389/2006 ve Yeniden Yapılanma için Avrupa Ajansı hakkında (EC) No 2667/2000 Konsey Direktifinin getirdiği düzeltmeler. Bakınız internet sitesi: (http://eurlex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:l:2006:065:0005:0008:en:pdf) 2
Bölge sakinlerine yönelik mesleki, teknik ve kişisel gelişim eğitimleri 3) Renovasyon çalışmalarıdır. Bu faaliyetler içerisinde; Akdeniz okul binasının tadilatı, Akdeniz Eko-park Yapımı 4) Soyut doğal mirası 2 koruma faaliyetleridir. Bu faaliyetler içerisinde; Kültürel varlıkların listelenmesi, Basılı materyallerin hazırlanması vardır. 1.2. Hibe Programının Hedefleri ve öncelikli konular Bu Teklif Çağrısının genel hedefi şudur: Kıbrıs ın kuzey kesimindeki kuzey batı bölgesinde turizm ve sosyal ve kültürel faaliyetler ile ilgili ekonomik aktiviteleri geliştirmek Bu Teklife Çağrısının özel hedefleri şunlardır: Kıbrıs ın kuzey batı bölgesinde soyut kültürel mirasın korunması ve ekonomik olarak sürdürülebilir şekilde kullanılmasını sağlamak Lapta bölgesinde, turizm, sosyal ve kültürel faaliyetlerin geliştirilmesi açısından yerel paydaşların kapasitesini arttırmak ve sosyo-ekonomik bütünleşmeye katkıda bulunmak Bu proje kapsamında oluşturulan Bölgesel Stratejik Kalkınma Planı nda belirtilen stratejik hedeflere ulaşmak için gerekli faaliyetleri desteklemek. 1.3. Sözleşme makamı tarafından sağlanan finansal tahsis Bu Teklif Çağrısı altında tahsis edilen azami miktar 54,000 Avrodur. Sözleşme Makamı tüm mevcut fonları hibe etmeme hakkını saklı tutmaktadır. Hibelerin büyüklüğü Teklifler aşağıda belirlenen asgari ve azami miktarlar arasında kalmalıdır: Asgari miktar: 6.000 Azami miktar: 9.000 Önemli Not: Hibe Faydalanıcılarına önden toplam hibenin yarısı ödenecek ve proje uygulaması tamamlandıktan sonra geri kalan miktar ödenecektir. Sözleşme Makamı ödenen ilk taksiti geri isteme hakkını saklı tutar. 2 UNESCO nun tanımına göre somut olmayan kültürel miras atalarımızdan bize miras olan ve altsoyumuza aktardığımız, sözlü gelenekler, sahne sanatları, sosyal uygulamalar, ritüeller, kutlamalar, doğa ve evren ile ilgili bilgi ve uygulamalar ve geleneksel zanaat üretmek için gerekli bilgi ve beceriler gibi gelenekler veya yaşayan ifadeler dir. Bunlara anıtlar, tarihi yerler ve maddi olan her çeşit koleksiyon dahil değildir. Daha ayrıntılı açıklama için bakınız http://www.unesco.org/culture/ich/index.php?lg=en&pg=00002. 3
Bu Teklif Çağrısı altında talep edilen projeler için toplam uygun maliyetlerinin %100 ü hibe olarak verilecektir: 2. BU TEKLİF ÇAĞRISINA İLİŞKİN KURALLAR 2.1. Uygunluk kriterleri Üç takım uygunluk kriteri mevcut olup, bunlar şunlara ilişkindir: (1) Başvuru sahipleri: Başvuru sahibi, yani başvuru formunu sunan tüzel kişi, Eğer varsa, ortak(lar) (eş başvuru sahip(leri)) (detaylı tanımlanmadığı yerlerde başvuru sahibi ile ortak(lar)ı bundan böyle başvuru sahipleri olarak ifade edilmektedir) (2) Projeler: Bir hibenin verilmesi mümkün olan projeler; (3) Maliyetler: Hibenin miktarını belirleme konusunda dikkate alınabilecek maliyet türleri 2.1.2 Başvuru sahiplerinin (örn. Başvuru sahibi ve ortak(lar)ının uygunluğu) Başvuru sahibi (1) Bir hibeye uygun olmak için bir başvuru sahibinin taşıması gereken özellikler şunlardır: Tüzel kişilik olmalı ve Kâr amacı gütmeyen kuruluş olmalı ve Eş başvuru sahip(ler)i (varsa)ile birlikte projenin hazırlanması ve yönetiminden doğrudan sorumlu olmalı, aracı olarak hareket etmemeli ve Kıbrıs ın kuzey kesiminde kurulmuş olmalı ve Yerel bir kuruluş olmalı - Özel hukuk hükmünden kurulu bir sivil toplum örgütü (oda, dernek (spor kulüpleri dahil), birlik veya vakıf) veya muhtarlık Muhtarlıklar en az bir sivil toplum örgütü ile ortaklık kurarak eş başvuru yapabilir. (Kurulacak ortaklık muhtarlık ile sivil toplum örgütü arasında imzalanacak Mutabakat Anlaşması ile belgelenecektir). Başvuru sahibi Ek.3 de bulunan Beyanname imzalayarak başvuru ile sunmalıdır. Ortak(lar) İki STÖ veya bir Muhtarlık ve bir STÖ ortaklığı ile eş başvuru sahibi olarak proje başvurusu sunabilir. 2.1.3 Uygun faaliyetler: başvuru yapılabilecek faaliyetler Bu proje kapsamında oluşturulan Bölgesel Stratejik Kalkınma Planı nda 3 belirtilen stratejik hedeflere ulaşmak için gerekli faaliyetleri destekleyecek proje önerilerine 3 2017-2019 Lapta Belediyesi Bölgesel Stratejik Kalkınma Planı na www.laptabelediyesi.com adresinden ulaşabilirsiniz. 4
öncelik tanınacaktır. Tanım: Bir proje bir takım faaliyetlerinden oluşmaktadır. Süre: Bir projenin planlanan süresi 45 takvim gününden az veya 75 takvim gününden fazla olamaz. Önemli Not: Projeler en fazla 5 aktiviteden oluşabilir ve her bir aktivitenin hazırlık ve uygulaması 15 takvim gününden fazla olamaz. Hibe Programı zamanlama konusunda çok hassastır. İmzalanan hibe sözleşmesindeki uygulama sürelerini aşan Hibe Faydalanıcıları son ödemeye hak kazanamayacaktır ve Sözleşme Makamı verilen avans ödemeyi geri isteme hakkını saklı tutar. Öncelikli Alanlar: 1. Eko-turizm ve/veya alternatif turizm ve tanıtım faaliyetleri 2. Görsel ve çevre, tarihi, kültürel ve doğal miras ve özellikler 3. Sosyal, sanatsal ve kültürel kazanımlar 4. Yerel üretim ve/veya çevre koruma ve geliştirme 5. Yaşam kalitesini artırıcı işbirlikleri ve faaliyetler Örnek konular Faaliyetler aşağıdaki konulardan bir veya birkaçı gibi olabilir: - festivaller ve kültürel faaliyetler - yardım amaçlı kermesler - bilgilendirme toplantıları ve eğitimler - halka yönelik eğitimler - farkındalık yaratan aktiviteler - bölgesel kısa film / broşürler - promosyon ve tanıtım aktiviteleri - spor aktiviteleri (su sporu dahil) - pazarlama ve kampanyalar - kurumsal eğitimler - Çalışma gezileri - Araştırmalar - kapasite geliştirici aktiviteler - toplum katılımıyla çevre temizliği - kompostlama (evlerin) - ağaç ve bitki ekme ve koruma - sergiler - yürüyüşler 5
- turnuvalar Yer Faaliyetler Lapta Belediyesi ne bağlı bölgelerde yer almalıdır. Hazırlık amaçlı proje faaliyetleri, bilgi dağıtılması, toplantılar, eğitimler vs. uygun bölgeler haricinde yer alabilir ancak Belediye bölgeleri ve faaliyet ile bağlantısı açık bir şekilde açıklanmalıdır. Aşağıdaki faaliyet türleri uygun değildir: Sponsorluklar içeren projeler; İnşaat/Altyapı İşleri (bina yapımı, restorasyon işleri, yol/kaldırım yapımı vs.) içeren faaliyetler Yerel toplulukların ana sorumluluklarını taşımadığı sektörde projeler (örn. hastaneler) uygun değildir; Görünürlük Başvuru sahipleri AB finansmanının görünürlüğünü sağlamak ve hedefler ve önceliklerine uymak zorundadırlar. Avrupa Komisyonu tarafından belirlenmiş ve yayınlanmış olan AB Dış faaliyetlerine yönelik İletişim ve Görünürlük Rehberi ndeki kurallara uyulmalıdır. http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm Görünürlükle ilgili yapılacak her faaliyetin öncesinde Sözleşme Makamından uygunlukla ilgili görüş alınmalıdır. Başvuru sahibi başına başvuru sayısı ve hibeler Başvuru sahiplerine birden fazla hibe verilmeyecektir. 2.1.4 Uygun Maliyetler: dahil edilebilecek maliyetler Sadece uygun maliyetler bir hibe ile karşılanabilir. Uygun olan ve olmayan maliyet kategorileri arasında belirtilmektedir. Bütçe hem bir maliyet tahmini ve uygun maliyetler için bir tavan oluşturmaktadır. - Faydalanıcı(lar) tarafından yapılmış olan proje amacına hizmet eden ve belgelerle kanıtlanan gerçek maliyetler uygun maliyet olarak kabul edilir. Sözleşme aşamasında, Sözleşme Makamı, başvuru sahibi tarafından sunulan geçici bütçenin temelindeki önerilen miktarlar veya oranları, başvuru sahibi tarafından gerçekleştirilmiş hibeler veya benzer faaliyetlerin gerçek verilerini analiz ederek ve kontrolleri yaparak, kabul edip etmeme konusunda karar verebilir. Finans desteği verilmek üzere seçilen tekliflerin, sözleşme imzalanması öncesindeki kontrol sürecinde bütçeye değişiklik yapılmasını gerektirecek sorunların (örn. aritmetik hatalar, yanlışlıklar veya gerçekçi olmayan maliyetler ve diğer uygun 6
olmayan maliyetler) ortaya çıkmaması koşuluna bağlıdır. Yapılan kontroller sonucunda başvuru sahibinden açıklama talebinde bulunulabilir ve Sözleşme Makamı bu tip hata ya da yanlışlıklara yönelik bütçede bir takım değişiklikler ya da kesintiler yapılmasını isteyebilir ya da sahte beyan saptanan durumlarda başvuruyu reddedebilir. Hangi durum söz konusu olursa olsun, bu düzeltme ve değişikliklerin sonucunda hibe miktarı ve eş finansman yüzdesinde herhangi bir artırıma gidilmez. Bu nedenle, doğru bilgi ile gerçekçi ve maliyet - etkin bir bütçe sunmak, başvuru sahibinin yararına olacaktır. Doğrudan uygun maliyetler Faydalanıcı(lar) tarafından yapılmış olan proje amacına hizmet eden ve belgelerle kanıtlanan gerçek maliyetler doğrudan uygun maliyet olarak kabul edilir. Uygun olmayan maliyetler Aşağıdaki maliyetler uygun değildir: - borçlar ve borç hizmet ücretleri (faiz); - kayıp veya potansiyel gelecek sorumluluklara yönelik provizyonlar; - Faydalanıcı tarafından beyan edilmiş olan maliyetler olup, Birlik hibesi alarak (EDF aracılığıyla alınanlar dahil) başka çerçevede hali hazırda finanse edilmiş proje veya iş programı; - arazi ya da bina satın alımları; - döviz kur değişimlerinden kaynaklanan kayıplar; - Üçüncü taraflara krediler - Borç olarak faizler; - Arazi, bina ve ofis kiraları; - Personele ait giderler (Başvuru sahibi tarafından bütçede belirtilen İnsan Kaynakları dışında) 2.2. Başvuru şekli ve izlenecek prosedürler 2.2.1 Başvuru Formu Başvurular bu Rehberin ekinde sunulan başvuru formu Ek 1 ile yapılmalıdır. Başvuru sahipleri başvuru formunu formatını, paragraf ve sayfaların sırasını bozmadan doldurmalıdır. Başvuru sahipleri başvurularını Türkçe veya İngilizce dilinde teslim edeceklerdir. Düzgün bir değerlendirme yapılabilmesi için başvuru formunu lütfen dikkatli ve mümkün olan en açık şekilde doldurunuz. Başvuru formundaki büyük tutarsızlıklar (örn. Bütçe çalışma sayfalarındaki miktarlarda tutarsızlık varsa) başvurunun reddine yol açabilir. Açıklama, Sözleşme Makamı tarafından ancak verilen bilgiler açık olmadığından dolayı Sözleşme Makamı tarafından objektif bir değerlendirme yapılmasına engel olduğunda istenecektir. 7
Elle yazılmış başvurular kabul edilmeyecektir. Lütfen dikkat! Başvurunun proje ile ilgili TÜM bilgileri içermesi hayati öneme sahiptir. Başka destekleyici ekler gönderilmemelidir. 2.2.2 Başvuru Formu nereye ve nasıl gönderilmelidir Başvurular kapalı bir zarfta ya özel kurye hizmeti veya elden (imzalı ve tarihli bir alındı belgesi verilecektir) aşağıdaki adrese teslim edilmelidir. Lapta Belediyesi 10 Atatürk Meydanı Lapta Başka her türlü yöntemle (örn. Faks ile veya e-mail ile) veya başka bir adrese gönderilmesi halinde başvurular reddedilecektir. Posta/kurye ile veya elden yapılacak başvurular A4 boyutunda, 1 orijinal ve 2 kopya olarak teslim edilmelidir. Tam başvuru formu ve bütçe ayrıca elektronik formatta (CD-ROM da) ayrı ve tek bir dosya olarak sunulmalıdır. Elektronik dosyada da kâğıt versiyondakinin mutlak aynısı bulunmalıdır. Ek 2 de bulunan Başvuru sahibinin Beyannamesi imzalanarak başvuru ile birlikte yollanmalıdır. Dış zarfta Teklif Çağrısının referans no.su ve başlığı ile başvuru sahibinin tam adı ile adresi yer almalıdır. 2.2.3 Başvuru Formunun teslimi için son tarih Başvuruların teslimi için son tarih ve saat: 20 Şubat 2017; saat 14:30 (Kuzey Kıbrıs yerel saati). Bu tarih ve saatten daha geç teslim edilen başvurular reddedilecektir. 2.2.4 Başvuru Formu hakkında diğer bilgiler Aşağıdaki adreslere, Teklif Çağrısının referans no su açıkça belirtilerek, başvurunun son teslim tarihinden en geç 14 gün önce sorular e-mail yoluyla gönderilebilir: E-mail adresi: hibe@laptabelediyesi.com Sözleşme Makamının bu tarihten sonra alınmış sorulara açıklama getirmek gibi bir zorunluluğu yoktur. Cevaplar en geç başvuru teslimi son tarihinden 8 gün öncesinde verilecektir. Sorulara bireysel cevaplar verilmez. Tüm sorular ve cevapları ile değerlendirme prosedürüne dair başvuru sahiplerine yönelik önemli notları şu web sitesinde yayınlanacaktır: www.laptabelediyesi.com Bu nedenle yukarıda belirtilen internet adreslerine sık sık bakarak sorulan sorular ile cevapları hakkında bilgi sahibi olunması tavsiye edilmektedir. 2.3 Başvuruların değerlendirmesi ve seçimi 8
Eğer başvuruların değerlendirilmesi esnasında paragraf 2.1 de belirtilen uygunluk kriterlerinin sağlanmadığı ortaya çıkarsa başvuru tek bu sebeple reddedilecektir. BAŞVURUNUN DEĞERLENDİRMESİ İlk olarak, aşağıdakiler kontrol edilecektir: Teslim etme son tarihine uygunluk. Son tarihe uyulmadı ise başvuru otomatik olarak reddedilecektir. Aşağıda belirtilen eklerin eğer var ise, istenilen formatta sunulmuş olması Daha sonra, başvuruların kalitesi ve önerilen bütçe aşağıdaki değerlendirme tablosu kullanılarak değerlendirilecektir. Ödüllendirme kriteri hedefler ve öncelikler açısından başvuruların kalitesini değerlendirmeye yaramaktadır. Aynı zamanda Teklif Çağrısı genel verimliliğini azami şekilde artıracak projelere hibelerin verilmesini sağlamaktadır. Bu kriterler Sözleşme Makamının hedefleri ve önceliklerine uygun olacak başvuruların seçildiğinden emin olmasına yardımcı olmaktadır. Projenin ilgili olması konusunu, Teklif Çağrısının hedeflerine uygunluğunu, kalite, beklenen etki, sürdürülebilirlik ve maliyet-verimlilik konularını kapsamaktadır. Değerlendirme cetveline göre 30 ve üzerinde puan alan proje başvuruları ödüllendirilecektir. Puanlama: Puanlar şu anlama gelmektedir: 1= Çok zayıf, 2 = zayıf, 3= yeterli, 4= iyi, 5= pekiyi. Değerlendirme Cetveli Bölüm Maksimum Alt-skor Puan 1. Projenin verimliliği ve fizibilitesi 10 1.1. Önerilen faaliyetler hedefler ve beklenen sonuçlarla tutarlı, uygun, 5 uygulanabilir mi? 1.2. Proje planı açık ve uygulanabilir midir? 5 2. Projenin Sürdürülebilirliği 10 2.1. Projenin hedef gruplar üzerinde bir etkiye neden olması olası mıdır? 5 2.2. Teklifin çarpan etkileri olma ihtimali var mıdır? (tekrarlama, uzatma ve bilgi 5 paylaşımı dahil). 3. Projenin bütçesi ve maliyet-verimliliği 10 3.1. Faaliyetler bütçede uygun bir şekilde gösterilmekte midir? 5 3.2. Tahmini maliyetler ile beklenen sonuçlar arasındaki orantı tatmin edici midir? 5 4. Proje nin İlgililiği 20 4.1. Projenin Hibe Rehberi nde belirtilen öncelikli alanlara ilgililiği tatmin edici 5x2 midir? (Bu sorunun skoru önem derecesinden dolayı 2 ile çarpılacaktır.) 4.2. Projenin Lapta Belediye Bölgesi 2017-2019 Bölgesel Stratejik Kalkınma 5x2 Planı na (BSKP) koyacağı katkı tatmin edici midir? (Bu sorunun skoru önem derecesinden dolayı 2 ile çarpılacaktır.) Maksimum Toplam Skor 50 9
EKLER LİSTESİ TAMAMLANMASI GEREKEN DOKÜMANLAR Ek 1: Hibe Başvuru Formu ve Bütçe Ek 2: Başvuru sahibinin beyannamesi Ek 3: Eş başvuru sahibi var ise yetki belgesi Ek 4: Başvuru sahibi dernek ise içinde bulunduğumuz yılın güncel tescil/kayıt belgesini Lapta Belediyesine ibraz edecektir. Bilgi Evrakları: Ek A: Örnek Hibe Sözleşmesi 10