EN BELGELENDİRME PROGRAMI PROSEDÜRÜ

1 / 6 EN 15085-2 BELGELENDİRME PROGRAMI PROSEDÜRÜ 1. Revizyon Geçmişi Rev. No Rev. Tarihi Rev. Tanımı Rev. Nedeni 4 18.01.2016 Madde numaraları PR.01 de tarif edildiği şekilde değiştirildi. KYS yazılımına geçildi. 2. İlgili Standartlar ve Rehber Dökümanlar Döküman Kodu Döküman Adı 3. İlgili Yönetmelikler Döküman Kodu Döküman Adı 4. İlgili İç Dökümanlar Döküman Kodu Döküman Adı

2 / 6 5.Amaç ve Kapsam Amaç Bu prosedür, EN ISO 17065 kapsamında EN 15085-2 standardına göre belgelendirme ilgili faaliyetlerinin açıklanması, denetim ile ilgili gidişat, organizasyon ve metot ile ilgili SZUTEST denetim ekibine yol göstermesi amacıyla hazırlanmıştır. Kapsam 5 bölümde ele alınan standardın 2. Bölümünde; EN 15085-2 Kaynaklı İmalat Yapan işletmelerin Belgelendirilmesi / Kalite Gerekleri ele alınmıştır.firmalar 4 sınıf altında belgelendirilirler. CL1, CL2, CL3, CL4. Sınıflara bağlı olarak firmaların üretim kapasiteleri ve buna bağlı olarak kalite seviyeleri belirlenir. Her sınıfa bağlı olarak, kalite sınıfları, ekipman ve personel kalifikasyonu ve kontrol/kabul kriterleri firmaya göre belirlenmesi gereklidir. Belgelendirme programı ISO/IEC 17067 Tablo 1 baz alınarak aşağıdaki şekilde oluşturulmuştur. Ürün Belgelendirme Sistemi Elemanları I Seçim ( Belgelendirmeye esas teşkil edecek zorunlu dokümanların belirlenmesi) II Hizmetlerin değerlendirilmesi III Gözden geçirme (değerlendirme) IV V VI Belgelendirme Kararı (Belgelendirmenin verilmesi, genişletilmesi, sürdürülmesi, askıya alınması, geri çekilmesi.) Lisans verme a- Uygunluk belgesinin yayınlanması b- Sertifika ve Szutest markasının kullanım hakkının verilmesi c- Ürün grubu için uygunluk belgesinin verilmesi - d- Sertifika ve Szutest markasının kullanım hakkının devamı gözetimlerin yapılmasına bağlıdır. Gözetim a- Piyasadan alınan numunelerin test yada muayene edilmesi b- Fabrikadan alınan numunelerin test yada muayene edilmesi c- Üretimin, hizmetin teslim edilmesinin veya operasyonların değerlendirilmesi d- Yönetim sisteminin denetimi Ürün Belgelendirme Sistemi - - 6.Tanımlar Denetçi: Denetim ekibini kalite yönetim sistemleri altyapısıyla destekleyebilen personeldir. Teknik uzman: SZUTEST tarafından kaynak (imalat, kalite, denetim, gözetim, belgelendirme) alanında uzman olarak tanımlanmış olan veya IWE veya IWT veya kaynak alanındaki ispatlanabilir uzmanlığı ile (IWS) denetim ekibini teknik açıdan destekleyebilen personeldir. Baş denetçi: Teknik uzman ve/veya denetçi olup, denetim ekibine liderlik etme vasfına sahip olan personeldir. Karar verici: Denetim sonrası belgelendirme kararını veren personeldir. Yeterlilik Değerlendirme Uzmanı: Personelin ilgili alanda yeterliliğini değerlendirmekten sorumlu personeldir. 7.Sorumluluklar Bu prosedürün uygulanmasından Departman Yöneticisi, Teknik Personel, Planlama Sorumlusu, Teknik Uzman ve Denetçi ve Baş Denetçiler sorumludur. 8.Yöntem 8.1.Personel 8.1.1.Denetim ekibinin yeterliliklerinin gözden geçirilmesien15085-2 denetimlerinde görev alacak personel ile ilgili faaliyetler aşağıda açıklanmıştır. 8.1.1.Denetçi: Aşağıdaki kriterleri sağlayarak denetim ekibini kalite yönetim sistemleri altyapısıyla destekleyebilen personeldir. 8.1.2.Teknik uzman: SZUTEST tarafından demiryolu taşıtı kaynaklı imalatında (imalat, kalite, denetim, gözetim, belgelendirme) alanında uzman olarak tanımlanmış olan veya IWE veya IWT veya kaynak alanındaki ispatlanabilir uzmanlığı ile (IWS) denetim ekibini teknik açıdan destekleyebilen personeldir. SZUTEST tarafından demiryolu taşıtlarının Kaynaklı imalatı alanında (imalat, kalite, denetim, gözetim, belgelendirme) Uzman olarak atanmak veya IWE/IWT olması veya dengi programlarda eğitim almış olmalıdır. En az üç yıl; denetim yapacağı "mamül" alanı olan demiryolu taşıtları alanında, Kaynaklı imalata konu olan faaliyetlerde (imalat, denetim, gözetim, belgelendirme) tecrübesi olması gereklidir.

3 / 6 8.1.3.Baş denetçi: Teknik uzman ve/veya denetçi olup, denetim ekibine liderlik etme vasfına sahip olan personeldir. En az 5 yönetim sistemi tabanlı denetime ( ISO 9001, ISO 3834, EN 15085, yeni yaklaşım yönetmelikleri kapsamında Modül H - D - E vb.) denetime denetçi rolü ile katılmış olmalıdır. 8.1.4.Karar verici: Denetim sonrası belgelendirme kararını veren personeldir. En az 5 yönetim sistemi tabanlı denetime ( ISO 9001, ISO 3834, EN 15085, yeni yaklaşım yönetmelikleri kapsamında Modül H - D - E vb.) denetime denetçi rolü ile katılmış olmalıdır. 8.1.5.Yeterlilik Değerlendirme Uzmanı IWE/IWT olması veya dengi programlarda eğitim almış olmalıdır. En az 5 yönetim sistemi tabanlı denetime ( ISO 9001, ISO 3834, EN 15085, yeni yaklaşım yönetmelikleri kapsamında Modül H - D - E vb.) denetime denetçi rolü ile katılmış olmalıdır. Yeterlilik değerlendirme uzmanı madde yukarıdaki kriterleri sağlıyor ise genel müdür tarafından atanır. Yetkinlik değerlendirme işi kendisine ait olduğu için saha performansının izlenmesine gerek yoktur. Yeterlilik değerlendirme uzmanı teknik uzman için gerekli kriterleri sağlıyor ise aynı zamanda teknik uzman olarak da görevlendirilir. Bu görev dış kaynaklı bir personele de verilebilir. Bu durumlarda ilgili personel ile FR.K.13 Yeterlilik Değerlendirme Uzmanı Tarafsızlık Sözleşmesi imzalanır. 8.2.TEKNİK UZMAN ve Denetçilerin Yeterlilikleri 8.2.1.Denetçi ve teknik uzmanının başvurusunun değerlendirmesi Denetçiler ve teknik uzmanlar aşağıdaki dokümanları sunmalıdır. FR.08 Personel Bilgi Formu Çalışılan yerleri gösterir SSK kaydı ve/veya referans yazıları Diploma, Kurs ve eğitim sertifikaları Baş Denetçilerin daha önce yapmış olduğu denetimlerin bilgisini (varsa ). FR.34 Denetçi/Baş Denetçi/Teknik Uzman Hizmet Sözleşmesi FR.10 Gizlilik tarafsızlık sözleşmesi Bu dokümanlar incelenerek madde 3.1 altında belirtilen şartlara göre personel kalifikasyonlarına karar verilir. 8.2.2.Denetçi ve teknik uzmanlarla oryantasyon toplantısı Belgelendirme kuruluşu, Denetçi ve Teknik Uzmanları bir araya toplayarak en az aşağıdaki bilgilerde personeli bilgilendirir. Belgelendirme kuruluşunun organizasyonu ve prosedürleri ISO 9001 ve EN ISO 3834 arasındaki farkları EN ISO 3834-1, -2, -3, -4, -5 ile denetim yapacağı "mamül" alanı olan demiryolu taşıtları alanında EN15085 standartlarının gözden geçirilmesi EN ISO 17065 standardı bilgilendirilmesi EN ISO 3834 ve ilgili tamamlayıcı denetim ve belgelendirme ile ilgili dokümantasyonun gözden geçirilmesi Denetçi ve teknik uzmanların değerlendirme ve atanması ile ilgili dokümantasyonun gözden geçirilmesi Denetim kontrol listesi gözden geçirilmesi EN 14731 standardına göre Kaynak Koordinatörlerinin değerlendirme prosedürlerinin gözden geçirilmesi 8.2.3.Teknik uzman ve denetçi ile görüşme ve ilk atamademiryolu taşıtları kaynaklı imalat imalatı yapan üreticiler için (EN15085-2) kalifikasyon ve tecrübe ile ilgili gereklikler ile ilgili görüşme yapılır. Sahada FR.K.11.Denetçi Değerlendirme Formu ile performansı izlenir. Bu forma göre sonuç olumlu ise bu personeli tecrübeleriyle ilgili alanlarda atanabilir. Eğer sonuç olumlu ise bu personeli tecrübeleriyle ilgili alanlarda atanabilir. Burada tarif edilen süreç Yeterlilik Değerlendirme Uzmanı tarafından yürütülür. 8.2.4.Teknik uzman ve denetçilerin yeterliliklerinin gözden geçirilmesi (Performans Değerlendirme)Tüm SZUTEST denetçileri ve teknik uzmanları diğer Yeterlilik Değerlendirme Uzmanı tarafından üç yılda en az bir kez olmak üzere saha denetiminde değerlendirmeye tabii tutulur. Saha denetiminde yapılacak olan performans değerlendirmeler denetçi ve teknik uzman FR.229 Performans Değerlendirme Planına göre gerçekleştirilir. Sonuçlar FR.K.11 Baş Denetçi, Denetçi ve Teknik Uzman Değerlendirme formuyla kayıt altına alınır. Planda denetçinin daha önce gerçekleştirdiği denetimlerin belgelendirme komitesi tarafından değerlendirilmesi neticesine göre değişiklik yapılabilir. Bu değerlendirme aşağıda detaylı olarak açıklanmıştır. Baş denetçilerin performansı değerlendirilirken Baş denetçilerin daha önce gerçekleştirdikleri denetimler göz önünde bulundurulur. Bunun ile ilgili değerlendirme belgelendirme komitesi tarafından gerçekleştirilir. Belgelendirme komitesi aşağıdaki kriterlere bağlı olarak değerlendirilir. 1. Tetkik raporunun tetkikin tam, doğru, kısa ve açık bir kaydını sunma becerisi 2. Tetkik raporunda objektif kanıtları ifade etme becerisi 3. Tetkik raporunun tetkik planına uygunluğu 4. Tespit edilen uygunsuzlukların etkinliği Değerlendirme sonucu genel değerlendirme puanı 3 ve üstü olan baş denetçiler (bütün kriterlerin 1'den büyük olması şartı ile) değerlendirmeden başarıyla geçmiş sayılır. Her hangi bir kriter için değerlendirme sonucu 1 olan baş denetçiye bilgi verilir, eksik olduğu noktaları giderdikten sonra ilgili konuda tekrar değerlendirilir. Değerlendirme sonucu genel değerlendirme puanı 3'den küçük olan baş denetçiler değerlendirme sonucu eksik görülen konular hakkında bilgilendirilir. Yetersiz oldukları konuları giderdikten sonra tekrar değerlendirmeye alınır. Bu değerlendirme saha denetiminde gözlemlenmeyi gerektirebilir. Değerlendirme sonucu FR.K.10 Belgelendirme karar tutanağı ile kayıt altına alınır. 8.2.5.EğitimYukarıda belirtilen değerlendirme sonuçları, standart ve yasal mevzuattaki değişimler, komitelerin tavsiyeleri, personel eğitim talepleri, müşteri istek ve şikayetleri vb. kaynaklardan gelen bilgiler doğrultusunda akreditasyon sorumlusu yıllık eğitim planını her yılın ilk ayında yayınlar. Alınan eğitimler eğitim katılım formuyla kayıt altına alınır. Alınan eğitimlerin etkinliği eğitim alındıktan sonraki 3 ay içerisinde eğitim değerlendirme formuyla Teknik Yönetici tarafından değerlendirilerek sonuçlar bir sonraki dönemin eğitim planı oluşturulurken göz önünde bulundurulur.

4 / 6 Teknik Yönetici her firmaya belgelendirme hizmeti sonunda müşteri hizmet değerlendirme formu göndererek denetim ve diğer hizmet performansının müşteri tarafından değerlendirilmesini sağlar. Yönetim Temsilcisi ve Teknik Yönetici bu değerlendirmeleri inceleyerek denetçi ve diğer çalışanlarla ilgili yıllık eğitim ihtiyacını belirlemede veri elde eder. 8.2.6.Bilgi GüncellemeHer yıl tüm denetçi ve teknik uzmanlardan FR.08 Personel Bilgi Formlarında yer alan bilgilerin güncellenmesi istenir. Bu işlem FR.08 Ek1 Personel Bilgi Formu Güncelleme Eki ile kayıt altına alınır. Tüm denetçi ve teknik uzmanlar Direktif Yöneticisi Yardımcısı tarafından e-posta ile bilgilendirilir. Denetçi ve teknik uzmanlardan gelen bilgilere göre Personel Bilgi Formları güncellenir. 8.3.DOKÜMANTASYON EN ISO 15085-2 denetimleri ile ilgili bütün kayıtlar ve ilgili dokümantasyon, FR.18 Kalite Kayıtları Listesinde Belirtildiği süre boyunca saklanır. 8.4.BAŞVURU 8.4.1.Başvurunun alınması, değerlendirilmesi EN ISO 15085-2 denetimleri için; Müşteri, FR.K.01 EN15085-2 Başvuru Formu kapsam ve fiyatı belirlemek amaçlı gerekli bilgileri SZUTEST'e verir. Başvuru, Teknik Yönetici tarafından değerlendirilir ve kapsam belirlenir. Bu değerlendirme EN 15085-2 Tablo 1 e göre gerçekleştirilir. Uygun denetim ekibi FR.25 Tetkik Ekibi ve Komite Atama Formuile atanır. Denetim ekibinde, o üretimle ilgili yetkin personel olmalıdır ve Kaynak Koordinatörü'nü değerlendirebilecek, kaynak alanında yetkin ve tecrübeli en az bir personel bulunmalıdır. Denetim üretim sahası başına en az bir adam gündür. Sadece CL 1 için denetim süresi 2 adam gündür. Adam gün sayısı, denetim şartlarına göre (firmanın büyüklüğü, saha sayısı, proseslerin karmaşıklığı) arttırılabilir. Artırım miktarı Teknik Yönetici tarafından belirlenir. Artırım miktarı Teknik Yönetici tarafından belirlenir. Teknik uzman adam/gün hesabına dahildir. ISO 3834 denetimi ve EN 15085 denetiminin entegre yapılması durumunda denetim süresi değişmez. Eğer EN 15085 denetimi CL 1 sınıfı için yapılacaksa denetim süresi iki adam gündür. Eğer denetime tek bir personel atanırsa; bu kişi hem denetimi yönetebilmeli hem de teknik olarak üretim ve kaynak koordinatörünü denetleyebilecek yetkinlikte olmalıdır. 8.4.2.Teklifin hazırlanması ve onaylanmasıteklif Karar verici tarafından FR.K.03.Teklif formu kullanılarak müşterinin başvuruda belirtiği bilgilere istinaden aşağıdaki ücret çizelgesine göre hazırlanır ve müşteri onayına sunulur; teklif onaylanınca sözleşme hükmü kazanır. Onaylanan teklif ile birlikte aşağıdaki belgeler Szutest'e gönderilir. - Vergi Levhası - Oda Faaliyet Belgesi - Ticaret Sicil Gazetesi fotokopisi - Sözleşmeyi imzalayan yetkili imza sirküsü - Marka Tescil Belgesi (Ürün / Firma markası belge üzerinde kullanılacak ise) - Kapasite Raporu Başvuru ücreti: 100 Euro Yıllık belge kullanım ücreti: 500-1000 Euro Denetim ücreti (adam/gün): 400 Euro Not1: Belgelendirme denetimi ücreti; başvuru ücreti, yıllık belge kullanım ücreti ve denetim ücretinden oluşur. Not2: Gözetim ücreti yıllık belge kullanım ücretinin yarısı ve denetim ücretinden oluşur. Not3: Yıllık belge kullanım ücreti, farklı ürün/mamül ailelerini ve adresleri kapsayan farklı belgeler için ayrı ayrı hesaplanır. 8.5.DENETİM 8.5.1.Denetime hazırlık 8.5.1.1.Denetim ekibinin oluşturulması Denetim ekibi, Teknik Yönetici tarafından FR.K.07 Denetim Personel Listesi'nde atanarak kaydedilmiş, Baş denetçi (aynı zamanda teknik uzmansa tek başına denetime gidebilir); teknik uzmandan denetim süresine uygun bir plan yaratabilecek şekilde seçilir. Denetim ekibinden denetçi atamalarına gelebilecek itiraz olması durumunda gerekçeler FR.25 denetim ekibi atama formuna not edilerek, Teknik Yönetici tarafından yeni bir denetim ekibi atanır. Denetim için oluşturulan denetçi ve teknik uzmanlar FR.25 Tetkik Ekibi ve Komite Atama Formu ile denetim konusunda bilgilendirilir ve imzalı onayları alınır. 8.5.1.2.Denetim planının yapılması FR.26 Denetim planı; Baş denetçi tarafından standardın maddelerini denetleyebilecek şekilde, firmanın saha ve personel şartları göz önüne alınarak oluşturulur. Baş denetçi hazırladığı plan ile firmadan denetim ekibinin ve planın onayını ister, onay verilmemesi durumunda gerekçeleri ile birlikte durumu Teknik Yöneticiye iletir. Teknik Yönetici gerekçeleri dikkate alarak denetim ekibini değiştirebilir. 8.5.1.3.İlk Belgelendirme Denetim Denetim, denetim planında belirtilen zaman ve yerde, müşterinin beyan ettiği kişilerin katılımıyla standardın maddelerini denetlemek amacıyla gerçekleştirilir. EN 15085-2 Madde 6'daki gereklerin karşılanması ile belgelendirme gerçekleştirilir. EN 15085-2 Madde 6 sorgulanırken, EN 15085-2 madde 5'teki gerekler de gözetilir. Bu kapsamda; -Kaynak koordinasyon personelinin EN 14731 standardı doğrultusunda teknik bilgisinin ölçülmesi maksadıyla bir görüşme (gerekirse bir sınav uygulanabilir.) -Kaynakçı ve Kaynak operatörlerinin uygunluk değerlendirilmesi, -Kaynak prosedür şartnamesi onaylarının (PQR) uygunluk değerlendirilmesi, -EN 15085-4 kapsamında ilave üretim testlerinin uygunluk değerlendirmesi, -Teknik gereklerin ve kaynaklı imalatın uygunluk değerlendirmesi -Eğer kaynaklı imalatla ilgili başka bir saha varsa o da denetlenmelidir. -Kaynaklı imalat kalite seviyelerinin uygunluk değerlendirmesi gerçekleştirilir. EN15085 denetimi, FR.K.14 EN 15085 Demiryolları Araçlarıve Bileşenlerinin Belgelendirme Kontrol Listesi doldurularak gerçekleştirilir. Kontrol listesi doldurulurken TL.K.02 EN15085-2 Belgelendirme Talimatı'ndaki gerekler göz önüne alınır. Denetim sonucunda, minör uygunsuzluklar, majör uygunsuzluklar, olumlu bulgular ve gözlemler tespit edilir. Bu bulgular FR.K.05 Değerlendirme ve Aksiyon Raporu'na kaydedilir. Firmanın talep ettiği kapsam FR.46 Belge kapsam formu ile kayıt altına alınır. Taraflarca imzalanarak onaylanır. Komite belgelendirme kararını verirken bu kapsam üzerinde değerlendirme yapar. Bulgu(lar) Hakkında Bilgilendirme: InformationsaboutRemark(s): (P) Olumlu Bulgular Sisteme ait, tespit edilen olumlu konular (BU) (KU) Büyük Uygunsuzluklar Küçük Uygunsuzluklar Sistemin genelinin sürekli uygulanmasını etkileyebilecek ve/veya müşteriye sunulan hizmet ya da ürünün istenilen şartlarda karşılanmasını olumsuz etkileyen Standard ya da yönetmelik şartlarından herhangi birinin veya alt başlıklarının yeterli olarak tanımlanmaması ve/veya sistematik olarak uygulanmaması durumudur. Standard şartlarından ve/veya firma dokümantasyon şartlarından, sistemin genelini etkilemeyen ve sistematik olmayan sapmalardır.

5 / 6 Doğrudan standart ya da müşteri dokümantasyonu ile ilişkilendirilemeyen fakat önleminin alınmaması durumunda, (G) Gözlemler minöre dönüşebilecek tespitler olarak adlandırılır ve aksiyon raporunda belirtilir. Tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili olarak kapatma süresi, ilk belgelendirmede majör ve minör uygusuzluklar için 120 gün, gözetim ve yeniden belgelendireme denetimlerinde 60 gündür. Majör uygunsuzluklar ile ilgili takip denetimi gereklidir. Fakat denetim ekibi tarafından verilebilecek karara gore uygunsuzluk majör bile olsa takip denetimi gerekliliği bazı durumlarda (doküman ile düzeltmesi yapılabilecek uygunsuzluklar olması) kaldırılabilir. Minör uygunsuzluklarla ilgili denetim ekibi tarafından takip denetimi gerekli görülmemişse gerçekleştirilen düzeltici faaliyet kanıtları firma tarafından belirtilen sürede baş denetçiye gönderilir. Takip denetimi kararı verilirse, üreticinin ilgili uygunsuzlukları kapattığını bildirdiği tarihten itibaren takip denetimi planlanır. Takip denetimleri uygunsuzluk kapatma süreleri içerisinde gerçekleştirilmelidir (120-60 gün). Denetim esnasında tespit edilen gözlemler bir sonraki denetimde tekrar incelenir. Tespit edilen gözlemler ile ilgili önlemler alınmış ve sistem iyileştirilmiş ise kontrol listesinde belirtilir. Gözlemler ile ilgili önlem alınmamış ve sistemin işleyişini etkileyecek kusurlar oluşmuş ise denetim ekibinin kararına göre minör / major uygunsuzluk olarak raporlanır. 8.5.1.4.Gözetim Denetimleri SZUTEST'in belgelendirdiği firmanın belgelendirme şartları ile uygunluğunu sürdürdüğünü doğrulamak için gerçekleştirdiği periyodik denetimlerdir. Gözetim denetimleri belge yayın tarihi referans alınarak en fazla 12 aylık periyotlarda gerçekleştirilir. Gözetim denetimlerinin belge yayın tarihinden itibaren 12 ay içerisinde yapılamaması durumunda firmanın belgesi 12 aylık sürenin dolduğu tarihten itibaren geçerliliğini kaybeder. Firmanın belgesi askıya alınır. Askı süreci madde 7.3 te tarif edilmiştir. Gözetim denetimlerinde aşağıdaki hususları içermelidir. a) Bir önceki denetimde tespit edilen uygunsuzluklara yönelik gerçekleştirilen faaliyetlerin doğrulaması b) Şikayetler c) Sürekli iyileştirmeyi amaçlayan planlanmış faaliyetlerin ilerlemesi d) Değişikliklerin gözden geçirilmesi e) İşaretlerin kullanımı veya belgelendirmeye yapılan diğer atıflar f) Teknik dokümantasyon içeriğinde değişiklik olup olmadığı g) Standarda spesifik şartların incelenmesi, h) Proses ve hizmet şarlarının sürekliliğinin sağlandığının kontrolü Gözetim denetim periyodun firmanın isteği üzerine 12 aydan daha kısa süreli olarak belirlenebilir. Gözetim denetimi için kuruluşlardan gelen erteleme talepleri gerekçesi belirtilmiş olmak kaydı ile, Teknik Yönetici tarafından değerlendirilerek, geçici durumlar için (örneğin Fuar, Konferans, İş Gezisi, Yoğun İş Yükü, Geçici Sağlık Sorunları, Geçici Olarak Üretim ve Hizmetin Durması gibi) en fazla üç aya kadar erteleme yapılabilir. Erteleme talebi yazılı alınır (e-posta yada faks). Gözetim denetimleri ile ilgili Teknik Yönetici firmayla sözleşmede belirtilen gözetim periyodunu referans alarak belge geçerlilik süresi dolmadan en az 3 ay önce gözetim denetimiyle ilgili irtibata geçer. Denetim ekibinin madde 6.1.1 de tarif edildiği gibi oluşturulur. Denetim planı madde 6.1.2 de tarif edildiği gibi oluşturulur. Denetimin gerçekleştirilmesi, raporlanması ve uygunsuzlukların kapatılması ve takibi belgelendirme denetiminde olduğu gibi gerçekleştirilir. Bir önceki denetimde tespit edilmiş ve yerinde doğrulama yapılmadan kapatılmış uygunsuzlukların yerinde doğrulaması, marka ve sertifika kullanımının kontrolü, gözetim denetimi sırasında gerçekleştirilir. Yerinde doğrulama sonucu önceki denetimden kalan (kapatılmamış) uygunsuzluk bulunursa denetim ekibi tarafından değerlendirme ve aksiyon raporunda majör uygunsuzluk olarak değerlendirilir ve firma uygunsuzlukla ilgili takip denetimine bırakılır. Belgenin sürdürülmesi ile ilgili son karar belgelendirme denetiminde olduğu gibi yine karar vericiye aittir. Uygunsuzlukların belirtilen tarihlerden önce kapatılamaması durumunda firmanın belgesi askıya alınır. Firmaya durum yazı ile bildirilir. Tüm uygunsuzlukları belirtilen tarihlerden önce kapatan firmaların belgelerinin geçerliliklerinin devamına karar verici tarafından karar verilir. 8.5.1.5.Takip DenetimleriFirma belgesinin askıya alınması maddesinde belirtilen sebepler, belgelendirme, gözetim, ve değişiklik denetimleri esnasında ortaya çıkan majör uygunsuzlukların ve yerinde inceleme yapılması gereken minör uygunsuzlukların giderilmiş, bunlara ilişkin düzeltici faaliyetlerin etkin bir şekilde uygulanmakta olduğunun belirlenmesi amacıyla gerçekleştirilir. Denetim sonrasında takip denetimi gerçekleştiriliyorsa denetim, tam denetim olarak gerçekleştirilebilir. Takip denetimleri, aksini gerektiren bir durum olmaması halinde (hastalık, ölüm, tarafsızlığı etkileyebilecek şartlar vb.) asıl denetimi gerçekleştiren denetim ekibi tarafından gerçekleştirilir. Takip denetim faaliyeti Değerlendirme ve Aksiyon raporunda belirlenen düzeltmelerin yapılmasının ardından firma ile ortak planlanan bir tarihte yapılır. Denetimden sonra takip denetimi için firmaya verilen sürede firma hazırlıklarını tamamlayamaz ve/veya takip denetimi sırasında uygunsuzlukları giderdiğini kanıtlayamaz ise firmanın başvurusu yada belgesi iptal edilir. Belge geçerlilik süresinin dolmasına 30 günden daha kısa süre kala gerçekleştirilen denetimlerde uygunsuzluk kapatma süresi belge geçerlilik süresinin en az 7 gün öncesine kadar verilir. Bu süre komitenin toplanmasi ve incelemelerini tamamlayabilmesi için gereklidir. Bu süre içerisinde kapatılamayan uygunsuzluk kalmışsa firmanın belgesi iptal edilir. Uygunsuzlukların baş denetçi tarafından doğrulanması sonrası denetim dosyası belgelendirme komitesine gönderilir. 8.5.1.6.Özel Denetimler: Değişiklik denetimleri, Firma Unvanının Değişmesi, Firma Ürün Kapsamının değişmesi, Firma Adresi ve Şubelerinin Değişmesi gibi değişikliklerin kontrolü amacıyla gerçekleştirilen denetimlerdir. Değişiklik talepleri firmalardan belgelendirme değişiklik formu ile yazılı alınır, Karar Verici tarafından doküman incelemesi ya da saha denetimi yapılıp yapılmayacağı kararı verilir ve form üzerine not edilir. Saha denetiminin gerekli olup olmadığı, talep edilen yeni kapsam ile sahibi olunan kapsamın içeriğine bağlı olarak Karar Verici tarafından belirlenir. Talep edilen kapsama göre saha koşullarının denetlenmesi gerekli görülür ise saha denetimi yapılması kararı alınır. Kapsam değişikliği ve adres değişiklik denetimlerinde doküman incelemesinin yanında, kapsama ve üretim yerine bağlı olarak gereken sürede saha denetimi gerçekleştirilir ve ilgili denetim raporu ile kayıt altına alınır. Karar Verici tarafından dokümanlar ve denetim raporu uygun görüldüğü takdirde değişiklik yapılarak FR.30 belgelendirme değişiklik formuna not edilir. Yeni belge düzenlenerek firmaya teslim edilir. Belgelendirme değişikliği uygun görülmemişse firmaya yazı ile bildirilir. Belge değişikliklerinde firmanın mevcut belge geçerlilik süresi değişmez. Kısa İhbar Denetimleri Firmaya yönelik objektif deliller içeren şikayetler söz konusu olduğunda, Teknik Yönetici programda olmadığı halde firmayla iletişme geçerek olağandışı bir denetim gerçekleştirme kararı alabilir. Bu tür denetimlerde firmanın mevcut durumu değiştirmesine imkan vermeyecek bir süre önce (en fazla 1 gün önce) firmaya haber verilir ve denetim gerçekleştirilir. Denetimlerde - Şikayet konusu - Önceki gözetim ziyaretlerinin sonuçları, - Düzeltici önlemleri izleme ihtiyacı, - Uygun yerlerde, sistemin onaylanmasıyla ilgili özel koşullar, - İmalat sürecinin, ölçütlerin veya tekniklerinin organizasyonunda önemli değişiklikler incelenir. Denetimi gerçekleştirecek denetim ekibi atanırken Teknik Yönetici bir önceki denetim ekibinden farklı ve şikayet konusunu yorumlayabilecek yeterlilikte bir denetim ekibini görevlendirir. Şikayet konusu bir önceki denetim ekibi ile ilgili ise faklı bir ekip görevlendirilir. Firmanın denetimi kabul etmemesi halinde belgesi askıya alınır ve durum firmaya yazı ile bildirilir. SZUTEST, bu kararı alabileceğini firmaya hizmet öncesi imzalanan sözleşmede belirtmiştir.

6 / 6 8.6.BELGE 8.6.1.Sertifika Denetim sonucunda uygunsuzluk bulunmaması yada bulunan uygunsuzlukların belirtilen süre içerisinde kapatılması durumunda firmaya FR.K.08 EN ISO 15085 Sertifikası düzenlenir. Müşteri dosyası (atama, plan, denetim raporları, sözleşme, başvuru formu vb. içerecek şekilde) karar verici tarafından incelenir. Sertifikanın basılması kararı karar verici tarafından FR.K.10 Belgelendirme karar tutanağı ile alınır. Karar verici Szutest' in sürekli istihdam edilen personeli olmak zorundadır. Karar verici eğer denetimde görev almış ise belgelendirme kararı Yönetim Temsilcisi ve ilgili teknik uzman tarafından alınır. Karar verici sertifikanın basılmasını uygun bulmaz ise karar müşteri firmaya yazılı olarak gerekçeleri ile birlikte iletilir. Sertifika kararı alınmış firmalara sertifika ve marka kullanımı hakkında bilgi, PR.10 Sertifika ve Marka Kullanım Prosedürü ile web sayfası aracılığı ile iletilir. FR.24 Genel şartlar metni bu prosedür ile ilgili atfı içerir. 1 2 3 4 5 İLGİLİ STANDART VE İLAVE GEREKLER YIL HAFTA GÜN SIRA E- 15085 14 01=>52 1=>7 01=>99 Sertifika numarası, yukarıdaki şekilde oluşturulur. Belgelendirme tarihi baz alınarak 2-3-4-5 sütunlarından numara oluşturulur. EN ISO 15085 kapsamında 01.01.2014 tarihinde belgelendirme kararı alınan sertifika için, A1401301 şeklinde numara verilir. Sertifika geçerliliği, www.szutest.com.tr adresinde sertifika sorgulama ekranından, firma ilk üç harfi ve sertifika no ile sorgulanabilir. Denetimin dosya numarası 15085-xxx şeklinde verilir; bu numara denetim dokümantasyonlarında da kullanılır; ilk belgelendirmeden sonra gözetim faaliyetlerine ait dosya numarası sırayla 15085-xxx G1, G2 şeklinde gider. 8.6.1.Belgenin geçerliliği ve yeniden belgelendirme Belgenin geçerlilik süresi her yıl ara gözetim yapılması kaydıyla 3 yıldır. Geçerliliğin devamı için her yıl gözetim yapılır. Gözetim denetimleri başvuru süreci hariç ilk belgelendirme süreci gibi işletilir. Gözetim denetiminde firma kapsam değişikliği talep eder ise başvuru sürecide işletilir. 3 yıl sonunda yeniden belgelendirme yapılır. Eğer belgenin kapsamında ve bilgilerde değişiklik olursa üretici SZUTEST'i hemen bilgilendirmelidir. SZUTEST, sertifikanın geçerliliği ve ilgili düzenlemeler hakkında karar verir. 8.6.2.Belgenin Askıya Alınması ve Kapsamının Daraltılması: Belge aşağıdaki koşulların oluşması durumunda karar tarihinden itibaren üç (3) ayı aşmamak kaydı ile firma belge kapsamının tamamı veya bir bölümü askıya alınabilir. Haklı gerekçeler ile firma askı süresinin uzatılmasını talep edebilir. Altı (6) ayı aşmamak kaydı ile karar alıcının onayı ile askı süresi uzatılabilir. Mali yükümlülükleri yerine getirmeme, firmanın gönüllü olarak askıya alınmayı talep etmesi, uygunsuzluklarını zamanında kapatmama vb. teknik değerlendirme gerekmeyen durumlarda askı kararı Genel Müdür tarafından alınabilir. Denetimler esnasında tespit edilen belirlenmiş süre içerisinde giderilmemiş uygunsuzluklar bulunması, Denetim kapsamında yer alan ürün/hizmete ilişkin standart dışında yer alan gereksinim ya da yasal yaptırımların yerine getirilmediğinin tespiti, Firmanın gönüllü olarak belgenin askıya alınması ile ilgili yazılı talepte bulunması. SZUTEST belge ve markasının her türlü yanlış kullanımı, Sözleşme, ilgili standart ve yönetmelik kurallarına uyulmaması, Mali yükümlülüklerin yerine getirmemesi, Firma organizasyonunda ve ürünlerinde gerçekleştirilmiş önemli değişikliklerin SZUTEST'e bildirilmemesi, Sistemin dokümante edildiği ve denetlendiği şekilde uygulanmaması, Firmanın gözetim denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi. Firmaya iletilen şikayetlere firmanın gerekli düzeltici faaliyeti gerçekleştirmemesi Szutest'in belgelendirme kapsamı ile ilgili istemiş olduğu bilgileri Szutest'e sunmamak. Kuruluş belgelendirme kapsamının bir kısmı için belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlık gösterdiğinde, SZUTEST müşterinin belgelendirme kapsamını, şartları karşılamayan kısım dışarıda kalacak şekilde daraltır. Belgenin askıya alındığı ve askıya alma işleminin kaldırıldığı firmaya bildirilir. Kuruluşun askıdaki belgesi geçersiz durumdadır. Belgelendirilen kuruluşun verilen süre içerisinde sorunları çözememesi durumunda firmanın belgesi karar alıcı tarafından iptal edilir ya da kapsamı daraltılır. Belgenin askıya alınması ya da iptal edilmesi durumunda belgenin geçerlilik durumu web sayfasından kamu oyuna duyurulur. Firma belgenin askıya alındığı tarihten itibaren belge ve marka kullanımını durdurmakla yükümlüdür. Belge askıda kaldığı süre içerisinde kullanılamaz. 8.6.3.Belgenin Askıdan İndirilmesi:Belgesi askıya alınan firmalar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak SZUTEST'e bildirir. Askıya alma gerekçesinin giderildiğinin teyidi amacı ile SZUTEST tarafından firmada gerekli görüldüğünde denetim gerçekleştirilir. Askıdan indirilme kapsamında gerçekleştirilen denetimin tipi, içeriği ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir. Denetim sonunda uygunluğu doğrulanan firmanın belgesi karar alıcı tarafından askıdan indirilir. Askıya alma süresi içerisinde askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda belge iptali yoluna gidilir. 8.6.4.Belgenin İptal Edilmesi ve Sonuçları: Belge aşağıdaki koşulların oluşması durumunda Genel Müdür veya karar alıcının kararı ile iptal edilir. Askıya alma gerekçelerinin belirlenen sürede giderilememesi, firmanın iflası yada faaliyetlerine son vermesi veya firmanın sözleşmeyi fesih etmesi gibi firma etkinliğinin değerlendirilmesine gerek olmayan durumlarda Genel Müdür iptal kararını alabilir. Bunun dışındaki durumlarda belgelendirme komitesi kararı ile belge iptal edilir. Firmanın askıya alma gerekçelerini kabul etmemesi ya da belirlenen sürede gidermemesi, Firmanın iflası veya faaliyetlerine son vermesi Firmanın belgeyi üzerinde belirtilen kapsam ve adres için kullanmaması Firmanın tetkik sırasında sahte ve yanıltıcı bilgiler vermesi Yapılan denetimlerde firma yönetim sisteminin ve ürün uygunluğunun tamamen yitirildiğinin tespit edilmesi Firmanın belge ve eklerde tahribat yapması Firmanın sözleşmeyi fesih etmek istemesi Belgenin iptal edilmesi durumunda belge durumu Szutest web sayfasından kamuyuna duyurulur. Sözleşmesi ve belgesi iptal edilen firmaların yeniden başvuruları en az 30 gün sonra işleme alınabilir. Yeniden başvuru yapıldığında ilk müracaattaki belgelendirme işlemleri uygulanır.