1
BÖLÜM 1 A- KELİME İŞLEM PROGRAMI 1. MICROSOFT WORD Bilgisayarda yazı yazma ve biçimlendirme amacıyla kullanılan programlara kelime işlem programları denilir. Bilgisayarda, bu amaçla kullanılan farklı firmaların geliştirmiş olduğu bir çok kelime işlem programı vardır. Word bu programlardan bir tanesidir. Microsoft firması tarafından Windows işletim sistemi altında çalışacak şekilde hazırlanmış çok kullanışlı bir kelime işlem programı olan Word; hemen hemen her alanda kullanılan vazgeçilmez bir yazı yazma programıdır. Günlük yazışmalarda, basın yayın alanında, tez veya kitap yazarken kullanılabilecek Word Programı çok zengin işlem ve işlevlere sahip olup; mükemmel bir kelime işlemci programıdır. Word ile bir dokümanda yapılabilecek bütün işlemler yapılabilir. Uzun bir dokümanın Word kullanılarak hazırlanması, daktilo kullanılarak hazırlanmasından çok daha kolaydır. Word ile Neler Yapılabilir? Word programı birçok işlemi otomatik olarak kendisi yapar. Örneğin yazılan bilgilere ait içindekiler, indeks, sayfa numaraları, dipnot bilgileri ve bunun gibi birçok işlemler kolayca hazırlanabilir, Yanlış yazılan bilgileri düzeltilebilir, yeni bilgiler eklenebilir veya silinebilir, Bir alan seçilebilir, seçilen alan silinebilir, kopyalanabilir ve yapıştırılarak yeni kopyaları elde edilebilir, Çizim yapılabilir, grafik ve tablo oluşturulabilir, Yazıda çeşitli yazı tipleri ve fontlar kullanılabilir, Çeşitli sayfa görünümleri oluşturulabilir, Kelimeler düzeltilebilir, eş anlamlıları bulunabilir, kelimeler toplu olarak değiştirilebilir, Adres mektup birleştirilebilir, zarf üzeri ve etiket yazdırılabilir. 1.1. Word de Çalışırken Bazı Önemli İpuçları Paragraf : Paragraf iki enter tuşuna basım arasında yazılan metinlerdir. Birçok düzenleme sağa- sola hizalama, satır başı yapma gibi işlemler paragraflarda yapılır. Word ile yazı yazarken dikkat edilmesi gereken bazı kurallar vardır. Yazı yazmaya başlamadan önce bu kuralların bilinmesi yazılan yazılarda hata yapma imkanını ortadan kaldıracağı gibi word programının daha kolay ve hızlı kullanılmasını sağlar. Bu kurallar aşağıda maddelenmiştir. 2
Word ile çalışılırken satır sonuna gelindiğinde alt satıra geçmek için kesinlikle Enter tuşu kullanılmamalıdır, sadece yeni bir paragrafa geçmek için Enter tuşu kullanılmalıdır. Bir satır dolduğunda kendiliğinden bir alt satıra geçilerek yazma işlemine devam edilir. Eğer ekranın sonuna gelindiği halde bir alt satıra geçilemiyorsa seçilen sayfa boyutu geniş demektir. Ekranın sonuna gelmek ile satırın sonuna gelmek aynı şeyler değildir Yanlış bir işlem yapıldığında en son işlem / işlemler geri alınabilir. Çok sayıda boşluk bırakılmak veya hizalanması istenilen yazı türlerinde arada boşluk bırakmak için Tab tuşunu kullanılmalıdır. Word deki otomatik düzenleme yeteneğini kullanabilmek için tüm noktalama işaretlerinden sonra bir boşluk bırakılmalıdır. 1.2. Word ü Başlatma Görev çubuğundan başlat tıklatılır. Başlat menüsünden programlar görüntülendiğinde Microsoft Word tıklanır. Şekil 1.2.1. Word ü başlatma Program çalıştığı zaman ekrana aşağıdaki görüntü gelir. Bazen kullanıcının ekran görüntüsü kendi ayarları ile düzenlenmiş olabileceğinden; görüntü kullanıcıların ekranına göre farklılıklar gösterebilir. 3
Word Ana Menüsü Simge durumuna küçültme Düğmesi Pencere Kaplama Düğmesi Programı Kapatma Düğmesi Araç Çubukları Word Başlık çubuğu Word Cetveli Boş Çalışma Sayfası Kaydırma Çubuğu İmleç Araç Çubukları Word durum çubuğu Şekil 1.2.2. Word Ekranı Word Başlık Çubuğu : Word programının isminin ve çalışılan belgenin isminin yazıldığı renkli çubuk alanıdır. Word başlatıldığında, ekranda Belge1 isimli boş bir belge açılır. Daha sonra açılacak her belge için bu isimler Belge2, Belge3, Belge4,... olarak isimlendirilirler. Belgeler kaydedilirken yeni verilen isim geçerli olur ve belge ismi artık kullanılmaz. Word dosyalarının uzantıları (soyadı).doc olarak isimlendirilir. Belgeye yeni bir isim verirken 255 karakteri geçmemek kaydıyla bir veya birçok kelimeden oluşan isimler verilebilir. Word Ana Menusü : Word ana menülerinin yazıldığı çubuktur. Bu çubuktaki kelimeler tıklanarak ilgili menü maddeleri ve bir çok menü maddesinin alt menülerine ulaşılabilir. Word Cetvelleri : Çalışmalara kolaylık sağlamak amacıyla, word ekranında yatay ve dikey olmak üzere iki adet cetvel bulunur. Cetvellerin görüntülenmesi veya görüntülenmemesi Görünüm ana menüsü altındaki araç çubukları alt menüsünden ayarlanabilir. Word Durum Çubuğu : Word penceresindeki belgesinin tümünün kaç sayfa olduğu, şu anda hangi sayfada çalışıldığı, İmlecin hangi satır veya sütunda olduğu konumu, belge bölümlere ayrılmışsa o anda hangi bölümde olunduğu ve hangi tuşların aktif yada pasif olduğunun görüntülendiği çubuktur 4
Kaydırma Çubuğu : Sayfanın altında ve üstünde olmak üzere iki adet kaydırma çubuğu bulunur. Belgenin Word penceresi dışına sarkan bölümünü görüntü alanına getirebilmek için belgenin ya sağa-sola yada aşağı-yukarı kaydırılması işleminin yapıldığı çubuktur. Uçlarındaki ok işaretlerine tıklanarak yada çubuk göstergesine Mouse ile basılı tutularak kaydırılmak suretiyle kullanılırlar. Boş Çalışma Sayfası : Belgelerin yazılma işleminin yapıldığı alandır. Bu belge penceresi bir daktiloda metnin yazıldığı boş bir kağıdın Word deki karşılığıdır. Pencerenin üst tarafında görülen düğmeler ve cetvel, belge üzerinde daha kolay çalışmayı sağlarlar. Programı Kapatma Düğmesi : Programı kapatmayı sağlayan standart Windows pencere kapatma düğmesidir. Pencere Kaplama Düğmesi : Programı tüm sayfada görüntülemek için kullanılan standart Windows pencere kaplama düğmesidir. Simge Durumuna Küçültme Düğmesi : Programı kapatmadan, word ü simge durumunda görev çubuğu alanına gönderen standart Windows düğmesidir. 1.3. Word İşlemlerini Yapma Yöntemleri Word de çalışılırken, yapılabilecek işlemleri yapmak için birden fazla yöntem bulunmaktadır. Yani; her yapılan işlemde amaç aynı olmasına rağmen bunu yapabilmek için izlenilen yöntemler farklı olmaktadır. Örneğin kes, kopyala, yapıştır gibi işlemler birden fazla yöntemle yapılabilir. Bu yöntemler: Araç Çubuklarını kullanılarak, Menülerden seçim yapılarak, Kısa Yol Tuşları kullanılarak, Mouse un sağ tuşunu kullanılarak yapılabilir. Bunların nasıl yapılabileceği İlerleyen sayfalarda detayları ile anlatılmıştır. 1.4. Word Belgeleri ile Çalışmak Şekil 1.2.2 de gösterilen Word penceresinin sol üst tarafında yer alan ve yanıp sönen işaret imleç olarak adlandırılır. Bu işaret kullanıcıya word belgesine bilgi girişi yapılabileceği ve klavyeden yazılan bilginin nereye görüntüleneceği hakkında bilgi verir. Menülerin açık olduğu yada seçilen bir komut yapılırken imleç yanıp sönmez ve belge içerisine bilgi girişi yapmak mümkün olmaz. Bilgi girişi yapılan bir belgede mouse ile tıklanarak veya klavyedeki oklar yardımı ile imleç sayfanın istenilen bir yerine taşınabilir. Belgenin henüz bilgi girişi yapılmayan bölgelerine imleci taşımak mümkün değildir. 5
Bilgi girişi yapılırken klavyeden her tuşa basıldığında, imleç sağa doğru ilerler. Bu kayma işlemi bulunulan satırın sonuna gelinceye kadar devam eder. Satır bittiğinde imleç otomatik olarak bir alt satırın başına geçerek yazma işlemi devam ettiği sürece sağa doğru kayar. Belgeye bilgi girişi veya ekleme yapılıp imlecin yeri değiştikçe, durum çubuğundaki ekleme noktasının yeri hakkında bilgi veren satır ve sütun değerleri de değişir. Belgeye yazı yazarken boşluk (space) tuşu ile aralık bırakılır. Word de yazma işlemi devam ediyorken satır sonuna gelindiğinde, yazılmakta olan kelime kalan boşluğa sığmayabilir. Bu durumda kullanıcı kelimenin satıra sığacak kadar kısmını yazıp tire işareti ile geri kalan kısmını bir alt satıra yazma işlemini yapmaması gerekir. Çünkü Word satır sonuna sığmayan kelimeleri bölmeden bir alt satıra bütün halinde otomatik olarak taşır. Bölünmemesi gerektiğinin zorunluluğu; yazıda sonradan yapılacak yeni boyutlandırmalarda yazının ve satırların düzeninin bozulmaması içindir. Dolayısıyla bütün bir metini herhangi bir tire işareti ile bölünmüş kelime kullanmadan tamamlamak gerekmektedir. Belgeleri yazarken bazen bazı harflerin yada kelimelerin yazılması unutulabilir veya araya eklemeler yapılmak istenebilir. Bu durumlarda imleç paragrafın ekleme yapılmak istenilen yerine fare yada klavyedeki oklar yardımı ile taşınır ve istenilen bilgiler klavyeden yazılır. İlave yapıldıkça sonraki bütün bilgiler sağa doğru kayar. Kayma miktarı ilave edilen karakter sayısı kadardır ve bu kaymadan ekleme noktasının sağında kalan bütün paragraf etkilenir. Herhangi bir noktadan itibaren paragrafa yapılan eklemeler yazının diğer kısımlarının düzenini bozmaz. Şekil 1.4.1. de örnek bir yazı verilmiştir. Bu yazının ilk paragrafındaki birinci cümleden sonra Mantıksal işlemlerden kasıt bilgisayarın bir insan gibi yorum yapma kabiliyetine sahip olduğu değildir. İfadesi ilave edilmek istenirse önce imleç ilave edilecek noktaya taşınır ve ilave edilmek istenen karakterler klavyeden yazılır. Buraya kadar Word penceresinin tanımı ve bir belgeye bilgi girişi ile ilgili genel bilgiler verilmiştir. İlerleyen konularda ise Word penceresinde bulunan bazı menüler ve bu menülerdeki komutları kullanarak belgeler üzerinde yapılabilecek çeşitli işlemler hakkında bilgi verilecektir. Üzerinde çalışılan belgelerin kaydedilmesi, yazıcıdan yazdırılması, sayfa düzeninin ayarlanması yada daha önceden disk üzerine kaydedilmiş dosyaların açılması gibi işlemlerin yapıldığı menüdür. Şekil 1.4.1. Word belgeleri ile çalışma ekranı-1 6
Şekil 1.4.2. de görüldüğü gibi yazılan yeni karakterlerle beraber, ekleme noktasının sağında kalan kısım tamamen sağa doğru kaymış ve yazıda bu ilaveden dolayı herhangi bir bozulma olmamıştır. İlave edilen bilginin harf yada cümle olması bu durumu değiştirmez. Buraya kadar Word penceresinin tanımı ve bir belgeye bilgi girişi ile ilgili genel bilgiler verilmiştir. Mantıksal işlemlerden kasıt bilgisayarın bir insan gibi yorum yapma kabiliyetine sahip olduğu değildir. İlerleyen konularda ise Word penceresinde bulunan bazı menüler ve bu menülerdeki komutları kullanarak belgeler üzerinde yapılabilecek çeşitli işlemler hakkında bilgi verilecektir. Bu bilgilere geçmeden önce bazı temel kavramları bilmemiz ve bu kavramları örneklerle pekiştirmemiz gerekmektedir. Üzerinde çalışılan belgelerin kaydedilmesi, yazıcıdan yazdırılması, sayfa düzeninin ayarlanması yada daha önceden disk üzerine kaydedilmiş dosyaların açılması gibi işlemlerin yapıldığı menüdür. Şekil 1.4.2. Word belgeleri ile çalışma ekranı-2 Bazı durumlarda ise önceden yazılan bilgiler içerisinden bazı harf veya kelimeler çıkartılmak istenebilir. Şekil 1.4.3. de verilen yazının ikinci paragrafındaki işlemlerin kelimesi çıkarılmak istenirse önce imleç çıkarılmak istenen kelimenin başına Mouse veya yön tuşları ile getirilir. Buraya kadar Word penceresinin tanımı ve bir belgeye bilgi girişi ile ilgili genel bilgiler verilmiştir. İlerleyen konularda ise Word penceresinde bulunan bazı menüler ve bu menülerdeki komutları kullanarak belgeler üzerinde yapılabilecek çeşitli işlemler hakkında bilgi verilecektir. Bu bilgilere geçmeden önce bazı temel kavramları bilmemiz ve bu kavramları örneklerle pekiştirmemiz gerekmektedir. Üzerinde çalışılan belgelerin kaydedilmesi, yazıcıdan yazdırılması, sayfa düzeninin ayarlanması yada daha önceden disk üzerine kaydedilmiş dosyaların açılması gibi işlemlerin yapıldığı menüdür. Şekil 1.4.3. Word belgeleri ile çalışma ekranı-3 7
Buraya kadar Word penceresinin tanımı ve bir belgeye bilgi girişi ile ilgili genel bilgiler verilmiştir. İlerleyen konularda ise Word penceresinde bulunan bazı menüler ve bu menülerdeki komutları kullanarak belgeler üzerinde yapılabilecek çeşitli işlemler hakkında bilgi verilecektir. Bu bilgilere geçmeden önce bazı temel kavramları bilmemiz ve bu kavramları örneklerle pekiştirmemiz gerekmektedir. Üzerinde çalışılan belgelerin kaydedilmesi, yazıcıdan yazdırılması, sayfa düzeninin ayarlanması yada daha önceden disk üzerine kaydedilmiş dosyaların açılması gibi yapıldığı menüdür. Şekil 1.4.4. Word belgeleri ile çalışma ekranı-4 İmleç istenen noktaya taşındıktan sonra klavyedeki Delete tuşuna basılır. Bilgiler birer karakter silinir ve imlecin sağ tarafında kalan kısım sola doğru otomatik olarak çekilir. Sola doğru kayma miktarı silinen karakter sayısı ile aynı olur ve bu kaymadan belgenin ilerleyen kısımlarının tümü etkilenir. Yada silinecek ifade Mouse ile işaretlenerek delete tuşuna bir kere basılarak işaretli kelimenin silme işlemi gerçekleştirilebilir. Şekil 1.4.4 de görüldüğü gibi yazıda herhangi bir bozulma olmadan silme işlemi tamamlanır. 1.5. Seçme, Kesme, Kopyalama, Yapıştırma Windows un sağladığı en büyük kolaylıklardan birisi kes, kopyala, yapıştır işlemleridir. Bunlar sayesinde kullanıcılar birbirinin aynısı olan işlemleri tekrar yapmaktan kurtulurlar. Bu işlemler sadece word programı ile değil, windows un kullandığı programlar arası veri transferini de oldukça kolay hale getirirler. Kes ve kopyala işlemleri sırasında işaretlenen bilgiler pano denilen bir ortama aktarılırlar. Daha sonra panodaki bilgiler istenildiği kadar çoğaltılabilirler. Kes işlemi veriyi silip panoya aktarırken kopyalama işlemi verinin aslını koruyarak bir kopyasını panoya aktarırlar. Kes, kopyala veya yapıştır işleminin yapılabilmesi için verinin öncelikle seçilmiş olması gerekmektedir. 1.5.1. Metni Seçmek (Bloklama) Word de işlemler genelde seçili alanlar üzerinde yapılır. Örneğin bir metni yazdıktan sonra yazının bir kısmının yazı tipi ve yazı büyüklüğü değiştirilecekse bu işlem için eskisi silinip yenisi yeni biçime göre yeniden yazılmaz. Yazıdaki değiştirilecek alan seçilerek değiştirme işlemi uygulanır. Yapılan değişiklik sadece seçili alanda etkili olur. 8
Bir metin birkaç yöntemle seçilebilir; Seçilecek metnin en başına imleç konumlandırıldıktan sonra, farenin sol tuşu basılı tutularak metinde işaretleme yapılacak alana kadar çekilir, Shift + Yön tuşları kullanılarak metin seçilebilir, Shift Page Up / Shift + Page Down tuşları kullanılarak metin sayfa sayfa seçilebilir, Shift + Ctrl + End tuşlarına basılarak bulunulan noktadan metinde işaretleme yapılacak alana noktaya kadar seçme işlemi yapılabilir, Düzen / Tümünü Seç menü seçeneği yada Ctrl + A tuşlarına basılarak metnin tamamı seçilebilir. Seçme işleminden sonra işaretlenen kısım siyah çerçeveli bir şekilde görüntülenir. Bir metin seçili iken yapılacak işlemler seçili alanda etkili olur. Metin seçili iken klavyeden herhangi bir tuşa basılırsa seçilen kısım silinir ve basılan tuşdaki karakter yazılır. Seçimi kaldırmak için yön tuşlarına veya farenin sol tuşuna seçili alan dışında bir yere tıklamak yeterlidir. Örnekte görülen seçimi yapmak için imleç s harfinin başına getirilir ve Shift tuşunu basılı tutarak klavyedeki End tuşuna basılır. İmlecin bulunduğu noktadan satır sonuna kadar seçim işlemi yapılır. 1.5.2. Veri Kopyalama Yazılan bir metin veya bir resim başka yerlerde de tekrar kullanılmak istenildiğinde; aynı şeyleri yeniden yazmak yerine, eskisi seçilip kopyalandıktan sonra seçilen bilgi istenilen yere yapıştırılarak kolayca yeni kopyaları oluşturulabilir. Bu işlem birkaç yöntemle yapılabilir; Araç çubuklarındaki Kopyala düğmesi tıklanılarak, Düzen /Kopyala menü seçenekleri kullanılarak, CTRL + C veya CTRL + İns tuşlarına basılarak seçili metin panoya kopyalanarak, Aşağıdaki resimde görülebildiği gibi farenin sağ tuşu ile aktif hale gelen Kopyala seçeneği kullanılarak seçili kısım panoya kopyalanabilir. 9
Şekil 1.5.2.1. Kopyalama işlemi Kopyalama işleminden sonra ekranda gözle görülür herhangi bir değişiklik olmaz ve seçili bölge panoya kopyalanır. Seçilen bilgi kopyalanması istenilen yere gidilerek Yapıştır işlemi ile kopyalanarak yapıştırılır. 1.5.3. Veri Kesmek Kopyalama işlemi olan bir bilginin, bir kopyasının başka bir alanda tekrar kullanılması iken, kes işlemi; olan bir bilginin bir yerden bir başka yere taşınması, yani bilginin yerinin değiştirilmesidir. Kes işleminin kopyalamadan tek farkı seçili alanın silinerek panoya alınmasıdır. Kesme işlemi daha çok bir yazıyı veya resmi bir yerden alıp başka bir yere yerleştirmek için kullanılır. Bu işlem birkaç yöntemle yapılabilir; Araç çubuklarındaki Kes düğmesi tıklanılarak, Düzen / Kes menüsü seçenekleri kullanılarak, CTRL + X veya Shift + Del tuşlarına basılarak. 1.5.4. Kesilen Yada Kopyalanan Veriyi Yapıştırmak Yapıştırma işlemi kesilen veya kopyalanan verinin otomatik olarak çoğaltılmasıdır. Bu işlemi yapmadan önce kopyalanacak bilginin kes veya kopyala işlemi ile panoya aktarılmış olması gerekmektedir. Bu işlem de birkaç yöntemle yapılabilir. Araç çubuklarındaki Yapıştır Düğmesi tıklanılarak, Düzen / Yapıştır menüsü seçenekleri seçilerek, CTRL + V / Shift + Ins tuşlarına basılarak. 10