Rapor: Kurumsal Riski Azaltma: Uzak Ofisler ve Şubeler için En İyi Uygulama Veri Koruma Stratejisi (UZOFlar) Büyük bir davaydı ve sigorta şirketi, söz konusu yönetmeliğe tam anlamıyla uyduğuna emindi. Ancak, zorunlu hukukî bir ihtilafa yönelik hazırlık toplantısı hızla yaklaşıyordu ve şirketin Orta batıdan üç ofisi, mahkeme tarafından istenen kayıtları bulamamıştı. Sebep: Kayıtlar, çöken bir sunucu üzerinde tutulmuştu ve yedekleme bantları kaybolmuştu. Bir bankanın Mississipi deki şubesi, bilgisayarlar zarar gördüğünde çok önemli verileri kaybeder. Önemli müşterilerden biri hesabını kapatmaya karar verir, çünkü bankanın, hesap durumuna yönelik istekleri karşılaması çok uzun sürmektedir. Sebep: Yedekleme bantları, bankanın Kuzey Karolina da bulunan şirket merkezinde depolanmaktadır, ancak doğru bantları bulup, bunları bankaya göndermek ve dosyaları geri yüklemek bir hafta sürecektir. Medikal klinikte yoğun bir gün yaşanmaktadır, ancak şu an ciddi bir şekilde hasta olan oğluna önceki gün hangi ilacın verildiğini soran perişan haldeki anneden bir telefon geldiğinde her şey durur. Tüm klinik çalışmayı bırakır ve araştırırlar, ancak oğlanın elektronik dosyasını bir türlü bulamazlar. Sebep: Geçen akşam meydana gelen akım değişikliği bilgisayarı kapatmıştır ve teknisyen dosyayı kaydetmemiştir. Yedeklemeler yalnızca akşamları yapılmaktadır ve akım değişikliği planlanan yedekleme zamanından önce gerçekleşmiştir. Önemli verilerin kaybedilmesi riski, bankalar, kredi kuruluşları, sigorta şirketleri, sağlık hizmeti kuruluşları, bayiler ile uzak ofisleri ve şubeleri olan diğer şirketler için son derece göz korkutucu ve tehlikelidir. Uzak ofis / şube (UZOF), bir kuruluş için rekabetçi bir türev alıcı olabilir, ancak sistem arızası ya da personelin görevini kötüye kullanması durumunda, hiç görülmemiş bir şekilde kolaylıkla zarar görebilir. Daha kötüsü, bir sistemdeki veri arızası ya da önemli verilerin kaybolması, şube ofisi imkanlarını aşan bir kurumsal risk yaratabilir. Önemli veriler sadece bir uzak ofiste kaybedilirse düzenleyici uyum, iş sürekliliği ve hukukî ihtilafa yönelik hazırlıkların tümü, ana şirket açısından tehlikeye girebilir. i365.com Amerika & Kanada: 1-408-625-5850
Ancak, yüksek performanslı donanım ve yazılım ile donatılan uzak ofisler çoğu kez, karşılaştırılabilir kalitenin şirket merkezindeki ofislerde bulunan veri koruma, yedekleme ve kurtarma süreçlerinden yoksun bırakılmaktadır ve sonuç olarak, bu durum iş açısından önemli verilerin tehlikeli bir şekilde ortaya çıkmasına izin verebilir ve kuruluşu risk altına atabilir. Bu rapor, bugünkü uzak ve ofisler ve şubeler BT mimarisinin kırılganlıklarını incelemekte ve bu sistemlerde bulunan verilerin yönetilmesi ve korunması için disk temelli(?) bir yedekleme ve kurtarma stratejisinin avantajlarını ayrıntılı olarak anlatmaktadır. UZOFların Veri Kurtarma Sorunları Kuruluş programlamasının tam kenarında bulunan UZOFların karşılaştığı veri koruma sorunları çeşitli şekilde olabilir. Veri koruma, yedekleme ve kurtarma, kuruluşun BT politikasının başlıca öğeleri olabilir ancak bunlar, özel çözümler gerektiren UZOFlara engel oluşturur. Daha çok veri, sınırlı kaynaklar ve daha az zaman UZOFlar, doğal olarak çok sayıda veri koruma sorunu ile karşılaşır: Artan veri trafiği ve veri hacmi Uzak ofis iş istasyonları ve sunucuları, günlük olarak daha fazla veri işleyerek, kendi başlarına tam anlamıyla küçük bir bilgi işlem merkezi haline gelmek için merkezî ve müşteri-sunucu sistemlerinin değişimi uğramasıyla ortaya çıkmıştır. Daha fazla veri, yedekleme ve kurtarma için gerekli olan daha fazla zaman ve çabanın yanı sıra hassasiyet için daha büyük bir potansiyelin var olduğuna işaret etmektedir.. i365.com Amerika & Kanada: 1-408-625-5850 2
Sınırlı BT kaynakları UZOFlar müşteriye yönelik güçlü teknolojiler ile donatılabilir. Ancak veri yedekleme ve kurtarma için genellikle daha az seçenekleri bulunmaktadır. Yerel yedekleme için çalışanlar müşteri-kalite yedekleme sistemlerine başvurabilir. Fakat bu tarz ürünler yavaştır ve kurtarma teknikleri açısından güçlü değildir. Uzak ofisler, kuruluş bilgi işlem merkezi vasıtasıyla bant yedekleme amacıyla gecelik toplu veri gönderebilir, ancak veri hacimleri arttıkça bu daha zorlaşır ve riskli hale gelir. Güvenlik, Güvenilirlik, Verimlilik UZOFlarda yerinde uygulanan bant yedeklemelerinde güvenlik ve güvenirlilik sorunları vardır. Bu yaklaşım, işletmeleri çoğunlukla - bantları takma ve yükleme ve çıkartma gibi - manüel süreçleri de içine alan yedeklemeleri yerine getirmek için yerel UZOF personeline güvenmeye ve daha sonra bunları bir araya getirip güvenli depolama için alan dışına nakletme hizmeti vermeye zorlar. Bantlar, hor kullanılmış, yanlış etiketlendirilmiş ve üzereleri yanlışlıkla yazılmış olabilir ya da iş sürekliliği ve uygunluğu açısından şirketi riske sokarak yedeklemeler unutulmuş olabilir. Buna ilaveten, uzak alanlardaki çalışanların yedeklemeleri idare etmesini sağlamak, bu personelin işletme için yerine getireceği diğer görevleri etkiler. Şirket merkezinde kablolar üzerinden banta yedeklemenin ayrıca zaman ve depolama alanı kazanmak amacı ile veriler şifrelenmeyeceği için zaman güvenlik ve güvenirlilik sorunları yaşanabilir. Uyumu arttırma, hukukî ihtilaf faaliyetleri Uzak ofisler çoğunlukla müşteriye yönelik hassas ya da gizli şirket bilgileri ile ilgilendikleri için, dava ya da uygunluk sorunlarının ön saflarında yer alabilirler. Kuruluşun bir davaya karşılık vermek için uygun bir altyapısı olabilir, ancak uzaktaki bir ofis zayıf bir yedekleme ve/veya kurtarma yöntemi ile kaybedilen ilgili veriyi üretemez ise, tüm kuruluş risk altına girebilir. Diskten Diske Veri Koruma ve Kurtarma Planının Unsurları Uzak ofisler için oluşturulan bir veri koruma ve kurtarma stratejisinde, bu sorunlar göz önüne alınmalıdır ve kuruluşun hedefleri ve ana şirketin BT ilkeleri ile birbirini tutmalıdır. Bu tarz bir strateji olmaksızın ya da kuruluş düzeyinde bir hareketsizlik sebebiyle uzak ofisler, kuruluşu tehlikeye maruz bırakarak kendi imkanlarıyla baş başa bırakılmaktadır. Merkezî, bilgisayar destekli ve bölge/alan dışı (offsite) Öncelikle, uzak ofis yedekleme ve kurtarma stratejisi üç temel ilkeye bağlı olmalıdır: merkezî ve destekli olmalıdır ve bölge/alan dışı (offsite) depolamayı kapsamalıdır. Merkezîleştirme önemlidir, çünkü bölge dışı yedeklemenin sıklığı ve zamanlamasından genel yedekleme ve kurtarma politikasına kadar her şeyde tutarlılık sağlar. Otomasyon, merkezîleştirmeyi destekler ve idarî işleri çalışanlardan alarak operasyonu kolaylaştırır. Bölge dışı yedekleme, veri koruma ve beklenmedik durumdan kurtulma için esastır; yerel yedeklemeler, her an yapılabilir, örneğin, yangın, hırsızlık ya da binaya yönelik diğer tehditlere karşı riskleri azaltmak amacıyla en azından günde bir kez olmak üzere tüm dosyalar bir ya da daha fazla bölge dışı tesise yedeklenmelidir. Bant üzerindeki diski seçme Diskten-diske-yedekleme ve kurtarma mimarisi, önemli faydalar sunar. Kaynaktaki veriyi azaltmak ve depolama kasasındaki veriyi çoğaltmak için sıkıştırma teknikleri kullanır. Yedekleme ekranını iletmek için gereken zaman azaltır ve depolama ihtiyaçlarını en aza indirirken güvenliği en üst seviyeye çıkartır. Disk-temelli yedekleme, şu avantajları sunar: i365.com Amerika & Kanada: 1-408-625-5850 3
Bölge dışı yedeklemede zaman tasarrufu Diskten-diske teknolojisi, bölge dışı yedeklemeleri uygulamak için harcadığı zamanı geleneksel bant sistemlerine göre üçte iki ya da daha fazla oranda kısaltabilir. Bu çoğunlukla, veri sıkıştırma konusunda kendisinde var olan avantajlardan ve blok-seviyesi güncellemeleri uygulama becerisinden ve böylelikle de fiilî yedekleme iletimini yalnızca gün boyunca fiilen değişen veri ile sınırladığından ileri gelmektedir. Daha fazla güvenilirlik Bantları bölge dışı depoya gönderme, nakliye ile ilgili riskleri ortaya çıkartır: bantlar kaybolabilir, zarar görebilir ya da yolda çalınabilir. Ayrıca, bant, güvenilirliği büyük oranda azaltan doğal teknik dezavantajlar nedeniyle, sıkıntı yaşar; sanayi uzmanları, bantların %30 ya da fazlasının uygun olmayan yedeklemeler ya da bant kusurları nedeniyle eski haline döndürülemediğini belirtmektedir. Ayrıca bant yedeklemeleri, bantları takmak ve çıkartmak, onları uygun bir şekilde etiketlemek ve bölge dışına göndermek için insani güce dayanan manüel bir süreçtir. Diskten diske yedekleme, daha güvenilirdir, çünkü tamamen otomatik olarak yapılır. Yedeklemeler, otomatik olarak planlanır ve uygulanır ve dosyalara anında erişilebilir. Zamanında yedeklemeler Disk-temelli yedekleme çözümleri, hem yerinde depolama hem de aynı anda bölge dışında bir yerde aynı işlemi tekrarlamayı her uzak ofis için mümkün kılar. Bu yaklaşım, her ofisin LAN-hız yedeklemelerinden yararlanmalarına imkan verir. Ofis verileri yerel bir cihaza kaydettiği için, gecelik olarak bir kez yapılan yedeklemelerden daha sık yedekleme yapılması mümkündür. Bu şekilde veri, daha sık kurtarma noktası (Kurtarma Noktası Hedefi ya da KNH olarak ifade edilir) sağlayarak daha taze kalır ve bir kurtarma işleminin gerekli olması durumunda ise daha faydalıdır. Buna ilaveten, veri beklenmedik bir durumda kurtarma amaçları için emniyettedir, çünkü bölge dışı bir depolama yerinde aynı işlem tekrarlanmıştır. Daha hızlı, daha basit kurtarma Disk depolama, şekil olarak doğrusal olan bant depolamadan doğal olarak daha esnektir ve daha kolay organize edilir. Sonuç olarak disk sistemleri, süreci basitleştirmek amacıyla, bilgiyi kurtarma mekanizmalarına çok daha yüksek düzeyde uygulayabilir. Söz konusu kurtarma olduğunda ise, önemli bir fark ortaya çıkar. Bant kurtarma, yapısı gereği, bantların teslimi ve düzenlenmesinden sıralı olarak yerleştirilmesine kadar veriyi depolamak ve bir sonraki aşamaya geçmek için her bandı kaldırma yarım düzine ya da daha fazla manüel aşamayı gerekli kılar. Disk-temelli bir sistem ile birlikte sistem yönetimi, dosyaları ve klasörleri seçmek ve daha sonra geri döndürmeyi başlatmak için grafik yönetimi konsülünü kullanır. Orta-büyük ölçekli bir uzak ofiste fark eğer bant işyerinde ise bant için iki saat iken disk için beş dakika olabilir. Eğer bant bir depoda ise, bandın yerini belirlemek ve yedekleme için bandı hazır hale getirmek günler sürebilir; bu da iş sürekliliğini etkiler. Daha hızlı bir kurtarma zamanı hedefi (KZH) sağlayarak veri, LAN hızında kurtarıldığında, her uzak ofiste yapılan yerel depolama ile birlikte kurtarmalara daha fazla ivme kazandırılabilir. Maliyet tasarrufu Bant-temelli yedekleme, özelleştirilmiş donanım, yazılım, personel becerisi ve potansiyel olarak ekstra nakliye ve güvenlik masrafları gerektirir. Aksine disk-temelli yedekleme ve kurtarma, mevcut sistem kaynaklarını kullanan bir servis olarak yönetilebilir. Ayrıca, artımlı bant yedeklemeleri, diskten-diske yedeklemelerden daha fazla ve daha hızlı büyüme eğilimindedir. Bu nedenle, bant depolamanın maliyeti zaman içerisinde diskten daha hızlı artar. Güvenlik Müşteri verilerinin güvenliği ve mahremiyeti, son derece önemlidir. Genellikle, bant-temelli yedeklemeler, şifrelenmez; çünkü bu ekstra zaman alır. Diskten-diske yedekleme, baştan sona veri şifreleme sağlar. Veri yedeklemesi esnasında, aktarma da kablo-üzerinden yapılır ve depolamada şifrelenir. Bu durum, kredi kartı bilgileri, sosyal güvenlik numarası ve malî veya medikal kayıtlar gibi kişisel verilere yetkilendirilmemiş erişim şansını ortadan kaldırarak müşteri bilgilerini korur. i365.com Amerika & Kanada: 1-408-625-5850 4
Diskten-diske yedekleme ile ilgili baştan-sona veri şifrelemenin faydaları aynı zamanda şirketin, marka riskine maruz kalmasını da engellemesidir. Ofislerinden ya da nakliye esnasında şifrelenmemiş bantları çalınan işletmeler hakkında belli aralıklarla yeni hikâyeler kulağımıza gelmektedir. Bu durum, müşteri verilerini riske atar ve işletmeyi, kuruluşun saygınlığını etkileyen hukukî ihtilaflar ve uygunluk sorunlarından kaynaklanan potansiyel kâbuslara maruz bırakır. Dorset Şehir Konseyi için Çok Yavaş Yedekleme Dorset (İngiltere) Şehir Konseyi, çok sayıdaki uzak şubesi ve uydu ofisleri için yakın zamanda bant-temelli yedekleme ve kurtarmadan, diskten-diske yedekleme ve kurtarmaya geçmiştir. Dorset in BT çözümleyicisi Gary Phipps e göre, eğitim, sağlık, otoyol yönetimi, kütüphaneler, bölge için hizmetler gibi konuları gözeten Konsey, diskten-diske yedekleme ve kurtarmayı kendi bant-temelli sistemlerinden daha hızlı ve daha uygun maliyetli bulmuştur. Veri hacimleri tabii ki, artmıştır; ancak bizim iki temel sorunumuzdan biri, banta yedekleme için harcanan zamandı. İkincisi ise bilgilerin kurtarılmasını 24 saatten daha eski tarihli hale getirmeyi imkânsız kılan uzak ofislerimizin kendi bant yedekleme sistemleri olmasına rağmen, çoğunlukla her gün aynı bant üzerine kayıt yapmış olmalarıdır dedi. Şimdi ise, Dorset Şehir Konseyi, uzak ofislerinin hızlı bir şekilde yedeklenebildiğini ve eski verileri şu anda kurtarabildiğimiz ve bunu çok çabuk bir şekilde yapabildiğimiz için verilerinin korunduğunu söylemektedir. Disk-temelli bir sisteme geçmenin genel maliyet etkililiği ve arttırılmış otomasyon düzeyi, diğer alanlarda bizi daha iyi hizmetler almamızı sağlayarak, yedekleme ve kurtarmanın son derece basit faaliyetlere dönüştüğü anlamına gelmektedir. Diskten-Diske Yedekleme ve Kurtarma Stratejisi Oluşturma Disk-temelli yedekleme ve kurtarma mimarisi ile birlikte, donanım ve yazılım sınırlamaları ile kısıtlanmak yerine kendi ihtiyaç ve önceliklerinize göre strateji belirleyebilirsiniz. Her şeyden önce ve en önemlisi, geleneksel, karma ya da tam anlamıyla dış kaynaklı olsun ya da olmasın hangi yedekleme/kurtarma işleme tarzının size en uygun olduğunu belirlemelisiniz: Geleneksel. Ana şirketiniz, komple yedekleme ve kurtarma sistemini satın alır ve yönetir; bu sistemi merkezî bir noktadan işletir. Bu yöntem, komple sistemi ve uzak ofislerinin yapısını kurabilen, bakımını yapabilen ve gözetebilen yerinde bir BT altyapısı olan büyük bir şirket için uygundur. Karma. Ana şirketiniz, yedekleme ve kurtarma sistemini satın alır; ancak yönetim, bakım ve destek konularında ekipman satıcısından destek alır. Bu yöntem, sistem desteği için yönetim destek işleminin azaltılmasını ve çalışanlarınızın kendi yetkinliklerinize odaklanmasını sağlar. Tamamen dış kaynaklı. Ekipmanı ve yönetimi, çevrim içi bir satıcıya yaptırırsınız ve bir servis olarak yazılım modeli (SaaS) üzerinden abone olursunuz. Bu yöntem, sermayeyi korumak isteyen küçük bir şirket ya da uzak ofisleri son derece yüksek büyüme oranı ile karşı karşıya olan bir şirket için idealdir. i365.com Amerika & Kanada: 1-408-625-5850 5
Bir sonraki aşama, stratejiyi deneyerek ve diskten-diske mimari ile birlikte tecrübe kazanarak, bir prototip ortaya çıkarmaktır. Prototip için en iyisi, önemli bir uygulama ile başlamak ve disk-temelli yedekleme ve kurtarma sistemini mevcut yönteminize paralel olarak çalıştırmaktır. Bu yolla, her iki sistemi karşılaştırabilir ve tam olarak yeni sisteme geçmeden önce kurtarma testlerini çalıştırabilirsiniz. 24/7 Kültüründe Yedekleme ve Kurtarma Günümüz işletmelerinin müşterilere, piyasalara ve coğrafyalara erişimi her zaman olduğundan çok daha fazladır. Bunda ağ ve BT sistemlerinin hız ve becerilerin büyük payı vardır. Ancak daha çok erişim, aynı zamanda daha fazla sorunu da beraberinde getirir. Uzak ofisler, çağrı merkezleri, ürün geliştirme ve diğer ekiplerle birlikte işletmeler genellikle dünya çapında faaliyet göstererek 7/24 ortamında çalışmaktadır. İş sürekliliği ve uygunluk açılarından bu tesislerde üretilen bilgi, işletme için şirket merkezinde üretilen bilgi kadar önemlidir. Kendi BT sistemlerine güvenen uzak ofisler ve şubeler için veri yedekleme ve kurtarma da her zaman olduğundan daha önemlidir. Ancak veri yedekleme ve kurtarmaya, daha küçük yedekleme pencereleri ve artan veri kaynakları tarafından meydan okunmaktadır. Bu ofisler için en iyi çözüm, diskten-diske teknolojisini kullanan merkezi bir yedekleme ve kurtarma stratejisidir. Bu tarz bir strateji, daha fazla veri hacmidaha az zaman harcanmasını sağlar; eski yöntemlere oranla güvenilirliği arttırır ve maliyetleri düşürür; günümüzün ve geleceğin piyasalarının eşsiz fırsatlarından yararlanmaları için uzak ofisleri ideal bir konuma getirir. i365.com Amerika & Kanada: 1-408-625-5850 6