BALKAN ÜLKELERİ İLE KAMU YÖNETİMİNDE ETKİNLİK VE VERİMLİLİK ÇALIŞTAYI WORKSHOP ON EFFICIENCY AND EFFECTIVENESS IN PUBLIC ADMINISTRATION AMONG BALKAN COUNTRIES 24-25 Nisan 2014, Ankara, April 24-25,2014, Ankara ÇALIŞTAY SONUÇ RAPORU WORKSHOP FINAL REPORT ANKARA 1 TEMMUZ 2014 / 1 JULY 2014
Basım Tarihi: 1 Temmuz 2014, ANKARA Başbakanlık Uzmanları Derneği Yönetim Kurulu
ÖNSÖZ Türkiye Cumhuriyeti Anayasasının 112 nci maddesine göre, Başbakan, Bakanlar Kurulunun başkanı olarak, Bakanlıklar arasında işbirliğini sağlar ve hükümetin genel siyasetinin yürütülmesini gözetir. Her bakan, Başbakana karşı sorumlu olup ayrıca kendi yetkisi içindeki işlerden ve emri altındakilerin eylem ve işlemlerinden de sorumludur. Başbakan, bakanların görevlerinin Anayasa ve kanunlara uygun olarak yerine getirilmesini gözetmek ve düzeltici önlemleri almakla yükümlüdür. Kısacası, Anayasamızın ortaya koyduğu şekliyle ve parlamenter demokrasinin bir gereği olarak Başbakan, diğer Bakanlıklar, kamu kurum ve kuruluşları üzerinde hem koordine edici, hem yönlendirici hem de denetleyici bir yetki ve sorumluluğa sahiptir. Başbakanlık Makamının bu yetki ve sorumlukları yerine getirebilmesi için, 1984 yılında Başbakanlık Merkez Teşkilatını yeniden düzenleyen 3056 sayılı Kanun çıkarılmıştır. Başbakanlık Merkez Teşkilatı Meslek Memurluğu olarak Başbakanlık Uzmanlığı da bir kariyer meslek olarak bahse konu bu Kanun ile ihdas edilmiştir. Hukuk, Kamu Yönetimi, Uluslararası İlişkiler, İktisat ve İşletme bölümlerinden mezun olma şartı taşıyan meslek için alımlar ilk defa 1986 yılında yapılmıştır. Benim de içinde yer aldığım ilk Başbakanlık Uzman Yardımcıları 1986 yılının Ağustos ayında göreve başlamışlardır. Bu tarihten sonra, Başbakanlık Uzmanlığı kamu idaresinde üst düzey yönetici olmaya aday bir meslek grubu olarak görülmüş ve bu nedenle gerek yurt içinde gerekse de yurt dışında ciddi bir meslekî eğitime tabi tutulmuştur. Zaman içerisinde alınan Başbakanlık Uzmanları özellikle Başbakanlık Merkez Teşkilatı ve bürokrasinin birçok noktasında çok önemli görevler üstlenmişlerdir. Bu önemli görevleri icra eden Başbakanlık Uzmanları arasında dayanışmayı sağlamak ve görev alanları ile ilgili seminer, konferans, çalıştaylar düzenlemek ve yayınlar hazırlamak amacıyla 2009 yılı Mart ayında Başbakanlık Uzmanları Derneği kurulmuştur. Derneğimiz, Başbakanlık Uzmanlarının mesleki bilgi birikiminin artırılması amacıyla kuruluşundan bugüne kadar düzenlediği konferans, seminer ve eğitim faaliyetleri ile kuruluş amacını gerçekleştirmeye çalışmaktadır. Bu itibarla, yakın tarihsel ve kültürel bağlarımızın olduğu Arnavutluk Cumhuriyeti, Bosna-Hersek, Kosova Cumhuriyeti, Makedonya Cumhuriyeti'ni içine alacak şekilde Balkan ülkeleri odaklı bir projenin Türk kamu yönetiminin son yıllarda göstermiş olduğu başarılı çalışmaların uluslararası kamuoyu ile paylaşılmasına büyük katkı sağlayacağı konusunu gündemimize aldık. Çünkü Başbakanlık Merkez Teşkilatının başarılı projelere imza attığı ve Derneğimizin üyeleri olan Başbakanlık Uzmanlarının proje sorumlusu veya koordinatör olarak görev aldıkları başta kaliteli mevzuat hazırlama, bürokrasinin azaltılması ve e-devlet gibi konularda bir tanıtım projesinin hayata geçirilmesinin, hem üyelerimizin çalışmalarını tanıtmaya hem de dost ve kardeş Balkan ülkeleri ile olan diyalog zeminimizin geliştirilmesine bir nebze olsun katkı sağlayacağını değerlendirdik. 1
Bülent TAŞAN Yönetim Kurulu Başkanı Başbakanlık Uzmanları Derneği 2
BALKAN ÜLKELERİ İLE KAMU YÖNETİMİNDE ETKİNLİK VE VERİMLİLİK ÇALIŞTAYI ÇALIŞTAY SONUÇ RAPORU ANKARA 1 TEMMUZ 2014 3
1. ARKA PLAN: Küresel dünyada, düzenlemeler ülkelerin performansları ve rekabet edebilirliklerinde önemli bir rol oynamaktadır. Devletler, ekonomik kalkınmayı sağlamak, refahı artırmak ve kamu yararını gözetmek amacıyla mali ve parasal politikalar yanında düzenlemeleri de önemli bir araç olarak kullanmaktadırlar. Bu kapsamda, kamu yönetimi reformları ile birlikte düzenleyici çerçevenin oluşturulması ve geliştirilmesi büyük önem arz etmektedir çünkü yüksek kalitedeki düzenleyici çerçeve piyasaların etkin bir şekilde işlemesini, küresel risklerle mücadeleyi ve özel sektör ile kamuya somut faydalar sağlar. Kamu yönetiminde etkinlik ve verimliliği artırmak, düzenleyici çerçevenin güçlendirilmesinin ilk adımıdır. Etkin ve verimli işleyen bir kamu yönetimi olmadan, yüksek kalitedeki düzenleyici çerçeve oluşturulamaz. Etkinlik genel olarak ulaşılmak istenen hedef veya görevleri yerine getirebilmek amacıyla harcanacak zaman, emek ya da paranın ne düzeyde kullanıldığını ifade etmektedir. Etkinlik, belirlenen çıktıların etkili bir şekilde minimum maliyet, zaman ya da emek kullanılarak üretilebilmesi için kaynakların optimum düzeyde kullanılmasıdır. Öte yandan verimlilik ise, ulaşılmak istenen amaçların gerçekleşme düzeyini ifade etmektedir. Diğer bir ifade ile amaçlara ne derecede ulaşıldığını ve belirlenen problemlerin ne derecede çözüldüğünü göstermektedir. Kamu yönetiminde etkinlik ve verimliliğin artırılması ile demokrasi, insan hakları, şeffaflık, hesap verebilirlik, hukukun üstünlüğü ve eşitlik ile ilişkilendirilen iyi idari yönetim sağlanmaktadır. İyi idari yönetim ise yüksek kalitedeki düzenleyici çerçeveyi mümkün kılmakta ve teşvik etmektedir. Bu kapsamda, kamu yönetiminde etkinlik ve verimliliğin sağlanması, idari kapasitenin profesyonel hale getirilmesi ve kalitesinin artırılması ve böylece düzenleyici çerçevenin geliştirilmesi için hayati önem taşımaktadır. Kamu yönetiminde etkinlik ve verimliliğin artırılması için, kaliteli mevzuat, bürokrasinin (kırtasiyeciliğin) azaltılması ve e-devlet gibi bazı kamu yönetimi reform uygulamaları kullanılabilir. 4
2. KALİTELİ MEVZUAT UYGULAMALARI: Kaliteli mevzuat politikaları, ülkelerin hukuki altyapılarını iyileştirmek ve ekonomik kalkınmalarını sağlamak için gereklidir. Kaliteli mevzuatla önemli hukuki ve sosyal hedeflere ulaşılırken, daha iyi yatırım ve kolay iş yapma ortamı sağlanmaktadır. Taslak düzenlemeler ile yürürlükteki mevzuatın sistematik bir biçimde değerlendirilmesi, bunların sosyal ve ekonomik faydalara ulaşılmasına gerçekten hizmet edip etmediğini belirlemektedir. Bununla birlikte kaliteli mevzuatın, mevzuat yapma sürecindeki şeffaflığı ve katılımı içeren açık toplum boyutu ise düzenleyici performansı artırmaktadır. Balkan ülkelerindeki kaliteli mevzuat uygulamaları esas itibarıyla 4 ana başlığı kapsamaktadır: (i) yeni düzenlemelerin sistematik olarak değerlendirilmesi (etki analizi ve diğer yöntemlerin kullanılması), (ii) mevzuat stokunun yönetiminin geliştirilmesi, (iii) mevzuat hazırlama sürecinde şeffaflığın artırılması ve istişare sağlanması ve (iv) idari yüklerin azaltılması ve mevcut kanunların basitleştirilmesi amacıyla idari basitleştirme programı uygulanması. Kaliteli mevzuat yapılması amacıyla, aşağıdaki hususlar dikkate alınmaktadır: Yeni bir düzenleme sadece gerekli olduğunda ve söz konusu düzenlemenin getireceği yüklerin düzenlemenin amacı ile orantılı olması durumunda yapılmalıdır. Düzenlemelerin gerekliliği ve düzenleyici kalitenin değerlendirilmesi amacıyla etki analizleri çoğunlukla kullanılan yöntemler arasında yer almaktadır. Etki analizlerinin uygulanması, Düzenleyici Etki Analizi gibi, kamu yönetimindeki kapasite ve kültür ile doğrudan ilintilidir. Bu nedenle, etki analizlerinin kullanılmasına yönelik stratejiler belirlenirken iyi uluslararası uygulamar ile kademeli yaklaşımın uzlaştırılması büyük önem arz etmektedir. Mevzuat stokunun yönetimi ilk olarak mevcut düzenlemelere tüm kullanıcılar tarafından kolay bir şekilde erişilebilmesini gerekli kılmaktadır. Düzenlemelerdeki değişikliklerin konsolide edilmesi ve mevcut düzenlemelerin internette yayımlanması ile söz konusu gereklilik karışılanabilir. Diğer taraftan, bilgi ve iletişim teknolojilerinin etkin bir şekilde kullanılması ve yeterli kaynak tahsisi ile mevzuat stokunun yönetimi geliştirilebilir. Mevzuat hazırlama sürecinde şeffaflığın artırılması ve istişare yapılması, meşruluk sağlamakta ve düzenlemelerin kamu yararına yönelik hazırlanmış olduğunu göstermektedir. Bu kapsamda, düzenlemelerle ilgili ve düzenlemelerden etkilenen tüm taraflar zamanında bilgilendirilmeli ve görüşlerini iletebilmelidir. Yeni düzenlemelerin kamuoyuna açıklanması ve mevzuat hazırlama sürecinde zorunlu olarak istişare toplantılarının düzenlenmesi şeffaflığı ve istişareyi artırmaktadır. 5
İdari basitleştirme programı ekonomik kalkınma için büyük öneme sahiptir. İdari yüklerin azaltılması ve mevcut kanunların basitleştirilmesi, merkezi yönetim ile yerel yönetimler arasında ve aynı zamanda özel sektör ile koordinasyon sağlanmasını gerekli kılmaktadır. Düzenlemelerin etkilerinin izlenmesi ve değerlendirilebilmesi için geri bildirim mekanizması oluşturulması çok önemlidir. Mevzuat hazırlarken, gerçekleştirilmesi mümkün olan ve kolay bir şekilde izlenip değerlendirilecek somut amaçlar konulması düzenlemelerdeki kalite ve hesap verebilirliği artırmakta ve aynı zamanda idari basitleştirme sağlamaktadır. Bu kapsamda, basitleştirme uygulamarının teşvik edilmesi ve görünebilirlik sağlanması amacıyla "hızlı sonuç" alabilmek için basitleştirme uygulamaları yapılırken düzenlemelerdeki belirli bölümlere odaklanılabilir. Kaliteli mevzuat prensipleri ile Avrupa Birliği (AB), Ekonomik İşbirliği ve Kalkınma Teşkilatı (OECD) ve SIGMA (Yönetimde Gelişme İçin Destek) gibi uluslararası kuruluşlarının tavsiye ve çalışmaları, ülkelerin kaliteli mevzuat hazırlama girişimlerine katkıda bulunmaktadır. Örneğin OECD Düzenleyici Politika ve Yönetim Kurulu Tavsiye Metni, ülkeler nezdinde kaliteli mevzuat ve düzenleyici reform çalışmalarında önemli bir kaynak teşkil etmektedir. Yeterli bir kurumsal yapı, Balkan ülkelerinde başarılı bir şekilde kaliteli mevzuat stratejilerinin belirlenebilmesi için gereklidir. Türkiye ve Makedonya'daki kaliteli mevzuat ve düzenleyici reform için geliştirilmiş olan "gözetim birimi" bu anlamda kurumsal yapı için güzel bir örnek oluşturmaktadır. Gözetim birimi kaliteli mevzuat stratejileri geliştirebilir, hükümet politikalarının uygulanmasını izleyebilir ve kamu kurumlarına tavsiyerde bulunabilir. Aynı zamanda, gözetim birimi tutarlılık ve koordinasyon sağlanması için de katkıda bulunabilir. Böylelikle, hem mevzuat stoku hem de yeni düzenlemelerin oluşturulması için gerekli olan tüm düzenleyici sistemi kapsayacak genel ve bütüncül bir düzenleyici politika geliştirilebilir ve devam ettirilebilir. 6
7
4. E-DEVLET: E-Devlet, devlet, vatandaşlar ve iş alemi olmak üzere üç grubu içermektedir. Bunlara ilişkin tüm kurumlar içi ve kurumlar arası ilişkiler e-devleti oluşturmaktadır. Bu çerçevede, edevlete giden yolda en önemli unsur devletin büyüklüğü ve karmaşıklığıdır. Teorikte, e-devlete ulaşmak için e-hizmet, e-kurum ve e-devlet olmak üzere önemli üç tane adım bulunmaktadır. Günümüzde, e-devlete geçiş için tüm kamu hizmetlerinde ehizmet uygulamasına geçilmesi gerektiği yönünde yanlış bir anlayış bulunmaktadır. Halbuki, tüm kamu hizmetlerinin elektronik ortamda sunulması aynı zamanda e-kuruma ve e-devlete geçileceği anlamına gelmemektedir. Aşağıda e-devlete geçişte yer alan adımlar yer almaktadır: I. e-devletin 3 unsurunun elektronik ortamda değişik kodlarla tanımlanması, II. Merkezi bir noktada, tüm kamu hizmetlerinin birbirleriyle ilişkilerini ortaya koyacak şekilde süreç analizinin yapılması, III. Tüm kurumları kapsayacak şekilde idari ve teknik standartların belirlenmesi, IV. Kurumsal veri sözlüklerinin hazırlanması ve bunların konsolide edilerek kamu veri sözlüğünün oluşturulması, V. Kamu veri sözlüğünü esas alacak şekilde kurumlar tarafından geliştirilen euygulamaların santralini oluşturan kamu veri yönetim sisteminin oluşturulması. Klasik kamu yönetiminden e-devlete geçişte tümevarım ve tümdengelim olmak üzere iki temel yöntem bulunmaktadır. a. Tümevarım yöntemi, kamu hizmetlerinin tek tek ve birbiri ile ilinti olacak şekilde e-hizmete dönüştürülmesi olarak tanımlanmaktadır. Bu yöntem kullanılırken, elektronik uygulamalardaki birlikte işlerliği sağlamak için genel standartların etkin bir şekilde belirlenmesi önem arz etmektedir. b. Tümdengelim yöntemi, e-devlet sisteminin planlanması ve tasarlanması, tüm standartların genel bir yaklaşımla belirlenmesi ve daha sonrasında ise tüm kamu hizmetlerinin belirlenmiş olan plan çerçevesinde e-hizmete dönüştürülmesi olarak tanımlanmaktadır. Bu yöntem kullanılırken, kamu hizmetlerinin, iş süreçlerinin ve veri akış şemalarının tasarlanması ve planlanması işlemlerinin kusursuz bir şekilde yapılması önem arz etmektedir. Vatandaşlar ve iş alemi için, devletin dönüşümü tüm kamu kurumlarının tek bir kamu kurumu bünyesinde toplanması anlamına gelmektedir. Çünkü, tek bir e-devlet kapısına erişildikten sonra, kullanıcılar sadece bir tane kamu kurumu ile muhatap olacakları için alacakları kamu hizmetlerinin usulüne dikkat etmek zorunda kalmayacaklardır. 8
Devletin tek bir kamu birimi haline dönüştürülmesi tüm kamu kurumları arasında "işbirliği" ve "veri paylaşımı" olmasını gerekli kılmaktadır. Bu husus ise tüm kamu kurumlarının teknik ve idari olarak tanımlanmış standartlar çerçevesinde faaliyet göstermeleri ile mümkün olabilmektedir. Teknik standardizasyon, idari standardizasyondan farklı unsurlara sahip olsa da idari standardizasyon, teknik standardizasyonu kapsayıcı unsurlara sahiptir. Teknik standardizasyonunun en önemli unsuru, "temel veri tabanı" kullanılarak ulusal düzeydeki tüm kamu kurumları için oluşturulan "ilgili veri tabanı yönetim sistemi" esas alınarak kamu kurumları arasındaki veri paylaşımını sağlamasıdır. İdari standardizasyon ise yüm kamu unsurlarının belirlenmesi, basitleştirilmesi ve tanımlanmasını ifade etmektedir. Bu çerçevede, devletin kurumsal yapısı, kamu hizmetleri ile kamu hizmetlerinin sunum usulleri, kamu çalışanları ve kamu çalışanlarının iş tanımları, dokümanlar ve formlar tüm kamu kurumlarının mutabık kalacakları merkezi bir veritabanı içerisinde tanımlanmalıdır. Tüm e-hizmetlerin entegrasyonunun sağlanması için, e-devlete esas teşkil olunacak ulusal bir veri merkezi oluşturulması gerekmektedir. 9
10
BAŞBAKANLIK UZMANLARI DERNEĞİ BALKAN ÜLKELERİ İLE KAMU YÖNETİMİNDE ETKİNLİK VE VERİMLİLİK ÇALIŞTAYI WORKSHOP ON EFFICIENCY AND EFFECTIVENESS IN PUBLIC ADMINISTRATION AMONG BALKAN COUNTRIES 24-25 Nisan 2014, Ankara, April 24-25,2014, Ankara ÇALIŞTAY PROGRAMI 24 Nisan 2014 Perşembe 19:30 Resepsiyon 11
BAŞBAKANLIK UZMANLARI DERNEĞİ BALKAN ÜLKELERİ İLE KAMU YÖNETİMİNDE ETKİNLİK VE VERİMLİLİK ÇALIŞTAYI WORKSHOP ON EFFICIENCY AND EFFECTIVENESS IN PUBLIC ADMINISTRATION AMONG BALKAN COUNTRIES 24-25 Nisan 2014, Ankara, April 24-25,2014, Ankara ÇALIŞTAY PROGRAMI 25 Nisan 2014 Cuma 12
PREFACE According to the 12th Article of the Constitution, the Prime Minister, as chairperson of the Council of Ministers, shall ensure cooperation among the ministries, and supervise the implementation of the government's general policy. Each minister shall be responsible to the Prime Minister, for the conduct of affairs under his/her jurisdiction, and for the acts and activities of his/her subordinates. The Prime Minister shall ensure that the ministers exercise their functions in accordance with the Constitution and the laws and shall take corrective measures to this end. In this respect, according to the political system our constitution shows and the parliamentarian democratic understanding, the Prime Minister has the responsibility of guidance, coordination and supervision on the ministries and public institutions. The Prime Ministry Central Organization Law was made in 1984 in order to give necessary tools to the Prime Minister for the effective implementation of his/her responsibilities. The position of Prime Ministry Experts, as a career government profession, was also established after the implementation of this Law. University degree in law, political science, public administration, international relations or another related field has been necessary for this position. First Prime Ministry Experts were recruited in 1986 after passing highly competitive exams. I am also one of the members of this first group that started to work on August of 1986. In the meantime, many groups of experts were recruited, and they have seen as candidates for high level public bureaucracy. Indeed many of them were appointed to the high level positions in public administration, especially in the Prime Ministry. Prime Ministry Experts Association is a non-governmental and non-profit organization which was founded in 2009 in order to lead projects and studies on the working area of Prime Ministry Experts and to encourage the solidarity among its members. Our Association has tried to reach its goals by organizing conferences, seminars and training activities. Within this framework, we started to plan an international Project focusing on Balkan countries, including Republic of Albania, Bosnia Herzegovina, Republic of Kosovo and, with which we have close historical and cultural ties. We chose the subject matter of the Project as better regulation, cutting red tape and e-government because the members of our Association, Prime Ministry Experts, have worked as coordinator or manager in the successful projects focusing on these subjects. We believe that this Project will contribute to the promotion of recent successful Turkish experience in public administration, and also to the improvement of cooperation among Balkan countries. 13
In the first stage of the Project, 13 members of our Association went to Albania, Bosnia Herzegovina, Kosovo and Macedonia on 4-13 November 2013. During this study visit, our members visited distinguished managers and representatives of the ministries, public institutions and universities, and shared some information about the details of the project. In the second stage, we successfully organized Workshop on Efficiency and Effectiveness in Public Administration Among Balkan Countries on 24-25 April 2014 with the participation of distinguished representatives of Balkan countries, especially Mr. Mahir Yağcılar, Minister of Public Administration of the Republic of Kosovo, Mrs. Kata Senjak, President of Constitutional Court of Federation of Bosnia Herzegovina, Mr. Jahi Jahija, State Secretary of Ministry of Information Society and Administration of the Republic of Macedonia, Mrs. Albana Koçiu, Director of Public Administration Department of the Republic of Albania, and Prof. Yücel Oğurlu, Rector of International University of Sarajevo. In the third and final stage of the Project, we published Workshop Final Report in order to show the activities made and applications done by Balkan countries within the scope of the Project. I hope this report will contribute to the main goals of the Project; especially to promote our country, to share Turkish experience on public administration with international community and to improve cooperation among Balkan countries. In addition, on behalf of the executive board of our Association, I want to thank especially our Prime Minister Mr. Recep Tayyip Erdoğan, Prof. Beşir Atalay, Deputy Prime Minister, Mr. Naci Koru, Deputy Minister of Foreign Affairs, Mr. Serdar Çam, TİKA President, Mr. İbrahim Kalın, Deputy Undersecretary, Mr. Özer Kontoğlu, Deputy Undersecretary, Mr. Hüsnü Tekin, Head of Turkish Sugar Authority, Süleyman Erdem, Secretary of Promotion Fund, İlker Astarcı, Head of External Relations Department and his colleagues, and also all distinguished members of our Association for their highly important contribution to this Project. Bülent TAŞAN President Prime Ministry Experts Association 14
WORKSHOP ON EFFICIENCY AND EFFECTIVENESS IN PUBLIC ADMINISTRATION AMONG BALKAN COUNTRIES WORKSHOP FINAL REPORT ANKARA 1 JULY 2014 15
1. BACKGROUND: In an increasingly globalized world, regulations are of critical importance for the performance and competitiveness of countries. Regulations are one of the key levers alongside fiscal and monetary interventions, by which governments act to promote economic prosperity, enhance welfare and pursue public interest. In this context, building and strengthening regulatory environment through public administration reforms are so essential because high quality regulatory environment provides to improve the functioning of markets, manage global risks and create substantial benefits for business and the public at large. Improving efficiency and effectiveness in public administration is the first step for strengthening regulatory environment. Without efficiently and effectively functioning administrative system, high quality regulatory environment cannot be designed. Efficiency generally describes the extent to which time, effort or cost is well used for the intended task or purpose. It is often used with the specific purpose of relaying the capability of a specific application of effort to produce a specific outcome effectively with a minimum amount or quantity of waste, expense, or unnecessary effort. Effectiveness, on the other hand, is commonly defined as the level of results (goal attainment). In other words, the degree to which objec ves are achieved and the extent to which targeted problems are solved. Improving efficiency and effectiveness in public administration leads to good governance which is associated with democracy, civil rights, transparency, accountability, rule of law, and equality. Good governance, on the other hand, allows and promotes high quality regulatory environment. In this context, efficiency and effectiveness gains in public administration are vital so as to promote quality and professionalism in administrative capacity and by this way, improve regulatory environment. In order to improve efficiency and effectiveness in public administration, some tools of public administration reforms such as better regulation, cutting red tape, and e-government can be used. 16
2. BETTER REGULATION: Better regulation policy is essential to improve legal infrastructure and economic development for Balkan countries. Better regulation leads to the better investment and doing business climate while meeting important legal and social goals. Systematic assessments of draft and existing regulations assist to identify whether the regulation really serves to the social and economic benefits. More over open government dimension of the better regulation, including transparency and participation in the regulatory process, enhances the regulatory performance. Better regulation practices amongst Balkan countries covers mainly four basic areas: (i) use of systematic assessments of new regulations (impact assessments and other tools), (ii) improvement of the management of the stock of regulation, (iii) increase of transparency and consultation in the regulatory process and (iv) administrative simplification program to reduce regulatory burdens and simplify existing laws. In order to achieve better regulation, the following issues should be taken into consideration: New regulation shall be introduced only when it is necessary and the burdens it imposes are proportionate to its purpose. Impact assessments are commonly used tools to check necessity and regulatory quality. Implementation of impact assessments, for instance Regulatory Impact Analysis, depends on capacity and culture in the administration. As a result, the strategy to adopt impact assessments should reconcile good international practices with a gradual approach. Management of the stock of regulation initially requires easy access to current regulations for all users. Governments may satisfy this need by consolidating the regulatory amendments and online publication of current regulations. Improvement of the management of the stock of regulation can be accomplished by effective use of information and communications technology and allocation of adequate resources. Transparency and consultation in the regulatory process provides legitimacy and ensures that regulation serves the public interest. All parties interested in and affected by regulation shall be informed in a timely manner and they shall have chance to declare their opinions. Making new regulations publicly available and compulsory consultation during regulatory process will increase the transparency and consultation. 17
Administrative simplification program is crucial for economic development. Reducing regulatory burdens and simplify existing laws obliges coordination with central and local levels of government as well as with the private sector. It is essential to establish feedback mechanism to monitor and evaluate for regulatory results. When formulating the regulation, setting concrete goals that are feasible to achieve and easy to evaluate and monitor will improve regulatory quality and accountability in addition to administrative simplification. It would be advisable to target specific areas of regulation for simplification in order to obtain quick wins that would give visibility and administrative momentum to the simplification effort. Better regulation principles and advices of international organizations and initiatives such as the European Union, the Organization for Economic Co-operation and Development (OECD) and SIGMA (Support for Improvement in Governance and Management) can contribute to establish and manage better regulation attempts. For example, OECD Recommendation of the Council on Regulatory Policy and Governance guides governments for regulatory quality and regulatory reform. Adequate institutional setup is also needed for a successful better regulation strategy for Balkan countries. Turkish and Macedonian cases which include an oversight body for better regulation/regulatory reform are good institutional example to improve the quality of regulation. Such an oversight body can develop better regulation strategy, oversees the implementation of government-wide policies, and guides governmental bodies. It would help ensure consistency and coordination as well. Therefore whole-of-government regulatory policy that covers the entire regulatory system for both the flow and the stock of regulation can be sustained. 18
19
20
4. E-GOVERNMENT: E-Government basically includes three groups: government, citizens and business. All inner and inter relations among these three groups would constitute e-government in real terms. Nevertheless, the most important element on the way to e-government is the government regarding its size and complexity. In theory, there are three steps towards e-government. These are e-service, einstitution and e-government respectively. Today, there is a common misunderstanding that the transformation to the e-government would be realized after transferring all public services to e-services. However, providing even all of the public services electronically does not mean reaching to e-institution, leave aside reaching e-government. These are the steps to reach egovernment: I. II. III. IV. V. Determining unique codes Associating all public services with each other Identifying comprehensive administrative and technical standards Preparing institutional and general public vocabulary glossaries Establishing Public Data Management System There are two methods for transition from classical administration to egovernment: inductive method and deductive method. a. The inductive method is defined as transforming public services to eservices one by one and subsequently associating these services with each other. In using this method common standards should be determined effectively to avoid the problem of interoperability among electronic applications. b. The deductive method is defined as planning and designing e-government and identifying all standards with an overall approach initially and then transforming public services to e-services within the framework of the predesigned plan. In using this method initial designing and planning of all public services, business process and data flow charts should be done flawlessly. For citizens and business, the transition of government means the transformation of all public institutions to a single public body. Because, after the transformation to single egovernment gateway, the citizens will no longer care about the procedure for the services they receive since they will only deal with single government gateway. 21
Transforming government to a single public body necessitates co-operation and data sharing among all public institutions. This can only be realized with the efforts of all public institutions within the framework of technically and administratively defined/prescriptive standards. Even if the technical standardization has different aspects from administrative standardization, administrative standardization has complementary features for technical standardization. The most important aspect of technical standardization is ensuring the data sharing among public bodies based on relational data base management systems of all public institutions on national level by using Basic Data Base and using one data base for the same issue. Administrative standardization is the identification of all public elements and simplifying and describing them. In this respect, the organizational structure of the government, the public services and their procedures, public employees and their job definitions, documents and forms should be clearly put forth and should be defined as metadata under a central database with a consensus of all public bodies. In order to integrate all e-services the National Data Center which serves as the brain of e-government should be established. 22
23
PRIME MINISTRY EXPERTS ASSOCIATION BALKAN ÜLKELERİ İLE KAMU YÖNETİMİNDE ETKİNLİK VE VERİMLİLİK ÇALIŞTAYI WORKSHOP ON EFFICIENCY AND EFFECTIVENESS IN PUBLIC ADMINISTRATION AMONG BALKAN COUNTRIES 24-25 Nisan 2014, Ankara, April 24-25,2014, Ankara WORKSHOP PROGRAMME 24 April 2014 Thursday 19:30 Reception 24
PRIME MINISTRY EXPERTS ASSOCIATION BALKAN ÜLKELERİ İLE KAMU YÖNETİMİNDE ETKİNLİK VE VERİMLİLİK ÇALIŞTAYI WORKSHOP ON EFFICIENCY AND EFFECTIVENESS IN PUBLIC ADMINISTRATION AMONG BALKAN COUNTRIES 24-25 Nisan 2014, Ankara, April 24-25,2014, Ankara WORKSHOP PROGRAMME 25 Nisan 2014 Friday 25