DENETLEME KURULU VE İÇ DENETİM YÖNERGESİ 1. GENEL BİLGİLER 1.01. Amaç ve Kapsam Bu yönergenin amacı, Türk Toraks Derneği nin (TTD) 8.6.2014 tarihli Genel Kurulu nda kabul edilen yeni tüzüğünde yer alan iç denetimi ve TTD Denetleme Kurulu nun işleyişini, görevlerini ve sorumlu olduğu hususları belirlemektir. 1.02. Hukuki dayanak Bu yönerge, 4/11/2004 tarihli ve 5253 sayılı Dernekler Kanununun 9. maddesi, 4721 sayılı kanunun 86. maddesive TTD Tüzüğü nün 17., 32. ve 36. maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır. 1.03. Tanımlar Bu yönergede geçen; Genel Kurul: Türk Toraks Derneği nin en yetkili karar organını, Yönetim Kurulu: Türk Toraks Derneği nin Merkez Yönetim Kurulu nu (MYK), Denetleme Kurulu:Türk Toraks Derneği Denetleme Kurulu nu, Dernek:5253 sayılı Dernekler Kanunu ile 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu na göre 26.3.1992 tarihinde kurulan Türk Toraks Derneği ni ve 15 şubesini ve işletmesini, Rapor: Dernek iç denetim raporunu ifade eder. 2. DENETLEME KURULU NUN YETKİ VE SORUMLULUKLARI TTD Denetleme Kurulu, 5253 sayılı kanunun 9. maddesinin 2. fıkrası amir hükmüne göre; a) TTD nin tüm faaliyetlerinin TTD Tüzüğü nde ortaya konan temel amaçlar doğrultusunda yürütülüp yürütülmediğini, b) Defter, hesap ve kayıtların mali mevzuata uygun yürütülüp, yürütülmediğini, mali kayıtlar ve bu mali kayıtlara esas gelir ve gider evraklarının sahih olup olmadıklarını, c)tt nin sağlık politikaları, stratejik eylem planı, geleceği planlayan Genel Merkez Danışma Komitesi (GMDK) kararları ile Merkez Yürütme Kurulu (MYK) karar ve icraatları arasındaki uyumunu, d)ttd nin ücretli ve sözleşmeli personeli ile MYK ilişlerinin değerlendirilmesini, 1
6 ayda bir denetlemek ve denetim sonucunu raporlayarak MYK ya ve GMDK ya, toplandığı zaman ise Genel Kurul a sunmakla mükellef kılınmıştır. Hazırlanan rapor, MYK ve GMDK ya toplantıdan 10 gün önce gönderilir. TTD Denetleme Kurulu bu mükellefiyeti dışında dernek tüzüğü ile emredilen ve temel mevzuata aykırı olmayan diğer denetim görevlerini de yapmakla sorumludur. 3. DENETLEMEDE İNCELENECEK KONULAR: Denetleme Kurulu, dernek üyelik işlemleri, Genel Kurul toplantıları, dernek faaliyetleri, derneğin tutması zorunlu defterleri, vermesi gereken beyanname ve taşınmaz malları gibi, Dernekler Tüzüğü nce kendisine yüklenen incelemeleri, Ek-1 de ayrıntısıyla belirtildiği şekliyle gerçekleştirir ve Ek-2 deki örnek Denetleme Raporu nu doldurarak 6 ayda bir MYK ya gönderir. Genel Kurul da da bu raporları sunar. 4. DENETLEME KURULU İLE İLGİLİ DİĞER HUSUSLAR 4.01.Belgelerin istenmesi ve verilmemesi durumunda yapılacaklar: 5253 sayılı Dernekler Kanunu nun 9. maddesinin 3. fıkrası Denetimkurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur. şeklindedir. Merkez Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu talebine cevap vermediği ve/veya olumsuz cevap verdiğinde ilgili Cumhuriyet Başsavcılığı na suç duyusunda bulunabilir;myk nın kanuna aykırı fiillerini ve denetimi engellediğini beyan ederek dernek Genel Kurulu nun olağanüstü olarak toplanmasını MYK dan talep edebilir. 4.02 Bağımsız denetmenlere denetleme raporu hazırlatılması: 5253 Sayılı Kanunun 9. Maddesi, 1. fıkrası, 1. cümlesi Genel kurul,yönetim kuruluveya denetm kurulutarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Şeklindedir. Denetleme raporu, Merkez Yönetim Kurulu na veya Genel Kurul a, Denetleme Kurulu tarafından sunulacağından raporun tüm sorumluluğu da kanunen ve usulen Denetleme Kurulu na aittir. Denetleme Kurulu nun Genel 2
Kurul a sunacağı denetim raporu, Genel Kurul a Merkez Yönetim Kurulu nu ibra aşamasında yol gösteren tespitler bütünüdür. 4.03 İstifa, ölüm gibi sebeplerle Denetleme Kurulu nun durumu: Türk Medeni Kanunu nun 72. maddesi ile derneklerde bulunması zorunlu tutulan organlardan sayılan Denetleme Kurulu, istifalar veya ölüm gibi nedenlerle toplantı ve karar yeter sayısı bulunmayan (1) üye mevcudunadüştüğünde, bu organın yeniden teşekkülü için ivedilikle Olağanüstü Genel Kurul a gidilir. Denetleme Kurulu üyeliklerinin yedekler dâhil tamamının istifa, ölüm veya herhangi başka bir sebeple boşalması halinde, TTDMerkez Yönetim Kurulu, TTD Genel Kurulu nu, Olağanüstü Genel Kurul a çağırmakla mükelleftir. Olağanüstü Genel Kurul, yeni Denetleme Kurulu nun teşekkülü gündemi ile toplanır ve denetim kurulu asıl ve yedek üyeliklerinin seçimini yapar. Denetleme Kurulu; üyeliklerinin tamamının boşalması ve/veya toplantı ve karar yeter sayısı oluşturamayacak mevcuda düşmesi halinde,merkez Yönetim Kurulu nun,genel Kurul ure sen olağanüstü toplantıya çağırmaması durumunda, dernek üyelerinin beşte birinin Merkez Yönetim Kurulu na Olağanüstü Genel Kurul için yazılı başvurusu ile de,merkez Yönetim Kurulu Genel Kurulu Olağanüstü Genel Kurul a çağırmaz ise; Türk Medeni Kanunu nun 75. maddesinin 2. fıkrası amir hükmü; Yönetim Kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hâkimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir. hükmü gereği ilgili sulh hukuk hâkimliğine başvuru yapılır. 5. YÜRÜRLÜK Bu yönerge, Türk Toraks Derneği Merkez Yönetim Kurulu tarafından kabul edildikten sonra yürürlüğe girer ve Denetleme Kurulu asli ve yedek üyelerine iletilir. Ek-1: İç Denetim Raporu Rehberi Ek-2:İç Denetim Rapor Formu 3
EK-1. İÇ DENETİM RAPORU REHBERİ DERNEĞİN DENETLENMESİNDE İNCELENECEK KONULAR 1.01. Dernek Üyelik İşlemleri Türk Medeni Kanunu nun 64. maddesi gereğince; a) Üyelik başvurularının yazılı olarak yapılıp yapılmadığı, b) Bu başvuruların yönetim kurulunca en çok otuz gün içinde karara bağlanıp bağlanmadığı, c) Sonucun başvuru sahibine yazılı olarak bildirilip bildirilmediği, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 1.02. Genel kurul toplantıları Türk Medeni Kanunu nun 62., 72., 83. ve 98. maddeleri ve Dernekler Yönetmeliği nin 12., 16. ve 17. maddeleri gereğince; a) TTD nin olağan Genel Kurul toplantısını tüzüğünde belirtilen zamanda ve Merkez Yönetim Kurulu nun çağrısı üzerine yapıp yapmadığı, b) Genel Kurul a katılma hakkı bulunan üyelerin tamamına Haziran listesinde yer verilip verilmediği, c) Genel Kurul un toplantıya çağrılması, toplantı yeri, toplantı yeter sayısı, toplantı usulü ve toplantılarda karar alınması ve toplantıların yapılması ile ilgili diğer konularda, Türk Medeni Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve TTD Tüzüğü nde bulunan hükümlere uyulup uyulmadığı, ç) Dernek federasyona, federasyon konfederasyona üye ise; üye olduğu üst kuruluşta kendisini temsil edecek en az üç üyesini genel kurulunda seçip seçmediği, ç) Varsa, şubelerin olağan genel kurul toplantılarını, tüzüğünde aksine bir hüküm belirtilmemişse, merkez olağan genel kurulu toplantısından en az iki ay önce tamamlayıp tamamlamadığı, d) Olağan veya olağanüstü Genel Kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, MYK ve Denetleme Kurulları ile diğer organlara seçilen asli ve yedek üyeleri içeren ve Dernekler Yönetmeliği nin ekinde bulunan Genel Kurul Sonuç Bildirimi ve eklerinin mülki idare amirliğine, şubeler tarafından ayrıca genel merkezlerine bildirilip bildirilmediği, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 4
1.03. Dernek faaliyetleri Türk Medeni Kanunu nun 90., Dernekler Kanunu nun 30. maddesi gereğince derneğin; a) Tüzüğünde gösterilen amaç ve bu amacı gerçekleştirmek üzere sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları dışında faaliyette bulunup bulunmadığı, b) Anayasa ve kanunlarla açıkça yasaklanan amaçları veya konusu suç teşkil eden fiilleri gerçekleştirmek amacıyla faaliyette bulunup bulunmadığı, c) Askerliğe, millî savunma ve genel kolluk hizmetlerine hazırlayıcı öğretim ve eğitim faaliyetlerinde bulunup bulunmadığı ve bu amaçları gerçekleştirmek üzere kamp veya eğitim yerleri açıp açmadığı, üyeleri için özel kıyafet veya üniforma kullanıp kullanmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 1.04. Yurt dışından yardım alma Dernekler Kanunu nun 21. ve Dernekler Yönetmeliği nin 18. 21. maddeleri gereğince; a) Derneğin yurtdışından yardım alıp almadığı, b) Yurt dışından nakdi yardım alınması durumunda bunun bankalar aracılığıyla alınması zorunluluğuna uyulup uyulmadığı, c) Derneğin varsa, yurtdışından aldıkları ayni veya nakdi yardımlar için Dernekler Yönetmeliği nin ekinde bulunan EK- 4 formu ile mülki idare amirliğine önceden bildirimde bulunup bulunmadığı, ç) Söz konusu yardımların amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığı, (varsa, yurt dışındaki kişi, kurum veya kuruluşlarla yapılan protokol, sözleşme ve benzerlerinde öngörülen şartlara uygun olarak kullanılıp kullanılmadığı), konularında inceleme ve araştırma yapılır. 1.05. Derneğin defterleri ve kayıt yöntemleri Dernekler Kanunu nun 11. ve Dernekler Yönetmeliği nin 31. 37. maddeleri gereğince, işletme veya bilanço esasına göre defter tutan derneğin, tutulması zorunlu olan ve aşağıda belirtilen defterlerin İçişleri Bakanlığı Dernekler Dairesi Başkanlığı nın 2006/1 ve 2007/2 sayılı tebliğlerinde belirtilen hususlar dikkate alınarak; a) Bilanço esasında defter tutulması halinde, a.1) belirtilen defterleri usulüne uygun tutup tutmadıkları, 5
a.2) Yevmiye Defteri, Büyük Defter ve Envanter Defterinin Vergi Usul Kanunu ile bu Kanunun Maliye Bakanlığı na verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılıp yapılmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 1.06. Derneğin giderleri Türk Medeni Kanunu nun 90., Dernekler Kanunu nun 11. ve Dernekler Yönetmeliği nin 38. 41. maddeleri gereğince; a) Dernek harcamalarının derneğin amacına uygun olarak, dernek tüzüğü ve yönetim kurulu kararlarına istinaden yapılıp yapılmadığı, b) Harcama belgelerinin Denekler Yönetmeliği nde öngörülen fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası ve gider makbuzu ile yapılıp yapılmadığı, c) Dernek tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılan bedelsiz mal ve hizmet teslimleri için Ayni Yardım Teslim Belgesi; kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneğe yapılan bedelsiz mal ve hizmet teslimleri için ise Ayni Bağış Alındı Belgesi düzenlenip düzenlenmediği, ç) Dernek tarafından kullanılan alındı, harcama ve diğer belgelerin; özel kanunlarında belirtilen süreler saklı kalmak üzere, düzenli olarak beş yıl süreyle saklanıp saklanmadığı, d) Derneğin tuttuğu defter esasına göre, yılsonu (31 Aralık) İşletme Hesabı Tablosu veya Bilanço ve Gelir Tablosu düzenleyip düzenlemediği, e) Derneğin gelir ve gider kayıtlarına ve bunlara ilişkin belgelere göre; dönem içindeki gelir ve giderler, önceki dönemden devir, banka, kasa, varsa borç ve alacak ve benzeri ile ilgili hesaplar arasında mutabakat bulunup bulunmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 1.07. Alındı belgeleri Dernekler Kanunu nun 11. ve Dernekler Yönetmeliği nin 42. 47. maddeleri gereğince; a) Dernek tarafından bastırılan Alındı Belgesi ciltlerinin usulüne uygun olarak bastırılıp bastırılmadığı, b) Matbaadan teslim alınma sırasında, Alındı Belgeleri nin, cilt seri ve sıra numarası ile başka herhangi bir yerinde hatası bulunup bulunmadığının sayman üye tarafından kontrol edilerek bir tutanakla teslim alınıp alınmadığı, c) Alındı Belgeleri nin eski ve yeni saymanlar arasında bir tutanak ile devir teslimi yapılıp yapılmadığı, 6
ç) Dernek gelirlerinin, Alındı Belgesi veya bankalar aracılığıyla toplanıp toplanmadığı ve bu belgelerin ilgili defterlere kaydedilip kaydedilmediği, d) Dernek adına gelir tahsil etmeye yetkili olan kişilerin, tahsil ettikleri paraları otuz gün içinde veya tahsilatı 2014 yılı için 1000 TL yi geçenler, (Bu tutar her yıl Maliye Bakanlığınca tespit ve ilan edilen yeniden değerleme oranına göre artırılır) bu süreyi beklemeksizin tahsil ettikleri parayı en geç iki iş günü içinde dernek saymanına teslim edip etmedikleri veya derneğin banka hesabına yatırıp yatırmadıkları, e) Dernek adına gelir tahsil eden kişi veya kişilerin, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilerek, bu kişiler adına dernek yönetim kurulu başkanı tarafından onaylanan yetki belgesinin düzenlenip düzenlenmediği, f) Dernek tarafından düzenlenen yetki belgelerinin birer suretinin dernekler birimine verilip verilmediği, g) Yetki Belgesi düzenlenen kişi veya kişilerin görevinden ayrılması, ölümü, görevine son verilmesi gibi hallerde, verilmiş olan yetki belgelerinin yönetim kuruluna bir hafta içerisinde teslim edilip edilmediği, ğ) Alındı belgelerinin, yönetim kurulu kararı ile yetki verilen kişilerce düzenlenip düzenlenmediği, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 2.0.1. Beyanname Dernekler Kanunu nun 19. ve Dernekler Yönetmeliği nin 83. maddeleri gereğince, a) Derneğin Yönetim Kurulu Başkanı tarafından her takvim yılının ilk dört ayı içinde bir önceki yıla ait Dernekler Yönetmeliği ekinde bulunan EK-21 Dernek Beyannamesi nin mülki idare amirliğine, Şube Yönetim Kurulu Başkanı tarafından ise ayrıca genel merkezlerine verilip verilmediği, b)beyannamelerin gerçeği yansıtıp yansıtmadığı, dernek kayıtlarıyla karşılaştırıldığında herhangi bir tutarsızlığın bulunup bulunmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 3.0.1. Ortak projeler Dernekler Kanunu nun 10. ve Dernekler Yönetmeliği nin 91. maddeleri gereğince, a) Derneğin, kamu kurum ve kuruluşları ile birlikte yürüttüğü bir proje bulunup bulunmadığı, b) Yapılacak protokol gereği oluşturulan Proje Yönetim Grubu tarafından, Protokol ve Proje, Dernekler Yönetmeliği ekinde bulunan EK- 23 formu ile protokol tarihini izleyen bir ay içinde valiliğe bildirilip bildirilmediği, 7
c) Proje çerçevesinde yapılacak harcamalar için ortak bir hesabın açılıp açılmadığı ve harcamaların bu hesaptan yapılıp yapılmadığı, ç) Dernekler Yönetmeliği nin 91. maddesinin ikinci fıkrasında belirlenen diğer esas ve usullere uyulup uyulmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 3.0.2. Platformlar Dernekler Kanunu nun 25. ve Dernekler Yönetmeliği nin 94. maddeleri gereğince; a) Derneğin herhangi bir platforma üye olup olmadığı, b) Üye olduğu platformda derneği temsil edecek kişi veya kişiler için yetkili organının kararının bulunup bulunmadığı, c) Oluşturulan platformun faaliyete geçebilmesi için temsilciler tarafından mutabakat tutanağı düzenlenip düzenlenmediği, ç) Düzenlenen mutabakat tutanağında platformun oluşturulma amacı, çalışmaların yürütüleceği yerleşim yeri, yönetim grubu üyeleri ile koordinatörün isimlerinin belirlenip belirlenmediği, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 4.0.1. Derneğin taşınmaz malları Dernekler Kanunu nun 22. maddesi ile Dernekler Yönetmeliği nin 93. maddesi gereğince; a) Varsa, derneğin edindiği taşınmazları tapuya tescilinden itibaren otuz gün içinde Dernekler Yönetmeliği nin ekinde bulunan EK- 26 formu ile Mülki İdare Amirliği ne bildirilip bildirilmediği, b) Dernek için gerekli taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda Genel Kurul un Merkez Yönetim Kurulu na yetki verip vermediği, c) Derneğin taşınmaz mallarının dernek yararı doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 5.0.1. Yayınlar 5187 sayılı Basın Kanunu nun 4., 5., 7., 10. maddeleri gereğince; a) Derneğin süreli veya süresiz yayınının bulunup bulunmadığı, b) Basılmış eserde zorunlu bilgilere (basıldığı yer ve tarih, basımcının ve varsa yayımcının adları, varsa ticari unvanları ve işyeri adresleri, ayrıca süreli yayında yönetim yeri, sahibinin, varsa temsilcisinin, sorumlu müdürün adları ve yayının türü) yer verilip verilmediği, 8
c) Süreli yayınlarda sorumlu müdür atanıp atanmadığı, ç) Süreli yayınların çıkarılabilmesi için, kaydedilmek üzere, yönetim yerinin bulunduğu yer Cumhuriyet Başsavcılığına beyanname verilip verilmediği, beyanname ve eklerinin teslim edildiğini gösteren bir alındı belgesi alınıp alınmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 6.0.1. Derneğin ticari faaliyetleri 5422 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu, 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu, 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu hükümleri gereğince; a) Derneğin ticari faaliyetinin bulunup bulunmadığı, bu faaliyetle ilgili Kurumlar Vergisi Kanunu hükümleri gereğince kurumlar vergisi mükellefiyeti tesis ettirilip ettirilmediği, b) Derneğin ücretli olarak çalıştırdığı personeline ait prim ve vergilerinin ilgili kurumlara yatırılıp yatırılmadığı, c) Varsa dernek iktisadi işletmesinin iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülüp yürütülmediği, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 7.0.1. Diğer konular Dernekler Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri gereğince; a) Dernek hakkında adli ve idari işlem yapılıp yapılmadığı, b) Derneğin, Dernekler Kanunu nun 28. maddesinde belirtilen kelimeleri dernek adında kullanıp kullanmadığı, c) Dernekler Kanununun 28. maddesinde belirtilen kelimeler dernek adında kullanılıyor ise gerekli iznin alınıp alınmadığı, ç) Derneğin, Dernekler Kanununun 29. maddesinde yasaklanan ad, işaret ve sembolleri kullanma yasağına uyup uymadığı, d) Dernek ikametgâhı ile dernek tüzüğünde yapılan değişikliklerin süresi içinde Mülki İdare Amirliği ne bildirilip bildirilmediği, ayrıca tüzükte yapılan değişiklikler sonucu oluşan yeni tüzüğün şubelere gönderilip gönderilmediği, e) Dernek organlarında meydana gelen değişikliklerin süresi içinde Mülki İdare Amirliği ne bildirilip bildirilmediği, f) Gençlik ve Spor Dernekleri nin, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü nce tutulan kütüğe kayıt ve tescil ettirilip ettirilmediği, g) Kamu yararına çalışma niteliği bulunan derneklerin yönetici ve denetçilerinin mal bildiriminde bulunup bulunmadığı, 9
ğ) Derneğin temsilciliğinin bulunup bulunmadığı, varsa, temsilciliğin adresinin, yönetim kurulu kararı ile temsilci olarak görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından, o yerin mülki idare amirliğine yazılı olarak bildirilip bildirilmediği, h) Dernek tarafından halka açık olarak konser, tiyatro, şenlik veya sinevizyon vb. etkinliklerin düzenlenip düzenlenmediği, ı) Dernek tüzüğünde belirtilen borçlanma usulleri ile ilgili hükümlere uyulup uyulmadığı, i) Dernek Yönetim ve Denetleme Kurulu üyelerine ücret ödenip ödenmediği, j) Dernek Yönetim ve Denetleme Kurulu üyelerine ücret ödeniyorsa buna dair genel kurul kararının alınıp alınmadığı, k) Derneğin, e-dernek uygulamasından yararlanıp yararlanmadığı, l)dernek tüzüğü ile varsa derneğin yetkili organı tarafından çıkarılan yönetmelik vb. alt düzenleyici işlemlerde yer alan diğer hükümlere uyulup uyulmadığı, konularında inceleme ve araştırma yapılır. 10
EK-2 DERNEK İÇ DENETİM RAPORU I. GİRİŞ Denetlenen Derneğin; 1.01. Adı : 1.02. Yerleşim Yeri Adresi : 1.03. Kütük Numarası : 1.04. Bir Önceki Denetim Tarihi : 1.05. Denetimin Başlama-Bitiş Tarihi : 1.06. Denetimin Kapsadığı Dönem : 1.07. Denetimi Yapan Kurul : II. DENETİMDE İNCELENEN HUSUSLAR 2.01. Dernek Üyelik İşlemleri Evet / Hayır Açıklama a)üyelik başvuruları yazılı olarak yapılmış mı? b) Bu başvurular yönetim kurulunca en çok otuz gün içinde karara bağlanmış mı? c) Sonuç başvuru sahibine yazılı olarak bildirilmiş mi? 2.02. Genel Kurul Toplantıları Evet / Hayır Açıklama a) Dernek olağan genel kurul toplantısını yönetim kurulunun çağrısı üzerine ve tüzüğünde belirtilen zamanda yapmış mı? b) Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin tamamına haziran listesinde yer verilmiş mi? c) Genel kurulun olağan veya olağanüstü toplantıya çağrılması, toplantı yeri, toplantı yeter sayısı, toplantı usulü ve toplantılarda karar alınması ve toplantıların yapılması ile ilgili diğer konularda, Türk Medeni 11
Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve dernek tüzüğünde bulunan hükümlere uyulmuş mu? ç) Üst Kuruluşlara üye ise, bu kuruluşlarda temsil edilmek üzere genel kurulca temsilci üyeler seçilmiş mi? d) Şubeler olağan genel kurul toplantılarını, tüzüğünde aksine bir hüküm belirtilmemişse, merkez olağan genel kurulu toplantısından en az iki ay önce tamamlamış mı? e) Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asli ve yedek üyeleri içeren ve Dernekler Yönetmeliği nin ekinde bulunan Genel Kurul Sonuç Bildirimi ve ekleri Mülki İdare Amirliği ne, şubeler tarafından ayrıca genel merkezlerine bildirilmiş mi? 2.03. Dernek Faaliyetleri Evet / Hayır Açıklama a) Tüzüğünde gösterilen amaç ve bu amacı gerçekleştirmek üzere sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları dışında faaliyette bulunmuş mu? b) Anayasa ve kanunlarla açıkça yasaklanan amaçları veya konusu suç teşkil eden fiilleri gerçekleştirmek amacıyla faaliyette bulunmuş mu? c) Askerliğe, millî savunma ve genel kolluk hizmetlerine hazırlayıcı öğretim ve eğitim faaliyetlerinde bulunulmuş mu? Ve bu amaçları gerçekleştirmek üzere kamp veya eğitim yerleri açılmış mı? Dernek üyeleri için özel kıyafet veya üniforma kullanmış mı? 2.04. Yurt Dışından Yardım Alma Evet / Hayır Açıklama a) Dernek yurtdışından ayni veya nakdi yardım almış mı? 12
b) Nakdi yardımlar bankalar aracılığıyla alınmış mı? c) Derneğin yurtdışından aldığı ayni veya nakdi yardımlar, Dernekler Yönetmeliği nin ekinde bulunan Yurtdışından Yardım Alma Bildirimi ile Mülki İdare Amirliği ne önceden bildirilmiş mi? ç) Söz konusu yardımlar amacına uygun kullanılmış mı? (varsa, yurt dışındaki kişi, kurum veya kuruluşlarla yapılan protokol, sözleşme ve benzerlerinde öngörülen şartlara uygun olarak kullanılmış mı?) 2.05. Derneğin Defterleri ve Kayıt Yöntemleri Bilanço esasında defter tutulması halinde, Evet / Hayır Açıklama 1) Karar defterine yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasına göre yazılmış mı? Karar yeter sayısına uyularak alınan kararlar toplantıya katılan üyelerce imzalanmış mı? 2) Üye kayıt defterine üyelerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri işlenmiş mi? 3) Evrak kayıt defterine gelen ve giden evraklar tarih ve sıra numarası ile kaydedilmiş mi? Gelen evrakın asılları, giden evrakın suretleri ve elektronik posta yoluyla gelen veya giden evrakın çıktısı alınmak suretiyle dosyada saklanmış mı? 4) Dernek tarafından bastırılan alındı belgeleri Alındı Belgesi Kayıt Defteri ne işlenmiş mi? 5) Yevmiye Defteri, Büyük Defter ve Envanter Defteri Vergi Usul Kanunu ile bu kanunun Maliye Bakanlığı na verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılmış mı? 13
İşletme veya bilanço esasında defter tutanlar; Açıklama Evet / Hayır 1) Yukarıda belirtilen ve tutulması zorunlu olan defterler notere veya dernekler birimlerine onaylattırılmış mı? 2) Tutulması zorunlu olan defter, belge ve bunlarla ilgili dosyalar düzenli olarak tutulmuş ve muhafaza edilmiş mi? 3) Defter ve belgelerin okunamayacak hale gelmesi veya kaybolması halinde, öğrenme tarihinden itibaren onbeş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine başvurularak zayi belgesi alınmış mı? 2.06. Derneğin Giderleri Evet / Hayır Açıklama a) Dernek harcamaları derneğin amacına uygun olarak, dernek tüzüğü ve yönetim kurulu kararlarına istinaden yapılmış mı? b) Harcama belgeleri Denekler Yönetmeliği nde öngörülen fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası ve gider makbuzu ile yapılmış mı? c) Dernek tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılan bedelsiz mal ve hizmet teslimleri için Ayni Yardım Teslim Belgesi; kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneğe yapılan bedelsiz mal ve hizmet teslimleri için ise Ayni Bağış Alındı Belgesi düzenlenmiş mi? ç) Dernek tarafından kullanılan alındı, harcama ve diğer belgeler; özel kanunlarında belirtilen süreler saklı kalmak üzere, düzenli olarak beş yıl süreyle saklanmış mı? d) Derneğin tuttuğu defter esasına göre, yıl sonlarında 14
(31 Aralık) işletme hesabı tablosu veya bilanço ve gelir tablosu düzenlenmiş mi? e) Derneğin gelir ve gider kayıtlarına ve bunlara ilişkin belgelere göre; dönem içindeki gelir ve giderler, önceki dönemden devir, banka, kasa, varsa borç ve alacak ve benzeri ile ilgili hesaplar arasında mutabakat var mı? 2.07. Alındı Belgeleri Evet / Hayır Açıklama a) Dernek tarafından bastırılan Alındı Belgesi ciltleri usulüne uygun olarak bastırılmış mı? b) Matbaadan teslim alınma sırasında, Alındı Belgeleri, cilt seri ve sıra numarası ile başka herhangi bir yerinde hatası bulunup bulunmadığı sayman üye tarafından kontrol edilerek bir tutanakla teslim alınmış mı? c) Alındı Belgeleri nin eski ve yeni saymanlar arasında bir tutanak ile devir teslimi yapılmış mı? ç) Dernek gelirleri, Alındı Belgesi veya bankalar aracılığıyla toplanmış mı? Ve bu belgeler ilgili defterlere kaydedilmiş mi? d) Dernek adına gelir tahsil etmeye yetkili olan kişiler, tahsil ettikleri paraları otuz gün içinde veya tahsilatı 2005 yılı için 1000.- YTL yi geçenler, (Bu tutar her yıl Maliye Bakanlığı nca tespit ve ilan edilen yeniden değerleme oranına göre belirlenir.) bu süreyi beklemeksizin tahsil ettikleri parayı en geç iki iş günü içinde dernek saymanına teslim etmiş veya derneğin banka hesabına yatırmış mı? e) Dernek adına gelir tahsil eden kişi veya kişiler, 15
yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilerek, bu kişiler adına dernek Yönetim Kurulu Başkanı tarafından onaylanan yetki belgesi düzenlenmiş mi? f) Dernek tarafından düzenlenen yetki belgelerinin birer sureti dernekler birimine verilmiş mi? g) Yetki Belgesi düzenlenen kişi veya kişilerin görevinden ayrılması, ölümü, görevine son verilmesi gibi hallerde, verilmiş olan yetki belgeleri yönetim kuruluna bir hafta içerisinde teslim edilmiş mi? ğ) Alındı Belgeleri yönetim kurulu kararı ile yetki verilen kişilerce mi düzenlenmiştir? 2.08. Dernek Lokali Evet / Hayır Açıklama a) Derneğin lokali var mı? b) Lokal olarak açılan yere Mülki İdare Amirliği nce Lokal Açma ve İşletme İzin Belgesi verilmiş mi? c) Dernek yönetim kurulu kararıyla lokal sorumlu müdürü tayin edilerek Mülki İdare Amirliği ne bildirilmiş mi? ç) Lokal sorumlu müdürünün değiştirilmesi durumunda, değişiklik on beş gün içinde Mülki İdare Amirliği ne bildirilmiş mi? d) Lokalde alkollü içki kullanılıyor mu? e) Lokalde alkollü içki kullanılmasına Mülki İdare Amirliği nce izin verilmiş mi? f)tütün, Tütün Mamulleri ve Alkollü İçkiler Piyasası Düzenleme Kurumu ndan alkollü içki satış belgesi alınmış mı ve bu belgenin yıllık uzatma işlemi yapılmış mı? g) Dernekler Yönetmeliğinin 63. maddesi gereğince, Dernek yönetim kurulu tarafından Lokal Yönergesi 16
hazırlanmış mı? ğ) Dernekler Yönetmeliğinin 66. ve 67. maddelerinde belirtilen yasaklara uyuluyor mu? (Kumar oynatılması; lokalin umuma açık yer durumuna gelmesi; lokal yönergesine aykırı hareket edilmesi; lokalde uyuşturucu madde imal edilmesi, satılması, kullanılması veya bulundurulması; 6136 sayılı Kanuna aykırı silah bulundurulması veya satılması; genel güvenliğe ve genel ahlaka aykırı faaliyetlerde bulunulması.) h) Dernek lokalinde üyelere mal ve hizmet arzı yapılması durumunda, kurumlar vergisi mükellefiyeti tesis ettirilmiş mi? ı) Lokalde ücretli olarak çalıştırılan kişilere ait prim ve vergiler ilgili kurumlara yatırılmış mı? i) Yönetim Kurulu nca lokal kimlik kartları ile misafir kartları düzenlenmiş mi? 2.09. Derneğin Diğer Tesisleri Evet / Hayır Açıklama a) Derneğin lokal dışında başka bir tesisi var mı? b) Varsa, bu tesislerin açılmasına ilişkin gerekli izinler alınmış mı? Alınan izin belgelerinin bir sureti dernekler birimine verilmiş mi? 2.10. Derneğin Sandığı Evet / Hayır Açıklama a) Derneğin sandığı var mı? b) Dernek sandığı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği ne uygun olarak kurulmuş mu? c) Dernek üyesi olmayan kişiler sandık üyesi olarak kabul edilmiş mi? ç) Sandık organları oluşturulmuş mu? d) Sandık genel kurulları zamanında yapılmış mı? 17
e) Sandığa ait defterler tutulmuş mu? f) Dernekler Yönetmeliği nin ONBİRİNCİ BÖLÜMÜ nde belirlenen diğer esas ve usullere uyulmuş mu? 2.11. Beyanname Evet / Hayır Açıklama a) Derneğin yönetim kurulu başkanı tarafından her takvim yılının ilk dört ayı içinde bir önceki yıla ait Dernekler Yönetmeliği ekinde bulunan EK-21 Dernek Beyannamesi Mülki İdare Amirliği ne, şube yönetim kurulu başkanı tarafından ise ayrıca genel merkezlerine verilmiş mi? b) Beyannameler gerçeği yansıtmakta mıdır? Dernek kayıtlarıyla karşılaştırıldığında herhangi bir tutarsızlık bulunmakta mıdır? 2.12. Ortak Projeler Evet / Hayır Açıklama a) Derneğin kamu kurum ve kuruluşları ile birlikte yürüttüğü bir proje var mı? b) Yapılacak protokol gereği oluşturulan Proje Yönetim Grubu tarafından, Protokol ve Proje, Dernekler Yönetmeliği ekinde bulunan EK- 23 formu ile protokol tarihini izleyen bir ay içinde valiliğe bildirilmiş mi? c) Proje çerçevesinde yapılacak harcamalar için ortak bir hesap açılmış mı? Ve harcamalar bu hesaptan yapılmış mı? ç) Dernekler Yönetmeliğinin 91. maddesinin ikinci fıkrasında belirlenen diğer esas ve usullere uyulmuş mu? 2.13. Platformlar Evet / Hayır Açıklama a) Dernek herhangi bir platforma üye mi? b) Üye olduğu platformda derneği temsil edecek kişi 18
veya kişiler için yetkili organın kararı var mı? c) Oluşturulan platformun faaliyete geçebilmesi için temsilciler tarafından mutabakat tutanağı düzenlenmiş mi? ç) Düzenlenen mutabakat tutanağında platformun oluşturulma amacı, çalışmaların yürütüleceği yerleşim yeri, yönetim grubu üyeleri ile koordinatörün isimleri belirtilmiş mi? 2.14. Derneğin Taşınmaz Malları Evet / Hayır Açıklama a) Derneğin taşınmaz malı var mı? b) Derneğin edindiği taşınmazlar, tapuya tescilinden itibaren otuzgün içinde Dernekler Yönetmeliği nin ekinde bulunan EK- 26 formu ile Mülki İdare Amirliği ne bildirilmiş mi? c) Dernek için gerekli taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda genel kurul yönetim kuruluna yetki vermiş mi? ç) Derneğin taşınmaz malları dernek yararı doğrultusunda kullanılıyor mu? d) Dernek taşınmaz mallarının kullanımı (Kira, tahsis vb.) hususunda yönetim kurulu kararı var mı? Bu kararlara uygun işlem yapılmış mı? 2.15. Yayınlar Evet / Hayır Açıklama a) Derneğin süreli veya süresiz yayını var mı? b)basılmış eserde zorunlu bilgilere (basıldığı yer ve tarih, basımcının ve varsa yayımcının adları, varsa ticari unvanları ve işyeri adresleri, ayrıca süreli yayında yönetim yeri, sahibinin, varsa temsilcisinin, sorumlu müdürün adları ve yayının türü) yer verilmiş mi? c) Süreli yayınlarda sorumlu müdür atanmış mı? 19
ç) Süreli yayınların çıkarılabilmesi için, kaydedilmek üzere, yönetim yerinin bulunduğu yer Cumhuriyet Başsavcılığı na beyanname verilmiş mi? Beyanname ve eklerinin teslim edildiğini gösteren bir alındı belgesi alınmış mı? 2.16. Derneğin Ticari Faaliyetleri Evet / Hayır Açıklama a) Derneğin ticari faaliyeti var mı? Bu faaliyetle ilgili Kurumlar Vergisi Kanunu hükümleri gereğince kurumlar vergisi mükellefiyeti tesis ettirilmiş mi? b) Derneğin ücretli olarak çalıştırdığı personeline ait prim ve vergiler ilgili kurumlara yatırılmış mı? c) Varsa, dernek iktisadi işletmesinin iş ve işlemleri ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülüyor mu? 2.17. Diğer Konular Evet / Hayır Açıklama a) Dernek hakkında herhangi bir adli veya idari işlem yapılmış mı? b) Dernek, Dernekler Kanunu nun 28. maddesinde belirtilen kelimeler dernek adında kullanılıyor mu? c) Dernekler Kanununun 28. maddesinde belirtilen kelimeler dernek adında kullanılıyor ise gerekli izin alınmış mı? ç) Dernek, Dernekler Kanunu nun 29. maddesinde yasaklanan ad, işaret ve sembolleri kullanma yasağına uymuş mu? d) Dernek ikametgahı ile dernek tüzüğünde yapılan değişiklikler süresi içinde Mülki İdare Amirliği ne bildirilmiş mi? Tüzükte yapılan değişiklikler şubelere bildirilmiş mi? e) Dernek organlarında meydana gelen değişiklikler süresi içinde Mülki İdare Amirliği ne bildirilmiş mi? 20
f) Gençlik ve Spor Dernekleri, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü nce tutulan kütüğe kayıt ve tescil ettirilmiş mi? g) Kamu yararına çalışma niteliği bulunan derneklerin yönetici ve denetçileri mal bildiriminde bulunmuş mu? ğ) Derneğin temsilciliği var mı? Varsa, temsilciliğin adresi, yönetim kurulu kararı ile temsilci olarak görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından o yerin Mülki İdare Amirliği ne yazılı olarak bildirilmiş mi? h) Dernek tarafından halka açık olarak konser, tiyatro, şenlik veya sinevizyon vb. etkinlikler düzenlenmiş mi? ı) Dernek tüzüğünde belirtilen borçlanma usulleri ile ilgili hükümlere uyulmuş mu? i) Dernek Yönetim ve Denetleme Kurulu üyelerine ücret ödeniyor mu? j) Dernek Yönetim ve Denetleme Kurulu üyelerine ücret ödeniyorsa buna dair Genel Kurul kararı alınmış mı? k) Dernek, e-dernek kullanıcısı mı? l) Dernek tüzüğü ile varsa derneğin yetkili organı tarafından çıkarılan yönetmelik vb. alt düzenleyici işlemlerde yer alan diğer hükümlere uyulmuş mu? IV- MALİ BİLGİ İşletme Defteri tutan (Basit Usul) Derneğin.../.../200. -.../...200. tarihleri arasındaki hesap özeti: GİDERLER (YTL) Önceki Yıldan Devreden Borç GELİRLER (YTL) : Önceki Yıldan Devreden Gelir : 21
a) Kasa : b) Banka : c) Alacaklar : Genel Giderler : Üye Ödentileri : Personel Giderleri : Finansal Gelirler : Amaç ve Hizmet : İktisadi İşletme Gelirleri : Giderleri Diğer Giderler : Bağış ve Yardımlar : Kasa : Devlet Katkıları : Banka : Diğer Gelirler : Menkul Kıymetler : Borçlar : Alacaklar : : Genel Toplam : Genel Toplam : V- ÖNCEKİ DENETİM Önceki denetimde yapılan tenkit ve işlemler ile tavsiye olunan konular yerine getirilmiş midir? Getirilmemişse nedenleri nelerdir? VI. ELEŞTİRİ VE TAVSİYE EDİLEN HUSUSLAR 6.01. 6.02. VII. SONUÇ 7.01. YÖNETİM KURULUNCA YAPILMASI GEREKENLER a) b) 7.02. GENEL KURULCA YAPILMASI GEREKENLER 22
a) b) Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı İmza İmza İmza Kaynaklar: 5253 Sayılı Dernekler Kanunu Madde 9-Derneklerde iç denetim esastır. Genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Denetim Kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar. 23
Denetim kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur. 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu Madde 86- Denetim kurulu, üç asıl ve üç yedek üyeden az olmamak üzere dernek tüzüğünde belirtilen sayıda üyeden oluşur. Denetim kurulu, denetleme görevini, dernek tüzüğünde belirtilen esas ve usullere göre yapar; denetleme sonuçlarını bir raporla yönetim kuruluna ve genel kurula sunar. Denetim Kurulu, derneğin asli ve zorunlu organlarından birisi olup gerekli gördüğü hallerde dernek genel kurulunun olağanüstü olarak toplanmasını talep etme yetki ve salahiyetine haizdir. Türk Medeni kanununa göre dernek denetim kurulunun asgari 3 kişiden oluşması gerekmekte olup asıl üye sayısı kadarda yedek üye seçilmelidir. Denetim Kurulu, bir yandan derneğin tüm faaliyetlerinin tüzük amaçları doğrultusunda yürütülüp yürütülmediğini denetlerken, diğer yandan bu faaliyetlere esas defter, dosya ve diğer kayıtlar ile derneğin icrai muamelatının mevzuata uygunluğunu denetleyecektir. Dernek denetim kurulu mutad denetimi Tüzüğümüz gereği 6 ayda bir yapacaktır. Türk Toraks Derneği Tüzüğü (8.6.2014 Genel Kurul da kabul edilmiş şekli) Madde 17: Denetleme Kurulu, Adaylık ve Seçim Süreci Komitesi tarafından, Yönetim Kurulu Üye adaylarının tasnifinde kullanılan yöntemle belirlenen en az 6 aday içinden Genel Kurul tarafından kapalı oyla iki yıl için seçilen 3 asil 3 yedek üyeden oluşur. İlk toplantısını, seçimi takip eden ilk hafta içinde yaparak bir başkan seçer. Denetleme kurulu genel kurula bağlı olarak çalışır. Her 6 ayda bir denetleme görevini yaparak raporun bir suretini yönetim kuruluna verir. Denetleme Kurulu nun her altı ayda bir yapacağı iç denetimin içeriği ve yöntemi bir yönerge ile belirlenir. Denetleme kurulu, Genel Merkez Yönetim Kurulu nun her türlü tasarrufunu denetler fakat müdahale edemez. Genel Merkez Genel Kurulu ndan en geç 10 gün önce denetleme raporunu Genel Merkez Yönetim Kurulu na verir ve bu rapor Genel 24
Merkez Genel Kurulu na sunulur. Denetleme sırasında kanun ve tüzüğe aykırı işlemleri tespit ettiğinde Olağanüstü genel kurul yapılmasını yönetim kurulundan talep eder. Denetim Kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur. Madde 32: Şube Denetleme Kurulu ve görevleri: Şube Denetleme Kurulu, Şube Genel Kurulu nda üç asil ve üç yedek üye olarak kapalı oyla seçilir. Yedi gün içinde toplanarak kendi içlerinde bir başkan seçerler. Şube Denetleme Kurulu nun görev ve yetkileri Genel Merkez Denetleme Kurulu nun aynısıdır. Şube Denetleme Kurulu nun denetleme usulü de genel merkezdeki gibidir. Madde 36. İç Denetim; Genel Merkez Denetleme Kurulu tarafından yılda iki kez iç denetim yapılır. Genel Merkez Yönetim Kurulu gerekli gördüğünde; bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel Merkez Denetleme Kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve her 6 ayda bir denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde Genel Merkez Yönetim Kurulu na ve toplandığında Genel Kurul a sunar. Denetim kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur. 25