Eksik gün bildirim (Ek-10) formunda dikkat edilecek hususlar Değerli Meslektaşlar ve Uygulayıcılar! Tarafıma, gerek sözlü, gerek telefon, gerekse e-mail yoluyla, meslektaşlarımız ve uygulayıcılar tarafından en sık sorulan sorulardan birisi de EK-10 (Eksik Gün Bildirim) Formları hakkında olanlardır. Yoğun bir çalışma döneminde olduğumuz şu günlerde çok fazla detaya ve ayrıntıya girmeden Ek-10 formunda yaşanan sıkıntıları ve izlenmesi gereken yolları izah etmeye çalışacağım. Öncelikle ; 12/05/2010 Tarih ve 27579 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Sigorta İşlemleri Yönetmeliği nin 102.maddesinin, konuyla ilgili 12. ve 13. fıkralarını, açıklamalarıma yön vermesi amacıyla aynen aşağıya alıyorum. 12-Aylık prim ve hizmet belgesi ile birlikte ay içinde otuz günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılara ilişkin; a) Kurumca yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış istirahatlı olduğunu gösteren raporu, b) Ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi, c) Disiplin cezası uygulaması, gözaltına alınma ile tutukluluk hâline ilişkin belgeleri, ç) Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesi, d) İşverenin veya sigortalının imzasını da taşıyan puantaj kayıtları, e) Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmî makamlardan alınan yazı örneği, sigortalıların eksik gün bildirimine ilişkin bilgi formu (Ek-10) ekinde Kuruma verilir veya Acele Posta Servisi, iadeli taahhütlü ya da taahhütlü olarak gönderilir. 13-Onikinci fıkrada sayılan hâllere ilişkin belgelerin geriye yönelik olarak her zaman düzenlenebilir nitelikte olanları, aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süreden sonra verilmesi hâlinde işleme konulmaz. Bu durumların dışındaki otuz günden az çalışılan sürelere ait geçerli belgeleri belirlemeye Kurum Yönetim Kurulu yetkilidir. Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 102.maddesinin 12 ve 13.fıkraları aynen yukarıdaki gibi. Elbette hepimiz Ek-10 formunu SGK na iletirken, ekine yukarıda sayılan belgeleri iliştiriyor, APHB lerinde, eksik gün beyanlarını da bu doğrultuda yapıyoruz. En sık karşılaşılan sorunlar olan; 12.fıkranın a) / b) / ç) / d) alt bentleri kapsamında Ek-10 formuna bir göz atalım isterseniz. Geçici İş Göremezlik Belgeleri (Raporlar) I- Geçici İş Göremezlik Belgesinin Ek-10 Ekinde Kuruma Verilmesi Hali : Çalışan tarafından alınmış geçici iş göremezlik belgesine istinaden, çalışanın APHB nde eksik günle gösterilip, raporun bir fotokopisinin Ek-10 ekinde SGK na verilmesinde çok fazla sıkıntılar yaşanmıyor. Burada karşılaşılacak en büyük sıkıntı geçici iş göremezlik belgesinin kurumca yetkilendirilmemiş sağlık hizmeti sunucusundan yani anlaşmalı olmayan bir kurumdan alınmış olması halidir. Bu durumda anlaşmalı sağlık kurumu olmayan sağlık hizmeti sunucularından alınan geçici iş göremezlik belgelerinin (raporların), Kurumla Sözleşmeli Resmi Sağlık Hizmeti sunan sağlık kurulunca (2010/66 sayılı SGK genelgesi gereği) onanması gerekecektir. Bu şekilde işlem yapılmamış, kurumla anlaşması bulunmayan sağlık hizmeti sunucularından alınan raporlara istinaden APHB inde eksik gün gösterilmesi ve Ek-10 ekinde bu onanmamış raporun
verilmesi durumunda, SGK tarafından fark primlerin istenmesi söz konusu olmayacak, fakat raporlu personel geçici iş göremezlik ödeneğini alamayacaktır. II- Geçici İş Göremezlik Belgesinin Ek-10 Ekinde Kurama Verilmemesi Hali: Çalışan tarafından alınmış geçici iş göremezlik belgelerine istinaden APHB inde eksik gün gösterilmiş fakat bu geçici iş göremezlik belgesi takip eden ayın 23.günü akşamına kadar SGK na Ek-10 formu ekinde verilmemiş ise, SGK tarafından eksik günlerin tamamlanmak suretiyle Ek APHB istenmesi söz konusu olsa da yasal süresi dışında Ek-10 formu ile birlikte iş göremezlik belgesinin kuruma ibrazı halinde, Ek APHB verilmesine gerek kalmayacaktır. Zira iş göremezlik belgeleri sonradan düzenlenmesi muhtemel belge kapsamında olmayıp, resmi belge niteliğindedir. Ancak böyle bir durumda Ek-10 ekinde iş göremezlik belgesinin (raporun) kurama verilmemiş olması, çalışanın Geçici İş Göremezlik Ödeneğini alamamasına neden olacaktır. Bu durumda da rapor suretini yasal süresi dışında Ek-10 ekinde kuruma verilmesi halinde de herhangi bir İPC söz konusu olmaksızın yasal süresinde verilmiş gibi işlem görecek, çalışanın iş göremezlik ödeneği alması da sağlanacaktır. Yani iş göremezlik belgelerinin Ek-10 formu ekinde, yasal süresi dışında, İPC olmaksızın kuruma verilmesi her zaman mümkündür. Ancak kurumca yetkilendirilmemiş sağlık hizmeti sunucusundan yani anlaşmalı olmayan bir kurumdan alınmış geçici iş göremezlik belgesine istinaden, Kurumla Sözleşmeli Resmi Sağlık Hizmeti sunan sağlık kurulunca onanmaksızın APHB inde eksik gün gösterilmesi ve Ek-10 ekinde bu onanmamış raporun verilmemesi durumunda, (böyle bir raporun geriye dönük alınabilmesi ihtimalinin olduğu aşikardır) SGK tarafından fark primlerin istenmesi yani eksik günlerin tamamlanması için Ek APHB ile ek prim, gecikme zam ve cezası talebi söz konusu olabileceği gibi yine çalışana iş göremezlik ödemesi de yapılmayacaktır. Ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi, I-Ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesinin verilmesi hali: Ay içerisinde çeşitli sebeplerle ücretsiz izin talebinde bulunan personel için, bu talebin yazılı hale getirilip, ilgili işverene/işyerine hitaben yazılmış bir dilekçe veya form olarak beyan edilmesi, işveren tarafından bu form veya dilekçenin UYGUNDUR şeklinde onaylanıp imzalanarak özlük dosyasında muhafazası gerekecektir. Bu onaylanmış talebe istinaden APHB inde ilgili personelin eksik gün beyanı yapılıp yine takip eden ayın 23.günü akşamına kadar SGK na EK-10 ekinde verilmesi gerekmektedir. Çalışan tarafından imzalanarak işverence onaylanmış bu form veya dilekçenin Ek-10 ekinde kuruma verilmesi durumunda herhangi bir sıkıntı yaşanmayacaktır. (Ancak bu eksik bildirimlerin aynı çalışan için sık sık veya hemen hemen her ay tekrarlanmaması kanaatindeyim) II-Ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesinin Ek-10 ekinde Kuruma Verilmemesi Hali: Ay içerisinde yukarıda izah edildiği şekilde yazılı olarak işverenine müracaat ederek, işverence onaylı ücretsiz izin talebinde bulunan personele, bu talebe istinaden verilen ücretsiz izinlerin APHB inde ek gün olarak gösterilmesi, fakat Ek-10 ekinde takip eden ayın 23.günü akşamına kadar SGK na verilmemesi halinde, (Ücretsiz izin formları geriye dönük düzenlenmesi muhtemel evraklardan olduğundan, yasal süre içerisinde kuruma ibrazı gerekir) kurumca, beyan edilen eksik günler için Ek APHB talep edilecek, eksik günlere ait prim, gecikme zam ve cezası tahakkuk ettirilecektir. Ancak unutmadan belirteyim Ek-10 verilmemesi veya ekinde bu belgenin verilmemesi durumunda fark prim, gecikme zam ve cezası dışında ayrıca bir İPC uygulanmayacaktır. Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesi, I- Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesinin Ek-10 ekinde Verilmesi Hali: Kısmi süreli iş sözleşmesi, ay içerisinde çalışanlar için hazırlanan bir sözleşmedir. (4857 sayılı İş Kanunu:.. işçinin normal çalışma süresinin, tam süreli iş sözleşmesiyle çalışan emsal işçiye göre önemli ölçüde daha az belirlenmesi durumunda sözleşme kısmi süreli iş sözleşmedir.. ) Kısmi süreli iş sözleşmeleri işçi ve işveren arasında herhangi bir kurum tarafından onaylanmaksızın yapılabileceği gibi, yine noter tarafından onaylanmak suretiyle işçi ve işveren tarafından da yapılabilmektedir. Noterde Yapılan Kısmi Süreli İş Sözleşmeleri: Noter aracılığı ile yapılan kısmi süreli iş sözleşmesine istinaden, ilgili personel için APHB inde eksik gün gösterilmiş ve Ek-10 ekinde bu sözleşme kuruma verilmiş ise hiçbir sorun yaşanmayacaktır.
Noterde Yapılmayan Kısmi Süreli İş Sözleşmeleri: Bu sözleşmelere istinaden de çalışan adına APHB inde eksik gün beyan edilmesi ve Ek-10 ekinde ilgili sözleşmenin kuruma takip eden ayın 23.günü akşamına kadar verilmesi durumunda, kurumun herhangi bir şekilde Ek APHB talebi, gecikme zammı, cezası veya İPC talebi olmayacaktır. İster noterde yapılsın isterse işçi ve işveren arasında noterde onaylanmaksızın yapılsın, bu sözleşmelere istinaden AHPB inde eksik gün beyan edilmesi durumunda, ilgili ayı takip eden ayın 23.günü akşamına kadar SGK na EK-10 formu ekinde bu sözleşmelerin verilmesi yeterlidir. Takip eden aylarda dahi verilmesine gerek yoktur. Noter onaylı belge zaten sonradan düzenlenmesi muhtemel belge statüsünde olmamakla birlikte, işçi ve işveren tarafından kendi aralarında düzenlenen kısmi süreli sözleşme de kurum kayıtlarına girmiş olmakla, sonraki aylarda, sonradan düzenlenmesi muhtemel belge olma niteliğinden de çıkmış olacaktır. Dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta, Ek-10 verilirken hazırlanan ön dilekçede, en alt satıra verilen eklerin listesini yazmak olacaktır. Örneğin; Ekler : 1-1 adet iş göremezlik, 2-1 adet ücretsiz izin formu, 3-1 adet Kısmi Süreli İş Sözleşmesi gibi. Bu durumda evrak kayıt numarası alınan dilekçenin bir sureti bizde de yer alacağından, ilgili belgelerin dilekçe ekinde yer almadığına dair SGK nın talepleri de asılsız kalmış olacaktır. (Ek-10 ekindeki belgelerin kaybolması en sık karşılaşılan sorunlardan biri olması nedeniyle) Aksi takdirde, Ek-10 ekinde sözleşmenin yer almadığına, bu sebeple Ek APHB verilmesi gerektiğine, ek prim, gecikme zammı ve cezası ödeneceğine ilişkin kurum taleplerine boyun eğmek gerekir. Dilekçe de bu ekleri yazmak, (her ne kadar Ek-10 formunda bu belgelerin sayısının belirtildiği bir bölüm bulunsa da evrak kayıt numarasının dilekçeye verilmesi nedeniyle) ileride olası bu tarz taleplere karşı direnebilme ve dava hakkımızı saklı tutacaktır. II- Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesinin Ek-10 ekinde Verilmemesi Hali: Noter onaylı kısmi süreli iş sözleşmesi bakımından: Noter onaylı kısmi süreli iş sözleşmesinin Ek-10 ekinde kuruma verilmemiş olması durumunda, yine kurum tarafından Ek APHB talebi ile karşı karşıya kalınacak, ancak ilgili dönem Ek-10 formu ve ekinde noter onaylı kısmi süreli iş sözleşmesini YASAL SÜRESİ DIŞINDA, kurumun bu talebine istinaden vermekle, problem yine ortadan kalkacaktır. Zira noter onaylı kısmi süreli iş sözleşmesi, sonradan düzenlenmesi muhtemel bir evrak değildir ve yasal süresi dışında da kuruma verilebilir, ibraz edilebilir. Noterde Yapılmayan Kısmi süreli iş sözleşmeleri bakımından: Salt işçi ve işveren tarafından kendi aralarında yapılarak noterde onaylanmayan kısmi süreli iş sözleşmelerine istinaden APHB inde eksik gün gösterilmiş, fakat bu kısmi süreli iş sözleşmesi Ek-10 ekinde takip eden ayın 23.günü akşamına kadar SGK na verilmemiş ise, kurumca ilgili döneme ilişkin Ek APHB talep edilerek, ek primlerin, gecikme zam ve cezalarının tahsili yoluna gidilecektir. Bu durumda ek prim, gecikme zam ve cezalarını ödemekten başkaca bir yol kalmayacaktır. Zira noter onaylı olmayan bu kısmi süreli iş sözleşmesi, geriye dönük hazırlanabilecek bir evrak niteliğindedir ve yasal süresi dışında verilmesi problemi çözmeyecektir. İşverenin veya sigortalının imzasını da taşıyan puantaj kayıtları, I- İşverenin veya sigortalının imzasını da taşıyan puantaj kayıtlarının Ek-10 ekinde Verilmesi Hali: Ay içerisinde kısmi süreli iş sözleşmesi olmaksızın çeşitli nedenlerle eksik çalışması bulunan personel/personeller için APHB inde eksik gün gösterilmiş ise, ilgili ayı takip eden ayın 23.günü akşamına kadar SGK na Ek-10 ekinde bu eksik günleri içeren puantaj kayıtlarının verilmesi gerekecektir.
Burada en sık karşılaşılan sorun, puantaj kayıtlarının imzasız olmasıdır. Yönetmelikte de belirtildiği üzere puantaj kayıtlarında EN AZ işçi veya işveren, yani ikisinden birinin imzası bulunmalıdır. Puantaj kayıtlarının belli bir formatı olmayıp, Excel tablosu şeklinde yapılarak, ait olduğu dönemin, işyerinin sgk sicil numarasının, ilgili aya ait çalışılan günlerin ( * veya X ) işareti ile işaretlenmesi, çalışılmayan (eksik gösterilen günlerin) de eksi (-) veya başkaca bir işaretlenme belirlenmesi, personellerin TC kimlik numaraların, ad ve soyadlarının yer alması, çalışanların imzalarının bulunması, yeterli olacaktır. Ancak bu şekilde yapılacak tablo için işveren imzasını da almak en sağlam yollardan birisi olacaktır. (İşçinin imzasının bulunması halinde işveren imzası, işverenin imzası bulunması halinde işçinin imzası aranmayacaktır) Puantaj tablosunun Ek-10 ekinde ve yasal süresinde verilmesine rağmen en sık karşılaşılan bir diğer sorun da, kurumca bu kişilerin kısmi süreli iş sözleşmelerinin talep edilmesi, ibraz edilememesi durumunda da yine Ek APHB talebi, eksik günlerin, gecikme zam ve cezalarının tahsili yoluna gidilmesidir. Bunun da en temel sebebi, sürekli olarak (hemen hemen her ay) kısmi süreli iş sözleşmesi sınırları içinde kalacak gün sayısında (tam süreli olarak çalışan normal sigortalının çalışma süresinin en fazla 2/3 üne kadar olanlar kısmi süreli kabul edilir) puantaj tablosu ile eksik gün bildirilmesidir. Yani artık bu kişiler kısmi süreli çalışan olarak kabul edilerek, sözleşmeleri talep edilmektedir. Zira puantaj kayıtları salt işveren imzası ile de verilebilmekte olduğundan, çalışan adına işverence haksız yere eksik gün beyan edilmesi ihtimali her zaman mevcuttur. Bundan dolayı puantaj kayıtlarında sürekli olarak aynı personel veya personeller eksik günlü gösterilmemelidir. Bu durumda bu kişiler için kısmi süreli iş sözleşmesi yapılarak Ek-10 formu ekinde bu sözleşmelerin verilmesi çok daha isabetli olacaktır. II - İşverenin veya sigortalının imzasını da taşıyan puantaj kayıtlarının Ek-10 ekinde Verilmemesi Hali: Ay içerisindeki eksik çalışması bulunan personelin, ilgili ay APHB inde eksik günlerinin beyan edilmesine karşın, takip eden ayın 23.günü akşamına kadar SGK na Ek-10 formu ekinde verilmemesi durumunda, kurumca Ek APHB talep edilerek, eksik primlerin, zam ve cezalarının tahsili yoluna gidilecek, ancak Ek-10 formunun veya puantaj tablosunun Ek-10 formu ekinde verilmemesi nedeniyle herhangi bir İPC uygulanmayacaktır. Tüm bu açıklamalardan sonra şunları tekrar ifade etmekte fayda görüyorum. 1- Ek-10 formlarını verdiğimiz ön dilekçe de, mutlaka ek belge sayısını belirterek açıklamalı olarak yazalım. (Örnek 2010/X ayına aitpuantaj tablosu veya 1 adet kısmi süreli iş sözleşmesi vb. ) 2- Sonradan düzenlenmesi muhtemel belge kavramını iyi analiz ederek, ücretsiz izin formu, puantaj kayıtları vb. belgeleri yasal süresinde Ek-10 formu ile birlikte kuruma ibraz edelim. 3- Kısmi süreli iş sözleşmeleri ister noter onaylı, isterse salt işçi-işveren arasında yapılmış olsun yine yasal süresinde kuruma ibraz edelim. Sonraki aylarda aynı sözleşmeyi ibraz etmeye gerek bulunmamaktadır. Ancak ilk ayda bu işlemi yaptığımızdan emin olarak, noter onaylı olmayan kısmi süreli iş sözleşmelerimizin kurum kayıtlarına girdiğine emin olalım. 4- Puantaj kayıtlarında sık sık aynı personel için eksik gün beyan etmeyelim. Böyle durumlarda bu tarz personel için kısmi süreli iş sözleşmesi yaparak, bu sözleşmeye istinaden eksik gün beyanında bulunmak ve Ek-10 ekinde bu sözleşmeyi vermek yoluna gidelim. 5- Ek-10 formunun veya ekindeki belgelerin yasal süresi içinde kuruma verilmemesi durumunda, herhangi bir İPC uygulanmaz, bu durumda APHB indeki eksik gün sebebi, sonradan düzenlenmesi muhtemel belgelere dayalı ise, bu döneme ilişkin Ek APHB talep edilerek, ek prim, gecikme zam ve cezası söz konusu olur. (Ek APHB verilmesi nedeniyle İPC) 6- Tüm bunlardan sonra Soysal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 102.maddesinin 13.fıkrasında yer alan otuz günden az çalışılan sürelere ait geçerli belgeleri belirlemeye Kurum Yönetim Kurulu yetkilidir ibaresini de hafızalardan çıkarmamak gerek diye düşünüyorum. 7- Son olarak; 12/05/2010 tarih ve 27579 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan, İstirahatli Olan Sigortalıların İşyerinde Çalışmadıklarına Dair Bildirimin İşverenlerce Sosyal Güvenlik Kurumuna Gönderilmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve 2010/66 SGK genelgesi gereği, istirahat bitim tarihinden itibaren 5 İŞ GÜNÜ içinde, ÇALIŞAMAMAZLIK BİLDİRİMLERİNİN sistemden giriş yapılması gerektiğini de unutmayalım. Yoğun bir çalışma döneminde olduğumuz şu günlerde, sayın Mustafa Gülşen in kaleme alınmasında vesile olduğu bu nacizane çalışmamda, bazı hatalar ve eksiklikler olduysa tüm meslektaş ve uygulayıcıların affına sığınıyorum. Faydalı olması temennisiyle. Saygılarımla, 18/10/2010
Ferhat SERTEL Smmm http://www.muhasebetr.com/yazarlarimiz/ferhatsertel/001/