Sayfa No : 1/6 İŞ SEYAHATİ PROSEDÜRÜ DEĞİŞİKLİK KAYDI REV TARIH SAYFA DEĞİŞİKLİK TANIMI 00 -
Sayfa No : 2/6 1- AMAÇ Bu prosedürün amacı, Emek Boru (prosedürde Şirket olarak anılacaktır) bünyesinde çalışan personelin iş maksadı ile yapacakları yurt dışı ve yurt içi seyahatlerde uymaları gereken esasları ve genel prensiplerini belirlemektir. 2- KAPSAM Bu prosedür, Şirket bünyesinde çalışan tüm personeli kapsar. 3- SORUMLULUK Prosedürün uygulanmasından İnsan Kaynakları Bölümü, Bölüm Yöneticileri ve çalışanlar sorumludur. 4- TANIMLAR ve KISALTMALAR 5- PROSEDÜR 5.1. İŞ SEYAHATİ BAŞVURUSU İlgili mercilerce (Yönetim Kurulu, Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcıları) verilen karar doğrultusunda iş maksatlı seyahatlerde; seyahate gidecek personel İş Seyahati Talep Formu nu (FR-391) doldurur. Bir üst amir tarafından onaylanan form, İnsan Kaynakları Sorumlusuna iletilir. İnsan Kaynakları Sorumlusunun onayından sonra form, kişiye yapılması gereken bir ödeme var ise (iş avansı) Mali İşler Bölümüne gönderilir. Mali İşler Bölümü kişiye yapılması gereken ödemeleri yaptıktan sonra formu İnsan Kaynakları Bölümüne geri iletir. Yurtiçi seyahatler Genel Müdür Yardımcıları, yurt dışı seyahatler ise Genel Müdür tarafından onaylanır.
Sayfa No : 3/6 5.2. DÖVİZ, BİLET TEMİNİ REZERVASYONLAR VE HARCAMA LİMİTLERİ a) Döviz Temini İş maksatlı yurt dışı seyahatlerde, gerçek ihtiyaca uygun olarak belirlenen muhtemel harcama tutarını da içeren avans, İş Seyahati Talep Formu (FR-391) üzerinde döviz cinsi olarak belirtilir. Döviz Mali İşler Bölümü tarafından temin edilir. b) Bilet Temini ve Rezervasyonlar İş maksatlı yurt içi ve dışı seyahat için bilet temini, otel rezervasyonları gibi hizmetler Yönetici Asistanları tarafından organize edilir. Yapılacak seyahatler en üst pozisyondaki çalışana göre organize edilir ve seyahate katılan astlar da aynı grupta değerlendirilir. Personelin görevi nedeniyle yapacağı yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerde, ekonomi sınıfı biletle seyahat esastır. Bunun dışındaki durumlarda aradaki fark seyahate gidecek olan personel tarafından ödenir. Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcıları, altı saati geçen uçuşlarda Bussiness Sınıfı ile seyahat edebilir ve ulaşım giderleri Şirket tarafından karşılanır.
Sayfa No : 4/6 YURTİÇİ ( ) GÜNLÜK HARCAMA LİMİTLERİ GENEL MÜDÜR, GENEL MÜDÜR YRD.,MÜDÜRLER DİĞER BEYAZ YAKA MAVİ YAKA OTEL Kahvaltı Dâhil 120 90 80 YEMEK Öğlen 70 40 35 YEMEK Akşam 70 40 35 OTEL TOPLAM 260 170 150 YURTDIŞI ( ) GÜNLÜK HARCAMA LİMİTLERİ Kahvaltı Dâhil GENEL MÜDÜR, GENEL MÜDÜR YRD.,MÜDÜRLER 150 (Avrupa) 270 (Kuzey Afrika ve Körfez Ülkeleri) DİĞER 150 (Avrupa) 270 (Kuzey Afrika ve Körfez Ülkeleri) MAVİ YAKA 100 (Avrupa) 190 (Kuzey Afrika ve Körfez Ülkeleri) YEMEK Öğlen 40 30 20 YEMEK Akşam 70 40 30 TOPLAM 260 (Avrupa) 380 (Kuzey Afrika ve Körfez Ülkeleri) 220 (Avrupa) 340 (Kuzey Afrika ve Körfez Ülkeleri) 150 (Avrupa) 240 (Kuzey Afrika ve Körfez Ülkeleri) Otel faturaları, bütün giderleri ayrıntılı olarak gösterecek şekilde alınır. Zorunlu nedenlerden dolayı belirlenen limitleri aşan giderler, faturaların ibraz edilmesi ve bir üst amirin onaylaması halinde ödenir. Yurtdışında yerel telefon hatları temin edilir ve yeni telefon numarası bir üst amire bildirilir. Sadece çok acil durumlarda Türkiye de kullanılan cep telefonu hattı kullanılabilir, bunun dışında mutlaka yerel telefon hatları kullanılır.
Sayfa No : 5/6 Seyahat edilecek ülke durumu ve dönemsel otel yoğunluklarına göre, Şirket yönetimi harcama limitlerinde durumsal değişiklikler yapabilir. 5.3. SEYAHAT GİDERLERİ ve GİDERLERİN KAPATILMASI İş maksatlı yurt içi seyahat giderleri ve yurt dışı otel konaklama giderleri mutlak suretle belgelendirilecektir. Belgelendirilmeyen masrafların Şirket tarafından karşılanması söz konusu değildir. Seyahatini tamamlayan personel, işyerine döndüğü tarihten itibaren 3 iş günü içerisinde seyahat giderleri ile ilgili Harcama Formu nun (FR-308) ekine onaylı İş Seyahati Talep Formunun bir kopyasını mutlaka iliştirerek bir üst amirinin onayından sonra İnsan Kaynakları Sorumlusuna kontrol için teslim eder. İnsan Kaynakları Sorumlusu Birimi kontrolden sonra, harcamaların listesini Mali İşler Bölümüne iletir. 5.4. YEMEK ve KONAKLAMA DIŞINDA BELGELENMESİ GEREKEN GİDERLER İş seyahatinin gerektirdiği ve yapılması zorunlu olan faks, telefon, gümrük, park ücreti, şehir içi ve şehirlerarası yol masrafları, belgelenmesi gereken giderlerdir. 5.5. ÖZEL veya ŞİRKET ARACI İLE YAPILAN SEYAHATLER Şirket aracı ile yapılan seyahatlerde, yakıtlar şirketin anlaşmalı olduğu istasyonlardan alınır. İstasyonun bulunmadığı yerlerde, fatura karşılığı yapılan masraflar, faturalara aracın plaka numarası, alınan yakıtın litresi ve aracın km sinin yazılması durumunda kabul edilir. 6. KAYITLAR Prosedürün uygulanmasından oluşan kayıtlar, Kayıtların Saklanması ve Kontrolü Prosedürüne (01-PR-02) göre saklanır. 7. İLGİLİ DOKÜMANLAR 7.1. Formlar Harcama Formu (FR-308)
Sayfa No : 6/6 İş Seyahati Talep Formu (FR-391) 7.2. Referanslar Kayıtların Saklanması ve Kontrolü Prosedürü (01-PR-02)